يتمثل أحد الأدوار الأساسية لمكتب الشؤون الأخلاقية في إسداء المشورة والتوجيه للموظفين والإدارة بشأن القضايا والمعضلات الأخلاقية. ويقوم مكتب الشؤون الأخلاقية، بوجه خاص، بتقييم تضارب المصالح ويوجّه الموظفين والإدارة بشأن كيفية إدارة حالات تضارب المصالح أو كيفية التخفيف من أي المخاطر.  

ويمكن لمكتب الشؤون الأخلاقية أن يقدّم أيضًا المشورة والتوجيه بشأن معايير السلوك. ويتحمّل موظفو المنظمة واجبات والتزامات بموجب المادة الثامنة 8 من دستور المنظمة، والمادة الأولى من النظام الأساسي للموظفين، والفصل الأول من النظام الإداري لشؤون الموظفين. ويجب عليهم أن يتصرّفوا وفقًا لهذه الواجبات والالتزامات في جميع الأوقات، وعلى وجه الخصوص بحسب مبادئ النزاهة والحياد والاستقلال. 

ويتوقع من جميع موظفي المنظمة التصرف وفقًا لمعايير السلوك لموظفي الخدمة المدنية الدولية الصادرة عن لجنة الخدمة المدنية الدولية. وقد أُدرجت هذه المعايير في دليل التعليمات الإدارية المعمول به في منظمة الأغذية والزراعة. 

يعمل مكتب الشؤون الأخلاقية مع أصحاب المصلحة في المنظمة لضمان أن تكون سياسات المنظمة في ما يتعلق بالأخلاقيات والنزاهة شاملة وقابلة للتطبيق وواضحة.  

وبالمثل، يتعاون مكتب الشؤون الأخلاقية مع مكاتب الشؤون الأخلاقية التابعة لكيانات أخرى في الأمم المتحدة لتبادل المعارف بشأن أفضل الممارسات والمساعدة على ضمان المواءمة، حسب الاقتضاء، بين مختلف الكيانات في النظام الموحّد للأمم المتحدة.

تركّز ولاية مكتب الشؤون الأخلاقية بشكل رئيسي على منع السلوك غير الأخلاقي وسوء السلوك وتعزيز إطار نزاهة مبنيّ على القيم.  

وللقيام بذلك، يقدّم المكتب إحاطات إعلامية وندوات إلكترونية والتدريب للموظفين لمساعدتهم على فهم لوائح المنظمة وقواعدها وسياساتها، فضلًا عن سبل التعامل مع المعضلات الأخلاقية.  

وينسّق مكتب الشؤون الأخلاقية أيضًا دورات تدريبية عن التدخل النشط للشاهد، بدعم من الزملاء مناصري الشاهدين النشطين في المنظمة الذين تم تدريبهم على تيسير الحوارات حول هذا الموضوع. 

ويستخدم مكتب الشؤون الأخلاقية مجموعة من الوسائل التقليدية والمبتكرة للتواصل مع الموظفين. 

من المساهمات الرئيسية التي يقدّمها مكتب الشؤون الأخلاقية المساعدة على تهيئة بيئة يستطيع فيها موظفو المنظمة الإبلاغ عن سوء السلوك حين يشهدونه. ويمثّل مكتب الشؤون الأخلاقية الجهة الراعية لسياسة المنظمة لحماية المبلّغين عن المخالفات التي تحدد الإطار الذي يمكن للموظفين من خلاله طلب الحماية من الأعمال الانتقامية عندما يبلّغون عن أي سوء سلوك مثلًا.  

وتقع على عاتق مكتب الشؤون الأخلاقية مسؤولية تلقي الشكاوى المتعلقة بالأعمال الانتقامية وإجراء استعراض ظاهر لهذه الشكاوى. وعندما يجد مكتب الشؤون الأخلاقية أن هناك حالة انتقام ظاهرة لعمل انتقامي، تُحال القضية إلى مكتب المفتش العام للتحقيق فيها. 

يتعيّن على جميع موظفي المنظمة الإبلاغ عن أي انتهاك لقواعد المنظمة، والتعاون مع المهام الرقابية فيها. ويحق للفرد الذي يقدّم بلاغًا بنية حسنة أن يتمتّع بالحماية من الانتقام. وتعتبر الأعمال الانتقامية سوء سلوك. 

وينبغي الإبلاغ عن الأعمال الانتقامية من خلال الخط الساخن السري أو من خلال البريد الإلكتروني إلى العنوان التالي: [email protected]. 

ويمكن أيضًا الاتصال بمكتب الشؤون الأخلاقية شخصيًا (المكتب A110) أو عبر الهاتف: +39 06570 53800. 

يتولّى مكتب الشؤون الأخلاقية مسؤولية إدارة برنامج الإفصاح السنوي للمنظمة، عملًا بالمادة الأولى من النظام الأساسي للموظفين. 

ويجب على المنظمة، بالنظر إلى الولاية الأساسية الملقاة على عاتقها والمتمثلة في ضمان تحرير البشرية من الجوع، ضمان الشفافية ومحاسبة نفسها وموظفيها على الأموال التي تتلقاها. ولهذا السبب، تتقيد المنظمة بأعلى معايير النزاهة وتسعى إلى تفادي حالات تضارب المصالح أو منعها. 

ويكمن الغرض الرئيسي من برنامج الإفصاح السنوي في إدارة خطر تضارب المصالح الناشئ عن أنشطة الموظفين الخارجية، أو علاقاتهم الشخصية، أو ممتلكاتهم المالية، أو الحد من هذا الخطر أو إزالته، ضمن جملة من الأمور الأخرى. ويمكن أن تشمل السبل الكفيلة بالحد من هذا الخطر، إسداء المشورة للموظفين بالتخلي عن موجودات، أو الكف عن المشاركة في نشاط معين أو جانب من جوانب المهام الرسمية المسندة إليهم. 

وفي كل عام، يرسل مسؤول الشؤون الأخلاقية إخطارًا إلى الموظفين المطلوب منهم تقديم بيان الإفصاح السنوي. 

وترد نتائج برنامج الإفصاح السنوي وتحليله في التقرير السنوي لمكتب الشؤون الأخلاقية الذي يقدم سنويًا إلى لجنة المالية في المنظمة.