Som chefsassistent till Head of Uber for Business EMEA och Senior Director of Rides EMEA känner Rochelle Biss väl till de utmaningar som covid-19-pandemin har medfört för administrativa assistenter och chefsassistenter.

Vi träffade Rochelle nyligen för att höra hennes synpunkter på hur man kan hantera denna nya vardag, skydda sin egen hälsa och bidra till gemenskap, trots nya utmaningar.

Detta är en fortsättning på den intervjun, där Rochelle delar med sig av några praktiska åtgärder som administrativa assistenter och chefsassistenter kan vidta för att bidra på ett positivt sätt just nu.

Varsågod, Rochelle …

Använd dig av ditt nätverk

Chefsassistenter är problemlösare. För mig är en stor del av detta att ha ett starkt nätverk där vi kan dela med oss av intern bästa praxis, diskutera gemensamma utmaningar och generellt sett samla resurser för att kunna arbeta mer effektivt.

Det känns extra viktigt just nu när vi alla står inför nya utmaningar när det gäller vårt arbetssätt. Vi skriver regelboken längs vägen!

Jag rekommenderar verkligen att skapa en Slack-kanal eller Teams-chatt för administrativa assistenter, och schemalägga veckomöten där ni kan berätta om utmaningar och hitta lösningar. Det kommer också att göra det lättare att se svårigheter som rör hela företaget, så att du kan förutse trender och förebygga problem.

Skapa en agenda där du prioriterar att ta hand om dig själv

Jag har egentligen fått lära mig att bli min egen chefsassistent. Man har så stor kontroll över sina chefers scheman som chefsassistent att det är lätt att glömma bort sig själv och sin egen rutin. Särskilt nu med denna nya tillvaro. Och särskilt om du arbetar i ett globalt team kan tidszoner innebära att du aldrig kopplar bort jobbet helt.

Jag vill verkligen rekommendera att andra chefsassistenter och administrativa assistenter skapar en agenda där de avsätter tid för de aktiviteter som gör att de mår som bäst.

Jag brukar ställa dessa frågor:

Jag har märkt att om man inte schemalägger raster, lunch, träning, podcasts och att logga ut för kvällen kommer det helt enkelt inte att hända. Det kanske går bra i en vecka eller två, men det skadar dig – och dina chefer som är beroende av dig – på längre sikt.

Hjälp teamet att hålla kontakten

Jag har sagt tidigare att chefsassistenter bygger gemenskap – och den rollen är ännu viktigare när personalstyrkan är utspridd. Som chefsassistenter är vårt jobb att vara inkluderande och uppmuntra alla att engagera sig utan att skapa någon press.

Därför har jag försökt ordna blandade saker vid olika tidpunkter. Vi ville samla människor utöver jobbmöten, för att även umgås på ett avslappnat sätt.

Sex saker som har fungerat riktigt bra för oss:

Det har också varit toppen att få teammedlemmarna att engagera sig i att anordna dessa olika aktiviteter. Det innebär inte bara att du inte hanterar allt själv (var snäll mot dig själv!), utan vi har märkt att planering och logistik för evenemang som ska främja lagandan ofta leder till ökad laganda i sig.

Se till att alla i teamet känner sig uppskattade

Det har inte funnits någon regelbok för att hantera covid-19 och alla känner av pressen på något sätt. Jag har verkligen tur som jobbar för en arbetsgivare som får mig att känna mig så uppskattad och trygg.

Vi får ett månatligt belopp till Uber Eats och resor, vilket jag älskar. Jag använder främst mitt till Uber Eats. Det ger mig mer tid, mer variation, mindre matsvinn och innebär att jag kan stötta mina lokala favoritrestauranger.

Jag vet att vårt Uber Eats-belopp är en populär förmån på hela Uber, så det är något som jag rekommenderar att chefsassistenter överväger att införa för sina team. Särskilt nu när alla känner mer press än vanligt.

Anställda på Uber beställer ofta mat om de jobbar över, eller till exempelvis virtuella luncher med kunder. Eller (innan allt detta) på tjänsteresor. För mig blir det enkelt att godkänna alla teamets utgifter via kontrollpanelen för Uber for Business. Kvitton skickas och behandlas automatiskt, så jag slipper krångla med administration.

Det är faktiskt en övergripande poäng som jag vill betona. Chefsassistenter är redan ganska bra på detta eftersom hela våra liv handlar om att vara organiserade, men det är viktigt att välja verktyg som gör livet enklare. Tekniklandskapet förändras snabbt, så missa inte nya verktyg som kan lösa problem eller spara tid.

Denna blogg är en del av initiativet The team that Eats together, en innehållsserie som utforskar hur vardagen ser ut nu och hur det går att förbättra tillvaron för att tillgodose anställdas nya förväntningar.

Samla teamet igen, var de än jobbar.

Kom igång med Uber Eats for Business.