UNIDAD 5 Comunicación Humana

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UNIDAD V.

EL PROCESO DE COMUNICACIN EN LAS ORGANIZACIONES

EL PROCESO DE COMUNICACIN EN LAS ORGANIZACIONES.


Es un proceso de creacin, intercambio, procesamiento y almacenamiento de mensajes
dentro de un sistema de objetivos determinados.
La comunicacin organizacional tiene como objeto transmitir a los interesados un mensaje
en cuyo contenido se exprese:
Que es ejecutar un trabajo eficazmente.
Que cooperar con otros le permita obtener para s mismo la satisfaccin del deber
cumplido.

Actividades que se realizan dentro de una empresa:

INTERNAS.- Reuniones con los superiores, de la organizacin en conjunto, sindicatos,


sistema de sugerencias, funciones sociales, informes tcnicos, programas de
capacitacin, reuniones de orientacin y de informacin e instruccin.

EXTERNAS.- Conferencias para mejorar las imgenes o el prestigio de una


organizacin comercial, publicidad o de poltica, presentaciones cvicas o sociales
convenciones o conferencias de presentacin etc.

HABILIDADES GERENCIALES.
Existen tres grandes grupos de habilidades gerenciales, que debe dominar un gerente para
ser exitoso:
Habilidades tcnicas: involucra el conocimiento y experiencia en determinados
procesos, tcnicas o herramientas propias del cargo o rea especfica que ocupa.
Por ejemplo: softwares, apps, mquinas, manuales de operacin, induccin, procedimientos,
nuevas tecnologas, tablets, etc.

Habilidades humanas: se refiere a la habilidad de interactuar efectivamente con la


gente. Un gerente interacta y coopera principalmente con los empleados a su cargo;
muchos tambin tienen que tratar con clientes, proveedores, aliados, etc.
Es decir, conectar con la calidad humana y valores sociales. Ser empticos, motivadores y
guas de nuestro equipo de trabajo para desarrollar al mximo su talento, habilidades,
destrezas, conocimientos y as, alcanzar las metas establecidas.

Habilidades conceptuales: se trata de la formulacin de ideas - entender relaciones


abstractas, desarrollar nuevos conceptos, resolver problemas en forma creativa, etc.
Ejemplos: inteligencia emocional, creatividad e innovacin.

FUNCIONES DE LA COMUNICACIN.

La comunicacin tiene 4 funciones principales:

1.- CONTROL: La comunicacin acta de varias maneras para controlar el comportamiento


de los miembros.
Las organizaciones tienen jerarquas de autoridad y lineamientos formales que se exige que
los empleados sigan.
Por ejemplo, cuando a los empleados se les pide que primero le comuniquen cualquier
asunto relacionado a su jefe inmediato, que sigan la descripcin de su puesto o que cumplan
con las polticas de la compaa, la comunicacin desempea una funcin de control.
Sin embargo, la comunicacin informal tambin controla el comportamiento.

CARLOS CLEMENTE LPEZ LOZOYA


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2.- MOTIVACIN: La comunicacin impulsa a la motivacin.


Aclara a los empleados lo que se hace, qu tan bien se hace y lo que puede hacerse para
mejorar el desempeo, si ste fuera insatisfactorio.
El establecimiento de metas especficas, la retroalimentacin acerca del avance hacia stas
y el re - fuerzo del comportamiento deseado estimulan la motivacin y requieren de la
comunicacin

3.- EXPRESIN EMOCIONAL: Para muchos empleados su grupo de trabajo es la fuente


principal de interaccin social.

La comunicacin que tiene lugar dentro del grupo es un mecanismo fundamental por medio
del cual los miembros expresan sus frustraciones y sentimientos de satisfaccin. Por tanto,
la comunicacin brinda un medio para la expresin emocional de los sentimientos y para
satisfacer las necesidades sociales

4.- INFORMACIN: La ltima funcin que ejecuta la comunicacin se relaciona con su rol
para facilitar la toma de decisiones.
Proporciona la informacin que los individuos y grupos necesitan para tomar decisiones por
medio de la transmisin de datos para identificar y evaluar las alternativas de seleccin

COMUNICACIN ORGANIZACIONAL REDES FORMALES DE GRUPOS


PEQUEOS.

Las redes formales de las organizaciones pueden ser muy complicadas.


Para simplificar el anlisis, hemos condensado estas redes en tres pequeos grupos
comunes de cinco personas cada uno.

1.- Cadena: sigue en forma rgida la cadena de mando formal, aproxima los canales de
comunicacin que encontrara en una organizacin rgida de tres niveles.

2.-Rueda: depende de una figura central que acta como el conducto para todas las
comunicaciones del grupo. Estimula la red de comunicacin que se encontrara en un equipo
con un lder fuerte.

3.- todos los canales: permite que todos los miembros del grupo se comuniquen
activamente uno con otro, se caracteriza en la prctica por los equipos auto dirigido, en los
que todos los miembros del grupo son libres para contribuir y ninguna persona adopta el rol
de lder.

CARLOS CLEMENTE LPEZ LOZOYA


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LOS RUMORES.
El sistema formal no es la nica red de comunicacin en un grupo u organizacin, tambin
existe otra que son los rumores. Y aunque los rumores son informales, no significa que no
sean una fuente importante de informacin. Por ejemplo, una encuesta revel que el 75 por
ciento de los empleados se enteraba por primera vez de ciertos asuntos a travs de rumores
y chismes.
Los rumores tienen tres caractersticas principales:
1.- No estn controlados por la administracin.
2.-La mayora de empleados los percibe como ms crebles y confiables que los
comunicados formales que emite la alta direccin.
3.- Son muy utilizados para servir a los intereses propios de las personas involucradas.

Es exacta la informacin que fluye a travs de los rumores?


Las evidencias indican que el 75 por ciento de lo que se transmite es exacto.
Pero, qu condiciones alimentan a un rumor activo? Qu es lo que mantiene circulando al
rumor?
Es frecuente suponer que los rumores comienzan porque son chismes que surgen al azar.
Los rumores son una respuesta a situaciones que nos importan, cuando hay ambigedad y
en condiciones en las que existe ansiedad.
Un rumor persistir hasta que los deseos y expectativas que crearon la incertidumbre tras
ste se satisfagan o hasta que se reduzca la ansiedad.

Qu se puede concluir del anlisis anterior?


Es cierto que los rumores son parte importante de cualquier red de comunicacin, cualquier
grupo u organizacin, eso es muy comprensible. stos proporcionan a los gerentes un
indicio de la moral de su organizacin, identifican los temas que los empleados consideran
importantes y los ayudan a luchar contra sus ansiedades.
Los rumores tambin sirven para aliviar las necesidades de los empleados: la conversacin
informal sirve para crear un sentimiento de cercana y amistad entre quienes comparten la
informacin.

La administracin puede eliminar los rumores por completo?


No. Sin embargo, lo que s debiera hacer es minimizar las consecuencias negativas de ellos
al eliminar su rango y efecto.

Sugerencias para reducir las consecuencias negativas de los rumores:

1.- Los calendarios para tomar las decisiones importantes.

CARLOS CLEMENTE LPEZ LOZOYA


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2.- Explicar las decisiones y comportamientos que parecen inconsistentes o secretos.


3.- Hacer nfasis en las desventajas, as como en las ventajas, de las decisiones actuales y
los planes futuros.
4.- Analizar abiertamente el peor caso posible casi nunca provoca tanta ansiedad como las
fantasas que no se hablan.

COMUNICACIONES ELECTRNICAS.
Un medio indispensable de comunicacin en las organizaciones actuales y en el 71 por
ciento de los casos, el principal son las comunicaciones electrnicas, que incluyen el correo
electrnico, los mensajes de texto, el software de redes, Internet o Web logs (blogs) y las
videoconferencias.

CORREO ELECTRNICO.
El correo electrnico (o e-mail) utiliza Internet para transmitir y recibir textos y documentos
generados en computadora.
Como medio de comunicacin, el correo electrnico tiene una larga lista de beneficios: los
mensajes se escriben, editan y almacenan con rapidez, se envan a una persona o a miles
con un solo clic del ratn, se leen por completo segn la conveniencia de quien los recibe y
el costo de enviar mensajes de correo electrnico formales a los empleados es una fraccin
del costo de imprimir, copiar y distribuir una carta o folleto comparable.

LIMITACIONES MS SIGNIFICATIVAS Y COMO REDUCIR O ELIMINAR ESTOS


PROBLEMAS.
Interpretar mal el mensaje. Es cierto que con frecuencia interpretamos mal los mensajes no
verbales, pero el potencial de hacerlo con el correo electrnico es an mayor.

EMOCIONES EN EL CORREO ELECTRNICO.


Tendemos a pensar en el correo electrnico como una forma de comunicacin estril e
impersonal, pero eso no significa que no refleje las emociones. Como sin duda sabe, es
frecuente que los mensajes de correo electrnico sean demasiado emocionales
El correo electrnico tiende a tener un efecto que desinhibe a las personas; los remitentes
escriben cosas que nunca se atreveran a decir en persona.
Una forma cada vez ms comn de comunicar emociones en el correo electrnico es con
emoticonos.

PRIVACIDAD.
Hay dos asuntos prioritarios sobre el correo electrnico.
1.- Necesita ser consciente de que sus mensajes pueden ser vigilados, y no es raro que lo
sean. Tampoco confe siempre en que quien los recibe los mantenga en la confidencialidad.

2.- Necesita tener precaucin al reenviar mensajes desde la cuenta de su compaa a otra
personal o pblica (por ejemplo, Gmail, Yahoo!, MSN).

CARLOS CLEMENTE LPEZ LOZOYA


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Estas cuentas no son tan seguras como las corporativas, por lo que al reenviar un mensaje a
ellas desde el correo de su empresa, quiz viole la poltica de su organizacin o revele de
manera no intencional datos confidenciales.

MENSAJERA INSTANTNEA.
Igual que el correo electrnico, la mensajera instantnea (MI) y la de textos (MT) usan
mensajes electrnicos. No obstante, a diferencia del correo electrnico la MI y la MT ocurren
en tiempo real (la MI) o usan dispositivos porttiles de comunicacin (la MT). Ambas
tecnologas se hicieron ubicuas en tan slo unos aos.
A pesar de sus ventajas, ni la MI ni la MT van a sustituir al correo electrnico, pues ste es
la mejor herramienta para enviar mensajes largos que necesitan guardarse.

REDES.
En ningn lado se ha transformado ms la comunicacin que en el rea de redes. Sin duda
le resultan familiares, o tal vez sea un usuario, plataformas de redes como Facebook y
MySpace.

WEB LOGS (BLOGS).


Jonathan Schwarz es un fantico de los Web logs (blogs), sitios web de una sola persona o
compaa que por lo general se actualiza a diario
Miles de empleados de Microsoft tienen blogs. Google, GM, Nike, IBM y muchas otras
organizaciones tambin tienen blogs corporativos.
Pero, cules son las desventajas? Si bien muchas organizaciones tienen polticas que
gobiernan el contenido de los blogs, muchas otras no, y el 39 por ciento de quienes
participan en ellos afirman que han publicado comentarios que podran considerarse dainos
para la reputacin de su compaa.

BLOGS.
Cuando Andrew McDonald comenz un internado con Comedy Central, en su primer da de
trabajo comenz un blog. Sus superiores le pidieron que cambiara varios aspectos de ste,
en esencia que retirara toda referencia especfica acerca de su empleador.
Un experto abogado dice: los empleados que entran a blogs piensan errneamente que la
Primera Enmienda les da el derecho de decir todo lo que quieran en sus blogs personales.
Estn equivocados Tambin tenga cuidado de entrar a blogs personales en el trabajo,
pues ms de las tres cuartas partes de las empresas vigilan estrechamente las conexiones
en Web de sus empleados.

VIDEOCONFERENCIAS.
Las videoconferencias permiten que los empleados en una organizacin que se encuentran
en diferentes ubicaciones tengan reuniones. Imgenes con sonido en vivo de los miembros
les permiten verse, orse y hablar entre s. En efecto, la tecnologa de videoconferencias
permite que los empleados realicen reuniones interactivas sin necesidad de que estn todos
fsicamente en el mismo sitio. Como el costo de esta tecnologa ha bajado, es probable que
las videoconferencias se consideren cada vez ms una alternativa a los viajes, caros y
exigentes de tiempo.

CARLOS CLEMENTE LPEZ LOZOYA

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