Manual Aplicación COI 7.0

INTECH-DIVISIN
ASPEL
ASPEL-COI
VERSION 7.0.1
MANUAL DE SISTEMA DE
CONTABILIDAD INTEGRAL.
Soporte Tcnico InTech-Divisin ASPEL
Sistema de Contabilidad Integral.
AS
PE
LCO
I
NI
VE
L

1.
INTRODUCCIN
1.1
Definicin
1.2
Objetivo del Curso
2.
INICIO DE OPERACIONES
2.1
Definicin
2.2
Abrir empresa
2.3
Instalacin de la Base de Datos
2.4
Cambio de perodo
2.5
Cerrar Empresa
2.6
Salir
2.7
Barra de herramientas
2.8
Teclas de Acceso rpido
2.9
Operaciones de Aplicacin General
2.10
Calculadora
2.11
Uso de la ayuda del sistema
3.
CATLOGOS
3.1
Definicin
3.2
Catlogo de departamentos
3.3
Catlogo de monedas
3.3.1
3.4
Histrico de tipos de cambio
Catlogo de cuentas
3.4.1
Agregar o modificar cuentas
3.5
Catlogo de cuentas departamentales
3.6
Operaciones con cuentas

3.6.1
Asignacin
de
cuentas
departamentales
3.6.2
Asignacin de naturaleza de
cuentas
3.7
Asociacin de cuentas

3.8
Catlogo de tipos de plizas
3.9
Catlogo de conceptos de plizas
3.10 Catlogo de plizas

3.10.1
Alta / Modificacin de plizas
3.10.2
Barra de herramientas en el Alta de plizas
3.10.3
Operaciones con plizas
3.10.4
Copiar y Pegar Plizas
3.10.5
Documentos asociados
3.10.6
Plizas modelo y plizas modelo inteligentes
3.11 Catlogo de tipos de activos

3.12 Catlogo de Activos
3.13 Tabla de I.N.P.C.
4.
CONSULTAS
4.1
Consulta de catlogo de cuentas
4.2
Consulta de plizas
4.3
Consulta de balanza de comprobacin
4.4
Consulta de balanza de comprobacin con departamentos
4.5
Consulta de auxiliares
4.6
Consulta de catlogos de activos
4.7
Consulta y validacin de CFDIs y documentos asociados
5.
PROCESOS
5.1
Administrador de periodos
5.1.1
Crear nuevos periodos
5.1.2
Eliminacin de perodos
5.1.3
Traspaso de saldos
5.1.4
Auditar / Desauditar perodo
5.1.5
Directorio de trabajo
5.2
Borrado de Movimientos
5.3
Contabilizacin

5.4
Consolidacin
5.5
Balanza anual
5.6
Pliza de ajuste cambiario
5.7
Pliza de cierre
5.8
Integracin de plizas
6.
CONTABILIDAD ELECTRNICA
6.1
Definicin
6.2
Configuracin y definicin de datos

6.2.1
Datos fiscales de proveedores y terceros
6.2.2
Configuracin de catlogos
6.2.3
Captura de asientos contables
6.2.4
Generacin de XML
7.
EMISIN DE REPORTES
7.1
Generales
7.2
Especificar Impresora
7.3
Emisin de Reportes
7.4
Reporte de catlogo de cuentas
7.5
Reporte de seguimiento de presupuestos
7.6
Reporte Emisin de Plizas
7.7
Reporte Balanza de Comprobacin
7.8
Reporte Diario General
7.9
Reporte de Auxiliares
7.10 Reporte de Catlogo de Activos Fijos

7.11 Reporte de Inventario de Activos Fijos
7.12 Reportes Financieros
7.12.1
Balance General
7.12.2 Estado de Resultados

7.12.3
Libro Mayor
7.13 Reportes del Usuario

8.
UTILERIAS
8.1
Respaldo de archivos
8.1.1
Generacin de respaldo
8.1.2
Reinstalacin de respaldo
ASPEL-COI NIVEL BSICO

OBJETIVO
Al trmino de este curso el usuario tendr los conocimientos necesarios
para realizar la captura, modificacin y eliminacin de los datos en los
catlogos del sistema, asimismo, conocer las herramientas disponibles
para extraer la informacin contable que requiera, como reportes de
Plizas,
Estados
de
resultados
Balance
general,
entre
otros,
permitiendo as el trabajo con el sistema y la automatizacin de su

registro
contable.
Tambin se revisarn los procesos ms importantes para el manejo de la

informacin como el manejo de plizas y periodos.
Es importante mencionar que el curso est dividido en 3 niveles: Bsico,
Intermedio y Avanzado, en el nivel Intermedio se le dar continuidad a
esta primera parte, en la que el participante obtendr ms herramientas
para explotar el sistema y la informacin en l almacenada, por lo que
algunos temas se analizarn con mayor detenimiento en los cursos
Intermedio y Avanzado.

1.
INTRODUCCIN
1.1
Definicin
ASPEL-COI 7.0 procesa, integra y mantiene actualizada la informacin

contable y fiscal de la empresa en forma segura y confiable, para ello, el
sistema
organiza
la
informacin
en
catlogos,
los
cuales
son
bsicamente cuentas, cuentas departamentales, rubros de cuentas,

departamentos, centros de costos, proyectos, plizas, conceptos de
plizas, tipos de plizas, activos, monedas y tipos de activo por
empresa.
El sistema ofrece varios catlogos de cuentas predefinidos, los cuales se
adaptan a los giros ms comunes, no obstante, para disear el catlogo
de cuentas que se adapte a las necesidades especficas de la empresa
se permite su modificacin, teniendo la opcin de comenzar con un
catlogo completamente diferente o importar el catalogo desde Excel.
Tambin permite a las empresas mantener su contabilidad al da y a la
vanguardia tecnolgica, ya que es posible generar la Declaracin
Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT) permitiendo la mxima
explotacin de la informacin de forma muy sencilla, tomando en
consideracin las reformas fiscales vigentes.
En esta versin, se agrega un nuevo catlogo que permite manejar
presupuestos anuales, mensuales y acumulados a las cuentas. En este
catlogo se podrn dar de alta los presupuestos, aunque tambin es
posible cargarlos desde una hoja de clculo. Adems, es posible
modificar el presupuesto actual del periodo, tambin se podr consultar
y realizar algunas funcionalidades que proporciona la consulta del
periodo, tambin se podr consultar y realizar algunas funcionalidades
que proporciona la consulta y por ltimo, dichos Presupuestos podrn
aplicarse a las cuentas departamentales.

Tambin se cuenta con dos mdulos para clasificar la informacin de una
manera mejorada para la empresa:
Centros de Costos: Este catlogo contiene los centros de costos de
la empresa y se podrn asignar a las cuentas para una mejor
clasificacin de la informacin.
Proyectos: Con esta opcin es posible conocer todos los proyectos
que hay en el sistema y as poder asignar a los movimientos de
cuentas en plizas el proyecto al que pertenezcan.
ASPEL-COI asegura la informacin almacenada y generada en el
sistema sea integra en cualquier momento, proporciona adems
diversas utileras con las que se le puede dar mantenimiento
peridicamente.
Los reportes financieros ms importantes como son: Balanza de
comprobacin, Balance General, Estado de Resultados, Auxiliares,
Libros mayor y Diario general, podrn ser generados fcilmente a
partir de la informacin contable capturada.
A partir de la informacin de activos capturada se podrn generar los
reportes de depreciacin, entre los que destacan: Depreciacin
contable, con valores actualizados anuales (deduccin fiscal sobre el
ttulo II de la Ley de Impuestos sobre la Renta), impuesto a los activos
fijos, deduccin y proyeccin de depreciacin.
Proporciona facilidades para el completo aprovechamiento de la
informacin que genera incluso en otras aplicaciones, tal es el caso
de la mejorada y dinmica interface que se tiene con Microsoft Excel,
en cuya barra de herramientas se agregan varios botones que
permiten acceder en cualquier momento a la informacin de ASPEL-

COI, evitando as la doble captura y facilitando la elaboracin de
declaraciones fiscales de la empresa.
Para una administracin integral y eficiente, ASPEL-COI mantiene
interface con los dems sistemas de la lnea: ASPEL-BANCO, ASPELCAJA, ASPEL-NOI Y ASPEL-SAE, concentrando fcil y eficazmente toda
la informacin contable de la empresa.
1.2
Objetivo del Curso
Al termino de este curso el participante tendr los conocimientos

necesarios para realizar la configuracin, captura, modificacion ye
liminacion de los datos en los catalogos del sistema, asimismo, conocera
las herramientas disponibles para extraer la informacin contable que
requiere, como reportes de Polizas, Estados de resultados y Balance
genral, entre otros, permitiendo asi el trabajo con el sistema y la
automatizacin de su registro contable.
Conocer tambin el manejo del DIOT (Declaracin Informativa de
Operaciones con Terceros) e IETU (Impuesto Empresarial a Tasa nica)
dentro de ASPEL-COI 6.0, adems de los diferentes reportes financieros y
consultas que presenta el sistema para una mejor interpretacin de la
informacin.
Es
importante mencionar que el curso est dividido en 2 niveles:
Propedutico y Certificacin, en el nivel Certificacin se le dar la

continuidad a esta primera parte, el participante obtendr ms
herramientas
para
explotar
el
sistema
la
informacin
en
el
almacenada, por lo que algunos temas se analizaran con mayor

determinacin en el Curso Certificacin.

2.
INICIO DE OPERACIONES.
2.1
Definicin.
Para empezar a trabajar se deber ejecutar el programa COIWIN.EXE y

se puede hacer de diferentes maneras:
A travs del acceso directo que se encuentra en el
escritorio.
Mediante el explorador de Windows o Mi PC buscando la
carpeta donde fue instalado el sistema.
Desde la opcin Inicio/Ejecutar.
Mediante el icono creado en el grupo de programas.
2.2
Abrir empresa.
Ruta de Acceso:
Al iniciar una sesin con el sistema.
Men Archivo, Abrir empresa.
Desde la barra de herramientas con
el botn.
Manejo:
Cmo funciona el proceso: Cuando es la primera vez que
accedes al sistema, se mostrarn varias ventanas antes de la
ventana de Abrir empresa. Para accesos posteriores, tambin
depender de los procesos pendientes por realizar, como podemos
citar la activacin del sistema la configuracin de la empresa,
entre otros.
Para acceder al sistema: Si es la primera vez que accedes al
sistema, en el campo "Usuario" se sugerir el nombre del usuario
"Administrador" y ste por omisin tiene definida la clave
"Aspel1", por lo que para acceder al sistema anota la clave de
acceso temporal "Aspel1" o teclea F8. Posteriormente, por
seguridad te recomendamos cambiar esta clave de acceso desde
el mdulo de perfiles del usuario por una que slo el administrador
conozca. Recuerda que esta clave ser la nica que puede
modificar los perfiles del usuario y es aquella que te dar acceso

total al sistema, sin restriccin de ningn tipo, por lo que slo debe
ser conocida por el responsable de la instalacin, manejo y
administracin del programa o empresa, esta clave se conoce
como clave maestra de acceso al sistema

2.3
Instalacin
de
la
Base
de
Datos/Asistente
para
la
configuracin de ASPEL-COI 7.0.

Ruta de Acceso:
Al instalar el sistema y no tener una base de datos por omisin.
Qu es: El objetivo de este asistente es ayudarte a configurar
fcilmente
tu
empresa,
definiendo
ciertos
parmetros
que
son
indispensables para empezar a trabajar con el sistema ASPEL-COI. Si

eres usuario de ASPEL-COI de otras versiones (5.x y 6.0) el sistema te
permitir traducir la informacin que tenas registrada en dicho sistema.
En trminos generales mediante el asistente podrs:
Configurar los datos de tu empresa.
Si eres usuario de otras versiones podrs, importar y/o traducir los
parmetros de la empresa, datos de la misma y los perfiles de
usuarios.
Definir los parmetros de tu empresa, dar de alta a los usuarios,
as como definir sus perfiles (opciones a las que tendrn acceso).
Crear tu base de datos.
Manejo:
Cmo funciona el proceso: El asistente se presentar cada vez
que accedas al sistema y mientras trabajes con la base de datos
Ejemplos y una vez utilizado para crear o configurar la base de
datos de la primer empresa, para la creacin de la base de datos
de las dems empresas debers acceder a l posteriormente
desde el Men Configuracin / Agregar empresa. Este
asistente tambin se desplegar al abrir la empresa y est por
alguna razn no tenga asociado un alias o conexin, para este
caso debers usar la opcin "Conectarse a una base de datos
existente". El asistente podr ser cancelado en cualquier

momento sin que esto afecte la configuracin de la empresa, ya
que podrs realizarla posteriormente sin ningn problema. Solo
debers tomar en cuenta, que una vez iniciado el proceso el alias
asociado a la empresa se crear de manera automtica, pero eso
no significa que posteriormente no puedas reanudar el proceso
desde el asistente. Al acceder al asistente debers seguir los
siguientes pasos:
Paso 1.- El asistente te desplegar una pantalla de
Bienvenida.
Paso2.- Selecciona la opcin que requieras.
Crear una nueva base de datos: El asistente crear una nueva

base de datos.
Qu es: Este proceso permite crear una base de datos nueva para la
empresa en la cual ests trabajando.
Traducir de una versin anterior: Con lo generado en una

versin anterior, el asistente traducir los datos para trabajar en
ASPEL-COI 7.0.
Qu es: El objetivo de este asistente, es ayudarte a traducir la
informacin contable definida en versiones anteriores (Aspel - COI 5.0,
5.5, 5.6, 5.7 y 6.0) para que esta pueda ser leda por la versin 7.0. Te
recomendamos
que
ejecutes
este
proceso
antes
de
capturar
movimientos, para que no se sobrescriba la informacin anteriormente

capturada. Podrs traducir los archivos de datos, los parmetros del
sistema y los perfiles del usuario.

Conectarse
una
base de datos
existente:
Si
tienes una base

de
datos
ya
existente
diferente a la de
Ejemplos,
selecciona
el
alias
o conexin de la
base
de datos.
Conectarse a la
base
de
datos
Ejemplos:
En
esta
opcin
trabajars
directamente con la base de datos que el sistema ofrece por

omisin.
Observacin: Todos los pasos del asistente tienen como finalidad
ayudarte a definir todo lo necesario para que el sistema trabaje de
acuerdo a los requerimientos de tu empresa, pero si te faltara definir
algn punto, o tienes dudas, no te preocupes; posteriormente dentro del
sistema podrs definir la informacin que te haga falta; en cada seccin
del ayuda que habla del asistente se te indicar donde puedes consultar
y modificar el campo en cuestin.
2.4
Cambio de perodo/Administrador de periodos.
Ruta de Acceso:
Men Archivo, Administrador de periodos.
Desde la Barra de herramientas, con el botn.
Qu es: En este mdulo se encuentran los periodos dados de alta en la
empresa.

2.5
Cerrar Empresa
Ruta
de
Acceso:
Men Archivo, Cerrar empresa.
Desde la Barra de herramientas, con
el botn.
Qu es: Esta opcin sirve para terminar el trabajo con la empresa activa
y poder abrir otra empresa. Al cerrar la empresa, no cierras el sistema.
Observaciones: Al cambiarte a otra empresa, los procesos que realices
se aplicarn exclusivamente a la contabilidad de la empresa que
elegiste. Recuerda que es necesario que las empresas con las que
laboras, estn Registradas dentro del sistema o las tengas dadas de
alta para poder acceder a estas.
2.6
Salir.
Ruta de Acceso:
Men Archivo, Salir.
el botn.

Qu es: Esta opcin te permite terminar definitivamente la sesin del
sistema.

2.7
Barra de herramientas.
Ruta de Acceso:
Men Configuracin, Preferencias, Barra de herramientas.
Colocar el cursor del ratn sobre la Barra de herramientas, oprimir
el botn derecho del ratn y elegir la opcin Personalizar.
Qu es: Es un conjunto de botones, que se encuentran agrupados en la
parte superior de las ventanas. Su objetivo es ejecutar de inmediato las
opciones ms importantes. Cada botn cuenta con una imagen, una
leyenda, y opcionalmente una etiqueta; las cuales en diferente forma
indican el funcionamiento del botn. Las barras de herramientas
permiten organizar las opciones del sistema de forma que se puedan
encontrar y utilizar rpidamente. Se pueden personalizar fcilmente, por
ejemplo, se pueden agregar y quitar mens o botones, crear barras de
herramientas personalizadas, las puedes ocultar, mostrar y mover.
Botones.
Nuevo
Te permite agregar un botn a la barra de
herramientas.
Renombrar
Permite cambiar el nombre de la barra de
herramientas.
Borrar
Elimina la barra de herramientas.
Reiniciar
Restablece a su estado original la barra de
herramientas
Manejo.
Cmo
funciona
Para desplegar la ventana despliega el men contextual, ubicando el

cursor del ratn sobre la barra de herramientas, despus oprime el
botn derecho del ratn y selecciona la opcin Personalizar. Para aadir
un botn a la barra de herramientas oprime con el botn izquierdo de tu
ratn la pestaa "Comandos".
Procedimiento para agregar botones a la barra actual

el
proceso
Elige el botn que requieras de la barra de comandos

disponibles.
Arrastra el botn hacia la barra de herramientas, ubicando el
botn en la posicin que lo deseas colocar.
Procedimiento para quitar botones de la barra actual
1. Elige de la barra de herramientas, el botn que no utilizas con
frecuencia o que no requieres visualizar.
2. Arrastra el botn hacia la ventana Personalizar mens de AspelCOI
Observaciones: El sistema asigna en forma predeterminada la funcin

de cada botn, por lo que no ser posible modificarla.
2.8
Teclas de Acceso rpido.
Qu es: Son las combinaciones de teclas que te ayudarn a obtener un

acceso ms rpido a los catlogos del sistema, o a realizar alguna
funcin especfica, sin necesidad de buscar en la barra de men la
funcin deseada. Para identificar las teclas de acceso rpido observa a
detalle la barra de men y encontrars una letra subrayada en cada una
de las opciones del men.
Manejo, cmo funciona el proceso.
Existen dos tipos de teclas de acceso rpido:
1. Las que se indican con una letra subrayada en cada uno de los
textos que se encuentran en la barra de men, si es una opcin
del men principal sta debe ser activada con la combinacin de
teclas: Alt + "la letra subrayada". "
Nota: Recuerda que para ver las teclas de acceso rpido en Windows
2000 y XP, debes presionar la tecla Alt para que puedas visualizar los
textos con una letra subrayada, las cuales te indican las teclas de
acceso rpido.

Ejemplo: Edicin" como se puede observar la letra "E" se encuentra
subrayada, esto indica que es una tecla de acceso rpido, y sta puede
ser activada mediante la combinacin de ALT + E, junto con la tecla de
acceso de la opcin a la que deseas acceder (ALT + E + t). Si la opcin a
la que deseas acceder se encuentra dentro de un submen, slo es
necesario presionar en orden todas las teclas subrayadas hasta
desplegar la opcin deseada.
2. Tambin existen teclas de acceso rpido que se presentan frente a

las opciones que se despliegan al momento de seleccionar alguna

de las funciones de la barra de men, las cuales te indican las
teclas que se deben de presionar.
Ejemplo: En el men Edicin se encuentra la opcin Copiar frente a la
cual se encuentra el texto "Ctrl + C", lo que indica que si presionas la
combinacin de teclas CTRL + C, se realizar o ejecutar la opcin de
copiado.

3. En las ventanas de captura tambin existen teclas de acceso
rpido y su funcin es poder cambiar de campo para agilizar la
captura, mediante la combinacin de la tecla Alt + "la letra
subrayada".
4. Otro tipo de teclas son con las que cuentan los botones de las
ventanas, el cual puedes activar mediante la combinacin de la
tecla Alt + "la letra subrayada".
Ejemplo: En la ventana de Agregar activos, se puede observar que la
letra "A" del botn Aceptar se encuentra subrayada, esto indica que es

una tecla de acceso rpido, y te permite activar este botn, mediante la
combinacin de Alt + A.
2.9
Operaciones de Aplicacin General.

2.10 Calculadora
Ruta de Acceso:
Men Utileras, Calculadora.
Desde la Barra de herramientas principal, con el botn.
Qu es: Esta opcin te permite acceder a la aplicacin Calculadora sin
tener
que
salir
del sistema.
2.11 Uso de la ayuda del sistema/Caractersticas de ASPEL-COI

Ruta de Acceso:
Men Ayuda, tecla F1
Icono
El sistema cuenta con archivos de ayuda los cuales nos pueden auxiliar
en cualquier momento que se tenga alguna duda sobre el manejo del
sistema esta aplicacin funciona de la siguiente manera.

3.
CATLOGOS
3.1
Definicin
El sistema ASPEL-COI cuenta con diversos mdulos los cuales permiten

capturar la informacin necesaria para llevar el control de los procesos
contables, a dichos mdulos tambin se les denomina catlogos. En los
catlogos se almacena informacin con caractersticas particulares, la
cual puede ser consultada en cualquier momento y se utiliza para la
generacin de los reportes necesarios de la empresa.
Los catlogos que maneja el sistema son los siguientes:
Catlogo de Departamentos.
Catlogo de Centros de Costos.
Catlogo de Proyectos.
Catlogo de Monedas.
Catlogo de Cuentas.
Catlogo de Cuentas Departamentales.
Catlogo de Rubros.
Catlogo de Conceptos de Plizas.
Catlogo de Plizas.
Catlogo de Tipo de Activos.
Catlogo de Activos.
Tabla de I.N.P.C

3.2
Catlogo de departamentos
3.3
Catlogo de monedas
3.3.1
3.4
Histrico de tipos de cambio
Catlogo de cuentas
3.4.1
Agregar o modificar cuentas

3.5
Catlogo de cuentas departamentales/Opciones para el
catlogo de cuentas departamentales
3.5.1. Agregar cuentas departamentales.

Ruta de Acceso
Men Archivo, Catlogo de cuentas departamentales/ Men Edicin,
agregar o Alt +Ins.
Men Archivo, Catlogo de cuentas departamentales, con el botn.
Posicionndote
sobre
la
ventana
de
catlogo
de
cuentas
departamentales, Men contextual (botn derecho del ratn),

Agregar.
Qu es: Las cuentas departamentales son aquellas cuentas a las que
estarn asociadas a los departamentos con que cuenta la empresa. Slo
podrs asociar cuentas de detalle a los departamentos.
Manejo
Parmetros de configuracin que afectan.
Manejo de departamentos: Con este parmetro se habilita en el
men Archivo, la opcin Catlogo de cuentas departamentales que

te permitir dar de alta cuentas como cuenta departamental en el
sistema.
Cmo funciona el proceso: Indica la cuenta a la que se le va a asignar
el departamento y luego selecciona el departamento para asignar.
Nota: En caso de indicar una cuenta que no se encuentra en el
catlogo, el sistema te pedir que la desde alta, para esto el sistema
mostrar la ventana de alta de cuenta para realizar este proceso.
De dnde viene la informacin.
Catlogo de departamentos: El catlogo de departamentos es
esencial para poder designar un departamento a una cuenta
indicada, debers dar de alta los departamentos que vas a manejar
en tu contabilidad.
Catlogo de cuentas: Para poder dar de alta las cuentas
departamentales, primero debes dar de alta las cuentas que vas a
utilizar, en caso de no existir, el sistema te pedir que las des de
alta.
A
dnde
va
la
informacin:
La
informacin
de
las
cuentas
departamentales, sirve para generar reportes, as como plizas y otros

procesos en donde se necesite desplegar informacin del catlogo.
Campos de este proceso
No. de cuenta: Selecciona la cuenta a la que le asociars el
departamento, aydate de la tecla o con F2 para que
despliegue el catlogo de las cuentas.
Departamento: Selecciona el departamento con que asociars la
cuenta, aydate del botn
o la tecla de funcin F2 para que
despliegue el catlogo de los departamentos.

Saldo inicial: Captura el saldo inicial de la cuenta departamental;
toma en cuenta que el saldo inicial de tu cuenta departamental es el

saldo final de la cuenta en el catlogo, es decir, el saldo final es igual
a la sumatoria de todos los saldos de tus cuentas departamentales
que pertenezcan a la misma.
Dicho campo estar habilitado si se tiene activo el Parmetro del
sistema "Captura del saldo inicial".
Moneda Contable: Indica el saldo inicial en moneda contable. Si la
cuenta en donde se asociar el departamento est en moneda
extranjera, se escribir el saldo inicial en moneda contable y
automticamente, al darle Enter o TAB se realizar la conversin en
moneda extranjera, aydate del botn o la tecla de funcin F2 para
que despliegue la calculadora. Si la cuenta se encuentra en moneda
base en el campo moneda extranjera no se realizar la conversin.
Moneda extranjera: Indica el saldo en moneda extranjera de la
cuenta departamental, en Dicho campo la conversin se realizar al
momento
de
captura
la
aydate del botn o la tecla
cantidad en moneda contable,

de
funcin
F2
para
que
despliegue la calculadora.

3.5.2. Modificar cuentas departamentales.
Ruta de Acceso:
Modificar o con el botn

o Alt+BkSp.
Posicionndote sobre la sobre la ventana del catlogo de cuentas
departamentales/ Men contextual (botn derecho del ratn),
Modificar.
Qu es: En este proceso podrs consultar los datos de las cuentas
departamentales y modificar el saldo tanto en moneda contable como
en moneda extranjera de la cuenta departamental siempre y cuando sea
el primer periodo de tu contabilidad.
Manejo
Cmo funciona el proceso: Por seguridad en el sistema, slo podrs
modificar el saldo de una cuenta departamental, siempre y cuando sea
el primer mes de la contabilidad, con el fin de que no existan
inconsistencias en el sistema.
Repercusiones: Debes tomar en cuenta que al modificar un saldo de tu
cuenta departamental, la cuenta de mayor ver afectado su saldo final.

3.5.3. Eliminar cuentas departamentales.
Ruta de Acceso:
Eliminar o con el botn o Alt + Del.
Posicionndote sobre la ventana del catlogo de cuentas
departamentales, Men contextual (botn derecho del ratn)/

Eliminar
Qu es: Con este proceso eliminars las cuentas departamentales que
diste de alta en la empresa, debes tomar en cuenta que al eliminarlas
tendrs una pliza con movimientos de una cuenta que ya no existe.
Manejo
Que debes verificar primero: Para poder dar de baja una cuenta y
evitar que se descuadre tu contabilidad, es necesario que se
cumplan algunas condiciones:
No podrs eliminar cuentas departamentales si en la cuenta
tiene saldos y/o movimientos.
Debes tener en cuenta que la cuenta departamental se integra
a varios departamentos, por lo que para eliminar la cuenta
deber eliminarse en todos los departamentos.
Cmo funciona el proceso: Colcate sobre el registro de la cuenta
a
eliminar,
Eliminar
del
para
eliminarla da clic al botn o con la opcin
men
contextual, aparecer el detalle de la
cuenta y al darle clic al botn Aceptar se eliminar la cuenta; en caso

de no querer eliminar la cuenta, haz clic al botn Cancelar o cierra la
ventana de detalle de la cuenta.
Repercusiones.
El dar de baja cuentas en el catlogo, causa inconsistencias en la
informacin, por lo que se recomienda realizar las bajas del
catlogo slo una vez al ao, al iniciar un nuevo ejercicio.
Si la cuenta tiene saldo, no podrs eliminarla.

Otros/Complementarios. Tambin desde el catlogo de cuentas
puedes eliminar una cuenta departamental:
1. Elimina la cuenta departamental del
catlogo
de
cuentas
departamentales.
2. En el catlogo de cuentas debers Inhabilitar el campo Es
departamental
3. Elimina la cuenta con el
botn.

3.6
Operaciones con cuentas

3.6.1 Asignacin de cuentas departamentales
Ruta de Acceso:
Men Proceso, Asignacin de cuentas departamentales.
Desde la barra de herramientas, con
el botn.
Qu es: El mdulo de asignacin de cuentas departamentales permite
asociar en un departamento varias cuentas de tu catlogo.
Manejo
Que debes verificar primero: Debes verificar que en tengas dados
de alta departamentos, as como las cuentas para que se pueda
asociar.
Cmo funciona el proceso: La ventana tendr dos listados de
cuentas: Del lado izquierdo estarn las cuentas departamentales
agrupadas por los departamentos a los que estn asociadas y del
lado derecho estarn todas las cuentas del sistema.

Para asociar cuentas a departamentos simplemente selecciona las
cuentas que desea asociar, despus selecciona el departamento al que
desea asociar las cuentas y presione el botn
arrstralas al mismo.
Para desasociar
una cuenta seleccinala en el listado de cuentas

departamentales y presiona el botn
arrstrala hacia el listado de todas las cuentas.

Para que se apliquen los cambios realizados se debe
presionar
el
botn.
Si
deseas
cancelar
los
cambios
presiona el botn.
A dnde va la
informacin
Repercusiones
Al asociar las cuentas, esta informacin se guarda en el catlogo

de cuentas departamentales lo que har un mejor manejo de la
contabilidad.
No podrs asociar cuentas acumulativas.
No podrs asociar cuentas departamentales si tienes
restringido el acceso desde el mdulo de Perfiles.
No podrs desasociar cuentas departamentales que tengan
movimientos en el departamento en que estn asociadas.
No se permitir asociar mltiples cuentas a mltiples
departamentos.
3.6.2
Asignacin de naturaleza de cuentas

3.7
Asociacin de cuentas
Ruta de Acceso:
Men Archivo, Asociar cuentas.
Desde la ventana del catlogo de
cuentas, men contextual,
botn derecho del ratn, opcin Asociar cuentas.

Desde la Barra de herramientas
principal, botn.
Durante el proceso de Importacin de
archivos.
Qu es: El mdulo de asociacin de cuentas te permite asociar en un
rubro varias cuentas de tu catlogo.
Manejo
Que debes verificar primero: Debes verificar que en tu catlogo de
cuentas, tengas bien definida la cuenta que vayas a manejar con tu
contabilidad.

Cmo funciona el proceso: La ventana de la asociacin de cuentas,
presenta dos secciones, del lado izquierdo se encuentran los rubros a
donde se asignarn las cuentas disponibles que se encuentran del lado
derecho.
En la parte de rubros disponibles, la ventana visualiza la Descripcin de
los rubros del catlogo, al darle clic sobre (+) te mostrar las cuentas
que pertenecen a ese rubro.
Tendrs
dos
formas
de
asociar
las
cuentas a los rubros: Por medio del botn o arrastrando la cuenta hacia
el rubro de la cuenta por medio del ratn. Puedes seleccionar ms de
una cuenta para asociarla a un rubro.
Del lado derecho se encuentran las cuentas que estn disponibles y a la
izquierda los rubros con las cuentas asociadas, en caso que quieras que
una cuenta ya no pertenezca a un rubro
determinado
basta
que la selecciones y con el botn pase del lado de las cuentas

disponibles, o arrastrando con el ratn la cuenta seleccionada hacia el
lado derecho que es donde se encuentran las cuentas disponibles.
Nota: En la ventana del catlogo de cuentas, sitate ya sea en el rubro
que muestra todas las cuentas o en el rubro que corresponda a la cuenta
que deseas desasociar y con el men contextual, opcin desasociar
cuenta del rubro realizars este proceso.

De dnde viene la informacin: El sistema por omisin te sugiere
instalar el catlogo estndar de cuentas el cual contiene:
Cuentas
1. Activo Circulante: Caja, Bancos, Inversiones en valores, Clientes,
Almacn,
Deudores
diversos,
funcionarios
empleados,
Documentos por cobrar, IVA por acreditar.

2. Activo no Circulante: Terrenos, Edificios, Equipo de transporte,
Equipo de cmputo, Equipo de oficina, Depreciacin de edificios,
depreciacin de mobiliario y equipo de oficina, Depreciacin de
equipo de cmputo, Pagos anticipados, Depsitos en garanta,
Gastos de organizacin, Gastos de instalacin, Amortizacin de
gastos de organizacin e instalacin.
3. Pasivo a corto plazo: Proveedores,
Acreedores
diversos,
Documentos por pagar, Impuestos por pagar, I.V.A, por pagar,

Anticipos de clientes.
4. Pasivo a largo plazo: Crditos hipotecarios, Documentos por
pagar a LP
5. Capital: Capital social, Reserva legal, Reserva para reinversin,
Superavit por actualizacin de Act. Fijo, Resultado de ejercicios
6.
7.
8.
9.
anteriores.
Ventas: Ventas, Devoluciones y Rebajas sobre ventas.
Costo de ventas: Costo de ventas y mano de obra.
Gastos de operacin: Gastos de operacin.
Otros ingresos y Gastos: Productos financieros,
Otros
productos, Gastos financieros, Otros gastos.

10.
ISR y PTU: ISR y PTU
A dnde va la informacin: Al asociar las cuentas, esta informacin se
guarda en el catlogo de cuentas lo que har un mejor manejo de la
contabilidad.
Repercusiones: Si no defines bien tus rubros de cuenta, no podrs
obtener debidamente tu Balance general, as como reportes que se
forman con la informacin de rubros de cuentas, ya que depende mucho
a que rubro hayas asociado la cuenta.

Otros/Complementarios:
Se
tienen
disponibles
los
formatos
Bgralwbt.fto y Bgralmowbt.fto para las bases de datos traducidas que

tienen la estructura de los rubros de versiones anteriores (Aspel-COI
4.0).
3.8
Catlogo de tipos de plizas
Ruta de Acceso:
Men Archivo, Plizas, Tipos de plizas.
Qu es: Dentro del sistema puedes manejar hasta 12 diferentes tipos de
plizas
Manejo
Cmo funciona este proceso: Por omisin, el sistema presenta los
3 tipos ms usados: Pliza de Diario (Dr), Pliza de Ingresos (Ig),
Pliza de Egresos (Eg). Adems podrs aadir otras clasificaciones
para clasificar las plizas de acuerdo a tus necesidades
Repercusiones: Recuerda que no se podrn eliminar los tipos de
plizas mientras existan plizas con este tipo en el periodo.

3.9
Catlogo de conceptos de plizas
Ruta de Acceso:
Men Archivo, Plizas, Conceptos de plizas.
Qu es: Este catlogo te permite dar de alta y modificar los conceptos,
descripciones o razones que se utilizan para identificar una pliza y/o los
diferentes movimientos realizados en sta. Para agregar
concepto de pliza al catlogo utiliza el botn
un
y con el
botn para modificar el concepto que diste de alta en esta

ventana.

3.10 Catlogo de plizas
Ruta de Acceso:
Men Archivo, Plizas.
el botn.
Qu es: En este catlogo se encuentran las plizas y todas sus

caractersticas, por omisin el sistema muestra informacin del Tipo de
pliza, Nmero, Fecha, Concepto o descripcin de la pliza, los atributos
Auditada o Contabilizada; sin embargo puedes personalizar el catlogo
ocultando o mostrando las columnas segn tus necesidades.

Manejo
Cmo funciona el proceso
Desde la ventana de consulta podrs:
Exportar y copiar tu informacin de una manera ms fcil.
Filtrar, restaurar y hacer la bsqueda de plizas.
Realizar un copiado y pegado de plizas.

Esta ventana consta de tres partes:
1. Cuentas con un mdulo donde te mostrar los tipos de pliza

dados de alta en los parmetros de la empresa.
2. Adems un mdulo, el cual por omisin presenta informacin
sobre el Tipo de pliza, Nmero, Fecha de elaboracin, Concepto
de la pliza, sistema de Origen; as como sus atributos; es decir si
estn o no auditadas y/o contabilizadas; sin embargo podrs
personalizar dichas columnas de tal forma que el catlogo muestre
la informacin de acuerdo a tus necesidades.
Nota:
Si el registro se encuentra en color rojo, es una pliza que se cuadr con
una cuenta de cuadre. Esta cuenta es til para saldar una pliza
automticamente, en caso de que no se hayan terminado de capturar
todos sus registros.
3. Se tiene disponible un mdulo en el cual se muestra el detalle de
la pliza; es decir al posicionarte sobre una pliza, en dicho
mdulo
se
mostrarn
los
movimientos
partidas
que
se

registraron en la misma. Estas partidas contienen informacin
como: nmero de cuenta, tipo de cambio, concepto de la partida,
movimiento en el debe o haber, Departamento y la suma total de
los montos de las partidas.
Con la finalidad de que se identifique qu
informacin se tiene
capturado en cada partida, en la consulta se muestra el identificador

color verde en la columna FP, el cual quiere decir que la partida cuenta
con informacin de forma de pago, y el identificador CF en color rojo,
identifica que la partida tiene asociado algn comprobante fiscal.
Para
conocer el detalle de la partida deber dar doble clic en el
identificador que desee. Con el men Contextual tambin podrs

verificar el detalle de Operaciones con terceros, Operaciones con
ingresos cobrados, Forma de pago y Datos de los comprobantes.
En la parte inferior se presentan las pestaas correspondientes a los
meses de trabajo, haciendo clic en alguna de ellas, en la consulta vers
las plizas correspondientes a ese periodo de trabajo.
Nota: Tambin podrs Ordenar la informacin por columna de manera
ascendente o descendente de acuerdo al valor del registro.
3.10.1 Alta / Modificacin de plizas

Alta de Poliza.
Ruta de Acceso:
Men Archivo, Plizas/ Men Edicin, Agregar o Alt + Ins.
Desde la consulta de plizas, barra de
herramientas, botn.
Qu es: Permite dar de alta las plizas que contienen los movimientos
contables, para que posteriormente estos movimientos se afecten
automticamente en los auxiliares de las respectivas cuentas. Estos
movimientos podrs consultarlos tambin en la consulta del catlogo de
cuentas.
Manejo
Parmetros de configuracin que afectan.
Tasa de IVA default: Se asignar un porcentaje para calcular los
montos de IVA para operaciones con terceros.
Montos incluyen impuestos: Se asignar un porcentaje para aplicar
los montos el IVA en Ingresos y operaciones de terceros.
Captura de plizas: Se habilitarn los parmetros para que puedas
definir la forma de manejo de las plizas.
Cuenta de cuadre: La cuenta que servir para cuadrar la pliza en
caso necesario.
Centro de costos: Si se encuentra activado, podrs asignar un centro
de costos a cada partida de la pliza.
Proyectos: Al activar el parmetro podrs asignar por cada partida un
proyecto.
Modificacin de Pliza.
Ruta de Acceso:
Men Archivo, Plizas (posicionarse en la pliza a cambiar)/ Men
Edicin, Modificar o Alt + BkSp.
Desde la consulta de Plizas, hacer doble clic sobre la pliza a
cambiar.
Desde la consulta de plizas, posicionarse sobre el registro, barra
de herramientas, oprimir el botn.
Men Archivo, Catlogo de cuentas y Catlogo de cuentas
departamentales, sobre una cuenta que contenga movimientos de
pliza, botn.
Qu es: Por medio de esta funcin se realizarn cambios a las plizas
ya capturadas, y automticamente afectarn las correcciones a los
auxiliares de las cuentas con movimientos modificados.
3.10.2 Barra de herramientas en el Alta de plizas

BOTN
DESCRIPCIN
Te permite contabilizar o grabar la pliza y limpia todos los campos para iniciar
una nueva captura.
Puedes editar las cuentas contables, es decir, te presentar el catlogo de

cuentas sin salir de la pliza.
Puedes insertar una partida dentro de la pliza, posicionndote en la lnea donde

la quieras insertar.
Puedes eliminar una partida dentro de la pliza, posicionndote en la partida que

quieras borrar.
Puedes grabar la pliza que ests capturando como una pliza modelo.
Enva las plizas modelo por correo electrnico.
Con este botn se puede desplegar en pantalla el contenido de la pliza que fue
grabada como modelo.
Permite copiar plizas de otros periodos para contabilizarlas en el periodo actual

de trabajo.

Aqu podrs sealar que la pliza seleccionada en ese momento ya est revisada
por el auditor, y por lo tanto no podr tener ningn cambio posterior. Este botn
estar disponible cuando se acceda a modificar la pliza.
Emite o imprime la pliza que ests dando de alta. Puedes elegir si la pliza se
generar en formato fto o qr2. Si elijes formato qr2, se mostrar la ventana de
Reporte de emisin de pliza, con fto se muestra la ventana de Emisin de
plizas.
Muestra y/o te regresa a la primera pliza, sin necesidad de cerrar la ventana.
Este botn, slo estar habilitado cuando ests en la ventana de cambios.
Desde el detalle de una pliza que ya fue grabada, este botn permite
desplazarte una pliza anterior, sin necesidad de salir de la ventana. Este botn
no estar disponible cuando ests dando de alta una pliza.
Desde el detalle de una pliza que ya fue grabada, este botn permite
desplazarte a la siguiente pliza, sin necesidad de salir de la ventana. Este botn
no estar disponible cuando ests dando de alta una pliza
Muestra la ltima pliza, sin necesidad de cerrar la ventana. Este botn, slo
estar habilitado cuando ests en la ventana de cambios.
Con este botn podrs cuadrar la pliza para que se pueda contabilizar.
Esta forma de cuadre es til para saldar y/o cuadrar una pliza automticamente
cuando los saldos de las columnas debe o haber no sean iguales, ya sea porque
no se hayan terminado de capturar todos sus registros o existan diferencias entre
decimales. Si el sistema detecta que al contabilizar la pliza se ha utilizado la
cuenta de cuadre, sta ser grabada con el estatus de "Pendiente" y se observar
en el catlogo de plizas en color rojo, con el propsito de identificarla fcilmente
y posteriormente sea editada para continuar con su captura.
Para usar esta opcin, debers posicionarte sobre la ltima partida de la pliza y
crear una partida en blanco con ayuda de la tecla Enter, y proporcionar alguna
cuenta del catlogo o la cuenta de cuadre definida en parmetros del sistema,
directamente en la columna "No. de cuenta", despus selecciona el botn
"Cuadrar pliza".
Nota: Si deseas que la pliza ya no se visualice en rojo o sea considerada con
estatus de "Pendiente", debers editar la pliza y eliminar la partida o seleccionar
otra cuenta donde se haya indicado la cuenta de cuadre, de lo contrario al
grabarse nuevamente, no perder el atributo de "Pendiente".

Este botn para el alta de movimientos estar deshabilitado.
Este botn para la modificacin de la pliza, servir para configurar una cuenta
como una cuenta para llevar las deducciones de operaciones con terceros.
Desde la consulta de plizas, este botn permitir dar de alta una operacin con
terceros a un movimiento en particular.
Este botn para el alta de movimientos estar deshabilitado.

Este botn para la modificacin de la pliza, servir para configurar una cuenta
como una cuenta para llevar los ingresos cobrados.
Desde la consulta de plizas, este botn permitir dar de alta una operacin con
ingresos cobrados a un movimiento en particular.
Con este botn generas plizas a partir de una plantilla y CFDI que agregues a la
pliza.
Este botn guarda la pliza como pliza privada.

Este botn muestra la informacin adicional bancaria del movimiento de la
cuenta.
Muestra la informacin de los datos de comprobante asignados al movimiento de

la cuenta.
Este botn se emplea para consultar los documentos asociados a la pliza, es

decir los CFDIs de los cuales se armaron las partidas de las pliza y que sern
asociadas a esta al momento de grabar.

Te da la posibilidad de que puedas salir de la pliza sin grabarla
3.10.3
Operaciones con plizas

3.10.4
Copiar y Pegar Plizas
Ruta de Acceso:
Men Archivo, Plizas, Plizas / Men Edicin, Copiar o Pegar,
Ctrl+Ins o Shift+Ins.
Desde el catlogo de Plizas, oprimir el
botn
(copiar), (pegar).
Qu es: Esta opcin permitir copiar y pegar plizas dentro del catlogo
con el fin de utilizar las plizas previamente dadas de alta, ya sea en el
mismo o en otro periodo.
3.10.5
Documentos asociados
3.10.6
Plizas modelo y plizas modelo inteligentes
3.11 Catlogo de tipos de activos

3.12 Catlogo de Activos
3.13 Tabla de I.N.P.C.
4.
CONSULTAS
4.1
Consulta de catlogo de cuentas
4.2
Consulta de plizas
4.3
Consulta de balanza de comprobacin
4.4
Consulta de balanza de comprobacin con departamentos
4.5
Consulta de auxiliares
4.6
Consulta de catlogos de activos
4.7
Consulta y validacin de CFDIs y documentos asociados
5.
PROCESOS
5.1
Administrador de periodos
5.1.1
Crear nuevos periodos
5.1.2
Eliminacin de perodos
5.1.3
Traspaso de saldos
5.1.4
Auditar / Desauditar perodo
5.1.5
Directorio de trabajo
5.2
Borrado de Movimientos
5.3
Contabilizacin
5.4
Consolidacin
5.5
Balanza anual
5.6
Pliza de ajuste cambiario
5.7
Pliza de cierre
5.8
Integracin de plizas
6.
CONTABILIDAD ELECTRNICA
6.1
Definicin
6.2
Configuracin y definicin de datos

6.2.1
Datos fiscales de proveedores y terceros
6.2.2
Configuracin de catlogos
6.2.3
Captura de asientos contables


6.2.4
Generacin de XML
7.
EMISIN DE REPORTES
7.1
Generales
7.2
Especificar Impresora
7.3
Emisin de Reportes
7.4
Reporte de catlogo de cuentas
7.5
Reporte de seguimiento de presupuestos
7.6
Reporte Emisin de Plizas
7.7
Reporte Balanza de Comprobacin
7.8
Reporte Diario General
7.9
Reporte de Auxiliares
7.10 Reporte de Catlogo de Activos Fijos

7.11 Reporte de Inventario de Activos Fijos
7.12 Reportes Financieros
7.12.1
Balance General
7.12.2 Estado de Resultados

7.12.3
Libro Mayor
7.13 Reportes del Usuario

8.
UTILERIAS
8.1
Respaldo de archivos
8.1.1
Generacin de respaldo
8.1.2
Reinstalacin de respaldo
AS
PE
LCO
I
NI
VE

1. INTRODUCCIN
1.1 Definicin
1.2 Objetivo del Curso
2. INSTALACIN DEL SISTEMA
2.1 Definicin
2.2 Requisitos del sistema
2.3 Asistente de Instalacin
2.4 Instalacin en red
2.5 Activacin del sistema
2.5.1 Activacin en lnea
2.5.2 Activar desde otro equipo.
3. CONFIGURACIN
3.1 Definicin
3.2 Configuracin de Parmetros
3.2.1 Datos de la empresa
3.2.2 Configuracin de DB
3.2.3 Cuentas
3.2.4 Plizas
3.2.5 Activos
3.2.6 Multimoneda
3.2.7 Fiscal
3.2.8 Aplicaciones asociadas
3.3 Datos de la empresa
3.4 Agregar empresa
3.5 Perfiles de Usuario
3.5.1 Perfiles predefinidos
3.5.2 Alta de usuarios
3.6 Preferencias

4. DECLARACIN INFORMATIVA DE OPERACIONES CON TERCEROS
/ INGRESOS COBRADOS
4.1 Definicin
4.2.1 Tasa de IVA default
4.2.2 Montos incluyen impuestos
4.2.3 Sugerir ltimos datos de impuestos utilizados en captura
4.3 Declaracin Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT)
4.3.1 Datos fiscales de terceros
4.3.2 Cuentas para operaciones con terceros/Ingresos cobrados
4.3.3 Plizas con cuentas de operaciones con terceros
4.3.4 Manejo de ISR e IVA retenido en la captura de Operaciones
con Terceros
4.4 Definicin de cuentas de ingresos cobrados
4.4.1 Registro de Movimientos
4.4.2 Definicin del periodo de causacin de IVA
4.5 DIOT e Ingresos cobrados
4.5.1 En Plizas
4.5.2 En Cuentas
4.5.3 DIOT e Ingresos cobrados Alta cclica
4.5.4 DIOT e Ingresos cobrados Navegacin cclica
5. EMISIN DE REPORTES DIOT/INGRESOS COBRADOS
5.1 Reporte de operaciones con terceros
5.1.1 Barra de herramientas en Microsoft Excel
5.2 Reportes de ingresos cobrados
5.2.1 Ingresos cobrados
5.2.2 IVA Devuelto
5.3 Desglose IVA
5.3.1 IVA acreditable
5.3.2 IVA trasladado

5.4 Retenciones
5.4.1 Reporte de IVA e ISR retenido en DIOT
5.4.2 Reporte de IVA e ISR retenido en ingresos
6. MANEJO DE ACTIVOS
6.1 Depreciacin Contable y Fiscal de Activos
6.1.1 Pliza de depreciacin de activos
6.1.2 Parmetros de depreciacin
6.1.3 Consulta de depreciacin contable y fiscal
6.1.4 Detalle de depreciacin contable y fiscal
6.1.5 Baja contable del activo
6.2 Reportes de depreciacin contable
6.2.1 Reporte de depreciacin contable
6.2.2 Reporte activos que ya no se deprecian
6.2.3 Reporte proyeccin de depreciacin
6.2.4 Reporte conciliacin de activos
6.3 Reportes de depreciacin fiscal
6.3.1 Reporte con valores actualizados (factor anual)
6.3.2 Reporte con valores actualizados (Ajuste ISR)
6.3.3 Reporte deduccin inmediata
6.4 Revaluacin de activos
6.4.1 Proceso de revaluacin
6.4.2 Parmetros de revaluacin
6.4.3 Consulta de revaluacin
6.4.4 Detalle de revaluacin
6.4.5 Reporte de revaluacin de activos fijos
7. AJUSTE ANUAL POR INFLACIN
7.1 Definicin
7.1.1 Ingreso Acumulable
7.1.2 Deduccin Autorizada

7.2 Tablas del I.N.P.C.
7.3 Clculo del Ajuste Anual por Inflacin
7.3.1 Clculo del Ajuste Anual por Inflacin de Ejercicios Completos
7.3.2 Clculo del Ajuste Anual por Inflacin de Ejercicios Incompletos
8. UTILERIAS
8.1 Definicin
8.2 Traduccin de archivos
8.3 Conversin De Cuentas a Activos
8.4 Importacin de archivos
8.4.1 Desde otras aplicaciones
8.5 Control de archivos
ASPEL-COI NIVEL INTERMEDIO

Objetivo.
Al trmino del este curso el participante tendr los conocimientos
necesarios para realizar la instalacin y configuracin del sistema, as
como el manejo de Activos, depreciaciones y revaluaciones.
Conocer tambin el manejo del DIOT (Declaracin de Operaciones con

Terceros e IETU (Impuesto Empresarial a Tasa nica) dentro de Aspel-COI
7.0, adems de los diferentes reportes financieros y consultas que
presenta el sistema para una mejor interpretacin de la informacin.
Para un manejo ms eficiente del sistema, se revisar la forma de
traducir informacin de versiones anteriores y la importacin de
informacin
desde
la
hoja
de
clculo
Microsoft
Excel.
Para reforzar los conocimientos que se adquieran durante el curso, se

incluyen prcticas, para cuya realizacin se requiere:
1. Contar con el respaldo de datos del curso previo (Bsico)
2. Tener vaco el directorio "Datos" o eliminar el directorio
"Empresa01"
La modalidad de los sistemas Aspel que se utiliza para impartir cursos

corresponde a la versin llamada demo-educativa, la cual permite
registrar operaciones del 1 de Noviembre de 2009 al 31 de Marzo de
2010, por lo que los movimientos que se registren tendrn que observar
este rango de fechas.
Es importante mencionar que el curso est dividido en 3 niveles: Bsico,
Intermedio y Avanzado, en el nivel Avanzado se le dar continuidad a
esta
segunda
herramientas
parte,
para
en
la
explotar
que
el
el
participante
sistema
la
obtendr
informacin
ms
en

almacenada, por lo que otras funcionalidades se analizarn con mayor
detenimiento en el curso Avanzado.
1. INTRODUCCIN
1.1 Definicin
2. INSTALACIN DEL SISTEMA
2.1 Definicin
2.2 Requisitos del sistema
2.3 Asistente de Instalacin
2.4 Instalacin en red
2.5 Activacin del sistema
2.5.1 Activacin en lnea
2.5.2 Activar desde otro equipo.

3. CONFIGURACIN.
3.1 Definicin.
La configuracin, es la capacidad que debe tener un sistema de poder
cambiar su forma de trabajo para adaptarse a situaciones y formas de
trabajo especficas de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Una vez instalado el sistema, se deben realizar los siguientes procesos
antes de comenzar a trabajar:
a) Creacin o traduccin de archivos de datos.
b) Definicin de parmetros del sistema.
c) Creacin de perfiles de usuario.
3.2 Configuracin de Parmetros/Parmetros del sistema.

Ruta de Acceso:
Men Configuracin, Parmetros del sistema.
el botn.
Qu es: Los parmetros del sistema son las modalidades de operacin
con las que trabaja tu programa, las cuales puedes modificar para una
operacin
ms
adecuada
tus
necesidades
(tu
sistema
viene
configurado con algunas modalidades de operacin bsicas, las cuales

se adaptan al manejo comn de las empresas mexicanas, pero puedes
modificarlas).

3.2.1 Datos de la empresa/Parmetros Datos de la empresa.
Ruta de Acceso:
Men Configuracin, Parmetros del sistema, Seccin Datos de la
empresa.
Desde la barra de herramientas con el botn, Seccin Datos de la
empresa.
Qu es: Aqu se muestra y configuras la informacin de los datos de la
empresa, es decir los datos generales como la razn social, direccin,
R.F.C, entre otros con la que el sistema se registr.
Campos Generales
CAMPO
NO. DE
EMPRESA
NO. DE SERIE
RAZN
SOCIAL
DESCRIPCIN
Dato requerido para contabilidad electrnica: Muestra el nmero de
empresa con la que ests trabajando, este campo no se modifica.
Nmero de serie de activacin de Aspel- COI.
Dato requerido para contabilidad electrnica: Escribe el nombre o razn
social de la empresa a registrar. La razn social que se registre como Empresa 1
ser la que en Aspel se encuentre catalogada como la propietaria del paquete,
con todos los derechos sobre l.

Direccin
Poblacin
R.F.C.
Registro
estatal
Anota la ubicacin de la empresa.

Anota la ubicacin geogrfica de la empresa.
Dato requerido para contabilidad electrnica: RFC del contribuyente que
enva los datos.
Anota este dato el cual podr ser impreso en algunos reportes, con lo que se
tendr informacin ms completa.
Campos Fiscales
CAMPO
TIPO DE PERSONA
TIPO DE EMPRESA
FECHA DE
CONSTITUCIN
NACIONALIDAD
TIPO DE RGIMEN
REPRESENTANTE
LEGAL
NOMBRE
RFC
PODER NOTARIAL
CURP
DESCRIPCIN
Selecciona la personalidad fiscal de la empresa.
Escribe la actividad principal o giro de la empresa.
Anota la fecha en que fue constituida la empresa, o con el botn
o F2 despliega el calendario para seleccionar la fecha
deseada.
Indica la nacionalidad de la empresa.
Escribe el rgimen fiscal al cual pertenece la empresa. Por
ejemplo: Pequeos Contribuyentes.
Nombre del representante legal

RFC del representante legal
Escribe los datos que desees del Poder Notarial que acredite al
representante legal como tal.
Anota la CURP del representante legal.
3.2.2 Configuracin de DB/Parmetros Configuracin de BD.

Ruta de Acceso:
Men
Configuracin,
Parmetros
Configuracin de BD
del
el
sistema,
Seccin
botn,
Seccin
Configuracin BD.
Manejo:
Cmo funciona el proceso: En esta seccin se configura el tipo de
conexin para trabajar con el sistema Aspel-COI. Por omisin el sistema
sugiere la base de datos Ejemplos, pero puedes cambiarla por la
Estndar u otra base de datos creada.

Se tiene la opcin Configuracin avanzada de base de datos, donde
se mostrarn las conexiones que puedes trabajar con el sistema AspelCOI y en el que podrs agregar una nueva conexin.
Conexin: En este campo se indicar la base de datos o la ruta donde
se encuentra la base de datos a trabajar.
Botn Configuracin Avanzada de base de datos: Con este botn
se tiene la opcin Configuracin avanzada de base de datos, donde se
mostrarn las conexiones que puedes trabajar con el sistema Aspel-COI
y en el que podrs agregar una nueva conexin.
Ruta de archivos de trabajo: Establece una ruta para definir dnde se
localizan las hojas de clculo, grficas, configuracin de reportes,
formatos, archivos de configuracin y ms. Por omisin se sugiere la ruta
C:\Archivos
de
programa\Archivos
comunes\ASPEL\Sistemas
Aspel\COI7.00\Datos1, pero puedes cambiarla. Para mayor informacin

de este manejo dirgete al tema Configura la base de datos.
Nota: Para trabajo en red hay que tomar en cuenta que tanto las
estaciones de trabajo como el servidor tengan acceso al directorio de
trabajo por que de lo contrario el sistema mostrar el mensaje Error "No
se encontr el directorio C:\Program Files\Common Files\Aspel\Sistemas
Aspel\COI7.00\Datos1\.
Por
favor
verifica
la
existencia
de
dicho
directorio." Debers indicar la ruta de red para que se pueda trabajar sin
conflictos de conexin con las estaciones de trabajo.
Documentos asociados:
Botn Configuracin del depsito: Con este botn podrs
establecer la configuracin del depsito de documentos asociados.
Esta opcin tambin se encuentra en el Men Archivo, Validador
CFDI y documentos asociados, Configuracin.
3.2.3 Cuentas/Parmetros de Cuentas.

Ruta de Acceso:
Men Configuracin, Parmetros del sistema, Seccin Cuentas.
el
botn,
Seccin
Cuentas.
CAMPO
Dgitos por nivel
DESCRIPCIN
Por omisin el sistema configura 4 dgitos para el primer nivel y para el
segundo y tercer niveles de 3 dgitos. Es importante que esta definicin de
dgitos se realice antes de iniciar la operacin del sistema, esto a fin de
evitar problemas originados por el cambio en la organizacin de tus
cuentas. La definicin de un catlogo estndar o propio de tu empresa debe
Cuentas con
guion
Captura de
saldo inicial
Manejo de
departamentos
Traspaso
automtico
entre ejercicios
hacerse al principio de operacin, a fin de evitar problemas originados por el

cambio en la organizacin de tus cuentas.
CAPTURA DE CUENTAS
Activado
Separa las cuentas por niveles aadindoles un guin. Este manejo es
automtico ya que genera las separaciones an cuando teclees
nicamente los nmeros. Al momento de capturar tus cuentas no
necesitas teclear los ceros a la izquierda a partir de un guion,
pudiendo capturar la cuenta 0010-002-00144 como 10-2-14
Desactivado
Las cuentas aparecen sin guiones.
En la captura de cuentas, debers teclear todos los dgitos que
tengan stas.
Activado
Te permite indicar el saldo inicial de una cuenta, siempre y cuando
sea al inicial una nueva contabilidad. Adems de los saldos iniciales,
tambin podrs modificar la naturaleza de la cuenta definida por
omisin por el sistema.
Desactivado
No podrs capturar los saldos iniciales de tus cuentas al momento de
darlas de alta. Slo podrs afectarlas con una pliza de apertura, para
evitar cualquier tipo de descuadre.
Nota: Como es sabido, es ms recomendable la alimentacin de saldos de
las cuentas utilizando plizas.
Activado
Puedes clasificar alguna o todas tus cuentas por centros de costo o
departamentos, es decir, pudiendo conocer el detalle de los ingresos
o egresos por el rea de tu empresa que los gener.
Para asignar departamentos a las cuentas contables, primero debes
dar de alta tu catlogo de departamentos, puedes dar de alta un
saldo inicial departamental para cada cuenta.
Desactivado
Las cuentas departamentales se deshabilitarn al igual que los
catlogos, departamentos y balanza de comprobacin con
departamentos.
Activado
El sistema har un traspaso de ejercicio a ejercicio, cuando se
agregue o modifique una cuenta ya sea en el catlogo o al generar
una pliza, al correr el proceso de contabilizacin, cuando se
agreguen cuentas departamentales, se efecte un traspaso de saldos
desde el administrador de periodos, al modificar el saldo de una
pliza, al contabilizar una pliza.
Desactivado
Solo har traspaso entre los periodos del ejercicio actual y si
existieran ejercicios posteriores se marcar el ltimo mes del ejercicio
actual, como se requiere en el traspaso, as podrs hacer su traspaso
manualmente desde el administrador de periodos.
Repercusiones - Posible problema
Puede ocurrir que, despus de haber creado el periodo de marzo, abril
y mayo (por ejemplo), des de alta una cuenta en febrero, pero con el
mismo nmero de una cuenta ya creada. Entonces, cuando est
Centro de
costos/Etiqueta
para centros de
costos
Proyectos/Etiqu
eta para
proyectos
activo el parmetro Traspaso automtico, habrs mezclado los saldos

de dos conceptos distintos. Por ello, se te recomienda que antes de
dar de alta una cuenta en un mes anterior, revises tu catlogo de
cuentas actual. Tambin se aplica para las cuentas departamentales y
plizas en caso de que su clave sea la misma.
Cuando se ejecute el Borrado de movimientos en un periodo anterior
al de trabajo, el sistema no realizar el Traspaso automtico y se
deber correr el proceso de Traspaso de saldos.
Activado
Permite el manejo del catlogo de centros de costos, as como el
manejo en las plizas permitiendo indicar el centro de costos al que
pertenece el movimiento.
Podrs generar el reporte de los movimientos de los centros de
costos.
Indica el nombre de la etiqueta por la cual se identificar a los centros
de costos. Esta podr modificarse de acuerdo a tus necesidades y
podrs llamarla como requieras; Centro de Costos; Catlogo de
Centros de Costos, etc. de acuerdo a como t la nombres en este
rubro quedar registrada en el sistema a nivel Men/Archivo, y en
todos las opciones en las que se encuentre referenciada.
Desactivado
No se podr trabajar con el catlogo de centros de costos y agregar
centros de costos por partidas en las plizas, adems que no se
generar el reporte por centros de costos.
Activado
Permite el manejo del catlogo de los proyectos, as como en las
plizas, permitiendo indicar el proyecto por partida y as llevar un
mejor control de los movimientos para una mejor contabilidad.
Podrs generar el reporte de los movimientos de los proyectos.
Indica el nombre de la etiqueta por la cual se identificar a los
proyectos. Esta podr modificarse de acuerdo a tus necesidades y
podrs llamarla como requieras; proyectos, Catlogo de proyectos,
Coordinacin de Proyectos, , etc. de acuerdo a como t la nombres en
este rubro quedar registrada en el sistema a nivel Men/Archivo, y
en todos las opciones en las que se encuentre referenciada la opcin.
Desactivado
No se podr trabajar con el catlogo de proyectos y agregarlos por
partidas en las plizas, adems que no se generar el reporte por
proyectos.
3.2.4 Plizas/Parmetros de Plizas.

Ruta de Acceso:
Men Configuracin, Parmetros del sistema, Seccin Plizas.
el botn,
Seccin
Plizas.
Pestaa General
CAMPO
Nmero
secuencial
DESCRIPCIN
CAPTURA DE PLIZAS
Activado
Si slo est activo el parmetro nmero secuencial, al dar
de alta una pliza automticamente se le asignar un
nmero consecutivo considerando el tipo de pliza; esto es,
si la ltima pliza registrada para el tipo Ingresos
corresponde al nmero 16, al agregar otra de este mismo
tipo, el folio asignado ser el nmero 17.
En la captura de las plizas este campo no podr
modificarse.
Folio nico
Sin decimales
Contabilizar
en lnea
Alta
de
cuentas
en
plizas
Guardar
plizas
no
cuadradas
Desactivado
Puedes indicar manualmente el nmero de una nueva
pliza.
Mientras est desactivado este campo y el de folio nico
podrs asignar un folio alfanumrico.
Este campo no estar disponible si no est habilitada la opcin
"Nmero secuencial"
Activado
Al dar de alta una nueva pliza, el sistema asignar un
nmero de pliza sin importar el tipo al que pertenezca, es
decir consecutivo.
Si est activado el parmetro "Folio nico", al dar de alta
una pliza automticamente se le asignar un nmero
consecutivo sin importar el tipo de pliza; esto es, si la
ltima pliza para el tipo Ingresos corresponde al nmero 1
al agregar otra pero de tipo egresos, el folio asignado ser
el nmero 2, y as sucesivamente sin importar el tipo de
pliza
Captura de folio nico de plizas
Desactivado
El folio o nmero de pliza se asignar de acuerdo al estado
en que se encuentre el parmetro nmero secuencial.
Captura de folio inicial de plizas
Activado
El sistema no considerar los decimales capturados en las plizas
en los diferentes clculos y procesos que realiza.
Desactivado
El sistema permite capturar cantidades decimales en la
pliza, tanto en la columna DEBE como el HABER, donde
podrs capturar hasta 15 dgitos incluyendo el punto
decimal.
Nota: Si el manejo es mayor de 12 enteros y dos decimales, el
sistema puede presentar imprecisiones en los clculos.
Activado
Al grabar las plizas, el sistema afectar automticamente
los saldos de las cuentas que se estn utilizando.
Desactivado
Al grabar una pliza, no se afectarn los saldos de las
cuentas correspondientes. Para actualizarlos, debers
ejecutar el proceso de Contabilizacin.
Nota: Para ejecutar el proceso de Contabilizacin se requiere que
est desactivado este parmetro.
Te permite dar de alta cuentas a dicho catlogo al momento de
capturar una pliza (siempre y cuando las cuentas sean de detalle).
Con este parmetro de configuracin y la cuenta de cuadre
definida, podrs cuadrar una pliza automticamente. Esta cuenta
es til para saldar una pliza automticamente, en caso de que no
se hayan terminado de capturar todos sus registros, si el sistema
detecta que al contabilizar la pliza se ha utilizado la cuenta de
cuadre, se observar en la consulta de plizas el registro en color
Mes
de
ajuste
despus de
Pliza
dinmica/Indi
car
la
categora de
un archivo
rojo, con el propsito de identificarla fcilmente y posteriormente

sea editada para continuar con su captura. Cuenta de cuadre.
Especifica la cuenta que le servir al sistema para cuadrar las
plizas. Esta cuenta deber ser de detalle. Con el botn de ayuda o
F2, podrs seleccionar de la consulta de cuentas, la cuenta que
servir como cuenta de cuadre al capturar una pliza.
Si tu mes de cierre fiscal es en diciembre, al momento de crear el
siguiente periodo, se crear un mes de Ajuste, en el cual podrs
hacer plizas de ajuste o registrar la pliza de cierre del ejercicio
sin que se mezcle la informacin del ltimo mes capturado. Si
sealaste que trabajars con el mes de ajuste y el mes de cierre
fiscal corresponde a diciembre, entonces el mes 13 se ubicar
entre diciembre y enero. Pero, si el mes de cierre es junio, entonces
el sistema localizar el mes de ajuste entre junio y julio.
Si se encuentra activado, al agregar un archivo de la pliza
dinmica mediante el proceso de Generacin de pliza dinmica a
CFDI se tendr la posibilidad de Asignarle una categora al archivo
que se est agregando
3.2.5 Activos/Parmetros de Activos.

Ruta de Acceso:
Men Configuracin, Parmetros del sistema, Seccin Activos.
Desde la barra de herramientas
con el botn, Seccin
Activos.
Qu es: Al configurar la cuenta contable, el sistema te propondr en la
partida correspondiente la cuenta en la pliza de activos.
CAMPO
Cuenta
Banco
Cuenta IVA
DESCRIPCIN
En este campo debers indicar la cuenta contable que el sistema sugerir en la
partida correspondiente a Banco, en la pliza de alta de activos.
Puedes utilizar la tecla F2 o el botn ayuda para seleccionar la cuenta en el
catlogo.
En este campo debers indicar la cuenta contable que el sistema sugerir en la
partida correspondiente a IVA, en la pliza de alta de activos.
Puedes utilizar la tecla F2 o el botn ayuda para seleccionar la cuenta en el
catlogo.
3.2.6 Multimoneda/Parmetros Multimoneda.

Ruta de Acceso:
Men
Configuracin,
Parmetros
Multimoneda.
del
el
sistema,
Seccin
botn,
Seccin
Multimoneda
CAMPO
Trabajar
con
monedas
extranjeras
DESCRIPCIN
Al activar este parmetro indicas al sistema que vas a trabajar con multimoneda y
se activarn los campos correspondientes a dicho manejo:
Solicitar tipo de cambio al iniciar el programa: Puedes indicar que cada vez
que entres al sistema se presente el Historial de tipos de cambio para almacenar
el tipo de cambio del da.
Proponer tipo de cambio en la captura de plizas: Con este parmetro al
momento de capturar plizas te sugiera el tipo de cambio registrado en el Historial
de tipos de cambio.
Convertir montos de moneda extranjera en captura de plizas. Al
momento de capturar la pliza si se elige una cuenta que maneje moneda
extranjera, los montos que se capturen se convertirn en la moneda base.
3.2.7 Fiscal/Parmetros Fiscal.

Ruta de Acceso.
Men Configuracin, Parmetros del sistema, Seccin Fiscal.
Desde la barra de herramientas con el
botn, Seccin Fiscal.
CAMPO
Tasa de IVA
default
Para
operaciones
con
terceros/Par
a Ingresos
cobrados
Montos
incluyen
impuestos
Sugerir
ltimos
DESCRIPCIN
Es la tasa por omisin con la que el sistema calcular los impuestos tanto "Para
operaciones con terceros" como "Para Ingresos cobrados" y se podr definir una
tasa de IVA por cada opcin: Tasa de IVA general, Tasa cero o Exento.
Desglose de ingresos
Captura de operaciones con terceros
En el mdulo de plizas cuando se capture una cuenta que est configurada para
trabajar con operaciones con terceros e ingresos cobrados la ventana de la
captura del desglose de impuestos, se mostrar con las cantidades calculadas en
donde se haya definido la tasa, de acuerdo a lo que se haya definido en los
parmetros.
Nota: Si se indica en este campo una tasa del 0% o Exento, en la captura de
operaciones con terceros y cobrados las columnas se mostrarn en ceros.
En Operaciones con terceros. Selecciona este parmetro si el monto de la
operacin manejado en el desglose de operaciones con terceros, ya tiene el
impuesto incluido. Si este parmetro esta deshabilitado, significa que el monto
de la operacin no tiene el impuesto incluido y la cantidad mostrada para el
valor de los actos ser igual al monto de la operacin.
En Ingresos cobrados. Selecciona este parmetro si el monto de la operacin
manejado en el desglose de operaciones con ingresos cobrados, ya tiene el
impuesto incluido. Si este parmetro est deshabilitado, significa que el monto
de la operacin no tiene el impuesto incluido y la cantidad mostrada para el
valor de los actos ser igual al monto de la operacin.
Estos parmetros sirven para definir que tasa por omisin se tomar para la
captura del DIOT o el ingreso cobrado.

datos de
impuestos
utilizados en
captura
para:
Operaciones con terceros.- Este parmetro tiene tres posibles valores:

No sugerir.- Indica al sistema que operar normalmente, es decir, el
sistema no almacena ninguna informacin adicional a la que actualmente
se graba.
Cuentas para ingresos cobrados.- Indica que deber almacenar la
informacin de tasa de IVA por omisin, montos con IVA, % retencin de
IVA, %retencin del ISR en la cuenta de terceros, para que as en la
siguiente captura hacia esta cuenta de terceros el sistema pueda hacer
los clculos automticos de desglose de IVA, IVA retenido, ISR retenido.
RFC de terceros.- Indica al sistema que ser el RFC de terceros el
campo que utilice para almacenar la informacin de Tasa IVA default,
Montos con IVA, % retencin de IVA y %retencin del ISR y que con estos
har los clculos automticos en subsecuentes capturas que utilicen en
ese mismo RFC.
Ingresos cobrados.- Este parmetro tiene dos posibles opciones:
No sugerir.- El sistema operar normalmente, es decir, el sistema no
almacena ninguna informacin adicional a la que actualmente se graba.
Cuentas definidas para ingresos cobrados.- El sistema llevar el
clculo de los porcentajes de impuesto basados en una captura anterior
del ingreso cobrado y se grabar asociado a la cuenta para el control del
ingreso cobrado, adems que se guardar en memoria si el monto incluye
impuesto y retenciones.
3.2.8 Aplicaciones asociadas/Parmetros Aplicaciones

Asociadas
Ruta de Acceso:
Men Configuracin, Parmetros del sistema, Seccin Aplicaciones
Asociadas.
el
botn,
Seccin
Aplicaciones Asociadas.
Qu es: Aqu puedes
definir las
aplicaciones que se activarn
automticamente cuando elijas la opcin Calculadora del Men Utileras,

Editor de textos (Editor de formatos del men Archivos) o solicites una
Hoja de clculo financiera o fiscal de las que te ofrece el sistema (en el
men Reportes/Hojas de clculo). Estas aplicaciones son importantes. El
contar con una calculadora te permitir efectuar operaciones en
cualquier parte del sistema. El editor de formatos te ayuda a revisar en
una ventana los comandos que componen los formatos de reportes y
crear nuevos formatos. Tambin puedes elegir las hojas de clculo

prediseadas, que te ayudarn a obtener resultados financieros y
fiscales de manera prctica y aprovechando la informacin que tienes
capturada de tu empresa.
CAMPOS
DESCRIPCIN
ESCRIBA EL NOMBRE Y LA RUTA DE LA APLICACIN
Calculadora,
Para poder tener acceso de las aplicaciones de calculadora, editor
Editor
de de texto y la hoja de clculo desde el sistema Aspel-COI, indica la
texto y Hoja ruta donde se encuentran los archivos ejecutables (*.EXE) de cada
de clculo
una de las aplicaciones que deseas utilizar para dichos fines, as
podrs tener acceso a ellas desde el sistema.
Consulta los siguientes temas para el manejo de las aplicaciones
asociadas:
Calculadora
Hoja de clculo
Editor de textos: Este te servir al momento de que desees
modificar un formato de algn reporte.
Modo alterno de Con esta opcin podrs cambiar la configuracin de la tecla Enter,
captura
ya que su funcionamiento por omisin es el de validar o aceptar el
proceso, pero si activas esta opcin, la tecla Enter se convertir en
tabulador, avanzando de un campo a otro dentro de una ventana
de captura.
Nota: Si est activada esta opcin, al momento de que llegues a
algn botn Aceptar, la tecla Enter se convertir en validacin o
terminacin del proceso, solamente ser en este caso, volviendo

de nuevo a la funcin de Tabulador.

3.2.9 Contabilidad Electrnica/Parmetros Contabilidad
Electrnica.
Ruta de Acceso:
Men Configuracin, Parmetros del sistema, Seccin Contabilidad
electrnica.
Desde la barra de herramientas
con el botn, Seccin
Contabilidad electrnica.
Qu es: Aqu se definen los datos para generar correctamente los
documentos fiscales (facturacin electrnica). Estos datos en la mayora
de los casos son solicitados al SAT previamente y siguiendo un proceso
minucioso e involucrando varios elementos.
CAMPO
Certificad
o
DESCRIPCIN
En dicho campo tienes que ingresar la ruta en la cual est almacenado
el archivo que contiene el Certificado de tu Sello Digital (CSD) que el
SAT te proporcion, el cual es un archivo electrnico con extensin *.cer
Llave
privada
Contrase
a
Vigencia
que est asociado a una llave pblica con la identidad de su propietario.

Cuentas con el botn ayuda para elegir el certificado.
Atributo opcional que sirve para expresar el certificado de sello digital
que ampara al comprobante como texto, en formato base 64. Se vuelve
obligatorio si no se expresa el nmero del certificado.
Nota: Debers indicar la ruta de red donde se encuentra el archivo
para que se pueda trabajar sin conflictos de conexin con las
estaciones de trabajo.
Aqu necesitas especificar la ruta del lugar seguro en el que
resguardaste la llave privada de tu certificado de sello digital (CSD)
que es un archivo electrnico con extensin *.key. Cuentas con el botn
de ayuda para elegir el sello digital.
Nota: Debers indicar la ruta de red donde se encuentra el achivo para
que se pueda trabajar sin conflictos de conexin con las estaciones de
trabajo.
Ingresa la clave que proporcionaste para encriptar tu llave privada
cuando generaste tu Firma Electrnica Avanzada con el programa
SOLCEDI (Solicitud de Certificado Digital).
Campo informativo. Dado que el Certificado de los Sellos Digitales
tiene un periodo de validez se muestra la fecha en la que dicho
certificado estar vigente.
3.2.10 Buzn Contable/Parmetros Buzn Contable

Ruta de Acceso:
Men Configuracin, Parmetros del sistema, Seccin Buzn
contable.
Desde la barra de herramientas con el
botn,
Seccin
Buzn contable.
Qu es: Estos parmetros determinan la configuracin para trabajar tu
buzn contable del sistema.

CAMPO
Espacio
Usuario
Contrasea
Confirmar
contrasea
Buzn
contable
Botn Probar
conexin
Para
configurar tu
eSPACIO
Aspel visita:
Para
contratacin
visita:
DESCRIPCIN
Escribe el nombre del espacio al cual deseas acceder, para
consultar las operaciones
Escribe el nombre de usuario para el Espacio asignado.
Escribe la contrasea de usuario, este campo se mostrar
encriptado.
Vuelve a indicar la contrasea de usuario para verificar la
coincidencia de la contrasea.
Con el botn
se mostrar la ventana con los buzones para
elegir el buzn desde el cual se mostrar la informacin que tienes
en tu espacio en la Consulta de buzn. La informacin que se
muestra fue creada desde tu Espacio Aspel.
Este botn permite realizar la conexin al espacio Aspel.
Para saber como configurar
https://espacio.aspel.com.mx/.
eSPACIO
Aspel
Para
contratar
eSPACIO
Aspel
http://www.aspel.com.mx/mx/serv_elec.exe/espacio.
dirgete
visita
3.3 Datos de la empresa

Ruta de Acceso:
Men Configuracin, Datos de la empresa
Qu es: Cuando instalas un sistema Aspel, por omisin viene registrada
una empresa denominada "EMPRESA INVALIDA". sta es una empresa
ficticia en la cual puedes trabajar durante los 30 das que Aspel te otorga
como periodo de evaluacin, posterior al vencimiento de dicho periodo
se solicitar la activacin del sistema. Una vez que hayas activado tu
sistema, en esta seccin podrs agregar hasta 99 empresas registrando
para cada una de ellas informacin fundamental. Es muy importante que
al activar tu sistema indiques el nombre de la razn social de tu
empresa, antes de iniciar tus operaciones con Aspel-COI 7.0. Una vez
que hayas activado tu sistema podrs modificar los datos de las
empresas que tengas registradas en el momento que lo decidas, esto
aplica para las empresas 1 a la 99 para ello, utiliza la opcin "Modificar"
disponible en el dilogo de seleccin de empresa.
3.4 Agregar empresa/Asistente para la configuracin de AspelCOI para agregar una empresa.
Ruta de Acceso:
Men Configuracin, Agregar empresa
Men Configuracin, Datos de la
empresa,
botn.
Qu es: El objetivo de este asistente es ayudarte a configurar
fcilmente
tu
empresa,
definiendo
ciertos
parmetros
que
son
indispensables para empezar a trabajar con el sistema Aspel-COI. Si eres

usuario de Aspel-COI de otras versiones (5.x y 6.0) el sistema te
permitir traducir la informacin que tenas registrada en dicho sistema.
En trminos generales mediante el asistente podrs:
Configurar los datos de tu empresa.
Si eres usuario de otras versiones podrs, importar y/o traducir los
parmetros de la empresa, datos de la misma y los perfiles de
usuarios.
Definir los parmetros de tu empresa, dar de alta a los usuarios,
as como definir sus perfiles (opciones a las que tendrn acceso).
Crear tu base de datos.
3.5 Perfiles de Usuario

Ruta de Acceso:
Men Configuracin, Perfiles de usuarios.
Men Utileras, Perfiles de usuarios.
Nota: El acceso puede variar segn el sistema Aspel que tengas
instalado.
Qu es: En este mdulo se administran y controlan los usuarios,
contraseas y permisos de acceso a cada una de las opciones de los
sistemas Aspel. Para una mejor administracin de estos usuarios, se
proporciona un mdulo principal, en el que podrs dar de alta los
usuarios que podrn activarse en cualquiera de los sistemas Aspel que
tengas instalados en tu equipo.
3.5.1
Perfiles
predefinidos/ Nuevo perfil predefinido

Ruta de Acceso:
Men Configuracin, Perfiles de usuarios, seccin Usuarios de la
empresa seleccionada, Men contextual, Nuevo perfil predefinido.
Men Configuracin, Perfiles de usuarios,
con el botn.
Qu es: Esta opcin te permitir dar de alta perfiles predefinidos, para

que al agregar un usuario, su perfil se forme con base en un perfil
previamente definido. El objetivo de los perfiles predefinidos, es
ahorrarte tiempo en la definicin de los diferentes permisos dado que en
algunas ocasiones varios usuarios pueden pertenecer al mismo puesto y
desempear las mismas funciones.
3.5.2 Alta de usuarios

Ruta de Acceso:

Men Configuracin, Perfiles de usuarios, con
Men Configuracin, Perfiles de usuarios,
el botn.
seccin
Usuarios
de la empresa seleccionada/ Men contextual (botn derecho del ratn),

opcin Nuevo usuario.
Qu es: En esta ventana podrs dar de alta al personal o usuarios que

podrn trabajar en los sistemas Aspel. Debers proporcionar los datos
generales del usuario, as como el nombre del usuario y clave de acceso
a los sistemas.
3.6 Preferencias
Ruta de Acceso:
Men Configuracin/Preferencias.
Esta opcin permite configurar los aspectos necesarios para que el
usuario pueda trabajar de una forma gil con ciertas aplicaciones
disponibles en el sistema.
Dentro del men configuracin/Preferencias se cuenta con dos opciones:
Barra de herramientas: esta opcin se utiliza para personalizar
la barra de herramientas, de manera que al agregar o quitar
botones se pueden ejecutar ms rpido las operaciones del
sistema.
Iconos grandes: Con esta opcin, se podr cambiar el tamao de
los iconos del sistema.
4.
DECLARACIN INFORMATIVA DE OPERACIONES CON TERCEROS /

INGRESOS COBRADOS
4.1 Definicin
4.2.1 Tasa de IVA default
4.2.2 Montos incluyen impuestos
4.2.3 Sugerir ltimos datos de impuestos utilizados en captura
4.3 Declaracin Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT)
4.3.1 Datos fiscales de terceros
4.3.2 Cuentas para operaciones con terceros/Ingresos cobrados
4.3.3 Plizas con cuentas de operaciones con terceros
4.3.4 Manejo de ISR e IVA retenido en la captura de Operaciones
con Terceros
4.4 Definicin de cuentas de ingresos cobrados
4.4.1 Registro de Movimientos
4.4.2 Definicin del periodo de causacin de IVA
4.5 DIOT e Ingresos cobrados
4.5.1 En Plizas
4.5.2 En Cuentas
4.5.3 DIOT e Ingresos cobrados Alta cclica
4.5.4 DIOT e Ingresos cobrados Navegacin cclica

5.2.2 IVA Devuelto
5.3 Desglose IVA
5.4 Retenciones
6.1.5 Baja contable del activo
6.2 Reportes de depreciacin contable
6.2.1 Reporte de depreciacin contable
6.2.2 Reporte activos que ya no se deprecian
6.2.3 Reporte proyeccin de depreciacin
6.2.4 Reporte conciliacin de activos
6.3 Reportes de depreciacin fiscal
6.3.1 Reporte con valores actualizados (factor anual)
6.3.2 Reporte con valores actualizados (Ajuste ISR)
6.3.3 Reporte deduccin inmediata
6.4 Revaluacin de activos
6.4.1 Proceso de revaluacin
6.4.2 Parmetros de revaluacin
6.4.3 Consulta de revaluacin
6.4.4 Detalle de revaluacin
6.4.5 Reporte de revaluacin de activos fijos
7. AJUSTE ANUAL POR INFLACIN
7.1 Definicin
7.1.1 Ingreso Acumulable
7.1.2 Deduccin Autorizada
7.2 Tablas del I.N.P.C.
7.3 Clculo del Ajuste Anual por Inflacin
7.3.1 Clculo del Ajuste Anual por Inflacin de Ejercicios Completos
7.3.2 Clculo del Ajuste Anual por Inflacin de Ejercicios Incompletos
8. UTILERIAS

8.1
8.2
8.3
8.4
Definicin
Traduccin de archivos
Conversin De Cuentas a Activos
Importacin de archivos
8.4.1 Desde otras aplicaciones
8.5 Control de archivos
AS
PE
LCO
I
NI
VE
L
1. INTRODUCCIN
1.1 Definicin
2. GRFICAS
2.1 Generales
2.2 Barra de herramientas de grficas
2.2.1 Men
2.2.2 Modificacin de datos de la grfica
2.2.3 Rotar a la izquierda
2.2.4 Rotar a la derecha
2.2.5 Copiar al Portapapeles
2.2.6 Imprimir
2.2.7 Actualizar grfica
2.2.8 Grabar grfica
2.3 Grficas del usuario
3. CENTRO DE COSTOS Y PROYECTOS
3.1 Configuracin de Etiquetas
3.2 Centro de Costos y Proyectos
3.3 Trabajando con centro de costos y proyectos
3.4 Reporte de movimientos por Proyectos y Centro de costos
3.5 Estado de resultados por Centro de costos y Proyectos
4. MANEJO DE PRESUPUESTOS
4.1 Definicin
4.2 Creacin del presupuesto por medio del sistema
4.3 Cargar presupuesto desde hoja de clculo
4.4 Modificar Presupuesto Actual
4.5 Consulta de Presupuesto

4.6 Consulta de Presupuestos Departamentales
4.7 Reporte de seguimiento de presupuestos
5. MANEJO AVANZADO DE CONSULTAS
5.1 Personalizacin de consultas
5.2 Autofiltro en consultas
5.3 Exportacin de consultas
5.4 Bitcora del sistema
6. INTERCAMBIO DINMICO DE DATOS
6.1 Copiado especial
6.2 Frmulas
6.3 Asistente y barra de herramientas de Aspel-COI en Excel
6.3.1 Generales
6.3.2 Listado de Funciones
6.3.3 Perodo de trabajo en COI
6.3.4 Seleccin de Departamentos, Proyectos y Centros de Costos.
6.4 Importador de catlogos desde Microsoft Excel
6.4.1 Catlogo de Cuentas y Cuentas departamentales
6.4.2 Activos fijos y Datos de Terceros
6.4.3 Importacin de plizas
7. HOJAS FISCALES Y FINANCIERAS
7.1 Definicin
7.2 Hojas de clculo financieras
7.3 Hojas de clculo fiscales
8. RAZONES FINANCIERAS
8.1 Interpretacin de razones financieras
8.2 Anlisis de tendencias

8.3 Tipos de Razones
9.2.2 IVA Devuelto
9.3 Desglose IVA
9.4 Retenciones
ASPEL-SAE NIVEL AVANZADO

OBJETIVO
Al trmino de este curso el usuario tendr los conocimientos y
herramientas que le permitirn administrar la informacin y obtener un
mayor provecho de ella, como es el diseo de grficas, el intercambio
dinmico de datos con las hojas fiscales y financieras predefinidas del
sistema, todo esto para que el usuario cuente con los elementos
necesarios para poder adaptarlas y personalizarlas de acuerdo a las
necesidades
de
la
empresa.
Conocer el uso de los centros de Costos y Proyectos, manejo de

Presupuestos, Activos, depreciaciones y reevaluaciones.
Tambin podr modificar y personalizar los reportes del sistema, lo que
permitir explotar al mximo la informacin contable y financiera
suministrada
de
manera
oportuna.
Se proporcionara una introduccin al manejo de base de datos en

formato nativo (Firebird) y Microsoft SQL Server, lo cual brindar al
administrador del sistema los elementos necesarios para conocer la
estructura de la base de datos y realizar operaciones directamente en
las tablas del sistema.
Para reforzar los conocimientos que se adquieran durante el curso, se
incluyen prcticas, para cuya realizacin se requiere:
1. Contar con el respaldo de datos del curso previo (Intermedio).
2. Tener vaco el directorio Datos o eliminar el directorio
Empresa01.
La modalidad de los sistemas Aspel que se utiliza para impartir cursos
corresponde a la versin llamada demo-educativa, la cual permite
registrar operaciones del 1 de Noviembre de 2009 al 31 de Marzo de

2010, por lo que los movimientos que se registren tendrn que observar
este rango de fechas.

1. INTRODUCCIN
1.1 Definicin
2. GRFICAS
2.1 Generales
2.2 Barra de herramientas de grficas
2.2.1 Men
2.2.2 Modificacin de datos de la grfica
2.2.3 Rotar a la izquierda
2.2.4 Rotar a la derecha
2.2.5 Copiar al Portapapeles
2.2.6 Imprimir
2.2.7 Actualizar grfica
2.2.8 Grabar grfica
2.3 Grficas del usuario
3. CENTRO DE COSTOS Y PROYECTOS
3.1 Configuracin de Etiquetas
3.2 Centro de Costos y Proyectos
3.3 Trabajando con centro de costos y proyectos
3.4 Reporte de movimientos por Proyectos y Centro de costos
3.5 Estado de resultados por Centro de costos y Proyectos
4. MANEJO DE PRESUPUESTOS
4.1 Definicin
4.2 Creacin del presupuesto por medio del sistema
4.3 Cargar presupuesto desde hoja de clculo
4.4 Modificar Presupuesto Actual
4.5 Consulta de Presupuesto
4.6 Consulta de Presupuestos Departamentales

4.7 Reporte de seguimiento de presupuestos
5. MANEJO AVANZADO DE CONSULTAS
5.1 Personalizacin de consultas
5.2 Autofiltro en consultas
5.3 Exportacin de consultas
5.4 Bitcora del sistema
6. INTERCAMBIO DINMICO DE DATOS
6.1 Copiado especial
6.2 Frmulas
6.3 Asistente y barra de herramientas de Aspel-COI en Excel
6.3.1 Generales
6.3.2 Listado de Funciones
6.3.3 Perodo de trabajo en COI
6.3.4 Seleccin de Departamentos, Proyectos y Centros de Costos.
6.4 Importador de catlogos desde Microsoft Excel
6.4.1 Catlogo de Cuentas y Cuentas departamentales
6.4.2 Activos fijos y Datos de Terceros
6.4.3 Importacin de plizas
7. HOJAS FISCALES Y FINANCIERAS
7.1 Definicin
7.2 Hojas de clculo financieras
7.3 Hojas de clculo fiscales
8. RAZONES FINANCIERAS
8.1 Interpretacin de razones financieras
8.2 Anlisis de tendencias
8.3 Tipos de Razones

9.2.2 IVA Devuelto
9.3 Desglose IVA
9.4 Retenciones

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INTECH-DIVISIN

Soporte Tcnico InTech-Divisin ASPEL

Sistema de Contabilidad Integral.

Soporte Tcnico InTech-Divisin ASPEL

Objetivo del Curso

Instalacin de la Base de Datos

Teclas de Acceso rpido

Operaciones de Aplicacin General

Uso de la ayuda del sistema

Histrico de tipos de cambio

Agregar o modificar cuentas

Catlogo de cuentas departamentales

Operaciones con cuentas

Soporte Tcnico InTech-Divisin ASPEL

Catlogo de tipos de plizas

Catlogo de conceptos de plizas

3.10 Catlogo de plizas

Alta / Modificacin de plizas

Barra de herramientas en el Alta de plizas

Operaciones con plizas

Copiar y Pegar Plizas

Plizas modelo y plizas modelo inteligentes

3.11 Catlogo de tipos de activos

Consulta de catlogo de cuentas

Consulta de balanza de comprobacin

Consulta de balanza de comprobacin con departamentos

Consulta de catlogos de activos

Consulta y validacin de CFDIs y documentos asociados

Crear nuevos periodos

Auditar / Desauditar perodo

Soporte Tcnico InTech-Divisin ASPEL

Pliza de ajuste cambiario

Configuracin y definicin de datos

Datos fiscales de proveedores y terceros

Captura de asientos contables

Reporte de catlogo de cuentas

Reporte de seguimiento de presupuestos

Reporte Emisin de Plizas

Reporte Balanza de Comprobacin

Reporte Diario General

7.10 Reporte de Catlogo de Activos Fijos

7.12.2 Estado de Resultados

7.13 Reportes del Usuario

Soporte Tcnico InTech-Divisin ASPEL

Sistema de Contabilidad Integral.

Soporte Tcnico InTech-Divisin ASPEL

ASPEL-COI NIVEL BSICO

permitiendo as el trabajo con el sistema y la automatizacin de su

Tambin se revisarn los procesos ms importantes para el manejo de la

Sistema de Contabilidad Integral.

Soporte Tcnico InTech-Divisin ASPEL

ASPEL-COI 7.0 procesa, integra y mantiene actualizada la informacin

bsicamente cuentas, cuentas departamentales, rubros de cuentas,

Sistema de Contabilidad Integral.

Soporte Tcnico InTech-Divisin ASPEL

Sistema de Contabilidad Integral.

Soporte Tcnico InTech-Divisin ASPEL

Objetivo del Curso

Al termino de este curso el participante tendr los conocimientos

importante mencionar que el curso est dividido en 2 niveles: