Importancia de los Archivos

Por: Diana Carolina Gmez Bedoya

06 de agosto de 2017

El trmino archivo (latn archvum). Es el conjunto de documentos fuera cual fuere su fecha,

forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o

privada, en el trascurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como

testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como

fuentes de la historia. No obstante, "archivo" es una palabra polismica que se refiere al fondo

documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona fsica o

jurdica en el ejercicio de sus actividades y el lugar donde se custodia dicho fondo o acervo

documental. los archivos son importantes para la administracin y la cultura, porque los

documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en

antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente, parte del patrimonio

cultural y de la identidad nacional.

El manejo de la informacin, entonces, tiene su punto de partida desde el comienzo de la

historia de la humanidad. Entre las culturas que ms aportaron a este surgimiento documental, se

encuentran los egipcios, ya que stos reflejaban en los templos del clrigo inscripciones dirigidas

a la doctrina. Esto tambin ocurra en China e India. Las civilizaciones de Roma y Grecia

dejaban por escrito testamentos y otros documentos, en vestigios en madera y mrmol. Los

arcadios, sumerios y babilonios tallaban sus escritos en pieles, en madera y mrmol con

implementos metlicos, y en tablillas de arcilla blanda para dejar escrituras con instrumentos en

forma de cua. Con la Revolucin francesa, se produce una revolucin en los archivos. El 25 de
junio de 1794 se nacionalizan los archivos franceses. Se crea el Archivo Nacional, y se reconoce

el derecho a la consulta de los documentos pblicos. Este derecho, se reconoce en Espaa en

1844. El Archivo Nacional de Espaa se crea en 1868. Se crean las Escuelas de Archivstica y se

inicia la publicacin peridica de los documentos ms importantes de los archivos. Las

necesidades informativas y el derecho al libre acceso han creado el campo del derecho y ha dado

lugar a un nuevo concepto sobre usuarios. El mundo archivstico desborda el mbito nacional y

trasciendo a lo universal. Hasta el comienzo del siglo XX, los archivos estaban aislados porque

funcionaban por libre. Con la llegada del siglo XX, se acaba el aislamiento de los archivos, ya

que se creen redes de cooperacin y sistemas de archivos.

Actualmente, en los pases ms desarrollados el inters por la investigacin se apoya en los

archivos existentes y de acuerdo con el rea objeto de estudio, dado que, ya no se poseen slo

documentos textuales, sino, otra clase de soportes documentales. Es as como se incorpora

tecnologa que regula, a nivel general, el manejo archivstico. El archivo es el conjunto de

documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural

por una persona natural o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin. Los archivos

son importantes para las entidades, porque los documentos que los conforman son

imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la informacin contenida sirve de

testimonio para los trmites que pueda requerir la empresa. Los archivos se clasifican de acuerdo

con el tiempo establecido en cada una de las etapas, es decir, archivo de gestin, central o

histrico.

Segn la Organizacin podemos encontrar Archivo centralizado que es cuando una sola

dependencia controla toda la documentacin de la organizacin. El Archivo descentralizado es

aquel que lleva cada una de las dependencias de la organizacin, es decir, es independiente de
todo proceso archivstico. El Archivo descentralizado con control descentralizado es aquel

depsito de informacin que lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada

oficina. El Archivo descentralizado con control centralizado es el depsito de archivo que se

maneja de acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo descentralizado, pero

que a su vez se controla desde el archivo central. Segn su uso el archivo se clasifica de acuerdo

con el tiempo que se determina en cada una de las etapas documentales, sujetndose a los

requerimientos de la organizacin, el Archivo activo est compuesto por documentos del ao

actual o aos anteriores, que se encuentren en proceso de tramitacin, como: historias laborales,

resoluciones, contratos y dems documentos que se encuentren en el proceso de consulta. Por

tanto, es el que satisface las necesidades de conservacin y consulta permanente.

El Archivo semiactivo son los documentos que varan en su periodo de conservacin y su

consulta es menor, el Archivo inactivo son los documentos con una durabilidad perpetua en el

periodo de conservacin, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o

histricas. Segn su Naturaleza se clasifican de acuerdo con el tipo de entidad que realiza el

proceso de archivo, el Archivo pblico es todo documento que pertenece a las entidades del

Estado, el Archivo privado de inters pblico son aquellos documentos que por su valor

histrico, investigativo, cientfico o cultural son de inters pblico, el Archivo privado son los

documentos que pertenecen a personas naturales o jurdicas. Segn su Ciclo Vital, el Archivo de

gestin corresponde a la documentacin que se encuentra depositada y est sujeta a consulta

administrativa por toda la organizacin.

El Archivo central es la agrupacin de documentos que han sido transferidos por diferentes

archivos de gestin de cada dependencia; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en

vigencia, el Archivo histrico aquellos documentos que se transfieren desde el archivo

propiamente con las ventajas que este sistema presta a la organizacin, de manera que su correcta

implementacin adiciona elementos de competitividad al contar con herramientas sustentables de

la informacin generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional. Las caractersticas

de los documentos que componen un archivo son el Econmico que Ahorra costos derivados del

tiempo y personal empleado en las bsquedas de documentacin. Simples que identifica el

contenido de la informacin de manera sencilla, Funcionales que permiten la operacin de

archivar y consultar los documentos de manera eficiente. Exactos que clasificacin debe ser

precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones. Tcnicos que registran las

situaciones en la toma de decisin del responsable, para no delegar equivocadamente al personal

tcnico de archivo.

Las cualidades del archivista, en la actualidad, y como consecuencia de la sociedad

globalizada que es afectada por los grandes avances en las nuevas tecnologas de la informacin

y la comunicacin, se reconoce el factor econmico que aporta la era de la informacin y el

conocimiento. Esto trae como consecuencia el surgimiento de nuevos valores agregados para el

profesional en archivstica, exigindole una preparacin continua en procesos y procedimientos

basados en herramienta e instrumentos informticos en los cuales se apoya la ciencia documental

hoy da. Las caractersticas esenciales que deben acompaar la accin eficaz del archivista, se

resume en los siguientes aspectos como el Orden que es el mtodo que se utiliza para organizar

los elementos y documentos, permitiendo ejercer un control y ubicacin de los mismos, la

Responsabilidad que es una tarea de dedicacin y actualizacin, la Prontitud que es cuando se

soliciten los archivos se deben encontrar inmediatamente disponibilidad inmediata de archivos,

la Cordialidad que es el funcionario responsable del archivo debe generar buena disposicin en el
momento de dar informacin en la bsqueda y suministro de los documentos. El Sigilo

Profesional que son las personas que desarrollen funciones administrativas, secretariales o

archivsticas, deben ser reservadas en el manejo de la informacin por el grado de

confidencialidad que esta requiere., la concentracin que es la ejecucin de las actividades de

archivo se debe realizar minuciosamente para evitar errores, que no permiten lograr su

funcionalidad. En la categorizacin de los archivos podemos encontrar que los archivos se

clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se administra, tal y como lo especifica el

Archivo General de la Nacin, en el artculo 7 de la Ley General de Archivos de Colombia. Los

archivos desde el punto de vista de su jurisdiccin de competencias se clasifican en Archivo

General De La Nacin que es un ente que regula las sanciones y responsabilidades del archivo,

de acuerdo con la pertinencia pblica de cada una de sus entidades entre ellos est el Archivo

general del departamento, Archivo general del municipio, Archivo general del distrito y de

Territorialidad.

Segn el artculo 8 de la Ley General de Archivos de Colombia, los archivos desde el punto

de vista territorial se clasifican en Archivos de entidades del orden nacional, Archivos de

entidades del orden departamental, Archivos de entidades del orden distrital, Archivos de

entidades del orden metropolitano, Archivos de entidades del orden municipal, Archivos de

entidades del orden local, Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley y

Archivos de los territorios indgenas que se crearn cuando la ley los desarrolle. Organizacin

del Estado, Segn el artculo 9 de la ley general de archivos de Colombia, los archivos desde el

punto de vista de la organizacin del estado se clasifican en Archivos de la rama ejecutiva,

Archivos de la rama legislativa, Archivos de la rama judicial, Archivos de los organismos de

orden de control y Archivos de los organismos autnomos. Actualmente el archivero moderno

tal manera, que los documentos primarios de valor temporal y permanente los organiza, describe,

conserva y los pone al uso del productor del documento y al usuario externo. Todos estos

procedimientos, estn estrechamente ligados a los principios de la archivstica los cuales rigen

desde el siglo XIX. Estos son: el de procedencia y el de respeto al orden original, Son

fundamentales para la prctica archivstica, pues ellos me refiero a los principios permiten el

mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es otra cosa que el conjunto de la

documentacin producida o recibida por personas fsicas o jurdicas, organismos e instituciones

pblicas o privadas en el libre ejercicio de sus funciones y competencias.

El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte que se encuentren.

Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como testimonio el devenir de las

organizaciones y de los individuos, de tal forma que la informacin contenida en los documentos

est al servicio del Estado, los investigadores y los ciudadanos.

Conceptualizacin y Normativa Archivstica para la Organizacin Documental

https://doraduque.wordpress.com/2009/12/18/conceptos-basicos-de-archivistica/

http://archivo-tec.blogspot.com.co/p/blog-page_23.html