Control de nmero en VBA

El control de nmero facilita el incremento o decremento del valor de una celda. Con este
tipo de control podemos modificar valores numricos, de tiempo o de fecha utilizando el botn
de flecha hacia arriba o de flecha hacia abajo.

Insertar un control de nmero

Para insertar un control de nmero en una hoja de Excel debemos ir a la ficha Programador y
dentro del botn Insertar seleccionar el comando control de nmero.

Al trazar el control sobre la hoja de Excel obtendremos un par de botones que tendrn un
icono de flecha. Cada botn nos servir para aumentar o disminuir el valor de la celda
asociada.

Vincular una celda al control de nmero

Para vincular una celda al control de nmero debemos hacer clic derecho sobre l y
seleccionar la opcin Propiedades y dentro de la propiedad LinkedCell especificar la celda que
deseamos vincular.

Observa que este control tiene dos propiedades llamadas Max y Min que de manera
predeterminada tienen los valores 100 y 0 respectivamente. Lo que esto significa es que al
utilizar el control de nmero solamente podremos ir entre cero y cien pero puedes modificar
dichas propiedades para que se ajusten a tus necesidades. A continuacin puedes observar el
funcionamiento de este control:

Modificar los incrementos del control de nmero

Es posible indicar al control de nmero la cantidad de incrementos que debe aumentar, o
retroceder, cada vez que el usuario pulsa alguno de los botones. Por ejemplo, para indicar al
control que avance de dos en dos debo modificar su propiedad SmallChange:

Con este cambio realizado observa cmo el control de nmero har incrementos de dos en
dos.

Macro para copiar el valor de una celda

En esta ocasin crearemos una macro que nos permitir copiar celdas que tengan algn
formato especial y pegar solamente sus valores en otras celdas de la misma hoja o en celdas de
una hoja diferente del mismo libro.
Para nuestro ejemplo trabajaremos con el rango de datos A1:E4 cuyas celdas tienen un
formato especial y adems la ltima columna tiene una frmula tal como lo muestra la
siguiente imagen:

Al copiar y pegar el valor de las celdas sucedern dos cosas: se remover el estilo de las celdas
y adems se sustituirn las frmulas por su valor numrico. Pero antes de comenzar

agregaremos un botn ActiveX a nuestra hoja que ser el encargado de iniciar el proceso de
copia. Recuerda que para insertar este tipo de control debes tener habilitada la ficha
Programador.
Dentro de la ficha Programador debemos pulsar el botn Insertar y dentro de la seccin
Controles ActiveX seleccionar la opcin Botn de comando.

Una vez seleccionado el control ActiveX debemos hacer clic sobre la hoja para crear un botn
de comando que nos permita ejecutar la macro con tan solo hacer clic sobre l.
Macro para copiar valores en la misma hoja

Al hacer doble clic sobre el botn de comando recin creado se abrir el Editor de Visual
Basic y podremos insertar el cdigo de nuestra macro en el evento Click. Nuestra macro
copiar el rango de celdas A1:E4 y pegar los valores a partir de la celda G1 de la siguiente
manera:

La primera lnea utiliza el mtodo Copy para copiar el rango A1:E4 al portapapeles de nuestro
equipo y en seguida utilizamos el mtodo PasteSpecial para hacer el pegado especial
recordando utilizar el parmetro xlPasteValues para pegar solamente los valores a partir de la
celda G1.

La ltima instruccin desactiva el modo copiar y pegar dentro de Excel. Al momento de hacer
clic en el botn de comando obtendremos el siguiente resultado.

Puedes notar que se ha removido el formato de las celdas y que la columna K (Promedio) ya
no contiene frmulas sino que sern solamente valores numricos.
Copiar valores a otra hoja

Ahora haremos un segundo ejemplo con una pequea modificacin que nos permitir copiar el
valor de las celdas a otra hoja. Para eso agregar un segundo botn de comando y colocar el
siguiente cdigo dentro del evento Click de dicho botn:

La diferencia ms significativa entre esta macro y la anterior se encuentra en la segunda

instruccin que utiliza el objeto Worksheets para hacer referencia a la Hoja2 y poder pegar los
valores a partir de la celda A1. La ltima instruccin de la macro activa la Hoja2 de manera
que podamos ver el resultado en pantalla.

Si deseas leer un poco ms sobre el tema de copiado de celdas hacia otra hoja te recomiendo
leer el artculo Macro para copiar datos de una hoja a otra en Excel.
Con los dos ejemplos desarrollados hasta ahora hemos visto cmo copiar el valor de las celdas
a un rango de la misma hoja o hacia otra hoja del mismo libro. Lo ms importante a recordar
es el uso del parmetro xlPasteValues que es precisamente lo que nos permite hacer el pegado
de valores.

Macro para copiar datos de una hoja a otra

en Excel
Cuando necesitas copiar celdas de una hoja a otra en Excel existe la opcin de copiar los datos
mediante frmulas, sin embargo dicho mtodo hace un uso extensivo de funciones y adems
es necesario agregar una hoja intermedia para remover los datos no deseados.
Hoy crearemos una macro para copiar datos de una hoja a otra y podrs ver que este
mtodo es mucho ms directo y adems deja nuestras hojas sin tantas frmulas. Al desarrollar
esta macro nos aseguraremos de que se pueda copiar un rango completo de celdas o que se
puedan copiar solamente las celdas visibles despus de haber aplicado un filtro. Para nuestro
ejemplo trabajaremos con los siguientes datos:

Declarar e inicializar objetos

Comenzar por agregar un mdulo de cdigo y definir la subrutina CopiarCeldas que ser la
encargada de realizar la copia de los datos y que contendr los objetos necesarios para
referenciar las hojas de origen y destino as como los rangos de celdas correspondientes. De
hecho, para la tcnica utilizada en esta macro, solo ser necesario indicar la esquina superior
izquierda del rango que deseamos copiar.

Al momento de personalizar esta macro para copiar tus propios datos, debers realizar las
siguientes configuraciones:

Configurar los objetos wsOrigen y wsDestino con el nombre de la hoja que contiene
los datos originales y la hoja hacia la cual sern copiados.

Configurar la constante celdaOrigen con la referencia de celda ubicada en la esquina

superior izquierda del rango de celdas que ser copiado. La macro detectar y copiar
automticamente las columnas y filas adyacentes.

Configurar la constante celdaDestino con la referencia de celda en donde se comenzar

a pegar el rango copiado.

Las ltimas dos instrucciones del cdigo mostrado anteriormente inicializan las variables
rngOrigen y rngDestino con la informacin de los objetos previamente configurados.

Copiar y pegar datos con VBA

Despus de haber definido los objetos a utilizar solo nos restar copiar las celdas de la hoja
origen y pegarlas en la hoja destino.

La primera lnea hace la seleccin de la celda origen, que es la esquina superior izquierda del
rango de datos original. En seguida se aumenta la seleccin hacia abajo (xlDown), hasta la
ltima fila adyacente y posteriormente hacia la derecha (xlToRight). Pronto vers que esta
tcnica de seleccin de celdas ser til para copiar las celdas visibles.
Finalmente se llama el mtodo Copy y en seguida el mtodo PasteSpecial sobre el rango
destino. El parmetro xlPasteValues pega solamente los valores, pero si quieres pegar
inclusive el formato de las celdas, entonces debers utilizar el parmetro xlPasteAll.

Macro para copiar datos en Excel

Ahora que ya tienes una idea clara de las instrucciones utilizadas en la elaboracin de esta
macro, te dejo el cdigo completo de la subrutina CopiarCeldas:
1
2
3
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5
6
7
8
9
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11
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15
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19
20
21
22
23

Sub CopiarCeldas()
'Definir objetos a utilizar
Dim wsOrigen As Excel.Worksheet, _
wsDestino As Excel.Worksheet, _
rngOrigen As Excel.Range, _
rngDestino As Excel.Range
'Indicar las hojas de origen y destino
Set wsOrigen = Worksheets("Origen")
Set wsDestino = Worksheets("Destino")
'Indicar la celda de origen y destino
Const celdaOrigen = "A1"
Const celdaDestino = "A1"
'Inicializar los rangos de origen y destino
Set rngOrigen = wsOrigen.Range(celdaOrigen)
Set rngDestino = wsDestino.Range(celdaDestino)
'Seleccionar rango de celdas origen
rngOrigen.Select
Range(Selection, Selection.End(xlDown)).Select
Range(Selection, Selection.End(xlToRight)).Select
Selection.Copy
'Pegar datos en celda destino

24
25
26 rngDestino.PasteSpecial xlPasteValues
27 Application.CutCopyMode = False
28
29 End Sub
30
31

Copiar datos de una hoja a otra

Para probar nuestra macro recin creada insertar un botn de formulario en la hoja que
contiene los datos originales y al momento de que Excel muestre el cuadro de dilogo Asignar
macro seleccionar la subrutina CopiarCeldas. Como resultado tendremos un botn que nos
permitir copiar datos de una hoja a otra en Excel.

Para nuestra primera prueba dejar el cdigo de la macro tal como fue desarrollado, es decir
con la celdaOrigen haciendo referencia a la celda A1 y lo mismo para la celdaDestino. Al
pulsar el botn copiar, la hoja Destino de nuestro libro se ver de la siguiente manera:

Los datos se han copiado correctamente de la hoja Origen a la hoja Destino. Las celdas no
tienen formato porque la instruccin VBA que usamos para pegar hace uso del parmetro
xlPasteValues.

Copiar celdas visibles

Para el segundo ejemplo haremos los siguientes ajustes. Primero borrar los datos de la hoja
Destino. Despus aplicar un filtro a la columna Categora en los datos de la hoja Origen.

Finalmente editar la macro (lnea 28) para cambiar el parmetro xlPasteValues por el
parmetro xlPasteAll de la siguiente manera:
rngDestino.PasteSpecial xlPasteAll

Con estos ajustes realizados, pulsaremos el botn Copiar ubicado en la hoja Origen y
obtendremos el siguiente resultado en la hoja Destino:

En esta ocasin se han copiado solamente las celdas visibles y adems tienen el mismo
formato que las celdas originales.
Ahora descarga el libro de trabajo y comienza a utilizar la macro para copiar datos de una
hoja a otra en Excel. Solo recuerda que debes configurar cada una de las variables en el
cdigo VBA de acuerdo al nombre de las hojas de tu libro e indicar las referencias a las celdas
de origen y destino.
Formato condicional sobre celdas vacas en Excel

Cuando utilizamos el formato condicional en Excel hay ocasiones en las que necesitamos
aplicar algn formato especial sobre las celdas que estn vacas. En esta ocasin te mostrar
una funcin de Excel que podremos utilizar para crear este tipo de reglas de formato
condicional.
Para nuestros ejemplos supondremos un rango de datos como el siguiente, el cual tiene dos
columnas y en la segunda de ellas aparecen algunas celdas vacas:

Resaltar celdas vacas con formato condicional

Nuestro primer objetivo ser resaltar de color rojo aquellas celdas del rango B2:B10 que estn
vacas, as que comenzamos por seleccionar dicho rango de celdas y en seguida creamos una
nueva regla de formato condicional desde Inicio > Formato condicional > Nueva regla.

En el cuadro de dilogo Nueva regla de formato seleccionamos la opcin Utilice una frmula
que determine las celdas para aplicar formato. Hacemos clic en el botn Formato y
seleccionamos el color de relleno Rojo y finalmente introducimos la siguiente frmula:
=ESBLANCO(B2)

La funcin ESBLANCO evala el contenido de cualquier celda y en caso de que est vaca
devolver el valor VERDADERO, as que todas las celdas que estn vacas cumplirn dicha
condicin y por lo tanto sern resaltadas del color especificado. Al momento de pulsar el botn
Aceptar obtenemos el resultado deseado:

Antes de continuar con los siguientes ejemplos borrar la regla de formato condicional recin
creada de manera que no se comiencen a sobreponer entre ellas. Para eliminar todas las reglas
de formato condicional de una hoja debes ir a Inicio > Formato condicional > Borrar reglas >
Borrar reglas de toda la hoja. Recuerda hacer este borrado al terminar cada una de las
secciones siguientes.
Resaltar celdas contiguas a las celdas vacas

Si en lugar de resaltar las celdas que estn vacas te interesa resaltar las celdas que estn a un
lado de las celdas vacas, entonces el procedimiento cambiar apenas un poco ya que la nica
diferencia ser el rango a donde aplicamos la regla de formato condicional creada.
Por ejemplo, si en lugar de resaltar las celdas de la columna B queremos resaltar las celdas de
la columna A que estn a un lado de una celda vaca, entonces la regla de formato condicional
debe ser creada sobre el rango A2:A10, as que comenzamos por seleccionar dichas celdas y
creamos una nueva regla de formato condicional de la misma manera que en la seccin
anterior:

Observa que he colocado la misma frmula ya que nos interesa evaluar las celdas de la
columna B. Al pulsar el botn Aceptar vers cmo Excel resalta las celdas de la columna A
que estn a un lado de una celda vaca de la columna B:

Resaltar la fila que contiene una celda vaca

Hasta ahora solo hemos resaltado las celdas de la columna B o las celdas de la columna A,
pero es posible resaltar la fila completa de nuestro rango en caso de que alguna celda de la

columna B est vaca. En ese caso necesitaremos ampliar el rango a donde se aplicar la regla
de formato condicional as que debemos seleccionar el rango A2:B10 y crear la nueva regla de
formato condicional de la siguiente manera:

Observa que sigo utilizando la funcin ESBLANCO pero su argumento ha cambiado un poco
ya que he agregado el smbolo $ antes de la letra B de la siguiente manera:
=ESBLANCO($B2)

Ya que nuestra regla de formato condicional se aplicar sobre la columna A y la columna B,

entonces es necesario fijar la referencia a la columna dentro de la frmula de manera que todos
los valores del rango se comparen con la columna B. Si no hiciramos esta modificacin,
entonces la columna A se comparara con la columna B y la columna B con la columna C y
tendramos un resultado no deseado. Al incluir el smbolo $ para la columna dentro de la
frmula se resaltar la fila completa cuando la celda de la columna B est vaca:

Si an tienes dudas sobre el objetivo e impacto que tiene el uso del smbolo $ dentro de una
referencia, te recomiendo leer el artculo Referencias en Excel.
Cmo resaltar celdas no vacas

Como ltimo ejemplo te mostrar que no es tan complicado invertir la lgica de los ejemplos
anteriores para resaltar las celdas que no estn vacas. Supongamos que quiero resaltar las
celdas de la columna B que no estn vacas, as que comenzar por seleccionar el rango
B2:B10 y crear la regla de formato condicional de la siguiente manera:

En este caso he utilizado la funcin NO cuyo objetivo es invertir el resultado de la funcin

ESBLANCO y por tal motivo obtendr un valor VERDADERO cuando la celda no est vaca.
La frmula que he utilizado es la siguiente:
=NO(ESBLANCO(B2))

Observa cmo al pulsar el botn Aceptar se resaltan las celdas que no estn vacas:

Puedes utilizar este mismo mtodo con los dems ejemplos e invertir la lgica de su
funcionamiento para poder resaltar aquellas celdas que no estn vacas.
Es as como la funcin ESBLANCO podr ayudarnos cuando tengamos la necesidad de
evaluar cualquier celda en Excel para saber si est vaca o no, y en base a ese resultado aplicar
alguna regla de formato condicional. Realiza cada uno de los ejemplos mostrados en este
artculo y practica con la creacin de reglas de formato condicional sobre celdas vacas en
Excel.
Cmo insertar varias filas en Excel

A partir de Excel 2007 todas las hojas en Excel tienen un mximo de 1,048,576 de filas que
son ms que suficientes para la gran mayora de los usuarios. As que, cuando hablamos de
insertar filas en Excel no quiere decir que podremos exceder dicho lmite sino que estaremos
moviendo hacia abajo las filas inferiores para dar espacio a una o varias filas vacas.
El proceso para insertar una fila en Excel es muy sencillo ya que debemos seleccionar una
celda de la fila inferior a donde queremos realizar la insercin y hacer clic en el comando
Inicio > Celdas > Insertar > Insertar filas de hoja.
Otra opcin es hacer clic derecho sobre el encabezado de fila y seleccionar la opcin Insertar.
Por ejemplo, en la siguiente imagen estoy por insertar una fila entre las filas 10 y 11 y por lo
tanto debo hacer clic derecho sobre el nmero 11 y seleccionar la opcin Insertar.

Existe una tercera alternativa para insertar una fila y es utilizando el atajo de teclado CTRL+
para lo cual debemos seleccionar la fila completa que estar por debajo de la nueva fila y
pulsar el atajo de teclado para hacer la insercin.
La desventaja de las opciones descritas anteriormente es que solo se insertar una sola fila a la
vez y eso se puede convertir en una tarea ineficiente si necesitamos insertar varias filas. Es por
eso que a continuacin revisaremos dos alternativas que nos permitirn insertar varas filas en
Excel sin necesidad de insertar una por una.
Insertar varias filas en Excel

El truco para insertar varias filas en Excel es que, antes de ejecutar el comando Insertar,
debemos seleccionar la misma cantidad de filas que vamos a insertar. La primera fila
seleccionada ser la que quedar por debajo de las nuevas filas. Por ejemplo, si queremos
insertar tres filas entre las filas 10 y 11 debemos seleccionar las filas 11, 12, y 13:

Una vez hecha la seleccin puedes ejecutar cualquiera de las alternativas del comando Insertar
descritas en la seccin anterior, ya sea el comando Insertar filas de hoja de la cinta de
opciones, haciendo clic derecho sobre los encabezados de fila o pulsando el atajo de teclado,
el resultado ser el mismo:

Con este mtodo se insertarn tantas nuevas filas como se hayan seleccionado antes de
ejecutar el comando Insertar. Esta opcin es suficiente para la gran mayora de las ocasiones,
pero cuando tienes que realizar esta misma accin en repetidas ocasiones se puede volver
tedioso el tener que estar contando y seleccionando filas antes de poder hacer la insercin.
Para esos casos, lo mejor ser automatizar el proceso con una macro.
Macro para insertar varias filas en Excel

La macro que mostrar a continuacin trabaja en base a la celda activa, es decir, antes de
ejecutar la macro es necesario seleccionar una celda y por arriba de ella se har la insercin de
filas. El cdigo de la macro es el siguiente:
1 Sub InsertarFilas()
2
3

Dim numFilas As Long

4
5

'Preguntar al usuario por el nmero de filas a insertar

numFilas = Application.InputBox(Prompt:="Filas a insertar:", Type:=1)

7
8

'Validar si el nmero de filas indicado es superior a cero

If numFilas > 0 Then

9
1
0

'Insertar filas

1
1
1
2

Rows(ActiveCell.Row & ":" & ActiveCell.Row + numFilas - 1).Insert

End If

1 End Sub
3
1
4

La macro es muy sencilla. Utilizamos el mtodo Application.InputBox para solicitar al usuario

la cantidad de filas que desea insertar. Lo ms importante a resaltar de dicha instruccin es que
he colocado el parmetro Type:=1 que indica a Visual Basic que estamos esperando un valor
numrico y en caso de que el usuario trate de insertar un texto, le mostrar un mensaje de
advertencia.
Una vez que tenemos el nmero de filas que van a ser insertadas hacemos una validacin para
confirmar que dicho nmero sea mayor que cero o de lo contrario no hara sentido continuar.
En seguida utilizo la propiedad Rows para definir un nuevo rango de celdas que comenzar a
partir de la fila de la celda activa y terminar en la fila que resulte de la suma de las filas
indicadas por el usuario ms la fila de la celda activa.
La instruccin anterior simula la seleccin de filas que hicimos con el mtodo manual y
como resultado obtendremos un objeto Range que tendr la misma cantidad de filas que el
usuario necesita insertar. Lo nico que nos har falta ser invocar al mtodo Insert que es
precisamente como termina dicha lnea de cdigo.
Si queremos insertar 5 filas por arriba de la fila 7, ser necesario con seleccionar la celda A7 y
entonces ejecutar la macro. Cuando se muestre el cuadro de dilogo debemos indicar el valor 5
que es el nmero de filas a insertar:

Nuestra macro insertar la cantidad de filas indicadas por arriba de la fila 7 y obtendremos el
siguiente resultado:

Descarga el archivo de trabajo que he utilizado en la creacin de este artculo y prueba los
ejercicios de manera que puedas comprobar los diferentes mtodos mostrados para insertar
varias filas en Excel.
Formato personalizado de celdas en Excel

Con el formato personalizado de celdas en Excel podemos dar una apariencia particular al
valor de dicha celda. Un formato personalizado puede contener hasta 4 cdigos diferentes
dentro de la misma cadena de texto.
Formato personalizado de una celda

Para asignar un formato personalizado a una celda en Excel solamente debes hacer clic
derecho sobre la celda deseada y seleccionar la opcin Formato de celdas. Al mostrarse el
cuadro de dilogo debes asegurarte de estar en la seccin Nmero y elegir la opcin
Personalizada:

El formato personalizado de la celda se debe especificar dentro del cuadro de texto Tipo. Un
formato personalizado es una cadena de texto que indicar a Excel la manera en cmo debe
mostrarse el valor contenido en una celda.
El formato personalizado en Excel

En trminos de formato personalizado de celdas en Excel, cada celda puede tener 4 posibles
valores: positivos, negativos, cero y texto. De esta manera un formato personalizado nos
permite especificar un cdigo para cada uno de ellos dentro de la misma cadena de texto con
la condicin de separarlos por un punto y coma (;) con el siguiente orden:

Cada uno de los recuadros de la imagen representa un cdigo, de manera que podemos indicar
a Excel que trate de manera diferente el valor de una celda de acuerdo al tipo de valor que
tenga.
Ejemplo de formato personalizado de una celda

Para tener claro la manera en que Excel aplica un formato personalizado a una celda
crearemos el siguiente formato:
[Azul]Estndar;[Rojo]-Estndar;[Negro]Estndar;[Verde]Estndar

La palabra Estndar significa que Excel dar un trato normal al valor de la celda, es decir,
no modificar su apariencia. Sin embargo, entre cada corchete [] he especificado un color
diferente de acuerdo al valor de la celda. Si el valor de la celda es positivo debe mostrarse de
color azul, si es negativo de color rojo y adems he colocado el smbolo - de manera que
Excel coloque el smbolo negativo precediendo el valor de la celda.
Si el valor es cero entonces se mostrar de color negro y si es de tipo texto ser de color verde.
En la siguiente animacin podrs observar cmo se comporta una celda que tiene este formato
personalizado:

Al usar formato personalizado de celdas en Excel solamente tendremos disponibles 8

nombres de colores para modificar la apariencia de una celda: Negro, Verde, Blanco, Azul,
Magenta, Amarillo, Aguamarina, Rojo.
Existe otra opcin que nos permite elegir un color por su cdigo y tendremos disponibles hasta
56 colores diferentes. Este cdigo lo podemos especificar de la siguiente manera:
[Color5]Estndar;[Color20]-Estndar;[Color40]Estndar;[Color50]Estndar

A diferencia del ejemplo anterior donde colocamos directamente el nombre del color, en este
ejemplo debemos indicar el nmero del color que deseamos aplicar.
Cdigos de formato personalizado

Ya hemos visto cmo modificar el color de una celda de acuerdo a su valor pero tambin
podemos modificar otros elementos como la cantidad de decimales que deseamos mostrar. En
el siguiente ejemplo he especificado un formato personalizado que har que siempre se
muestren 3 decimales en todas las celdas. Observa el resultado:

El cdigo # nos ayuda a representar la posicin de un nmero y hemos indicado que deseamos
tener 3 posiciones despus del punto decimal. Para conocer ms sobre el cdigo # as como
otros cdigos te sugiero consultar el articulo Cdigos de formato personalizado.
Formato personalizado a texto

Una pregunta muy frecuente de los usuarios de Excel es saber si se puede aplicar un formato
personalizado a un texto. En realidad los formatos personalizados fueron creados para dar
formato a nmeros y por consecuencia tambin a las fechas ya que las fechas en Excel son
tambin nmeros.
Los formatos personalizados solo nos permiten efectuar algunas acciones con texto como
hacer que se despliegue un carcter en cierta posicin cuando acompaa a un nmero. En el
siguiente ejemplo he utilizado el formato personalizado #! que colocar el signo de
exclamacin al final del valor de la celda.

Observa cmo la barra de frmulas muestra que el valor de la celda es 365 pero el formato
personalizado indica a Excel que se agregue el smbolo ! al final del valor. As como
agregamos un solo carcter tambin podemos agregar una palabra completa al final de un
nmero. El formato personalizado que utilizar ser el siguiente: #.## pesos

De nueva cuenta observa la barra de frmulas y observa que el valor de la celda no considera
la palabra pesos sino que es agregada por el formato personalizado. Tanto los caracteres
como las palabras se pueden colocar en cualquier posicin que queramos, solamente debemos
indicarlo correctamente dentro del formato personalizado.

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FUNCIONES

ACERCA

Formatos personalizados de nmeros en Excel

Los formatos personalizados de nmeros en Excel nos permiten crear diferentes tipos de
formato que se adapten a nuestras necesidades. Cuando ninguno de los formatos
prestablecidos es adecuado la mejor opcin es crear un formato personalizado.
Crear formatos personalizados en Excel

Muchos usuarios de Excel, incluso algunos que llevan aos de utilizar la herramienta, evitan
crear formatos personalizados porque creen que es una tarea muy complicada. En realidad los
formatos personalizados de nmeros se ven ms complejos de lo que en realidad son.
La manera ms fcil de crear un formato personalizado es pulsando la combinacin de teclas
Ctrl + 1 para desplegar el cuadro de dilogo Formato de celdas y asegurarnos de que estamos
en la seccin Nmero. Es entonces cuando seleccionamos la categora Personalizada.

Un formato personalizado se compone de una serie de cdigos los cuales se especifican en la

caja de texto Tipo de manera que el valor de una celda adopte el nuevo formato.
Partes de un formato personalizado

Un formato personalizado nos permite especificar 4 cdigos dentro de la misma cadena de

texto: valores positivos, valores negativos, valores cero y texto. Cada cdigo debe ser separado
por un punto y coma. Considera el siguiente ejemplo de un formato personalizado:
[Verde]Estndar;[Rojo]Estndar;[Negro]Estndar;[Azul]Estndar

En primer lugar observa que los 4 cdigos estn separados por un punto y coma. El primero
cdigo indica que los valores positivos sern de color verde. El segundo cdigo nos dice que
los valores negativos sern de color rojo. El tercer cdigo har que los valores que sean cero
tengan un color negro y el ltimo cdigo hace que todas las celdas que sean de tipo texto
debern ser de color azul. Observa cmo se comporta este formato personalizado al aplicarlo a
celdas con diferentes valores:

La palabra Estndar que aparece dentro del formato personalizado que acabamos de crear
significa que el nmero se mostrar en un formato estndar y solamente le aplicaremos un
color. Es importante notar que el ejemplo mostrado hace uso de los nombres de colores los
cuales podemos utilizar en nuestros formatos personalizados.
Omitir un cdigo en el formato personalizado

Aunque en el ejemplo mostrado especifiqu los 4 cdigos, no siempre es necesario hacerlo.

Podemos omitir algunos de los cdigos del formato personalizado tomando en consideracin
lo siguiente:

Si solamente especificamos un solo cdigo entonces se aplicar para todos

los valores (positivo, negativo, cero y texto)

Si especificamos dos cdigos, el primero aplicar para los valores positivos,

los ceros y el texto, mientras que el segundo cdigo ser para los valores
negativos.

Si especificamos tres cdigos, el primero ser para los valores positivos y el

texto, el segundo cdigo para los valores negativos y el tercer cdigo para
los ceros.

Observa el resultado de aplicar un formato personalizado con tres secciones solamente:

[Verde]Estndar;[Rojo]Estndar;[Negro]Estndar

Por ltimo debo decirte que cuando creas un formato personalizado en Excel frecuentemente
hacemos varios intentos hasta llegar al formato que deseamos. Cada vez que editamos la
cadena de texto del formato personalizado, Excel la agrega a la lista como un nuevo formato
disponible. As que cuando hayas logrado el formato personalizado que necesitas asegrate de
eliminar aquellos formatos que solamente fueron pruebas y que no necesitars de nuevo.
Cdigos de formato personalizado en Excel

Los cdigos de formato nos ayudan a definir los formatos personalizados. En el artculo
anterior habl sobre la manera en como se construye un formato personalizado en Excel y a
continuacin te mostrar una tabla con los cdigos que podemos utilizar en dichos formatos.
Cdigo Descripcin
#

Representa un nmero sin considerar ceros a la izquierda.

Deja el espacio para los caracteres especificados

Despliega ceros a la izquierda para rellenar el formato

Despliega un punto decimal

Despliega el smbolo de porcentaje

Despliega el separador de miles

E+ e+
E- e-

Despliega la notacin cientfica

+ / () :
Se muestra este carcter
$
carcter Despliega el carcter especificado
*

Repite el siguiente carcter hasta llenar el ancho de la columna

Deja un espacio del mismo ancho que el siguiente carcter

texto Despliega el texto dentro de las dobles comillas

@

Representa un texto

[color]

Especifica el color de la fuente que puede ser: Negro, Azul, Cian, Verde,
Magenta, Rojo, Blanco, Amarillo.

[COLOR Muestra el color correspondiente de la paleta de colores donde n es un

n]
nmero entre 0 y 56.
El cdigo #

Cuando utilizamos el cdigo # estamos asegurando que ese espacio ser ocupado por un
nmero. Observa el resultado de aplicar diferentes formatos personalizados utilizando el
cdigo #:

Debemos notar que para cada aparicin del cdigo # despus del punto decimal significar un
solo decimal mientras que con una sola vez que coloquemos el cdigo # antes del punto
decimal ser interpretado como un nmero de cualquier cantidad de dgitos.
El cdigo ?

Este cdigo tiene el mismo objetivo que el anterior con la nica diferencia de que muestra un
espacio en blanco en caso de que el nmero de dgitos sea menor. Observa el siguiente
ejemplo:

En este caso las celdas C4 y C5 han sido alineadas a la izquierda de manera que puedas
observar cmo son conservados los espacios en blanco al utilizar el cdigo ?
El cdigo 0

El cdigo 0 (cero) se comporta de manera similar que el cdigo ? con la diferencia de que en
lugar de espacios en blanco se mostrar el nmero cero. Observa el ejemplo:

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ACERCA

Cmo limitar el rea de trabajo en Excel

En ocasiones necesitamos limitar el rea de trabajo en Excel para no permitir que los
usuarios visualicen las celdas de nuestra hoja que contienen frmulas y clculos
indispensables.
Aunque es posible proteger las celdas de un libro de Excel para que no sean modificadas con
el comando Proteger hoja de la ficha Revisar, las celdas quedarn visibles al usuario.

Con el mtodo que mostrar a continuacin podremos limitar el rea de trabajo en Excel al
rango A1:E15 de manera que las columnas y filas sobrantes sean invisibles y el rea de
desplazamiento de la hoja est limitada.
Limitar el rea de trabajo en Excel

El primer paso es ocultar las columnas y filas que no deseamos que sean vistas por los
usuarios. Para ocultar todas las columnas selecciono la primera de ellas haciendo clic en el
encabezado de columna:

Una vez que ha sido seleccionada la columna pulsa la combinacin de teclas CTRL + Mayus
+ Flecha derecha para seleccionar todas las columnas y finalmente haz clic derecho sobre
cualquier encabezado de columna y selecciona la opcin Ocultar:

Para ocultar las filas seguiremos un procedimiento similar. Hago clic sobre el encabezado de
la fila 17:

Despus pulsamos la combinacin de teclas CTRL + Mayus + Flecha abajo para seleccionar
todas las filas restantes y de igual manera hacemos clic derecho sobre cualquier encabezado de
fila para seleccionar la opcin Ocultar. Como resultado tendremos ocultas todas las columnas
y filas excedentes a nuestro rango:

Limitar el rea de desplazamiento de la hoja

El siguiente paso es limitar el rea de desplazamiento de la hoja y para ello debemos ir a la

ficha Programador y pulsar el botn Propiedades:

En la ventana de Propiedades debemos especificar el rango $A$1:$E$15 que es el rea que

deseamos que permanezca desplazable dentro de la hoja. Debes asegurarte que las propiedades
que ests observando sean de la hoja que contiene la informacin (en el ejemplo la Hoja1). Al
cerrar la ventana de Propiedades observars que no ser posible utilizar las barras de
desplazamiento para moverse fuera del rea de trabajo que hemos establecido.
Ahora que ya sabes cmo limitar el rea de trabajo en Excel puedes combinar este mtodo
con la proteccin de celdas para dejar la informacin completamente segura.
Proteger celdas con frmulas

Para proteger una hoja de Excel utilizamos el comando Proteger hoja que se encuentra en la
ficha Revisar dentro del grupo Cambios. Este comando proteger el contenido de las celdas
bloqueadas.
El comando Proteger hoja en Excel 2010

Despus de hacer clic sobre el comando Proteger hoja se mostrar un cuadro de dilogo.

Pon atencin a la sentencia mostrada que dice Proteger hoja y contenido de celdas
bloqueadas. De manera predeterminada todas las celdas de una hoja estn bloqueadas.
Suena un tanto confuso, pero se refiere a las celdas que son susceptibles a ser bloqueadas. Por
ahora cierra el cuadro de dilogo Proteger hoja y contina leyendo para saber ms al
respecto.
De manera predeterminada todas las celdas de una hoja estn configuradas para ser
bloqueadas. Eso lo podemos saber fcilmente al hacer clic sobre el cuadro de seleccin que se
encuentra en la esquina superior izquierda de cualquier hoja de Excel. Este cuadro selecciona
todas las celdas de la hoja con un solo clic.

Una vez que estn seleccionadas todas las celdas debemos abrir el cuadro de dilogo Formato
de celdas. Lo puedes hacer haciendo clic derecho sobre cualquier celda y seleccionando la
opcin Formato de celdas. Una vez abierto el cuadro de dilogo debes ir a la seccin
Proteger.

Vers que de manera predeterminada aparece marcado el cuadro de seleccin Bloqueada. Esto
indica que todas las celdas son susceptibles a ser bloqueadas. Ahora desmarca la caja de
seleccin y acepta los cambios.
Proteger las celdas que contienen frmulas

Para proteger las celdas que contienen una frmula necesitamos seleccionarlas primero y para
hacerlo fcilmente puedes abrir el cuadro de dilogo Ir a Especial desde el comando que se
encuentra en el men Buscar y seleccionar dentro de la ficha Inicio.

Dentro del cuadro de dilogo Ir a Especial asegrate de seleccionar la opcin Celdas con
frmulas y acepta los cambios.

Esto har que solamente se seleccionen las celdas que contienen una frmula.

Ahora que ya tenemos seleccionadas las celdas que queremos proteger debemos abrir de
nuevo el cuadro de dilogo Formato de celdas y volver a marcar el cuadro de seleccin
Bloqueada el cual aplicar los cambios solamente a las celdas seleccionadas. Esto querr decir
que solo las celdas que contienen una frmula sern susceptibles a ser bloqueadas.
Solamente resta ejecutar el comando Bloquear hoja que mencion al principio del artculo de
manera que se haga efectivo el bloqueo de las celdas que contienen una frmula. Al abrirse el
cuadro de dilogo Proteger hoja debes dejar seleccionadas las opciones predeterminadas y
aceptar los cambios. Despus de ejecutar el comando podrs hacer una prueba e intentar
modificar alguna celda que contenga una frmula y obtendrs un mensaje similar al siguiente:

Excel no permitir modificar las celdas que contengan una frmula y en cambio podrs editar
el contenido de cualquiera de las otras celdas.
Atajo para combinar celdas en Excel

En ocasiones necesitamos combinar repetidamente varias celdas en Excel y nos vemos en la

necesidad de buscar un atajo de teclado para agilizar nuestra tarea. Pero despus de buscar por
algn tiempo te dars cuenta de que no existe un atajo de teclado para combinar celdas en
Excel sin embargo, en esta ocasin te presentar algunas alternativas que sern de gran ayuda.
Como sabemos, el comando Combinar celdas se encuentra en la ficha Inicio, dentro del grupo
Alineacin y dentro del men desplegable del comando Combinar y centrar:

Los mtodos abreviados que mostrar a continuacin funcionarn para el comando Combinar
celdas pero nada impedir que puedas utilizarlos tambin para el comando Combinar y
centrar as que en cada mtodo indicar las modificaciones necesarias para ejecutar tambin
este ltimo.
Mtodo 1: Secuencia de teclas

Si ya tienes tiempo utilizando Excel sabrs que a partir de la introduccin de la Cinta de

opciones, es posible utilizar la tecla ALT para acceder con el teclado a los comandos que se
encuentran en ella. Si en este momento tienes abierto Excel, activa la ventana de la aplicacin,
selecciona un par de celdas que desees combinar y pulsa la tecla ALT.

Observa que cada una de las fichas tendr asignada una letra y con tan solo pulsar alguna de
ellas se activarn los comandos de la ficha correspondiente. Para nuestro ejemplo pulsar la
tecla O para que se activen los comandos de la ficha Inicio.

Pon especial atencin al comando Combinar y centrar que tiene asignada la combinacin de
teclas M2 y que debo introducir con el teclado para activar dicho men.

Al abrirse el men podremos ver que cada comando tendr asignada una letra y si queremos
ejecutar el comando Combinar celdas tendremos que pulsar la tecla N. Recuerda que el
comando se aplicar sobre las celdas previamente seleccionadas, as que no olvides hacer la
seleccin de celdas antes de ejecutar el comando.
Si hacemos el recuento de los pasos dados para ejecutar con el teclado el comando Combinar
celdas, tendremos que ingresar la siguiente secuencia de teclas: ALT + O + M2 + N. Si
quisiramos ejecutar el comando Combinar y centrar, tendras que modificar un poco la
secuencia de teclas de la siguiente manera: ALT + O + M2 + C.
As que, para repetir varias veces la combinacin de celdas, tendrs que seleccionar las celdas
a combinar y posteriormente pulsar la secuencia de teclas en el orden dado previamente. Esto
debers repetirlo para cada conjunto de celdas que necesites combinar.
Aunque este mtodo podra agilizar de cierta manera la ejecucin del comando Combinar
celdas, la realidad es que en nuestro ejemplo tuvimos que pulsar cinco teclas para realizar esta
tarea. En el siguiente mtodo te mostrar cmo reducir la cantidad de teclas a pulsar.
Mtodo 2: La barra de acceso rpido

Si observas con atencin las letras que se muestran en la Cinta de opciones despus de haber
pulsado la tecla ALT, te dars cuenta que los comandos de la Barra de herramientas de acceso
rpido tambin tendrn una letra asignada as que, otra opcin que tenemos ejecutar el
comando Combinar celdas, ser agregar dicho comando a la barra de acceso rpido.

Para agregar un comando a la Barra de herramientas de acceso rpido, ser suficiente con
hacer clic derecho sobre dicho comando y seleccionar la opcin Agregar a la barra de
herramientas de acceso rpido y como resultado obtendremos un nuevo icono en la barra de
acceso rpido que ejecutar el comando recin agregado.

Al pulsar la tecla ALT observars que se ha asignado una tecla al comando Combinar celdas.
Para este ejemplo, Excel ha asignado la tecla 4 as que al pulsarla se llevar a cabo la
combinacin de las celdas seleccionadas previamente. En nuestro ejemplo, podremos
combinar las celdas repetidamente con tan solo seleccionarlas y pulsar la secuencia de teclas
ALT + 4. Si quisiera ejecutar el comando Combinar y centrar, entonces tendra que agregar
dicho comando a la barra de acceso rpido y pulsar la secuencia de teclas asignada por Excel.
Es importante mencionar que la tecla asignada a los comandos de la barra de herramientas de
acceso rpido depender de la cantidad de comandos que ya tengas en la barra, as que dicho
atajo podra ser diferente al mostrado previamente.
Mtodo 3: El atajo de teclado F4

Otro atajo de teclado que podemos utilizar para combinar celdas en Excel es la tecla F4. Es
muy comn utilizar la tecla F4 al ingresar frmulas en Excel ya que nos permite cambiar entre
referencias relativas y absolutas, pero cuando no estamos en el modo de edicin de una
frmula, este atajo de teclado se encarga de repetir la ltima accin llevada a cabo dentro de
Excel.

Para mostrar el uso de este atajo de teclado haremos un ejercicio. En primer lugar
seleccionamos las celdas que vamos a combinar, que en nuestro ejemplo sern las celdas A1 y
B1, y posteriormente seleccionamos el comando Combinar celdas.

Como resultado obtendremos la combinacin de las celdas seleccionadas. El segundo paso

inmediato es seleccionar un segundo grupo de celdas a combinar y que sern las celdas A2 y
B2:

Al pulsar la tecla F4 se ejecutar el ltimo comando ejecutado, que en nuestro caso es el

comando Combinar celdas, y por lo tanto las celdas A2 y B2 tambin sern combinadas.

En seguida podemos seleccionar un nuevo grupo de celdas y volver a pulsar la tecla F4 para
repetir el comando Combinar celdas. La clave de este truco es no hacer ninguna otra accin
diferente a la combinacin de las celdas de manera que la tecla F4 siempre repita este mismo

comando tantas veces como lo necesitemos. En caso de querer Combinar y centrar el mtodo
ser exactamente el mismo, con la diferencia de que tendrs que ejecutar dicho comando al
principio para entonces repetirlo con la tecla F4.
Una posible desventaja de este mtodo es que no podrs realizar otra cosa ms que combinar
celdas una y otra vez hasta terminar con el proceso ya que, si realizas una accin diferente a la
combinacin de celdas, la tecla F4 comenzar a repetir esa ltima accin realizada.
Mtodo 4: Macro para combinar celdas

El ltimo mtodo que te mostrar implica la creacin de una macro que combinar las celdas
previamente seleccionadas. El cdigo de la macro es muy sencillo:
1

Sub Combinar()

2
3

On Error Resume Next

Selection.Merge

5
6

End Sub

La instruccin On Error Resume Next nos ayuda a evitar cualquier error en caso de que no se
haya hecho una seleccin correcta. El mtodo Merge es el encargado de combinar las celdas
que hayan sido seleccionadas previamente.
Podrs ejecutar esta macro como cualquier otra pero dado nuestro inters de hacerlo con el
teclado, ser necesario crear un atajo para poder ejecutarla rpidamente. Para asignar un atajo
de teclado a una macro debemos ir a la ficha Vista > Macros y en el cuadro de dilogo Macros
pulsar el botn Opciones que nos permitir asignar un atajo de teclado a la macro.

Para combinar las celdas utilizando el atajo de teclado de la macro ser suficiente con hacer la
seleccin de las celdas y pulsar la combinacin de teclas CTRL + t. Recuerda que las acciones
que se realizan dentro de una macro nunca quedarn registradas dentro del historial por
Deshacer, as que una vez que hayas combinado las celdas solamente podrs separarlas
manualmente.
Si quieres crear una macro para combinar y centrar al mismo tiempo, el cdigo ser muy
similar al anterior con la nica diferencia de que necesitaremos una lnea adicional para aplicar
la alineacin horizontal de las celdas combinadas. El cdigo es el siguiente:
1 Sub CombinarCentrar()
2
3

On Error Resume Next

Selection.Merge

Selection.HorizontalAlignment = xlCenter

6
7 End Sub

Al igual que con la primera macro, podrs asignar un atajo de teclado para ejecutarla con
alguna combinacin de teclas. Si lo deseas puedes descargar el archivo de trabajo que contiene
el cdigo de ambas macros de manera que puedas hacer tus propias pruebas.
Aunque Excel no provea de un atajo de teclado para combinar celdas, es posible utilizar
cualquiera de los mtodos mostrados para realizar rpidamente esta tarea y hacer ms eficiente
el uso de nuestro tiempo y recursos.
Ingresar frmulas en Excel

Para ingresar frmulas en Excel debemos iniciar siempre introduciendo el smbolo igual (=)
de manera que indiquemos a Excel que la celda contendr una frmula en lugar de un texto.
Excel nos da la oportunidad de utilizar diferentes mtodos para ingresar nuestras frmulas.
Ingresar una frmula manualmente

La manera ms simple de introducir una frmula en Excel es capturando todo el texto que la
compone directamente en la celda o en la barra de frmulas. Tal como cualquier otro texto
podemos utilizar las flechas para movernos entre el texto as como realizar cualquier edicin
con el teclado.

Ingresar frmulas con el ratn

Existe un mtodo alterno que nos permite ingresar una frmula de una manera ms rpida y
menos susceptible a errores. Con este mtodo utilizamos el ratn para seleccionar las celdas
que forman parte de una frmula.
Este mtodo inicia igual que todos: introduciendo el smbolo igual (=) y cada vez que
necesitamos introducir una referencia a una celda debemos seleccionarla con el ratn en lugar
de introducirla con el teclado.

Ingresar frmulas con las flechas del teclado

Este mtodo es similar que el anterior, pero la diferencia es que en lugar de utilizar el ratn
para seleccionar las celdas utilizamos las flechas del teclado para movernos en la hoja de
Excel hacia la celda a la que deseamos crear una referencia en nuestra frmula.

Utilizar autocompletar para ingresar una funcin

Las frmulas de Excel pueden utilizar funciones y para insertarlas en la frmula podemos
hacer uso de la funcionalidad de Autocompletar la cual hace ms sencillo introducir el nombre
de la funcin.

En este ejemplo utilic las facilidades del autocompletar y tambin del ratn para introducir
las referencias de las celdas dentro de la frmula.
Insertar nombres de rango en frmulas

En Excel podemos tener celdas o rangos de celdas con nombres asociados y podemos utilizar
dichos nombres en nuestras frmulas. En el siguiente ejemplo el rango de celdas B2:B7 tiene
el nombre Ventas y el rango C2:C7 el nombre Gastos. Podemos ingresar estos nombres en
nuestras frmulas de la siguiente manera:

La condicin para utilizar un nombre de rango en nuestras frmulas es que debemos conocer
previamente el nombre al menos saber la letra inicial para obtener la lista de nombres
disponibles. Si no conocemos el nombre del rango ni la letra inicial del nombre podemos
pulsar la tecla F3 para desplegar el cuadro de dilogo Pegar nombre el cual nos dejar
seleccionar el nombre de una lista.

Nota: Si no existen nombres previamente definidos, al oprimir la tecla F3 no suceder nada.

Editar frmulas en Excel

Despus de haber ingresado una frmula es probable que tengamos la necesidad de realizar
alguna modificacin. Para editar una frmula podemos seguir cualquier de las siguientes
opciones:

Seleccionar la celda y editar la frmula directamente en la barra de

frmulas.

Hacer doble clic sobre la celda y editar la frmula directamente en la celda.

Seleccionar la celda y pulsar la tecla F2 para editar la frmula en la celda.

Cmo editar una frmula en Excel con el ratn

Probablemente sabes cmo editar una frmula en Excel directamente en la barra de frmulas
pero existe otra manera de hacerlo utilizando el ratn y que puede resultar ms fcil para
algunas personas. El primer paso es seleccionar la ceda que contiene la frmula y pulsar la
tecla F2 o hacer doble clic sobre ella.
En la siguiente imagen puedes observar que al hacer doble clic sobre la celda G3 entramos en
modo edicin y cada una de las celdas referenciadas dentro de la frmula se muestra con un
borde de un color diferente.

En este ejemplo, la celda A2 tiene el borde de color azul que es el mismo color de los
caracteres A2 dentro de la frmula. Lo mismo sucede con la celda B2 que tiene el borde de
color verde que coincide perfectamente con el color de las letras dentro de la frmula.
Cambiar una frmula en Excel

Ahora supongamos que en lugar de querer multiplicar la celda C2 en nuestra frmula

queremos cambiarla por la celda C4. Para cambiar una frmula en Excel con el ratn
solamente debemos posicionarnos en el borde de la celda hasta que el cursor se convierta en
una doble flecha y entonces mover la seleccin hacia la nueva celda. En la siguiente
animacin puedes observar cmo hago el cambio en la frmula de la celda G3 remplazando
con el ratn la referencia de la celda C2 por la celda C4:

Despus de hacer el cambio solamente pulsamos el botn Introducir en la barra de

herramientas o pulsamos la tecla Entrar y habr sido suficiente para editar una frmula en
Excel con el ratn. Ahora sabes que arrastrando los bordes de una celda podemos modificar
cualquier referencia dentro de una frmula de Excel.
Ampliar un rango dentro de una frmula

Ahora considera otro ejemplo donde hacemos una suma de un rango de celdas con la funcin
SUMA.

Puedes observar que la frmula de la celda E2 considera el rango B2:B8 pero queremos
ampliar dicho rango hasta la celda B11 para considerar el mes de Octubre en nuestra frmula.
Para editar un rango dentro de la frmula con el ratn debemos arrastrar alguna de las esquinas
inferiores del rango hacia la ltima celda que deseamos incluir:

De la misma manera podemos ampliar el rango hacia otras columnas. Supongamos que en el
ejemplo anterior tengo una columna adicional con las ventas de un segundo producto y quiero
incluir tambin dichas celdas dentro de la suma. De la misma manera arrastrar el borde
inferior derecho del rango seleccionado hacia abajo y despus hacia la derecha para incluir la
nueva columna:

Al arrastrar los bordes de la referencia de un rango podemos ampliar (o disminuir) cualquier

rango especificado dentro de una frmula.
BUSCARV con dos o ms criterios de bsqueda

Una de las acciones que los usuarios de Excel realizamos habitualmente es la de buscar datos
sobre una columna y para eso frecuentemente utilizamos la funcin BUSCARV. Sin embargo,
cuando tenemos la necesidad de realizar una bsqueda utilizando dos o ms criterios nos
damos cuenta que la funcin BUSCARV no nos permite realizar ese tipo de bsquedas de
manera predeterminada.
En esta ocasin te mostrar una tcnica muy simple que podemos utilizar para realizar
bsquedas con dos o ms criterios con la funcin BUSCARV, pero antes necesito establecer un
caso, que nos servir como ejemplo, donde veremos la necesidad de realizar una bsqueda por
dos criterios.
Necesidad de buscar por dos criterios

En la siguiente imagen puedes observar una rango de datos en donde la primer columna es el
Nombre de un alumno y la segunda columna su Apellido. Para este ejemplo estamos buscando
la calificacin de Alejandra utilizando la funcin BUSCARV.

El resultado es correcto, ya que la funcin BUSCARV nos devuelve la calificacin 91 que

corresponde a Alejandra Rodrguez. El problema se presenta cuando queremos encontrar la
calificacin de Alejandra Gmez, ya que no hay una manera evidente de indicar a la funcin
BUSCARV un segundo criterio donde, adems del nombre, podamos especificar el apellido
que estamos buscando.
Adems, la funcin BUSCARV siempre devolver la primera ocurrencia del valor buscado as
que, no importa cuntas veces realicemos la bsqueda del valor Alejandra, siempre
obtendremos el valor 91 porque ser la primera ocurrencia encontrada. En este tipo de casos
necesitamos realizar una bsqueda indicando dos criterios de manera que podamos obtener el
valor correcto.
BUSCARV con dos criterios

La tcnica que utilizaremos implica la creacin de una columna auxiliar donde debemos
concatenar las columnas que contiene los criterios de bsqueda. Para nuestro ejemplo crear
una columna adicional que utilizar el smbolo & para concatenar los valores del Nombre y
Apellido:

Los valores buscados los colocar en la celda G1 (Nombre) y en la celda G2 (Apellido) de

manera que la frmula para buscar la calificacin de cualquier alumno ser la siguiente:
=BUSCARV(G1&G2,C2:D10,2,FALSO)

El primer argumento de la funcin BUSCARV hace la concatenacin del nombre y apellido

que sern buscados sobre la columna auxiliar y como resultado la funcin devolver la
calificacin correspondiente.

El resultado devuelto es correcto ya que nos devuelve la calificacin de Alejandra Gmez que
es la bsqueda que se ha realizado. Recuerda que esta tcnica ha implicado dos cosas:
1. La creacin de una columna auxiliar que concatena las columnas que sern
utilizadas como criterio de bsqueda.

2. El primer argumento de la funcin BUSCARV deber concatenar tambin

los criterios para ser buscados en la columna auxiliar recin creada.

Para comprobar que este mtodo funciona adecuadamente para cualquier alumno, en la
siguiente imagen puedes ver el resultado de la bsqueda para Carlos Lpez:

La frmula es la misma, y solamente he cambiado los valores en las celdas G1 y G2 para

buscar la calificacin de un alumno diferente. Inclusive puedes ocultar la columna auxiliar y
seguir realizando bsquedas con los dos criterios indicados en las celdas G1 y G2:

BUSCARV con varios criterios

La tcnica mostrada anteriormente puede ser utilizada para cualquier cantidad de criterios en
una bsqueda. Por ejemplo, si adems del nombre y apellido necesitramos agregar una
columna que indicara el mes de la calificacin, entonces estaramos haciendo una bsqueda
por tres criterios y deberamos crear una columna auxiliar de la siguiente manera:

Una vez concatenados todos los criterios en una misma columna, podremos realizar la
bsqueda por nombre, apellido y mes de la siguiente manera:

Observa que el primer argumento de la funcin BUSCARV tiene concatenados los valores que
deseamos buscar sobre la columna auxiliar.
En un artculo anterior escrib sobre otra alternativa que tenemos para realizar bsquedas por
varios criterios pero utilizando las funciones COINCIDIR e INDICE. Si quieres leer un poco
ms sobre dicho mtodo te recomiendo leer el artculo Buscar por dos criterios en Excel.
Por ltimo te dejo el vnculo de descarga para el libro de trabajo que utilic en la creacin de
este artculo de manera que puedas probar las bsquedas con dos o ms criterios utilizando la
funcin BUSCARV.

La funcin BUSCARV en Excel

La funcin BUSCARV en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos, es
decir, nos ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que estamos
buscando. Un ejemplo sencillo que podemos resolver con la funcin BUSCARV es la
bsqueda dentro de un directorio telefnico.
Si queremos tener xito para encontrar el telfono de una persona dentro del directorio
telefnico de nuestra localidad debemos tener el nombre completo de la persona.
Posteriormente habr que buscar el nombre dentro del directorio telefnico para entonces
obtener el nmero correcto.

Crear una tabla de bsqueda

Para poder utilizar la funcin BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en
nuestros datos. En primer lugar debemos tener la informacin organizada de manera vertical
con los valores por debajo de cada columna. Esto es necesario porque la funcin BUSCARV
recorre los datos de manera vertical (por eso la V en su nombre) hasta encontrar la
coincidencia del valor que buscamos.
Por ejemplo, nuestro directorio telefnico debera estar organizado de la siguiente manera:

Otra condicin que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de nuestros
datos debe ser la columna llave, es decir, los valores de esa columna deben identificar de
manera nica a cada una de las filas de datos. En este ejemplo la columna Nombre servir
como la columna llave porque no hay dos personas que se llamen igual.
Algo que debemos cuidar con la tabla de bsqueda es que si existen otras tablas de datos en la
misma hoja de Excel debes dejar al menos una fila en blanco por debajo y una columna en
blanco a la derecha de la tabla donde se realizar la bsqueda. Una vez que la tabla de
bsqueda est lista podemos utilizar la funcin BUSCARV.

Sintaxis de la funcin BUSCARV

La funcin BUSCARV tiene 4 argumentos:

Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera

columna de la tabla. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos
colocar la referencia a una celda que contenga el valor buscado. Excel no har
diferencia entre maysculas y minsculas.

Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de bsqueda que contiene todos los datos

donde se tratar de encontrar la coincidencia del Valor_buscado.

Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la funcin BUSCARV encuentre

una coincidencia del Valor_buscado nos devolver como resultado la columna que
indiquemos en este argumento. El Indicador_columnas es el nmero de columna que
deseamos obtener siendo la primera columna de la tabla la columna nmero 1.

Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lgico, es decir, puede ser
falso o verdadero. Con este argumento indicamos si la funcin BUSCARV realizar
una bsqueda exacta (FALSO) o una bsqueda aproximada (VERDADERO). En caso
de que se omita este argumento o que especifiquemos una bsqueda aproximada se
recomienda que la primera columna de la tabla de bsqueda est ordenada de manera
ascendente para obtener los mejores resultados.

Ejemplo de la funcin BUSCARV

Para probar la funcin BUSCARV con nuestra tabla de bsqueda ejemplo que contiene
informacin de nmeros telefnicos seguimos los siguientes pasos:
1. En la celda E1 colocar el valor que deseo buscar.
2. En la celda E2 comienzo a introducir la funcin BUSCARV de la siguiente manera:
=BUSCARV(

3. Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,)
para concluir con el primer argumento de la funcin:
=BUSCARV(E1,

4. Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos sin incluir
los ttulos de columna. Para el ejemplo ser el rango de datos A2:B11. Una vez
especificada la matriz de bsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar con el
segundo argumento:
=BUSCARV(E1,A2:B11,

5. Como tercer argumento colocar el nmero 2 ya que quiero que la funcin

BUSCARV me devuelva el nmero de telfono de la persona indicada en la celda E1.
Recuerda que la numeracin de columnas empieza con el 1 y por lo tanto la columna
Telfono es la columna nmero 2. De igual manera finalizo el tercer argumento con
una coma (,):
=BUSCARV(E1,A2:B11,2,

6. Para el ltimo argumento de la funcin especificar el valor FALSO ya que deseo

hacer una bsqueda exacta del nombre.
=BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)

Observa el resultado de la funcin recin descrita:

Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificar su
valor para buscar el telfono de otra persona y la funcin BUSCARV actualizar el resultado
automticamente.

Errores comunes al usar la funcin BUSCARV

Si la columna llave no tiene valores nicos para cada fila entonces la funcin
BUSCARV regresar el primer resultado encontrado que concuerde con el valor
buscado.

Si especificamos un indicador de columna mayor al nmero de columnas de la tabla

obtendremos un error de tipo #REF!

Si colocamos el indicador de columna igual a cero la funcin BUSCARV regresar un

error de tipo #VALOR!

Si configuramos la funcin BUSCARV para realizar una bsqueda exacta, pero no

encuentra el valor buscado, entonces la funcin regresar un error de tipo #N/A.

La funcin BUSCARV es una de las funciones ms importantes en Excel. Es necesario que

dediques tiempo para aprender correctamente su uso y vers que podrs sacar mucho provecho
de esta funcin.
Cmo concatenar en Excel

Es muy frecuente encontrarnos con bases de datos en Excel en donde la informacin se

encuentra dividida en varias columnas y para poder utilizarla necesitamos unir la informacin
en una sola columna. Para ello debemos saber cmo concatenar en Excel.

Existen dos mtodos para concatenar en Excel. El primero que mostrar utiliza una funcin de
Excel y el segundo mtodo utiliza el smbolo & conocido como ampersand (en ingls).
La funcin CONCATENAR en Excel

Supongamos que tenemos una hoja de Excel con los nombres de personas en la columna A y
los apellidos en la columna B.

Nuestro objetivo es unir el nombre y el apellido en la columna C por lo que debo utilizar la
funcin CONCATENAR de la siguiente manera:
=CONCATENAR(A1, " ", B1)

Observa que el segundo argumento de la funcin es un espacio en blanco el cual est

encerrado entre comillas dobles. Esto har que Excel coloque un espacio entre el nombre de
la columna A1 y el apellido de la columna B1. Al copiar esta frmula en todas las celdas de la
columna C obtendremos el resultado deseado.

Para este ejemplo fue muy importante indicar el espacio en blanco como el segundo
argumento de la funcin CONCATENAR ya que si no lo hubiramos utilizado habramos
obtenido un resultado diferente:

Observa cmo en este segundo ejemplo se omiti el espacio en blanco y por lo tanto el
nombre y el apellido aparecen pegados uno detrs del otro. Es por eso que debemos recordar
especificar explcitamente los espacios en blanco que vamos a necesitar en la concatenacin.
Concatenar en Excel con el smbolo &

Otro mtodo para concatenar en Excel es utilizar el smbolo & en lugar de la funcin
CONCATENAR. Haciendo el mismo ejemplo anterior, la manera de unir el nombre de la
columna A1 con el apellido de la columna B1 sera utilizando la siguiente frmula en la celda
C1:
=A1 & " " & B1

Esta frmula indica que el valor de la celda C1 ser el valor de la celda A1 seguido por un
espacio en blanco y seguido por el valor de la celda B1. Observa el resultado de aplicar esta
frmula a la columna C:

Al igual que con la funcin CONCATENAR, con este mtodo tambin debemos indicar
explcitamente los espacios en blanco que necesitaremos.
Cmo deshacer la concatenacin

Una pregunta muy frecuente entre los usuarios de Excel es cmo deshacer la concatenacin.
La solucin es muy sencilla porque podemos utilizar la funcionalidad de Excel conocida como
Texto en columnas. Para aprender ms al respecto puedes leer el artculo Dividir texto en
columnas.
Dividir texto en columnas

En esta ocasin te mostrar cmo separar el texto de una celda en diferentes columnas, es
decir, colocar cada palabra del texto en una columna diferente. En primer lugar debes
seleccionar la celda:

Posteriormente en la ficha Datos dentro del grupo Herramientas de datos debes hacer clic
sobre el comando Texto en columnas:

Convertir texto en columnas en Excel

Se mostrar el asistente para convertir texto en columnas:

De manera predeterminada aparecer seleccionada la opcin De ancho fijo, ahora debes hacer
clic en Siguiente para ir al paso 2:

En el paso 2 del proceso podemos observar cmo Excel ha detectado los espacios en nuestro
texto. Haz clic en Siguiente para ir al ltimo paso:

Lo ms importante de este ltmo paso es colocar la celda Destino, que es la celda a partir de la
cual Excel pondr la primer palabra. En este ejemplo seleccion la celda $B$1. Al hacer clic
en el botn Finalizar notars de inmediato la cadena de texto dividida:

Separar palabras de varias celdas

Como segundo ejemplo, si tienes una lista de datos que necesitas dividir ser suficiente con
seleccionar todos los datos:

De igual manera hars clic sobre el comando Texto en columnas, solo que ahora en la primera
pantalla del asistente Excel sugerir la opcin Delimitados, pero eso no cambiar en mucho las
cosas as que solo haz clic en el botn Siguiente para ir al paso 2 en donde debers asegurarte
que la opcin Espacio est seleccionada como Separador:

Al dar clic en Siguiente se presentar la ltima pantalla del proceso y solamente debers
seleccionar la celda Destino a partir de la cual debern colcarse los datos. Al hacer clic en el
botn Finalizar obtuve los resultados esperados:

Buscar por dos criterios en Excel

Existen diferentes maneras de buscar un valor dentro de un rango en Excel pero en esta
ocasin revisaremos una alternativa para buscar un valor por dos criterios es decir, en base
al valor de dos columnas encontraremos el valor de una tercera columna.

Supongamos que tengo una tienda de telfonos celulares y la lista de precios est organizada
de la siguiente manera:

Lo que deseo buscar es el precio de un equipo telefnico en base a su Marca y su Modelo.

Para ello colocar los valores que busco dentro de las celdas B1 y B2:

En base a estos dos criterios necesito encontrar el precio correspondiente. Lo primero que voy
a hacer es nombrar algunos rangos dentro de la tabla que contiene los datos de manera que la
frmula sea ms simple de entender. Los rangos nombrados sern los siguientes:

Buscar valor por dos criterios en Excel

Para alcanzar mi objetivo har uso de las funciones COINCIDIR e INDICE y las combinar
para tener una sola frmula que me dar el resultado adecuado. Es importante notar que la
frmula que voy a utilizar debe ser una frmula matricial por lo que despus de ingresarla en
la barra de frmulas se debe pulsar la combinacin de teclas CTRL + MAYS + ENTRAR.
La frmula que mostrar el precio en base de a los dos criterios de Marca y Modelo es la
siguiente:
{=INDICE(Precios,COINCIDIR(B1&B2,Marcas&Modelos,0))}

Observa el resultado de colocar esta frmula en la celda B3:

Primero explicar el objetivo de la funcin COINCIDIR. Esta funcin concatena el contenido

de las celdas B1 y B2 para posteriormente buscar ese texto dentro de un arreglo que contiene
todas las Marcas y Modelos tambin concatenados. El nmero 0 de la funcin COINCIDIR
indica una coincidencia exacta. El resultado ser la posicin (nmero de rengln) donde se
encuentre la coincidencia.
Una vez que conozco la posicin de los valores que coinciden el siguiente objetivo es traer el
precio por lo que la funcin INDICE me ayuda a obtener ese dato con tan solo especificar el
rango de Precios y el nmero de fila como su segundo argumento que es precisamente el
resultado de la funcin COINCIDIR.
Una mejora que se puede realizar a este ejemplo es crear listas desplegables para la Marca y
para el Modelo y por supuesto colocar una validacin para la frmula recin escrita de manera
que muestre un mensaje ms amigable cuando no encuentre coincidencias.
Cmo agregar lneas horizontales a un grfico de Excel

Cuando hablamos de agregar lneas horizontales a un grfico de Excel nos podramos estar
refiriendo a las lneas de divisin de un grfico o tambin a colocar lneas adicionales que nos

ayuden a marcar un lmite dentro del grfico. En esta ocasin te mostrar como agregar
ambas.
Agregar lneas de divisin horizontales secundarias

De manera predeterminada Excel muestra en un grfico unas lneas horizontales conocidas

como Lneas de divisin principales.

Sin embargo, podemos agregar algunas lneas horizontales adicionales de manera que
podamos distinguir con mayor claridad los valores que intersectan a la lnea del grfico.
Para agregar lneas de divisin secundarias debemos ir a la ficha Presentacin y dentro del
comando Lneas de cuadrcula seleccionar la opcin Lneas horizontales de la cuadrcula
primarias y finalmente seleccionar la opcin Lneas de divisin primarias y secundarias. El
resultado ser el siguiente:

De esta manera podemos agregar a nuestro grfico de Excel varias lneas de divisin
horizontales que ayudarn a interpretar correctamente los datos.
Crear lmites horizontales en un grfico de Excel

Adems de las lneas de divisin primaria y secundaria que nos provee Excel para un grfico
podemos agregar lneas horizontales para identificar algn lmite que deseamos mostrar en
nuestro grfico. Observa el siguiente ejemplo:

El truco para agregar esta lneas horizontales es crear un grfico combinado en Excel, as que
debemos iniciar creando una pequea tabla con los datos que sern utilizados para crear ambas
lneas.

Trazaremos una lnea horizontal justamente en el valor 1,800 y otra lnea en 2,250 y ya que
para poder trazar una lnea necesitamos dos puntos he colocado el mismo valor repetido tanto
para la columna Mnimo como para la columna Mximo. Para agregar esta informacin a
nuestro grfico selecciono el rango D1:F3 y lo copio al portapapeles. Posteriormente
selecciono el grfico y desde el botn Pegar selecciono la opcin Pegado especial lo cual
mostrar el cuadro de dilogo siguiente:

Asegrate de tener las mismas opciones marcadas y pulsa el botn Aceptar. Eso agregar dos
nuevas series de datos a nuestro grfico:

El siguiente paso es cambiar el tipo de grfico de cada una de las lneas recin agregadas por
un Grfico XY de dispersin, para ello debes hacer clic derecho sobre la lnea y seleccionar la
opcin Cambiar tipo de grfico de series.

Se mostrar el cuadro de dilogo Cambiar tipo de grfico y seleccionamos la opcin

Dispersin con lneas suavizadas

Hacemos lo mismo para la otra serie y al terminar tendremos un grfico como el siguiente:

Como puedes observar, las lneas horizontales no llegan hasta el extremo derecho de nuestro
grfico, as que tenemos que cambiar la escala de su eje horizontal. Para ello hacemos clic
derecho sobre el eje horizontal superior y seleccionamos la opcin Dar formato al eje lo cual
mostrar el cuadro de dilogo siguiente:

Para la opcin Mxima debemos establecer el valor Fijo igual a uno. De esta manera al aceptar
los cambios tendremos ambas lneas ocupando todo el ancho del grfico.

Lo nico que nos resta es eliminar ambos ejes secundarios tanto el eje secundario horizontal
(superior) como el eje secundario vertical (derecha). Al eliminarlos las escalas se ajustarn y
tendremos el grfico que deseamos con las lneas horizontales en los valores adecuados.

Cmo crear un catlogo de imgenes en Excel

Las personas utilizan Excel para almacenar diversos tipos de informacin y en muchas
ocasiones dicha informacin necesita tener una imagen asociada por lo que se hace necesario
crear un catlogo de imgenes en Excel que pueda estar vinculado a nuestra base de datos.
Crear el catlogo de imgenes en Excel

Existen diversos mtodos para crear un catlogo de imgenes en Excel. Algunos usuarios de
Excel prefieren implementar el catlogo incrustando la imagen asociada a cada registro dentro
de la hoja de Excel. Sin embargo, si tienes una base de datos con muchos registros terminars
con un libro de Excel excesivamente grande por el tamao de las imgenes lo cual dificultar
su manejo.
Siempre recomiendo utilizar un mtodo con VBA porque eso nos permite dejar los archivos de
las imgenes en una carpeta local del equipo y solamente cargar las imgenes conforme son
utilizadas dentro de nuestra base de datos de Excel.
La clave para crear el catlogo de imgenes

La clave para tener un catlogo de imgenes en Excel es tener una hoja donde se relacione la
llave primaria de nuestros registros con la imagen correspondiente. Si no ests familiarizado
con el trmino llave primaria te recomiendo leer el artculo Diseo de bases de datos.
En el siguiente ejemplo podrs observar que tengo una lista de 5 pelculas en Blu-ray y cada
una de ellas tiene una clave de producto nica.

Las imgenes de cada producto estarn guardadas dentro de un directorio llamada imagenes
y tendrn el mismo nombre que el cdigo de producto al que pertenecen. El tener las imgenes
con el mismo nombre que la clave del producto facilitar su manipulacin en gran manera.

Insertar un Control de imagen

Para poder observar la imagen de cara producto insertar un Control de imagen que es un tipo
de control ActiveX. Para hacerlo debo ir a la ficha Programador y en el botn Insertar
seleccionar el control adecuado.

El Control de imagen se ver de la siguiente manera:

Crear la macro para mostrar imagen

Para este ejemplo har que la imagen se muestre al momento de seleccionar una celda de la
columna Cdigo y para ello utilizar el evento Worksheet_SelectionChange. Haz clic derecho
sobre el nombre de la hoja y selecciona la opcin Ver cdigo y dentro del Editor de Visual
Basic selecciona el evento SelectionChange. A continuacin podrs ver el cdigo VBA para
dicho evento:

La parte importante de este cdigo es que cuando seleccionamos cualquier celda dentro del
rango A2:A6 se modificar la propiedad Picture del objeto Image1. La instruccin
LoadPicture es responsable de cargar la imagen almacenada en nuestro disco duro local:
LoadPicture(ActiveWorkbook.Path & "\imagenes\" & Target & ".jpg")

La instruccin ActiveWorkbook.Path devuelve el directorio actual del archivo Excel y le

concatena el directorio imagenes que es donde se encuentran nuestros archivos.
Posteriormente se concatena la variable Target que contiene el valor de la celda seleccionada y
se agrega la extensin de lo archivos de imagen que para nuestro ejemplo son archivos JPG.
Probando el catlogo de imgenes en Excel

A continuacin probar que la macro recin creada funciona correctamente pata nuestro
catlogo de imgenes en Excel:

Existen variantes sobre este mtodo y seguramente en otro artculo tendremos la oportunidad
de explorar diferentes mtodos para mostrar las imgenes asociadas a un registro de nuestra
base de datos en Excel. Para continuar con las pruebas puedes descargar el libro de trabajo
utilizado junto con las imgenes de ejemplo.
Diseo de bases de datos

El diseo de una base de datos es de suma importancia ya que de ello depender que
nuestros datos estn correctamente actualizados y la informacin siempre sea exacta. Si
hacemos un buen diseo de base de datos podremos obtener reportes efectivos y eficientes.
En esta ocasin proporcionar algunas recomendaciones a seguir al momento de realizar el
diseo y modelo de una base de datos. No importa la herramienta que se utilice para
almacenar la informacin, puede ser Excel, Access o sistemas gestores de bases datos ms
complejos como Microsoft SQL Server pero siempre debes disear y modelar una base de
datos antes de tomar la decisin de crearla.
Conceptos bsicos sobre el diseo de bases de datos

En cualquier base de datos la informacin est almacenada en tablas las cuales a su vez estn
formadas por columnas y filas. La base de datos ms simple consta de una sola tabla aunque la
mayora de las bases de datos necesitarn varias tablas.

Las filas de una tabla tambin reciben el nombre de registros y las columnas tambin son
llamadas campos.
Disear y modelar una base de datos

Al disear una base de datos determinamos las tablas y campos que darn forma a nuestra base
de datos. El hecho de tomarnos el tiempo necesario para identificar, organizar y relacionar la
informacin nos evitar problemas posteriores.
Es por eso que para disear una base de datos es necesario conocer la problemtica y todo el
contexto sobre la informacin que se almacenar en nuestro repositorio de datos. Debemos
determinar la finalidad de la base de datos y en base a eso reunir toda la informacin que ser
registrada. A continuacin los 5 pasos esenciales para realizar un buen diseo y modelo de una
base de datos.
1. Identificar las tablas

De acuerdo a los requerimientos que tengamos para la creacin de nuestra base de datos,
debemos identificar adecuadamente los elementos de informacin y dividirlos en entidades
(temas principales) como pueden ser las sucursales, los productos, los clientes, etc.

Para cada uno de los objetos identificados crearemos una tabla. Si en una base de datos los
objetos principales son los empleados y los departamentos de la empresa entonces tendremos
una tabla para cada uno de ellos. Si en otra base de datos los objetos principales son los libros,
autores y editores entonces necesitaremos tres tablas en nuestra base de datos.
2. Determinar los campos

Cada entidad representada por una tabla posee caractersticas propias que lo describen y que lo
hacen diferente de los dems objetos. Esas caractersticas de cada entidad sern nuestros
campos de la tabla los cuales describirn adecuadamente a cada registro. Por ejemplo, una
tabla de libros impresos tendr los campos ISBN, ttulo, pginas, autor, etc.

3. Determinar las llaves primarias

Una llave primaria es un identificador nico para cada registro (fila) de una tabla. La llave
primaria es un campo de la tabla cuyo valor ser diferente para todos los registros. Por
ejemplo, para una tabla de libros, la llave primaria bien podra ser el ISBN el cual es nico

para cada libro. Para una tabla de productos se tendra una clave de producto que los
identifique de manera nica.

4. Determinar las relaciones entre tablas

Examina las tablas creadas y revisa si existe alguna relacin entre ellas. Cuando encontramos
que existe una relacin entre dos tablas debemos identificar el campo de relacin. Por ejemplo,
en una base de datos de productos y categoras existir una relacin entre las dos tablas porque
una categora puede tener varios productos asignados. Por lo tanto el campo con el cdigo de
la categora ser el campo que establezca la relacin entre ambas tablas.

5. Identificar y remover datos repetidos

Finalmente examina cada una de las tablas y verifica que no exista informacin repetida. El
tener informacin repetida puede causar problemas de consistencia en los datos adems de
ocupar ms espacio de almacenamiento.

Por ejemplo, una tabla de empleados que contiene el cdigo del departamento y el nombre del
departamento comenzar a repetir la informacin para los empleados que pertenezcan al
mismo departamento.

Qu pasara si el nombre del departamento cambiara de Informtica a Tecnologa?

Tendramos que ir registro por registro modificando el nombre correspondiente y podramos
dejar alguna incongruencia en los datos. Una mejor solucin es tener una tabla exclusiva de
departamentos y solamente incluir la clave del departamento en la tabla de empleados.

De esta manera dejamos de repetir el nombre del departamento en la tabla de empleados y

ahorramos espacios de almacenamiento. Y en caso de un cambio de nombre de departamento
solamente debemos realizar la actualizacin en un solo lugar.
El diseo de bases de datos es un tema muy extenso y es difcil considerar todos sus aspectos
en un solo artculo. Sin embargo, al seguir estas 5 reglas bsicas del diseo de bases de datos
estaremos dando un paso hacia adelante en las buenas prcticas de creacin y gestin de bases
de datos.
Una alternativa a la funcin BUSCARV en Excel

Como seguramente sabes, la funcin BUSCARV es una de las funciones ms utilizadas en

Excel y es de gran ayuda para buscar valores dentro de una lista. Sin embargo esta funcin
tiene una restriccin que puede ponerte en aprietos.
Condicin para utilizar la funcin BUSCARV

La condicin que tenemos para utilizar la funcin BUSCARV es que el valor que estamos
buscando debe estar en la primera columna del rango de datos y esta condicin se debe de
cumplir siempre. En la siguiente imagen puedes observar cmo utilizo fcilmente la funcin
BUSCARV para encontrar el total de la factura 8975:

Sin embargo, si deseo encontrar el valor de la factura por el nombre de cliente no ser posible
utilizar la funcin BUSCARV ya que la columna Cliente no es la primera columna de la tabla.
Por supuesto, una opcin sera modificar la tabla de datos y mover la columna C como la
primera columna, pero en ocasiones no podemos hacer dicho movimiento.
En esta ocasin te mostrar una alternativa que podemos aplicar haciendo uso de la funcin
INDICE y de la funcin COINCIDIR para obtener el resultado deseado.
Funcin INDICE y COINCIDIR en lugar de BUSCARV

La funcin COINCIDIR nos devolver la posicin que tiene el valor que estamos buscando.
Observa cmo utilizo dicha funcin para encontrar la posicin del cliente Apple:

La funcin COINCIDIR me devuelve correctamente la posicin 3 para el cliente que estoy

buscando. Solamente resta utilizar la funcin INDICE para obtener el valor de la columna
Total que le corresponde.
La funcin INDICE nos devuelve el valor de una celda con tan solo especificar el nmero de
fila y de columna. Ya con la funcin COINCIDIR obtuvimos el nmero de fila que buscamos,
as que solo debemos indicar la columna que necesitamos:

Como primer argumento de la funcin INDICE he colocado el mismo rango que utilic con la
funcin BUSCARV. El segundo argumento es el resultado de la funcin COINCIDIR que me
devolver la fila 3 y en el ltimo argumento he indicado que deseo la columna 4 del rango
especificado.
Con esta solucin hemos creado un comportamiento similar a la funcin BUSCARV pero sin
la restriccin de tener que utilizar siempre la primera columna de la tabla.
Buscar por dos criterios en Excel

Existen diferentes maneras de buscar un valor dentro de un rango en Excel pero en esta
ocasin revisaremos una alternativa para buscar un valor por dos criterios es decir, en base
al valor de dos columnas encontraremos el valor de una tercera columna.
Supongamos que tengo una tienda de telfonos celulares y la lista de precios est organizada
de la siguiente manera:

Lo que deseo buscar es el precio de un equipo telefnico en base a su Marca y su Modelo.

Para ello colocar los valores que busco dentro de las celdas B1 y B2:

En base a estos dos criterios necesito encontrar el precio correspondiente. Lo primero que voy
a hacer es nombrar algunos rangos dentro de la tabla que contiene los datos de manera que la
frmula sea ms simple de entender. Los rangos nombrados sern los siguientes:

Buscar valor por dos criterios en Excel

Para alcanzar mi objetivo har uso de las funciones COINCIDIR e INDICE y las combinar
para tener una sola frmula que me dar el resultado adecuado. Es importante notar que la
frmula que voy a utilizar debe ser una frmula matricial por lo que despus de ingresarla en
la barra de frmulas se debe pulsar la combinacin de teclas CTRL + MAYS + ENTRAR.
La frmula que mostrar el precio en base de a los dos criterios de Marca y Modelo es la
siguiente:
{=INDICE(Precios,COINCIDIR(B1&B2,Marcas&Modelos,0))}

Observa el resultado de colocar esta frmula en la celda B3:

Primero explicar el objetivo de la funcin COINCIDIR. Esta funcin concatena el contenido

de las celdas B1 y B2 para posteriormente buscar ese texto dentro de un arreglo que contiene
todas las Marcas y Modelos tambin concatenados. El nmero 0 de la funcin COINCIDIR
indica una coincidencia exacta. El resultado ser la posicin (nmero de rengln) donde se
encuentre la coincidencia.
Una vez que conozco la posicin de los valores que coinciden el siguiente objetivo es traer el
precio por lo que la funcin INDICE me ayuda a obtener ese dato con tan solo especificar el
rango de Precios y el nmero de fila como su segundo argumento que es precisamente el
resultado de la funcin COINCIDIR.

Una mejora que se puede realizar a este ejemplo es crear listas desplegables para la Marca y
para el Modelo y por supuesto colocar una validacin para la frmula recin escrita de manera
que muestre un mensaje ms amigable cuando no encuentre coincidencias.

El grfico de columnas en
Excel
El grfico de columnas en Excel es uno de los grficos ms utilizados ya que nos
permite representar fcilmente la cantidad de veces que ocurre un valor. Dicha
cantidad es representada por una barra vertical cuya altura est determinada por el
valor que representa.
Entre mayor sea un valor, la columna del grfico ser mas alta. De esta manera
podemos decir que un grfico de columnas en Excel nos permite visualizar las
diferencias entre las magnitudes de los datos que estn siendo representados.

Datos para el grfico de columnas

El primer paso para la creacin de un grfico de columnas es organizar los datos
de manera adecuada en nuestra hoja de Excel. La primera regla importante es no
dejar filas o columnas en blanco entre los datos.

La segunda regla que deben seguir los datos ser que la etiqueta colocada como
ttulo de columna se interpretar como el nombre de la serie (en el ejemplo la
etiqueta Producto 1). Todos los datos que estn por debajo de dicha etiqueta
estarn identificados con el mismo color dentro del grfico.
El texto colocado en cada fila (que en el ejemplo con los meses del ao) sern las
etiquetas del eje horizontal del grfico. Esto quedar claro en un instante cuando
insertemos el grfico de columnas en nuestra hoja.

Crear el grfico de columnas

Para crear el grfico de columnas ser suficiente con seleccionar cualquier valor de
la tabla de datos e ir a la ficha Insertar y pulsar el botn Columna para seleccionar el
grfico correspondiente:

Excel detectar automticamente los datos del rango y crear un grfico de

columnas como el siguiente:

Observa que el ttulo de la columna se convirti en el nombre que identifica a la serie

y fue colocado a la derecha del grfico (Producto 1). As mismo los nombres de
cada mes fueron colocados a lo largo del eje horizontal.

Grfico de columnas con ms de una serie

Ahora observa lo que sucede si agregamos otra columna a los datos. Como lo he
mencionado previamente, cada columna ser identificada con un color diferente
dentro del grfico y lo comprobamos a continuacin.

Puedes observar el ttulo de cada columna en los datos como parte de la leyenda
que est a la derecha del grfico y cada una de ellas siendo diferenciada por un color
diferente.

Diferentes tipos de grficos de columnas por su

forma
Podemos categorizar los diferentes tipos de grficos de columnas en Excel de
acuerdo a la forma que tendr la columna. Las grficas que he mostrado hasta ahora
son del tipo 2-D.

Columna en 2-D: Cada columna ser un rectngulo en dos dimensiones.

Columna en 3-D: Cada columna ser un rectngulo en tres dimensiones, es

decir, se agregar un efecto de profundidad a cada columna.

Cilndrico: Cada columna ser un cilindro.

Cnico: Cada columna ser un cono.

Pirmide: Cada columna ser una pirmide.

Todas estas opciones forman parte del men de opciones del botn Columna y de
acuerdo a la opcin elegida ser la forma que tendr cada columna dentro del
grfico. Por ejemplo, para la misma tabla de datos de los ejemplos anteriores he
creado un grfico de columnas cnico:

Aunque Excel nos permite tener diferentes formas para nuestras columnas, te
sugiero utilizar siempre las columnas en 2-D ya que son las formas que nos permiten
tener una visin clara de nuestros datos y poder interpretar adecuadamente la
informacin.

Grfico de columnas apiladas

Otra variante que existe de un grfico de columnas en Excel son las columnas
apiladas. Lo que esto significa es que Excel colocar una columna arriba de la otra.
Esta opcin la encontramos en el mismo men de opciones del botn Columna.

Al seleccionar este tipo de grfico obtendremos el siguiente resultado:

Observa que Excel ha colocado una columna por arriba de la otra y la altura de
ambas columnas es la suma de ambos valores. Esta variante puede ser til en
ocasiones cuando deseamos contrastar fuertemente el valor de una serie respecto a
la otra. Por ejemplo, es evidente que, para el mes de Abril, las ventas del Producto 1
fueron mayores que las del Producto 2.

Grfico de columnas 100% apiladas

En el ejemplo anterior tenamos una columna sobre la otra y la escala vertical era la
suma de ambas columnas. Podemos modificar dicha escala y hacer que sean
porcentajes en lugar de valores.
Para hacerlo podemos crear un grfico de columnas 100% apiladas que es
tambin una opcin dentro del men del botn Columna. Con este tipo de grfico
haremos que cada mes tenga siempre el 100% y representaremos grficamente el
porcentaje que corresponde a cada serie.

En este tipo de grfico de columnas no podemos ver el monto de las ventas de

cada mes, pero podemos comparar grficamente los porcentajes de cada una de las
series a travs del tiempo.

Desventajas de un grfico de columnas

Una desventaja de los grficos de columnas es que su compresin puede
complicarse en caso de tener demasiados conjuntos de datos a la vez. Observa el
siguiente grfico de columnas:

La compresin de este grfico es muy complicada por la cantidad de columnas que

contiene. Como regla general, te recomiendo no utilizar un grfico de columnas si
tienes ms de tres series de datos ya que con ms datos en el grfico se complicar
considerablemente su interpretacin.
Los grficos de columnas en Excel son un tipo de grfico que encontrars muy
frecuentemente por lo que es importante que aprendas a elaborarlos y a
interpretarlos correctamente.

Cmo crear un grfico en

Excel
Lo primero que debes hacer para crear un grfico en Excel es organizar los datos
que deseas trazar. Es decir, acomodar los datos en columnas y filas de manera que
Excel pueda entender la informacin y crear el grfico.

Observa el siguiente ejemplo de datos:

Una vez organizada la informacin debes seleccionar el rango completo para indicar
a Excel que trazar el grfico utilizando como base dicha informacin:

Antes de continuar debo decir que es importante conocer los tipos de grficos en
Excel de manera que puedas tomar la decisin adecuada sobre el grfico a crear.
Crear un grfico en Excel

El siguiente paso para crear un grfico en Excel es ir a la ficha Insertar, y dentro del
grupoGrficos hacer clic en el tipo de grfico que has decidido crear. Para este

ejemplo he decidido crear un grfico de columnas por lo que har clic sobre Columna
y seleccionar la primera de las opciones:

Justo despus de haber seleccionado el grfico que deseas Excel lo incrustar en la

hoja:

Este grfico ha sido creado con las opciones predeterminadas de Excel, pero pronto
aprenderemos a modificarlas y poder agregar caractersticas adicionales al grfico.

Partes de un grfico de
Excel

Un grfico de Excel est formado por diferentes partes que incluyen el rea del
grfico, las series de datos, ejes, leyendas, rtulos del eje, entre otros. El siguiente
grfico muestra laspartes de un grfico de Excel que necesitas conocer:

rea del grfico. Esta es el rea que se encuentra definida por el marco del
grfico y que incluye todas sus partes.

Ttulo del grfico. Texto descriptivo del grfico que se coloca en la parte
superior.

Puntos de datos. Es un smbolo dentro del grfico (barra, rea, punto, lnea)
que representa un solo valor dentro de la hoja de Excel, es decir que su valor
viene de una celda.

Series de datos. Son los puntos de datos relacionados entre s trazados en

un grfico. Cada serie de datos tiene un color exclusivo. Un grfico puede

tener una o ms series de datos a excepcin de los grficos circulares que

solamente pueden tener una serie de datos.

Ejes. Un eje es la lnea que sirve como referencia de medida. El eje Y es

conocido como el eje vertical y generalmente contiene datos. El eje X es
conocido tambin como el eje horizontal y suele contener las categoras del
grfico.

rea de trazado. Es el rea delimitada por los ejes e incluye todas las series
de datos.

Lneas de divisin. Son lneas opcionales que extienden los valores de los
ejes de manera que faciliten su lectura e interpretacin.

Ttulo de eje: Texto descriptivo que se alinea automticamente al eje

correspondiente.

Leyenda. Un cuadro que ayuda a identificar los colores asignados a las series
de datos.

Tipos de grficos en Excel

Elegir entre los diferentes tipos de grficos en Excel para mostrar la informacin
adecuadamente es de suma importancia. Cada tipo de grfico desplegar la
informacin de una manera diferente as que utilizar el grfico adecuado ayudar a
dar la interpretacin correcta a los datos.
Tipos de grficos ms utilizados

Estos son los tipos de grficos ms utilizados en Excel:

Grficos de columna. Este tipo de grfico hace un nfasis especial en las
variaciones de los datos a travs del tiempo. Las categoras de datos aparecern en
el eje horizontal y los valores en el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo
de grfico con los grficos de barra, donde la diferencia principal es que en los
grficos de barra las categoras aparecen en el eje vertical.

Grficos de lnea. Un grfico de lnea muestra las relaciones de los cambios en los
datos en un perodo de tiempo. Este grfico es comparado con los grficos de rea,
pero los grficos de lnea hacen un nfasis especial en las tendencias de los datos
ms que en las cantidades de cambio como lo hacen los grficos de rea.

Grficos circulares. Tambin conocidos como grficos de pie (en ingls) o grficos
de pastel. Estos grficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran
los porcentajes de cada una de las partes respecto al total.

Grficos de Barra. Un grfico de barra hace un nfasis en la comparacin entre

elementos en un perodo de tiempo especfico. Este tipo de grfico incluye cilindros,
conos y pirmides.

Grficos de rea. Los grficos de rea muestran la importancia de los valores a

travs del tiempo. Un grfico de rea es similiar a un grfico de lnea, pero ya que el
rea entre las lneas est relleno, el grfico de rea le da una mayor importancia a la
magnitud de los valores que lo que puede hacer un grfico de lnea.

Grficos XY (Dispersin). Los grficos de dispersin son tiles para mostrar la

relacin entre diferentes puntos de datos. Este tipo de grfico utiliza valores
numricos para ambos ejes en lugar de utilizar categoras en alguno de los ejes
como en los grficos anteriores.

Existen otros tipos de grficos en Excel como los de superficie, anillos, burbuja,
pero los analizaremos en una publicacin posterior. Los grficos presentados el da
de hoy son los tipos de grficos ms utilizados en Excel y pronto aprenders a
obtener el mayor provecho de cada uno de ellos.

Modificar el tipo de grfico

Cuando has insertado un grfico en Excel aparecen tres fichas contextuales en la
cinta de opciones y una de ellas es la Ficha Diseo. Los comandos de esta ficha los
puedes utilizar para modificar el tipo de grfico y tambin su diseo.
En esta ocasin hablaremos un poco sobre el grupo de comandos Tipo que se
encuentra dentro de la Ficha Diseo:

Cambiar el tipo de grfico

Si haces clic sobre el botn Cambiar tipo de grfico se mostrar un cuadro de

dilogo que te permitir elegir un nuevo tipo. Solamente haz clic sobre el cono del
nuevo tipo y acepta los cambios.

Por supuesto, debes tomar en cuenta que cada tipo de grfico puede tener
requerimientos especiales en cuanto a la informacin que puede trazar. Lo ms
comn es hacer un cambio entre el mismo conjunto de tipos, es decir, cambiar de un
grfico de columna agrupada a un grfico de columna agrupada 3D a un grfico de
cilindro agrupado. Pero no hay mejor manera de aprender que haciendo una prueba,
as que no tengas temor de experimentar ya que siempre podrs regresar al tipo de
grfico que tenas inicialmente.
El segundo comando dentro del grupo Tipo es Guardar como plantilla. Este comando
permite guardar las configuraciones de los grficos de manera que puedas utilzarlas
posteriormente. Es una caracterstica de Excel muy til cuando tu trabajo es generar
muchos reportes que utilizan los mismos tipos de grficos una y otra vez.

Agregar un ttulo al grfico

En ocasiones Excel no agrega un ttulo al grfico al momento de crearlo, sin embargo
podemos insertar un ttulo en el grfico an despus de su creacin, solo sigue los
siguientes pasos.

Ttulo de un grfico de Excel

Haz clic en cualquier lugar del rea del grfico que vas a modificar y selecciona el
comandoTtulo del grfico que se encuentra dentro de la ficha Presentacin:

Se muestra la siguiente lista de opciones:

Ninguno. Esta opcin significa que no deseas mostrar ningn ttulo. Tambin
puedes utilizar esta opcin para remover el ttulo existente.

Ttulo superpuesto centrado. Centra el ttulo sobre el grfico y mantiene el

tamao actual.

Encima del grfico. Centra el ttulo sobre el grfico pero hace un espacio en
la parte superior para insertar el ttulo modificando el tamao del grfico.

Una vez que ha seleccionado la opcin adecuada, Excel insertar una caja de texto
con las palabras Ttulo del grfico.

Haz doble clic sobre la caja de texto y cmbialo al ttulo adecuado. De manera
opcional puedes aplicar un formato al ttulo. Haz clic en la opcin de men Ms
opciones del ttulo y Excel mostrar el cuadro de dilogo Formato del ttulo del
grfico:

Haz clic sobre cualquier seccin y elige las opciones de formato que mejor apliquen
al ttulo. Una vez que has terminado debers hacer clic sobre el botn Cerrar.

Agregar etiquetas de datos

a un grfico
Puedes agregar etiquetas de datos a un grfico de Excel para ayudar a identificar los
valores mostradas en cada punto de una serie de datos. Excel permite diferentes
opciones para la colocacin y formato de las etiquetas.

Etiquetas en grficos de Excel

Sigue los siguientes pasos para agregar las etiquetas de datos a tu grfico. Haz clic
sobre cualquier lugar del rea del grfico que deseas modificar y selecciona la ficha
Presentacin y el comando Etiquetas de datos:

El men se muestra con las siguientes opciones:

Ninguna. sta es la opcin predeterminada y significa que no habr etiquetas

de datos en el grfico.

Centro. Coloca las etiquetas de datos en el centro de cada punto de datos.

Extremo interno. Posiciona las etiquetas en el extremo interno superior de

los puntos.

Base interior. Las etiquetas se mostrarn en el extremo interior inferior.

Extremo externo. Coloca las etiquetas por fuera de cada punto.

Selecciona la mejor opcin del men y Excel colocar las etiquetas de inmediato.
Para personalizar an ms las etiquetas haz clic en la opcin de men Ms
opciones de la etiqueta de datos y se mostrar el cuadro de dilogo siguiente:

Puedes configurar a detalle las etiquetas, inclusive puedes especificar que en lugar
del valor la etiqueta muestre el nombre de la serie o de la categora. Una vez que
hallas hecho los cambios apropiados haz clic en el botn Cerrar.
Recuerda que puedes remover fcilmente las etiquetas de datos del grfico con solo
seleccionar la opcin Ninguno del men Etiquetas de datos.

Dar formato a un elemento

de grfico
Al seleccionar un grfico de Excel se muestra la ficha contextual Formato la cual
contiene una gran cantidad de comandos que permiten aplicar un formato a cualquier
parte del grfico. Para poder aplicar el formato debes seleccionar primero la parte del
grfico que deseas modificar.
Seleccionar un elemento de grfico

Mi recomendacin es utilizar la lista desplegable de elementos de grfico que se

encuentra en la ficha Formato dentro del grupo Seleccin actual:

Como puedes observar, esta lista contiene todos y cada uno de los elementos de tu
grfico. Al hacer clic sobre cualquiera de los elementos de la lista se mostrarn unos
controladores de seleccin alrededor del elemento para indicar que ha sido
seleccionado.

Aparte de este mtodo de seleccin a travs de la lista de elementos, tambin

puedes seleccionar cualquier parte de un grfico haciendo clic directamente sobre
dicho elemento lo cual colocar los mismos controladores de seleccin que acabas
de observar.
Dar formato a un elemento de grfico de Excel

Ahora que el elemento ya ha sido seleccionado, puedes hacer cualquier cambio de

formato a travs de los comandos de la ficha Formato y solamente se aplicarn al
elemento recin seleccionado. Para este ejemplo har clic sobre uno de los Estilos
de forma predeterminados:

Al ejecutar el comando Excel aplicar de inmediato el formato correspondiente al

elemento de grfico seleccionado:

Puedes modificar los contornos, el color de relleno, aplicar estilos de WordArt y

algunos efectos de formas. Solamente asegrate de tener seleccionado el elemento
adecuado antes de aplicar el formato. Debes tener cuidado al estar haciendo estos
cambios porque al seleccionar un elemento de grfico lo puedes eliminar fcilmente
con tan solo oprimir la tecla Suprimir.

Cambiar la escala de un eje

Cuando has creado un grfico en Excel la escala del eje vertical no siempre es lo que
esperabas. Si no ests conforme con el formato colocado por Excel al eje vertical,
puedes modificarlo fcilmente.
Modificar escala del eje vertical

Selecciona el grfico que vas a modificar y haz clic en la opcin Eje Vertical de la
lista deElementos de grfico.

De inmediato el eje vertical ser seleccionado en el grfico.

Ahora haz clic sobre el botn Aplicar formato a la seleccin que se encuentra dentro
del grupoSeleccin actual de la ficha Formato:

Se mostrar el cuadro de dilogo Dar formato a eje.

Observa cmo en las opciones del eje se encuentran los valores para Mnima y
Mxima. Con esos valores controlas la escala completa del eje vertical. Para este
ejemplo colocar 3,000 como valor mnimo.

En cuanto aceptas los cambios Excel modifica la escala del eje vertical. Ahora el eje
ya no comenzar en cero si no que comenzar con el nuevo valor especificado:

Agregar lneas verticales a

un grfico
En ocasiones los datos de nuestros grficos se interpretan y visualizan mucho ms
fcilmente si agregamos lneas verticales a la cuadrcula de un grfico. Para
agregar este tipo de lneas sigue los siguientes pasos.
Haz clic sobre el grfico y selecciona el comando Lneas de cuadrcula que se
encuentra en la ficha Presentacin. En las opciones que se muestran
selecciona Lneas verticales de la cuadrcula primarias y observars las
siguientes opciones:

Al seleccionar la opcin Lneas de divisin principales se mostrarn las lneas

verticales correspondientes:

Si seleccionas la opcin Lneas de divisin secundarias obtendrs el siguiente

resultado:

Si observas con cuidado notars que existe una lnea secundara en el mismo lugar
donde se trazara una lnea de divisin principal. Si seleccionas la opcin Lneas de
divisin principales y secundarias no se agregarn lneas adicionales a las lneas
secundarias si no que se trazarn las lneas primarias sobre las secundarias y
notars una diferencia de color entre ambas. Las lneas principales son de un color
ms oscuro que las lneas secundarias.

Esquinas redondeadas en
grficos
Al momento de crear un grfico en Excel se mostrar un borde alrededor del mismo
con las esquinas en ngulo recto. En esta ocasin mostrar como hacer
para redondear las esquinas de un grfico de Excel.
Un grfico recin creado tiene un borde y esquinas como las siguientes.

Para cambiar las esquinas rectas por unas esquinas redondeadas sigue estos
pasos. Haz clic derecho sobre la grfica y selecciona la opcin Formato del rea del
grfico:

Redondear las esquinas de un grfico de Excel

De inmediato se mostrar el cuadro de dilogo Formato del rea del grfico.

Asegrate de ir a la seccin Estilos de borde y marca la caja de seleccin Esquinas
redondeadas:

Posteriormente cierra el cuadro de dilgo y podrs observar las esquinas

redondeadas del grfico:

Alinear grficos
Cuando tienes mltiples grficos en una hoja de Excel podra ser importante
alinearlos para tener una mejor visualizacin. Si intentas mover cada grfico de
manera individual podras no tener los resultados esperados, es por eso que te
recomiendo tomar la siguiente accin.

Alinear grficos de Excel

Selecciona todos los grficos que deseas alinear. Puedes oprimiar la tecla CTRL e ir
haciendo clic sobre cada grfico para tener una seleccin mltiple:

Una vez seleccionados los grficos debemos ir al comando Alinear que puedes
encontrar en dos lugares:

En la ficha Diseo de pgina, dentro del grupo Organizar.

En la ficha contextual Formato, dentro del grupo Organizar.

Al hacer clic sobre este comando observars todas las opciones de alineacin
posibles para tus grficos:

Para este ejemplo seleccionar Alinear a la derecha y el resultado ser el siguiente:

De igual manera con el comando Alinear puedes distribuir los grficos horizontal o
verticalmente.

Cmo imprimir un grfico

Imprimir un grfico en Excel es muy sencillo, pero el mtodo que vayas a elegir
depender de acuerdo a lo que necesites. Puedes imprimir un grfico junto con los
datos de la hoja de Excel o sin ellos.
Cmo imprimir un grfico en Excel 2010

Para imprimir un grfico junto con los datos de la hoja de Excel realmente no tienes
que hacer nada ms que imprimir la hoja de Excel. Es decir, seleccionar la opcin
Imprimir de la vista Backstage (Ficha Archivo) y enviar a imprimir el documento.

Sin embargo, si quieres imprimir solamente el grfico sin los datos de la hoja de
Excel, entonces primero debes hacer clic sobre el grfico que vas a imprimir y una
vez que est seleccionado puedes ir de nuevo a la opcin Imprimir en la vista
Backstage.

Observa como ahora la opcin de Configuracin indica Imprimir el grfico

seleccionado. Si envas a imprimir con esta opcin obtendrs una impresin que
contendr solamente el grfico seleccionado.

Plantillas de grficos
Una caracterstica poco utilizada al graficar en Excel son las plantillas. Una plantilla
de grficoste permite guardar rpidamente las configuraciones de un grfico y
volverlas a aplicar cuando lo creas conveniente.
Plantillas de grficos en Excel

Las plantillas de grficos en Excel son archivos .crtx los cuales guardan
informacin sobre la configuracin de los ejes, las propiedades de relleno de los
elementos, su posicin dentro de la grfica, etc. Las plantillas no guardan datos del
usuario, solamente guardan informacin sobre el formato y el diseo. Supongamos
que despus de pensar en el diseo de tu grfico finalmente llegas a un resultado
como el siguiente:

Para guardar este grfico como plantilla debes seleccionarlo e ir a la

ficha Diseo que se encontrar bajo el men contextual Herramientas de grficos y
posteriormente hacer clic sobre el comando Guardar como plantilla.

De inmediato aparecer el cuadro de dilogo Guardar plantilla de grficos y debers

especificar un nombre para tu plantilla y finalmente hacer clic en Guardar.

Utilizar una plantilla de grficos en Excel

Para poder utilizar la plantilla de grficos en Excel debes seleccionar los datos
sobre los cuales se basar el nuevo grfico.

En seguida debes hacer clic sobre la ficha Insertar y abrir el cuadro de

dilogo Insertar grfico. Para abrir este cuadro de dilogo debes hacer clic sobre el
cono que se encuentra en la parte inferior derecha del grupo Grficos.

En el cuadro de dilogo Insertar grfico debes seleccionar la carpeta Plantillas y

elegir la plantilla que acabamos de crear. Finalmente debes hacer clic en Aceptar
para crear el nuevo grfico basado en tu plantilla.

De inmediato Excel mostrar un grfico con las mismas caracteristicas y diseo que
el grfico creado previamente.

Ahora ya tienes un grfico similar, slo debers personalizar el ttulo de la grfica,

porque recuerda que las plantillas no guardan datos que el usuario haya especificado
en el grfico que se utiliz como base.
Cuado tengas que crear grficos que son muy complejos en su diseo y formato no
olvides tomar ventaja de las plantillas de grficos en Excel. Esto te ahorrar tiempo
y te permitir generar grficos con un formato y diseo consistentes en todos tus
reportes.

Grfico de mximos y
mnimos
Es muy fcil crear un grfico de mximos y mnimos en Excel. La creacin se basa
en un grfico de rea con algunas modificaciones para dejar en claro la banda de
mximos y mnimos dentro del grfico. En primer lugar debes preparar tus datos de
la siguiente manera:

Mximos y mnimos con grfico de rea

Es importante obtener el promedio de los datos para que posteriormente podamos

trazar una lnea que los distinga. Selecciona la tabla con los datos listos e inserta
un grfico de rea:

El nuevo grfico se vera como el siguiente:

Debemos cambiar el orden de las series. Haz clic en el comando Seleccionar

datos de la ficha Diseo:

Se mostrar el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos:

Mueve la serie Promedio para dejarla debajo de Mximo. Ahora remueve la leyenda
del grfico y tambin los ejes horizontales. Lo cual nos dejar un grfico como el
siguiente:

Ocultar la serie Mnimo

Ahora haremos que el color de relleno de la serie Mnimo sea blanco. Para eso
debes hacer clic derecho sobre el rea de la serie Mnimo y seleccionar la
opcin Dar formato a serie de datos. Eso mostrar el cuadro de dilogo Formato de
serie de datos, y en la seccin Relleno selecciona la opcin Relleno slido y el color
blanco.

En este momento tendrs un grfico como el siguiente:

El grfico de mximos y mnimos

Para tener nuestro grfico de mximos y mnimos iguala los colores de relleno de
las seriesMximo y Promedio, pero toma una consideracin especial con esta ltima,
para la serie Promedio agrega un borde de lnea slida.

Finalmente el grfico de mximos y mnimos se ver de la siguiente manera:

Grficos combinados en
Excel
Un grfico combinado en Excel se refiere a combinar dos tipos diferentes de
grfico para hacer uno solo. Una combinacin muy popular es la de un grfico de
columnas y otro grafico de lnea como el siguiente:

Crear un grfico combinado en Excel

Hacer un grfico combinado es muy sencillo y en este ocasin te mostrar cmo

hacerlo. Para este ejemplo utilizar la siguiente informacin:

Selecciona toda la informacin e inserta un grfico de columna:

Ahora debes hacer clic derecho sobre la serie de datos que convertiremos a lnea,
que en este caso es la serie Ganancia:

Selecciona la opcin Cambiar tipo de grfico de series y se mostrar el cuadro de

dilogo Cambiar tipo de grfico

Selecciona el tipo de grfico Lnea con marcadores y haz clic en Aceptar. El grfico
combinadoaparecer en pantalla:

Finalmente puedes agregar un ttulo al grfico y para ello debes selecciona el

comando Ttulo del grfico que se encuentra en el grupo Etiquetas de la ficha
Presentacin:

Mostrar un mensaje al
seleccionar una celda en
Excel
En ocasiones deseamos mostrar un mensaje al seleccionar una celda en
Excel de manera que el usuario tenga ms informacin sobre el tipo de dato que
esperamos que sea ingresado o simplemente queremos dar un mensaje informativo
y para ello podemos utilizar la opcin de mensaje de entrada de Excel.
Uso de comentarios como mensajes

Es comn hacer uso de los comentarios de Excel para mostrar un mensaje en una
celda. El comentario se mostrar con solo colocar el cursor del ratn sobre la celda.

Una ventaja de utilizar este mtodo es que la celda tendr una pequea flecha roja
en la esquina superior derecha indicando que existe un comentario sobre dicha
celda. Sin embargo, qu pasara si tenemos muchas celdas con un comentario? En
ese caso se volver complicado trabajar con nuestra hoja de Excel porque cada vez
que movamos el cursor de Excel se mostrar un nuevo comentario.
El mensaje de entrada en Excel

Si no deseas que el mensaje se muestre al pasar el cursor sobre una celda sino que
prefieres que el mensaje se muestre solamente cuando se hace clic sobre ella,
entonces puedes utilizar elmensaje de entrada de Excel.
Para utilizar este tipo de mensajes debes seleccionar la celda que tendr el mensaje
e ir a la ficha Datos y pulsar el botn Validacin de datos. Dentro del cuadro de
dilogo Validacin de datos debes ir a la seccin Mensaje de entrada:

En la caja de texto Ttulo colocaremos el ttulo de nuestro mensaje el cual ser

mostrado en negritas. En la caja de texto Mensaje de entrada colocaremos nuestro
mensaje. Debes asegurarte de marcar la caja de seleccin Mostrar mensaje de
entrada al seleccionar la celda.
Al pulsar el botn Aceptar se crear el mensaje de entrada asociado a la celda el
cual se mostrar solamente cuando se seleccione dicha celda: