Escuela Nacional de estadstica e Informtica

MICROSOFT EXCEL 2013

Introduccin. Elementos de Excel
Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros
organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de
prstamos hipotecarios.

INICIAR EXCEL 2013

Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
Coloca el cursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor
sobre Todos los programas , aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu
ordenador; coloca el puntero del ratn sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office 2013 y
haz clic sobre Excel 2013, y se iniciar el programa.

Tambin puedes ingresar desde el icono de Excel del escritorio.

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LA PANTALLA INICIAL
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como esta:

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Elementos de Excel

La ficha Archivo

Haciendo clic en la pestaa Archivo que se encuentra en la parte

superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men desde
donde podrs ver las acciones que puedes realizar sobre el documento,
incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.

A este men tambin puedes accerder desde el modo de acceso por

teclado tal y como veremos en la Cinta de opciones.

Contiene elementos como: Informacin, Imprimir, Abrir, o Guardar

como. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observars que
tienen un efecto verde oscuro. Si hacemos clic en ellas se nos mostrar
un panel justo a la derecha con ms opciones, ocupando toda la
superficie de la ventana Excel.

Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o

hacemos clic en el icono con forma de flecha situado en la esquina
superior izquierda.

LAS BARRAS

La barra de ttulo

Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando
creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le
demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar

, restaurar y cerrar .
La barra de acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar ,

Deshacer o Rehacer .
Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en
una opcin y aparecer marcada. De igual forma, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminar de
la barra. Si no encuentras la opcin en la lista que te propone, puedes seleccionar Ms
comandos....

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La cinta de opciones

La cinta de opciones es uno de los elementos ms importantes de Excel, ya que contiene todas
las opciones del programa organizadas en pestaas. Al pulsar sobre una pestaa, accedemos a
la ficha.
Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar y Vista. En
ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern
pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que
debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

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Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
La barra de frmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando
vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo
estudiaremos ms adelante.

La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay
que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.
La barra de estado

Indica en qu estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom
sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y-. Tambin dispone
de tres botones para cambiar rpidamente de vista (forma en que se visualiza el libro).
Profundizaremos en las vistas ms adelante.

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CONCEPTOS DE EXCEL
En caso de no tener claro algunos conceptos bsicos de Excel como puede ser Libro de trabajo,
Hoja de clculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,... quizs sea aconsejable repasarlo aqu

LIBRO DE TRABAJO

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este
programa se almacenar formando el libro de trabajo.

Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLSX para que el ordenador los reconozca
como tal.

Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el
nombre provisional deLibro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la barra de
ttulo en la parte superior de la ventana vers como poneLibro1 - Microsoft Excel

Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 3 hojas aunque el
nmero de stas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel
encontrars las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma
Hoja1, Hoja2..

HOJA DE CLCULO

La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo.
Es una herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de
nmeros y necesiten realizar clculos u operaciones con ellos.

Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas.

Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas.

Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra

por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........XFD.

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Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la seleccin horizontal de un conjunto de celdas
de una hoja de datos.

La interseccin de una columna y una fila se denominan Celda y se nombra con el nombre de la
columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la primera celda
pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de
Excel podrs comprobar todo lo explicado anteriormente.

Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha
celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems.

De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa,
columna de la celda activa.

Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de Rango, que es un bloque
rectangular de una o ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la
Hoja de Clculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Ms adelante
veremos las distintas formas de definir un rango.

Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se
desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de
frmulas

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INTRODUCIR DATOS

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos
los casos, los pasos a seguir sern los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees
introducir.
Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar
en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te
explicamos a continuacin:

INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la
que se encuentra justo por debajo.

TIPOS DE DATOS

En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede
ser un nmero, una fecha u hora, o un texto.

FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se
pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, x, /, Sen,
Cos, etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,
operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre
por el signo =.

Errores en los datos en valores constantes o formulas

Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.
Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO, siendo
TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:

##### Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente para el contenido o cuando
se utiliza una fecha o una hora negativa.

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# NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede

ser sumar textos.

# DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.

# NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.

#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.

# REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.

# NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.

# NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersecan.

Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un smbolo en la

esquina superior izquierda tal como: . Este smbolo se utilizar como hemos
visto antes

MANIPULANDO CELDAS

Seleccin de celdas

Antes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango de celdas con Excel 2010,
tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operacin.
A continuacin encontrars algunos de los mtodos de seleccin ms utilizados.

Te recomendamos iniciar Excel 2010 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.

A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratn para
saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operacin. La forma del puntero
del ratn a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como se ve a

continuacin: .

Seleccin de una celda: Slo tienes que hacer clic sobre ella.

Seleccin de un rango de celdas:

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Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botn izquierdo del ratn en la
primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botn del ratn mientras se arrastra hasta
la ltima celda a seleccionar, despus soltarlo y vers como las celdas seleccionadas aparecen
con un marco alrededor y cambian de color.

Tambin puedes indicar un rango a seleccionar, es decir, seleccionar de la celda X a la celda Y.

Haz clic sobre una celda, mantn pulsada la tecla Mays (Shift) y luego pulsa la otra.

Seleccin de una columna: Hacer clic en el identificativo superior de la columna a

seleccionar.

Seleccin de una fila: Hacer clic en el identificativo izquierdo de la fila.

Seleccin de una hoja entera:

Hacer clic sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna
A y el de la fila 1 o pulsar la combinacin de teclas Ctrl + E.

Si realizamos una operacin de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta
seleccionar todas las celdas con este mtodo ya que el estar situados en la hoja basta para
tenerla seleccionada.

COPIAR CELDAS UTILIZANDO EL PORTAPAPELES

La operacin de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando
utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operacin
de Copiar duplicar las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la
informacin del portapapeles a donde nos encontramos situados.

Para copiar unas celdas a otra posicin, tenemos que hacerlo en dos tiempos:

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En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar:

Selecciona las celdas a copiar y pulsa CTRL + C. O bien seleccinalas y haz clic en el
botn Copiar de la barra Inicio.

Observars como aparece una lnea punteada que la informacin que se ha copiado en el
portapapeles.

Adems, en la versin Excel 2010 se ha incluido una pequea flecha que permite
seleccionar la forma en que queremos copiar los datos. Si elegimos Copiar como imagen,
aparecer un pequeo cuadro que nos permite convertir los datos seleccionados en una
nica imagen.

En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja:

Sitate sobre la celda donde quieras insertar los datos copiados en el portapapeles. Y haz clic
en la opcin Pegar de la barraInicio, o bien pulsa la combinacin de teclas Ctrl + V.

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Pegado Especial

En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la
frmula, o copiar la frmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los
elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona elPegado especial.

Para utilizar esta posibilidad:

Copia las celdas, y luego, en vez de pulsar el botn Pegar de la pestaa Inicio, haz clic en la
pequea flecha que hay bajo l. Se desplegar un men con ms opciones para pegar.
Debers elegir Pegado especial....

Aparecer el cuadro de dilogo Pegado especial en el que tendrs que activar las opciones que
se adapten al pegado que quieras realizar:

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Todo: Para copiar tanto la frmula como el formato de la celda.

Frmulas: Para copiar nicamente la frmula de la celda pero no el formato de sta.
Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la frmula, como tampoco el
formato.
Formatos: Para copiar nicamente el formato de la celda pero no el contenido.
Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este
curso).
Validacin: Para pegar las reglas de validacin de las celdas copiadas (no estudiado en
este curso).
Todo excepto bordes: Para copiar las frmulas as como todos los formatos excepto
bordes.
Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.
Formato de nmeros y frmulas: Para copiar nicamente
las frmulas y todas los opciones de formato de nmeros
de las celdas seleccionadas.
Formato de nmeros y valores: Para copiar nicamente
los valores y todas los opciones de formato de nmeros
de las celdas seleccionadas.

Como hemos visto, al hacer clic sobre la flecha del botn

aparece una lista desplegable en la que, a parte de la
opcin Pegado especial, aparecen las opciones ms
importantes de las vistas anteriormente.

Slo tendremos que elegir el tipo de pegado.

ORDENAR DATOS

Cuando disponemos de muchos datos, lo ms habitual es ordenarlos siguiendo algn

criterio. Esta ordenacin se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar por una columna
u ordenar por diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarqua.

Para hacer una ordenacin simple debemos posicionarnos en la columna que queramos

ordenar y, desde la pestaa Datos y los botones de la seccin Ordenar y filtrar, para
que la ordenacin sea ascendente o descendente respectivamente. Tambin podemos pulsar
sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenacin, aunque en este caso esta opcin es
menos rpida. sto ordenar todo el conjunto de la fila.

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Si lo que queremos es ordenar una determinada columna, sin que esto afecte al resto,
deberemos hacer clic sobre el encabezado de la misma. Por ejemplo, sobre el encabezado A.
En ese caso, nos aparecer una ventana como la siguiente:

Si elegimos Ampliar la seleccin, ordenar toda la fila.

Si en cambio elegimos Continuar con la seleccin actual, se ordenar slo la columna

seleccionada, sin tener en cuenta los datos que se encuentran en la misma fila.

Tras elegir, pulsamos Aceptar y veremos que los cambios se han aplicado.

Aqu puedes ver un ejemplo de ordenacin.

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