カラーの管理はやはりグローバルカラーが便利です。でも作っちゃった書類のカラーをいちいちグローバルカラーのスウォッチに直すのも大変です。
そこでCS3からひっそり（?）と登場していた（CS3使用約2年にして、未使用項目を選ぼうと思って間違えて気づいた）「使用したカラーを追加」を使いましょう。
これは書類内、もしくは選択範囲内で使っているプロセスカラーを、グローバルカラーのスウォッチに変換してくれる便利な機能です
スウォッチ登録しつつ、オブジェクトもそのカラーを適用してくれるので、後からの修正に威力を発揮します。
たとえばこんなデータをもらったとして、赤い文字を金赤にに変えてほしいといわれたら？
スウォッチはありません。
テキストは色での選択はできません。ライブカラーも使えますが、「使用したカラーを追加」を使えば色をグローバルカラーのスウォッチにできるので、スウォッチの数値を変更すれば文字色は変わりますし、再修正もカンタンになります。
使用したカラーを追加を実行
スウォッチができ、塗りに適用されます。
カラー値を変更すればこのとおり。
ちなみに注意点がありますので、ご一読を。
─ヘルプ引用
選択されているオブジェクトまたはドキュメントのすべてのカラーを自動的にスウォッチパネルに追加できます。 Illustrator により、スウォッチパネルにないカラーが検索され、プロセスカラーはグローバルカラーに変換されて、パネルに新しいスウォッチとして追加されます。
ドキュメントのカラーを自動的にスウォッチパネルに追加するとき、次のカラーは除外されます。
不透明マスク内のカラー（不透明マスク編集モードではないとき）
ブレンドの補間カラー
画像ピクセルのカラー
ガイドカラー
複合シェイプ内にあり、表示されないオブジェクトのカラー
グラデーションの塗り、パターンの塗りまたはシンボルインスタンスを新しいグローバルカラーに変更した場合、そのカラーは新規スウォッチとして追加され、元のカラースウォッチは保持されます。