Informe Administracin Documental.

De acuerdo con los conocimientos adquiridos

en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe entregar un informe del
paso a paso para la recepcin o radicacin, registro, distribucin o embalaje de
cinco documentos de diferente contexto.

CUENTAS DE COBRO
Cuando un oficio o cuenta de cobro llega, se realiza la recepcin revisando los datos
ms importantes como fecha, nmero de documento, anexos y tambin las copias
(si se trata de una cuenta de cobro son dos copias, una que reposar en el archivo
de la oficina y una dirigida a la Secretara de Hacienda del distrito).
Una vez realizada la revisin se procede a recepcionar el documento a travs de un
formato donde se registran los datos ms relevantes como la fecha de recepcin,
tipo de documento, nombre y firma de la persona que entrega el documento.
Luego se entrega la carta de recibido a la persona que entrego el documento.
La persona encargada de la recepcin de la documentacin que en este caso es la
asistente en ventanilla procede a guardar la documentacin y anexos si fuera el
caso en una carpeta (si se trata de una cuenta de cobro los documentos se trasladan
a otras dependencias de la secretara de Hacienda para hacer efectivo el pago de
la misma).

Determine si la comunicacin se genera de forma interna o externa.

La comunicacin dentro de la oficina se genera de forma interna y externa. Interna
cuando se realiza comunicaciones en general o tambin individuales hacia los
empleados, esta comunicacin se realiza mediante el uso del sistema empresarial
el cual funciona como un correo institucional y tiene la respectiva numeracin y
radicacin para cada oficio que se enve a cualquier dependencia del distrito.
La comunicacin externa se realiza mediante el envo de documentos y
correspondencia. Parte de la comunicacin externa tambin se realiza mediante el
sistema empresarial.

Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la empresa se toma

la siguiente determinacin:
R. la comunicacin interna se realiza mediante el sistema empresarial y para que
esta comunicacin sea efectiva se utiliza un usuario institucional, a partir de all se
crea un correo donde se maneja toda la informacin relacionada de manera muy
clasificada es decir, est clasificada por el tipo de comunicacin como: informacin
al personal, memorndums, comunicacin individual por empleado.
Una vez que se tiene la informacin se procede a mandarla al destinatario que va
con copia a la dependencia del Archivo general distrital (y copia a otros destinatarios
si as se desea) y se activa la opcin de correspondencia leda para verificar que la
comunicacin haya sido recibida en tiempo y al destinatario correcto.
CORRESPONDENCIA

Recibo:

La documentacin es recibida en forma directa, personalmente o atreves de los aparatos

areos y los servicios de correspondencia personalizado.
Cuando el procedimiento esta centralizado, debe existir instrucciones claras en el sentido de
que las dems oficinas de la empresa no pueden recibir y tramitar documentacin
directamente.
Todo documento recibido tiene que ser canalizado atreves de la oficina central.
La primera tarea que debe asignarse en el recibo de la documentacin es la clasificacin de
la correspondencia, la cual puede agruparse as:

Correspondencia externa
Correspondencia interna
Folletos, revistas, publicaciones, paquetes.
Correspondencia personal
Correspondencia confidencial de carcter institucional.

Radicacin:

El proceso de radicacin consiste en asignarle al documento un nmero mediante el cual se

va a identificar y consultar posteriormente. Esta numeracin debe iniciarse anualmente. La
actividad de radicacin no se efecta con toda la documentacin recibida. Solo se radican
cartas, memorandos, telegramas, fax, correspondencia confidencial de carcter institucional,
haciendo la salvedad de que se debe radicar en el sobre sin abrirse y algunos son documentos
que hacen parte de la gestin administrativa y que van a conformar la memoria institucin.
Otro paso de la radicacin es colocar la fecha que se recibe el documento. Esta informacin
es muy importante porque es a partir de este momento cuando se inicia la responsabilidad de
la entidad para su trmite. La entidad adquiere el uso y la propiedad de la comunicacin, y
en muchos casos, la fecha de elaboracin de la correspondencia no coincide con la recepcin.
El paso siguiente es colocar el nombre de la dependencia que debe encargarse del asunto.
Cuando se decide centralizar la recepcin, dentro del trabajo preliminar del anlisis del flujo
de la informacin, ese posible que se asigne cdigos a cada una de las dependencias. En este
caso es este el cdigo que registra en el documento.

La mayora de las empresas utilizan para el proceso de radicacin un sello que puede ser
mecnico o electrnico, que tiene impresos los datos mencionados. Para el control se adiciona
un espacio para la firma de quien da respuesta y la fecha de esta.
Otras organizaciones han diseado, con el apoyo del departamento de sistemas, un programa
en base de datos para el recibo y despacho de su correspondencia.

Registro:

Cuando la entidad trabaja el recibo y despacho de la correspondencia en forma automatizada,

el programa permite almacenar y mantener actualizada la informacin sobre la
correspondencia recibida y despachada. Facilita su consulta a travs de varios conceptos:
facha, remitente, destinatario, nmero de radicacin, etc.
Produce listados sobre documentos en transito porque la informacin queda registrada
automticamente.

Cuando no es as, el registro deber llevarse manualmente, por lo cual debe disear un
formato que permita tener la informacin sobre la correspondencia que se reciba y que se
radica y la situacin actual del trmite. Tendr como mnimo los siguientes datos: numero de
registro, fecha de elaboracin y de recibido, ciudad de origen, persona o entidad que la enva
y el asunto que trata. Adicionalmente con fines de seguimiento y control, debe contemplarse
un espacio para registrar el nmero y fecha de respuesta. En el comercio ofrece formas
impresas que son funcionales y que pueden adecuarse a las necesidades de la organizacin.

Dentro de este proceso de radicacin y registro es importante tener en cuenta:

1. No radicar la correspondencia personal. Si el sobre no trae registrada la informacin

personal, se puede asumir como personal la que venga dirigida a un funcionario y no tenga
escrito el cargo que desempea dentro de la organizacin. Esta correspondencia solo se fecha
en el sobre.
2. Colocar la fecha de recibo a: folletos, revistas, publicaciones, inscripciones.
3. Devolver, sin abrir, la correspondencia que por error llegue a esta oficina.
4. Hacer las observaciones pertinentes en el radiador; cuando las comunicaciones llegan sin
firmar.
5. Verificar que los anexos enunciados estn completos. En caso contrario, hacer la
aclaracin en forma oral o escrita al remitente. Esto nicamente cuando la comunicacin
llega a travs del correo.

Distribucin y reparto

El ltimo paso dentro del proceso de recibo de correspondencia es su distribucin o reparto.

Uno de los procedimientos ms prcticos es utilizar un casillero con el nombre de la
dependencia o sus cdigos, segn el caso, donde se organiza la correspondencia la realiza el
mensajero, quien se apoya en bolsas para tal fin. Siempre habr dos bolsas para cada
dependencia. Una permanecer en la oficina de correspondencia para guardar la que se recibe
y otra en la oficina respectiva para guardar la correspondencia que ser enviada. Cuando el
mensajero hace su recorrido har el cambio respectivo.
Recibo:

La documentacin es recibida en forma directa, personalmente o atreves de los aparatos

areos y los servicios de correspondencia personalizado.
Cuando el procedimiento esta centralizado, debe existir instrucciones claras en el sentido de
que las dems oficinas de la empresa no pueden recibir y tramitar documentacin
directamente.
Todo documento recibido tiene que ser canalizado atreves de la oficina central.
La primera tarea que debe asignarse en el recibo de la documentacin es la clasificacin de
la correspondencia, la cual puede agruparse as:

Correspondencia externa
Correspondencia interna
Folletos, revistas, publicaciones, paquetes.
Correspondencia personal
Correspondencia confidencial de carcter institucional.

Radicacin:

El proceso de radicacin consiste en asignarle al documento un nmero mediante el cual se

va a identificar y consultar posteriormente. Esta numeracin debe iniciarse anualmente. La
actividad de radicacin no se efecta con toda la documentacin recibida. Solo se radican
cartas, memorandos, telegramas, fax, correspondencia confidencial de carcter institucional,
haciendo la salvedad de que se debe radicar en el sobre sin abrirse y algunos son documentos
que hacen parte de la gestin administrativa y que van a conformar la memoria institucin.
Otro paso de la radicacin es colocar la fecha que se recibe el documento. Esta informacin
es muy importante porque es a partir de este momento cuando se inicia la responsabilidad de
la entidad para su trmite. La entidad adquiere el uso y la propiedad de la comunicacin, y
en muchos casos, la fecha de elaboracin de la correspondencia no coincide con la recepcin.
El paso siguiente es colocar el nombre de la dependencia que debe encargarse del asunto.
Cuando se decide centralizar la recepcin, dentro del trabajo preliminar del anlisis del flujo
de la informacin, ese posible que se asigne cdigos a cada una de las dependencias. En este
caso es este el cdigo que registra en el documento.

La mayora de las empresas utilizan para el proceso de radicacin un sello que puede ser
mecnico o electrnico, que tiene impresos los datos mencionados. Para el control se adiciona
un espacio para la firma de quien da respuesta y la fecha de esta.
Otras organizaciones han diseado, con el apoyo del departamento de sistemas, un programa
en base de datos para el recibo y despacho de su correspondencia.

Registro:

Cuando la entidad trabaja el recibo y despacho de la correspondencia en forma automatizada,

el programa permite almacenar y mantener actualizada la informacin sobre la
correspondencia recibida y despachada. Facilita su consulta a travs de varios conceptos:
facha, remitente, destinatario, nmero de radicacin, etc.
Produce listados sobre documentos en transito porque la informacin queda registrada
automticamente.

Cuando no es as, el registro deber llevarse manualmente, por lo cual debe disear un
formato que permita tener la informacin sobre la correspondencia que se reciba y que se
radica y la situacin actual del trmite. Tendr como mnimo los siguientes datos: numero de
registro, fecha de elaboracin y de recibido, ciudad de origen, persona o entidad que la enva
y el asunto que trata. Adicionalmente con fines de seguimiento y control, debe contemplarse
un espacio para registrar el nmero y fecha de respuesta. En el comercio ofrece formas
impresas que son funcionales y que pueden adecuarse a las necesidades de la organizacin.

Dentro de este proceso de radicacin y registro es importante tener en cuenta:

1. No radicar la correspondencia personal. Si el sobre no trae registrada la informacin

personal, se puede asumir como personal la que venga dirigida a un funcionario y no tenga
escrito el cargo que desempea dentro de la organizacin. Esta correspondencia solo se fecha
en el sobre.
2. Colocar la fecha de recibo a: folletos, revistas, publicaciones, inscripciones.
3. Devolver, sin abrir, la correspondencia que por error llegue a esta oficina.
4. Hacer las observaciones pertinentes en el radiador; cuando las comunicaciones llegan sin
firmar.
5. Verificar que los anexos enunciados estn completos. En caso contrario, hacer la
aclaracin en forma oral o escrita al remitente. Esto nicamente cuando la comunicacin
llega a travs del correo.

Distribucin y reparto

El ltimo paso dentro del proceso de recibo de correspondencia es su distribucin o reparto.

Uno de los procedimientos ms prcticos es utilizar un casillero con el nombre de la
dependencia o sus cdigos, segn el caso, donde se organiza la correspondencia la realiza el
mensajero, quien se apoya en bolsas para tal fin. Siempre habr dos bolsas para cada
dependencia. Una permanecer en la oficina de correspondencia para guardar la que se recibe
y otra en la oficina respectiva para guardar la correspondencia que ser enviada. Cuando el
mensajero hace su recorrido har el cambio respectivo.

Cumplida la fase de radicacin de la correspondencia que saldr al medio externo, en lo

posible, el paso siguiente es asegurarse que la correspondencia llegue a su destino.
Por el volumen de documentos que diariamente salen de las instituciones, es mucho ms
prctico y menos costoso utilizar servicios postales, correo urbano, correo nacional y los
servicios especializados de correo.

En ambos casos, distribucin interna y despacho externo, se hace necesario llevar control de
lo que sale de la oficina de correspondencia; este se efecta relacionando los nmeros de
radicacin y las ciudades de destino de la documentacin que el mensajero entrega en cada
dependencia (si es interna) o de los que entrega a la oficina de correo (si es externa), por
control y aclaraciones posteriores.
Cumplida la fase de radicacin de la correspondencia que saldr al medio externo, en lo
posible, el paso siguiente es asegurarse que la correspondencia llegue a su destino.
Por el volumen de documentos que diariamente salen de las instituciones, es mucho ms
prctico y menos costoso utilizar servicios postales, correo urbano, correo nacional y los
servicios especializados de correo.
En ambos casos, distribucin interna y despacho externo, se hace necesario llevar control de
lo que sale de la oficina de correspondencia; este se efecta relacionando los nmeros de
radicacin y las ciudades de destino de la documentacin que el mensajero entrega en cada
dependencia (si es interna) o de los que entrega a la oficina de correo (si es externa), por
control y aclaraciones posteriores.