MARA ISABEL FERNNDEZ VILLA

Comunicadora Social-Periodista

Aportar conceptos terico-prcticos a los

estudiantes en la formulacin, planeacin,
montaje, desarrollo y evaluacin de diversos
eventos y certmenes.

El trmino protocolo, procede del latn

"protocollum", que a su vez procede del
griego (en griego deviene de protos, primero
y kollom, pegar, y refiere a la primera hoja
pegada con engrudo). En su significado
original, vena a decir que "protocollum" era
la primera hoja de un escrito, en la cual se
marcan unas determinadas instrucciones.
Esta definicin marca el inicio de lo que ms
tarde ser el verdadero significado del
trmino protocolo.

PROTOCOLO: se puede definir como el

conjunto de normas y disposiciones legales
vigentes que, junto a los usos, costumbres y
tradiciones de los pueblos.
Rige la celebracin de los actos oficiales y en
otros muchos casos, la celebracin de actos
de carcter privado que toman
como referencia todas estas
disposiciones, usos, tradiciones
y costumbres.

El protocolo, salvo el aplicado basado en la

ley para los actos oficiales, no impone sino
que aconseja y da unas pautas bsicas a
seguir si se desea la correcta organizacin y
desarrollo de un acto. El protocolo oficial o
legal (basado en normas y leyes) queda
reducido al mbito de la Corona, el Gobierno,
las
Administraciones
del
Estado,
las
Comunidades Autnomas y las Corporaciones
Locales.

Es un cdigo que gobierna las expectativas del

comportamiento social, de acuerdo con las
normas convencionales dentro de una sociedad,
clase o grupo social.
La etiqueta usualmente refleja frmulas de
conducta que la sociedad o la tradicin han
mitificado.
La etiqueta puede reflejar un cdigo tico
subyacente o puede surgir a partir de la moda,
como en la Bretaa del siglo XVIII donde actos
aparentemente sin sentido como la manera en
que la taza de t se mantena se asoci con la
clase alta.
No es universal.

Un ritual es una serie de acciones,

realizadas principalmente por su
valor simblico, que es prescrita
por una religin o por las
tradiciones de una comunidad. El
trmino "rito" proviene del latn
ritus.
Se denomina rito a una costumbre o
ceremonia,
generalmente
de
carcter religioso.
Serie
de
acciones
realizadas
conforme a unas normas rgidas y
minuciosas, prescritas en gran
medida
por
las
costumbres
aprobadas de antemano

El glamour o glamur es un
anglicismo que designa un
tipo
de
belleza
muy
elegante y sofisticado, que
era
caracterstico
de
algunas
estrellas
femeninas de Hollywood.
Expresin norteamericana
que designa un atractivo
irresistible. Es sinnimo de
elegancia,
atractivo,
fascinacin, y seduccin,
propio de los aos 1930,
1940 y 1950.

Dcese del trato corts y los buenos modales

Relativo a los buenos modales, cortesa,
educacin.
Comportamiento
de
las
personas
en
sociedades.
El conjunto de reglas que deben observarse
por respeto al prjimo al hablar y actuar para
lograr una buena convivencia.

Las normas de Ceremonial y Protocolo han

estado histricamente asociadas a las de la
diplomacia, y a tal punto llega su importancia
que los pueblos antiguos otorgaban un
especial simbolismo a su observancia y al
conjunto de formalidades que entraaban.
Ellas estaban envueltas en una aureola sacra,
y su misin, "fuente de honores y
responsabilidades, se halla bajo la proteccin
de los dioses".

Suceso de importancia social o personal; Hecho

que ocurre en momento definido
Acontecimiento previsto o imprevisto
Acontecimiento que sirve de soporte para la
emisin de mensajes en torno a una marca o
corporacin en un entorno o ambiente
controlado con la intencin de que los asistentes
tengan una experiencia positiva que permita
construir y estructurar dicha marca.
Es un momento de verdad de la comunicacin.

Es una reunin planificada

y organizada de actores
de capacidad potencial
mnima necesaria para el
logro de determinados
objetivos dentro de un
servicio, tarea, funcin o
accin, con el objeto de
ser clasificados para una
seleccin especfica.

Protocolo
Protocolo
Protocolo
Protocolo
Protocolo
Protocolo
Protocolo
Protocolo

notarial
gubernamental
internacional o diplomtico
religioso
deportivo
militar
social
empresarial

Protocolo Notarial:
El protocolo es el
instrumento en el que el
notario publico consigna
los contratos que pasan
ante l y entre las partes.
El libro lo forma el mismo
notario con todos los
protocolos que autoriza
en un ao.

Est regido por la Ley.

Protocolo gubernamental:

Se refiere a las normas de conducta

que regulan las actividades pblicas
de un pas, un departamento o un
municipio.

Considera
protocolarias
permanente:

ceremonias
de carcter

Te Deum (siempre en accin de

gracias)
Das de duelo (minuto de
silencio)
Presentacin de credenciales
Recepcin
a
misiones
especiales
Efemrides nacionales

Define la realizacin de eventos,

establece las preferencias y normas
de conducta

Protocolo Internacional o
Diplomtico:

Regula
las
relaciones
diplomticas entre Estados,
pases,
gobiernos
y
organismos de carcter
internacional.
La ONU, por su origen y
naturaleza, ha sido la
instancia en la que se ha
desarrollado de manera
ms
amplia
la
reglamentacin
del
protocolo aplicable a los
diversos casos

Establece las formas o maneras de

relacin especfica entre personas
que representan un pas

Protocolo religioso:
Se refiere a las normas de
cada
religin
o
comunidad
religiosa,
frente a la realizacin de
eventos,
actos
y
ceremonias.

Es potestativo de cada
religin

Protocolo Deportivo:
Es el conjunto de normas
y
requerimientos
generales que rigen los
eventos deportivos, las
ceremonias de apertura,
los actos de clausura y
premiacin, as como las
actividades sociales que
lo enmarcan.

Est regido por normas

internacionales

Protocolo Militar:
El protocolo tiene una de
sus mximas expresiones
en las ceremonias y actos
militares. En estos actos
nada se deja al azar, y
est todo reglamentado,
desde
los
uniformes
hasta el aspecto de los
militares.

Es una manifestacin de orden

Protocolo social:

El Protocolo se puede
definir como el conjunto
de normas y disposiciones
legales vigentes que, junto
a los usos, costumbres y
tradiciones de los pueblos,
rige la celebracin de los
actos oficiales y, en otros
muchos
casos,
la
celebracin de actos de
carcter privado que toman
como
referencia
todas
estas disposiciones, usos,
tradiciones y costumbres.

Es cultural

Protocolo Empresarial:
Se refiere al conjunto de
normas que regulan las
relaciones entre las
personas de una misma
empresa y de sta con las
de otras organizaciones.

Establece normas de vestuario,

comportamiento, correspondencia,
etc.

TRATO
Seora Ministra (Comunicaciones, Educacin,
Relaciones Exteriores). Nunca doctora,
seora o doa y menos an el nombre.
Seor Ministro
Seor Presidente
Seor Fiscal, Seor Procurador, Seor
Contralor
Primera Dama: Seora

El Cuerpo diplomtico:
Conjunto de representaciones extranjeras
acreditadas de manera permanente ante
un gobierno. Goza de distinciones y
privilegios especiales en los diferentes
pases del mundo.
Sus funciones son reglamentadas por
acuerdos internacionales.

Categoras:

Embajadores, legados, nuncios

Ministros plenipotenciarios e internuncios
Ministros residentes
Encargados de negocios

Santidad: Santo Padre, Sumo Pontfice.

Patriarca: ciertos obispos. En la actualidad
slo hay cuatro: Jerusaln, Alejandra,
Antioqua y el Gua en la India.
Cardenales: Eminencias, Eminentsimo
Seor. Prncipes de la Iglesia Romana.
Arzobispo: Su Excelencia, Seor Arzobispo
(con sede en grandes ciudades).).

Obispos: Seor Obispo.

Prefectos: designados para misin.
Obispos auxiliares: vicarios, sacerdotes y
diconos.
Sacerdotes:
monseores,
protonotarios,
cannigos (realizan oficios especiales en las
catedrales) y prrocos (manejan una parroquia
o un grupo de fieles).
Diconos:
en ltima etapa de formacin
religiosa.

1. Papa
2. Cardenales
3. Patriarcas
4. Arzobispos
5. Obispos
6. Prefectos Apostlicos
7. Vicarios Apostlicos
8. Cannigos
9. Monseores
10. Sacerdotes

Es el resultado de los
esfuerzos que hacemos para
que nos perciban como
queremos, de lo que los
dems perciben de nosotros
y de lo realmente somos.
Por ello, nuestro lenguaje
corporal, verbal y nuestra
actitud frente a la vida en
cada momento de verdad,
marca
un
modelo
que
debemos
asegurar
que
corresponda
a
lo
que
perseguimos.

La postura fsica: Influye

en lo que proyectamos y
en
cmo
somos
recibidos.
Persona extrovertida =
segura de s misma =
postura erguida.
Persona introvertida =
desinteresada
de
su
entorno = cabizbaja =
postura desgarbada.

Una postura adecuada

implica:
Cabeza en alto.
Espalda recta.
Peso
del
cuerpo
distribuido
en
forma
proporcional.
Esto corresponde a una
persona
elegante,
decidida,
dinmica,
atractiva y llena de
positivismo.

Caminar:
Habla de la actitud y el
nimo con que tomamos
la vida.

Lo correcto es:
Evitar zancadas o pasos
demasiados cortos.
Llevar la cabeza erguida
y
los
hombros
en
posicin natural. (Ni muy
rgidos, ni muy cados).

Apoyar suavemente los

zapatos sobre le suelo y
evitar hacer ruidos que
incomoden a los dems
(mover el zapato, el pie,
sonar llaves).
Los pies ni muy juntos ni
muy separados. Deben
estar ligeramente hacia
fuera.
Los
brazos
deben
acompaan los pies al
caminar y balancearse
armnicamente.

Sentarse y
levantarse:

Utilizar toda la silla al

sentarse, no slo el
borde = Apoyo a la
espalda
y
adecuada
postura.
Rodillas
juntas
al
sentarse, sin importar si
se lleva falda o pantaln.
Manos al regazo.

Los hombres deben recoger

un poco el pantaln para
que la tela no quede rgida
en la rodilla.
Al cruzar las piernas los
hombres no debe mostrar
las suelas de los zapatos, ni
la piel de las piernas.
No es de buen gusto
balancearse en la silla.

Las actitudes:
Cuando se est frente a
alguien, las manos nunca
deben
estar
en
los
bolsillos del pantaln o
del saco, denota falta de
educacin y descortesa.
Se
debe levantar la
cabeza para responder
al otro.
Evitar
comer
chicle
mientras se habla con
alguien personalmente y
an por telfono.

La sonrisa un factor clave

Transmite confianza
Alegra
Bienestar
No debe confundirse con
la risa o la carcajada,
muy impropia en los
ambientes de trabajo.

Establecer cronogramas
razonables para cumplir
las actividades.
Celebrar
el
buen
desempeo
de
los
dems.
No apropiarse del mrito
de otros.
Corregir o reprobar el
comportamiento
de
alguien en privado. No
avergonzar las personas.
No criticar a espaldas de
lo compaeros.

Evitar
gritos
por
discusiones o charlas.
Abstenerse de pedir
dinero prestado para
almuerzos, transporte,
y otros, que luego se
olvida pagar.
Respetar la privacidad
de los dems. No
revisar el material de
otros escritorios.
Leer el peridico o
cualquier documento
por detrs de quien lo
est revisando.

Ignorar los rumores dainos

consultar las fuentes regulares.

Mantener ordenado el escritorio.

Evitar
poner
afiches,
postales,
imgenes
religiosas,
monedas,
billetes y fotografas en su puesto de
trabajo.
Evitar las malas palabras para tratar
coloquialmente a sus compaeros.
Evitar los chistes de doble sentido y
las bromas pesadas con quienes no
dan pie a ello.

No comer en el escritorio
ni en los pasillos.
No maquillarse en la
oficina,
sino
en
el
tocador.
Si tiene poco trabajo no
distraiga a los dems.
No haga perder tiempo a
sus compaeros.
Slo entrar a las oficinas
despus de tocar y pedir
permiso, aunque estn
abiertas.

Tratamientos
familiares
como
gorda,
amor,
negrito, reina son
impropios en el trabajo
tanto con compaeros
como con clientes.
Trate a superiores y
compaeros
con
respeto.
No tome confianza.

El Pblico en general

Las
personas
esperamos
recibir
siempre
lo
que
debemos dar:

Amabilidad
Discrecin
Respeto por el otro
No confianzas
Disposicin

Crea una imagen basada

en las experiencias y los
contactos
con
los
diferentes miembros de
la compaa.

Siempre el trato
debe ser de
USTED

La manera de saludar
demuestra cmo somos.
Mirar
de
saludo
y
despedida al interlocutor.
Maneras: de mano, beso,
apretn
de
brazo,
abrazo,
pero
en
la
empresa... DE MANO
Las palabras y gestos
cariosos no se usan en
el ambiente de trabajo.

Con los visitantes: no se

autorizan saludos, se
espera a que se nos
salude.
No
exceder
manifestaciones
de
asombro, ser naturales.
Se debe evitar mezclar
temas personales con los
de la empresa.

Bienvenidas

Buenos das seor (a).

En qu podemos servirle?
Me recuerda con quien tiene
usted cita.
Me permite su identificacin.
Con gusto lo anuncio.
Por favor porte la escarapela a la
vista y lea detenidamente esta
tarjeta. A la salida recuerde
devolver
este
documento
firmado por el anfitrin.
Siga hasta la recepcin en el
segundo piso.
Bienvenido (a).

Despedidas

Tenga usted su documento.

Me permite la escarapela y
la tarjeta de ingreso.
Gracias por su visita

Las presentaciones
deben ser breves,
claras y rpidas.
Se debe entender
claramente el nombre y
el primer apellido.
Las respuestas deben
ser algo como:
encantado(a), es un placer,
o es un honor, segn el
caso.

Se presenta el hombre a la
mujer:
Doctora
Mara
le
presento al seor Juan Prez. (La
excepcin a esta regla es con
presidentes
de
repblica,
jerarcas de la iglesia, ministros
de despacho, embajadores y
oficiales de alta graduacin).

El ms joven al de ms
edad:
Doctor
Posada
le

presento
Uribe.

al

estudiante

Jorge

El de menor rango al
de mayor rango: General
le presento
Martnez

al

El personaje
con
sus

Coronel

poltico
ttulos:

Permtanme presentarles al
seor alcalde de la ciudad
...., Doctor....

El
ejecutivo
por
su
nombre y con el de la
empresa que representa:

Les presento al Doctor Juan

Guillermo Henao, Gerente
Comercial
de
Industrias
Haceb S.A.
Tengo
el
gusto
de
presentarle a la seora
Margarita Prez, Jefe de
Calidad
de
Confecciones
Marinella.

En la oficina con cargo:

Le presento al Ingeniero
Carlos Lpez, Jefe de
calidad.

La mujer casada con el

apellido de soltera y
con su nombre propio:
Voy a presentarle a la
seora Patricia Arango.

REGLAS DE ORO
Debe usarse el usted.
Una dama jams se
levanta ante un
caballero
Si son dos damas y la
diferencia de edad es
muy notoria, la ms
joven se levanta.

Entre
caballeros,
ambos sentados, se
ponen del pie al ser
presentados.
Entre
seoras
y
seoritas de la misma
edad no se acostumbra
ponerse en pie, ni
cuando llega una de
ellas, ni al saludarse.

Pero si la que est

sentada
desea
mostrarse
efusiva
puede hacerlo.
Ante
personalidades
como el presidente, un
cardenal, un arzobispo
o
un
superior
jerrquico todos deben
ponerse en pie.

Permita
al
interlocutor
responder
y
escchelo.
Si la persona es ms
joven o con menos
conocimientos que
usted, no alardee de
su superioridad.
Termine un tema
antes de comenzar
otro. No reparta su
atencin en varias
direcciones.

Evite observar a
alguien diferente
mientras se
dirige a alguien
en especial.
No exagere
sus gestos.
Evite temas que
slo interesan a
una
persona
delante
de
varias.

Es de mal gusto decirle

al otro
que luce,
enfermo, sin saber qu
le ocurre.

No pregunte la edad de
nadie, ni su salario, ni
si tiene cirugas, ni por
qu no se ha casado.
Tampoco
pregunte
por qu no ha tenido
hijos. Sea discreto.
Evite dar consejos sin
que le sean pedidos

El conversador educado ...

Sabe manejar la voz

Est bien informado.
Sabe escuchar.
Es amable.
Tiene
sentido
del
humor.
No utiliza palabras que
pueden ofender a sus
interlocutores.

Respeta las opiniones

ajenas.
Escoge los temas de
acuerdo con el lugar, la
hora
y
las
circunstancias.
No acapara la atencin
de los dems y procura
que todos participen
en la conversacin.

Primero los presentes.

Identifquese claramente.
Ojo al trato profesional.
Urbanidad celular.
Lo personal es personal.
Cuidado con la
tecnologa

Saludo corts, cordial,

respetuoso.
Nadie se equivoca de
gusto.
Como nos gusta que
nos traten.
Llamada en espera.
Nos identifica.
Horario de llamadas.

Jams coma o beba mientras habla.

Salude con un buenos das, buenas
tardes, buenas noches. Si es un
desconocido, identifquese y pregunte
por la persona con la cual desea hablar.
Cuide la forma de responder, si lo hace
con negligencia o dureza la persona que
llama obtendr una imagen desfavorable.
Use una voz bien modulada y animosa.
Mantenga buena postura al hablar, as su
voz sonar natural y agradable.
No tutee a nadie por telfono en sus
llamadas de trabajo. Utilice el usted.

Modere su tono de voz. Que no sea melosa,

porque es de mal gusto.
Si la llamada no es para usted, aleje el
auricular de su boca para llamar a la persona
solicitada.
Anote el nombre, el nmero telefnico de
quien llama y la hora cuando tome mensajes
para los dems.
No deje esperando a nadie en la lnea mientras
atiende otro asunto. Preferiblemente cuelgue y
repita la llamada.
En una oficina o casa diferente a la suya no
responda el telfono sin autorizacin.
Evite la expresin de parte de quien y de
dnde.

Si responde un contestador, no cuelgue sin dejar

su mensaje. Y si usted utiliza este medio, siempre
responda las llamadas.
Las llamadas obscenas se cuelgan de inmediato y
si se insiste en ello desconecte el telfono.
La llamada en espera:
Es un sistema muy til, no obstante, interrumpir a
la persona con se est hablando para tomar otra es
descorts. Lo correcto es disculparse, interrumpir
brevemente y decirle a quien llama que luego le
devuelve la llamada.

Si usted llama: identifquese

con su nombre, el de la
empresa y el motivo de su
llamada.
Haga las llamadas de trabajo
dentro del horario laboral y no
antes o despus. Es falta de
consideracin.
No d quejas por telfono.
Hgalo
por
escrito,
Evite
insultos y frase hirientes.
Los
temas
laborales
se
discuten en la oficina y no en
las casas de los empleados. No
invada la intimidad del otro.

Son solo para llamadas cuya importancia no da espera.

Las llamadas deben ser breves y concisas.

Es un servicio para quienes tiene que estar contactados

permanentemente y no para dar posicin social.

Existen lugares en que no es apropiado su uso, (clubes

privados, restaurantes, cines, salas de conciertos y
juntas, la iglesia, los aviones y los bancos entre otros).
Por sus caractersticas, son unos invitados no deseados
y por dems, muy entrometidos y poco educados.

Al solicitar favores
siempre recuerde estas
frases:

Por favor...
Sera usted tan amable...
Gracias
Ha sido usted muy gentil
Cuando solicitamos un favor
estamos sujetos a que puedan o
no hacrnoslo. No debemos
enfadarnos ante una negativa.

Aunque

cuenta:

produce

incomodidad

tenga

en

No se excuse de forma mecnica por cualquier

cosa o en todo momento
Evalu la gravedad del asunto y determine cmo
debe excusarse.
No se presentan excusas por el mero hecho de
quedar bien.
Debe ser sincera y estar dispuestos a corregir el
error o a evitar que se repita.
No se debe excederse en palabras. Las excusas
breves son ms francas y tiene mejor efecto.

Integridad = carcter, decencia y honestidad.

Es independiente del cargo y la posicin.

Recomendaciones:
Trabaje completas sus horas laborales
Llame para informar que est enfermo slo si esto
es cierto.
Use los equipos de oficina con fines slo laborales
y cudelos.
Sea honesto con los reportes de gastos.
Haga pocas llamadas personales
Y en general acte con rectitud.

Ser puntual o de lo contrario se pierde la confianza.

No significa llegar antes de tiempo a las citas, sino
cumplirlas a la hora acordada.

Olvidar las excusas.

El xito es alcanzar la meta que se ha propuesto.

Rige para todo: entrega de documentos, envo de

cotizaciones, correspondencia, despacho de pedidos.

Saber
guardar
las
confidencias que le hacen.
Conservar el sentido de la
confidencialidad
debe
aplicarse tanto a los asuntos
de
tipo
laboral
como
personal.
Puede convertirse en un
baluarte
inmenso
y
su
defecto, puede terminar en
asuntos de tipo legal.

Ser corts y optimista

puede ser la llave para
escalar posiciones.
No debe confundirse
amabilidad
con
intimidad.
Sea
respetuoso
y
no
confianzudo.
Sea receptivo a las
crticas y sugerencias.
Intersese
por
los
dems.

La vida no es tan corta

que no deje tiempo para
la cortesa
R. W. Emerson

Elementos de la planeacin de eventos

Herramientas de planeacin
El trabajo por comisiones
Presupuesto
Invitaciones
Convocatorias
Lugares
Recursos necesarios
Medios de comunicacin
Seguimiento
Control, chequeo y entrega de informes.
Informes finales

Responde a las siguientes preguntas:

Qu vamos a hacer
Cules son sus objetivos
Cundo lo vamos a hacer
Dnde lo vamos a hacer
A quines vamos a convocar
A quines vamos a invitar
Cunto nos constar
Con qu recursos contamos
A quin debemos informar

EN SNTESIS, QU OBJETIVOS QUEREMOS

LOGRAR

Congreso
Simposio
Lanzamiento
Rueda de prensa
Celebracin eucarstica
Celebracin social
Ceremonia de carcter militar
Ceremonia de carcter deportivo
Feria o exposicin
Sala de ventas
Show Room

Se escriben en infinitivo

Vender
Informar
Educar
Actualizar
Motivar
Promover
Certificar
Avalar
Evaluar

Tener en cuenta que hay fechas difciles o

tab:

Diciembre
Vspera de das de fiesta
Vspera de vacaciones.
Cuando hay grandes eventos de ciudad
Para cocteles, nunca lunes o viernes.
Revisar agenda de ciudad.
En Bogot no es recomendable citar antes de las
9.00 AM.

Evaluar diferentes alternativas como:

Teatros
Auditorios
Centros universitarios
Centros de exposiciones
Aulas
Hoteles
Clubes sociales

Hay que tener en cuenta:

Capacidad del lugar

Recursos con que cuenta
Cercana y facilidades de transporte
Accesibilidad
Tarifas

Para Medelln, se recomienda consultar la Gua de

Comfenalco

Estudiantes
Profesionales
Lderes sociales
Empresarios
Amas de casa
Autoridades civiles,
militares o eclesisticas
Jvenes
Nios
Con costo o sin l.

Docentes
Ponentes
Conferencistas
Autoridades
Medios de comunicacin
Comunidad
Pblico en general

Ejercicio: Definir los tems que debe contener

el presupuesto de un evento.

Tcnicos: propios o contratados

Humanos: propios o contratados
Econmicos: existen o hay que conseguirlos

Se trata de establecer equipos de trabajo que se

responsabilicen de actividades especficas.
Comit Coordinador: es el directo responsable de la
realizacin del evento; opera como una junta directiva y
toma decisiones macro.
Comit Financiero: es el responsable de la consecucin y
administracin de los recursos, sean estos propios o
conseguidos mediante patrocinios, donaciones u otros.
Comit de Logstica: responde a los cmos del evento.
Comit de Protocolo: responsable del cumplimiento de
normas y procedimientos.
Comit
Acadmico:
responsable
de
conseguir
conferencistas, facilitadores, panelistas, etc.
Comit de Comunicaciones: responsable de la divulgacin
y convocatoria al evento.

Diseo e imagen del evento,

campaa grfica
Diseo del material publicitario
Tarjetas de invitacin (fsicas y va
correo electrnico)
Volantes
Plegables
Formularios de inscripcin
Escarapelas
Certificados
Material para toma de notas
Carpeta
Memorias
Suvenires
Correo electrnico

Camisetas
Lugar
Banderas
Himnos
Sonido
Iluminacin

Vallas
Pendones
Backing
Avisos de prensa y revistas
Construccin de bases de
datos
Diseo de escenografa
Distribucin material
publicitario (afiches,
volantes)
Telemercadeo de
confirmacin y asistencia
Estrategia de divulgacin en
medios masivos
Inscripcin al evento
Fotografa y video
Maestro de ceremonias
(hombre, mujer o ambos)

Tarjetas de invitacin
Afiches
Plegables
Volantes
Carpetas
Blocks de notas, libretas o
cuadernos
Lapiceros
Suvenires
Escarapelas
Pendones
Vallas
Backing

Es imperativo que contengan:

Nombre del evento
Fecha completa
Hora
Lugar, direccin completa
Tipo de traje (no para eventos acadmicos)
Telfonos o datos de contacto para confirmacin.
Si son sociales, se utiliza letra cursiva
Hoy se usan papeles reciclables y recursos grficos
modernos
Se usa para cierto tipo de eventos, enviarla tambin por
correo electrnico
Los sobres deben ser personalizados
Si es un evento social, se marcan a mano

Seor o seora
Nunca Seor (a)
Se usa la sigla E.S.M, para tarjetas sociales.
Si hay que poner direccin, la tarjeta con el
sobre marcado a mano, se enva en otro
sobre con direccin completa.
No lleva remitente
Se usan tarjetas tamao Lord.

Llevan informacin completa sobre el evento.

Con la imagen grfica definida para el mismo
No deben contener mucho texto
Los afiches deben ser fciles de leer, porque
son para poner en carteleras.
Suficientemente atractivos
Visualmente agradables
Utilizar letras simples y fciles de leer.

ELEMENTOS
DEL
AFICHE
Lema.
Texto o
tema.
Imagen.
Logotipo.

Clases de afiches.
INFORMATIVO:
Para comunicar eventos,
conferencias, cursos, reuniones
sociales, espectculos, etc.
FORMATIVO:
La imagen tiene preponderancia
sobre el texto, el mensaje es
expresado grficamente en forma
clara y slo se apoya en algunas
palabras, estas deben dar nfasis
a la idea sugerida.

Precisar lo que se pretende lograr.:

Informativo: Predominar el texto sobre la imagen. Ser el suficiente:
poco y claro
Formativo: Predominar la imagen que ser reforzada con un texto
corto.

Decidirse por una sola idea: A veces lo mucho dice poco y lo poco dice
mucho. Comunicar con fuerza, claridad y simplicidad.
Tener en cuenta a quien va dirigido (destinatario):
Un afiche que no es comprendido en un par de segundos no es un buen
afiche.
Imagen: . Una sola imagen o composicin o contraposicin de varias. No
recargar. Que sea significativa.
No es un fin en s misma sino un medio.
Palabra: Realizar una formulacin clara, precisa, concisa, bien expresiva
y original
o Que sea fcil de entender y retener.
o La palabra debe reforzar la imagen visual y no repetirla exactamente

Diagramacin:
o Formato: Debe verse a distancia. Siempre rectangular y
preferentemente en vertical. (El formato estndar es de 70x100 cm.
50X70 cm.)
o Color: Elemento primordial para llamar la atencin.
o Contraste: Otro factor importante para captar la atencin.
Contrastes mximos: negro sobre blanco, negro s/ amarillo,
rojo s/ blanco, blanco s/ negro, azul s/ blanco, negro s/ rojo.
o Letras: tipo, tamao, formas; legible a distancia. Muchas veces su
ubicacin y originalidad hacen el afiche.
o Proporcin: debe de haber un equilibrio y conjuncin entre la
imagen, letra y espacios en blanco.
o Disposicin: tener en cuenta la lgica de la comprensin del afiche
ya que la lectura generalmente se realiza de izquierda a derecha, y
de arriba hacia abajo. Generar un punto o centro donde la vista se
fije con mayor facilidad. Elementos del afiche desordenados,
dispersan la atencin.

Deben contener informacin completa

Poco texto.
Imgenes atractivas
Logotipo del evento
Datos de contacto

Los posibles
son:

1.5 mt de ancho
2 mt de ancho X
2 mt de ancho X
3 mt de ancho X
4 mt de ancho X
4 mt de ancho X

tamaos

X 1.8 mt de alto
1.5c m de alto
2 mt de alto
1.8 mt de alto
2 mt de alto
3 mt de alto

Deben ser elaborados a

4X0 tintas
El
material
recomendable para la
produccin o impresin

es Banner de 13 onzas
El logo debe ubicarse en
parte superior o inferior
segn la composicin.
El pendn o backing
debe incluir siempre el
nombre e imagen del
evento.

Hay que pedir autorizacin a la Subsecretara de Espacio Pblico.

Acuerdo 057 de 2003
El mximo que podrn permanecer instalados ser inferior a 30 das
calendario y se cobrar $11.427 por cada uno (1), y de igual forma cada ao
se aumentar la tarifa de acuerdo al I.P.C dado a conocer por el DANE el ao
inmediatamente anterior.
2. AVISOS NO ADOSADOS A LA PARED INFERIOR A 8 METROS CUADRADOS: se
cobrar medio salario mnimo legal mensual por ao instalado o fraccin de
ao.
3. PENDONES Y FESTONES: El mximo que podr permanecer instalados ser
inferior a 30 das calendario y se cobrar $ 4.571 por cada uno (1), y de igual
forma cada ao se aumentar la tarifa de acuerdo al I.P.C dado a conocer por
el DANE el ao inmediatamente anterior.
4. AFICHES Y VOLANTES: Estarn exentos del impuesto, pero como
contraprestacin deber destinar el 10% del elemento publicitario para un
mensaje cvico. La fijacin de los afiches no podr superar los 30 das
calendario.
PARGRAFO: El propietario de la publicidad comercial temporal deber
desfijarla una vez se cumpla la fecha para la cual fue autorizado, so pena de
que la Administracin lo haga a costa del mismo.

Definir si el evento las amerita.

Contratar con una empresa
especializada.
Tener en cuenta que hay lugares
asignados y lugares restringidos.
Es una publicidad costosa.
Hay opciones como los carros
valla.

Vas de acceso
Zonas de parqueadero
Zonas de alimentacin
Baos
Rutas de evacuacin
Lugares para invitados
especiales
Zona de inscripcin
Puesto de informacin
Wi-Fi.

Refrigerios
Almuerzos, desayunos o cenas
Alimentacin para invitados especiales
Caf
Evaluar proveedores, costos, alternativas de
mens, tener en cuenta necesidades
especiales
Cctel
Licor o no.
Tener en cuenta alimentacin para personal
de logstica, conductores y guardaespaldas.

Areo: lo ideal es contratar a una agencia de

viajes, seria, reconocida y con muchas
oficinas.
Terrestre:

Desde y hacia el aeropuerto.

Desde los hoteles hasta el lugar del evento
Buses, busetas, taxis o colectivos.
Transporte particular
Tener en cuenta lugares de parqueo
Identificadores para vehculos de transporte
Seguros y autorizaciones.
Tour local.

Realizacin de avanzada para:

Conocer el lugar.
Evaluar accesos
Evaluar sistemas de seguridad
Recursos
Posibilidades
Diseo del espacio
Ubicacin de banderas, pendones y material
publicitario

Construir una base de datos propia con

posibles proveedores, operadores de eventos,
recursos varios.

Sonido
Luces
Micrfonos (de
pie, de solapa,
almbricos,
inalmbricos
Video beam
Pantallas Led
Pantallas
Computadores
Extensiones

Contratar seguridad fsica.

Contratar servicio de primeros auxilios,
ambulancias, etc.
Informar a la ARP, cuando se trata de eventos
empresariales fuera de la ciudad o rea de
cobertura.
SIMPAD, Cruz Roja, Defensa Civil u otros.

Se inicia siempre con el Himno Nacional de la

Repblica de Colombia.
Al ejecutar los acordes del Himno Nacional una
banda de msica, un pequeo conjunto o por
otro tipo de medio (grabacin), los ciudadanos
deben:
- Ponerse de pie y tener los brazos sueltos.
- Descubrirse la cabeza si se tiene sombrero o
gorra.
- No moverse del sitio en donde se encuentra.
- Cantarlo.
- No aplaudir la interpretacin de ningn himno.

El Himno antioqueo se entona al final del

acto.
Si hay himnos, siempre deber haber
banderas.
El himno propio de la institucin (ejemplo
universidades, se entona antes del Himno
antioqueo).

Segn la norma, la bandera de Colombia siempre

ir a la derecha, cuando est con otras.
Siempre va en asta de punta redonda.
Las
puntas de lanza son para eventos de carcter
militar.
Nunca va con moos, prenses, pliegues, etc.
Nunca deben arrastrar el piso.
No se ponen como manteles.
Se sitan atrs y a la derecha de quienes van a
presidir el acto.
Todas las banderas van al mismo nivel (ninguna
ms alta)
Deben situarse a mayor altura o en un estrado de
quien preside.
La bandera del departamento ir a la derecha de
Colombia, siempre y cuando haya otra a la
izquierda de Colombia. Al no haberla, no se
considera la de Colombia al centro, sino a la
derecha de Antioquia.

 Nunca deben tocar el suelo

Nunca con pliegues, moos o decoraciones adicionales.
Las terminaciones deben ser planas o en esfera (las de
lanza son slo para los militares).

Colombia siempre va al centro, Antioquia a la derecha y la de Medelln

a la izquierda

El orden es, el nacional en el centro; los dems

en orden alfabtico de los nombres de los
pases en castellano. El segundo se ubica a la
derecha del que est al centro, el tercero a la
izquierda y as sucesivamente.

La precedencia en las organizaciones, se refiere a la jerarqua que tienen

las personas, de acuerdo con la importancia de los cargos que
desempean u ocupan y que les permite gozar de ciertas preferencias
de lugar, ubicacin y atencin, sobre las dems personas de la misma
organizacin que ostentan cargos de inferior jerarqua.
La Precedencia es un honor y un privilegio otorgado a las personas que
detentan cargos dentro de la sociedad-Estado, y como honor que es,
debe el personaje que la tiene, saber cumplir y respetar las normas
correspondientes.
Este ordenamiento es reconocido y utilizado tanto en el campo oficial
como privado y en el mbito nacional e internacional.
El vocablo PRECEDENCIA, tiene varias acepciones:
Prioridad en el tiempo .
Anterioridad en el espacio.
Preeminencia en lugar, asiento o desfiles, en actos honorficos a los
cuales concurren autoridades de diversas clases.
Preferencia para presidir o presenciar ciertas solemnidades.
Primaca.
Superioridad.

En Colombia, estn regidas por el decreto

770.
Se definen:
1. Autoridades civiles
2. Autoridades eclesisticas
3. Autoridades militares

En ceremonias civiles:

Ejecutivo
Militar
Diplomtico
Legislativo
Judicial

La precedencia tiene su mxima ley en el concepto de que el

lugar de honor es ocupado por la mxima jerarqua (llamado
punto 0)
3

La derecha es el principal puesto de honor en el Protocolo.

Cuando ubicamos personas siempre debemos tener en
cuenta que consideramos la derecha y la izquierda a partir de
la ubicacin central, mirando desde atrs de quin ocupa este
lugar y no desde la platea.
En el caso de asistir el Seor Presidente de la Repblica,
siempre ocupar la cabecera o el lugar de honor.

Debe estar cubierta con pao verde billar. El mantel

blanco es solo para comidas.
Los rtulos al frente del asiento con los cargos de las
personas que conforman la mesa de honor (los nombre
deben notarse por la parte posterior del rtulo para que
los que ocupan un lugar en la mesa se ubiquen
fcilmente).
Vaso servido de agua a la altura de la mano derecha y al
alcance.
Flder con materiales impresos, programa, listado con
nombres y cargos en forma jerarquizada, de las
personas que conforman la mesa. Si estuvieran
presentes algunos altos funcionarios en la sala deben
incluirse en la lista para que el orador las pueda
mencionar.(Orden de Precedencia).
Cantidad de sillas suficiente ms una o dos adicionales
para la imprevistos.

Micrfono en la parte central de la mesa funcionando, (Puede

ser tambin uno inalmbrico) o micrfono en el pdium, la
ubicacin del mismo depende del tipo de ceremonia o evento
que se trate.
Si el micrfono est en el pdium, entonces los estandartes
debern estar detrs del pdium para que hagan el marco al
orador.
Si el micrfono est en el centro de la mesa de honor y el
orador hablar desde ah, los estandartes debern estar
detrs de la persona ms importante de la mesa de honor.
El Presidente de la Repblica lleva su propio pdium
Espacios suficientes para el trnsito al interior del estrado.
Una persona destinada para atender el estrado.
Las flores nunca deben interrumpir la vista de los que se
encuentran en la mesa

Es la identificacin del evento que se ubica

detrs de la mesa de honor.
Debe ser limpio, claro, fcil de leer y apto
para imgenes fotogrficas y de televisin.

De acuerdo con el presupuesto, y teniendo en

cuenta el destinatario, son apropiados:

Libros
Artesanas de buena calidad
Artculos de cuero
Caf colombiano
Objetos decorativos
Piezas de arte
Flores

No
son
bien
recibidos
objetos
cortupunzantes como cuchillos, abrecartas,
tijeras, etc.

Se deben tener en
cuenta las siguientes
recomendaciones:

No tapar la cara de los

participantes o invitados
No ser flores de mucho
olor.
Flores resistentes para que
no se presenten marchitas
Preferiblemente flores
locales
Si son para entregar,
deben estar envueltas en
un empaque tipo cono.

Se ubican en la mesa de honor.

Es preferible que lleven el nombre por ambos
lados:
Uno de cara a los participantes
Dos de cara a las personas que estn en la mesa.

Se debe usar letra clara, fcil de leer, de buen

tamao.
Se escribe en maysculas sostenidas

El maestro de ceremonias debe conocerlos

previamente y leerlos con anticipacin, para
tener tiempo de hacer los ajustes necesarios
de ltimo momento.
Se elaboran 3 o 4 copias, para el encargado
de sonido, luces y el coordinador general.

Es un documento para todos los que tienen

responsabilidad en el evento.
Debe contener informacin completa sobre
caractersticas del evento, tipo de invitados e
importancia del evento desde el punto de
vista informativo.

Definir qu tipo.
Con base en ello, definir posibles
proveedores.
Evaluar qu material se requiere (tipo y
cantidad)
Evaluar modalidad de entrega (fsica, virtual,
digital, copias)

Traductor y equipos
de traduccin
Transmisin por
Internet.
Tour local, regional y
nacional.
Tour de compras
Programa para
acompaantes

Deben contener:

Identidad grfica
Entidad que certifica
Fecha
Nmero de horas o intensidad
Nombre completo del participante
Documento de identidad
Firmas.

Contratar siempre a los mejores del mercado,

es decir, proveedores con experiencia.
Tener
en
cuenta
disponibilidad
de
electricidad y en caso necesario, de plantas
adicionales.
Las tarimas deben ser seguras y cmodas.
Tener precaucin con el uso de tapetes.
Las teleras son muy importantes cuando se
trata de eventos al aire libre.
Tener disponibles paraguas para eventos.

Las personas de
logstica deben estar
uniformadas.
Los uniformes deben
ser prcticos,
funcionales, fciles de
lavar y mantener.
Zapatos cmodos y
limpios.

Tener presente que el

organizador o
coordinador, debe
estar impecablemente
vestido, pero no es el
invitado.

Formal:
Implica corbata y saco
para los seores.
Vestido o conjunto para
las damas.

Coctel:
Traje oscuro para los
seores
Vestido de cctel para las
damas (generalmente
debajo de la rodilla)

 Implica traje largo para las

damas.

El
esmoquin
est
compuesto
de:
Chaqueta: con solapas en raso, bien la
llamada solapa esmoquin o solapa de punta de
seda o satn. Tambin existe el esmoquin
cruzado.
Chaleco: negro y en caso de no llevarlo, el
esmoquin se acompaara de un fajn de seda
o raso negro, cuyos pliegues se colocan hacia
arriba. Si la chaqueta es cruzada no es preciso
fajn
ni
chaleco.
Corbata: de pajarita y negra, aunque la moda
difunde otros colores como rojo, granate o
azul
tinta.
Camisa: blanca o crema; a menudo lleva lorzas
verticales sobre las pechera a ambos lados de
la botonadura; los puos son dobles y cierran
con
gemelos.
Pantaln: negro y sin vuelta. Acostumbra a
lucir una cinta de seda en el costado.
Zapatos: negros y de charol, de atadura o
cordones
Calcetines: negros, de seda o hilo.

Es un traje masculino de tipo formal que constituye el tipo de vestuario ms

elegante para el hombre en celebraciones nocturnas.
Levita. Es negra con aadidos de seda. Para Protocolo lleva una caracterstica cola
abierta; Por delante, la chaqueta es ms bien corta y presenta el exterior una o dos
filas de botones puestas oblicuamente por meras razones ornamentales. La
chaqueta no est completa si no la acompaa el pauelo blanco de seda en el
bolsillo.
Pantalones. Son negros sin pinzas y se distinguen de los del esmoquin por la
presencia de dos galones. Los galones son bandas de raso de algunos milmetros
de ancho que discurren a lo largo de la pernera del pantaln en toda su extensin.
Chaleco. Absolutamente obligatorio, es de piqu marfil salvo para las recepciones
que se desarrollan en el Vaticano durante las cuales se requiere el chaleco negro.
Camisa. Es blanca y habitualmente con el cuello diplomtico, es decir vuelto en lo
alto y con las puntas plegadas hacia el exterior. Los bolsillos son simples (a
diferencia del esmoquin) y cerrados por gemelos. Deben asomar los puos de la
misma por la chaqueta.
Pajarita. Es de piqu blanco como el chaleco y es una de las caractersticas
principales del frac. El color blanco de la pajarita se mantiene tambin en el
Vaticano.
Zapatos. Normalmente negros, y con un pequeo tacn, parecidos a los zapatos
de baile. La etiqueta marca los de cordones como ms apropiados que otros, caso
de los de hebilla

Es el traje de mxima etiqueta para el hombre.

Se utiliza para fiestas y ceremonias de da
El chaqu se compone de cuatro piezas ms los
complementos, muy importantes.
Levita. Es quiz la parte ms vistosa porque es la
ms grande. Como en el caso del frac, lleva cola,
pero es ms larga y redondeada. Suele ser negro
o en tonos grises y a veces otros colores.
Chaleco. Los ms normales son el gris para la
gente joven y el negro para los ms mayores. El
negro puede ser con vivo o sin l. Para los
novios es un caso especial: ellos pueden llevarlo
de colores o estampado o de otras maneras para
llamar ms la atencin por ser los ms
importantes en la ceremonia.
Pantaln.
Corbata.
Corbatn (para novios).
Adems estaran los complementos que seran:
Camisa.

Gemelos o mancornas
Zapatos.

Se
usan
jeans,
pantalones
de
dril,
camisetas tipo polo,
camisas de manga larga
y corta, chaquetas y
zapatos de suela de
goma.

Las
guayaberas
finas
constituyen una vestimenta de
etiqueta
en
los
pases
tropicales.
Suelen
ser
portadas
en
ceremonias solemnes.
En Colombia, en celebraciones
formales, se usa la guayabera.
sta debe ser muy fina,
siempre de lino.
La mujer puede ir de conjuntos
de lino o algodn, en colores
vibrantes.

Permisos y autorizaciones
Pago de impuestos
Pago de Sayco y Acinpro
Permisos de trnsito
Pagos de personal
Recibos, comprobantes y caja menor
Cotizaciones
Manejo contable de los eventos
Seleccin de proveedores
Pago de impuestos, leyes de contratacin (ley 80 y otras)
Consecucin de recursos (dinero, personal, entre otros)
Mercadeo

Permiso para eventos especiales en el espacio pblico en

Medelln
Tipo
de
Tramite:
Autorizaciones
Autorizar la realizacin de un evento de espectculo pblico en
un espacio abierto con actividades que impliquen la
concentracin de personas con fines ldicos, recreativos,
deportivos, acadmicos o de manifestaciones pblicas.
Requisitos:
Perfil: Persona natural
Requisitos para la realizacin del trmite:
Si tiene nacionalidad colombiana:
Formular solicitud por escrito
Estar autorizado por la Secretara de Transportes y Trnsito
Tener plan de contingencia
Acreditar constitucin de garanta
Ser propietario, poseedor o arrendatario

Tener nacional extranjera

Documentos:
Documento de identificacin: Cdula de ciudadana - Fotocopia
Otros: Aprobacin del plan de Contingencia por parte del SIMPAD - Fotocopia
Documento de identificacin: Cdula de extranjera o carta de residencia
Fotocopia
Pasos a Seguir:
Elaborar carta dirigida a la Subsecretara Defensora del Espacio Pblico,
indicando, Nombre Completo, Cdula de Ciudadana, Telfono, Asunto de la
solicitud, direccin donde se realizar evento.
Presentar la solicitud y la copia de la misma en la oficina de radicacin de la
Subsecretara Defensora del Espacio Pblico con la documentacin requerida
Reclamar respuesta del concepto segn visita administrativa en la Subsecretara
Defensora del Espacio Pblico, Cra. 42 No. 47-15 Torres de Bombon

Lugar Tramite
Subsecretara Defensora del Espacio Pblico
Cra. 42 No. 47-15 Torres de Bombon

Carta manifestando solicitud: Solicitud escrita indicando el lugar, fecha y hora del evento que se va a
realizar - Original y Copia
Pago, garanta y pliza: Pliza de cumplimiento de responsabilidad civil extracontractual - Fotocopia
Otros-Permiso para ocupacin o cierre de va, expedido por la Secretaria de Transportes y Trnsito
Municipal - Fotocopia
Otros: Visto bueno de los diferente lugares que son administrados por otras entidades (Parques de los
Pies descalzos y de los deseos, Plazoleta de Botero, Parque de San Antonio, escenarios deportivos).Fotocopia
Normas que lo regulan
Decreto 1920 del 2007 art. 8: Por medio del cual se reglamenta la realizacin de espectculos pblicos y
dems actividades que impliquen la concentracin de personas con fines ldicos, recreativos,
acadmicos o de manifestarse pblicamente.
Ordenanza 18 del 2002 capitulo 14: Cdigo de Convivencia Ciudadana para el Departamento de
Antioquia.
Resolucin 541 de 1994, (toda): Por medio de la cual se regula el cargue, descargue, transporte,
almacenamiento y disposicin final de escombros, materiales, elementos, concretos y agregados
sueltos, de construccin, de demolicin y capa orgnica, suelo y subsuelo de excavacin.
Cargo que lo resuelve
Subsecretario de Espacio Pblico / Coordinadora rea de Regulacin
Tiempo de Resolucin
Quince (15) das hbiles

Permiso para la utilizacin de las vas o del espacio pblico de la ciudad de

Medelln, para la realizacin de concentraciones, desfiles y marchas

Requisitos:
Formular solicitud por escrito
Acreditar permiso en caso de necesitar cierre de vas
Documentos necesarios:
Solicitud escrita dirigida a la Secretara de Gobierno, informando el da, hora,
sitio, recorrido, nmero estimado de asistentes y nombre o denominacin social
de la persona natural o jurdica responsable de la actividad.
Permiso de cierre de vas por parte de la Secretara de Trnsito y Transporte
Pasos a Seguir:
Radicar solicitud adjuntando la documentacin requerida, con 48 horas de
anticipacin al inicio de la concentracin, desfile o marcha.
Notificarse del acto administrativo
Lugar Tramite
Dependencia Responsable: Secretara de Gobierno, Subsecretara de Orden Civil
Direccin: Calle 44 52-165, tercer piso oficina 322, telfono 3855269

Presentar Plan de Contingencia al SIMPAD,

para su correspondiente aprobacin.
Cl 44 52-165, Telfono: 4444144

Los derechos de autorizacin, reproduccin,

ejecucin en vivo y en establecimientos de
comercio.
Se paga un porcentaje, de acuerdo con el tipo
de evento.
Carrera 46 # 53-15 Piso 5. Telfonos:513 27
50 Fax 251 82 56eMail:medellin@saycoacinpro.org.co

Identificar 2 o 3 proveedores por tem.

Pedir cotizaciones con iguales requerimientos.
Ejemplo:

Tipo de publicacin
Cantidad
Nmero de pginas
Tamao
Tintas
Acabados especiales
Tiempo de entrega
Artes y diseo

Para costear el valor del servicio, se debe tener

en cuenta:

Nmero de horas profesionales

Nmero de horas de auxiliares y personal de soporte
Honorarios pagados a terceros.
Transporte
Alimentacin
Papelera y fotocopias
Telfono e Internet
Seguridad social (salud: 12.5%; pensin: 16% y riesgos
profesionales)
Retefuente (entre el 7 y el 11%)
Se cobra administracin delegada (10%) por otros
conceptos que maneja el operador.

Informes
Archivos
Prensa
Agradecimientos
Recomendaciones

Se usa tarjeta Lord o en su defecto, carta.

Siempre se escribe en positivo.
Se conserva el trato de usted.
Es una forma de construir lazos de relacin
hacia el futuro.

Logotipo
Medio
Fecha
Ciudad
Pgina
Ubicacin
Orientacin

Relaciones Pblicas
Consolidacin y manejo pblico de la imagen
Clasificacin y manejo de los pblicos
Cabildeo y Lobby

Son un conjunto de acciones de comunicacin estratgica

coordinadas y sostenidas a lo largo del tiempo, que tienen
como principal objetivo fortalecer los vnculos con los
distintos pblicos, escuchndolos, informndolos y
persuadindolos para lograr consenso, fidelidad y apoyo
de los mismos en acciones presentes y futuras.

Las Relaciones Pblicas implementan tcnicas de

negociacin, marketing y publicidad para complementar
y reforzar su desempeo en el marco de un entorno
social particular y nico que debe ser estudiado con
mximo esmero para que esas acciones puedan ser bien
interpretadas y aceptadas por los distintos pblicos a
quienes se dirige un programa de Relaciones Pblicas.

1. Identidad: es el ser de la organizacin, aquello que la

caracteriza y diferencia del resto. Sobre esta identidad trabajan
las relaciones pblicas, bsicamente gestionando otros dos
intangibles: la cultura organizacional y la filosofa.
2. Filosofa: plantea el objetivo global de la organizacin y el
modo de llegar a l. Establece una misin (el beneficio que la
organizacin proporciona a su pblico), valores (por los cuales
se rige la organizacin) y visin (a donde quiere llegar, que
debe ser un objetivo difcil de alcanzar pero no utpico).

3. Cultura: se da por el proceder o modo de actuar de la

organizacin en su conjunto. Tiene que ver con los
valores que se fomenten y el modo de orientar la
actuacin de la organizacin.
4. Imagen: Es aquella representacin que la organizacin
desea construir en los pblicos o stakeholders, con los
cuales la organizacin se relaciona o construye vnculos
comunicativos.

Toda actividad de relaciones pblicas tiene como finalidad

principal la gestin de la imagen institucional, mediante el
desempeo
de
las
siguientes
funciones:
Gestin de las comunicaciones internas: Es de suma
importancia conocer a los recursos humanos de la institucin
y que stos a su vez conozcan las polticas institucionales, ya
que no se puede comunicar aquello que se desconoce.
Gestin de las comunicaciones externas: Toda institucin
debe darse a conocer a s misma y a su accionariado. Esto se
logra a travs de la vinculacin con otras instituciones, tanto
industriales como financieras, gubernamentales y medios de
comunicacin.

Funciones humansticas: Resulta fundamental que la

informacin que se transmita sea siempre veraz, ya que la
confianza del pblico es la que permite el crecimiento
institucional.
Anlisis y comprensin de la opinin pblica: Edward
Bernays, considerado el padre de las relaciones pblicas,
afirmaba que es necesario manipular a la opinin pblica para
ordenar el caos en que est inmersa. Es esencial comprender
a la opinin pblica para poder luego actuar sobre ella.
Trabajo conjunto con otras disciplinas y reas: El trabajo de
todo relaciones pblicas debe tener una slida base
humanista con formacin en psicologa, sociologa y
relaciones humanas. Se trabaja con personas y por ende es
necesario comprenderlas.

Tambin es importante el intercambio con

otras reas dentro de la comunicacin como
pueden ser la publicidad o el mercadeo. Si
bien estas ltimas tienen fines netamente
comerciales, debe existir una coherencia
entre los mensajes emitidos por unas y por
otras para as colaborar a alcanzar los fines
institucionales.

Las herramientas de las que se valen las relaciones pblicas

para cumplir con sus objetivos y funciones son muchas y
diversas:
La organizacin de eventos
El lobbying
Los planes de responsabilidad social
Relaciones
con
los
medios
de
comunicacin
o Diarios: permite a la organizacin acceder al pblico
general.
o Revistas: permite acceder a pblicos ms y mejor
segmentados.
o
Radio:
permite
transmitir
informacin
instantneamente
las
24
horas
del
da.
o Televisin: Otorga gran notoriedad a la institucin.
o Internet: Se puede trabajar sobre el sitio web
institucional o con la versin en lnea de diversos medios.

La gestin de medios internos.

La gestin de marca
Entre otros.

Como cualquier actividad que se desarrolle, la

gestin de RRPP implica:
Coherencia con los planes estratgicos de la
empresa.
Compromiso de la Direccin
Conviccin
Visin de largo plazo
Estrategia y estructura: PLANEACIN

PLANEAR:
Qu
Quin y para quin
Cundo
Cmo
Dnde
Por qu
Para qu
Con qu

Una
de
las
mayores
dificultades
de
los
profesionales de las RRPP
es la gestin de recursos
econmicos y tcnicos para
realizar su tarea.
Slo en la medida en que la
Empresa
entienda
los
beneficios de la gestin, se
lograr
obtener
los
recursos necesarios para la
ejecucin de la labor.

En trminos generales, se habla de asuntos

pblicos cuando nos referimos a quellos que
tienen que ver directamente con la
comunidad y en la que interviene adems la
gestin del Estado.
Es una responsabilidad directa de la alta
direccin, puesto que involucra los valores,
principios y creencias de la organizacin.

Est estrechamente unida a la Responsabilidad

Social de la empresa.
Gestiona la ejecucin de recursos econmicos,
tcnicos y humanos, en coordinacin con las
autoridades locales o nacionales.
Promueve relaciones armnicas con la sociedad, la
comunidad y el Estado.
El RRPP interviene como asesor, consejero y
facilitador, e igualmente gestiona las acciones
aprobadas por la alta direccin.
Ejemplos.

En Colombia no est reglamentado el

ejercicio de las Relaciones Pblicas.
Desde el Gobierno del Presidente Alfonso
Lpez, los organismos del Estado pueden
tener oficinas de prensa, mas no de
Relaciones Pblicas.
El nico tema que cuenta con reglamentacin
en el mbito de las Relaciones Pblicas es el
Lobby.

El "lobby" se rige por un Cdigo de tica especial

del cual se destaca la prohibicin de pagar dinero
al funcionario pblico o al parlamentario par
obtener lo que se solicita.
La solicitud tiene que ser lcita y legtima. Tanto
que puede ser conocida pblicamente pues no
admite la clandestinidad. La gestin est regida por
el principio de la buena fe, la transparencia en la
informacin suministrada y la ponderacin en el
discurso.

Los escenarios en los cuales se cumple la gestin

son las oficinas pblicas, los pasillos y "lobbis" de
edificios (de all su nombre), los ccteles, las cenas,
y hasta las canchas de golf.
La rama judicial no admite "lobby".
En los pases ms avanzados, el "lobbista" debe
estar inscrito previamente, expresar que intereses
representa y en Estados Unidos decir cunto le
pagan.

En
Colombia,
la
Constitucin
de
1991
dio
campo
abierto al "lobby" y el
Congreso
de
Colombia,
en
su
reglamento
estableci
algunas
normas. Hay presin
pblica para que se
expida una ley que
reglamente la accin
en
forma
ms
precisa.

Colombia, Brasil, Chile, Venezuela, Cuba,

Mxico, pagan cifras altas en dlares a
reconocidas firmas de "lobby" en
Washington.
El "lobby" tiene tres fases:
El "lobby" poltico
El "lobby" tcnico o econmico
El "lobby" de apoyo. Las tres son
vitales.

 Se hace "lobby" para que se apruebe una ley o norma

que me favorece; para que no se derogue una que me
favorece; o para que se derogue una que me
perjudica.
Se hace "lobby" para que el Estado me compre; para
que el Estado me venda. Pero igualmente se realiza
para dos objetivos que considero estratgicos: Para
que el Estado me conozca y para yo saber qu piensa
el Estado.
Desde hace muchos aos los gremios de la produccin
y del trabajo ejercen el "lobby" por intermedio de sus
dirigentes ante los diferentes gobiernos.

No es pues nueva la accin. La novedad radica en que

ahora es una labor reconocida y aceptada y que busca
niveles de profesionalizacin utilizando para ello la
informacin bien dicha, la comunicacin convincente y el
nivel relacionstico definitorio.
De all que sea muy importante la adecuada planificacin
del cabildeo (palabra espaola equivalente al "lobby") a
fin de tener en cuenta el discurso del Estado, el discurso
de mi competencia y el discurso de la opinin pblica.
El "lobby" puede inclusive hacer uso de presiones;
manifestaciones pblicas pacficas, envos de cartas a
los medios, busca de apoyo gremial, y hasta de los
partidos polticos.

PLANEACION, ETICA Y ACCION

Nunca antes haba habido tantos medios de

comunicacin. La Internet, la TV por cable, el
satlite, y la TV libre, agregan al nmero ya
de escalonamiento de las estaciones, de los
peridicos y de la radio.

La competencia es intensa. Cada ao hay

ms presin en editores y productores por
encontrar historias frescas e informacin
interesante para satisfacer a sus audiencias.

Preguntarse antes de hacer una noticia Cmo

pueden aprender ms las personas interesadas
con la historia que les voy a contar?
Sustentar las informaciones en evidencias
cientficas comprobadas, demostradas.

Preguntarse Qu hay detrs, a quien beneficia,

a quien le importa es noticia?
Para escribir una noticia utilice recursos como
dramatizados, descripciones, comparaciones.
No cuente, demuestre.

 Muchas

instituciones estn buscando que

los periodistas les hagan publicidad gratis.
Por lo tanto, deben preguntarse si detrs de
la noticia existen motivaciones polticas, de
impacto social, de impacto para la
institucin, ego de la persona que est
dando la informacin, etc.

Profesionalismo
Respeto
Seriedad
tica
Administracin de
las Ruedas de
Prensa
Administracin de
los Comunicados
y Boletines de
Prensa

Da a los medios de comunicacin

lo que ellos quieren y
probablemente ellos te darn lo
que t necesitas: publicidad
gratuita. Marc Castells

1. Antes de escribir, piense

qu es lo que quiere
comunicar. Mrelo desde
el punto de vista del
periodista que leer su
mensaje.

Por
qu
podra
interesarle su mensaje?
Qu le aporta?.

Es muy importante el ttulo de su mensaje.

Los periodistas son profesionales muy
ocupados y tienen dos cosas en mente: los
temas que interesan a sus lectores y los
intereses de su editor o grupo editorial.

Con una primera lectura del ttulo y de las

primeras lneas posiblemente ya habrn
decidido si puede ser interesante, o
definitivamente, no lo es, y su mensaje va
directamente a la papelera de reciclaje.

2. La nota de prensa debe ser breve, clara, concisa e informativa. Con

una pgina es suficiente.

No les cuente su vida.

Recuerde que en realidad, ellos no estaban previamente interesados. Ha
sido usted quien les ha mandado un mensaje. Si piensan que es
interesante y necesitan ms informacin, no se preocupe, ya se pondrn
en contacto con usted. La mejor manera de evitar quejas acerca de
mensaje no solicitado, es mandar una breve nota, informando del tema, y
solicitando permiso para mandar una nota ms larga con ms
informacin.

Cmo redactar una nota de prensa

3. Escriba en el extremo superior izquierdo la fecha, nombre, telfono
y direccin de correo electrnico de la persona de contacto, as como
la fecha a ser publicada. Ejemplo:
-

Fecha del da. Para publicacin inmediata

Persona de contacto.
Telfono de la persona de contacto.
E-mail de la persona de contacto.

4. El ttulo y el primer prrafo es lo ms importante. Debe resumir el

objetivo de la nota de prensa en unas pocas lneas: quien, dnde,
qu, cuando. No utilice signos de exclamacin ni frases
excesivamente largas.
Evite adjetivos como "fabuloso", "maravilloso", "nico", etc. Debe
estar redactada en el estilo del medio de comunicacin al que se
dirige.
Si el medio es muy "formal", no mande algo demasiado informal. Si
el medio es informal, no mande un mensaje excesivamente serio o
pedante.

5. Sea honesto y no se ponga ms flores

de las que hay. Por ejemplo, no diga que
ofrece un producto o un servicio, si en
realidad, de momento no lo ofrece.
Cuando lo haga, redacte una nueva nota
de prensa.

6. Una vez lo haya escrito, revsalo. Olvdese de que es su quien lo ha

escrito y pngase en el papel del periodista:
Qu hara si recibiese ese mensaje?
Qu impresin obtiene de la persona o empresa que ha escrito esa
nota de prensa?
Es muy importante que lo relea y lo re-escriba tantas veces como sea
necesario hasta que est completamente seguro de que est diciendo
lo que quieres decir y de la forma ms correcta y adecuada.

Utilice el "marketing de bistur". Seleccione

cuidadosamente los medios de comunicacin que
pueden estar interesados en lo que le anuncia.
Hacer un envo indiscriminado a todos los medios
de prensa conocidos, adems de ser una prdida
de tiempo, puede ser considerado spam
(publicidad no deseada) y puede perjudicarle ms
de lo que imagina.

Seleccione los medios de comunicacin que

estn centrados en los temas que usted toca
o que se dirigen al pblico que le interesa. Si
no lo tiene muy claro, pregunte a sus clientes
acerca de las revistas o peridicos leen
habitualmente.
Y cada vez que visite a un amigo, a un socio
o a un cliente fjese en que tipo de prensa
tiene en su oficina o sala de espera. Lo sabr
para la prxima vez

-Una vez seleccionados los medios a los que quiere dirigirse, NO enve
masivamente el mismo mensaje para todos. Personalice su nota de
prensa. Tmese el tiempo necesario para averiguar el nombre del
periodista que posiblemente pueda estar interesado en leer su nota. Es
la mejor manera para maximizar la respuesta adecuada.
Es importante que su nota de prensa vaya dirigida a la persona
adecuada. As podr hacer un seguimiento y la prxima vez que le
mande una nota de prensa, ya no ser un desconocido para l

-Tenga paciencia y no tema estar

perdiendo el tiempo. Piense en el
impacto positivo que tendr la
publicacin de su nota de prensa en
sus objetivos.

-Recuerde: seleccionar y personalizar, pero

tenga cuidado. Personalizar no es sinnimo
de tutearle como si fueran amigos de toda
la vida.
-Sea "polticamente correcto". Muestre su
respeto a los profesionales a los que se
dirige mediante la forma en que escribe y la
forma en que se comunica.

-Mandar una nota de prensa con ms de

un destinatario en el To: CC: y mucho
menos BCC. Si, ya sabemos que es mucho
ms rpido, pero en realidad,
posiblemente est perdiendo el tiempo y
las posibilidades.
-Otra vez recuerde: seleccionar y
personalizar. Es la clave.

-Esperar que la nota de prensa sea

publicada al da siguiente.
-Una vez hayan recibido su nota y hayan
decidido publicarla, posiblemente tarden
unos das (a veces semanas) en publicarla.
Recuerde que al igual que usted, tienen una
agenda apretada y ya han hecho su
planificacin.

- Desanimarnos si no publican nuestra nota de

prensa. Revise los pasos que hemos comentado y
vuelve a empezar otra vez.
- Una vez la nota de prensa ha sido editada,
olvidar enviar una nota de agradecimiento.
- No mantener su base de datos actualizada y
mandar una nueva nota de prensa a aquel
periodista tan amable pero que ya no trabaja all!

- Mandar una nota de prensa con errores de

ortografa o tipogrficos. Tenga especial
cuidado con el nombre de la persona y medio
de comunicacin al que se dirige.
Una nota de prensa bien redactada, publicada
en el medio de comunicacin adecuado, es
publicidad gratuita de calidad (y en cantidad :-).