CUESTIONARIO DE ARCHIVONOMIA 1. Conque nombre se designa el trabajo de oficina, en las instituciones modernas? R=sistema nervioso 2.

Qu objeto tiene el trabajo de la oficina? R=principalmente el registro de la informacin 3. De que naturaleza son las labores de la oficina? R=actividades primordiales , fundamentales o primarias y las representadas por la administracin 4. Qu clase de medidas puede tomar la direccin, cuando cuenta con la informacin necesaria? Enumera algunas. R=incrementar la produccin, reducir costos, estimular al personal ,adquirir las materias primas, despachar los pedidos , etc 5. En donde sern manejados ordenadamente los mltiples documentos que se elaboran en una oficina? R=en los archivos 6. Qu funciones tiene la documentacin de los archivos? R=en su aspecto informativo tiene una mltiple funcin : histrica, analtica, previsora y supervisora 7. Que similitud existe entre el archivo y la memoria? R=el archivo es a las instituciones , lo que la memoria a la inteligencia humana 8. Qu elementos requiere el ordenado manejo de los documentos? R=requieren la presencia de personal tcnicamente preparado en distintos grados , para resolver acertadamente los complicados e ignorados problemas de la administracin de los archivos 9. Qu finalidades persigue la enseanza de la archivonomia? R=la adquisicin de los conocimientos sobre ella misma y la uniformizacin de los sistemas y mtodos que deben introducirse y ejecutarse en los archivos 10. De que se ocupa la archivonomia? R=se ocupa de la administracin de los archivos , que comprenden la planeacin, la organizacin, la integracin , la ejecucin y el control de los mismos 11. Qu significa cada uno de los siguientes aspectos que comprende la administracin de los archivos? R=a)planeacin: la constituyen las metas o finalidades, las ideas y doctrinas, los planes y normas generales. b)organizacin: es representada por los programas de trabajo y los procedimientos de ejecucin para la conexin y coordinacin sistemtica y metdica de los elementos que constituyen los archivos para satisfacer sus fines eficientemente c)integracin : pone en armnica cooperacin a aquellos elementos representados por los factores materiales y humanos para su mejor aprovechamiento d)control: es un instrumento de medicin y correccin de lo planeado, de lo organizado, de las tareas y su ejecucin. 12. Cmo se ha formado el termino archivonomia? R=es un neologismo formado con la palabra archivo y la palabra no me que significa regla Martes 08/05/12 13.Que significado tienen los siguientes terminos ? R=A)Archivar :La accion de guardar ordenadamente los documentos, deacuerdo con los procedimientos que se;alan los sistemas y los metodos. B)Archivista:El que tiene a su cargo un archivo o que como, tecnico en la materia , interviene o trabaja en los archivos . C)Archivero:Mueble archivador seccional destinado a contener los documentos, facilitando su manejo y conservacion. 14.Que es un archivo central? R=Son unidades de servicio que , concentrando toda la documentacion de una institucion , atiende alos referidos servicios para todo y cada uno de las distintas dependencias; 15.Cuales son las carecteristicas del archivo local? R=son contrarios a los anteriores ;el servicio se localiza en cada dependencia de la institucion y , por consecuencia , se forman tantos expedientes, como intervenciones hagan aquellas en la tramitacion de un asunto o negocio. 16.Cual es el archivo que contiene toda clase de documentos? R=archivo generales 17.Cual es el que contiene documentos de una misma especie o similares? R=Los archivos parciales 18.Cuales son las divisiones de los archivos por su destino ? R=Archivos publicos,privados y secretos 19.Que es un archivo directo? R=son los que no requieren catalogos en la localizacion y consulta de expedientes. 20.Que es un archivo indirecto? R:Contrario a los anteriores , y requieren del auxilio y precision de los catalogos para la localizacion y consulta de expedientes. 21.Cual es la division de los archivos por el metodo empleado por su manejo? R:directos e indirectos 22.Como se denomina a un archivo cualitativo ?

R:son de gran calidad en su documentacion y por consecuencia requieren de la aplicacion maxima de las tecnicas de archivo. 23.Como se denomina a un archivo cuantitativo ? R=son de gran volumen en su documentacion 24.Como se divide el archivo , atendiendo a los signos empleados ? R=numericos y alfabeticos 25.Cuales son los elementos con que se integran los archivos? R=local, mobiliario y equipo, documentacion y personal. 26.Cual es el mas importante de los elementos que integran un archivo y porque? R=La documentacion : porque son el objetivo primordial de los archivos 27.Cual es el principio que rige la seleccion de local para un archivo? R= 28.Cuales son las caractersticas que debe reunir el local destinado a los archivos con referencia a los siguientes puntos: AREA: principales enemigos de los documentos A)ORIENTACION: adecuada es hacia el sur , despus al oriente, o al poniente, y la mas inconveniente al norte B)ILUMINACION: la natural es la mejor , en el caso de emplear la artificial ,esta debe de ser en cantidad suficiente sin reflejos , sin sombras y con buena difusin de la luz , lo que se logra con una distribucin simtrica de los focos luminosos en numero y watt aje necesarios. C)TEMPERATURA Y VENTILACION: no son simple cuestin de higiene , pues en la actualidad esta demostrado que tiene intima relacin con el rendimiento y eficiencia de los empleados; adems influyen grandemente en la conservacin de los documentos. D)DECORACION: debe evitar que favorezca la acumulacin de polvo, para emplear materiales que renan las condiciones ideales de color y facilidad de limpieza. E)INSTALACCIONES ACCESORIAS: los ruidos son un problema en la oficina de archivo ; los provocan, principalmente, las maquinas y el crecimiento de las poblaciones

30. MOBILIARIOS Y EQUIPOS a)ARCHIVERO: es un mueble seccional de uno a 6 gavetas o cajones, los hay de diversos colores. La eleccin depende de las necesidades requeridas por el manejo de la documentacin b)GAVETA: tiene en la parte superior izquierda un porta marbete destinado a la colocacin de la inscripcin, alfabtica o numrica, adems en la parte frontal tiene una jaladera para extraer la gaveta y en su interior el compresor que es una lamina mvil que permite dar la conveniente posicin de inclinacin a los expedientes c)ESTANTE: es un mueble de estructura metlica, de longitud y altura variable de conformidad con el local; esta compuesto de una serie de pies_derechos y entre paos, los primeros estn puestos verticalmente y los segundos horizontalmente, esta destinado a la colocacin de las cajas archivadoras d)TARJETERO : llamado tambin caja clasificadora para tarjetas de los catlogos su dimensin en el interior es de 127x 76mm . estn provistos de una charola interior movible que se puede extraer del archivero e)OTROS MUEBLES: charola auxiliar muebles especiales para planos para pelculas de rayos x etc 31. Cual es el objeto primordial de los archivos? R=los documentos 32.Cuales son las grandes ramas en que se divide la documentacin? R=bibliografa ,biblioteconoma , enciclopedia, archivstica y museografa 33. Como se generan u originan los documentos? R=por una parte en lo que llamamos correspondencia y por otra en una multiplicidad de documentos muy diversos que se generan en las propias oficinas 34.Cuales son los requisitos que debe reunir un archivista? R=debe ser tcnico en la materia, debe tener dominio completo de lo referente a la clasificacin, catalogacin, formacin de expedientes, manejo y control de documentos 35.Cuales deben ser las principales cualidades de un archivista? R=integridad, solvencia moral, reconocida honradez y discrecin absoluta 36.Cuales son las reglas de higiene que deben observarse en los archivos? R=los documentos muebles y locales deben de tener constante limpieza para evitar el polvo y sus consecuencias ;hay que someterlos a peridicas fumigaciones y abolir la practica viciosa de humedecer con saliva los documentos.es obligatorio el uso de dedales de goma . 37.Que elementos se utilizan como ayuda para la clasificacin documentaria? R=las carpetas, las gua principales y auxiliares o sub-guas, los marbetes y los jinetes 38.Que entiende usted por una carpeta? R=entra en la formacin del expediente , recoge en su interior los documentos que lo forman

39. Que son las guas? R=son de material muy resistente carton, en tamaos carta u oficio, tienen en su borde superior una pestaa o apndice , las cuales en conjunto tienen la funcin de guiar en la distribucin , colocacin y localizacin de los expedientes 40. Cuales son las guas mas generalmente usadas? R= las guas principales y auxiliares 41. Que caractersticas tienen las guas? R=estn hechas de material resistente, tienen en su borde superior una pestaa .existen de uno ,dos o mas cortes y estn destinadas a contener la inscripcin alfabtica , numrica o combinadas 42.Que tipo de archivo debe adoptarse en la organizacin centralizada? R=el mas conveniente en concordancia con la organizacin general de la institucin, atendiendo su necesidades y requisitos 43. Cual es la organizacin ideal del archivo? R=es la unidad centralizada de servicio 44. Que ocurre en la practica en cuanto a los tipos de organizacin? R=los tipos de organizacin suelen combinarse buscando siempre el mejor funcionamiento 45. Como se forma con los siguientes descritos el archivo y que procedimiento se sigue? R= Procediendo de las partes al todo: De un documento a su conjunto, los expedientes; de estos a la gaveta; de la gaveta al archivero y de los archiveros al archivo. 46. Que finalidad tiene la oficina llamada informtica? R= Agrupar las informaciones del archivo, computadoras y microfilm. 47. Que objeto tiene poner los documentos en condicin dinmica? R= Para que el archivo preste el servicio de informacin que tiene asignado dentro de las oficinas. 48. Que informacin revela el anlisis de un documento? R= La existencia de una serie de datos, que bien pueden ser todos los que a continuacin se enumeran, o alguno, o algunos de ellos. Estos son: una numeracin; un lugar; una fecha; dia, mes y ao; un nombre o nombres de personas fsica o morales, u otro dato importante. 49. Que es lo que determina el sistema de archivo adecuado? R= Descansa en el principio de ser adaptable a la documentacin y responder a las tareas de la institucin. 50. Como se dividen los sistemas de archivo atendiendo a la necesidad o no necesidad de registros para la localizacin de los documentos? R=Se dividen en dos grupos los que no requieren del empleo de catlogos, registros o ndices par su localizacin y consulta: son los DIRECTOS; el otro, lo constituyen los que requieren necesariamente de aquellos catalogos, ndices o registros, para su localizacin y consulta: son los INDIRECTOS.