ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

DICTADO POR: ING. HCTOR MARQUINA

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ESTRUCTURA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. INTRODUCCIN CONCEPTOS IDENTIFICACIN DE NECESIDADES SOLUCIONES EL PROYECTO EL GERENTE DE PROYECTOS EQUIPO DE PROYECTOS ORGANIZACIN DEL PROYECTO COMUNICACIN Y DOCUMENTACIN DEL PROYECTO PLANEACIN ,PROGRAMACIN Y CONTROL DEL PROYECTO RECURSOS PLANEACIN DE LOS COSTOS

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1.- INTRODUCCIN PORQUE ES TIL LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS? QUE OPINA SOBRE ESTE CASO?: UN EQUIPO DE PROYECTOS TIENE LA TAREA DE CONSTRUIR UN TNEL, EL GERENTE DICE A SU EQUIPO: NOS DIVIDIREMOS EN DOS GRUPOS, UN GRUPO COMENZARA POR UN LADO Y EL OTRO GRUPO LO HAR POR EL LADO OPUESTO, CUANDO NOS ENCONTREMOS EN EL CENTRO HABREMOS HECHO EL TNEL, SINO HABREMOS HECHO DOS TNELES

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2.- CONCEPTOS
OBJETIVO BIEN DEFINIDO DIVIDIDO EN TAREAS INTERDEPENDIENTES RECURSOS ASIGNADOS ATRIBUTOS DE UN PROYECTO TIEMPO DE EJECUCIN INTENTOS NICOS ATRIBUTO: caracterstica o virtud vinculada de modo sustancial a un ser u objeto. Ejemplo el petrleo es negro y espeso CLIENTES GRADO DE INCERTIDUMBRE

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2.- CONCEPTOS ALCANCE FACTORES DE XITO DE UN PROYECTO PROGRAMA SATISFACCIN DEL CLIENTE COSTO

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2.- CONCEPTOS CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
ESFUERZO REALIZAR EL PROYECTO IDENTIFICAR UNA NECESIDAD DESARROLLAR UNA SOLUCIN

TERMINAR EL PROYECTO

TIEMPO

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2.- CONCEPTOS PROCESO DE ADMINISTRACIN DE UN PROYECTO

DEFINIR EL OBJETIVO

REALIZAR EL PROGRAMA Y EL PRESUPUESTO

ESTIMAR COSTOS DE CADA ACTIVIDAD

DIVIDIR EL PROYECTO EN ETAPAS DEFINIR LAS ACTIVIDADES DE CADA ETAPA MOSTRAR LAS ACTIVIDADES EN FORMA DE RED

ESTIMAR TIEMPO Y RECURSOS DE CADA ACTIVIDAD

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3.- IDENTIFICACIN DE NECESIDADES
ESFUERZO

CLIENTE
IDENTIFICAR UNA NECESIDAD

SOLICITUD DE PROPUESTA
TIEMPO

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3.- IDENTIFICACIN DE NECESIDADES SOLICITUD DE PROPUESTA
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. DESCRIPCIN DEL TRABAJO REQUISITOS ENTREGAS DEL CONTRATISTA SUMINISTROS DEL CLIENTE APROBACIONES TIPO DE CONTRATO FECHA DE ENTREGA CONDICIONES DE PAGO CRITERIOS DE EVALUACIN FONDOS DISPONIBLES (OPCIONAL)

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4.- DESARROLLAR UNA SOLUCIN
ESFUERZO

DESARROLLAR UNA SOLUCIN

ANTES DE QUE EL CLIENTE GENERE LA SDP DEBEMOS TRABAJAR CON L EN SU NECESIDAD, DEBEMOS ANTICIPARNOS A OTROS COMPETIDORES A FIN DE ESTAR EN UNA POSICIN DE VENTAJA

TIEMPO

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4.- DESARROLLAR UNA SOLUCIN
PRESENTAR UNA LICITACIN EFECTIVA
PRECIO ALTO POCAS POSIBILIDADES DE GANAR PROBLEMAS FUTUROS

PRECIO BAJO

GRANDES POSIBILIDADES DE GANAR

1.- COMPETENCIA 2.- RIESGO 3.- ANTECEDENTES DEL CLIENTE 4.- RECURSOS PARA LA PROPUESTA

LICITAR / NO LICITAR?

5.- RECURSOS PARA EL PROYECTO 6.- REPUTACIN 7.- AUMENTO DE CAPACIDAD 8.- COHERENTE CON LA MISIN

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4.- DESARROLLAR UNA SOLUCIN
DESARROLLAR UNA PROPUESTA GANADORA UNA OFERTA ES MAS QUE UN DOCUMENTO TCNICO; ES UN DOCUMENTO VENDEDOR SU PREPARACIN PUEDE DURAR DE UNOS DAS HASTA ALGUNOS MESES, Y SER HECHA POR UNA O VARIAS PERSONAS. LAS PROPUESTAS NO SON CANCELADAS POR LOS CLIENTES, ESTOS SON COSTOS OPERATIVOS, POR LO QUE LAS PROPUESTAS DEBEN SER GANADORAS

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4.- DESARROLLAR UNA SOLUCIN
DESARROLLAR UNA PROPUESTA GANADORA
TODA PROPUESTA ESTA CONFORMADA POR: 1.- UNA MEMORIA DESCRIPTIVA DONDE SE DESCRIBE EL TIPO Y FORMA DE TRABAJO, LOS MATERIALES QUE SE USARAN, LAS NORMAS QUE APLICAN, PLANOS Y ESTUDIOS PREVIOS. 2.- UNA PRESENTACIN DE LA EMPRESA QUE ASEGURE QUE ESTA EN CAPACIDAD DE EJECUTAR LA PROPUESTA. 3.- UN ANLISIS DE PRECIOS QUE MUESTRE EL ESQUEMA DE FIJACIN DE COSTOS DE LA PROPUESTA. 4.- Y UN PRESUPUESTO QUE MUESTRE EL PRECIO FINAL DE LA EJECUCIN.

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5.- EL PROYECTO
ESFUERZO REALIZAR EL PROYECTO

PLANEACIN DEL PROYECTO

PONER EN PRACTICA EL PLAN

TIEMPO

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5.- EL PROYECTO

LA PLANEACIN DETERMINA

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5.- EL PROYECTO
ESTABLECER EL PLAN DE LNEA BASE (PROGRAMA, PRESUPUESTO) ESPERAR HASTA LA PRXIMA PRESENTACIN DE INFORMES INICIAR EL PROYECTO ENTRE PERIODOS DE PRESENTACIN DE INFORMES INCLUIR CAMBIOS EN EL PLAN DEL PROYECTO (ALCANCE, PROGRAMA, PRESUPUESTO) SE NECESITAN ACCIONES CORRECTIVAS? ANALIZAR LA SITUACIN ACTUAL EN COMPARACIN CON EL PLAN (PROGRAMA, COSTOS)

RECOPILAR INFORMACIN SOBRE EL DESEMPEO REAL (PROGRAMA, COSTOS)

NO

CALCULAR EL PROGRAMA, EL PRESUPUESTO Y LOS PRONSTICOS DEL PROYECTO ACTUALIZADOS

SI

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5.- EL PROYECTO
CIERRE ADMINISTRATIVO
ESFUERZO

TERMINAR EL PROYECTO

TIEMPO

SE COMPUTAN LAS PARTIDAS Y SE PRESENTA EL COBRO FINAL SE ENTREGAN DOCUMENTOS Y PLANOS SE ENTREGAN GARANTAS SE DAN LOS ADIESTRAMIENTOS NECESARIOS SE EVALA EL PROGRAMA Y EL DESEMPEO DE CADA MIEMBRO DEL EQUIPO DE PROYECTO SE OBTIENE LA RETROALIMENTACIN DEL CLIENTE SE HACE LA CELEBRACIN

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6.- EL GERENTE DE PROYECTOS
12 REGLAS DE LOS GERENTES DE PROYECTOS
1.- Comprender los problemas, oportunidades y expectativas de los miembros del equipo de proyectos. 2.- Reconocer que los equipos de proyectos tendrn conflictos, pero que esto es una parte natural del desarrollo del grupo. 3.- Comprender quines son los que tienen participacin en la empresa y sus agendas. 4.- Comprender que las organizaciones son muy polticas y que se utiliza la poltica para ventaja propia. 5.- Comprender que el gerente de proyectos necesita hacer "amplio uso del liderazgo", pero que es necesario ser flexible. 6.- Comprender que el xito del proyecto se define por cuatro componentes: presupuesto, programa, criterios de desempeo y satisfaccin del cliente.

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6.- EL GERENTE DE PROYECTOS
12 REGLAS DE LOS GERENTES DE PROYECTOS
7.- Comprender que se debe crear un equipo unido al ser un motivador, un entrenador, un animador, un conciliador y solucionador de conflictos. 8.- Observe que su equipo desarrollar actitudes sobre la base de las emociones que muestre usted -tanto positivas como negativas. 9.- Siempre haga preguntas de "qu si" y evite sentirse cmodo con la situacin del proyecto. 10.- Nunca se deje empantanar en detalles pequeos que le hagan perder de vista el propsito del proyecto. 11.- Administre con eficiencia su tiempo. 12.- Sobre todo, planee, planee, planee.

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6.- EL GERENTE DE PROYECTOS
RESPONSABILIDADES DEL GERENTE DE PROYECTOS

PLANEACIN

CONTROL ORGANIZACIN

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6.- EL GERENTE DE PROYECTOS
HABILIDADES DEL GERENTE DE PROYECTOS

LIDERAZGO

SOLUCIN DE PROBLEMAS

ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

DESARROLLAR A LAS PERSONAS

COMUNICACIN

RELACIONES INTERPERSONALES

MANEJO DE ESTRS

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6.- EL GERENTE DE PROYECTOS
OTROS FACTORES RELACIONADOS CON EL GERENTE DE PROYECTOS

DELEGACIN

ADMINISTRAR EL CAMBIO

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7.- EL EQUIPO DE PROYECTOS

Un equipo (en el ejemplo: oncena) es un grupo de personas que trabajan en forma interdependiente (portero, defensas, medios y delanteros) y que a travs de un esfuerzo cooperativo, denominado trabajo en equipo buscan lograr una meta comn (gol).

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7.- EL EQUIPO DE PROYECTOS ETAPAS DE LOS EQUIPOS DE PROYECTOS
FORMACIN
- PROGRESO CON LENTITUD - SE DETERMINA LA REALIDAD - REACCIN AL GERENTE O A LOS PROCESOS - DUDAS EN CUANTO AL ROL - AUTORIDAD DEL GERENTE - RECONOCIMIENTO - ANSIEDAD - EXPECTATIVAS - POCOS LOGROS - DIRECCIN DEL GERENTE

TORMENTAS
- ESTABILIDAD EN LAS RELACIONES - SOLUCIN DE CONFLICTOS - ACEPTACIN DEL AMBIENTE - DESARROLLO DE LA CONFIANZA - MENOS AUTORIDAD Y MAS RESPALDO

ADAPTACIN

- ALTO COMPROMISO - MAS DELEGACIN - UNIDAD

DESEMPEO

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7.- EL EQUIPO DE PROYECTOS
ALTO NIVEL DE CONFIANZA COMPRENSIN CLARA DEL OBJETIVO DEL PROYECTO EQUIPO EFECTIVO DE PROYECTOS ALTO GRADO DE COOPERACIN Y COLABORACIN

EXPECTATIVAS CLARAS DEL PAPEL Y RESPONSABILIDADES DE CADA PERSONA

ORIENTACIN HACIA RESULTADOS

Casey Stengel, el legendario director de equipos de bisbol, dijo en una ocasin: "Es fcil conseguir los jugadores. La parte difcil es hacer que jueguen juntos"

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7.- EL EQUIPO DE PROYECTOS BARRERAS A LA EFECTIVIDAD DEL EQUIPO
METAS NO CLARAS DEFINICIN NO CLARA DE LOS PAPELES Y RESPONSABILIDADES CARENCIA DE ESTRUCTURA DEL PROYECTO CARENCIA DE COMPROMISO COMUNICACIN DEFICIENTE LIDERAZGO DEFICIENTE ALTA ROTACIN DE LOS MIEMBROS COMPORTAMIENTO DISFUNCIONAL

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7.- EL EQUIPO DE PROYECTOS ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

1.- IDENTIFICAR VARIAS METAS PARA LA SIGUIENTE SEMANA

3.- LEER LA RELACIN DE COSAS POR HACER Y MANTENERLA A LA VISTA TODO EL DA

5.- APRENDER A DECIR NO

2.- HACER LISTA DE COSAS PARA EL DA SIGUIENTE

4.- EVITAR LAS INTERRUPCIONES

6.- USO EFECTIVO DE TIEMPOS DE ESPERA

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7.- EL EQUIPO DE PROYECTOS ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

7.- INTENTAR MANEJAR LA MAYORA DE LOS DOCUMENTOS SLO EN UNA OCASIN

8.- RECOMPENSARSE SI SE LOGRAN LAS METAS

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8.- COMUNICACIN Y DOCUMENTACIN DEL PROYECTO LA COMUNICACIN

COMUNICACIN ORAL

COMUNICACIN ESCRITA

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8.- COMUNICACIN Y DOCUMENTACIN DEL PROYECTO ESCUCHA EFECTIVA
EVITAR EL FINGIR ESCUCHAR EVITAR DISTRACCIONES NO CREARSE PREJUICIOS EVITAR LA IMPACIENCIA NO INTERRUMPIR CENTRAR LA ATENCIN EN EL HABLANTE SER ACTIVO EN LA CONVERSACIN HACER PREGUNTAS PARA ACLARAR

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8.- COMUNICACIN Y DOCUMENTACIN DEL PROYECTO REUNIONES
REUNIONES PARA REVISIN DEL ESTATUS. REUNIONES PARA SOLUCIN DE PROBLEMAS. REUNIONES PARA REVISIN DEL DISEO TCNICO.
CUALQUIERA SEA EL MOTIVO LA REUNIN DEBE SER EFECTIVA

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8.- COMUNICACIN Y DOCUMENTACIN DEL PROYECTO
ANTES DE LA REUNIN 1.- Determinar si la reunin es necesaria. 2.- Determinar el propsito de la reunin. 3.- Distribuir la agenda con anticipacin. 4.- Preparar ayudas audiovisuales. 5.- Preparar el saln.

REUNIONES EFECTIVAS

DURANTE LA REUNIN 1.- Comenzar la reunin a la hora fijada. 2.- Nombrar un encargado de llevar la minuta. 3.- Seguir la reunin segn la agenda. 4.- El convocante generalmente es el facilitador. 5.- Evitar exceder el tiempo programado. 6.- Resumir los resultados DESPUS DE LA REUNIN 1.- Enviar va correo la minuta.

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8.- COMUNICACIN Y DOCUMENTACIN DEL PROYECTO DOCUMENTACIN Y CONTROL DE CAMBIOS DEL PROYECTO
NORMAS PARA LA DOCUMENTACIN 1.- DEBE EXISTIR UN SITIO (ARCHIVO) DE UBICACIN DE DOCUMENTOS Y PLANOS EN LAS OFICINAS Y LUGARES ESTRATGICOS DEL PROYECTO. PREFERIBLEMENTE DIGITALIZAR TODOS LOS REGISTROS DIARIOS 2.- DEBE NOMBRARSE UN ENCARGADO DE RECOPILAR LOS CAMBIOS Y DARLOS A CONOCER A TODOS LOS INVOLUCRADOS. 3.- DEBE CODIFICARSE TODOS LOS DOCUMENTOS, CON UN CORRELATIVO QUE PERMITA, POR LO MENOS, IDENTIFICAR PROCEDENCIA Y FECHA. EJEMPLO: MME-INS-200713-019 4.- EVITAR ACEPTAR CAMBIOS EN EL PROYECTO DE MANERA INFORMAL O VERBAL.

5.- DEJAR EVIDENCIA FOTOGRFICA DE LOS AVANCES, DE LOS CASOS EXCEPCIONALES, DE LOS CAMBIOS, ENTRE OTROS.

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9.- PLANEACIN, PROGRAMACIN Y CONTROL DEL PROYECTO
La Planeacin: es la disposicin sistemtica de tareas para el logro de un objetivo. El plan establece actividades, tiempo y recursos. El plan es el punto de referencia contra el cual se puede comparar el avance real; despus, si ocurren desviaciones, es posible llevar a cabo la accin correctiva. La tcnica mas til de planeacin es la planeacin en redes las mas conocidas son la tcnica de evaluacin y revisin de programas (Program evaluation and review technique -PERT-) y el mtodo de la ruta crtica (Critical path method CPM-). La mas antigua y sencilla, es el diagrama de Gantt en ocasiones denominado grafica de barras, solo que su uso es limitado por la dificultad de mostrar las interrelaciones de actividades.

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9.- PLANEACIN, PROGRAMACIN Y CONTROL DEL PROYECTO GRAFICA PERT-CPM
12 14

13 LA RUTA CRITICA ES LA RUTA QUE DEFINE EL TIEMPO DEL PROYECTO PERT Y CPM SON IDNTICOS SOLO QUE LOS TIEMPOS EN PERT SON PROBABILSTICOS Y EN CPM SON DETERMINSTICOS.

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9.- PLANEACIN, PROGRAMACIN Y CONTROL DEL PROYECTO
GRAFICA GANTT (MICROSOFT PROJECT)

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9.- PLANEACIN, PROGRAMACIN Y CONTROL DEL PROYECTO PROGRAMACIN
Programar es adjudicar al plan, el momento exacto en que se har cada cosa. En el plan, se haban atribuido a cada actividad un nmero de horas diferente. Programar la semana es traducir esas necesidades en un programa (un horario) que diga el da y hora de inicio y culminacin. Es una buena practica programar con el responsable de las actividades. Siempre tomar en cuenta las actividades criticas, los tiempos de inicio mas tempranos y los tiempos de terminacin mas tempranos.

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9.- PLANEACIN, PROGRAMACIN Y CONTROL DEL PROYECTO CONTROL DEL PROYECTO
1.- Medir tiempos y costos reales 3.- Hacer las comparaciones entre lo medido y lo programado

2.- Informacin sobre cambios

Accin Correctiva

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9.- PLANEACIN, PROGRAMACIN Y CONTROL DEL PROYECTO CONTROL DEL PROYECTO
El control del programa incluye cuatro pasos: 1. Analizar el programa para determinar qu reas necesitan accin correctiva. 2. Decidir qu acciones correctivas especficas se deben llevar a cabo. 3. Revisar el plan para incorporar las acciones correctivas seleccionadas. 4. Volver a calcular el programa para evaluar los efectos de las acciones correctivas planeadas.

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10.- RECURSOS
Se debe planear en funcin de los recursos asignados, es importante determinar si hay un solo equipo para varias actividades o una sola cuadrilla para varias tareas, esto se debe incorporar en la planeacin. Ante una restriccin de recursos se debe dar prioridad a las actividades criticas, es decir, demorar las de mayor holgura de tiempo. Posteriormente se puede combinar el recurso entre varias tareas para evitar retrasos de otras actividades.

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11.- PLANEACIN DE LOS COSTOS
Al igual que se hace un plan base, se realiza un presupuesto base o cronograma de inversin, con este se determina en que momento sern necesarios ms, o menos recursos econmicos. Los costos se determinan a partir de los costos laborales, por alquiler o depreciacin de equipos y por los materiales necesarios. Las estimaciones deben ser agresivas pero realistas, evitando sobre rellenos para contingencias. Durante la ejecucin se debe hacer seguimiento de la asignacin de costos a travs de un cuadro de avance financiero.

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11.- PLANEACIN DE LOS COSTOS
CRONOGRAMA DE INVERSIN

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11.- PLANEACIN DE LOS COSTOS
CUADRO DE AVANCE FINANCIERO

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TODO LO QUE SE HACE SE PUEDE MEDIR, SOLO SI SE MIDE SE PUEDE CONTROLAR, SOLO SI SE CONTROLA SE PUEDE DIRIGIR Y SOLO SI SE DIRIGE SE PUEDE MEJORAR DR. PEDRO MENDOZA A.