SUB PROYECTO

“SERVICIO DE CAPACITACION PARA LOS MINEROS ARTESANALES DE

MACDESA”

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE MACDESA

INGENIEROS CONSULTORES MINEROS

CALLE GADDI 152 OF. 202 SAN BORJA - LIMA
TELEFONO: 2264583
Email: minería_20042000@yahoo.es

Lima, Diciembre de 2005

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE MACDESA

CAPITULO I : INTRODUCCIÓN

1. Políticas de Organización
2. Criterios de Administración
3. Objetivos del M.O.F
4. Alcance del M.O.F
5. Base Legal Organización y presentación de M.O.F
 6. Actualización y modificación del M.O.F

CAPITULO II: DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA

DE MACDESA

1. Funciones Generales de MACDESA

2. Organigrama estructural
3. Descripción del organigrama
4. Codificación del Organigrama

CAPITULO III: ALTA DIRECCIÓN

1. Junta de Accionistas
2. Comité Electoral
3. Comisión de Fiscalización y Control Interno

CAPITULO IV: ORGANO DE ADMINISTRACIÓN

1. DIRECTORIO
2. ASESORIA
3. AUDITORIA INTERNA

CAPITULO V: ORGANO EJECUTIVO

1. GERENCIA GENERAL
2. GERENCIA DE OPERACIONES
3. GERENCIA ADMINISTRATIVA
4. Departamento de Servicios Administrativos y personal
5. Departamento de Contabilidad

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 CAPITULO I

INTRODUCCIÓN

1. POLÍTICAS SOBRE ORGANIZACIÓN

2. CRITERIOS ADMINISTRATIVOS

3. OBJETIVOS DEL MANUAL

4. ALCANCE DEL MANUAL

5. BASE LEGAL

6. ORGANIZACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL MANUAL

7. ACTUALIZACION Y MODIFICACIÓN DEL MANUAL

3
 INTRODUCCIÓN

El manual de Organización y Funciones de “MACDESA”, es el documento normativo

básico, que expresa en detalle su estructura orgánica y describe la organización, así
como las interrelaciones del Directorio y Gerencia General con los órganos de la
línea de asesoría y apoyo; identifica los grados de autoridad y de la responsabilidad
de los encargados de la Dirección de cada uno de los Departamentos de
“MACDESA”.

Los Jefes de los Departamentos u oficinas son los encargados de divulgar el

contenido de este Manual de Organización y Funciones al personal bajo su
supervisión, estableciendo asimismo un canal permanente de comunicación con él
propósito de que cada persona que ocupe un cargo de mando, tenga pleno
conocimiento de las funciones que cumple de lo que ello significa en la obtención de
los objetivos y metas de “MACDESA”. En este sentido, se ha previsto que cada
Departamento y Oficina cuente con un ejemplar completo de este documento.

Es necesario mencionar que algunas funciones de departamentos y áreas que

actualmente no están instaladas las estamos considerando en el presente manual
de funciones con miras a que en el futuro se puedan implementar y consolidar para
la mejor marcha de la Empresa.

1.- POLÍTICAS SOBRE ORGANIZACIÓN

Las políticas de organización son las orientaciones o guías generales expresadas

por escrito y debidamente aprobadas por el Directorio con el objetivo de establecer y
normar adecuadamente la Estructura Orgánica, de tal forma que cada nivel las
implemente y adecue de acuerdo a las necesidades y al crecimiento de las
operaciones que realice “MACDESA”.

Principales políticas de organización que se han considerado en el elaboración del

presente Manual.

a) Planeamiento y Actualización de la Organización

La estructura orgánica de “MACDESA” debe responder a los objetivos y metas

previstos en los correspondientes planes de desarrollo institucional, de tal forma que
la organización permita su cumplimiento mediante el uso racional de los recursos:
Financieros, Materiales y Humanos.

La Empresa se reestructurará cada vez que sea necesario, buscando el equilibrio,

estabilidad y asignación de funciones en los distintos niveles.

b) Evaluación de la Organización

La estructura orgánica y funciones en general serán evaluadas por la Gerencia con

el fin de propender a una constante optimización de la funcionalidad de la Empresa.

c) Modificación de la Estructura Orgánica

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Los cambios que se produzcan en la Estructura Orgánica por efecto de la creación,
modificación o supresión de unidades orgánicas, serán objeto de estudios previos de
tal forma que responda a los propósitos siguientes:

 Efectiva necesidad.
 Número adecuado de personal por supervisar.
 Asignación previa de funciones específicas.
 Opinión técnica de la Gerencia.
d) Asignación de Funciones

Las funciones del personal deberán fijarse con anterioridad a la selección y

designación de la persona que ocupará un cargo, precisando los requisitos,
calificación y condiciones y condiciones que deberá reunir con el objeto de asegurar
idoneidad con respeto a la función que cumplirá y se evitará la contratación de
personal que no se adecué a los requerimientos del puesto.

e) Límite en el tramo de Control

El ámbito de supervisión de cada Jefe de Departamento o Directivo debe ser

establecido en forma individual, de acuerdo con la responsabilidad de la función y
con la amplitud de la actividad que desarrolla. La coordinación, el control y la
obtención de adecuadas relaciones humanas dependen del grado de
implementación de esta política.

f) Delegación de Autoridad

La delegación de autoridad deberá darse en el grado necesario que permita a cada

trabajador cumplir con las funciones asignadas y asumir la responsabilidad como la
obligación de responder por lo que hizo o dejó de hacer.

g) Autorización y Poderes

Las autorizaciones que se otorguen, así como la concesión de los poderes

especiales, se realizarán dé acuerdo con la naturaleza de la función que cumpla
cada cargo en la estructura orgánica de “MACDESA”.

h) Líneas de Autoridad y Responsabilidad

En la estructura orgánica diseñada se ha dado especial atención a la delegación de

autoridad y responsabilidad en los distintos niveles jerárquicos establecidos de tal
forma que en una unidad orgánica, los subordinados reciban órdenes y respondan
ante un solo jefe.

Para tal efecto se define con claridad las funciones técnicas y administrativas de
todos los jefes y Directivos que tienen personal a su cargo, precisando el
Departamento u Oficina de la cual son directamente responsables.

i) Líneas de Comunicación y Coordinación

Los canales de información y coordinación previstos en la estructura orgánica,

constituyen la base de una efectiva administración de los recursos de la Empresa.

5
La información que se necesita para tomar decisiones debe fluir con la rapidez y
oportunidad que cada caso requiere a través de la coordinación que permita a los
distintos niveles jerárquicos una comunicación estrecha y directa, sin que ellos
signifiquen la quiebra de la línea de autoridad formalmente establecida.

j) Separación de Funciones

En la estructura orgánica se ha previsto la separación de las funciones incompatibles

como una medida sana de control interno. Esta separación se utiliza con el objeto de
que ningún cargo o unidad administrativa maneje, supervise o controle todas las
fases de las transacciones u operaciones de un ciclo, eliminándose al máximo la
posibilidad de cometer errores o irregularidades que alteren el curso normal de las
responsabilidades.

k) Tramo de Control

En el diseño de la estructura orgánica se ha tomado en cuenta los niveles de

supervisión y límite de control de acuerdo al número de subordinados que cada
cargo está en capacidad de manejar con efectividad y eficiencia.

2.- CRITERIOS ADMINISTRATIVOS UTILIZADOS

La estructura orgánica diseñada, recoge los requisitos básicos de un efectivo

sistema de control interno destinado a promover la eficiencia de las operaciones. En
su diseño, se han utilizado los criterios que se describe a continuación:

A) Efectividad y Eficiencia

La efectividad se re refiere al logro de los objetivos, metas y cumplimiento de los

planes de la empresa. La eficiencia se relaciona con la uso de los recursos.

Tanto la efectividad como la eficiencia, están relacionadas con la organización por

cuanto el objetivo es que la estructura orgánica permita atender a los Socios,
Clientes, Proveedores, Terceros, en cantidad y calidad adecuadas, previendo el
incremento eventual de sus operaciones y su desarrollo institucional.

b) Volumen Actual de Operaciones

Se ha considerado que la organización permita soportar el crecimiento de la

Producción sin descuidar la Productividad.

c) Estimular la participación del personal

El personal participará a través del Jefe inmediato o Directivo responsable de una

oficina, en los asuntos y procedimientos de su trabajo, con el fin de incrementar la
eficiencia y lograr la identificación con los objetivos que realiza su área de trabajo en
particular y la Empresa en general.

6
d) Evaluación del Personal

Se efectuará periódicamente la evaluación de personal considerando los factores de

habilidad capacidad y responsabilidad. La Evaluación lo realizará el Jefe inmediato
superior o Directivo de acuerdo con las normas y procedimientos que se
establezcan. Los resultados de la evaluación, servirán a efecto de capacitación y
establecimiento de líneas de carrera.

e) Reemplazo de Personal

El personal de Funcionarios de la Empresa: Jefes, Asesores, Gerente serán

reemplazados por otros funcionarios que sean designados oportunamente en caso
de ausencia, por enfermedad, vacaciones, licencias o por ausencia prolongada.

f) Rotación de Personal

El personal responsable de la administración y manejo de recursos financieros y

materiales, deberán rotar periódicamente como una medida sana de control interno.
En los casos de personal especializado se deberá buscar la rotación temporal
mediante el uso de vacaciones.

g) Niveles Jerárquicos

Se ha establecido los niveles jerárquicos siguientes:

Alta Dirección, Concejo Directivo, Gerencia, Departamentos u Oficinas , Secciones.

3.- OBJETIVOS DEL MANUAL

Los objetivos a lograrse a través del presente Manual de Organización y Funciones

son los siguientes:

 Establece los grados de delegación de autoridad.

 Fijar la responsabilidad de los diferentes niveles jerárquicos de la Empresa.
 Facilitar la coordinación y la comunicación de todos los niveles jerárquicos
eliminado la duplicidad de esfuerzos, confusión e incertidumbre en el manejo de
las actividades de cada nivel.
 Establecer las bases de un sólido y efectivo sistema de control interno.
 Servir como medio de adiestramiento y orientación permanente al personal
propiciando una efectiva supervisión.

4.- ALCANCE DEL MANUAL

Este Manual de Organización y Funciones describe la organización de MACDESA

así como las funciones y responsabilidades de los niveles jerárquicos siguientes:

 Alta Dirección
 Órgano de Administración
 Órgano Ejecutivo

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5.- BASE LEGAL

La organización y el funcionamiento de la Empresa se basa principalmente en los

dispositivos legales siguientes:

 Código Civil, Decreto Legislativo Nº 295, del 25, 12, 84

 Ley General de Sociedades, Ley N º 26887, del 05.l2.97
 Estatuto de MACDESA, inscrito en los Registros Públicos Partida electrónica Nº
12001597 RUC 20498680144
 Estatutos de la Empresa MACDESA

6.- ORGANIZACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL MANUAL

El presente Manual de Organización y funciones se ha estructurado por capítulos

con la finalidad de presentar un documento objetivo que permita una mejor
comprensión de la descripción de su estructura orgánica, así como de las funciones
de los distintos niveles jerárquicos.

Se desarrollará los capítulos siguientes:

Capítulo I Introducción
Capítulo II Descripción General de la Estructura Orgánica
Capítulo III Alta Dirección
Capítulo IV Directorio
Capítulo V Gerencia

Los capítulos que describen los distintos niveles jerárquicos de la Empresa

contienen los siguientes aspectos básicos.

 Funciones Generales de la unidad orgánica (Departamento u Oficina y Secciones

o Unidades) como un todo antes de la descripción detallada de los distintos
cargos con que cuenta.

 Organigrama Estructural que presenta la organización de cada departamento u

Oficina.

 Funciones Específicas de cada cargo con mando agrupadas en funciones

técnicas y Administrativas. Las funciones técnicas describen los aspectos
especializados del Departamento u Oficina relacionados con el planeamiento,
organización, dirección y control que permitirá alcanzar un desarrollo gradual del
área de trabajo. Las funciones administrativas describen las actividades
principales que corresponden al cargo de acuerdo con los niveles jerárquicos
establecidos y el grado de delegación de autoridad, el cual es importante para
ampliar el ámbito de influencia para el logro de las metas y objetivos de
MACDESA.

7.- ACTUALIZACION Y MODIFICACIÓN DEL MANUAL

La revisión y / o modificación del Manual debe canalizarse a través de la Gerencia

General. Los cambios y modificaciones que en el futuro se introduzcan a la
estructura orgánica es responsabilidad de todo el personal de funcionarios (Jefes,

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Asesores)y Directivos de la Empresa y sólo con su activa participación será posible
mantener actualizada la organización de la misma por efecto de los cambios que se
produzcan en su entorno.

CAPITULO II

DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA

1. FUNCIONES GENERALES DE MACDESA

2. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
3. DESCRIPCIÓN DEL ORGANIGRAMA
4. CODIFICACIÓN DEL ORGANIGRAMA

CAPITULO II

DESCRIPCIÓN GENERAL DE ESTRUCTURA ORGANICA

1.- FUNCIONES GENERALES DE MACDESA .-

De acuerdo con su Estatuto corresponde a la Empresa desarrollar las siguientes

funciones generales.

a) .Dedicarse al cateo la prospección, exploración, explotación, desarrollo

beneficio, labor general, transporte minero y comercialización de
minerales y sus respectivas sustancias, ya sean en los yacimientos
ubicados en sus concesiones mineras y/o en otros yacimientos
mineros que obtengan mediante nuevas concesiones mineras y/o
contratos mineros o acuerdos
b) .Presentación de servicios generales y especiales.
c) .Compra y ventas de bienes muebles e inmuebles.
d) .Compra y venta de ropa, alimentos en general, artículos para el hogar,
artefactos electrónicos y eléctricos, útiles escolares, útiles y mueble de
oficinas.
e) Dedicarse a la artesanía de oro y plata, etc. Y producción de artículos
de joyería así como a la compra y venta de los mismos.
f) Exportación e Importación de bienes, servicios, maquinarias, motores
vehículos, computadoras, etc.
g) Procesamiento y comercialización de piedras ornamentales.
h) La forestación, reforestación, arborización y otras actividades que
tiendan a mejorar el medio ambiente.
i) La adquisición de productos químicos para la obtención y
procesamiento del mineral aurífero (confección de joyas).

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2.- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

(Ver Organigrama)

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 Organigrama Estructural de la Empresa Minera MACDESA
JUNTA DE
ACCIONISTAS

AUDITORIA Y ASESORIA LEGAL

DIRECTORIO

GERENTE GENERAL

VIGILANCIA Y PROTECCIÓN
INTERNA

GERENTE GERENTE
S.S.M.A. OPERACIONES ADMINISTRATIVO

LOGISTICA CONTABILIDAD JEFE DE PERSONAL CAJA

ALMACEN

GEOLOGÍA MINA PLANTA MANTENIMIENTO

JEFE DE MINA

3 JEFES DE GUARDIA

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3.- DESCRIPCIÓN DEL ORGANIGRAMA

El organigrama representa la estructura orgánica de la MACDESA, en la cual se

presentan las siguientes unidades orgánicas:

ALTA DIRECCIÓN – JUNTA DE ACCIONISTAS

Junta de Accionistas
- Comité de Fiscalización y Control Interno

ORGANO DE ADMINISTRACIÓN - DIRECTORIO

 Directorio
- Oficina de Auditoria Interna

ORGANO EJECUTIVO - GERENCIAS

- Gerente de Operaciónes
- Gerente Administrativo

DESCRIPCIÓN DE LAS UNIDADES ORGANICAS

1. JUNTA DE ACCIONISTAS
- Es la autoridad suprema de MACDESA. Sus acuerdos obligan a los demás
órganos de la MACDESA y a todos los asociados presentes y ausentes siempre que
se hubieren adoptado conforme al Estatuto, reglamentos y disposiciones legales
vigentes.

OFICINA DE COORDINACIÓN E INFORMACIÓN

Es la unidad de apoyo encargado de mantener una comunicación permanente
con los Delegados para el cumplimiento de sus funciones.

COMITÉ DE FISCALIZACION Y CONTROL INTERNO

Es el órgano responsable de la fiscalización de las operaciones de la Empresa. Así
como de la integridad de sus bienes que constituyen su patrimonio y actúa
conforme al Estatuto y reglamentos internos. Este comité responde ante la Junta
DE Accionistas de sus Actos.

2. DIRECTORIO
Es el órgano responsable de la marcha administrativa de la Empresa y ejerce su
representación institucional y legal mediante las atribuciones que le confiere la Ley
y el Estatuto.

Depende del Directorio las siguientes unidades orgánicas:

- Oficina de Auditoria Interna

- Gerencia

OFICINA DE AUDITORIA INTERNA

Es la unidad de apoyo dependiente del Directorio encargado de efectuar las
acciones de control de las operaciones realizadas por la Empresa.

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3. GERENCIA – GERENTE GENERAL
Es la unidad orgánica responsable de ejercer la representación administrativa de
la Empresa y desarrollar las actividades relacionadas con la planeación,
organización, dirección y control de salud y seguridad que brinda la Empresa, de
acuerdo con las atribuciones conferidas por el Estatuto y aquellas especiales que
le conceda el Directorio mediante el poder.

Depende de la Gerencia las unidades siguientes:

- Gerencia Operativa
- Gerencia Administrativa

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CAPITULO III

ALTA DIRECCIÓN

1. JUNTA DE ACCIONISTAS
2. COMITÉ DE FISCALIZACION Y CONTROL INTERNO

JUNTA DE ACCIONISTAS

FUNCIONES GENERALES

La Juntan de Accionistas es la autoridad suprema de MACDESA. Sus acuerdos

obligan a los demás órganos de MACDESA y a los socios presentes y ausentes
siempre que se hubieren adoptado conforme al Estatuto, Reglamento y Dispositivos
legales vigentes.

Las Junta General de Socios serán convocadas y presididas por el Presidente del
Directorio

Sus principales funciones son los siguientes:

a) Aprobar e interpretar su propio Reglamento.

b) Tomar conocimiento de la Memoria Anual de Directorio y
de Auditoria, en la fecha establecida.
c) Aprobar en última instancia los Estados Financieros de la Empresa, la gestión
administrativa del Consejo Directiva.
d) Aprobar en última instancia las modificaciones al estatuto de MACDESA.
e) Aprobar la disolución de la Empresa y nombrar la Comisión liquidadora que
asumirá esta responsabilidad, de acuerdo al quórum mínimo establecido.
f) Resolver en última instancia las aplicaciones de las sanciones impuestas por la
Gerencia.
g) Resolver los asuntos que no sean competencia de otros órganos y que sean
sometidas a su consideración de acuerdo a procedimientos internos.

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 JUNTA DE ACCIONISTAS

DIRECTORIO

- FUNCIONES GENERALES
- FUNCIONES TÉCNICAS

DIRECTORIO

FUNCIONES GENERALES

El Directorio es el órgano representante de MACDESA y es responsable de la

marcha administrativa de acuerdo con lo estipulado en la Ley en el Estatuto y en sus
Reglamentos Internos.

Sus principales funciones son:

a) Cumplir y hacer cumplir el Estatuto, las resoluciones de la Junta de Accionistas,

los Reglamentos Internos y sus propios acuerdos.
b) Nombrar, supervisar y remover al Gerente, a los ejecutivos y a los trabajadores.
c) Aprobar modificar e interpretar los Reglamentos internos, excepto los que sean
de competencia de la Junta de Accionistas.
d) Presentar y sustentar ante la Junta de Accionistas, los estados financieros y ante
el Plan de Desarrollo Anual y sus Presupuestos.
e) Aceptar la dimisión de sus miembros.
f) Aprobar el ingreso, renuncia y exclusión de los socios.
g) Apoyar las medidas necesarias y convenientes que la Gerencia proponga para la
óptima realización de los fines de la empresa.
h) Adquirir enajenar y/o gravar los bienes y derechos de la Empresa, de acuerdo a
las Resoluciones de Junta General de Socios.
i) Fijar, a propuesta del Gerente, los límites máximos de los gastos para
remuneraciones fijas y eventuales.
j) Aprobar en primera instancia, la Memoria y Estados Financieros al 31 de
diciembre de cada año.
k) Denunciar ante la Junta de Accionistas los casos de negligencia o de exceso de
funciones en que incurrieran los demás órganos de MACDESA.
l) Designar las comisiones que estime conveniente.
m) Determinar a propuesta del Gerente, los Bancos y/o instituciones Financieras con
las cuales de MACDESA realizará sus operaciones.
n) Poner en conocimiento de la Comisión de Fiscalización y control interno, dentro
del término de la distancia, los acuerdos de cada sesión.
o) Delegar determinadas atribuciones al Gerente u otro ejecutivo mediante poder
expreso.
p) Delegar al Gerente, mediante poder, la representación legal de MACDESA en
los casos que así lo requiera la marcha empresarial.
q) Poner a disposición de los socios, mediante los jefes de grupos, el Plan de
Desarrollo Anual y sus Presupuestos correspondientes, así como la Memoria,

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 Estados Financieros y la información supletoria, por lo menos con OCHO(08)
días de anticipación a la fecha de convocatoria y Juntas

TITULO: PRESIDENTE DEL DIRECTORIO.

ÓRGANO: DIRECTIVO.
APROBADO POR: EL DIRECTORIO Y REPRESENTANTES DE LA JUNTA
GENERAL.

1.- RESPONDE: Junta General.

2.- EJERCE AUDITORIDAD Y SUPERVISA A :

- Personal a su cargo
- Oficina de auditoria interna
- Gerencia

3.- CARGO QUE LO REEMPLAZA :

Vicepresidente del Directorio

4.- OBJETIVO DEL CARGO :

Dirigir las actividades de la empresa en concordancia con los objetivos, políticas,
planes y presupuestos aprobados, controlando que los recursos de la misma sean
utilizados de una manera racional, con un criterio de eficiencia, que redunde en una
mayor productividad y procure bienestar para los asociados.

5.- FUNCIONES TÉCNICAS :

5.1 Ejercer la representación legal de la empresa.

5.2 Convocar y presidir las sesiones de Directorio.
5.3 suscribir con el secretario la correspondencia oficial y los actos jurídicos en los
que intervenga la empresa como parte.
5.4 Dirimir los empates en las votaciones de las sesiones de las asambleas
generales y del directorio.
5.5 visar los balances mensuales y otros estados financieros y disponer su
publicación.
5.6 supervisar el cumplimiento de los planes y programas.
5.7 firmar todo documento que implique obligaciones de pago y contrato,
conjuntamente con el Gerente.
5.8 remitir a la comisión de fiscalización copia de los acuerdos del directorio.
5.9 formular con el gerente el plan de desarrollo anual y los presupuestos
correspondientes en base a los objetivos y políticas aprobados por el
directorios.
5.10 evaluar y proponer al directorio la aprobación de los estados financieros de la
gestión realizada, en primera instancia.
5.11 redactar la memoria anual y presentarla a la Junta de Accionistas
5.12 dirigir y controlar el desarrollo de las actividades de la empresa que conlleven al
logro de los objetivos establecidos, políticas, planes y presupuesto aprobado y
disponer las medidas correctivas que sean necesarias.

16
5.13 Disponer la realización de auditorias al término del ejercicio y exámenes
especiales de la gestión cuando lo considere pertinente.
5.14 proponer al directorio el nombramiento del gerente, ejecutivos y trabajadores,
así como su cese de acuerdo a la ley
5.15 informar al directorio sobre el ingreso, renuncia o exclusión de los socios para
su aprobación.
5.16 efectuar las demás funciones que le encomiende el Presidente del directorio.

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TITULO: VICEPRESIDENTE DEL DIRECTORIO.
ÓRGANO DIRECTIVO
APROBADO POR: EL DIRECTORIO

1.- RESPONDE ANTE :

Presidente del Directorio

2.- EJERCE AUTORIDAD Y SUPERVISA A :

Personal a su cargo

3.- OBJETIVO DEL CARGO :

Apoyar en la ejecución de las actividades institucionales conducentes al logro de los
objetivos, políticas, planes y presupuestos aprobados y asumir la presidencia del
Comité especializado y otras funciones que le encomiende el Directorio.

4.- FUNCIONES TÉCNICAS :

4.1 asistir a las sesiones del directorio y actuar como vicepresidente.

4.2 firmar el libro de actas por la asistencia a las sesiones.
4.3 reemplazar al presidente del directorio, interinamente, con todas las facultades,
deberes y funciones de éste en los casos de licencia y/o ausencia autorizada
por el directorio.
4.5 coordinar con los dirigentes estamentos la presentación de los informes de
gestión realizada en el ejercicio terminado y preparar la memoria anual.
4.6 supervisar el normal funcionamiento de MACDESA.

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 OFICINA DE AUDITORIA INTERNA

FUNCIONES GENERALES
La oficina de Auditoria Interna es la unidad de apoyo encargada de efectuar las
acciones de control sobre la gestión institucional de acuerdo a un plan de trabajo
debidamente aprobado por el Directorio.

Las principales funciones son las siguientes:

a) Formular los objetivos, políticas, planes y metas referidos a las acciones de

control de la gestión EMPRESARIAL, en coordinación con el Departamento
de Finanzas, Planificación y Presupuesto y presentarlo a la Gerencia General
para su aprobación.
b) Elaborar el presupuesto de la oficina a su cargo en concordancia con las
políticas establecidas por el Departamento de Finanzas, Planificación y
Presupuesto y alcanzarlo a ésta para su consolidación.
c) Ejecutar la implementación de los objetivos, políticas, planes, metas y
presupuestos aprobados para la oficina y evaluar periódicamente su
cumplimiento de acuerdo a lo aprobado, informando a la Gerencia General y
al Presidente del Directorio.
d) Ejecutar las medidas correctivas cuando se observen desviaciones y / o
incumplimiento de lo planificado.
e) Efectuar las acciones de control que permitan verificar la custodia y exactitud
de los fondos, a conformidad de los registros contables y al razonabilidad de
la información financiera.
f) Efectuar exámenes especiales que permitan conocer la calidad de la gestión
administrativas y rendimiento de los recursos y proponiendo las medidas
correctivas más adecuadas.
g) Controlar el grado de avance del presupuesto anual de MACDESA
informando sobre los excesos producidos.
h) Asesorar a la Comisión de Fiscalización y control interno en los asuntos de
su competencia, así como a la Gerencia General y al Concejo Directivo
cuando lo soliciten.
i) Informar permanentemente a la Presidencia del Directorio sobre los asuntos
técnicos y administrativos de la oficina.

1.- RESPONDE ANTE:

Presidente del Directorio

2.- CARGO QUE LO REEMPLAZA:

Auditor que se designe.

3.- OBJETIVO DEL CARGO:

Efectuar las acciones de control de la gestión empresarial mediante procedimientos

de auditoria que permitan verificar la razonabilidad de las operaciones contables y
administrativas, identificando las desviaciones y emitiendo las recomendaciones del
caso.

19
4.- FUNCIONES TÉCNICAS:

4.1 Formular los objetivos, políticas, planes y metas relacionados con las acciones
de control interno de la gestión así como de los procedimientos administrativos,
en coordinación con el Departamento de Finanzas, Planificación y Presupuesto
y presentarlo a la Gerencia General para su consolidación y aprobación por los
niveles correspondientes.
4.2 Elaborar el presupuesto de la oficina a su cargo en concordancia con las
políticas establecidas por el Departamento de Finanzas, Planificación y
Presupuesto y alcanzarlo a ésta para su consolidación.
4.3 Dirigir y controlar la implementación de los objetivos, políticas, planes, metas y
presupuestos aprobados para la oficina a su cargo, así como las disposiciones
dadas por el Concejo Directivo.
4.4 Evaluar periódicamente que las actividades relacionadas con las acciones de
control interno se efectúen de acuerdo con los planes previstos, presupuestos
aprobados informando sobre su cumplimiento al Presidente del Directorio.
4.5 Ejecutar las medidas correctivas necesarias cuando se observen desviaciones
y / o incumplimiento de lo planificado.
4.6 Efectuar arqueos de caja inopinados a la caja general de MACDESA.
4.7 Revisar los registros contables, conciliaciones, estado de movimientos de
fondos y otros, para verificar la existencia de los fondos de la Empresa.
4.8 Emitir opinión sobre la razonabilidad de la información contable y financiera
presentada por el Departamento de contabilidad, informando al Presidente del
Directorio.
4.9 Realizar exámenes especiales de comprobación de las normas legales,
objetivos, políticas, planes y presupuestos aprobados.
4.10 Evaluar el rendimiento de los recursos financieros que se realiza la empresa
4.11 Evaluar, trimestralmente, la ejecución del presupuesto del ejercicio informando
sobre el grado de cumplimiento, la aplicación de los recursos, al Presidente del
Directorio.
4.12 Asesorar a la Comisión de Fiscalización y control interno en los aspectos
contables, financieros y administrativos para el cumplimiento de su labor de
fiscalización.
4.13 Absolver las consultas que les formulen los órganos pertinentes, sobre los
aspectos legales, contables y administrativos de las operaciones que realiza la
Empresa.
4.14 Determinar la razonabilidad de los principios y prácticas contables aplicados en
el registro de las operaciones y la preparación de las Estados Financieros de la
Empresa.
4.15 Evaluar las normas de control interno, Reglamentos y disposiciones dadas y
recomendar las medidas correctivas para mejorar la eficiencia y efectividad de
las operaciones.
4.16 Supervisar los procesos de toma de inventarios de los bienes muebles, equipos
y otros pertenecientes a la Empresa, ubicados en sus diferentes áreas.
4.17 Evaluar la legalidad de los contratos de trabajo, arrendamientos y convenios de
terceros, suscritos, recomendando las medidas correctivas necesarias

20
 CAPITULO V

ORGANO EJECUTIVO

 GERENCIA GENERAL
 GERENCIA OPERATIVA

ORGANO EJECUTIVO

GERENCIA GENERAL

Profesional con amplia experiencia en manejo de Empresas Mineras y/o Accionista

capacitado y con experiencia.

JEFE SUPERIOR : Presidente del Directorio

SUPERVISA A : - Gerente de Operaciones
- Gerente de Administración
- Área de Seguridad y Medio Ambiente
- Área de Vigilancia y Protección Interna

FUNCIONES:

1. Responsable directo del manejo de la Empresa Minera

2. Coordinación directa con el Gerente de Operaciones y Gerente
Administrativo
3. Responsable del Área de Seguridad y Medio Ambiente
4. Responsable del Área de Vigilancia y Protección Interna
5. Delega funciones y responsabilidades a los Gerentes de Operaciones y
Administración.
6. Asistencia permanente a las reuniones de Directorio con su equipo de trabajo
(Gerente Operaciones, Gerente de Administración)
7. Otras funciones encargadas por el Directorio de la Empresa.

PARTE OPERATIVA

GERENTE DE OPERACIONES

Ingeniero de Minas, especialista en minado y diseño de operaciones.

Jefe máximo después de la Gerente General

JEFE SUPERIOR : Gerente General

SUPERVISA A : - Jefe de Geología y Topografía
- Jefe de Mina
- Jefe de Planta
FUNCIONES:

21
 1. Planeamiento de Minado (Proyecciones y avances)
2. Producción por Áreas
3. Suministros
4. Organización funcional por Áreas (Redistribución de Guardias)
5. Recepción de informes de los Jefes de Áreas. Del Jefe de Geología, del Jefe
de Minas y del Jefe de Planta.
6. Emite y reporta informes a la Gerencia General.
7. Otras labores encargadas por el Gerente General.

JEFE DE GEOLOGÍA Y TOPOGRAFÍA

Ingeniero Geólogo, con amplia experiencia en yacimientos auríferos en minería

subterránea

JEFE SUPERIOR : Gerente de Operaciones

SUPERVISA A : - Ingeniero asistente de geología
- Topógrafos y otros
FUNCIONES:

1. Levantamiento de planos
2. Cubicar Reservas
3. Levantamiento topográfico de labores Mineros por día.
4. Supervisa labores Mineras (Estructuras Geológicas)
5. Coordinación permanente con el Ingeniero de Minas
6. Otras labores encargadas por la Gerencia de operaciones.
7. Emite y reporta informes a la Gerencia de Operaciones.

JEFE DE MINAS

Ingeniero de Minas, con amplia experiencia en yacimientos auríferos en minería

subterránea

JEFE SUPERIOR : Gerente de Operaciones

SUPERVISA A : Jefes de guardia (03)

FUNCIONES :

1. Responsable de la Producción de las áreas en la Mina

2. Deberá cumplir con todas los mandatos de los manuales de seguridad Minera
3. Esta obligado a cumplir con todas reglas de seguridad dispuestas y esta
comprometido a desarrollar la actividad minera preservando el medio
ambiente en todos sus aspectos.
4. Directo responsable del cumplimiento de los objetivos y programas se
explotación encomendados por el gerente de operaciones.
5. Supervisara en forma diaria las labores de explotación y desarrollo.
6. Responsable directo de coordinar en cada turno con los jefes de guardia
7. Coordinación permanente con el Ingeniero Jefe de Geología, sobre los
avances
8. Emite y reporta informes a la Gerencia de Operaciones
9. Otras labores encargadas por la Gerencia de Operaciones.

22
JEFE DE PLANTA

Ingeniero de Metalurgista, con amplia experiencia en metalurgia del oro

JEFE SUPERIOR : Gerente de Operaciones

SUPERVISA A : - Jefes de guardia (02)
- Jefe de Laboratorio

FUNCIONES :

1. Responsable directo de la producción de planta

2. Emite el reporte diario de leyes de producción de mineral
3. Coordinación permanente con el jefe de guardia y laboratorio.
4. Coordina con jefe de mina
5. Otras tareas encargadas por el jefe de operaciones.

23
TITULO: AUXILIAR DE GERENCIA
OFICINA: GERENCIA GENERAL
APROBADO POR: EL DIRECTORIO

1.- RESPONDE ANTE:

Gerente General.

2.- CARGO QUE LO REEMPLAZA:

Auxiliar que se designe

3.- OBJETIVO DEL CARGO:

Recibir la correspondencia dirigida a la Empresa y distribución a las oficinas, así
mismo, recibir y despachar la documentación y encomiendas dirigidos a las
instituciones y filiales.

4.- FUNCIONES TÉCNICAS

4.1 Recepcionar los documentos dirigidos a la oficina la correspondencia

recibida.
4.2 Presentar al Jefe de la Oficina la correspondencia recibida.
4.3 Preparar el pedido de útiles de escritorio para la oficina y presentarlo al
Almacén, debidamente autorizado por su Jefe inmediato superior.
4.4 Llevar el control del inventario de mueles y equipos a su cargo.
4.5 Solicitar el mantenimiento y/o reparación de los equipos e instalaciones de la
oficina cuando observe algún deterioro o desperfecto.
4.6 Velar por la seguridad de los documentos, archivos e información de carácter
reservado e observe informar cuando observe algún faltante.
4.7 Recepcionar la correspondencia hasta que se remita a las oficinas usuarias
con el cargo de entrega.
4.8 Clasificar y registrar la correspondencia recibida y distribuirlas a las oficinas
destinatarias.
4.9 Custodiar la correspondencia hasta que se remita a las oficinas usuarias con
el cargo de entrega.
4.10 Recibir la correspondencia dirigida a instituciones y Filiales y coordinar con el
Dpto. de Administración su despacho oportuno.
4.11 Atender al público en las consultas que le formulen sobre el trámite
documentario.
4.12 Efectuar las demás funciones técnicas que se le encomiende.

24
OFICINA DE ASESORIA LEGAL

FUNCIONES GENERALES
FUNCIONES TÉCNICAS Y ADMINISTRATIVAS

OFICINA DE ASESORIA LEGAL

FUNCIONES GENERALES

La Oficina de Asesoría Legal es la unidad de asesoría dependiente de la Gerencia

General, responsable de conducir los procesos judiciales que forme parte la
Empresa interpretar y emitir opinión sobre dispositivos legales y normas, y brindar
servicio de asesoría y consultoría legal a la Empresa.

Sus principales funciones son:

a) Formular los objetivos, políticas, planes y metas referidos a las actividades

relacionadas con la oficina, en coordinación con el Departamento de
Finanzas, Planificación y Presupuesto y presentarlo a la Gerencia General
para su aprobación.
b) Elaborar el presupuesto de la oficina en concordancia con los objetivos y
políticas financieras y presentarlo al Departamento de Finanzas, Planificación
y Presupuesto para su consolidación.
c) Dirigir y controlar la implementación de los objetivos políticas, planes, metas y
presupuesto aprobados para la oficina, así como las directivas formuladas por
el Concejo Directivo y la Gerencia General.
d) Evaluar periódicamente que las actividades relacionadas con la Oficina se
efectúe de acuerdo con el Plan de Desarrollo, así como con los objetivos,
políticas, metas y presupuesto establecidos, informando sobre su
cumplimiento a la Gerencia General.
e) Establecer las medidas correctivas e impartir las instrucciones para su
aplicación cuando se observen desviaciones y / o incumplimiento de lo
planificado.
f) Brindar asesoramiento legal a la Gerencia General y Directorio en el
tratamiento de los asuntos contenciosos que afecten los intereses de la
Empresa.
g) Interpretar las normas legales y emitir opinión legal sobre los asuntos internos
que afecten la imagen y la gestión institucional.
h) Patrocinar a la Empresa en las denuncias, demandas y juicios presentados
por terceros.
i) Representar a la Empresa en las audiencias y juicios en la que corresponda
litigar.
j) Proponer y ejecutar las transacciones extrajudiciales de los juicios en curso,
de acuerdo a las disposiciones del Directorio.
k) Participaren en las Juntas y emitir opinión legal sobre los asuntos tratados,
cuando lo soliciten los asociados y delegados.

25
1.-RESPONDE ANTE
Gerencia General

2.- EJERCE AUTORIDAD Y SUPERVISA A :

Personal a su cargo

3.- CARGO QUE LO REEMPLAZA

Persona que se designe.

4.- OBJETIVO DEL CARGO:

Brindar asesoría legal, a los socios, Concejo Directivo y Gerencia General, y
representar a la Empresa en las audiencias de los juicios vigentes.

5.- FUNCIONES TÉCNICAS:

5.1 Formular los objetivos, políticas planes y metas a las actividades relacionados
con su área funcional, en coordinación con el Departamento de Finanzas,
Planificación y Presupuesto.
5.2 Presentar a la Gerencia General los objetivos, políticas, planes y metas
elaborados para su aprobación.
5.3 Elaborar el presupuesto de la Oficina a su cargo de acuerdo con los objetivos y
políticas financieras y presentarlo al Departamento de Finanzas, Planificación y
Presupuesto para su consolidación.
5.4 Dirigir y controlar la implementación de los objetivos, políticas, planes, metas y
presupuestos aprobados para la oficina a su cargo, así como las directivas
dispuestas por el Directorio y la Gerencia General.
5.5 Evaluar periódicamente que las actividades relacionadas con su área funcional
se efectúen de acuerdo con el Plan de Desarrollo y los objetivos, políticas,
metas y presupuesto establecido, informando sobre su cumplimiento a la
Gerencia General.
5.6 Disponer las medidas correctivas necesarias cuando observe desviaciones y / o
incumplimiento de lo planificado.
5.7 Atender las consultas legales que formule el Directorio y la Gerencia General
recomendando las acciones más convenientes para la Empresa.
5.8 Asesorar al Directorio sobre el curso de los procesos judiciales, recomendando
alternativas viables y convenientes para su pronta culminación.
5.9 Tomar conocimiento de las notificaciones de los juzgados sobre nuevas
denuncias y procesos judiciales en curso y ejecutar las acciones inmediatas
que corresponda.
5.10 Elaborar los informes requeridos por los juzgados en los juicios seguidos contra
la Empresa, en coordinación con el Gerente General.
5.11 Representar a la Empresa en las audiencias y juicios seguidos contra la
Empresa y fundamentar la posición que conlleve a obtener una sentencia
favorable.
5.12 Proponer las transacciones extrajudiciales cuando observe en el litigante
contrario la voluntad de transar y ejecutar las acciones autorizadas.
5.13 Solicitar el pago de las costas judiciales, transacciones, indemnizaciones y / o
adelantos correspondientes a los juicios en curso, de acuerdo a las sentencias
consentidas dispuestas por los juzgados.

26
5.14 Mantener un registro actualizado de los juicios en curso con mención de la
situación en que se encuentra, informando a la Gerencia General sobre el
avance de los mismos.
5.15 Velar por la seguridad de los expedientes judiciales y de la documentación
sustentatoría a cargo de la Oficina.
5.l6 Emitir opinión legal sobre la aplicación de normas legales y sobre los asuntos
internos que ponga a su consideración la Gerencia General y / o el Directorio,
recomendando las acciones a tomar.
5.17 Interpretar las normas legales de reciente vigencia e informar a la Gerencia
General sobre las implicancias en la gestión institucional.
5.18 Redactar cartas notariales a los asociados y terceros sobre los asuntos
relacionados con la gestión institucional, dispuestos por el Presidente del
Directorio y / o Gerencia General.
5.19 Participar en las asambleas como invitado y emitir opinión legal sobre los
asuntos que le soliciten los asociados y delegados asistentes.
5.20 Elaborar los convenios de terceros y contratos de arrendamiento solicitados por
el Presidente del Directorio.
5.21 Participar en la apertura de cartas declaratorias de beneficiarios de los
asociados fallecidos y dar fé de los herederos que recibirán los auxilios que
brinda la Empresa.
5.22 Informar permanentemente a la Gerencia General sobre los aspectos técnicos y
administrativos de la oficina a su cargo.
5.23 efectuar las demás funciones técnicas que le asigne el Gerente General y
coordinar con él los asuntos que sobrepasen el límite de su autoridad.

6.- FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

6.1 Programar y realizar reuniones de trabajo con el personal a su cargo,

promoviendo la eficiencia y el máximo rendimiento de los recursos humanos
asignados.
6.2 Supervisar que el personal a su cargo cumpla con sus funciones,
procedimientos, políticas y normas establecidas.
6.3 Actuar como miembro en los comités que se forme en la Empresa, cuando se le
designe.
6.4 Evaluar al personal a su cargo, proponiendo las contrataciones, promociones,
cambios o despidos del personal.
6.5 Proponer cursos o programas de capacitación para el personal de la oficina a
su cargo, orientados a su perfeccionamiento técnico, de acuerdo al presupuesto
aprobado.
6.6 Proponer los cambios en la estructura orgánica, normas procedimientos,
formularios y descripción de puestos de la oficina a su cargo, coordinando con
la Gerencia General.
6.7 Visar los comprobantes u órdenes de pago de los asuntos directamente
relacionados con su área funcional.
6.8 Firmar la correspondencia cuyo contenido esté de acuerdo con la importancia
del asunto y la jerarquía de su cargo.
6.9 Visar el trabajo de horas extras y / o trabajos extraordinarios del personal de la
oficina a su cargo.
6.10 Aprobar el rol de vocaciones anuales, así como las modificaciones necesarias
del personal de la oficina a su cargo.

27
6.11 Aprobar y controlar los pedidos de mobiliario, equipos de oficina y útiles de
escritorio que requiera el personal de la oficina a su cargo.
6.12 Reemplazar al funcionario que designe la Gerencia General o el Directorio.
6.13 Representar a la Empresa ante toda clase de autoridades, entidades y
personas, de acuerdo a las facultades conferidas por la Gerencia General, el
Directorio y / o dispositivos legales.
6.1 Efectuar las demás funciones administrativas que le asigne el Gerente General
y coordinar con él los asuntos que sobre pasen el límite de su autoridad.

ASISTENTE DEL AREA DE ASESORIA LEGAL

1.- RESPONDE ANTE:

Jefe Oficina de Asesoría Legal.

2.- CARGO QUE LO REEMPLAZA

Secretario que se designe.

3.- OBJETIVO DEL CARGO:

Brindar apoyo secretarial y realizar las actividades relacionados con la gestión legal.

4.- FUNCIONES TÉCNICAS:

4.1 Recepcionar los documentos incluyendo notificaciones judiciales, dirigidos a la

oficina e inscribirlo en el registro correlativo de acuerdo a su clasificación.
4.2 Presentar a su Jefe inmediato superior la correspondencia recibida y coordinar
con el la atención de la misma.
4.3 Tomar dictado y tipear las cartas, oficios, mencionados de la oficina y
distribuirlos a quien corresponda en la oportunidad requerida.
4.4 Mantener debidamente actualizado el archivo de la documentación emitida y
recibida, expedientes y convenios de la oficina.
4.5 Atender las llamadas telefónicas que realicen a la oficina sobre los procesos
judiciales.
4.6 Atender a los asociados y familiares cuando requieran los servicios de asesoría
legal.
4.8 Preparar el pedido de útiles de escritorio para la oficina y presentarlo al
almacén, debidamente autorizado por su Jefe inmediato superior.
4.9 Aperturar los expedientes de los juicios vigentes, así como de los convenios de
terceros y otros asuntos de suma importancia para la oficina.
4.10 Llevar el control del inventario de muebles y equipos asignados a la oficina, así
como de los expedientes falsos, debidamente foliados.
4.11 Solicitar el mantenimiento y / o reparación de los equipos e instalaciones de la
oficina cuando observe algún deterioro o desperfecto por la seguridad de los
documentos, archivos e información de carácter reservado e informar cuando
observe algún faltante.
4.12 Controlar el cierre de la llave de agua, el apagado de la energía eléctrica y
equipos electrónicos, y verificar la seguridad de la oficina antes de retirarse.
4.13 Pagar en el Palacio de Justicia los derechos judiciales relacionados con los
juicios en curso.

28
4.14 Efectuar los depósitos de consignaciones judiciales dispuestas por los
Juzgados en el Banco de la Nación.
4.15 Emitir los convenios de terceros, y contratos y obtener las firmas autorizadas.
4.13 Gestionar ante la Notaría Pública designada la remisión de cartas notariales a
sus destinatarios, así como la legalización de copias.
4.14 Solicitar a los Registros Públicos la expedición de copias literales, vigencia de
mandatos y otros documentos necesarios para la gestión legal.
4.15 Mantener actualizado el archivo de normas legales publicadas en el Diario El
Peruano.
4.16 Integrar las comisiones de trabajo que le designe.
4.17 Efectuar las demás funciones técnicas que se le recomiende.

29
4.- DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

SEGÚN EL ORGANIGRAMA (ver organigrama general)

FUNCIONES GENERALES
FUNCIONES TÉCNICAS Y ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

FUNCIONES GENERALES

El Departamento de Servicios Administrativos es la unidad de línea dependiendo de

la Gerencia General, encargado de planear, organizar, dirigir y controlar las
actividades relacionadas con la conducción de personal, el abastecimiento de bienes
y servicios, la seguridad interna y externa de la sede central, el mantenimiento y
limpieza de la sede central, el servicio de hospedaje y el alquiler de oficinas.

Sus principales funciones son:

a) Formular los objetivos, políticas, planes y metas referidos a las actividades

relacionadas con presentarlo a la Gerencia General para su aprobación.
b) Elaborar el presupuesto del Departamento a su cargo en concordancia con
los objetivos y políticas financieras y presentarlo al Departamento de
Finanzas, Planificación y Presupuesto para su consolidación.
c) Dirigir y controlar la implementación de los objetivos, políticas, planes metas y
presupuesto aprobados para el Departamento, así como las directivas
formuladas por el Directorio y la Gerencia General.
d) Evaluar periódicamente que las actividades relacionadas con su área
funcional se efectúen de acuerdo con el Plan de Desarrollo, así como con los
objetivos, políticas, metas y presupuesto establecidos, informando sobre su
cumplimiento a la Gerencia.
e) Establecer las medidas correctivas e impartir las instrucciones para su
aplicación, cuando se observen desviaciones y / o incumplimiento de lo
planificado.
f) Ejecutar las acciones pertinentes para la selección, contratación y desarrollo
del personal de la Empresa.
g) Efectuar las adquisiciones de bienes y/o servicios y su almacenamiento
cumpliendo lo señalado en el Programa de Abastecimiento y de acuerdo con
las normas, procedimientos y dispositivos legales vigentes.
h) Realizar las acciones necesarias para lograr y mantener un adecuado nivel de
relaciones laborales en la Empresa, de acuerdo a la política aprobado,
mediante un afectivo canal de comunicación, actividades recreativas y de
bienestar familiar.
i) Desarrollar programas de capacitación para el personal de la Empresa.
j) Supervisar el normal funcionamiento del sistema de seguridad y vigilancia de
la sede principal.

30
 k) Supervisar el mantenimiento de los inmuebles, equipos e instalaciones de la
Empresa del acuerdo al Programa establecido, así como de la limpieza
permanece de sus instalaciones.
l) Controlar el servicio de hospedaje así como el alquiler de las oficinas
disponibles.
m) Asesorar permanentemente a la Gerencia General en los asuntos técnicos de
su área funcional facilitándole la información necesaria para la toma de
decisiones.
n) Informar permanentemente a la Gerencia General sobre los asuntos técnicos
administrativos de su Departamento.

4.1.- RESPONDE ANTE:

Gerencia General

4.2.- EJERCE AUTORIDAD Y SUPERVISA A

Personal a su cargo
Archivo General
Sección Seguridad
Sección Mantenimiento y Limpieza

4.3.- CARGO QUE LO REEMPLAZA

Funcionario que se designe.

4.4.- OBJETIVO DEL CARGO:

Administrar los recursos humanos de la Empresa así como los recursos materiales y
su almacenamiento y servicios relacionados con la seguridad, mantenimiento y
limpieza, procurando que estos desarrollen con eficiencia y eficacia hacia el
cumplimiento de los objetivos, políticas, planes y presupuestos establecidos.

5.- FUNCIONES TÉCNICAS:

5.1 Formular los objetivos, políticas, planes y metas referidos a las actividades
relacionadas con su área funcional, en coordinación con el Departamento de
Finanzas, Planificación y Presupuesto.
5.2 Presentar a la Gerencia General los objetivos, políticas, planes y metas
elaboradas para su aprobación.
5.3 Elaborar el presupuesto del Departamento a su cargo con los objetivos y
políticas financieras y presentarlo al Departamento de Finanzas, Planificación y
Presupuesto para su consolidación.
5.4 Dirigir el controlar la implementación de los objetivos, políticas, planes, metas y
presupuestos aprobados para el Departamento así como las directivas
dispuestas por el Directorio y la Gerencia General.
5.5 Evaluar periódicamente que las actividades relacionadas con su área funcional
se efectúen de establecidos, informando sobre su cumplimiento a la Gerencia
General.
5.6 Disponer las medidas correctivas necesarias cuando observe desviaciones y / o
incumplimiento de lo planificado.

31
5.7 Llevar a cabo el proceso de reclutamiento, contratación y desarrollo de personal
de acuerdo a los procedimientos, políticas, normas legales vigentes y
disposiciones dadas por la Gerencia General.
5.8 Supervisar el control de asistencia del personal así como la elaboración de la
planilla de remuneraciones y el pago de la misma en la oportunidad requerida
por los dispositivos legales.
5.9 Proponer y revisar permanentemente la categorización de los puestos de la
Empresa y la estructura de remuneraciones de acuerdo con las políticas
establecidas.
5.10 Elaborar y actualizar el cuadro de asignación de personal de las oficinas y
áreas funcionales, informando a la Gerencia General.
5.11 Conducir y controlar el proceso de evaluación de personal, en la oportunidad
establecida de acuerdo a los procedimientos y recomendar las medidas
pertinentes para optimizar la productividad de los recursos humanos.
5.12 Elaborar las liquidaciones del personal que cesa en sus labores en la Empresa.
5.13 Realizar las acciones necesarias para lograr y mantener un adecuado nivel de
relaciones laborales con el personal de la empresa, de acuerdo a la política
aprobada.
5.14 Evaluar y atender los adelantos de sueldos y préstamos que solicite el personal
de acuerdo a su disponibilidad de pago, manteniendo el control de los
descuentos en su cuenta corriente.
5.15 Solicitar la contratación y / o renovación de las pólizas de seguro para proteger
los inmuebles, bienes, equipos y otros dispuestos por los dispositivos legales
vigentes.
5.16 Elaborar y proponer el Plan Anual de Recreación que considere las actividades
sociales, culturales, deportivas y de recreación dirigidas al personal y sus
familiares directas.
5.l7 Organizar las actividades programadas en el Plan Anual de Recreación así
como los actos oficiales de la Empresa, y designar las comisiones de apoyo
integrados por el personal.
5.18 Revisar y actualizar el Reglamento Interno de trabajo y controlar su cabal
cumplimiento en la Empresa.
5.19 Gestionar ante Essalud los recuperos de las prestaciones de salud.
5.20 Elaborar y ejecutar el programa de vacaciones útiles para los hijos del personal
de la Empresa y controlar su desarrollo.
5.21 Elaborar el Plan Anual de Capacitación orientado al perfeccionamiento técnico
del personal y ejecutarlo de acuerdo al presupuesto aprobado, a las políticas y
normas establecidas.
5.22 Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones valorizado en base a las necesidades
de bienes y servicios de las oficinas y supervisar que se efectúen las
adquisiciones de acuerdo a lo programado y a las normas, procedimientos y
dispositivos legales vigentes.
5.23 Supervisar el correcto funcionamiento de la Sección Almacén y el cumplimiento
de las normas y procedimientos, para el control de los bienes internados.
5.24 Supervisar el cumplimiento del Programa de Seguridad y Vigilancia de la sede
principal.

32
6.- FUNCIONES ADMINISTRATIVAS:

6.1 Programar y realizar reuniones de trabajo con el personal a su cargo,

promoviendo la eficiencia y el máximo rendimiento de los recursos humanos
asignados.
6.2 Supervisar que el personal a su cargo cumpla con sus funciones,
procedimientos, políticas y normas establecidas.
6.3 Actuar como miembro en las comisiones o comités que se forme en la
Empresa, cuando se le designe.
6.4 Evaluar al personal a su cargo, proponiendo a la Gerencia General las
contrataciones, promociones, cambios o despidos del personal
6.5 Proponer a la Gerencia General cursos o programas de capacitación para el
personal del Departamento a su cargo, orientados a su perfeccionamiento
técnico, de acuerdo al presupuesto aprobado.
6.6 Proponer a la Gerencia General los cambios en la estructura orgánica, normas
procedimientos, formularios y descripción de puestos del Departamento a su
cargo.
6.7 Visar los comprobantes u órdenes de pago de los asuntos directamente
relacionados con su área funcional.
6.8 Firmar la correspondencia cuyo contenido esté de acuerdo con la importancia
del asunto y la jerarquía de su cargo.
6.9 Visar el trabajo de horas extras y / o trabajos extraordinarios del personal del
Departamento a su cargo.
6.10 Aprobar el rol de vacaciones anuales, así como las modificaciones necesarias
del personal del Departamento a su cargo.
6.11 Aprobar y controlar los pedidos de mobiliario, equipos de oficina y útiles de
escritorio que requiera el personal del Departamento a su cargo.
6.12 Reemplazar al funcionario que designe la Gerencia General o el Concejo
Directorio.
6.13 Representar a la Empresa ante toda clase de autoridades, entidades y
personas, de acuerdo a las facultades conferidas por la Gerencia General,
Concejo Directorio y / o dispositivos legales.
6.14 Efectuar las demás funciones administrativas que le asigne la Gerencia
General y coordinar con él los asuntos que sobrepasen el límite de su
autoridad.

33
SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

1.- RESPONDE ANTE:

Jefe Departamento de Servicios Administrativos

2.- CARGO QUE LO REEMPLAZA

Secretaria que se designe.

3.- OBJETIVO DEL CARGO:

Brindar apoyo secretarial y ejecutar las actividades relacionados con el servicio de

hospedaje alquiler de oficinas y otros que le asigne.

4.- FUNCIONES TÉCNICAS:

4.1 Recepcionar los documentos dirigidos a la oficina e inscribirlo en el registro

correlativo de acuerdo a su clasificación.
4.2 Presentar a su Jefe inmediato superior la correspondencia recibida y coordinar
con él la atención de la misma.
4.3 Tomar dictado y tipear las cartas, oficios, memorandos de la oficina y
distribuirlos a quién corresponda en la oportunidad requerida.
4.4 Mantener debidamente actualizado el archivo de la documentación emitida y
recibida de la oficina, file de inquilinos y otros documentos a su cargo.
4.5 Atender las llamadas telefónicas que realicen los socios y proveedores sobre
asuntos de la oficina.
4.6 Atender a los socios y Delegados en los servicios de hospedaje, alquileres y
otros que se brinda, así como en los asuntos de la oficina.
4.7 Mantener el orden en la oficina y controlar la limpieza diaria de los ambientes.
4.8 Preparar el pedido de útiles de escritorio para la oficina y presentarlo al
almacén, debidamente autorizado por su jefe inmediato superior.
4.9 Aperturar los legajos para el personal que labora en la Empresa así como para
los asuntos de suma importancia que se ventilen en la oficina.
4.10 Llevar el control del inventario de muebles y equipos asignados a la oficina.
4.11 Solicitar el mantenimiento y / o reparación de los equipos e instalaciones de la
oficina cuando observe algún deterioro y desperfecto.
4.12 Velar por la seguridad de los documentos, archivos e información de carácter
reservado a su cargo e informar a su Jefe inmediato superior cuando observe
algún faltante.
4.13 Controlar el cierre de la llave de agua, el apagado de la energía eléctrica y
equipos electrónicos, y verificar la seguridad de la oficina antes de retirarse.
4.14 Preparar y pagar los aportes de la AFP, CTS y servicios públicos en el plazo
establecido ante las entidades que corresponda.

34
4.15 Emitir el comprobante de pago para la cobranza del servicio de hospedaje,
alquiler de oficinas y auditorio, concesiones de descuentos, sea el crédito o al
contado.
4.16 Verificar mensualmente el cumplimiento en el pago de la merced conductiva del
inquilino, arbitrios municipales, servicios de agua, luz, teléfono e informar
cuando ocurra retrasos.
4.17 Llevar en forma actualizada el control de cuenta corriente de inquilinos, registro
de venta y del hospedaje.
4.18 Apoyar en las labores de organización de charlas de capacitación actos
oficiales y aquellos autorizados por la Gerencia General y / o Presidencia del
Concejo Directorio e integrar las comisiones que se le asigne.
4.19 Hacer de conocimiento de los funcionarios y trabajadores las comunicaciones
dispuestos por la Gerencia General o Presidencia del Directorio.
4.20 Llevar el control del consumo de energía eléctrica, agua y teléfono que
ocasionan las diferentes oficinas de la sede principal.
4.21 Disponer la ejecución de gestiones ante las entidades públicas y privadas y
remitir la correspondencia que las oficinas encarguen para diferentes
destinatarios.
4.22 Presentar las facturas y recibos para el descuento de terceros a los inquilinos
de la Empresa, al Departamento de Finanzas Planificación y Presupuestos, así
como los descuentos por sobre de pago a los socios

por servicios de hospedaje.

4.23 Preparar y entregar a auditoria interna y auditoria externa la información que
autorice la Gerencia General, en el plazo requerido.
4.24 Emitir los vales de adelantos de sueldos o de movilidad cuando lo solicite el
personal o Delegados respectivamente.
4.25 Efectuar las demás funciones técnicas que le encomiende su Jefe inmediato
superior.

35
DPTO / OFICINA
APROBADO POR

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

RESPONDE ANTE
El Jefe Departamento de Servicios Administrativos

2.- CARGO QUE LO REEMPLAZA

Persona que se designe

3.- OBJETIVO DEL CARGO

Ejecutar y controlar las actividades relacionadas con la gestión de personal, del
abastecimiento de bienes y servicios y otros que se le asigne.

4.- FUNCIONES TÉCNICAS

4.1 Redactar y tipear los memorandos, cartas e informes relacionados con las
funciones a su cargo y distribuirlos a quien corresponda en la oportunidad
requerida.
4.2 Controlar diariamente la asistencia del personal rentado y de apoyo e informar
sobre las ausencias y la razón de las mismas.
4.3 Elaborar los contratos de trabajo y de locación de servicios asó como las
ampliaciones que corresponde, de aquellos trabajadores autorizados por la
Gerencia General, e inscribirlo ante el Ministerio de Trabajo los contratos
respectivos.
4.4 Verificar el vencimiento de los contratos del personal que labora en la
Empresa y preparar el informe correspondiente con 3 semanas de
anticipación.
4.5 Elaborar, quincenalmente, la planilla de remuneraciones del personal rentado,
asó como las planillas de los Directivos de los diversos estamentos y de los
Delegados y hacer los seguimientos para la autorización y pago de las
mismas.
4.6 Mantener debidamente actualizado y ordenado los legajos del personal que
labora en la Empresa, tomando en cuenta las recomendaciones de los
auditores.
4.7 Emitir las liquidaciones de CTS del personal rentado con contrato a Plazo Fijo
e Indeterminado en los meses que corresponda y cuando termine el vínculo
laboral, de acuerdo a los cálculos ejecutados.

36
4.8 Realizar gestiones ante las AFP, ESSALUD y otras Instituciones sobre
asuntos relacionados con el personal.
4.9 Remitir los formatos de evaluación del personal a los Jefes de Oficina, Dpto. y
Directivos con personal a cargo y coordinar la culminación de la evaluación
del personal en periodos semestrales, y en el período de prueba en caso de
nuevo personal.
4.10 Hacer de conocimiento del personal rentado y apoyo las comunicaciones y/o
directivas dispuestas por la Gerencia General y/o Directorio.
4.11 Llevar en forma actualizada el control de cuenta corriente del personal e
informar de sus saldos deudores cuando solicite adelantos de sueldos,
préstamos o se produzca su cese.
4.12 Solicitar y recepcionar los recibos de honorarios profesionales del personal de
apoyo y preparar la planilla quincenal correspondiente.
4.13 Elaborar el rol de vacaciones del personal rentado de acuerdo a lo informado
y coordinar su ejecución oportuna.
4.14 Atender las llamadas telefónicas que realicen los proveedores.
4.15 Recepcionar los requerimientos de compra que formulen las oficinas y
obtener la autorización correspondiente de la Gerencia General y/o
Presidencia del Directorio.
4.16 Solicitar las cotizaciones a los proveedores registrados y preparar el cuadro
de la buena pertinente, elevándolo a la Gerencia General para su evaluación
y adjudicación de la buena pro.
4.17 Emitir las órdenes de comprar a los proveedores por las adquisiciones
aprobados por la Gerencia general y la Presidencia del Directorio y
entregarlos oportunamente, coordinando su atención oportuna.
4.18 Elaborar y mantener actualizado el Registro de Proveedores identificando sus
datos básicos y los artículos que suministra.
4.19 Controlar que los artículos comprados ingresen al almacén y que este emita la
Nota de Ingreso correspondiente con la conformidad del caso.
4.20 Efectuar las adquisiciones directas de bienes por montos de menor cuantía de
acuerdo a lo establecido.
4.21 Informar al Dpto. de contabilidad sobre las adquisiciones de bienes muebles
efectuados, señalando los datos necesarios para su registro y codificación
correspondiente para su activación.
4.22 Apoyar en las labores de organización de los eventos y actos oficiales de la
Empresa e integrar las comisiones que se le designe.
4.23 Efectuar las demás funciones técnicas que le encomiende su Jefe Inmediato
superior.

37