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UNIDAD IV

La Dirección

La dirección y su importancia

Si bien es cierto que todas las etapas del proceso administrativo revisten igual
importancia, es en la dirección donde se realiza todo lo planeado y se ejecutan
propiamente todos los elementos de la administración, a tal grado que en muchas
ocasiones se confunden los conceptos administrar y dirigir.

De hecho, al dirigir se aplican todas las etapas del proceso administrativo y el éxito
de cualquier empresa se deriva en gran parte de una acertada dirección.

La dirección es la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura

organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la
motivación, la comunicación y el ejercicio del liderazgo.

El proceso de dirección

La dirección comprende una serie de elementos como la toma de decisiones, la

comunicación, la motivación y el liderazgo.

Mediante la toma de decisiones se elige la alternativa óptima para lograr los

objetivos de la organización. A través de la comunicación se trasmite y recibe la
información necesaria para ejecutar las decisiones, planes y actividades. Con la
motivación se obtienen comportamientos, actitudes y conductas del personal para
trabajar eficientemente y de acuerdo con los objetivos de la empresa. Por último,
el liderazgo se utiliza para influir, guiar o dirigir a un grupo de personas hacia el
logro de la misión de la empresa. El liderazgo incluye el poder, la autoridad, la
supervisión, la delegación y el mando.

Toma de decisiones

La toma de decisiones es de gran importancia porque tiene repercusiones internas

en la empresa en cuanto a las utilidades, el producto y el personal, y externas ya
que influye en proveedores, clientes, entorno, economía, etc. Las decisiones
poseen un efecto multiplicador que a su vez origina efectos no sólo en las áreas
de la organización sino en diversos segmentos del entorno tales como los clientes,
el personal y la sociedad. En este contexto, es imprescindible que la toma de
decisiones se fundamente en un proceso lógico y racional y en una serie de
técnicas que permitan evaluar objetivamente el entorno.

La toma de decisiones es el proceso sistemático y racional a través del cual se

selecciona entre varias alternativas el curso de acción óptimo.

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Una de las responsabilidades más importantes del directivo es la toma de

decisiones. De la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el
éxito de cualquier organización. Esta etapa forma parte de la dirección porque
constituye una función que es inherente a los directivos, aunque resulte obvio
mencionar que a lo largo de todas las etapas del proceso administrativo se toman
decisiones, y que algunos autores la consideran en la etapa de planeación

Etapas de la toma de decisiones

El proceso lógico y racional de toma de decisiones se efectúa a través de los

siguientes pasos:

 Definición del problema

 Determinación de alternativas
 Selección y evaluación de alternativas
 Implantación
 Evaluación de resultados

Definición y análisis del problema

De una correcta definición del problema depende el planteamiento de alternativas

adecuadas de solución. Algunos lineamientos para identificar el problema son:

 Basarse en información completa, fidedigna y oportuna (estadísticas,

informes, proyecciones, etcétera).
 No confundir el problema con las causas ni con los efectos.
 Aplicar técnicas para definir las causas.
 Definir parámetros, variables y restricciones.

Algunas técnicas para identificar y definir el problema correctamente son: tormenta

de ideas, las herramientas de Ishikawa. Una vez que se han detectado las causas
del problema es posible plantear la alternativa de solución óptima, que es aquella
que se enfoca a solucionar las causas que originan el problema o la situación que
se desea resolver.

Determinación y selección de alternativas

Cuando se han identificado varias alternativas se elige la óptima de acuerdo con el

costo-beneficio. Los resultados de cada alternativa deben ser evaluados con
relación a los resultados esperados y los posibles efectos. Es conveniente que al
elegir la alternativa óptima se minimicen riesgos, estableciendo estrategias
alternas para el caso de que la alternativa elegida no resulte de acuerdo con lo
planeado.

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Implantación

Una vez que se ha elegido la alternativa óptima, se deberán establecer todas las
actividades para implantarla y para efectuar un seguimiento de los resultados,
para lo cual puede elaborarse un programa de acción.

La motivación

La motivación es una de las labores más importantes de la dirección, a la vez que

la más compleja, pues por medio de ésta se logra que los empleados ejecuten el
trabajo con responsabilidad y agrado, de acuerdo con los estándares establecidos,
además de que es posible obtener el compromiso y la lealtad del factor humano.
Existen varias teorías relacionadas con la motivación, la más importante es la
Jerarquía de las necesidades de Maslow.

En su acepción más sencilla, motivar significa “mover, conducir, impulsar a la

acción”.

Jerarquía de las necesidades, según Abraham Maslow

Establece que la naturaleza humana posee, en orden de predominio, cuatro

necesidades básicas y una de crecimiento que le son inherentes:

I. Básicas

 Fisiológicas. Aquellas que surgen de la naturaleza física del ser humano,

como la necesidad de alimento, de vivienda. Estas necesidades se
satisfacen a través de sueldos y prestaciones.
 De seguridad. Como su nombre lo indica, se refiere a la necesidad de no
sentirse amenazado, es decir, a tener un empleo estable.
 De amor o pertenencia. Se refiere a la necesidad de ser amado y
pertenecer al grupo. Los deseos de relaciones afectivas con las demás
personas.
 De reconocimiento. La necesidad de confianza en sí mismo, el deseo de
fuerza, logro, competencia y la necesidad de estimación ajena, que se
manifiesta en forma de reputación, prestigio, reconocimiento, atención,
importancia, etcétera.

II. Crecimiento

 Autorrealización: El deseo de todo ser humano de realizarse por medio

del desarrollo de su propia potencialidad.

Estas necesidades se satisfacen a partir de las básicas en el orden en que se han

enumerado. De esta manera, cuando las necesidades fisiológicas han sido
satisfechas, la de seguridad se activa, y así sucesivamente.

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Una vez que las personas han cubierto suficientemente las cuatro necesidades
básicas, se sienten motivadas por la necesidad de crecimiento o autorrealización.
Maslow representa gráficamente su teoría mediante una pirámide.

Comunicación y sus tipos

La comunicación en una organización comprende múltiples interacciones que

abarcan desde las conversaciones telefónicas informales hasta los sistemas de
información más complicados.

La comunicación puede ser definida como el proceso a través del cual se

transmite y recibe información.

Para ejecutar el trabajo se requieren sistemas de comunicación eficaces.

Cualquier información confusa origina errores, que disminuyen el rendimiento en el
trabajo y van en detrimento del logro de los objetivos. La comunicación consta de
tres elementos básicos:

 Emisor, en donde se origina la información.

 Transmisor, a través del cual fluye la comunicación.
 Receptor, que recibe y debe entender la información.

Existen diversos tipos de comunicación que deben considerarse al dirigir una

empresa:

Formal. Se origina en la estructura formal de la organización y fluye a través de

los canales organizacionales. Por ejemplo: correspondencia, instructivos,
manuales, órdenes, etcétera.

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Informal. Surge de los grupos informales de la organización y no sigue los

canales formales, aunque se puede referir a la organización. Por ejemplo:
chismes, comentarios, opiniones, etc. Este tipo de comunicación es de gran
importancia, ya que por su carácter no formal puede llegar a influir más que la
comunicación formal e, incluso, ir en contra de ésta. Es conveniente lograr que los
canales de comunicación formal se apoyen en las redes informales.

Vertical. Sucede cuando la comunicación fluye de un nivel administrativo superior

a uno inferior, o viceversa: quejas, reportes, sugerencias, órdenes, instrucciones,
etcétera.

Horizontal. Es la que prevalece en niveles jerárquicos semejantes: memoranda,

circulares, juntas, etcétera.

Verbal. Se transmite oralmente.

Escrita. Se transmite mediante material escrito o gráfico.

No verbal. Se refiere a las actitudes, gestos y comportamientos que no se
expresan directamente durante la comunicación hablada o escrita.

Requisitos de la comunicación efectiva

La comunicación efectiva implica la existencia de los siguientes requisitos:

 Oportunidad. Debe transmitirse en tiempo y forma.

 Sencillez y claridad. El lenguaje en que se exprese y la manera de
transmitirla deben ser accesibles para el receptor.
 Integridad. La comunicación debe servir como lazo integrador entre los
miembros de la empresa para lograr la cooperación necesaria para la
realización de los objetivos.
 Aprovechamiento de la organización informal. La comunicación es más
efectiva cuando la administración utiliza la organización informal para suplir
canales de información de la organización formal.
 Concisión. La comunicación debe ser la estrictamente necesaria y lo más
concisa posible, ya que el exceso de información puede ocasionar
burocracia e ineficiencia.
 Difusión. De preferencia, toda la comunicación formal de la empresa debe
ser por escrito y difundirse a través de los canales estrictamente
necesarios, evitando papeleo excesivo.
 Credibilidad. Debe ser veraz y confiable para garantizar la credibilidad.

Liderazgo

El liderazgo es la capacidad que posee una persona para influir y guiar a sus
seguidores hacia la consecución de una visión.

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Todas las personas que no se distingan por ser líderes natos y tengan la
responsabilidad de dirigir un negocio deberán aprender a desarrollar ciertas
cualidades y conocimientos que conforman el perfil del líder:

Conocimientos tecnológicos. Es indispensable un amplio conocimiento del área,

de las funciones, el producto y/o el servicio de la empresa a dirigir, ya que
difícilmente se podrá delegar autoridad o conseguir el respeto y motivación del
personal si no se domina el ámbito de trabajo en el que se desarrolla la función
directiva. Por otra parte, es imprescindible mantenerse actualizado para mejorar la
calidad del producto o servicio.

Conocimientos administrativos. La aplicación del proceso administrativo es

primordial para afrontar la globalización. Ishikawa, padre de la calidad total, opina
que “la calidad empieza con educación y termina con educación”. Obviamente la
preparación administrativa incluye también conocimientos de tipo humanístico
para establecer el clima organizacional más adecuado, trabajar en equipo y
relacionarse con el personal.

Competencias personales. A partir de los resultados de diversas investigaciones

al respecto, se ha concluido que las cualidades más sobresalientes del líder son:

Visión. Los grandes líderes están apasionados y comprometidos con una visión
que confiere sentido y dirección a sus seguidores. Guiar, impulsar y alcanzar son
acciones características de un líder con visión, si no existe una visión no existirá
un enfoque claro y consistente hacia dónde dirigirse. La visión con trascendencia
es una de las mayores responsabilidades de los líderes.

Autocontrol. Consiste en el control de los impulsos, en mantener la serenidad, en

actuar con objetividad para inspirar confianza a los subordinados. El dominio de
uno mismo implica una gran disciplina para no ser esclavo de los impulsos y tener
la capacidad moral para ejercer la autoridad.

Seguridad en sí mismo. La confianza en sí mismo nace de la certeza del dominio

propio y del conocimiento del área y de las situaciones que se van a dirigir.
Obtener la confianza de los demás requiere de la confianza en uno mismo.

Creatividad e iniciativa. Una característica primordial en el líder es la iniciativa.

Tomar decisiones acertadas, resolver conflictos, establecer un clima de trabajo
que motive a la gente y todas las labores del empresario se fundamentan en la
facultad de tener iniciativas que proporcionen y faciliten el logro de los objetivos de
la organización.

Sentido común. Si algo necesita un ejecutivo es sentido común para delegar y

ejecutar correctamente, para adaptarse al cambio, para tratar a su gente como le
gustaría que le tratasen a él, para entender a los clientes para establecer
estructuras sencillas y realiza todas las funciones del dirigente.

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Actitud positiva. El optimismo va de la mano con una actitud positiva, lo que se

traduce en alegría, gentileza y amabilidad para con los demás. Un jefe déspota y
pesimista raramente conseguirá el apoyo de su gente. Uno de los factores
motivadores más sencillos y absolutamente gratuitos es la sonrisa, que constituye
el mejor ingrediente para realizar bien el trabajo y establecer un ambiente de
cordialidad y confianza.

Sinceridad, justicia y lealtad. Si la lealtad, la confianza y la sinceridad de los

empleados son valores indispensables para el éxito de la empresa, es obvio que
dichos valores deben ser ejercidos por el líder en su actitud y comportamiento
hacia la organización, los proveedores y los clientes internos y externos. Una
conducta sincera y justa engendra en el personal compromiso y lealtad hacia la
empresa.

Estilos de liderazgo

El estilo de liderazgo se refiere a una serie de comportamientos, relativamente

duraderos, en la forma de dirigir que caracterizan al dirigente.

Existen diversos estudios acerca de liderazgo que muestran una serie de patrones
comunes de comportamiento en los líderes, sin embargo, la actuación de los
dirigentes puede variar en forma considerable de una situación a otra.

Autoridad

La autoridad es la facultad para dar órdenes y exigir que sean cumplidas y es

indispensable para la ejecución y el logro de los objetivos.

Los elementos de la autoridad son:

 Mando. Ejercicio de la autoridad.

 Delegación. Consiste en la concesión de autoridad y responsabilidad por
parte de un superior hacia un subordinado.

Existen diversos tipos de autoridad:

 Formal. Surge de la posición y jerarquía conferida por la organización, es

decir, la que emana de un superior para ser ejercida sobre otras personas.
 Lineal. Es ejercida por un jefe sobre las personas que le reportan.
 Funcional. Ejercida por uno o varios jefes sobre funciones distintas.
 Técnica o staff. Surge de los conocimientos especializados.
 Personal. Proviene del carisma y la personalidad de la gente

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Delegación

Es en la delegación donde se manifiesta claramente la esencia de la dirección y el

ejercicio de la autoridad, ya que administrar es “hacer a través de otros”.

La delegación es la concesión de autoridad y responsabilidad para tomar y

ejecutar decisiones. Entre algunas de las ventajas de la delegación se encuentran
las siguientes:

 El ejecutivo puede dedicarse a las funciones estratégicas, en tanto que

delega las funciones detalladas y rutinarias.
 Motiva a los subordinados al hacerlos partícipes de la responsabilidad y
autoridad.

Al delegar es necesario:

 Delimitar claramente la autoridad y responsabilidad delegada,

preferentemente por escrito, a fin de evitar conflictos, duplicidad de
funciones, fuga de autoridad, etcétera.
 Capacitar al personal en quien se va a delegar.
 Establecer estándares de actuación.

Mando

 El ejercicio de la autoridad es el mando.

 El mando asume dos formas: órdenes e instrucciones.

a) Órdenes
Para que la orden sea efectiva deben considerarse los siguientes factores:
transmitirla; por escrito, con claridad y precisión; explicar y fundamentar la
necesidad de su cumplimiento; debe ser oportuna (elegir el momento y lugar más
apropiados para transmitirla); debe motivar al personal.

b) Instrucciones
Son el conjunto de pasos a realizar en situaciones de carácter repetitivo.
Usualmente se definen en instructivos y circulares. Al emitirlas, es necesario
considerar los lineamientos para las órdenes.

Una orden es el ejercicio de autoridad a través de la cual el directivo transmite a

un subordinado la indicación de que una actividad debe ser realizada.

Herramientas de dirección

El directivo debe sustentar sus decisiones en un proceso racional y tener el

sentido común para elegir el tipo de técnicas más adecuadas de acuerdo con el
tipo de decisión deba tomar, considerando costos, riesgos, información, nivel en el

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que se origine, repercusiones e importancia. Es importante recordar que en todas

las etapas del proceso de toma de decisiones es imprescindible contar con un
sistema de información oportuno confiable y actualizado.

Las técnicas o herramientas de las que puede auxiliarse el ejecutivo para tomar
decisiones son las mismas que las de dirección, éstas pueden ser:

Cualitativas cuando se basan en el criterio, la experiencia y las habilidades de

quienes las toman, y

Cuantitativas cuando utilizan métodos matemáticos, estadísticos y de ingeniería

económica. Un buen ejecutivo debe sustentar sus decisiones en un proceso
racional y tener el sentido común para elegir el tipo de técnicas más adecuadas.

Técnicas para tomar decisiones

CUALITATIVAS
– Tormenta de ideas.
– Delphi.
– Círculos de calidad.
– Equipos de trabajo.

CUANTITATIVAS
– Herramientas de calidad.
– Cadena de fines y medios.
– Análisis marginal.
– Análisis costo-efectividad.
– Árboles de decisiones.
– Modelos.
– Camino crítico.
– Punto de equilibrio.
– Análisis de correlación.
– Líneas en espera.
– Mínimos cuadrados.
– Programación lineal.

Principios de dirección
A continuación se mencionan los principios que todo ejecutivo debe de tomar en
cuenta durante el proceso de dirección

Principios Postulados
1. Resolución del conflicto Los problemas deben resolverse
cuando aparecen, ya que el no tomar
una decisión cuando se origina un
conflicto ocasiona que éste se
magnifique y después sea irresoluble.

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2. Aprovechamiento del conflicto. Los conflictos y obstáculos deben

visualizarse como oportunidades ya
que obligan al directivo a pensar en
soluciones y nuevas estrategias.
3. Impersonalidad de mando Cuando un directivo o jefe emita una
orden es necesario que explique a sus
colaboradores que ésta surge por una
necesidad de la empresa, en otras
palabras, no debe existir prepotencia ni
abuso de autoridad.
4. Coordinación de intereses. Los objetivos de todas las áreas deben
relacionarse para lograr la misión y la
visión organizacional, de tal forma que
todos los miembros de la empresa
encuentren en el logro de los objetivos
la satisfacción de sus objetivos
individuales y un sentido de vida en su
trabajo.
5. De la vía jerárquica Es indispensable respetar los niveles
jerárquicos establecidos en la
estructura formal, de tal manera que al
emitir una orden sea transmitida a
través de las líneas de comunicación
definidas en la organización, de lo
contrario surgen conflictos, fugas de
responsabilidad y debilitamiento de
autoridad.

Bibliografía

Munch Lourdes. (2010) ADMINISTRACIÓN GESTIÓN ORGANIZACIONAL ENFOQUES Y

PROCESO ADMINISTRATIVO; Editorial. Pearson; México.

Koontz, Harold; Weihrich, Heinz. (2012) ADMINISTRACIÓN UNA PERSPECTIVA

GLOBAL Y EMPRESARIAL; Editorial. McGraw-Hill; México

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