SISTEMA AUTOMÁTICO DE CAPTURA Y PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN DEL

SISTEMA PRODUCTIVO EN LA COMPAÑÍA PROENFAR S.A.S

ALBA ROCÍO GUTIÉRREZ GUTIÉRREZ C.C. 52.433.470 COD. 1215206

JOHN JAIRO CORTÉS VEGA C.C 1022´335.299 COD. 1215204
RUBY ESPERANZA GUTIÉRREZ PORTELA C.C 53.013.790 COD. 1215207

ASESOR: INGENIERO ÉDGAR VELASCO

INTRODUCCIÓN A LA GERENCIA DE PROYECTOS

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
BOGOTA D.C.
2013
SISTEMA AUTOMÁTICO DE CAPTURA Y PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN DEL
SISTEMA PRODUCTIVO EN LA COMPAÑÍA PROENFAR S.A.S

ALBA ROCÍO GUTIÉRREZ GUTIÉRREZ

JOHN JAIRO CORTÉS VEGA
RUBY ESPERANZA GUTIÉRREZ PORTELA

TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TÍTULO DE ESPECIALISTA EN

GERENCIA DE PROYECTOS

DIRECTOR: ING. ÉDGAR VELASCO

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS SOCIALES Y EMPRESARIALES
PROGRAMA DE ECONOMÍA
ESPECILIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
BOGOTÁ D.C.
2013

2
 Nota de aceptación

Firma del presidente

Firma del jurado

Firma del jurado

Bogotá D.C. 11 de Enero de 2013

3
 TABLA DE CONTENIDO

LISTA DE TABLAS .............................................................................................................9

LISTA DE ILUSTRACIONES ............................................................................................ 11
LISTA DE ANEXOS .......................................................................................................... 13
RESUMEN EJECUTIVO ................................................................................................... 14
INTRODUCCIÓN .............................................................................................................. 16
OBJETIVOS ..................................................................................................................... 17
Objetivos Generales ...................................................................................................... 17
Objetivos Específicos .................................................................................................... 17
1. ORGANIZACIÓN ....................................................................................................... 18
1.1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA .......................................................................... 20
1.2. NECESIDAD DE LA ORGANIZACIÓN ................................................................... 22
1.2.1. ANÁLISIS DE INVOLUCRADOS ........................................................................ 23
Tabla 2. Análisis de Involucrados. .................................................................................... 24
1.2.2. ÁRBOL DE PROBLEMAS .................................................................................. 25
2. ÁRBOL DE OBJETIVOS ............................................................................................ 26
2.1. IDENTIFICACIÓN DE ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN ........................................ 27
2.2. PROGRAMACIÓN DE CADA ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN .............................. 27
2.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ...................................................................... 28
2.4. EDT DEL PROYECTO ........................................................................................... 29
3. ESTUDIOS Y EVALUACIONES ................................................................................ 38
3.1. ESTUDIO TÉCNICO .............................................................................................. 38
3.1.2. Teoría ............................................................................................................. 39
3.1.3. Localización del lugar de producción............................................................... 42
3.1.4. Diseño del proceso ......................................................................................... 43
3.1.5. Análisis de la información ................................................................................ 44
3.1.6. Roles y responsabilidades en el desarrollo del proyecto del sistema MES ...... 46
3.1.7. Estado del arte ................................................................................................ 46
2.1.7. La necesidad de un sistema MES ................................................................... 47
2.1.8. La orden de producción y el sistema MES....................................................... 48

4
 2.1.9. La aparición de los sistemas MES................................................................... 48
2.1.10. Recomendaciones generales ...................................................................... 49
2.1.11. Conclusión del estudio técnico..................................................................... 49
2.2. ESTUDIO DE SOSTENIBILIDAD ........................................................................... 51
2.2.1. Riesgo ............................................................................................................. 51
2.2.2. Ambiental ........................................................................................................ 58
2.3. Social.................................................................................................................. 73
2.4. Conclusión del estudio de sostenibilidad ............................................................ 77
2.3. ESTUDIO FINANCIERO ........................................................................................ 79
2.3.1. Estructura de desagregación de recursos ....................................................... 79
2.3.2. Estructura de desagregación de costos........................................................... 80
2.3.3. Presupuesto .................................................................................................... 81
2.3.4. Fuente y uso de fondos ................................................................................... 85
2.3.5. Flujo de caja .................................................................................................... 88
2.3.6. Evaluación financiera .......................................................................................... 93
3. PLANEACIÓN DEL PROYECTO ............................................................................... 95
3.1. Alcance............................................................................................................... 95
3.2. Programación ..................................................................................................... 95
3.3. PLAN DE GESTION DE INTEGRACION ............................................................ 109
3.3.1. Project charter ............................................................................................... 109
3.3.2. Alcance ......................................................................................................... 111
3.3.3. Tiempo .......................................................................................................... 111
3.3.4. Costo ............................................................................................................ 111
3.3.5. Calidad .......................................................................................................... 112
3.4. PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO ................................................................ 113
3.4.1. Ciclo de vida del proyecto ............................................................................. 113
3.4.2. Identificación de los stakeholders .................................................................. 113
3.4.3. Dirección y ejecución .................................................................................... 113
3.4.4. Monitoreo y control del proyecto.................................................................... 113
3.4.5. Cierre del proyecto ........................................................................................ 114
3.5. PLAN DE GESTIÓN DE ALCANCE ..................................................................... 115

5
 3.5.1. Declaración del alcance ................................................................................ 115
3.5.2. Supuestos ..................................................................................................... 116
3.5.3. Restricciones ................................................................................................ 117
3.5.4. Estructura detallada de trabajo (EDT) ........................................................... 117
3.5.5. Verificación del alcance................................................................................. 117
3.5.6. Criterios de aceptación.................................................................................. 117
3.5.7. Control del alcance ....................................................................................... 118
3.6. PLAN DE GESTIÓN DEL TIEMPO....................................................................... 119
3.6.1. Definición de actividades ............................................................................... 119
3.6.2. Desarrollo del cronograma ............................................................................ 120
3.6.3. Horario .......................................................................................................... 120
3.6.4. Recursos y costos asignados ........................................................................ 120
3.6.5. Cronograma del proyecto .............................................................................. 121
3.6.6. Control del cronograma del proyecto ............................................................. 128
3.7. PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS ....................................................................... 129
3.7.1. Estimación de costos .................................................................................... 129
3.7.2. Presupuesto de costos .................................................................................. 129
3.7.3. Inversión pre-operativa y operativa ............................................................... 129
3.8. PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ................................................................. 132
3.8.1. Alcance ......................................................................................................... 132
3.8.2. Objetivos ....................................................................................................... 132
3.8.3. Planeación estratégica .................................................................................. 132
3.8.8. Métricas de calidad del proyecto ................................................................... 136
3.8.9. Responsabilidad de la calidad ....................................................................... 138
3.8.11. Monitoreo y control .................................................................................... 138
3.9. PLAN DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS ............................................... 139
3.9.1. Propósito ....................................................................................................... 139
3.9.2. Objetivo ......................................................................................................... 139
3.9.3. Alcance ......................................................................................................... 139
3.9.4. Restricciones ................................................................................................ 139
3.9.5. Organigrama del proyecto ............................................................................. 140

6
 3.9.6. Roles y responsabilidades............................................................................. 140
3.9.7. Matriz de roles y responsabilidades .............................................................. 141
3.9.8. Competencias requeridas para el equipo del proyecto .................................. 144
3.9.9. Capacitación ................................................................................................. 145
3.9.10. Estrategia para el trabajo en equipo .......................................................... 145
3.9.11. Calendario de recursos .............................................................................. 145
3.9.12. Evaluación del desempeño ........................................................................ 145
3.9.13. Dirección del equipo de trabajo.................................................................. 145
3.9.14. Solicitud de cambio de integrantes del equipo de trabajo .......................... 146
3.10. PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES .................................................. 147
3.10.1. Propósito ................................................................................................... 147
3.10.2. Objetivo ..................................................................................................... 147
3.10.3. Alcance...................................................................................................... 147
3.10.4. Factores críticos de éxito ........................................................................... 147
3.10.5. Estructura de la comunicación ................................................................... 147
3.10.6. Requerimientos ......................................................................................... 148
3.10.7. Estrategia .................................................................................................. 149
3.10.8. Identificación de los involucrados .............................................................. 149
3.10.9. Administración de las comunicaciones ...................................................... 149
3.10.10. Plan de comunicación................................................................................ 149
3.11. PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES ...................................................... 151
3.11.1. Propósito ................................................................................................... 151
3.11.2. Proceso de adquisiciones .......................................................................... 151
3.11.3. Criterios de selección ................................................................................ 151
3.11.4. Procedimiento de adquisiciones ................................................................ 152
3.11.5. Procedimiento de aceptación ..................................................................... 153
3.12. PLAN DE GESTIÓN DE RIESGO ..................................................................... 154
3.12.1. Planificar los riesgos .................................................................................. 154
3.12.2. Metodología ............................................................................................... 154
3.12.3. Roles y responsabilidades ......................................................................... 154
3.12.4. Calendario y frecuencia de las reuniones .................................................. 155

7
 3.12.5. Tolerancias ................................................................................................ 156
3.12.7. Identificación de los riesgos ....................................................................... 156
3.12.8. Análisis cuantitativo de los riesgos ............................................................ 157
3.12.9. Probabilidad .............................................................................................. 157
3.12.10. Impacto...................................................................................................... 157
3.12.11. Matriz de probabilidad e impacto ............................................................... 158
3.12.12. Planificación a la respuesta de los riesgos................................................. 159
3.12.13. Seguimiento y control ................................................................................ 159
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................... 160
GLOSARIO ..................................................................................................................... 163
ANEXOS......................................................................................................................... 164

8
 LISTA DE TABLAS

Tabla 1: Flujo de información de la orden de producción, tomado del área de ingeniería de

la compañía. ..................................................................................................................... 21
Tabla 2. Análisis de Involucrados...................................................................................... 24
Tabla 3: Proceso productivo de PROENFAR, tomado del área de ingeniería de
PROENFAR...................................................................................................................... 39
Tabla 4: Funcionalidad sistema MES ................................................................................ 41
Tabla 5: Diagrama de flujo con el sistema MES - Fuente autores del proyecto ................. 44
Tabla 6: Clasificación de los riesgos por impacto sistema MES ........................................ 53
Tabla 7: Riesgos por probabilidad de ocurrencia sistema MES ......................................... 54
Tabla 8: Categorización de los riesgos sistema MES ........................................................ 55
Tabla 9: Calificación de probabilidad – Fuente autores del proyecto ................................. 56
Tabla 10: Calificación de impacto - Fuente autores del proyecto ...................................... 56
Tabla 11: Categorización de los riesgos - Fuente autores del proyecto ............................ 56
Tabla 12: Análisis del impacto y de probabilidad - Fuente autores del proyecto ................ 57
Tabla 13: Cuadro de seguimiento y monitoreo - Fuente: Autores del proyecto.................. 68
Tabla 14: Tabla de ecoindicadores del proyecto MES - Fuente autores del proyecto ....... 72
Tabla 15: Matriz poder interés – Fuente autores del proyecto ........................................... 74
Tabla 16. Pre-inversión del Proyecto ................................................................................ 81
Tabla 17. Inversión Técnica del Proyecto ......................................................................... 82
Tabla 18. Inversión Operativa del Proyecto ...................................................................... 83
Tabla 19. Nómina del Proyecto ......................................................................................... 84
Tabla 20. Tabla Resumen del Proyecto ............................................................................ 85
Tabla 21: Fuente y uso de los recursos - Fuente autores del proyecto ............................. 86
Tabla 22: Flujo de caja - Fuente autores del proyecto ....................................................... 92
Tabla 23: Tabla resumen del proyecto - Fuente autores del proyecto ............................... 93
Tabla 24: Tabla Beneficio costo - Fuente autores del proyecto ......................................... 93
Tabla 25. Beneficios Sistemas MES ................................................................................. 94
Tabla 26: Cronograma fase 1 - Fuente autores del proyecto............................................. 97
Tabla 27: Cronograma fase 2 - Fuente autores del proyecto............................................. 98
Tabla 28: Cronograma fase 3 Hardware - Fuente autores del proyecto ............................ 99
Tabla 29: Cronograma fase 3 Software - Fuente autores del proyecto............................ 100
Tabla 30: Cronograma fase 4 - Fuente autores del proyecto........................................... 100
Tabla 31: Cronograma fase 5 - Fuente autores del proyecto........................................... 101
Tabla 32: Cronograma fase 5 y 6 - Fuente autores del proyecto ..................................... 102
Tabla 33: Riesgos principales del proyecto - Fuente autores del proyecto ...................... 105
Tabla 34: Matriz probabilidad y de impacto - Fuente autores del proyecto ...................... 105
Tabla 35: matriz de roles y responsabilidades ................................................................ 108
Tabla 36: Cronograma fase 1 - Fuente autores del proyecto........................................... 121
Tabla 37: Cronograma fase 2 - Fuente autores del proyecto........................................... 122

9
Tabla 38: Cronograma fase 3 Hardware - Fuente autores del proyecto .......................... 123
Tabla 39: Cronograma fase 3 Software - Fuente autores del proyecto............................ 124
Tabla 40: Cronograma fase 4 - Fuente autores del proyecto........................................... 125
Tabla 41: Cronograma fase 5 - Fuente autores del proyecto........................................... 126
Tabla 42: Cronograma fase 5 y 6 - Fuente autores del proyecto ..................................... 127
Tabla 43: Tabla resumen del proyecto - Fuente autores del proyecto ............................. 129
Tabla 44: Pre-inversión del Proyecto .............................................................................. 130
Tabla 45: Inversión Técnica del Proyecto ....................................................................... 130
Tabla 46: Inversión Operativa del Proyecto .................................................................... 131
Tabla 47: Métrica de calidad del proyecto ....................................................................... 136
Tabla 48: Métrica de calidad del software ....................................................................... 137
Tabla 49: Roles y responsabilidades............................................................................... 141
Tabla 50 Matriz de roles y responsabilidades ................................................................. 143
Tabla 51: Competencias requeridas para el equipo del proyecto - Fuente autores del
proyecto .......................................................................................................................... 144
Tabla 52: Matriz plan de comunicación ........................................................................... 150
Tabla 53: Proceso de adquisiciones - Fuente autores del proyecto................................. 151
Tabla 54: Roles y responsabilidades de la gestión del riesgo ......................................... 155
Tabla 55: Frecuencia de reuniones - Fuente autores del proyecto ................................. 156
Tabla 56: Nivel de tolerancia del riesgo - Fuente autores del proyecto ........................... 156
Tabla 57: Identificación y categorización de los riesgos .................................................. 157
Tabla 58: Probabilidad de los riesgos ............................................................................. 157
Tabla 59: Impacto de los riesgos .................................................................................... 158
Tabla 60: Matriz de probabilidad e impacto ..................................................................... 158
Tabla 61: Categorización de los riesgos - Fuente autores del proyecto .......................... 158
Tabla 62: Ponderación probabilidad e impacto - Fuente autores del proyecto ................ 159

10
 LISTA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1: Árbol de problemas - Fuente autores del proyecto ....................................... 25

Ilustración 2: Árbol de objetivos - Fuente autores del proyecto ......................................... 26
Ilustración 3: Cronograma preliminar ................................................................................ 27
Ilustración 4: Estructura organizacional ............................................................................. 28
Ilustración 5: Primer nivel de la estructura de desagregación de trabajo EDT- Fuente
autores del proyecto ......................................................................................................... 29
Ilustración 6: Fase de Capacitación - Fuente autores del proyecto ................................... 30
Ilustración 7: Fase de contratación y adquisiciones - Fuente autores del proyecto ........... 31
Ilustración 8: Fase estudios y diseño - Fuente autores del proyecto ................................. 32
Ilustración 9: Fase infraestructura tecnológica Hardware - Fuente autores del proyecto ... 33
Ilustración 10: Fase infraestructura tecnológica Software - Fuente autores del proyecto .. 34
Ilustración 11: Fase Gerencia del proyecto 1 - Fuente autores del proyecto ..................... 35
Ilustración 12: Fase Gerencia del proyecto 2 - Fuente autores del proyecto ..................... 36
Ilustración 13: Fase Cierre del proyecto - Fuente autores del proyecto ............................. 37
Ilustración 14: Diseño de planta sistema mes- Fuente autores del proyecto ..................... 42
Ilustración 15: Análisis de la información actual-Fuente autores del proyecto ................... 44
Ilustración 16: Análisis de la información con el sistema MES-Fuente autores del proyecto
........................................................................................................................................................... 45
Ilustración 17: Análisis de la información con el sistema MES-Fuente autores del proyecto
........................................................................................................................................................... 45
Ilustración 18: Pirámide de automatización - Fuente Norma ISA 95 .................................. 48
Ilustración 19: Risk Breakdown Structure Sistema MES – Fuente autores del proyecto .... 52
Ilustración 20: Extensión y tipo de suelo por localidad-Fuente SDP, Decreto 190 del 2004,
Bogotá DC ........................................................................................................................ 59
Ilustración 21: Foto Matadero Distrital de Bogotá .............................................................. 61
Ilustración 22: Indicador Arboles por Habitante – Fuente: Observatorio ambiental ............ 62
Ilustración 23: Matriz de evaluación del impacto ambiental - Fuente autores del proyecto63
Ilustración 24: Indicadores Medioambientales de la empresa – Fuente
www.gpeters.com/home/essays/paper.htm....................................................................... 70
Ilustración 25: Grafico matriz poder e interés - Fuente autores del proyecto ..................... 75
Ilustración 26: Matriz influencia e impacto - Fuente autores del proyecto .......................... 76
Ilustración 27: Grafico matriz influencia e impacto - Fuente autores del proyecto ............. 77
Ilustración 28: Resource Breakdown Structure ................................................................. 79
Ilustración 29: Estructura de desagregación de costos ..................................................... 80
Ilustración 30: Diagrama de red - Fuente autores del proyecto ......................................... 96
Ilustración 31: Informe de Línea base - Fuente autores del proyecto .............................. 103
Ilustración 32: Curva S de programación - Fuente Autores del Proyecto ........................ 104
Ilustración 33: Curva S de costo - Fuente autores del proyecto ...................................... 104

11
Ilustración 34: Estructura organizacional detallada del proyecto - Fuente Autores del
proyecto .......................................................................................................................... 106
Ilustración 35: Organigrama del proyecto........................................................................ 133
Ilustración 36: Mapa de procesos de PROENFAR .......................................................... 135
Ilustración 37: Organigrama del proyecto........................................................................ 140
Ilustración 38: Organigrama funcional del plan de gestión de las comunicaciones – Fuente
Autores del trabajo.......................................................................................................... 148
Ilustración 39: Diagrama de flujo del procedimiento de adquisiciones – Fuente autores del
proyecto .......................................................................................................................... 153

12
 LISTA DE ANEXOS

ANEXO 1. Identificación de alternativas de solución ....................................................... 164

ANEXO 2. Análisis de Involucrados ................................................................................ 168
ANEXO 3. Formato evaluación de desempeño ............................................................... 171
ANEXO 4. Formato para evaluación y selección de proveedores. .................................. 174
ANEXO 5. Acta de finalización del proyecto.................................................................... 177

13
 RESUMEN EJECUTIVO

Este proyecto se ejecutará en la empresa PROENFAR S.A.S., para la cual se planteó un

sistema automático de captura y procesamiento de información que permita optimizar los
recursos, costos y esfuerzos con la integración de todos los conceptos cuya gestión
tienen aspectos y requisitos comunes. Su objetivo es simplificar al máximo la gestión de
captura y procesamiento de la información de un sistema productivo, ya que la no
existencia de este modelo está incidiendo de manera negativa en la disponibilidad y
entrega efectiva de información importante para la toma de decisiones y elaboración de
planes estratégicos. El desarrollo de este proyecto permitirá recuperar en parte la imagen
de la organización, garantizar la satisfacción de los clientes con respuestas eficientes y
oportunas y contribuir con la optimización de la gestión de la organización.

Cada área de la organización se encargará de supervisar las actividades relacionadas con

su función específica, monitoreadas por la gerencia de proyectos y la dirección de
operaciones. Para llevar a cabo la medición y el control del proyecto se entregaran los
resultados de las pruebas vinculadas entre sí, acompañadas de gráficos y barras con el
porcentaje de avance ejecutado en el proyecto y el porcentaje por ejecutar, se realizaran
además reuniones semanales y quincenales donde se entregarán informes de los
avances y se levantarán actas de la reunión en donde se especificaran las decisiones
tomadas según el avance reportado.

En el cierre del proyecto se presentara el 100% del avance de todas y cada una de las
actividades a ejecutar y que en su totalidad conformen el diseño como tal del sistema
automático de captura y procesamiento de la información para el área de producción que
además de capturar oportunamente la información permita determinar las posibles
desviaciones con la finalidad de corregirlas a tiempo.

Este proyecto cuenta con 5 fases principales en donde se detallan la realización de la

prueba piloto del sistema MES con una duración de 128.24 días y con un costo de
$99´084.991,56 millones de pesos asignados por la compañía PROENFAR para el
desarrollo del proyecto, a continuación se describen cada una de estas fases:

14
1. Fase de contratación y adquisición, donde se establece el recurso humano que se
necesita para la realización del proyecto, al igual que se definen la reglamentación y el
marco legal, los contratos y licenciamientos.

2. Fase de capacitación, en donde se establecen los manuales del proyecto y las

capacitaciones al recurso humano involucrado en el software y por último el
seguimiento a la evaluación y desempeño tanto del sistema con del recurso humano.

3. Fase de estudios y diseños, aquí se analiza los requerimientos organizacionales en

cuanto al software estos incluyen los impactos en los procesos, económicos,
ambientales, comerciales y financieros.

4. Fase de infraestructura, consiste en la realización de los instrumentos necesarios para

impartir la adquisición, los requerimientos y las pruebas funcionales del software y el
hardware.

5. Fase de gerencia de proyectos, en donde se integran todos los procesos, técnicas y

personas para completar el proyecto dentro de las metas establecidas para la
ejecución de las actividades del proyecto.

6. Fase de cierre, donde se presenta los detalles de la reunión de cierre, documentos de

apoyo para el cierre del proyecto, se liberan los recursos tanto como proveedores y el
equipo de trabajo y por último se finaliza esta fase con el cierre de las adquisiciones.

Para finalizar el proyecto debe de cumplir con los requerimientos del área de producción
en cuanto a los reportes en tiempo real del indicador de efectividad global de los equipos
al Igual que este proyecto debe de cumplir con la integración del ERP de la compañía y el
sistema MES.

15
 INTRODUCCIÓN

Muchas son las variables y factores que se manejan en el desarrollo o ejecución de un

determinado proyecto, y más aún cuando se tienen que administrar y controlar varios de
estos de manera simultánea, lo cual resulta difícil si no se dispone de una herramienta o
modelo guía, basado en fundamentos o estándares que puedan ayudar o contribuir de
manera efectiva y eficiente en la gestión exitosa de cualquier organización.

En el presente Trabajo se expone el estudio que permitirá el diseño de un modelo de

captura, análisis y registro de información de planta que ayudará a mejorar el sistema de
producción de la compañía PROENFAR S.A.S, corrigiendo los errores de registro de los
datos así como demoras en la generación de informes de productividad, generando un
mayor control de la información.

El desarrollo de este trabajo permitirá generar y disponer de información efectiva y

oportuna para la toma de decisiones gerencial de la empresa PROENFAR S.A.S, con la
finalidad de contribuir con la optimización de la gestión de la organización garantizando la
satisfacción de los clientes con respuestas eficientes y oportunas.

En este entregable, se presenta una breve descripción del problema desde su raíz así
como las causas y consecuencias del mismo y el nivel de afectación en la empresa.
También se da una breve descripción de la necesidad que se ha generado ahora en la
compañía para optimizar sus procesos y del beneficio que se puede obtener con el
planteamiento de una buena y posible solución tomando en cuenta la importancia,
justificación, limitación o alcance y el procedimiento a seguir con base a un objetivo
general y otros específicos.

Finalmente se encuentra alineado con la Visión de Colombia 2019, en cuanto al objetivo

principal “Una economía que garantice mayor nivel de bienestar” con respecto a las metas
requeridas para lograr lo que se denomina "Desarrollar un modelo empresarial
competitivo", el proyecto aplica a la meta 2 definida como Desarrollar la cultura de la
calidad, la certificación y la normalización técnica en la producción de bienes y servicios; y
la meta 4 que establece Incrementar la capacidad de innovación y emprendedora de las
empresas, empresarios y trabajadores.

16
 OBJETIVOS

Objetivos Generales

Aumentar la productividad de la empresa PROENFAR S.A.S. mediante el diseño de un

sistema automático para la captura y almacenamiento de información de los procesos
productivos en tiempo real.

Objetivos Específicos

Capturar tiempos productivos y tiempos de parada de manera automática.

Almacenar la información capturada por medio del nuevo sistema automático dentro
de la plataforma SAP.
Capturar unidades producidas de manera automática y clasificar la información en
Productos Conformes y No Conformes.
Visualizar reportes consolidados y detallados con datos confiables para una correcta
toma de decisiones.
Capacitar al personal de producción y de ingeniería en el manejo de la nueva
herramienta.

17
 1. ORGANIZACIÓN

La compañía PROENFAR es una empresa colombiana con más de 60 años en el sector

plástico, la cual brinda soluciones integrales de empaque, con un amplio portafolio de
productos para los sectores farmacéutico, salud, cosmético y complementarios.

PROENFAR cuenta con procesos productivos dentro de estrictas normas de calidad en

condiciones BPM y una estructura comercial comprometida en superar las expectativas
de los clientes, por medio de una asesoría permanente la cual genera confianza y
seguridad.1

El mejor reconocimiento de la calidad de PROENFAR, es la presencia activa de sus

productos en más de 20 países, de igual forma el reconocimiento de la compañía está
dada en su amplio portafolio de soluciones integrales en cuanto al diseño de productos,
diseño gráfico, diseño y fabricación de moldes, fabricación de productos y sobre todo con
un respaldo empresarial apoyado en los diferentes niveles de la organización.2

POLITICA DE CALIDAD

La compañía líder en el mercado de empaque plásticos, está comprometida en:

Incrementar la satisfacción de sus clientes.

Garantizar la seguridad de la cadena de suministros y propender un comercio seguro.
Mantener la seguridad de todos los colaboradores de la compañía, minimizando los
peligros en las áreas de trabajo.
Prevenir la contaminación del medio ambiente y preservar los recursos del planeta.
Mejorar continuamente los procesos enmarcados en el cumplimiento de normas
legales de la organización.

OBJETIVOS DE CALIDAD

Promover el mejoramiento continuo.

Capacitar permanente al personal de la compañía.
Garantizar los requisitos y necesidades del cliente.

1
PROENFAR S.A.S, Quienes Somos. Internet (http://www.proenfar.com/proenfar_es/quienes-
somos)
2
PROENFAR S.A.S, Solución integral. Internet (http://www.proenfar.com/proenfar_es/soluciones)

18
 Reducir y mitigar los impactos ambientales.
Prevenir las enfermedades ocupacionales de nuestros colaboradores.
Asegurar la calidad de los productos.

Desde la creación de la Compañía PROENFAR el control de Información de piso de

Planta se viene realizando de manera manual, a través de registros Físicos en las
Órdenes de Producción (ODP) lo que en ocasiones genera errores en los registros de
dato, así como demoras en la generación de Informes.

19
1.1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

En la compañía PROENFAR S.A.S. la Captura y Análisis de información de Planta no se

realizan en tiempo real, afectando la toma de decisiones y disminuyendo la productividad
de la compañía. El sistema de producción de la compañía cuenta con un primer filtro
manual utilizado para el control y registro de la información de planta (orden de
producción), este control manual de la información genera errores de registros de los
datos así como demoras en la generación de informes de productividad, de igual forma el
control de la producción de las máquinas está sujeto al análisis de los operarios y no al
tiempo y causas reales de las máquinas.

La conciliación de la información de la orden de producción (ODP) está a cargo de nueve

colaboradores (seis auxiliares de producción y tres de ingeniería), éstas personas se
encargan de agrupar la información relevante a las paradas de las máquinas, producto no
conforme y producto conforme que se generan en la planta de producción, una vez se
realiza esta tarea se emiten los informes de OEE (Overall Equipment Effectiveness o
Eficiencia General de los Equipos) y de PNC (Producto No Conforme) por parte de los
analistas de ingeniería (ver tabla 2), estos informes de las 24 horas de producción de la
planta tienen un atraso de 24 horas, así mismo no se cuenta con una herramienta que
permita la visualización en tiempo real de la eficiencia de la máquina lo que conlleva a
toma de decisiones en destiempo.

La falta de control en tiempo real aumenta los costos, disminuye la productividad de la

planta, aumenta la fabricación de productos no conformes, genera retrasos en la entrega
de los productos a los clientes y a otros procesos.

20
 ENTRADA ACTIVIDAD RESPONSABLE

INICIO

Orden de
Se entrega el producido diario y los reportes de parada y/o ODP a la Coordinadores
Producción
Auxiliar de producción.

Los reportes de parada se codifican de acuerdo a las Causales de

Paradas de Máquinas.

Se captura en el sistema SAP la información correspondiente a causas y

tiempos improductivos.
Orden de Auxiliar de
Producción Se captura en el sistema SAP la información correspondiente a avances producción
de producción.

Se captura en el sistema SAP la información correspondiente a los kilos de

Orden de producto no conforme por ODP. Auxiliar de
Producción producción

Se baja la información de SAP, correspondiente al proceso y fecha

acumulada. Auxiliar de
Sistema SAP
ingeniería

Se actualiza la hoja de cálculo de conciliación, revisa la información y

verifica la notificación de 24 horas por puesto de trabajo, posteriormente
copia la información al archivo de cada tecnología se realiza análisis de
eficiencias y se actualiza el informe diario y el informe por maquina.
Analista de
Hoja de Excel
ingeniería

FIN

Tabla 1: Flujo de información de la orden de producción, tomado del área de ingeniería de la

compañía.

21
1.2. NECESIDAD DE LA ORGANIZACIÓN

Actualmente existen varios sistemas automáticos de análisis de la información de la

producción los cuales brindan soluciones integrales para la mejora u optimización de los
procesos productivos y servicios, haciendo principal énfasis en el análisis de la
información de las máquinas y de las características de los productos.

Es por esto que la empresa PROENFAR S.A.S ha decidido implementar un sistema

automático que dirija y monitoree los procesos de producción de la planta, que sea capaz
de generar informes, preguntar y enlazar tareas de forma on-line y a través de la
plataforma SAP.

Este proyecto está enmarcado en el diseño del sistema a implementar y se basará en la

instalación de terminales dentro de la infraestructura tecnológica actual, parametrización
de la plataforma de información con los productos de las máquinas y la capacitación del
personal involucrado en las actividades diarias de la planta.

Proyectos como el que se está desarrollando aumenta la competitividad de las empresas

colombianas, mediante el cumplimiento de normas dirigidas a mejorar y asegurar la
calidad de los bienes y servicios y permite una continua mejora de los procesos en la
industria, además la adaptación a mejor infraestructura física y de personal; además
fomenta la inversión en tecnología y el crecimiento del conocimiento científico en el
recurso humano que implica una capacitación y formación en competencias laborales de
tipo tecnológico.

22
 1.2.1. ANÁLISIS DE INVOLUCRADOS

GRUPOS INTERESES PROBLEMAS PERCIBIDOS RECURSOS Y MANDATOS

Capturar la información de la -La captura del avance de Mandato: Hacer uso de los
producción en cuanto al producción la realizan con un sistemas de interpretación de las
Planta de producción
avance de las unidades atraso de 24 horas. señales que envían las maquinas.
(auxiliares, coordinadores y
buenas, PNC y paradas de las -La distribución de la información a
jefes)
maquinas otras áreas tiene un atraso de 2
horas.
Consolidar la información de la La consolidación y análisis de la Mandato: Realizar los análisis de
planta de producción con el fin información tiene un atraso de 16 producción que emiten las maquinas
Personal del área de
de emitir los informes de OEE horas entre semana y 80 horas los por medio del sistema SAP
ingeniería (auxiliares,
y PNC de las diferentes fines de semana.
analistas y jefe)
maquinas tecnologías del
proceso.
Programar en el sistema SAP No se tiene un sistema de Recursos: Utilizar las señales de
Área de mantenimiento
los mantenimientos información diaria y automática alerta que envía la maquina por
(mecánicos, coordinadores y
preventivos de los equipos. que indique cuales son las fallas medio del sistema SAP
líder)
que está presentando la máquina
Parametrizar y administrar las Modificación permanente de la Mandato: Evitar el cambio del
transacciones utilizadas en el plataforma SAP con el fin de estándar de la plataforma de
Soporte de sistemas (SAP) manejo de la productividad. generar nuevas transacciones para información
realizar nuevos análisis de
producción
Ver la información diaria de la Al no tener un informe en tiempo Recursos: Control de la planta de
eficiencia de las máquinas y real se debe esperar para realizar producción y de las áreas que allí
Dirección de operaciones
las tecnologías y establecer los respectivos análisis de intervienen, con el fin de minimizar
(Presidente de la compañía,
planes de acción para cada variación de costos de los los costos de los productos que se
Director de operaciones y
una de las áreas pilares de la diferentes productos que comercializan en la compañía.
Gerente de proyectos de
planta (producción, calidad, comercializa la compañía, lo que
manufactura)
ingeniería y logística) con el fin implica que no se tengan los
de aumentar la eficiencia y precios de los productos

23
 disminuir costos de actualizados.
fabricación.
Tener su producto en el lugar Retrasos en la entrega de los Recursos: Cumplimento en el
y en el momento indicado productos debido a las paradas tiempo de entrega de los productos.
Clientes
cumpliendo con sus que tiene las máquinas.
necesidades.

Tabla 2. Análisis de Involucrados.

24
1.2.2. ÁRBOL DE PROBLEMAS

Ilustración 1: Árbol de problemas - Fuente autores del proyecto

25
2. ÁRBOL DE OBJETIVOS

Ilustración 2: Árbol de objetivos - Fuente autores del proyecto

26
2.1. IDENTIFICACIÓN DE ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN

Para la solución del problema se tienen dos alternativas posibles. (Ver anexo 1)

2.2. PROGRAMACIÓN DE CADA ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN

Ilustración 3: Cronograma preliminar

27
2.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

DIRECCIÓN DE
OPERACIONES

DIRECCIÓN DE
PROYECTO

GERENTE DE PROYECTO

Área de producción Área de Ingeniería Área de sistemas Área de Calidad

Ilustración 4: Estructura organizacional

28
2.4. EDT DEL PROYECTO
A continuación se describe la estructura desagregada de trabajo, la cual se encuentra dividida en 6 fases

Ilustración 5: Primer nivel de la estructura de desagregación de trabajo EDT- Fuente autores del proyecto

29
Ilustración 6: Fase de Capacitación - Fuente autores del proyecto

30
Ilustración 7: Fase de contratación y adquisiciones - Fuente autores del proyecto

31
Ilustración 8: Fase estudios y diseño - Fuente autores del proyecto

32
Ilustración 9: Fase infraestructura tecnológica Hardware - Fuente autores del proyecto

33
Ilustración 10: Fase infraestructura tecnológica Software - Fuente autores del proyecto

34
Ilustración 11: Fase Gerencia del proyecto 1 - Fuente autores del proyecto

35
Ilustración 12: Fase Gerencia del proyecto 2 - Fuente autores del proyecto

36
Ilustración 13: Fase Cierre del proyecto - Fuente autores del proyecto

37
 3. ESTUDIOS Y EVALUACIONES

3.1. ESTUDIO TÉCNICO

3.1.1. Introducción

De acuerdo al problema planteado la presente investigación se apoya en el diseño de la

investigación heurística correspondiente a un estudio analítico documental. Este tipo de
estudio recopila información documental y analiza su contenido en función del evento a
estudiar. Consiste en identificar y descubrir los elementos que componen una situación y
luego hacer una síntesis de lo analizado, en base a patrones, a fin de llegar a una
comprensión más profunda del evento.

En efecto, a través del estudio técnico, se realiza el análisis de las teorías que se han
recopilado acerca del objeto de estudio, lo cual le permite reconocer vacíos,
contradicciones, aportes y limitaciones de las teorías existentes en torno al tema que se
va a desarrollar.

A continuación se presenta el diagrama de flujo del proceso productivo de la compañía

PROENFAR como parte del estudio organizacional:

ENTRADA ACTIVIDAD RESPONSABLE

INICIO

Solicitud de El cliente solicita al representante de ventas el producto que satisface su

necesidad y este coloca en el sistema de la compañía la solicitud de Cliente,
pedido y
Representante de
generación de pedido para su respectiva programación.
Ventas,
orden de
Programador
producción

El programador de acuerdo a las características del producto programa las

maquinas en donde se fabricara el producto.

38
 De acuerdo con la programación de las maquinas se estable el periodo
de entrega del producto y se informa al representante de ventas para Cliente,
que este informe al cliente. Representante de
Programa de Ventas,
producción, Se imprime el programa de producción y la orden de producción la cual Programador,
Orden de es entregada al coordinador de producción para que este inicie la Coordinador de
Producción fabricación del producto. producción

Con la información consignada en la orden de producción se solicitan los

materiales al almacén de materia prima, puesto de trabajo y operarios, una
vez se tienen estos recursos se procede con la elaboración del producto en
Orden de Coordinador de
Producción las maquinas inyectoras. producción

Una vez haya concluido la fabricación del producto se diligencia la

información del proceso productivo en la orden de producción dejando así
la trazabilidad del producto.

Teniendo el producto fabricado con las especificaciones técnicas de

Coordinador de
Orden de acuerdo a la necesidad del cliente este es enviado al área de alistamiento
producción,
Producción y distribución para realizar su respectivo empaque y paletizado. operario.

Una vez esta paletizada la carga con el producto, este se envía al

destino de acuerdo a negociación con el cliente.

Factura de Se envía con la carga la respectiva factura de la venta y las

venta, Ficha especificaciones del producto.
técnica del Cliente
producto

FIN

Tabla 3: Proceso productivo de PROENFAR, tomado del área de ingeniería de PROENFAR.

3.1.2. Teoría
En la actualidad una opción para lograr una ventaja competitiva importante en las
empresas manufactureras ha sido integrar a la planificación de la cadena de suministros
con los sistemas de ejecución de manufactura (MES) y de planeación de los recursos
empresariales (ERP) que en el caso de PROENFAR esta relacionado con el sistema SAP,
los cuales han sido desarrollados con el objeto de cubrir las necesidades de las empresas
productivas, bajo la premisa de la integración y analogía de los datos. Al recoger las

39
informaciones a medida que se ejecuta la producción, los conocimientos y la experiencia
de la empresa se formalizan y nutren una base de datos que permitirá todo tipo de
análisis y proyecciones para nuevos estudios y toma de decisiones.

Los sistemas de ejecución de la manufactura (MES) son sistemas que proporcionan la

información necesaria para optimizar los sistemas productivos desde la generación de la
orden de producción hasta el producto terminado, aportando beneficios específicos que
se focalizan en las actividades de producción.

El concepto del sistema MES se estableció en Boston en 1992 como el nivel de ejecución
de las actividades de manufactura, el cual existe entre la empresa y el sistema de control,
que provee esta visibilidad y control funcional. Más tarde en 1997 se define MES como
Guiar, iniciar, responder a, e informar sobre las actividades de planta cuando estas
ocurren. Recapitulado once funciones en el campo de la aplicación de los sistemas MES,
las cuales son: la orden de entrega, la gestión del personal y de los recursos, la
trazabilidad de las órdenes de fabricación, de los productos y de los lotes, la adquisición
de datos, el control de la calidad, la gestión de los procedimientos, el análisis de los
resultados, la gestión de los documentos y del mantenimiento. (1)

La contribución más importante de los sistemas MES es que unifica los procesos de
manufactura centrales con un sistema de valor de entrega enfocado en los requerimientos
y demanda de los clientes. Brinda información acerca de las actividades de producción,
ofreciendo apoyo al proceso de decisión a través de la empresa, debido a la flexibilidad, la
ejecución de tiempo real, la retroalimentación y el control de un extenso rango de
procesos relacionados con la manufactura.

Un producto MES se alimenta en tiempo real y en línea de datos provenientes de otros

sistemas (historiadores de proceso, HMI/SCADA, servidores OPC, bases de datos
relacionales como Oracle, SQL Server, etc.), y los convierte en información para la toma
de decisiones. Algunos de estos productos MES entregan sus resultados también a otros
software como los ERP (SAP).

En la tabla 7 se encuentran descritas con mayor detalle las funciones típicas que
caracterizan a un sistema MES.

40
 (1) Seventh LACCEI Latin American and Caribbean Conference for Engineering and
Technology (LACCEI’2009). “Energy and Technology for the Americas: Education,
Innovation, Technology and Practice”.June 2-5, 2009, San Cristóbal, Venezuela.
(http://www.laccei.org/LACCEI2009-Venezuela/p207.pdf)

Tabla 4: Funcionalidad sistema MES

Funcionalidad Alcance
Provee la historia detallada de los recursos, tales como
máquinas, herramientas, mano de obra, documentos, etcétera;
Asignación de recursos
para que éstos se encuentren disponibles y el proceso de
manufactura se pueda iniciar.
Provee una secuenciación óptima de operaciones, tomando
Programación de
como base las prioridades, atributos y características asociados
operaciones
con las unidades de producción específicas.
Despacho de unidades Administra el flujo de las unidades de producción mediante
de producción órdenes de producción.
Organiza la información que debe mantenerse en la unidad de
producción, tales como instrucciones de trabajo, recetas,
Control de documentos
procedimientos de operación estándar, avisos de cambios en el
producto, etc.
Adquisición y Los datos de producción asociados al proceso pueden
recolección de datos recolectarse del piso de la planta en forma automática.
Provee los elementos necesarios para cuantificar y programar la
Administración de la
mano de obra directa e indirecta asociada a cada proceso de
mano de obra
manufactura.
Vigila los procesos de producción para facilitar al operador tomar
Administración de
decisiones sobre el proceso de manufactura y efectuar
procesos
correcciones en el mismo.
Organiza las actividades que aseguren que los equipos y
Administración del
herramientas involucradas en la unidad de producción operen
mantenimiento
apropiadamente.
Seguimiento de Provee los medios para conocer en todo momento el estado en
producto que se encuentra cualquier elemento en particular dentro del

41
 proceso de producción. Estos registros generalmente se
conservan en registros históricos para su análisis posterior.
Lleva a cabo un análisis comparativo en los procesos de
producción para calcular diferencias de rendimiento en la
Análisis de rendimiento
producción a lo largo del tiempo. El control estadístico de
procesos es una herramienta fundamental en esta etapa.

3.1.3. Localización del lugar de producción

El sector económico donde la compañía PROENFAR realiza sus actividades es en el
sector manufacturero plástico brindado para la industria farmacéutica y cosmética. Como
se puede apreciar en la introducción este proyecto, la producción de la compañía
PROENFAR está proyectada sobre la orden de producción la cual contiene la información
de las paradas que ha tenido la máquina y también las diferentes causales de la
generación de PNC y la cantidad de este, es por esto que la compañía decidió optar por
un sistema MES el cual ayude a aumentar la eficiencia de la planta ya que este sistema
permite realizar el análisis de la producción en tiempo real entregando información de la
eficiencia de las máquinas y la cantidad de producto bueno y malo que la maquina está
generando, la prueba piloto del sistema automático de captura de la compañía se va a
realizar con cinco máquinas de la compañía las cuales representan las diferentes
tecnologías para la elaboración de los productos de Proenfar las cuales están distribuidas
físicamente de la siguiente manera:

Ilustración 14: Diseño de planta sistema mes- Fuente autores del proyecto

42
3.1.4. Diseño del proceso
El diseño del proceso con el sistema MES genera que el proceso de información de la
orden de producción se disminuya ya que se contará con un sistema de captura
automática que permite ver el estado de las máquinas y del producto por lo cual el flujo de
información y análisis de eficiencias de las maquinas se tenga en tiempo real minimizando
los procesos de diligenciamiento del documento físico y agilizando el análisis de la
eficiencia, a continuación se presenta el flujo de proceso con el sistema MES:

ENTRADA ACTIVIDAD RESPONSABLE

INICIO

El cliente solicita al representante de ventas el producto que satisface su

Solicitud de necesidad y este coloca en el sistema de la compañía la solicitud de Cliente,
pedido y
pedido para su respectiva programación. Representante de
generación de
Ventas,
orden de
Programador
producción
El programador de acuerdo a las características del producto programa las
maquinas en donde se fabricara el producto y posteriormente el sistema
SAP se enlaza con MES para dar la orden del inicio de la producción.

Cliente,
Programa de De acuerdo con la programación de las maquinas se estable el periodo Representante de
producción, de entrega del producto y se informa al representante de ventas para Ventas,
Orden de que este informe al cliente. Programador,
Producción Coordinador de
producción

Con la información consignada por el programador en el sistema SAP a la

orden de producción se solicitan los materiales al almacén de materia
prima, puesto de trabajo y operarios mediante el sistema MES, una vez se
tienen estos recursos se procede con la elaboración del producto en las
maquinas.
Coordinador de
Sistema MES
producción
Cada vez que se genera una parada o falla en la maquina este genera una
alerta para que el coordinador se dirige al puesto de trabajo y digita el
causal de la parada y posteriormente corrige la falla y digita el tiempo de la
parada no planeada.

Teniendo el producto fabricado y con la información enviada por el sistema

MES se revisan los reportes de la eficiencia de la orden y se entrega la Plataforma de
Sistema MES información a los diferentes usuarios de forma automática. informes sistema
MES

43
 Se entrega la carga al almacén y esta se paletiza, este se envía al
destino de acuerdo a negociación con el cliente.
Factura de
venta, Ficha Se envía con la carga la respectiva factura de la venta y las
especificaciones del producto. Cliente
técnica del
producto

FIN

Tabla 5: Diagrama de flujo con el sistema MES - Fuente autores del proyecto

3.1.5. Análisis de la información

Con el sistema MES se puede determinar en tiempo real las diferentes causales de
parada, el tiempo que estas tomaron y el nivel de eficiencia que tiene el puesto de trabajo
en tiempo real, situación que no se presenta si se realiza un análisis de la información de
forma manual la cual puede generar errores en la información y en la toma de decisiones
ya que esta proceso se realiza con un día de retraso de la producción, a continuación se
presenta el análisis de la información de eficiencias con el sistema actual de captura
manual y el nuevo sistema MES de captura automática de la información:

Ilustración 15: Análisis de la información actual-Fuente autores del proyecto

44
Ilustración 16: Análisis de la información con el sistema MES-Fuente autores del proyecto

Ilustración 17: Análisis de la información con el sistema MES-Fuente autores del proyecto

Como se observa en las ilustraciones 6 y 7 la información del sistema MES es más

detallada ayudando así en la toma de decisiones debido a que se tienen diferentes
medios visuales y estadísticos que mejoran el análisis de la información, mientras que en
la ilustración 4 se tienen una información muy básica de la producción.

45
3.1.6. Roles y responsabilidades en el desarrollo del proyecto del sistema MES
Los miembros y áreas involucradas en el proceso de desarrollo del sistema MES son:

Dirección de operaciones: Revisa los reportes del sistema MES con el fin de
establecer las metas de producción de la compañía para que se efectué el
cumplimiento anual de la producción y las ventas.

Usuarios: Utiliza los servicios del sistema de información en tiempo real MES, para
efectuar las diferentes tomas de decisiones de la planta de producción.

Gerente de producción: Analiza los resultados de los informes de OEE con el fin de
definir las directrices para el funcionamiento de la planta en base a los informes
automáticos del software.

Área de ingeniería: Recibe las solicitudes de verificación de error del sistema.

Verifica y tramita alternativas de solución, de acuerdo con los manuales del sistema.

Área de sistemas: Toman las solicitudes reportadas por la intranet, así como las
presentadas por el área de ingeniería. Se encargan de los desarrollos propuestos por
los usuarios de la compañía.

Área de producción: Reportan todas las novedades al área de ingeniería en los que
se relaciona con el funcionamiento del sistema MES y las máquinas de la planta.

Área de calidad: Verifica la trazabilidad del producto reportado por el sistema MES y
almacenado en el sistema SAP.

3.1.7. Estado del arte

Los sistemas tecnológicos ocupan hoy en día un papel importante en el desarrollo de una
Organización, debido a que cada vez es más frecuente la existencia de sistemas
informáticos como soporte de las distintas operaciones realizadas en las empresas.

En muchas Organizaciones existe una gran brecha entre los aspectos organizacionales y
los sistemas de Información existentes (ERP), disminuir esta distancia es muy importante

46
para lograr un mejor entendimiento de ambas partes con el fin de bridar un servicio más
eficiente al cliente.

Con el paso de los años los Sistemas de Información se han hecho cada vez más
complejos. Hoy en día es normal que una Organización cuente con bases de datos para
gestionar grandes volúmenes de datos y con interfaces gráficas complejas así como con
otros tipos de tecnología. También es común que existan sistemas empresariales que se
especialicen en ciertos aspectos del negocio (producción, logísticas, calidad y ventas) y
que cada uno de ellos almacene su propia información. Los ERP´s cumplen justamente
con estas características. El gran logro de estos sistemas es la existencia de una base de
datos integrada que abarca gran parte de la organización y de una serie de módulos que
implementan la funcionalidad correspondiente.

Ante el crecimiento de las organizaciones y con la existencia de nuevos requerimientos

del mercado, ha surgido la necesidad de contar con herramientas adicionales más
específicas como son los sistemas de gestión de clientes (CRM), sistemas de gestión de
cadenas de abastecimiento (SCM) y los sistemas de ejecución de manufactura (MES)
estas nuevas aplicaciones en general son desarrolladas por distintos proveedores, por lo
tanto dispondrán de su propia base de datos para gestionar sus datos. (1)

2.1.7. La necesidad de un sistema MES

Los sistemas de Gestión y Control de la Producción (MES – Manufacturing Execution
System) son soluciones tecnológicas que se encargan de conectar los sistemas de
negocio (ERP) integrando los procesos de producción, coordinando máquinas/equipos,
aplicaciones y personal en base a objetivos de fabricación.

Hoy en día estas aplicaciones son esenciales para la recolección de datos y la realización
de informes, todos ellos necesarios para la mejora de la calidad y rendimiento de la
producción.

(1) Peña Ayala, Alejandro. Enero de 2006. 1000 ejemplares. Tecnologías de la

información: Su alineamiento al negocio de las organizaciones.
(http://www.hacienda.go.cr/cifh/sidovih/spaw2/uploads/images/file/Tecnologias%20
de%20la%20informacion.pdf)

47
 Ilustración 18: Pirámide de automatización - Fuente Norma ISA 95

2.1.8. La orden de producción y el sistema MES

El sistema MES gestiona las órdenes de producción procedentes de SAP. El proceso
se inicia con la descarga de las órdenes de producción de SAP al sistema MES, que
se realiza cada vez que se libera una orden. Esta comunicación se realiza a través de
SAP.

La información que contiene el fichero es:

Número de Orden de Producción.

Código de Material.
Descripción de Material.
Cantidad a fabricar.
Puesto de Trabajo.

2.1.9. La aparición de los sistemas MES

Durante más de 25 años, las empresas de manufactura han estado invirtiendo en los
sistemas informáticos para gestionar sus procesos. Los primeros sistemas fueron
construidos con un software específico desarrollado para el estilo de funcionamiento
de un fabricante en particular. Sin embargo, en los últimos 10 años, los productos de
software comerciales han ganado una mayor participación del mercado. Algunas
aplicaciones han ganado un status comercial importante en el mercado, y son
implementadas ampliamente (SCADA, ERP y MES).

48
 Debido a la exigencias del mercado actual, las industrias en general han invertido
grandes sumas de dinero en automatizar sus líneas de producción y también en
sistemas de gestión de negocios o planeación de recursos empresariales (ERP). Sin
embargo, entre estos dos campos existe otro que se conoce como el campo MES. A
esta última le pertenece todo lo que sucede durante la producción o manufactura.

La implementación de un sistema de ejecución de manufactura ha sido todo un

desafío, desde sus inicios en la década de los 90. Como es de esperarse, requiere de
un gran esfuerzo financiero y de un profundo conocimiento del flujo de información
entre las diferentes áreas de la compañía en cuestión.

2.1.10. Recomendaciones generales

A continuación extraemos aquellos puntos que describen el Estado del Arte en lo que
se refiere al Desarrollo de Soluciones MES:

Los Proyectos MES se desarrollan contando con software estándar y cada vez
menos se utilizan desarrollos a medida.
Los proveedores de soluciones MES tienden a la verticalización de las soluciones
por sectores y a la especialización funcional.
Proporciona un rápido retorno de inversión si el proyecto se realiza de forma
rigurosa.
Se dedica menos esfuerzo a los Mantenimientos ya que existen Software
especializados que cubren esta problemática.
Se ha producido un importante incremento en todo lo referente a Mobile Solutions
(accesos web, thin clients, accesos PDA).

Norma a aplicar:

La ISA-95 es el estándar internacional para la integración de los sistemas de empresa

y control. Consiste en una serie de modelos y terminología que pueden ser usados
para determinar qué información ha de intercambiarse entre los sistemas de venta,
finanzas y logística, y los de producción, mantenimiento y calidad.

2.1.11. Conclusión del estudio técnico

Con el transcurso del tiempo se aumenta la importancia de contar con información
confiable, íntegra y oportuna para lograr los objetivos estratégicos de las organización, por

49
lo que la integración del sistema ya no es considerada como una opción, se considera una
obligación.

Los sistemas MES facilitan la sincronización y la coordinación de la producción, así como

un alto nivel de integración con el ERP (SAP) y con los sistemas de control de calidad.

El sistema ERP (SAP) es una herramienta de gestión básica para La compañía, sin
embargo, no está diseñado para satisfacer las necesidades de gestión en tiempo real en
una planta productiva es por esto que cobra mucha importancia la utilización del sistema
MES en la toma de decisiones de la operación y así brindar una mayor satisfacción al
cliente ya que se cuentan con procesos más confiables, automáticos y rápidos.

50
2.2. ESTUDIO DE SOSTENIBILIDAD

2.2.1. Riesgo
La ilustración 8 muestra los diferentes riesgos y su categorización dentro del proyecto, de
acuerdo a que el sistema MES es un proyecto tecnológico se diferencian en las siguientes
fases:

Riesgos gerenciales, que incluyen los riesgos por planificación, cronogramas y

distribución de los recursos durante la ejecución del proyecto.

Riesgos técnicos, incluye aquellos factores que causan las fallas de los equipos,
incompatibilidad del sistema MES y SAP, fallas en los sistemas de comunicación
electrónicos, disponibilidad de la maquinaria ya sea por mantenimientos correctivos o
preventivos.

Riesgos del proveedor, abarca los acontecimientos por demoras en las entregas de
los equipos y demoras en el soporte y garantías.

Riesgos internos de la organización, presenta los riesgos financieros del proyecto las
capacitaciones y la falencia en el conocimiento de sistemas informáticos.

51
Ilustración 19: Risk Breakdown Structure Sistema MES – Fuente autores del proyecto

52
Clasificación de los riesgos cualitativos por Impacto:

RIESGOS Bajo Medio Alto Superior

Riesgo de Planificación
Aumento en los costos
Errores módulo SAP
Fallas sistemas de comunicación
Fallas en la generación de
documentación
Incompatibilidad entre sistemas
Fallas en la producción con el sistema
nuevo
Disponibilidad de máquinas de
producción
Demoras en necesidad de soporte o
garantía
Falla en entrega de productos
Recurso Humano reacio al cambio
Falencias de conocimientos y
competencias
Capacitación no efectiva
Financiamiento
Tabla 6: Clasificación de los riesgos por impacto sistema MES

53
Clasificación de los riesgos por Probabilidad de ocurrencia.

RIESGOS Bajo Medio Alto Superior

Riesgo de Planificación
Aumento en los costos
Errores módulo SAP
Fallas sistemas de comunicación
Fallas en la generación de
documentación
Incompatibilidad entre sistemas
Fallas en la producción con el sistema
nuevo
Disponibilidad de máquinas de
producción
Mantenimiento
Demoras en necesidad de soporte o
garantía
Falla en entrega de productos
Recurso Humano reacio al cambio
Falencias de conocimientos y
competencias
Capacitación no efectiva
Financiamiento
Tabla 7: Riesgos por probabilidad de ocurrencia sistema MES

54
Se Realiza la categorización de los riesgos

CATEGORIZACIÓN DE LOS RIESGOS

RIESGOS COSTO TIEMPO ALCANCE CALIDAD
Riesgos por Planificación
Aumento en los costos
Errores en módulos SAP
Fallas en sistemas de comunicación
Fallas en la generación de
documentación
Incompatibilidad entre sistemas
Fallas en la producción con el sistema
nuevo
Disponibilidad de máquinas de
Producción
Mantenimiento
Demoras en necesidad de soporte o
garantía
Fallas de entrega de producto
RH reacio al cambio
Falencias de conocimiento y
competencias
Capacitación no efectiva
Financiamiento
Tabla 8: Categorización de los riesgos sistema MES

Las siguientes matrices presentan el análisis cuantitativo de la categorización de los

riesgos las cuales permiten priorizar y evaluar los riesgos que requieren mayor atención
para lograr los objetivos del proyecto.

55
 PROBABILIDAD DESCRIPCIÓN
1 Muy poco probable
2 Probable
3 Aceptable
4 Considerable
5 Inminente
Tabla 9: Calificación de probabilidad – Fuente autores del proyecto

IMPACTO DESCRIPCIÓN
1 Despreciable
2 Bajo
3 Medio
4 Alto
5 Critico
Tabla 10: Calificación de impacto - Fuente autores del proyecto

5
IMPACTO

4
3
2
1
X 1 2 3 4 5
OCURRENCIA

CATEGORIZACIÓN
Alto >= 10
Medio >= 4 y < 10
Bajo <4
Tabla 11: Categorización de los riesgos - Fuente autores del proyecto

56
Tabla 12: Análisis del impacto y de probabilidad - Fuente autores del proyecto

57
2.2.2. Ambiental
El proyecto presenta una contribución con el medio ambiente con respecto al ahorro de
papel y plástico, que directamente impacta sobre la reducción del uso de impresoras y
mejor uso de máquinas de producción. La introducción de las nuevas tecnologías ha
contribuido a una reducción del consumo de papel paulatinamente actualmente hasta el
90% de los residuos de la compañía.

En el análisis se pronosticó en términos generales los siguientes ahorros y/o beneficios:

Ahorro de papel con un resultado de 45 resmas de papel/semana

Ahorro de plástico con un resultado de 1908 Kilogramos de PNC en un año
Reducir el consumo de energía (Menor uso de impresoras, menor uso de las
maquinas por la producción mínima de producto no conforme).
Reducción de emisión de residuos en la fabricación de papel.

Disminución del consumo de recursos naturales empleados en la fabricación del

papel: árboles, agua y energía.

Disminución de la contaminación producida por los productos blanqueadores de

papel.

Disminución del consumo de energía empleada en imprimir, fotocopiar, etc.

Reducción de los residuos contaminantes como tóner, cartuchos de tinta, etc.
Contribución al desarrollo sostenible, el consumo responsable de recursos que no
comprometa el desarrollo social y ambiental de las generaciones futuras
Disminución en la Generación de ruido.

2.2.3. Plan de ordenamiento territorial POT

Puente Aranda tiene una extensión total de 1.731 hectáreas (ha) todas ellas urbanas, de
las cuales 48 ha. Corresponden a suelo protegido.

58
 Ilustración 20: Extensión y tipo de suelo por localidad-Fuente SDP, Decreto 190 del 2004, Bogotá DC

El principal río de la localidad de Puente Aranda es el río Fucha, el cual nace en los cerros
orientales a la altura de Vitelma, se represa y luego se desliza por la hoya ubicada entre la
Escuela de Apoyo de Servicio para el Combate y los barrios La Gran Colombia y San
Cristóbal. A partir de la carrera 6ª con calles 13 y 14 sur, éste es canalizado hasta la
avenida Boyacá en donde termina el canal artificial y continúa su curso hasta desembocar
en el río Bogotá. Esta localidad incluye además los vallados de río Seco, Albino y
Comuneros que fueron canalizados3.

2.2.4. Diagnóstico ambiental local Puente Aranda

La localidad de Puente Aranda congrega diferentes actividades de tipo industrial,
comercial, residencial e institucional que desencadenan diversas problemáticas
ambientales y sociales, lo que provoca la pérdida de la calidad en el ambiente y por ende
la calidad de vida.

Dentro del Plan de Ordenamiento Territorial de Bogotá (Decreto 190 de 2004), Puente
Aranda es una de las dos zonas industriales de la ciudad, en la cual se establecen
circuitos productivos que encadenan actividades industriales consideradas de alto impacto
ambiental. La mayor cantidad de predios son de uso industrial localizados en los barrios

3
SDP, SHD, Recorriendo Puente Aranda, Bogotá D .C., 2004, páginas 11 y 12.

59
Centro Industrial, Salazar Gómez y Ortezal (UPZ Puente Aranda), Pensilvania e industria
Centenario (UPZ Zona industrial), y en Pradera, Trinidad y San Rafael Industrial (UPZ San
Rafael).

La localidad de acuerdo al registro Mercantil de la Cámara de Comercio de Bogotá (CCB)

para el año 2006, registró 14.140 establecimientos formalmente constituidas, de las
cuales predominan con un 84,7% las microempresas, 11,3% la pequeña empresa, 3% la
mediana y un 1% las grandes empresas.

2.2.5. Sistema de áreas protegidas. Estructura ecológica principal

La estructura ecológica principal del Distrito Capital tiene tres componentes:

El sistema de áreas protegidas del Distrito Capital: es el conjunto de espacios con

valores únicos para el patrimonio natural del Distrito y cuya conservación resulta
necesaria para el funcionamiento de los ecosistemas, la conservación de la
biodiversidad y el progreso de la cultura en el Distrito Capital.
Los parques urbanos.
El área de manejo especial del río Bogotá.

2.2.6. Unidad de planeamiento zonal - UPZ

La Unidad de Planeamiento Zonal – UPZ tiene como propósito definir y precisar el
planeamiento del suelo urbano, respondiendo a la dinámica productiva de la ciudad y a su
inserción en el contexto regional involucrando a los aspectos de ordenamiento y control
normativo a escala zonal las UPZ se clasificaron, según sus características
predominantes, en ocho grupos que se presentan a continuación:

Unidades tipo 1, residencial de urbanización incompleta: son sectores periféricos en

estratos 1 y 2, de uso residencial con deficiencias en su infraestructura, accesibilidad,
equipamientos y espacio público.
Unidades tipo 2, residencial consolidado: son sectores consolidados de estratos
medios residenciales, donde se presenta aumento no planificado en la ocupación
territorial.
Unidades tipo 3, residencial cualificado: son sectores consolidados de estratos medios
y altos con uso básicamente residencial
Unidades tipo 4, desarrollo: son sectores con grandes predios desocupados.

60
 Unidades tipo 5, con centralidad urbana: son sectores que cuentan con centros
urbanos y donde se fomentan la actividad económica.
Unidades tipo 6, comerciales: son sectores del centro metropolitano donde su uso
está destinado a las actividades económicas de intercambio de bienes y servicios
(locales y oficinas).
Unidades tipo 7, predominantemente industrial: son sectores donde la actividad
principal es la industria y lugares productores de dotación urbana.
Unidades tipo 8, de predominio dotacional: son grandes áreas destinadas a la
producción de equipamientos urbanos y metropolitanos.

En el proyecto del sistema MES se enmarca en la unidad tipo 7 el cual es netamente

industrial y donde la gran mayoría de industrias es de uso manufacturero de gran masa,
siendo PROENFAR una de las de mayor predominio en el sector de Pensilvania.

2.2.7. Bien de interés cultural

En la localidad de Puente Aranda se localizan 17 bienes de interés cultural, de los cuales
16 corresponden a conservación integral y 1 fue declarado como conservación
monumental. Uno de los monumentos que se encuentran en el barrio Pensilvania es el
Matadero Distrital que actualmente se encuentra en obra en donde se está edificando la
biblioteca distrital.

Ilustración 21: Foto Matadero Distrital de Bogotá

Fuente: (Skyscrapercity, 2013)

61
2.2.8. Aspecto económico
La Cámara de Comercio de Bogotá (CCB) realizó una evaluación no solamente de la
actividad económica sino de todos los componentes urbanísticos que la Administración
distrital propone en los proyectos de la capital, la CCB analizó y planteó una
reglamentación que viabilice el desarrollo de ordenamiento de las localidades de
Chapinero y la zona industrial de Bogotá, que involucra las localidades de Puente Aranda,
Fontibón y Kennedy, puesto que allí se localizan 37.632 empresas4. En términos de
activos, éstas aportan el 8,7% del total de la ciudad. Aunque su representación no sea tan
alta como el caso de Chapinero, esta zona es estratégica por el tipo de empresas
asentadas allí, y cada vez cobran mayor importancia, dada su transformación y el papel
en el mercado global.

2.2.9. Observatorio ambiental

2.2.9.1. Árboles por Habitante – APH

El indicador pretende resaltar el estado actual del arbolado urbano en la Localidad de
Puente Aranda con base al número de habitantes de la Localidad, ofreciendo una cifra
exacta soportada en los estudios realizados por el Jardín Botánico de Bogotá José
Celestino Mutis (2007) y el censo de población de Bogotá, Dane (2005)5.

Ilustración 22: Indicador Arboles por Habitante – Fuente: Observatorio ambiental

4
Fuente: Observatorio Económico de Bogotá. Dirección de Estudios e Investigaciones. Cámara de Comercio
de Bogotá.
5
Fuente: http://oab.ambientebogota.gov.co/index.shtml?s=l&id=75&v=l tomado el 13 de febrero de 2013

62
2.2.10. Evaluación de impacto ambiental
Para el análisis del impacto ambiental ocasionado por los procesos del Proyecto de
Diseño del Sistema Automático de Captura y Procesamiento de Información del Sistema
Productivo en la Compañía PROENFAR S.A.S, es necesario determinar las actividades
potencialmente impactantes del proyecto y los factores ambientales susceptibles de
acoger estos impactos.

El proceso metodológico de la identificación y evaluación de los posibles impactos

ambientales, se presenta en la siguiente ilustración.

EVALUACION AMBIENTAL
REQUERIMIENTOS/ NIVEL DE
ACTIVIDAD ASPECTO IMPACTO
CUMPLIMIENTO SIGNIFICANCIA
PERSISTENCIA FRECUENCIA DETECCION LEGAL

DIAGNOSTICO DEL PROYECTO Consumo de agua Disminución del recurso hídrico 1 10 10 SI 25

SI
INSTALACION DE SOFWARE Y Emision de Ruido Afectación de la calidad de vida 1 7 10 18
HARDWARE Emision de gases Contaminación 5 4 1 SI 10
Material particulado Contaminación 5 4 5 SI 14
ENTREGA DE BASE DE DATOS Consumo de Energía Disminución de recursos 1 7 10 NA 18
Consumo de Energía Disminución de recursos 5 4 5 NA 14
Contratación Generación de empleo 5 4 5 NA 14
Contacto inicial y contacto con
CAPACITACIONES NA
Inicio de Proyecto la comunidad 5 4 5 14
Consumo de agua para
baños Disminución del recurso hídrico NA
10 10 10 30

NIVEL DE SIGNIFICANCIA RANGO DE PUNTAJE

BAJO 1-10
MEDIO 11-20
ALTO 21-30

Ilustración 23: Matriz de evaluación del impacto ambiental - Fuente autores del proyecto

63
2.2.11. Requerimientos legales de carácter socio – ambiental
PLAN (ES) DE ACCION PARA
RELACION NORMA NUMERO AÑO EMISOR ARTICULOS QUE APLICAN REQUISITO ESPECIFICO
EL CUMPLIMIENTO

2010
REGISTRÓ DE GENERADORES DE
MINISTERIO DE VIVIENDA, AMBIENTE Y Realizar registro de generadores de
RESIDUOS O DESECHOS RESOLUCIÓN 1362 2007 TODO Realizar registro de generadores de residuos o desechos peligrosos
DESARROLLO TERRITORIAL residuos o desechos peligrosos
PELIGROSOS

RECOLECCIÓN SELECTIVA DE MINISTERIO DE VIVIENDA, AMBIENTE Y Por la cual se establecen los Sistemas de Recolección Selectiva y Gestión Ambiental de
RESOLUCIÓN 1512 2010 TODO Programa de manejo de residuos
RESIDUOS DESARROLLO TERRITORIAL Residuos de Computadores y/o Periféricos y se adoptan otras disposiciones.

2008
Programas de ahorro y uso de la
USO RACIONAL DE LA ENERGIA DERETO 3450 2008 MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA TODO Por el cual se dictan medidas para el uso eficiente de la energia electrica
energia

2005
Programa para gestión de Rsiduos
MANEJO RESIDUOS DERETO 4741 2005 MINAMBIENTE TODO Se crea este decreto con el fin de tomar medidas en la generación de residuos peligrosos y pro
Solidos

El Gobierno Nacional creará distinciones para personas naturales o jurídicas, que se

SE FOMENTA EL USO RACIONAL Y Se lleva un control del uso de la
LEY 697 2001 CONGRESO DE LA REPUBLICA TODO destaquen en el ámbito nacional en aplicación del URE; las cuales se otorgarán anualmente.
EFICIENTE DE LA ENERGIA energía
El Ministerio de Minas y Energía dará amplio despliegue a los galardonados en l

NORMAS PROHIBITIVAS EN
Deroga la ley 430 de 1998 y establece normas prohibitivas referentes a los residuos peligrosos Programa Gestion de Residuos
MATERIA AMBIENTAL REFERENTES LEY 1252 2008 CONGRESO DE LA REPUBLICA TODO
y otras disposiciones Solidos
A DESECHOS PELIGROSOS

1997
PROGRAMA DE USO EFICIENTE Y Se realizan campañas de ahorro del
LEY 373 1997 CONGRESO DE LA REPUBLICA TODO Debe estar incluido en todo plan ambiental
AHORRO DEL AGUA agua

Por la cual se crea el MINISTERIO DEL MEDIO AMBIENTE,

se reordena el Sector Público encargado de la gestión y conservación del medio ambiente y
FUNDAMENTOS DE LA POLITICA Estas tasas se cancelan según lo
LEY 99 1993 MINISTERIO DEL MEDIO AMBIENTE Art. 42 y 43 los recursos naturales renovables,
AMBIENTAL COLOMBIANA estipulado
se organiza el Sistema Nacional Ambiental -SINA y
se dictan otras disposicio

ALMACENAMIENTO DE RESIDUOS Art. 11, 13, 18, 19, 21,25, 26, 27, 28, Normas complementarias para la cumplida ejecución de las leyes que regulan los residuos Programa de Gestión de Residuos
RESOLUCIÓN 2309 1986 PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA
PELIGROSOS 34, 37. sólidos y concretamente lo referente a residuos especiales. Sólidos.

64
2.2.12. Plan de manejo de impactos sociales y ambientales
El objetivo principal del PMA es exponer las medidas necesarias para la mitigación,
compensación y prevención de los efectos causados por las actividades del proyecto
sobre los elementos ambientales, según identificación y valoración, así como las
recomendaciones para el futuro control, seguimiento y mejoramiento de dichos efectos.

Como objetivos específicos se tienen los siguientes:

Establecer el momento de aplicación de dichas medidas.

Crear la responsabilidad de ejecución.
Definir el costo de implementación del Plan.

El alcance de las medidas del PMA se refiere específicamente a las obras del proyecto de
dragado de relimpia. No incluye las medidas correspondientes al impacto ambiental del
largo plazo producido por el incremento gradual resultante de la navegación.

2.2.13. Uso de papel y de la energía

Con respecto al elemento Suelo en Colombia la Deforestación de bosques naturales
contribuye a la erosión de la tierra y a la degradación de las cuencas, también a la perdida
de la biodiversidad que se puede ver como un problema global. Esto es ocasionado en
gran parte por la fabricación de papel, que generan impacto ambiental que va desde la
obtención de materias primas hasta la elaboración del producto final de papel, como la
tala de árboles y tratamiento de la madera.

El consumo de papel para impresión y escritura creció por encima del 10% entre los años
1980 y 2000. Asimismo, el 30% del papel que consumimos actualmente corresponde a
funcionalidades que hace 10 años no existían. La impresión y el fotocopiado no
controlados así como el uso inadecuado de las herramientas de comunicación dan lugar a
un elevado consumo de papel.

El uso de papel impacta directamente el medio ambiente desde su elemento vital el Agua.
El agua es un recurso natural indispensable para la vida, pero también es un recurso
escaso y en la actualidad su consumo aumenta constantemente. En Colombia la cantidad
de agua disponible es mayor que en otros países del mundo, pero su consumo es elevado
y su ahorro es mínimo. El proyecto del sistema MES disminuye la utilización de papel
colaborando con la necesidad de ahorro del agua por ejemplo en el consumo de agua

65
para obtener 1 tonelada de papel se requiere 2 tonelada de agua tratándose de papel
reciclado.

Otros como la generación de vertidos de aguas residuales, la contaminación causada por

los blanqueadores del cloro o derivados, que generan residuos organoclorados,
ecotóxicos y bioacumulables, son relevantes en la fabricación de papel.

Los efluentes de las fábricas compuestos orgánicos de azufre, resinas ácidas y otros
desechos de la madera, con una elevada toxicidad y que requieren de complejos y
costosos sistemas de depuración para reducir su impacto sobre los cauces o afluentes de
agua.

Los vertimientos de las fábricas contienen restos de los productos químicos utilizados
para cocer la madera, sustancias resultantes de la eliminación de la lignina (licor negro),
sustancias organocloradas de elevada toxicidad provenientes del blanqueo, compuestos
clorados y muchos compuestos sin identificar resultantes de las interacciones entre ellos.

La Energía también es un factor relevante en el sistema MES y en el impacto sobre este

elemento vital de la vida humana es elevado en la industria, en el caso del presente
proyecto se busca reducir el nivel de utilización aportando a la disponibilidad energética.

La disponibilidad de la energía en una forma consumible es un problema global. Una gran

cantidad de las actividades humanas (hogares, transporte, industria) se realiza por medio
de energía. La disponibilidad de esta energía consumible puede limitar estas actividades.

La utilización cada vez mayor de aparatos eléctricos supone un aumento importante en

los consumos y por tanto en el gasto. El sistema MES con la reducción del uso de
impresoras y mejorando la eficiencia es decir menor uso de las máquinas por la
producción mínima de producto no conforme aporta a la disponibilidad energética
disminuyendo el consumo.

Para obtener una hoja de papel a partir del 100% de madera se tiene consumo energético
de 17 Wh y a partir de papel reciclado 12 Wh. En la fabricación de papel casi toda la
electricidad que se consume se convierte en energía en forma de trabajo mecánico, y por
último se convierte en calor. Su consumo depende de la calidad de papel producida.

Es necesario establecer Indicadores de Desempeño Operacional IDO para controlar y

monitorear de forma eficiente este aspecto como por ejemplo: Kw de energía

66
consumido/unidad de producto. La reducción al eliminar la producción de producto no
conforme se evidencia con ese indicador puesto que las entregas se hacen en menos
tiempo. Y evita tener que realizar nuevos lotes de producción para cumplir con los
productos requeridos en las órdenes de producción. Además si incluimos el exceso de
PNC que aumenta el uso de plástico posee un problema principal que es su reciclado, en
este proceso es la contaminación por otros residuos o materiales la más relevante. Para
poder someterlos al proceso de reciclado es necesario aplicar fuertes inversiones en
tecnologías de lavado y separación, lo cual implica que el proceso sea costoso.

Otro efecto es el ruido, generado en la fabricación de papel, puede tener un impacto

elevado en el entorno más próximo debido a que las máquinas de papel se consideran
instalaciones ruidosas y adicionalmente los toners gastados que no puedan ser
reutilizados por su condición de residuos peligrosos deben tener un manejo adicional para
su eliminación que impacta en costos y tiempo a una compañía.

Finalmente el impacto sobre el elemento Aire se refleja por la generación de emisiones

atmosféricas producidas en la fabricación de papel, relacionada principalmente con la
generación de energía y no con el proceso de fabricación en sí. Los niveles de emisión
en la generación de energía dependen del tipo de combustibles (carbón, gasóleo, gas) y
de la aplicación de técnicas de control para la reducción de emisiones (SO2 y NOX,
partículas y sustancias gaseosas no incineradas durante la combustión de los
combustibles). Las emisiones atmosféricas propias de la fabricación de papel son
principalmente compuestos orgánicos volátiles (COVs) y normalmente son de poca
importancia.

67
2.2.14. Seguimiento y monitoreo
IMPACTO AMBIENTAL MECANISMOS DE SEGUIMIENTO RESPONSABLE FRECUENCIA INDICADOR META
Capacitación del personal contratado en
Seguridad Industrial (uso de elementos
de protección),Salud Ocupacional, Nro. De trabajadores/nro de
Inicio del Proyecto 100%
Manejos Ambientales (manejo de empleados capacitados
residuos especiales, riesgo de
accidentalidad) y Legislación Laboral. Capacitador 1 vez x semana
Disponer de Botellones de agua para Coordinador de Nro. De botellones de agua
1 al mes
Consumo de agua todo el personal Servicios generales 1 vez x mes durante el mes
Verificar que el personal utilice los
1 de cada 100 empleados
tapaoidos para mitigar los efectos Jefe de seguridad Nro de permisos para empleados
en el semestre
Emision de ruido causados por la emision de ruidos Industrial 1 vez x semana por cuestiones auditivas en el mes
Concientizar a lo empleados que las
Reducción del 10% en
maquinas deben estar encendidas
comparacion con el mes
unicamente mientras se encuentren
anterior.
Consumo de energía operando jefe de personal 1 vez x semana Medición de KW/hora

Tabla 13: Cuadro de seguimiento y monitoreo - Fuente: Autores del proyecto

2.2.15. Riesgos ambientales y plan de contingencia

El Plan de Contingencia es un sistema conformado por la infraestructura organizacional
de la compañía, sus recursos humanos y técnicos, y los procedimientos estratégicos que
se activarán ante posibles contingencias.

Como objetivos específicos del plan se tienen los siguientes:

Definir las estrategias para el manejo y control de las posibles emergencias que se
puedan presentar durante la ejecución del proyecto.
Ofrecer las estrategias para organizar y ejecutar acciones eficaces de control de
emergencias.
Minimizar las pérdidas sociales, económicas y ambientales asociadas a una
situación de emergencia.
Proteger las zonas de interés social, económico y ambiental localizadas en la
planta.
Generar una herramienta de prevención, mitigación, control y respuesta a posibles
contingencias generadas.
Definir el grupo de respuesta con su respectivo organigrama y los procedimientos
operativos.
Minimizar los impactos que se pueden generar hacia:
- La comunidad y su área de influencia
- Costos y reclamos de responsabilidad civil por la emergencia
- Críticas de medios de comunicación y opinión pública.

68
2.2.16. Disposiciones medioambientales
En caso de una emergencia grave pueden haberse generado aspectos medioambientales
adicionales, tales como:
VERTIDOS: como consecuencia de las tareas de extinción de incendios, de
derrames, etc., que pueden estar contaminados con productos o reactivos.
EMISIONES GASEOSAS Y HUMOS: como consecuencia de las tareas de
extinción de incendios, de fugas, etc. Deberán tratarse de minimizar.

2.2.17. Tipos de eco indicadores

La norma internacional ISO 14031 define indicador ambiental como expresiones
específicas que proporcionan información medioambiental. El Programa de las Naciones
Unidas para el Medio Ambiente, añade que los indicadores “cuantifican y simplifican
información sobre aspectos complejos que a menudo derivan de investigaciones técnicas,
son dependientes de un propósito, y están abiertos a interpretación” (UNEP, 2001). A
través de ellos se condensa la información, se simplifica la aproximación a los problemas
medioambientales, y sirven de herramienta de gestión ambiental muy útil para la
comunicación de los mismos.

Los indicadores medioambientales, también llamados eco indicadores, son parámetros

(por ejemplo, una medida o propiedad observada), o algunos valores derivados de los
parámetros (por ejemplo, modelos), que proporcionan información sobre el estado actual
de los ecosistemas, así como patrones o tendencias (cambios) en el estado del medio
ambiente, en las actividades humanas que afectan o están afectadas por el ambiente, o
sobre las relaciones entre tales variables.

Un indicador medioambiental es de gran utilidad para conocer de una manera sencilla y

gráfica el estado medioambiental y el comportamiento de una empresa. Su implantación
ayudará a la dirección en la toma de decisiones estratégicas medioambientales.

En la Norma ISO 14031 Gestión ambiental Evaluación del comportamiento ambiental

Directrices generales se hace una propuesta a partir de la descripción de dos categorías
generales de indicadores:

Indicadores de Comportamiento Medioambiental (ICM): expresión específica que

proporciona información sobre el comportamiento ambiental de una empresa.

69
 Indicadores de Situación Medioambiental (ISM): expresión específica que
proporciona información sobre la condición local, regional, nacional o global del
medio ambiente.

En la figura siguiente, se observa un esquema de los diferentes tipos de indicadores

medioambientales que se pueden aplicar en una empresa.

Ilustración 24: Indicadores Medioambientales de la empresa – Fuente

www.gpeters.com/home/essays/paper.htm

2.2.18. Uso y beneficio de los indicadores medioambientales

Las funciones más importantes de los indicadores son:

Evaluar el comportamiento medioambiental en comparaciones entre empresas y años

posteriores.
Proveer de información sobre los aspectos más interesantes de una empresa, que
ayudarán a conocer y dimensionar los problemas ambientales.
Demostrar la mejora continua de un sistema de gestión ambiental.
Proporcionar datos esenciales para informes y declaraciones ambientales. Muy útil
para la comunicación ambiental interna y externa.
Demostrar las mejoras ambientales en un análisis de series temporales.
Detectar potenciales de optimización.
Determinar las metas medioambientales cuantificables.

70
 Identificar oportunidades de mercado y potenciales de reducción de costes.
Proporcionar información de retorno para motivar a los miembros de la plantilla.
Sistema sencillo y muy útil en la toma de decisiones de determinadas actuaciones de
una empresa (inversiones, compras, etc).

Si se combinan con otros indicadores tales como productividad y/o de carácter

económico, se podrá analizar sí la empresa, está evolucionando positivamente hacia la
consecución de un auténtico desarrollo sostenible, por lo tanto en el desarrollo del
proyecto se realizó un estudio de ecoindicadores en donde se muestran los principales
materiales que se utilizaran en el desarrollo de las actividades y a los cuales se les valoro
con la escala del ecoindicador ‘99 (Asociación española de normalización y certificación,
2004), es por esto que a continuación se muestra la valoración de ecoindicadores
presentados en el desarrollo del proyecto, en donde la significancia más alta se encuentra
en el consumo de electricidad y en el cableado de los dispositivos de acuerdo a la
puntación dada en la valoración total de la tabla de ecoindicadores.

71
 Cantidad
Consumibles, Ecoindicador Ecoindicador Eco-
Cantidad material x Valoración
repuestos, Unidad (Milipuntos x Cantidad Deshecho Indicador Significancia
total Ecoindicador total
energía por unidad) total deshecho
deshecho

Residuos urbanos
5 Kg 0.71 3.55 Papel (0.13) (0.65) 3.63
de papel

Electricidad de
1,522,050 Kwh 32.90 50,075,445 - - - 50,075,445 S
bajo voltaje

Reciclado
Baterías 0.01 Kg 1,030.00 10 (801.00) (8.01) 6,426
de pilas

Cables 50 m 240.00 12,000 - - - 12,000 S

Soldadura por
200 Gr 2.70 540 - - - 540
puntos - aluminio

Disminución de
1,000 Kg (42.30) (42,300) - - - (42,300)
PNC

Camión de
30 Km 140.00 4,200 - - - 4,200
reparto
Tabla 14: Tabla de ecoindicadores del proyecto MES - Fuente autores del proyecto

72
2.2.19. Algunas prácticas para reducir el consumo de papel
Aprovechar las tecnologías de la información y las comunicaciones, en el presente
proyecto es la principal función y se puede considerar como buena práctica la
implementación del sistema MES en la reducción del papel. Adicionalmente las siguientes
son algunas de las prácticas que se pueden implementar teniendo en cuenta que no es
eliminación al 100% del uso del papel.

Imprimir a doble cara: Se estima que simplemente fotocopiando e imprimiendo a doble

cara, se puede conseguir la reducción del 20% del consumo del papel, además del
ahorro en los gastos de copias, de envíos y de almacenamiento.
Imprime en papel reciclado: Permite obtener una impresión de documentos de buena
calidad. La industria papelera ofrece actualmente una gama amplia de papeles
reciclados de distintas calidades.
Evitar copias innecesarias
Hacer uso del correo electrónico.
Guardar archivos no impresos en el computador
Intranet: utilizar la red de comunicación interna (intranet) ya que permite compartir
información sin necesidad de imprimir.

2.3. Social
La identificación de los grupos de interés o stakeholders entendidos como el grupo de
personas que se verían afectadas o involucradas con la realización de las actividades del
sistema mes, se han identificado y clasificado según como se muestra en el Anexo 1.

2.3.1. Matriz poder – interés

En la siguiente tabla se califica el interés y el poder que tiene cada uno de los interesados
en el proyecto, en donde 1 es el menor puntaje y 5 el mayor.

73
 STAKEHOLDERS
ITEM PODER INTEREZ
TIPO GRUPO SUBGRUPO
Planta de producción
(auxiliares,
A Empleados 4 2
coordinadores y
jefes)
Personal del área de
ingeniería
B 4 5
(auxiliares, analistas
y jefe)
Área de
Promotores mantenimiento
C (mecánicos, 3 3
INTERNO coordinadores y
líder)
Soporte de sistemas
D 3 5
(SAP)
Dirección de
operaciones
(Presidente de la
compañía, Director
E Gerentes 5 5
de operaciones y
Gerente de
proyectos de
manufactura)
F EXTERNO Clientes Clientes 2 1
Tabla 15: Matriz poder interés – Fuente autores del proyecto

74
Ilustración 25: Grafico matriz poder e interés - Fuente autores del proyecto

2.3.2. Matriz influencia e impacto

En la siguiente tabla se califica la influencia y el impacto que tiene cada uno de los
interesados en el proyecto, en donde 1 es el menor puntaje y 5 el mayor.

75
 STAKEHOLDERS
ITEM INFLUENCIA IMPACTO
TIPO GRUPO SUBGRUPO
Planta de producción
(auxiliares,
A Empleados 3 2
coordinadores y
jefes)
Personal del área de
ingeniería
B 5 5
(auxiliares, analistas
y jefe)
Área de
Promotores mantenimiento
C (mecánicos, 1 4
INTERNO coordinadores y
líder)
Soporte de sistemas
D 4 5
(SAP)
Dirección de
operaciones
(Presidente de la
compañía, Director
E Gerentes 5 5
de operaciones y
Gerente de
proyectos de
manufactura)
F EXTERNO Clientes Clientes 1 1
Ilustración 26: Matriz influencia e impacto - Fuente autores del proyecto

76
Ilustración 27: Grafico matriz influencia e impacto - Fuente autores del proyecto

2.4. Conclusión del estudio de sostenibilidad

Con el presente estudio de sostenibilidad en el desarrollo del sistema MES se concluye lo
siguiente:

Desarrollo de procesos y servicios más eficaces y eficientes.

Aumento de la productividad.
Optimización de los recursos.
Buenas prácticas en gestión documental.
Disminución de los costos asociados a la administración de papel, tales como
almacenamiento e insumos.
Mejorar el acceso a la información dentro y entre las entidades.
Mayor control y seguridad en el manejo de la información.
Eliminar la duplicidad de documentos.

77
Disminuir los tiempos de localización de los archivos.
Reducir las necesidades de espacio de almacenamiento.
Mejorar el entorno de trabajo y la comunicación en las entidades.
Acceso rápido y fácil a la información.
Mejorar la calidad del servicio al reducir los tiempos de respuesta.
Disminuir tiempos de espera y atención.
Mejorar la relación entre la empresa, proveedores y clientes.
Contribuir al desarrollo sostenible, el consumo responsable de recursos que no
comprometa el desarrollo social y ambiental de las futuras generaciones.

78
2.3. ESTUDIO FINANCIERO

2.3.1. Estructura de desagregación de recursos

En la siguiente ilustración se presenta la estructura desagregada de recursos en donde se
obtiene una vista clara de los recursos que se deben de utilizar para la realización del
proyecto, es por esto que estos recursos se asignaron a cada fase del proyecto.

Ilustración 28: Resource Breakdown Structure

79
2.3.2. Estructura de desagregación de costos
La estructura de desagregación de costo incluye aquellos valores o costos de materiales,
ejecución, adquisición, y recurso humano que son necesarios para la ejecución de cada
actividad durante el tiempo de la realización del proyecto.

Ilustración 29: Estructura de desagregación de costos

80
2.3.3. Presupuesto
El proyecto es de tipo endógeno, se realiza la evaluación financiera con estas
características y con un presupuesto asignado por la empresa Proenfar de 150 Millones
de pesos. El estudio de mercados fue realizado previamente por la empresa Proenfar.

Se contemplan 6 fases para la entrega final del proyecto y se realiza el análisis y la

asignación de recursos y presupuesto para cada una de las fases con el fin de realizar la
evaluación financiera para determinar la viabilidad de la inversión y se definió un
porcentaje del 10% para manejo de imprevistos por posibles retrasos en tiempo,
problemas con el recurso humano, fallas técnicas etc.

La evaluación financiera en el desarrollo del permitió considerar los aspectos subjetivos

de naturaleza intangible así como los objetivos calculables en términos monetarios
asociados a las inversiones en un proyecto y presenta la evidencia de la viabilidad del
proyecto con el presupuesto entregado.

Por medio de las siguientes tablas se detalla el análisis financiero realizado. Para la pre-
inversión se contará con los siguientes recursos:

PREINVERSIÓN PROYECTO PRUEBA PILOTO SISTEMA MES

ITEM UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL

ÁREA DE PRODUCCIÓN $ 4.800.000,0
Instalación equipos HORA 40 $ 120.000,0 $ 4.800.000,0
CONSULTORIA $ 1.920.000,0
Seguimiento HORA 16 $ 120.000,0 $ 1.920.000,0
EQUIPOS $ 13.700.000,0
SQL (Servidor Base de datos) UNIDAD 1 $ 11.000.000,0 $ 11.000.000,0
Computadores UNIDAD 1 $ 1.800.000,0 $ 1.800.000,0
Licencia Office UNIDAD 1 $ 400.000,0 $ 400.000,0
Sensores y Cable PAQUETE 1 $ 500.000,0 $ 500.000,0
INDUCCIÓN $ 6.680.000,0
Acompañamiento, sensibilización, socialización y
HORA 24 $ 120.000,0 $ 2.880.000,0
normalización del proceso. (Área operativa)
Capacitación de sensibilización en la compañía DIA 1 $ 3.000.000,0 $ 3.000.000,0
Personal que digita datos en SAP (MOD) DIA 16 $ 50.000,0 $ 800.000,0
TOTAL $ 27.100.000,0

Tabla 16. Pre-inversión del Proyecto

En cuanto a la inversión técnica se contará con los siguientes recursos:

81
 INVERSIÓN TECNICA PROYECTO PRUEBA PILOTO SISTEMA MES

ITEM UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL

IMPLEMENTACIÓN $ 15.360.000,0
Parametrización Software, Importación de datos, adecuación sistema HORA 40 $ 120.000,0 $ 4.800.000,0
Capacitación HORA 48 $ 120.000,0 $ 5.760.000,0
Personalización Reporte HORA 40 $ 120.000,0 $ 4.800.000,0
EQUIPOS $ 21.400.000,0
Valor TERMINAL DIO100. UNIDAD 5 $ 2.600.000,0 $ 13.000.000,0
Pantallas gigantes UNIDAD 1 $ 1.600.000,0 $ 1.600.000,0
Dispositivo inalámbrico para computador servidor. UNIDAD 5 $ 680.000,0 $ 3.400.000,0
Dispositivo inalámbrico para Terminal DIO100. UNIDAD 5 $ 680.000,0 $ 3.400.000,0
SOFTWARE $ 1.940.000,0
Licencia - Paquete básico por 1 usuario UNIDAD 1 $ 1.450.000,0 $ 1.450.000,0
Usuario adicional paquete Básico UNIDAD 1 $ 490.000,0 $ 490.000,0
SOPORTE TECNICO $ 3.301.086,0
Póliza soporte técnico mensual obligatorio por mes MES 3 $ 1.020.362,0 $ 3.061.086,0
Servicio telefónico call center MES 2 $ 120.000,0 $ 240.000,0
MÓDULOS $ 8.760.000,0
Módulo Sip Screen Pantalla adicional UNIDAD 1 $ 1.000.000,0 $ 1.000.000,0
Módulo Sip Screen Máquina adicional UNIDAD 1 $ 120.000,0 $ 120.000,0
Gráficos velocidad en minutos. UNIDAD 1 $ 1.620.000,0 $ 1.620.000,0
Módulo Envío Automático Reportes vía mail. UNIDAD 1 $ 120.000,0 $ 120.000,0
Módulo Alertas (necesario módulo mensajería instantánea por alertas
luminosas) Hasta 5 Máquinas ANDON UNIDAD 1 $ 2.190.000,0 $ 2.190.000,0
Módulo SIP Manually UNIDAD 1 $ 3.710.000,0 $ 3.710.000,0
OTROS $ 11.760.000,0
Sistema de Seguridad - Monitoreo de alarmas UNIDAD 5 $ 120.000,0 $ 600.000,0
Sistema de Sonido-Mensajería instantánea por alertas Máquinas UNIDAD 5 $ 120.000,0 $ 600.000,0
Ingeniería (implementación Interfaz máquina-computador) HORA 88 $ 120.000,0 $ 10.560.000,0
TOTAL $ 62.521.086,0

Tabla 17. Inversión Técnica del Proyecto

Se hace análisis con respecto a la nómina que se requerirá para el proyecto y se realiza el
análisis de la Inversión operativa que muestra los siguientes resultados:

82
 INVERSIÓN OPERATIVA PROYECTO PRUEBA PILOTO SISTEMA MES

ITEM UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL

NÓMINA $ 17.924.601,2
Directivas del proyecto
Básicos UNIDAD 1 $ 4.500.000,00 $ 4.500.000,00
Seguridad Social UNIDAD 1 $ 945.990,00 $ 945.990,00
Carga prestacional UNIDAD 1 $ 982.350,00 $ 982.350,00
Gerente de Proyecto
Básicos UNIDAD 1 $ 2.500.000,00 $ 2.500.000,00
Seguridad Social UNIDAD 1 $ 525.550,00 $ 525.550,00
Carga prestacional UNIDAD 1 $ 545.750,00 $ 545.750,00
Coordinadores
Básicos UNIDAD 2 $ 1.267.800,00 $ 525.550,00
Seguridad Social UNIDAD 2 $ 252.264,00 $ 504.528,00
Carga prestacional UNIDAD 2 $ 276.760,74 $ 553.521,48
Auxiliares
Básicos UNIDAD 2 $ 1.885.600,00 $ 3.771.200,00
Seguridad Social UNIDAD 2 $ 367.885,00 $ 735.770,00
Carga prestacional UNIDAD 2 $ 411.626,48 $ 823.252,96
Operarios
Básicos UNIDAD 1 $ 717.800,00 $ 717.800,00
Seguridad Social UNIDAD 1 $ 136.643,00 $ 136.643,00
Carga prestacional UNIDAD 1 $ 156.695,74 $ 156.695,74
SERVICIOS PÚBLICOS $ 648.750,0
Internet CARGO FIJO MENSUAL 3 $ 100.000,00 $ 300.000,00
Energía Eléctrica KW 465 $ 750,00 $ 348.750,00
TOTAL $ 18.573.351,2
Tabla 18. Inversión Operativa del Proyecto

83
A continuación se presenta el valor de la nómina que se utilizara en el proyecto, esta nomina esta contempla el valor de un solo
recurso:

NÓMINA DEL PROYECTO SISTEMA MES

BÁSICOS SEGURIDAD SOCIAL CARGA PRESTACIONAL

CARGO SALARIO BÁSICO AUXILIO DE TRANSPORTE SALUD (8.5%) PENSIONES (12%) ARP (0.522%) VACACIONES (4.17%) INTERESES/ CESANTÍAS (1%) CESANTÍAS (8.33%) PRIMA SERVICIOS (8.33%) TOTAL
Director de proyecto $ 4.500.000,00 $ - $ 382.500,00 $ 540.000,00 $ 23.490,00 $ 187.650,00 $ 45.000,00 $ 374.850,00 $ 374.850,00 $ 6.428.340,00
Gerente de proyecto $ 2.500.000,00 $ - $ 212.500,00 $ 300.000,00 $ 13.050,00 $ 104.250,00 $ 25.000,00 $ 208.250,00 $ 208.250,00 $ 3.571.300,00
Coordinadores $ 1.200.000,00 $ 67.800,00 $ 102.000,00 $ 144.000,00 $ 6.264,00 $ 52.867,26 $ 12.678,00 $ 105.607,74 $ 105.607,74 $ 1.796.824,74
Auxiliares de ingenieria $ 900.000,00 $ 67.800,00 $ 76.500,00 $ 108.000,00 $ 4.698,00 $ 40.357,26 $ 9.678,00 $ 80.617,74 $ 80.617,74 $ 1.368.268,74
Auxiliares de producción $ 850.000,00 $ 67.800,00 $ 72.250,00 $ 102.000,00 $ 4.437,00 $ 38.272,26 $ 9.178,00 $ 76.452,74 $ 76.452,74 $ 1.296.842,74
Operarios $ 650.000,00 $ 67.800,00 $ 55.250,00 $ 78.000,00 $ 3.393,00 $ 29.932,26 $ 7.178,00 $ 59.792,74 $ 59.792,74 $ 1.011.138,74

TOTAL $ 10.600.000,00 $ 271.200,00 $ 901.000,00 $ 1.272.000,00 $ 55.332,00 $ 453.329,04 $ 108.712,00 $ 905.570,96 $ 905.570,96 $ 15.472.714,96

Tabla 19. Nómina del Proyecto

84
El proyecto se encuentra dentro del presupuesto y el resumen general del análisis se
presenta en la Tabla 21. Tabla Resumen del Proyecto.

Tabla 20. Tabla Resumen del Proyecto

2.3.4. Fuente y uso de fondos

El dinero para la financiación del proyecto proviene de los fondos que tiene reservados en
su presupuesto anual la compañía con el fin de invertir en proyectos que permitan la
gestión de la producción y el aumento de la eficiencia en los procesos y en la respuesta
del cliente. Es por esto, que por ser un proyecto totalmente endógeno, no existe ningún
inversionista externo o alguna fuente de financiación alterna para dar sustento a la
ejecución del proyecto.

85
 Fuentes del recurso
El dinero para la financiación del proyecto proviene de los fondos que tiene
reservados en su presupuesto anual la compañía con el fin de invertir en proyectos
Presupuesto que permitan la gestión de la producción. Por ser un proyecto totalmente
endógeno, no existe ningún inversionista externo
Uso de recursos
Item Componentes
Valor TERMINAL DIO100.
Pantallas Gigantes
Materiales
Dispositivo inalámbrico para computador servidor.
Dispositivo inalámbrico para Terminal DIO100.
Instalación equipos
SQL (Servidor Base de datos)
Computadores
Licencia Office
Sensores y Cable
Licencia - Paquete Básico por 1 usuario
Usuario Adicional Paquete Básico

Inversión Módulo Sip Screen Pantalla adicional

tecnológica Módulo Sip Screen máquina adicional
Gráficos velocidad en minutos.
Módulo Envío Automático Reportes vía mail.
Módulo Alertas (necesario módulo mensajería instantánea por alertas luminosas)
Hasta 5 Máquinas ANDON
Módulo SIP Manually
Sistema de Seguridad - Monitoreo de Alarmas
Sistema de Sonido-Mensajería instantánea por alertas Máquinas
Ingeniería (implementación Interfaz máquina-computador)
Parametrización Software, Importación de datos, adecuación sistema
Capacitación
Personalización Reporte
Póliza soporte técnico mensual obligatorio por mes
Contratos Servicio telefónico call center
Acompañamiento, sensibilización, socialización y normalización del proceso. (Área
operativa)
Capacitación de sensibilización en la compañía
Personal que digita datos en SAP (MOD)
Director de proyecto
Gerente de proyecto
Coordinadores
Nómina
Auxiliares de ingeniería
Auxiliares de producción
Operarios

Tabla 21: Fuente y uso de los recursos - Fuente autores del proyecto

86
De acuerdo a lo anterior, el siguiente punto trata sobre el manejo del dinero que se debe
utilizar como base en los procesos de ejecución.

87
2.3.5. Flujo de caja

88
89
90
91
Tabla 22: Flujo de caja - Fuente autores del proyecto

92
2.3.6. Evaluación financiera
La evaluación financiera se analizó mediante el análisis de Costo-Beneficio durante la
puesta en marcha del proyecto. Se identificaron los costos y los beneficios del proyecto
según como se muestra en las siguientes tablas basado en el aumento de la eficiencia de
las máquinas y en la optimización del PNC.

INVERSIONES COSTO
TOTAL PROYECTO $ 91,745,362.56
% DE CONTINGENCIA 8%
VALOR CONTINGENCIA $ 7,339,629.00
TOTAL PRESUPUESTO $ 99,084,991.56
Tabla 23: Tabla resumen del proyecto - Fuente autores del proyecto

Beneficios Sistema MES

Optimización Paradas 10% Total Observación

Horas Paradas No Planeadas, Perdidas de Desempeño y

Calidad (Promedio Ene-Jun 2012).
1.289
La disminución de Horas de Paradas
Proyección Año 2012 15.462 estimadas de un 10% que son
Valor Hora Parada $ Jun 2012 $ 43.932 responsabilidad de la manufactura, se
Costo Anual Proy. Miles de $ $ 679.279 obtendrán por tener CONTROL EN
Ahorro Estimado 10% Miles $ $ 67.928 TIEMPO REAL DEL PROCESO.
Retorno Estimado en USD (TC $1.800) USD 37.738

Optimización PNC 10% Total Observación

Kilogramos PNC Promedio Mes (Ene-Jun 11) 4.192

La reducción del PNC se logrará con la
Proyección Kg PNC Año 2012 50.299 Implementación de Sistemas de
Costo Kilo $ Jun 2012 (Cir/Cont) $ 4.004 Alarmas, donde se podrá definir y
Costo Anual Proy. Miles de $ $ 201.382 controlar metas de PNC por Maq.
Ahorro Estimado 10% Miles $ $ 20.138 Indispensable Contadores en las
Máquinas. (Ciclo Teórico- Un Reales)
Retorno Estimado en USD (TC $1.800) USD 11.188

Ahorro en $ Año proyecto $ 88.066.140

Ahorro en 1 Año o Menos, dependiendo
Ahorro en Miles de USD USD 48.926 del grado de paradas y de PNC de la
compañía
Costo deficiencias anual $ 880.661.397

Tabla 24: Tabla Beneficio costo - Fuente autores del proyecto

Se deduce que el proyecto Sistema MES es viable ya que le ofrece los siguientes
beneficios económicos para la empresa y dependiendo del grado de paradas y del
Producto No Conforme se obtiene un costo de $ 1, 363, 458,160, tal como se relaciona
en la siguiente tabla:

93
 Flujo de Caja Anualizado y Neto
Retorno de la Inversión a Pesos Corrientes

Flujo de Caja
Flujo de Caja
Año Inversión Beneficio Neto
Neto Anualizado
Acumulado
1 99.084.992 88.066.140 (11.018.852) (11.018.852)
2 - 88.066.140 88.066.140 77.047.288
$99.084.992 $176.132.279 $77.047.288
TIR 699%

EL FLUJO DE CAJA ES POSITIVO EN:

1 AÑO Y 2 MES

TASA OPORTUNIDAD VALOR PRESENTE NETO

13% $ 66.915.785

Tabla 25. Beneficios Sistemas MES

94
 3. PLANEACIÓN DEL PROYECTO

3.1. Alcance
La Estructura de Desagregación de Trabajo contiene los entregables que se deben
ejecutar para completar los objetivos del proyecto. Dentro de la WBS se visualiza de
manera ordenada una definición total del alcance del proyecto. La EDT del proyecto se
puede ver en el capítulo 11 del presente trabajo.

La EDT debe contener el 100% de las tareas definidas por el alcance del proyecto y no
debe llevar ningún trabajo que caiga por fuera de este. De esta manera, es posible
organizar y enmarcar el alcance del proyecto.

3.2. Programación

3.2.1. Red
El diagrama de red se realizó utilizando el software de administración de proyectos
Microsoft Project versión 2010.

A continuación se presenta el diagrama de red con su respectiva ruta crítica

95
Ilustración 30: Diagrama de red - Fuente autores del proyecto

96
3.2.2. Cronograma
El cronograma del proyecto se graficó utilizando el “Diagrama de Gantt”, instrumento que
muestra todas las actividades del proyecto, sus tiempo y sus precedencias, mostrando el
proyecto por medio de esquemas de diagrama de barras durante un tiempo determinado.
Las actividades se extraen de la EDT de esta forma es posible controlar en términos de
tiempo y procurar llevar la ejecución en la misma línea del alcance.

El cronograma se desarrolló por medio de la herramienta Microsoft Project 2010 y se

muestra en las siguientes tablas:

EDT Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Costo

1 Sistema Automático de Captura y procesamiento de datos 128.24 días mié 02/01/13 jue 13/06/13 $ 91.745.362,56
1,1 Inicio 0 días mié 02/01/13 mié 02/01/13 $ 0,00
1,2 Estudios y Diseño 9.78 días mié 02/01/13 mar 15/01/13 $ 3.085.185,87
1.2.1 Impacto 0.68 días mié 02/01/13 jue 03/01/13 $ 2.177.789,37
1.2.1.1 Organizacionales 0.68 días mié 02/01/13 jue 03/01/13 $ 2.177.789,37
1.2.1.1.1 Impacto en Procesos 0.34 días mié 02/01/13 mié 02/01/13 $ 2.117.077,27
1.2.1.1.1.1 Revisión análisis proceso actual 0.17 días mié 02/01/13 mié 02/01/13 $ 2.032.080,33
1.2.1.1.1.2 Identificación falencias 0.17 días mié 02/01/13 mié 02/01/13 $ 84.996,94
1.2.1.1.2 Diagnóstico clima organizacional 0.17 días mié 02/01/13 jue 03/01/13 $ 30.356,05
1.2.1.1.3 Estudios de recursos para confirmación de equipo de proyecto 0.17 días jue 03/01/13 jue 03/01/13 $ 30.356,05
1.2.1.1.4 Resultado del estudio 0 días jue 03/01/13 jue 03/01/13 $ 0,00
1.2.1.2 Impacto económico 0 días jue 03/01/13 jue 03/01/13 $ 0,00
1.2.1.2.1 Resultado del estudio 0 días jue 03/01/13 jue 03/01/13 $ 0,00
1.2.1.3 Impacto ambiental 0 días jue 03/01/13 jue 03/01/13 $ 0,00
1.2.1.3.1 Resultado del estudio 0 días jue 03/01/13 jue 03/01/13 $ 0,00
1.2.2 Ingenieriles y Tecnológicos 0.1 días jue 03/01/13 jue 03/01/13 $ 8.984,12
1.2.2.1 Análisis de Requerimientos 0.1 días jue 03/01/13 jue 03/01/13 $ 8.984,12
1.2.3 Estudios y análisis de alternativas 1 día jue 03/01/13 vie 04/01/13 $ 179.682,47
1.2.3.1 software 1 día jue 03/01/13 vie 04/01/13 $ 89.841,24
1.2.3.2 hardware 0 días jue 03/01/13 jue 03/01/13 $ 0,00
1.2.3.3 Redes e interfaces 1 día jue 03/01/13 vie 04/01/13 $ 89.841,24
1.2.4 Viabilidad y Factibilidad 8 días vie 04/01/13 mar 15/01/13 $ 718.729,90
1.2.4.1 Comerciales 2 días vie 04/01/13 lun 07/01/13 $ 179.682,47
1.2.4.2 Financieros 6 días lun 07/01/13 mar 15/01/13 $ 539.047,42
1.2.5 Fin estudiós y diseños 0 días mar 15/01/13 mar 15/01/13 $ 0,00

Tabla 26: Cronograma fase 1 - Fuente autores del proyecto

97
 EDT Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Costo
1,3 Contrataciones y Adquisiciones 34.75 días jue 03/01/13 vie 15/02/13 $ 10.791.742,12
1.3.1 Recurso Humano 5.5 días jue 03/01/13 jue 10/01/13 $ 1.440.000,00
1.3.1.1 Perfiles Laborales 1 día jue 03/01/13 vie 04/01/13 $ 288.000,00
1.3.1.2 Disponibilidad Laboral 2 días vie 04/01/13 mar 08/01/13 $ 288.000,00
1.3.1.3 Asignación de recursos 0.94 días mar 08/01/13 mié 09/01/13 $ 288.000,00
1.3.1.4 Hombres 0.94 días mié 09/01/13 jue 10/01/13 $ 288.000,00
1.3.1.5 Mujeres 1 día mié 09/01/13 jue 10/01/13 $ 288.000,00
1.3.2 Reglamentación y Marco legal 22.4 días jue 03/01/13 jue 31/01/13 $ 2.515.312,67
1.3.2.1 Contratos 22.4 días jue 03/01/13 jue 31/01/13 $ 2.515.312,67
1.3.2.1.1 Revisión y verificación de los contratos 17 días jue 10/01/13 jue 31/01/13 $ 515.384,67
1.3.2.1.1.1 Manejo de reclamaciones 2 días jue 10/01/13 vie 11/01/13 $ 357.130,00
1.3.2.1.1.2 Analizar claúsulas de cumplimiento 1 día vie 11/01/13 lun 14/01/13 $ 68.413,44
1.3.2.1.1.3 Identificar Riesgos 1 día mié 30/01/13 jue 31/01/13 $ 89.841,24
1.3.2.1.2 Requisitos reglamentarios 2 días jue 03/01/13 mar 08/01/13 $ 999.964,00
1.3.2.1.3 Selección de los sistemas de pago de adquisiciones 1 día mar 15/01/13 mié 16/01/13 $ 321.417,00
1.3.2.1.4 Acuerdos laborales 2 días lun 14/01/13 mié 16/01/13 $ 678.547,00
1.3.2.1.4.1 Contratos 1 día lun 14/01/13 mar 15/01/13 $ 499.982,00
1.3.2.1.4.1.1 Selección de tipos de contrato 1 día lun 14/01/13 mar 15/01/13 $ 499.982,00
1.3.2.1.4.2 Acuerdos de trabajo Reglamento interno 1 día mar 15/01/13 mié 16/01/13 $ 178.565,00
1.3.3 Infraestructura física y servicios 24.25 días mié 16/01/13 vie 15/02/13 $ 6.836.429,45
1.3.3.1 Identificar y seleccionar proveedores 10 días mié 16/01/13 mar 29/01/13 $ 673.420,47
1.3.3.1.1 Proceso de selección 5 días mié 16/01/13 mar 22/01/13 $ 342.067,19
1.3.3.1.1.1 Contratación directa 5 días mié 16/01/13 mar 22/01/13 $ 342.067,19
1.3.3.1.2 Calidad 2 días mar 22/01/13 jue 24/01/13 $ 136.826,87
1.3.3.1.3 Garantías 3 días jue 24/01/13 mar 29/01/13 $ 194.526,41
1.3.3.2 Licencias 4 días jue 24/01/13 mié 30/01/13 $ 68.413,44
1.3.3.2.1 Verificar Vigencias 1 día jue 24/01/13 vie 25/01/13 $ 68.413,44
1.3.3.2.2 Garantías 1 día mar 29/01/13 mié 30/01/13 $ 0,00
1.3.3.3 Estimación de costos 2 días mié 30/01/13 vie 01/02/13 $ 357.130,00
1.3.3.4 Redes 3.25 días vie 01/02/13 mar 05/02/13 $ 4.785.744,61
1.3.3.4.1 Inalámbricas 3.25 días vie 01/02/13 mar 05/02/13 $ 2.961.744,61
1.3.3.4.1.1 Montaje y configuración de la red 3 días vie 01/02/13 mar 05/02/13 $ 2.900.000,00
1.3.3.4.1.2 Aceptación de entrega de la infraestructura 0.25 días mar 05/02/13 mar 05/02/13 $ 61.744,61
1.3.3.4.2 Alámbricas por cableado estructurado 3.2 días vie 01/02/13 mar 05/02/13 $ 1.824.000,00
1.3.3.4.2.1 Montaje y configuración de la red 0.2 días vie 01/02/13 vie 01/02/13 $ 1.200.000,00
1.3.3.4.2.2 Aceptación de entrega de la infraestructura 3 días vie 01/02/13 mar 05/02/13 $ 624.000,00
1.3.3.5 Servicios Web 6 días mar 29/01/13 mar 05/02/13 $ 410.480,62
1.3.3.5.1 Selección de proveedor 5 días mar 29/01/13 lun 04/02/13 $ 342.067,19
1.3.3.5.2 Términos y condiciones del servicio 1 día lun 04/02/13 mar 05/02/13 $ 68.413,44
1.3.3.6 Instalaciones Operativas 8 días mar 05/02/13 vie 15/02/13 $ 541.240,31
1.3.3.6.1 Montaje y alistamiento de las máquinas 5 días mar 05/02/13 mar 12/02/13 $ 336.000,00
1.3.3.6.2 Verificación de condiciones 1 día mar 12/02/13 mié 13/02/13 $ 68.413,44
1.3.3.6.3 Descripción detallada e inventario 2 días mié 13/02/13 vie 15/02/13 $ 136.826,87
1.3.3.6.4 Fin contratación y adquisiciones 0 días vie 15/02/13 vie 15/02/13 $ 0,00

Tabla 27: Cronograma fase 2 - Fuente autores del proyecto

98
 EDT Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Costo
1,4 Infraestructura Tecnológica 50.34 días vie 15/02/13 lun 22/04/13 $ 71.593.228,86
1.4.1 Hardware 23.56 días vie 15/02/13 lun 18/03/13 $ 20.045.443,41
1.4.1.1 Requerimientos 4.25 días vie 15/02/13 mié 20/02/13 $ 205.240,31
1.4.1.1.1 Levantamiento de los requisitos 3 días vie 15/02/13 mar 19/02/13 $ 205.240,31
1.4.1.1.2 Análisis de los requisitos 1 día mar 19/02/13 mié 20/02/13 $ 0,00
1.4.1.1.3 Presentación y aceptación de los requisitos 0.25 días mié 20/02/13 mié 20/02/13 $ 0,00
1.4.1.2 Adquisiciones 4.2 días mié 20/02/13 mar 26/02/13 $ 618.849,27
1.4.1.2.1 Materiales 3 días mié 20/02/13 lun 25/02/13 $ 269.523,71
1.4.1.2.2 Licencias 0 días lun 25/02/13 mar 26/02/13 $ 0,00
1.4.1.2.3 Recursos humanos 0.1 días mar 26/02/13 mar 26/02/13 $ 13.325,56
1.4.1.2.4 Instalaciones 0.1 días mar 26/02/13 mar 26/02/13 $ 336.000,00
1.4.1.2.4.1 Adecuación de instalaciones 0.1 días mar 26/02/13 mar 26/02/13 $ 336.000,00
1.4.1.3 implementación 6 días mar 26/02/13 mar 05/03/13 $ 6.471.872,99
1.4.1.3.1 Configuración 0.2 días mar 26/02/13 mar 26/02/13 $ 6.400.000,00
1.4.1.3.1.1 Administrador de plataforma 0.05 días mar 26/02/13 mar 26/02/13 $ 900.000,00
1.4.1.3.1.2 Servidores 0.1 días mar 26/02/13 mar 26/02/13 $ 2.750.000,00
1.4.1.3.1.3 Permisos de red y accesos 0.05 días mar 26/02/13 mar 26/02/13 $ 2.750.000,00
1.4.1.3.2 Administración del ambiente 5 días mar 26/02/13 mar 05/03/13 $ 0,00
1.4.1.3.2.1 Base de datos 5 días mar 26/02/13 mar 05/03/13 $ 0,00
1.4.1.3.3 Instalación 0.8 días mar 05/03/13 mar 05/03/13 $ 71.872,99
1.4.1.3.3.1 Informe de instalación 0.8 días mar 05/03/13 mar 05/03/13 $ 71.872,99
1.4.1.4 Integración 5.01 días mar 05/03/13 mar 12/03/13 $ 2.750.000,00
1.4.1.4.1 Bases de datos 2 días mar 05/03/13 jue 07/03/13 $ 1.430.000,00
1.4.1.4.2 Servidores 0.05 días jue 07/03/13 vie 08/03/13 $ 660.000,00
1.4.1.4.3 Interfaces 0.2 días vie 08/03/13 mar 12/03/13 $ 660.000,00
1.4.1.5 Pruebas 3.7 días mar 12/03/13 vie 15/03/13 $ 9.999.480,84
1.4.1.5.1 Definir las pruebas 1.7 días mar 12/03/13 mié 13/03/13 $ 7.365.686,88
1.4.1.5.1.1 Pruebas no funcionales 1.7 días mar 12/03/13 mié 13/03/13 $ 7.365.686,88
1.4.1.5.1.1.1 Seguridad 1 día mar 12/03/13 mié 13/03/13 $ 2.455.228,96
1.4.1.5.1.1.2 Desempeño 0.5 días mié 13/03/13 mié 13/03/13 $ 2.455.228,96
1.4.1.5.1.1.2.1 Rendimientos de plataforma 0.5 días mié 13/03/13 mié 13/03/13 $ 2.455.228,96
1.4.1.5.1.1.3 Mantenibilidad 0.2 días mié 13/03/13 mié 13/03/13 $ 2.455.228,96
1.4.1.5.2 Preparar las pruebas 1 día mié 13/03/13 jue 14/03/13 $ 2.455.228,96
1.4.1.5.2.1 Preparar ambiente de pruebas 1 día mié 13/03/13 jue 14/03/13 $ 2.455.228,96
1.4.1.5.3 Resultados de las pruebas 1 día jue 14/03/13 vie 15/03/13 $ 178.565,00
1.4.1.6 Aceptación de Proenfar 0.4 días vie 15/03/13 lun 18/03/13 $ 0,00
1.4.1.6.1 Acta de aceptación 0.2 días vie 15/03/13 vie 15/03/13 $ 0,00
1.4.1.6.2 Satisfacción del cliente 0.2 días vie 15/03/13 lun 18/03/13 $ 0,00

Tabla 28: Cronograma fase 3 Hardware - Fuente autores del proyecto

99
 EDT Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Costo
1.4.2 Software 26.78 días lun 18/03/13 lun 22/04/13 $ 51.547.785,45
1.4.2.1 Adquisición 4 días lun 18/03/13 jue 21/03/13 $ 4.910.457,92
1.4.2.1.1 Software 3 días lun 18/03/13 mié 20/03/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.1.2 Licencias 1 día mié 20/03/13 jue 21/03/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.2 Requerimientos del sistema 6 días jue 21/03/13 jue 28/03/13 $ 5.089.022,92
1.4.2.2.1 Levantamiento de requerimientos 3 días jue 21/03/13 mar 26/03/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.2.2 Análisis de requerimientos 2 días mar 26/03/13 jue 28/03/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.2.3 Aceptación de los requerimientos 1 día jue 28/03/13 jue 28/03/13 $ 178.565,00
1.4.2.3 Diseño de software 5 días jue 28/03/13 lun 08/04/13 $ 9.820.915,84
1.4.2.3.1 Informe preliminar de diseño 1 día jue 28/03/13 vie 29/03/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.3.2 Arquitectura de software 2 días vie 29/03/13 mar 02/04/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.3.3 Interfaces del sistema 1 día mar 02/04/13 mié 03/04/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.3.4 Diagramas del sistema 1 día mié 03/04/13 lun 08/04/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.4 Implementación del sistema 7.3 días lun 08/04/13 mar 16/04/13 $ 12.576.144,80
1.4.2.4.1 Implementación en Producción 4 días lun 08/04/13 jue 11/04/13 $ 5.060.457,92
1.4.2.4.1.1 Cargue de datos 4 días lun 08/04/13 jue 11/04/13 $ 2.605.228,96
1.4.2.4.1.1.1 Migración 1 día lun 08/04/13 mar 09/04/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.4.1.1.2 Digitalización de ODP 3 días mar 09/04/13 jue 11/04/13 $ 150.000,00
1.4.2.4.1.2 Instalacion de software 0.2 días lun 08/04/13 lun 08/04/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.4.2 Implementación ambiente de pruebas 7 días lun 08/04/13 mar 16/04/13 $ 5.060.457,92
1.4.2.4.2.1 Cargue de datos 6.8 días lun 08/04/13 mar 16/04/13 $ 2.605.228,96
1.4.2.4.2.1.1 Migración 1 día lun 08/04/13 mar 09/04/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.4.2.1.2 Digitalización de ODP 3 días jue 11/04/13 mar 16/04/13 $ 150.000,00
1.4.2.4.2.2 Instalación de software ambiente pruebas 0.2 días mar 16/04/13 mar 16/04/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.4.3 Usuarios y permisos 0.1 días mar 16/04/13 mar 16/04/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.5 Integración y Pruebas 4.43 días mar 16/04/13 lun 22/04/13 $ 18.182.315,72
1.4.2.5.1 Recolección de datos 1 día mar 16/04/13 mié 17/04/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.5.2 Establecer plan de pruebas 1 día mié 17/04/13 jue 18/04/13 $ 0,00
1.4.2.5.3 Preparar las pruebas 2 días jue 18/04/13 lun 22/04/13 $ 4.910.457,92
1.4.2.5.3.1 Preparar datos de prueba 1 día jue 18/04/13 vie 19/04/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.5.3.2 Preparar ambientes de prueba 1 día vie 19/04/13 lun 22/04/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.5.4 Ejecutar las pruebas 0.23 días lun 22/04/13 lun 22/04/13 $ 10.780.915,84
1.4.2.5.4.1 Pruebas funcionales 0.1 días lun 22/04/13 lun 22/04/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.5.4.2 Pruebas no funcionales 0.1 días lun 22/04/13 lun 22/04/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.5.4.3 Lista de resultados de pruebas 0.13 días lun 22/04/13 lun 22/04/13 $ 5.870.457,92
1.4.2.5.5 Certificación y aceptación de pruebas 0.1 días lun 22/04/13 lun 22/04/13 $ 17.856,50
1.4.2.5.6 Resultados de pruebas 0.1 días lun 22/04/13 lun 22/04/13 $ 17.856,50
1.4.2.6 Reuniones 0.05 días lun 22/04/13 lun 22/04/13 $ 968.928,25
1.4.2.6.1 Reuniones de seguimiento 0.05 días lun 22/04/13 lun 22/04/13 $ 968.928,25
1.4.2.6.2 Reuniones ejecutivas 0 días lun 22/04/13 lun 22/04/13 $ 0,00
1.4.2.6.3 Fin infraestructura tecnologica 0 días lun 22/04/13 lun 22/04/13 $ 0,00

Tabla 29: Cronograma fase 3 Software - Fuente autores del proyecto

EDT Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Costo

1,5 Capacitación 9.5 días lun 22/04/13 vie 03/05/13 $ 4.440.000,00
1.5.1 Programa de capacitación y Análisis 4.5 días lun 22/04/13 vie 26/04/13 $ 3.288.000,00
1.5.1.1 Capacitación RRHH 4 días lun 22/04/13 vie 26/04/13 $ 3.000.000,00
1.5.1.1.1 Plan de capacitación 4 días lun 22/04/13 vie 26/04/13 $ 3.000.000,00
1.5.1.1.1.1 Administrativos 4 días lun 22/04/13 vie 26/04/13 $ 900.000,00
1.5.1.1.1.2 Operarios 0.05 días lun 22/04/13 lun 22/04/13 $ 900.000,00
1.5.1.1.1.3 Capacitación a equipo de soporte 4 días lun 22/04/13 vie 26/04/13 $ 1.200.000,00
1.5.1.2 Seguimiento y análisis del uso del nuevo sistema 4 horas vie 26/04/13 vie 26/04/13 $ 288.000,00
1.5.2 Documentación y Calidad 5.5 días vie 26/04/13 vie 03/05/13 $ 1.152.000,00
1.5.2.1 Instructivos de instalación 5 días vie 26/04/13 vie 03/05/13 $ 288.000,00
1.5.2.2 Formatos 2 días vie 26/04/13 mar 30/04/13 $ 288.000,00
1.5.2.3 Manuales 5 días vie 26/04/13 vie 03/05/13 $ 288.000,00
1.5.2.4 Evaluación y Desempeño 0.2 días vie 26/04/13 vie 26/04/13 $ 288.000,00
1.5.2.5 Fin capacitaciones 0 días vie 03/05/13 vie 03/05/13 $ 0,00

Tabla 30: Cronograma fase 4 - Fuente autores del proyecto

100
 EDT Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Costo
1,6 Gerencia de proyecto 42 días lun 22/04/13 jue 13/06/13 $ 1.695.770,46
1.6.1 Integración 6 días lun 22/04/13 mar 30/04/13 $ 249.991,00
1.6.1.1 Plan de gestión de Integración 6 días lun 22/04/13 mar 30/04/13 $ 249.991,00
1.6.1.1.1 Project Charter 1 día lun 22/04/13 mar 23/04/13 $ 178.565,00
1.6.1.1.2 Plan de gestión del proyecto 1 día mar 23/04/13 mié 24/04/13 $ 14.285,20
1.6.1.1.3 Identificación Stakeholders 1 día mié 24/04/13 jue 25/04/13 $ 14.285,20
1.6.1.1.4 Dirección de ejecución del proyecto 1 día jue 25/04/13 vie 26/04/13 $ 14.285,20
1.6.1.1.5 Monitoreo y control del proyecto 1 día vie 26/04/13 lun 29/04/13 $ 14.285,20
1.6.1.1.6 Cierre del proyecto 1 día lun 29/04/13 mar 30/04/13 $ 14.285,20
1.6.2 Alcance 4 días mar 30/04/13 vie 03/05/13 $ 85.711,20
1.6.2.1 Plan de gestión de alcance 4 días mar 30/04/13 vie 03/05/13 $ 85.711,20
1.6.2.1.1 Requerimientos 1 día mar 30/04/13 mié 01/05/13 $ 14.285,20
1.6.2.1.2 Definición del alcance 1 día mié 01/05/13 mié 01/05/13 $ 14.285,20
1.6.2.1.3 Restricciones 1 día mié 01/05/13 jue 02/05/13 $ 14.285,20
1.6.2.1.4 EDT 1 día jue 02/05/13 vie 03/05/13 $ 14.285,20
1.6.2.1.5 Verificacion de Alcance 1 día mié 01/05/13 jue 02/05/13 $ 14.285,20
1.6.2.1.6 Control del Alcance 1 día jue 02/05/13 vie 03/05/13 $ 14.285,20
1.6.3 Tiempo 9 días vie 03/05/13 mié 15/05/13 $ 128.566,80
1.6.3.1 Plan de gestión de tiempo 9 días vie 03/05/13 mié 15/05/13 $ 128.566,80
1.6.3.1.1 Definición de actividades 2 días vie 03/05/13 mar 07/05/13 $ 28.570,40
1.6.3.1.2 Estimación de recursos 2 días mar 07/05/13 jue 09/05/13 $ 28.570,40
1.6.3.1.3 Estimación duración de proyecto 2 días jue 09/05/13 lun 13/05/13 $ 28.570,40
1.6.3.1.4 Desarrollo del cronograma 2 días lun 13/05/13 mar 14/05/13 $ 28.570,40
1.6.3.1.5 Control de cronograma 1 día mar 14/05/13 mié 15/05/13 $ 14.285,20
1.6.4 Costo 8 días mié 15/05/13 vie 24/05/13 $ 774.257,84
1.6.4.1 Plan de gestión de costos 8 días mié 15/05/13 vie 24/05/13 $ 774.257,84
1.6.4.1.1 Estimar costos 2 días mié 15/05/13 vie 17/05/13 $ 28.570,40
1.6.4.1.2 Presupuesto 2 días vie 17/05/13 mar 21/05/13 $ 642.834,00
1.6.4.1.3 Controlar costos 2 días mar 21/05/13 jue 23/05/13 $ 51.426,72
1.6.4.1.4 Preinversión 1 día jue 23/05/13 jue 23/05/13 $ 25.713,36
1.6.4.1.5 Inversión Operativa 1 día jue 23/05/13 vie 24/05/13 $ 25.713,36
1.6.5 Calidad 15 días vie 24/05/13 jue 13/06/13 $ 385.700,40
1.6.5.1 Plan de gestión de calidad 15 días vie 24/05/13 jue 13/06/13 $ 385.700,40
1.6.5.1.1 Política de calidad 3 días vie 24/05/13 mié 29/05/13 $ 77.140,08
1.6.5.1.2 Aseguramiento de Calidad 3 días mié 29/05/13 lun 03/06/13 $ 77.140,08
1.6.5.1.3 Control de calidad 3 días lun 03/06/13 mié 05/06/13 $ 77.140,08
1.6.5.1.4 Monitoreo y Control de calidad 3 días mié 05/06/13 lun 10/06/13 $ 77.140,08
1.6.5.1.5 Métricas 3 días lun 10/06/13 jue 13/06/13 $ 77.140,08
1.6.6 Recurso Humano 0.76 días mié 29/05/13 jue 30/05/13 $ 40.712,82
1.6.6.1 Plan de gestión del RRHH 0.76 días mié 29/05/13 jue 30/05/13 $ 40.712,82
1.6.6.1.1 Organigrama 0.2 días mié 29/05/13 mié 29/05/13 $ 35.713,00
1.6.6.1.2 Roles y responsabilidades 0.05 días mié 29/05/13 mié 29/05/13 $ 446,41
1.6.6.1.3 Competencias requeridas del RRHH 0.05 días mié 29/05/13 mié 29/05/13 $ 446,41
1.6.6.1.4 Capacitación 0.01 días mié 29/05/13 mié 29/05/13 $ 89,28
1.6.6.1.5 Calendario de recursos 0.05 días mié 29/05/13 mié 29/05/13 $ 446,41
1.6.6.1.6 Criterios de liberación 0.05 días mié 29/05/13 mié 29/05/13 $ 446,41
1.6.6.1.7 Dirección de equipo de trabajo 0.2 días mié 29/05/13 jue 30/05/13 $ 1.785,65
1.6.6.1.8 Horarios 0.05 días jue 30/05/13 jue 30/05/13 $ 446,41
1.6.6.1.9 Evaluación de desempeño 0.05 días jue 30/05/13 jue 30/05/13 $ 446,41
1.6.6.1.10 Solicitud de cambio de recursos 0.05 días jue 30/05/13 jue 30/05/13 $ 446,41

Tabla 31: Cronograma fase 5 - Fuente autores del proyecto

101
 EDT Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Costo
1,6 Gerencia de proyecto 42 días lun 22/04/13 jue 13/06/13 $ 1.695.770,46
1.6.7 Comunicaciones 0.29 días mié 29/05/13 mié 29/05/13 $ 3.482,02
1.6.7.1 Plan de gestión de comunicaciones 0.29 días mié 29/05/13 mié 29/05/13 $ 3.482,02
1.6.7.1.1 Alcance 0.12 días mié 29/05/13 mié 29/05/13 $ 1.071,39
1.6.7.1.2 Distribución de las comunicaciones 0.05 días mié 29/05/13 mié 29/05/13 $ 446,41
1.6.7.1.2.1 Estructura de la comunicación 0.05 días mié 29/05/13 mié 29/05/13 $ 446,41
1.6.7.1.3 Matriz de involucrados 0.12 días mié 29/05/13 mié 29/05/13 $ 1.071,39
1.6.7.1.4 Herramientas y Técnicas 0.05 días mié 29/05/13 mié 29/05/13 $ 446,41
1.6.7.1.4.1 Factores de éxito 0.05 días mié 29/05/13 mié 29/05/13 $ 446,41
1.6.7.1.5 Gestión de expectativas 0.05 días mié 29/05/13 mié 29/05/13 $ 446,41
1.6.8 Riesgo 2.43 días mié 29/05/13 lun 03/06/13 $ 25.116,32
1.6.8.1 Plan de gestión de riesgos 2.43 días mié 29/05/13 lun 03/06/13 $ 25.116,32
1.6.8.1.1 Identificación de riesgos 2 días mié 29/05/13 vie 31/05/13 $ 17.856,50
1.6.8.1.2 Análisis de riesgos 0.2 días vie 31/05/13 vie 31/05/13 $ 1.785,65
1.6.8.1.2.1 Cualitativo 0.1 días vie 31/05/13 vie 31/05/13 $ 892,83
1.6.8.1.2.2 Cuantitativo 0.1 días vie 31/05/13 vie 31/05/13 $ 892,83
1.6.8.1.3 Roles y responsabilidades 0.05 días vie 31/05/13 vie 31/05/13 $ 446,41
1.6.8.1.4 Probabilidad e impacto 0.05 días vie 31/05/13 vie 31/05/13 $ 3.420,67
1.6.8.1.5 Seguimiento y control de los riesgos 0.03 días vie 31/05/13 vie 31/05/13 $ 267,85
1.6.8.1.6 Plan de respuesta al riesgo 0.12 días vie 31/05/13 lun 03/06/13 $ 1.071,39
1.6.8.1.7 Verificación estado de las garantías 0.03 días lun 03/06/13 lun 03/06/13 $ 267,85
1.6.9 Adquisiciones 15 días vie 24/05/13 jue 13/06/13 $ 2.232,06
1.6.9.1 Plan de gestión de Adquisiciones 15 días vie 24/05/13 jue 13/06/13 $ 2.232,06
1.6.9.1.1 Procedimiento de adquisiciones 0.05 días vie 24/05/13 vie 24/05/13 $ 446,41
1.6.9.1.2 Efectuar las Adquisiciones 0.05 días vie 24/05/13 vie 24/05/13 $ 446,41
1.6.9.1.3 Ejecutar Adquisiciones 0.05 días vie 24/05/13 vie 24/05/13 $ 446,41
1.6.9.1.4 Administrar adquisiciones 0.05 días vie 24/05/13 lun 27/05/13 $ 446,41
1.6.9.1.5 Cerrar adquisiciones 0.05 días lun 27/05/13 lun 27/05/13 $ 446,41
1.6.9.1.6 Fin gerencia de proyecto 0 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 0,00
1,7 Cierre 0.48 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 139.435,25
1.7.1 Reuniones de cierre 0.2 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 114.382,58
1.7.1.1 Presentación final del proyecto 0.05 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 41.181,79
1.7.1.2 Equipo de soporte 0.05 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 41.181,79
1.7.1.3 Operarios 0.05 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 2.527,85
1.7.1.4 Administrativos 0.05 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 29.491,16
1.7.2 Documentación del cierre de proyecto 0.2 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 24.999,10
1.7.2.1 Firma acta de finalización del proyecto 0.05 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 16.070,85
1.7.2.2 Lecciones aprendidas 0.05 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 8.928,25
1.7.2.3 Manuales 0.05 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 0,00
1.7.2.4 Garantías 0.05 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 0,00
1.7.3 Paso a producción del sosftware 0.05 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 0,00
1.7.4 Liberación de los recursos 0.05 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 0,00
1.7.4.1 Realizar evaluación de desempeño 0.05 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 0,00
1.7.4.1.1 Proveedores 0.05 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 0,00
1.7.4.1.2 Equipo de proyecto 0.05 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 0,00
1.7.4.2 Liquidación 0.05 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 0,00
1.7.5 Cierre de adquisiciones 0.03 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 53,57
1.7.5.1 Fin del proyecto 0.03 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 53,57

Tabla 32: Cronograma fase 5 y 6 - Fuente autores del proyecto

102
3.2.3. Línea base de programación y presupuesto
Para realizar el seguimiento y control del avance de las tareas programadas del proyecto
se estableció la línea base de programación y presupuesto como se muestra en la
siguiente Ilustración.

Ilustración 31: Informe de Línea base - Fuente autores del proyecto

3.2.4. Indicadores

3.2.4.1. Curva S de tiempo y presupuesto

La curva S de tiempo y presupuesto representa el valor del trabajo acumulado con
respecto al tiempo y también el valor del costo acumulado durante el tiempo de ejecución
del proyecto. Cuando se realice el monitorio y control del proyecto, esta curva servirá
como referencia para apreciar desviaciones del programa del proyecto.

A continuación en las ilustraciones 32 y 33 se presentan las curvas de programación y de

costo del proyecto.

103
Ilustración 32: Curva S de programación - Fuente Autores del Proyecto

Ilustración 33: Curva S de costo - Fuente autores del proyecto

104
3.2.5. Riesgos principales
De acuerdo a la reunión inicial sobre el proyecto del sistema MES en la siguiente tabla se
describen los diferentes riesgos que se pueden presentar en la ejecución de las
actividades y tareas.

ID RIESGOS EVALUACIÓN

R1 Riesgos por Planificación Alto

R2 Aumento en los costos Medio
R3 Errores en módulos SAP Alto
R4 Fallas en sistemas de comunicación Bajo
R5 Fallas en la generación de documentación Bajo
R6 Incompatibilidad entre sistemas Bajo
R7 Fallas en la producción con el sistema nuevo Medio
R8 Disponibilidad de máquinas de Producción Medio
R9 Mantenimiento Medio
R10 Demoras en necesidad de soporte o garantía Medio
R11 Fallas de entrega de producto Medio
R12 RH reacio al cambio Alto
R13 Falencias de conocimiento y competencias Medio
R14 Capacitación no efectiva Medio
R15 Financiamiento Alto
Tabla 33: Riesgos principales del proyecto - Fuente autores del proyecto

A continuación se tabula el impacto y la probabilidad de los riesgos principales:

ID RIESGOS IMPACTO PROBABILIDAD

R1 Riesgos por Planificación 3 3
R2 Aumento en los costos 2 2
R3 Errores en módulos SAP 4 3
R4 Fallas en sistemas de comunicación 2 2
R5 Fallas en la generación de documentación 2 2
R6 Incompatibilidad entre sistemas 2 2
R7 Fallas en la producción con el sistema nuevo 3 2
R8 Disponibilidad de máquinas de Producción 3 3
R9 Mantenimiento 3 2
R10 Demoras en necesidad de soporte o garantía 2 4
R11 Fallas de entrega de producto 4 3
R12 RH reacio al cambio 4 4
R13 Falencias de conocimiento y competencias 3 3
R14 Capacitación no efectiva 2 3
R15 Financiamiento 3 4
Tabla 34: Matriz probabilidad y de impacto - Fuente autores del proyecto

105
3.2.6. Organización

3.2.6.1. Estructura organizacional

A continuación se presenta el detalle de la estructura organizacional del proyecto con las
diferentes áreas que intervienen en el:

Ilustración 34: Estructura organizacional detallada del proyecto - Fuente Autores del proyecto

106
3.2.6.2. Matriz de responsabilidad

E- ejecuta. P- Participa. C- Coordina. R- Revisa. A- Autoriza

Equipo del proyecto
Director de Director del Gerente del
Matriz de roles y responsabilidades Área de Área de Área de Área de
operaciones Proyecto Proyecto
producción ingeniería sistemas Calidad
Elaborar el Plan de Gestión de integración A P/R C/E
Elaborar el Plan de Gestión del Alcance A P/R C/E
Elaborar el Plan de Gestión del Tiempo A P/R C/E
Elaborar el Plan de Gestión del Costo A P/R C/E
Elaborar el Plan de Gestión del Calidad A P/R C/E
Elaborar el Plan de Gestión del Recurso
Humano A P/R C/E
Elaborar el Plan de Gestión del
Comunicaciones A P/R C/E
Elaborar el Plan de Gestión del Riesgos A P/R C/E
Elaborar el Plan de Gestión del
Adquisiciones A P/R C/E
Levantamiento de la información A/R C/E R P P P P
Definición y diseño del modelo de
A C E/R P P P
operación
Aprobación del modelo de operación A P C/R E E E E
Estudios de impacto A R E P P
Estudios ingenieriles y tecnológicos A R E P P
Estudios Viabilidad y factibilidad A R E P P
Definir plan de capacitación A C P/E P/E P/E P/E
Realizar capacitación A C P/E P/E P/E P/E

107
Seguimiento y análisis del uso del nuevo
A C P/R P/E P/E R
sistema
Instructivos de instalación A/C P E/R E/R P
Manuales A/C P E/R E/R P
Documentación y calidad - Formatos A P P P E/R
Documentación y calidad - Evaluación de
A C/R P/E P/E P/E P/E
desempeño
Reglamentación y marco legal A/C/R C/E/R
Asignación disponibilidad y perfil del
A E C/R P P P P
Recurso Humano
Adquisición de hardware y software A E/C R/P R/P R/P
Requerimientos del Software A/C R/P E
Diseño del software A C/R P E P
Instalación del software A C/R R E/R E/R P/R
Implementación del software A C/R R E/R E/R P/R
Requerimientos del hardware A C/R R/P E
Diseño del hardware A C/R P E P
Instalación del hardware A C/R R E/R E/R P/R
Integración hardware y software A C/R R E/R E/R P/R
Definición del plan de pruebas A/C/R P E E P
Ejecución de pruebas A C/R E E E P
Infraestructura física y servicios A C/R P/E P/E P/E P/E
Documentación de cierre A C/E/R P P P P
Puesta en operación P C/R P/E P/E P/E P/E
Cierre de adquisiciones C/E/R P P
Liberación de recursos A C/R P P P P

Firmar acta del cierre del proyecto A R C/E/R P P P P

Tabla 35: matriz de roles y responsabilidades

108
3.3. PLAN DE GESTION DE INTEGRACION

3.3.1. Project charter

Título del proyecto:

DISEÑO DE UN SISTEMA AUTOMÁTICO DE CAPTURA Y PROCESAMIENTO

DE INFORMACIÓN DEL SISTEMA PRODUCTIVO EN LA COMPAÑÍA
PROENFAR S.A.S

Patrocinador del proyecto: Fecha de preparación:

Ingeniero Édgar Velasco 31 de mayo de 2012

Director del Proyecto: Cliente del proyecto:

Alba Rocío Gutiérrez Gutiérrez Empresa PROENFAR S.AS.

John Jairo Cortes Vega
Ruby Esperanza Gutiérrez Portela

Objetivo del proyecto o justificación:

Aumentar la productividad de la empresa PROENFAR S.A.S. en un porcentaje del

10% en cuanto a optimización de paradas y del 10% en cuanto a optimización del
PNC ó Producto No Conforme, mediante el diseño de un sistema automático para
la captura y almacenamiento de información de los procesos productivos en
tiempo real.

Descripción del proyecto:

Implementar un sistema automático que dirija y monitoree los procesos de

producción de la planta, que sea capaz de generar informes, preguntar y enlazar
tareas de forma on-line y a través de la plataforma SAP.

Requerimientos del producto:

109
Este proyecto está enmarcado en la instalación de dos (2) Terminales DIO100 en
dos (2) puntos de medida, la parametrización de la plataforma GESPLINE con los
productos de las máquinas de los dos puntos de medida.

Criterios de aceptación:

Notificación del avance de producción (producto conforme y producto no

conforme).
Tiempos de parada y el código de causal.
Validación de orden de producción.
Reportes de gestión de planta: informe de efectividad global de los equipos e
informe de PNC, Producto No Conforme.

Riesgos Iniciales:

Pérdidas de información de las bases de datos y de la producción

Fallas en los sistemas electrónicos
Fallas en las redes de comunicación
El costo del proyecto requiera ser modificado.

Objetivos del proyecto Criterios de éxito Persona que aprueba

Captura de información Visualización del estado Jefe de Ingeniería de

automática de la de la eficiencia de la Proenfar.
producción de la planta. planta y de las maquinas.

110
3.3.2. Alcance

Este proyecto contempla Control constante de

todo el proceso para la alcance en la ejecución
puesta en marcha de una del proyecto.
prueba piloto de un
Identificación en los
sistema automático de
informes semanales de
captura y procesamiento
posibles cambios del
de información del
alcance Dirección de operaciones
Sistema Productivo de la
Compañía PROENFAR,
todos los usuarios finales
serán capacitados en el
manejo de la operación
de este nuevo software y
a quien corresponda en la
administración del mismo.

3.3.3. Tiempo

El Proyecto se Monitoreo y control

desarrollará en un durante todo el ciclo de
periodo de 128.24 días vida del proyecto.
con un inicio de proyecto
el día 02 de Enero de Reuniones semanales
2013. La Generación de Gerente de proyecto
informes cada 15 días.

Verificación diaria de
comportamiento del
sistema implementado.

3.3.4. Costo

El costo estimado para la Reuniones semanales y Gerente de proyecto

realización del proyecto Generación de informes

111
es de $ 91´745.362,56 mensuales,
contemplando los
resultados de los avances
del proyecto.

3.3.5. Calidad

Realizar el análisis de los Metodología clara en

documentos y soportes cuanto a la gestión de
del proyecto. Realizar calidad.
controles de calidad en
Monitoreo y control
los procesos de
constante.
implementación y
Gerente de proyecto
ejecución del sistema y Reuniones semanales de
un proceso efectivo de obra.
documentación para
garantizar el Generación de informes
mantenimiento del cada 15 días.
sistema.

112
3.4. PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO

3.4.1. Ciclo de vida del proyecto

En el presente proyecto presenta las siguientes etapas:

 Inicio: donde se desarrolla el Project Chárter, además se define el equipo de

trabajo y el recurso humano necesario.
 Planeación: en esta etapa se realizan todos los planes de gestión del proyecto, la
definición del alcance, el cronograma y el presupuesto.
 Ejecución: en esta etapa se realizan las actividades programadas en cuanto al
personal, las adquisiciones y las pruebas del software.
 Cierre: Se realiza la entrega del diseño del software a satisfacción del cliente, paz
y salvo de los proveedores y entrega de la documentación desarrollada durante la
ejecución del proyecto.

3.4.2. Identificación de los stakeholders

Los interesados del proyecto que son personal interno y externo de la compañía que se
podrían ver afectados por las actividades de la organización, se deben tener en cuenta
durante toda la ejecución del proyecto y se identifican los siguientes:

Empleados: Planta de producción, auxiliares, coordinadores y jefes

Promotores: Personal del área de ingeniería, área de mantenimiento y soporte de
sistemas.
Gerentes: Gerente de la compañía, Dirección de operaciones, director de
desarrollo
Clientes: Corporativos, finales (plataforma o naturales).

3.4.3. Dirección y ejecución

La dirección del proyecto se basará en los planes de gestión definidos para el mismo y a
los procesos del PMBOK y los responsables de su desarrollo y ejecución se asignarán de
acuerdo a la EDT del proyecto para cada una de sus fases.

3.4.4. Monitoreo y control del proyecto

El monitoreo y control del proyecto se realizará por medio de los formatos definidos en los
planes del proyecto y será responsabilidad del gerente la administración de los recursos y
la toma de decisiones necesarias para la consecución y cumplimiento de los objetivos.

113
3.4.5. Cierre del proyecto
El cierre del proyecto se establecerá cuando se hayan ejecutado completamente todas las
actividades definidas para el desarrollo del mismo. El gerente del proyecto será el
encargado de realizar la reunión de cierre diligenciando el acta de cierre del proyecto.

114
3.5. PLAN DE GESTIÓN DE ALCANCE

Este proyecto ha surgido como resultado de la planeación estratégica que ha realizado la

empresa PROENFAR S.A.S.

Los siguientes son los requerimientos definidos para el proyecto:

El tiempo de duración del proyecto no puede ser mayor a 128.24 días desde su
fecha de inicio.
El presupuesto no puede superar los $91´745.362,56 (noventa y un millones
setecientos cuarenta y cinco mil trescientos sesenta y dos pesos con cincuenta y
seis centavos).
El software que se va a implementar deberá cumplir con las políticas y estándares
de seguridad informática y de soporte técnico.
Se deberán definir las reuniones de seguimiento del proyecto.
Se definirá un plan de capacitación en el manejo del nuevo sistema MES de la
compañía PROENFAR S.A.S. para todos los involucrados e interesados.
Se implementará un ambiente de prueba y un ambiente de desarrollo.

Estos son los requerimientos definidos para el software:

El software a implementar en la compañía es el MES

Estará enmarcado en la instalación de dos terminales DIO 100 en dos puntos de
medida,
Se deberá Parametrizar la plataforma GESPLINE con los productos de las
máquinas de los dos puntos de medida.
El software MES deberá mantener una disponibilidad de operación de 7 x 24 horas
a la semana
Deberá cumplir con los SLA´s de operación de la compañía PROENFAR S.A.S.

3.5.1. Declaración del alcance

Este proyecto se desarrollará bajo la metodología del PMI y se dividirá en las fases de
inicio, planeación, ejecución y cierre. Deberá cumplir sin excepción cada uno de los
requerimientos exigidos y serán evaluados de acuerdo a las directrices de calidad
definidas en el Plan de Gestión de Calidad. El proyecto contempla todo el proceso para la
puesta en marcha de una prueba piloto del sistema automático de captura y

115
procesamiento de información del Sistema Productivo de la Compañía PROENFAR, todos
los usuarios finales serán capacitados en el manejo de la operación de este nuevo
software y a quien corresponda en la administración del mismo.

Los siguientes son los entregables del proyecto:

Software: CD de instalación PLATAFORMA, incluye:

Módulo Tiempo Real

Módulo de Informes

Módulo Web

Módulo Receptor de Datos.

Hardware

Terminales DIO100

Se entregarán instaladas dos (2) Terminales DIO100.

Antenas inalámbricas

1 antena inalámbrica de PC

2 antenas inalámbricas de Terminal DIO100, una para cada terminal.

Pantalla de lectura de datos

Documentación

Manual de capacitación a personal operativo

Manual usuario principal

Formatos de evaluación y seguimiento etapas de la prueba piloto

Infraestructura Física y servicios

Este proyecto excluye el control o manipulación remota de las máquinas y la

automatización de las máquinas.

3.5.2. Supuestos
Los siguientes son los supuestos del proyecto:
Se mejorarán los tiempos de retraso y se evidenciará un aumento la productividad de
la empresa en un término de 3 meses posterior al paso de la prueba piloto.

116
 El patrocinador proporcionará todos los recursos para el proyecto.
Se disminuirá la producción de productos no conformes PNC.
Las gerencias involucradas en el proyecto estarán comprometidas con las actividades
del proyecto para el cumplimiento de su objetivo eficientemente.

3.5.3. Restricciones
Las siguientes son las restricciones del proyecto:
La prueba piloto solo se puede realizar en una máquina de la planta de producción.
La ejecución del proyecto no puede exceder el presupuesto aprobado de
$99´084.991,56 incluido el valor de contigencia.
No pueden haber cambios en los requerimientos en cuanto a la plataforma a utilizar.
La arquitectura de software definida deberá cumplir con las políticas de las gerencias
de seguridad informática y soporte técnico.
El tiempo de duración del proyecto no deberá exceder a los 128.24 días.

3.5.4. Estructura detallada de trabajo (EDT)

Para ver la Estructura detallada del proyecto puede referirse al Capítulo 11, en las
ilustraciones del Nro. 5 a la 13.

3.5.5. Verificación del alcance

El alcance se verificará de dos maneras; por medio de los criterios de aceptación que se
estipulan mediante la aprobación del encargado inmediato y la aceptación por parte del
cliente mediante el acta de entrega del proyecto y por medio del control del alcance.

3.5.6. Criterios de aceptación

Los criterios de aceptación para los entregables del proyecto son los siguientes:

Todos los documentos deberán estar aprobados por los encargados de cada
gestión y por el gerente del proyecto.

Deberá desarrollarse un informe con la notificación del avance de producción

(producto conforme y producto no conforme).

Tiempos de parada y el código de causal.

Validación de órdenes de producción.

117
 Reportes de gestión de planta: informe de efectividad global de los equipos e
informe de Producto No Conforme (PNC).

3.5.7. Control del alcance

Cualquier cambio al alcance o retraso de una actividad o entregable constituye un cambio
en el desarrollo del proyecto y requerirá un control de cambios.

Se procura seguir rigurosamente el calendario de actividades para que no se haga

necesaria la extensión del proyecto realizando monitoreo y control constante de sus
actividades.

Por medio de los informes semanales se identificarán los posibles cambios a que haya
lugar en la ejecución del proyecto.

118
3.6. PLAN DE GESTIÓN DEL TIEMPO

La duración del proyecto es de 128.24 días contados a partir de la firma del Project
Chárter, de este modo las fechas son las siguientes:

Fecha de inicio del proyecto: 02 de Enero de 2013

Fecha de fin del proyecto: 07 de Mayo de 2013

3.6.1. Definición de actividades

De acuerdo a las actividades de la EDT se identifican las siguientes actividades de trabajo
para sus fases del proyecto:

Capacitación:
Programa de capacitación y análisis
Documentación y calidad
Contrataciones y Adquisiciones
Recurso Humano
Reglamentación y marco Legal
Infraestructura física y servicios
Estudios y Diseño
Impacto
Ingenieriles y tecnológicos
Viabilidad y factibilidad
Infraestructura tecnológica
Software
Hardware
Gerencia de proyecto
Programa de capacitación y análisis
Documentación y Calidad
Integración
Alcance
Tiempo
Costo
Calidad

119
 Recurso Humano
Comunicaciones
Riesgo
Adquisiciones
Cierre

3.6.2. Desarrollo del cronograma

El Cronograma se realizará basado en la EDT del proyecto y de acuerdo al horario de
trabajo definido en PROENFAR S.A.S.

3.6.3. Horario
El horario de trabajo es de lunes a viernes de 7:30 a 5:30 p.m. con una hora de almuerzo,
los días festivos se tomarán como días no laborales.

3.6.4. Recursos y costos asignados

Los siguientes son los recursos y costos asignados para el desarrollo del proyecto:

120
3.6.5. Cronograma del proyecto
El siguiente es el cronograma del proyecto donde se puede visualizar la programación de
sus fases:

EDT Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Costo

1 Sistema Automático de Captura y procesamiento de datos 128.24 días mié 02/01/13 jue 13/06/13 $ 91.745.362,56
1,1 Inicio 0 días mié 02/01/13 mié 02/01/13 $ 0,00
1,2 Estudios y Diseño 9.78 días mié 02/01/13 mar 15/01/13 $ 3.085.185,87
1.2.1 Impacto 0.68 días mié 02/01/13 jue 03/01/13 $ 2.177.789,37
1.2.1.1 Organizacionales 0.68 días mié 02/01/13 jue 03/01/13 $ 2.177.789,37
1.2.1.1.1 Impacto en Procesos 0.34 días mié 02/01/13 mié 02/01/13 $ 2.117.077,27
1.2.1.1.1.1 Revisión análisis proceso actual 0.17 días mié 02/01/13 mié 02/01/13 $ 2.032.080,33
1.2.1.1.1.2 Identificación falencias 0.17 días mié 02/01/13 mié 02/01/13 $ 84.996,94
1.2.1.1.2 Diagnóstico clima organizacional 0.17 días mié 02/01/13 jue 03/01/13 $ 30.356,05
1.2.1.1.3 Estudios de recursos para confirmación de equipo de proyecto 0.17 días jue 03/01/13 jue 03/01/13 $ 30.356,05
1.2.1.1.4 Resultado del estudio 0 días jue 03/01/13 jue 03/01/13 $ 0,00
1.2.1.2 Impacto económico 0 días jue 03/01/13 jue 03/01/13 $ 0,00
1.2.1.2.1 Resultado del estudio 0 días jue 03/01/13 jue 03/01/13 $ 0,00
1.2.1.3 Impacto ambiental 0 días jue 03/01/13 jue 03/01/13 $ 0,00
1.2.1.3.1 Resultado del estudio 0 días jue 03/01/13 jue 03/01/13 $ 0,00
1.2.2 Ingenieriles y Tecnológicos 0.1 días jue 03/01/13 jue 03/01/13 $ 8.984,12
1.2.2.1 Análisis de Requerimientos 0.1 días jue 03/01/13 jue 03/01/13 $ 8.984,12
1.2.3 Estudios y análisis de alternativas 1 día jue 03/01/13 vie 04/01/13 $ 179.682,47
1.2.3.1 software 1 día jue 03/01/13 vie 04/01/13 $ 89.841,24
1.2.3.2 hardware 0 días jue 03/01/13 jue 03/01/13 $ 0,00
1.2.3.3 Redes e interfaces 1 día jue 03/01/13 vie 04/01/13 $ 89.841,24
1.2.4 Viabilidad y Factibilidad 8 días vie 04/01/13 mar 15/01/13 $ 718.729,90
1.2.4.1 Comerciales 2 días vie 04/01/13 lun 07/01/13 $ 179.682,47
1.2.4.2 Financieros 6 días lun 07/01/13 mar 15/01/13 $ 539.047,42
1.2.5 Fin estudiós y diseños 0 días mar 15/01/13 mar 15/01/13 $ 0,00

Tabla 36: Cronograma fase 1 - Fuente autores del proyecto

121
 EDT Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Costo
1,3 Contrataciones y Adquisiciones 34.75 días jue 03/01/13 vie 15/02/13 $ 10.791.742,12
1.3.1 Recurso Humano 5.5 días jue 03/01/13 jue 10/01/13 $ 1.440.000,00
1.3.1.1 Perfiles Laborales 1 día jue 03/01/13 vie 04/01/13 $ 288.000,00
1.3.1.2 Disponibilidad Laboral 2 días vie 04/01/13 mar 08/01/13 $ 288.000,00
1.3.1.3 Asignación de recursos 0.94 días mar 08/01/13 mié 09/01/13 $ 288.000,00
1.3.1.4 Hombres 0.94 días mié 09/01/13 jue 10/01/13 $ 288.000,00
1.3.1.5 Mujeres 1 día mié 09/01/13 jue 10/01/13 $ 288.000,00
1.3.2 Reglamentación y Marco legal 22.4 días jue 03/01/13 jue 31/01/13 $ 2.515.312,67
1.3.2.1 Contratos 22.4 días jue 03/01/13 jue 31/01/13 $ 2.515.312,67
1.3.2.1.1 Revisión y verificación de los contratos 17 días jue 10/01/13 jue 31/01/13 $ 515.384,67
1.3.2.1.1.1 Manejo de reclamaciones 2 días jue 10/01/13 vie 11/01/13 $ 357.130,00
1.3.2.1.1.2 Analizar claúsulas de cumplimiento 1 día vie 11/01/13 lun 14/01/13 $ 68.413,44
1.3.2.1.1.3 Identificar Riesgos 1 día mié 30/01/13 jue 31/01/13 $ 89.841,24
1.3.2.1.2 Requisitos reglamentarios 2 días jue 03/01/13 mar 08/01/13 $ 999.964,00
1.3.2.1.3 Selección de los sistemas de pago de adquisiciones 1 día mar 15/01/13 mié 16/01/13 $ 321.417,00
1.3.2.1.4 Acuerdos laborales 2 días lun 14/01/13 mié 16/01/13 $ 678.547,00
1.3.2.1.4.1 Contratos 1 día lun 14/01/13 mar 15/01/13 $ 499.982,00
1.3.2.1.4.1.1 Selección de tipos de contrato 1 día lun 14/01/13 mar 15/01/13 $ 499.982,00
1.3.2.1.4.2 Acuerdos de trabajo Reglamento interno 1 día mar 15/01/13 mié 16/01/13 $ 178.565,00
1.3.3 Infraestructura física y servicios 24.25 días mié 16/01/13 vie 15/02/13 $ 6.836.429,45
1.3.3.1 Identificar y seleccionar proveedores 10 días mié 16/01/13 mar 29/01/13 $ 673.420,47
1.3.3.1.1 Proceso de selección 5 días mié 16/01/13 mar 22/01/13 $ 342.067,19
1.3.3.1.1.1 Contratación directa 5 días mié 16/01/13 mar 22/01/13 $ 342.067,19
1.3.3.1.2 Calidad 2 días mar 22/01/13 jue 24/01/13 $ 136.826,87
1.3.3.1.3 Garantías 3 días jue 24/01/13 mar 29/01/13 $ 194.526,41
1.3.3.2 Licencias 4 días jue 24/01/13 mié 30/01/13 $ 68.413,44
1.3.3.2.1 Verificar Vigencias 1 día jue 24/01/13 vie 25/01/13 $ 68.413,44
1.3.3.2.2 Garantías 1 día mar 29/01/13 mié 30/01/13 $ 0,00
1.3.3.3 Estimación de costos 2 días mié 30/01/13 vie 01/02/13 $ 357.130,00
1.3.3.4 Redes 3.25 días vie 01/02/13 mar 05/02/13 $ 4.785.744,61
1.3.3.4.1 Inalámbricas 3.25 días vie 01/02/13 mar 05/02/13 $ 2.961.744,61
1.3.3.4.1.1 Montaje y configuración de la red 3 días vie 01/02/13 mar 05/02/13 $ 2.900.000,00
1.3.3.4.1.2 Aceptación de entrega de la infraestructura 0.25 días mar 05/02/13 mar 05/02/13 $ 61.744,61
1.3.3.4.2 Alámbricas por cableado estructurado 3.2 días vie 01/02/13 mar 05/02/13 $ 1.824.000,00
1.3.3.4.2.1 Montaje y configuración de la red 0.2 días vie 01/02/13 vie 01/02/13 $ 1.200.000,00
1.3.3.4.2.2 Aceptación de entrega de la infraestructura 3 días vie 01/02/13 mar 05/02/13 $ 624.000,00
1.3.3.5 Servicios Web 6 días mar 29/01/13 mar 05/02/13 $ 410.480,62
1.3.3.5.1 Selección de proveedor 5 días mar 29/01/13 lun 04/02/13 $ 342.067,19
1.3.3.5.2 Términos y condiciones del servicio 1 día lun 04/02/13 mar 05/02/13 $ 68.413,44
1.3.3.6 Instalaciones Operativas 8 días mar 05/02/13 vie 15/02/13 $ 541.240,31
1.3.3.6.1 Montaje y alistamiento de las máquinas 5 días mar 05/02/13 mar 12/02/13 $ 336.000,00
1.3.3.6.2 Verificación de condiciones 1 día mar 12/02/13 mié 13/02/13 $ 68.413,44
1.3.3.6.3 Descripción detallada e inventario 2 días mié 13/02/13 vie 15/02/13 $ 136.826,87
1.3.3.6.4 Fin contratación y adquisiciones 0 días vie 15/02/13 vie 15/02/13 $ 0,00

Tabla 37: Cronograma fase 2 - Fuente autores del proyecto

122
 EDT Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Costo
1,4 Infraestructura Tecnológica 50.34 días vie 15/02/13 lun 22/04/13 $ 71.593.228,86
1.4.1 Hardware 23.56 días vie 15/02/13 lun 18/03/13 $ 20.045.443,41
1.4.1.1 Requerimientos 4.25 días vie 15/02/13 mié 20/02/13 $ 205.240,31
1.4.1.1.1 Levantamiento de los requisitos 3 días vie 15/02/13 mar 19/02/13 $ 205.240,31
1.4.1.1.2 Análisis de los requisitos 1 día mar 19/02/13 mié 20/02/13 $ 0,00
1.4.1.1.3 Presentación y aceptación de los requisitos 0.25 días mié 20/02/13 mié 20/02/13 $ 0,00
1.4.1.2 Adquisiciones 4.2 días mié 20/02/13 mar 26/02/13 $ 618.849,27
1.4.1.2.1 Materiales 3 días mié 20/02/13 lun 25/02/13 $ 269.523,71
1.4.1.2.2 Licencias 0 días lun 25/02/13 mar 26/02/13 $ 0,00
1.4.1.2.3 Recursos humanos 0.1 días mar 26/02/13 mar 26/02/13 $ 13.325,56
1.4.1.2.4 Instalaciones 0.1 días mar 26/02/13 mar 26/02/13 $ 336.000,00
1.4.1.2.4.1 Adecuación de instalaciones 0.1 días mar 26/02/13 mar 26/02/13 $ 336.000,00
1.4.1.3 implementación 6 días mar 26/02/13 mar 05/03/13 $ 6.471.872,99
1.4.1.3.1 Configuración 0.2 días mar 26/02/13 mar 26/02/13 $ 6.400.000,00
1.4.1.3.1.1 Administrador de plataforma 0.05 días mar 26/02/13 mar 26/02/13 $ 900.000,00
1.4.1.3.1.2 Servidores 0.1 días mar 26/02/13 mar 26/02/13 $ 2.750.000,00
1.4.1.3.1.3 Permisos de red y accesos 0.05 días mar 26/02/13 mar 26/02/13 $ 2.750.000,00
1.4.1.3.2 Administración del ambiente 5 días mar 26/02/13 mar 05/03/13 $ 0,00
1.4.1.3.2.1 Base de datos 5 días mar 26/02/13 mar 05/03/13 $ 0,00
1.4.1.3.3 Instalación 0.8 días mar 05/03/13 mar 05/03/13 $ 71.872,99
1.4.1.3.3.1 Informe de instalación 0.8 días mar 05/03/13 mar 05/03/13 $ 71.872,99
1.4.1.4 Integración 5.01 días mar 05/03/13 mar 12/03/13 $ 2.750.000,00
1.4.1.4.1 Bases de datos 2 días mar 05/03/13 jue 07/03/13 $ 1.430.000,00
1.4.1.4.2 Servidores 0.05 días jue 07/03/13 vie 08/03/13 $ 660.000,00
1.4.1.4.3 Interfaces 0.2 días vie 08/03/13 mar 12/03/13 $ 660.000,00
1.4.1.5 Pruebas 3.7 días mar 12/03/13 vie 15/03/13 $ 9.999.480,84
1.4.1.5.1 Definir las pruebas 1.7 días mar 12/03/13 mié 13/03/13 $ 7.365.686,88
1.4.1.5.1.1 Pruebas no funcionales 1.7 días mar 12/03/13 mié 13/03/13 $ 7.365.686,88
1.4.1.5.1.1.1 Seguridad 1 día mar 12/03/13 mié 13/03/13 $ 2.455.228,96
1.4.1.5.1.1.2 Desempeño 0.5 días mié 13/03/13 mié 13/03/13 $ 2.455.228,96
1.4.1.5.1.1.2.1 Rendimientos de plataforma 0.5 días mié 13/03/13 mié 13/03/13 $ 2.455.228,96
1.4.1.5.1.1.3 Mantenibilidad 0.2 días mié 13/03/13 mié 13/03/13 $ 2.455.228,96
1.4.1.5.2 Preparar las pruebas 1 día mié 13/03/13 jue 14/03/13 $ 2.455.228,96
1.4.1.5.2.1 Preparar ambiente de pruebas 1 día mié 13/03/13 jue 14/03/13 $ 2.455.228,96
1.4.1.5.3 Resultados de las pruebas 1 día jue 14/03/13 vie 15/03/13 $ 178.565,00
1.4.1.6 Aceptación de Proenfar 0.4 días vie 15/03/13 lun 18/03/13 $ 0,00
1.4.1.6.1 Acta de aceptación 0.2 días vie 15/03/13 vie 15/03/13 $ 0,00
1.4.1.6.2 Satisfacción del cliente 0.2 días vie 15/03/13 lun 18/03/13 $ 0,00

Tabla 38: Cronograma fase 3 Hardware - Fuente autores del proyecto

123
 EDT Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Costo
1.4.2 Software 26.78 días lun 18/03/13 lun 22/04/13 $ 51.547.785,45
1.4.2.1 Adquisición 4 días lun 18/03/13 jue 21/03/13 $ 4.910.457,92
1.4.2.1.1 Software 3 días lun 18/03/13 mié 20/03/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.1.2 Licencias 1 día mié 20/03/13 jue 21/03/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.2 Requerimientos del sistema 6 días jue 21/03/13 jue 28/03/13 $ 5.089.022,92
1.4.2.2.1 Levantamiento de requerimientos 3 días jue 21/03/13 mar 26/03/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.2.2 Análisis de requerimientos 2 días mar 26/03/13 jue 28/03/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.2.3 Aceptación de los requerimientos 1 día jue 28/03/13 jue 28/03/13 $ 178.565,00
1.4.2.3 Diseño de software 5 días jue 28/03/13 lun 08/04/13 $ 9.820.915,84
1.4.2.3.1 Informe preliminar de diseño 1 día jue 28/03/13 vie 29/03/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.3.2 Arquitectura de software 2 días vie 29/03/13 mar 02/04/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.3.3 Interfaces del sistema 1 día mar 02/04/13 mié 03/04/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.3.4 Diagramas del sistema 1 día mié 03/04/13 lun 08/04/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.4 Implementación del sistema 7.3 días lun 08/04/13 mar 16/04/13 $ 12.576.144,80
1.4.2.4.1 Implementación en Producción 4 días lun 08/04/13 jue 11/04/13 $ 5.060.457,92
1.4.2.4.1.1 Cargue de datos 4 días lun 08/04/13 jue 11/04/13 $ 2.605.228,96
1.4.2.4.1.1.1 Migración 1 día lun 08/04/13 mar 09/04/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.4.1.1.2 Digitalización de ODP 3 días mar 09/04/13 jue 11/04/13 $ 150.000,00
1.4.2.4.1.2 Instalacion de software 0.2 días lun 08/04/13 lun 08/04/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.4.2 Implementación ambiente de pruebas 7 días lun 08/04/13 mar 16/04/13 $ 5.060.457,92
1.4.2.4.2.1 Cargue de datos 6.8 días lun 08/04/13 mar 16/04/13 $ 2.605.228,96
1.4.2.4.2.1.1 Migración 1 día lun 08/04/13 mar 09/04/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.4.2.1.2 Digitalización de ODP 3 días jue 11/04/13 mar 16/04/13 $ 150.000,00
1.4.2.4.2.2 Instalación de software ambiente pruebas 0.2 días mar 16/04/13 mar 16/04/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.4.3 Usuarios y permisos 0.1 días mar 16/04/13 mar 16/04/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.5 Integración y Pruebas 4.43 días mar 16/04/13 lun 22/04/13 $ 18.182.315,72
1.4.2.5.1 Recolección de datos 1 día mar 16/04/13 mié 17/04/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.5.2 Establecer plan de pruebas 1 día mié 17/04/13 jue 18/04/13 $ 0,00
1.4.2.5.3 Preparar las pruebas 2 días jue 18/04/13 lun 22/04/13 $ 4.910.457,92
1.4.2.5.3.1 Preparar datos de prueba 1 día jue 18/04/13 vie 19/04/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.5.3.2 Preparar ambientes de prueba 1 día vie 19/04/13 lun 22/04/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.5.4 Ejecutar las pruebas 0.23 días lun 22/04/13 lun 22/04/13 $ 10.780.915,84
1.4.2.5.4.1 Pruebas funcionales 0.1 días lun 22/04/13 lun 22/04/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.5.4.2 Pruebas no funcionales 0.1 días lun 22/04/13 lun 22/04/13 $ 2.455.228,96
1.4.2.5.4.3 Lista de resultados de pruebas 0.13 días lun 22/04/13 lun 22/04/13 $ 5.870.457,92
1.4.2.5.5 Certificación y aceptación de pruebas 0.1 días lun 22/04/13 lun 22/04/13 $ 17.856,50
1.4.2.5.6 Resultados de pruebas 0.1 días lun 22/04/13 lun 22/04/13 $ 17.856,50
1.4.2.6 Reuniones 0.05 días lun 22/04/13 lun 22/04/13 $ 968.928,25
1.4.2.6.1 Reuniones de seguimiento 0.05 días lun 22/04/13 lun 22/04/13 $ 968.928,25
1.4.2.6.2 Reuniones ejecutivas 0 días lun 22/04/13 lun 22/04/13 $ 0,00
1.4.2.6.3 Fin infraestructura tecnologica 0 días lun 22/04/13 lun 22/04/13 $ 0,00

Tabla 39: Cronograma fase 3 Software - Fuente autores del proyecto

124
 EDT Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Costo
1,5 Capacitación 9.5 días lun 22/04/13 vie 03/05/13 $ 4.440.000,00
1.5.1 Programa de capacitación y Análisis 4.5 días lun 22/04/13 vie 26/04/13 $ 3.288.000,00
1.5.1.1 Capacitación RRHH 4 días lun 22/04/13 vie 26/04/13 $ 3.000.000,00
1.5.1.1.1 Plan de capacitación 4 días lun 22/04/13 vie 26/04/13 $ 3.000.000,00
1.5.1.1.1.1 Administrativos 4 días lun 22/04/13 vie 26/04/13 $ 900.000,00
1.5.1.1.1.2 Operarios 0.05 días lun 22/04/13 lun 22/04/13 $ 900.000,00
1.5.1.1.1.3 Capacitación a equipo de soporte 4 días lun 22/04/13 vie 26/04/13 $ 1.200.000,00
1.5.1.2 Seguimiento y análisis del uso del nuevo sistema 4 horas vie 26/04/13 vie 26/04/13 $ 288.000,00
1.5.2 Documentación y Calidad 5.5 días vie 26/04/13 vie 03/05/13 $ 1.152.000,00
1.5.2.1 Instructivos de instalación 5 días vie 26/04/13 vie 03/05/13 $ 288.000,00
1.5.2.2 Formatos 2 días vie 26/04/13 mar 30/04/13 $ 288.000,00
1.5.2.3 Manuales 5 días vie 26/04/13 vie 03/05/13 $ 288.000,00
1.5.2.4 Evaluación y Desempeño 0.2 días vie 26/04/13 vie 26/04/13 $ 288.000,00
1.5.2.5 Fin capacitaciones 0 días vie 03/05/13 vie 03/05/13 $ 0,00

Tabla 40: Cronograma fase 4 - Fuente autores del proyecto

125
 EDT Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Costo
1,6 Gerencia de proyecto 42 días lun 22/04/13 jue 13/06/13 $ 1.695.770,46
1.6.1 Integración 6 días lun 22/04/13 mar 30/04/13 $ 249.991,00
1.6.1.1 Plan de gestión de Integración 6 días lun 22/04/13 mar 30/04/13 $ 249.991,00
1.6.1.1.1 Project Charter 1 día lun 22/04/13 mar 23/04/13 $ 178.565,00
1.6.1.1.2 Plan de gestión del proyecto 1 día mar 23/04/13 mié 24/04/13 $ 14.285,20
1.6.1.1.3 Identificación Stakeholders 1 día mié 24/04/13 jue 25/04/13 $ 14.285,20
1.6.1.1.4 Dirección de ejecución del proyecto 1 día jue 25/04/13 vie 26/04/13 $ 14.285,20
1.6.1.1.5 Monitoreo y control del proyecto 1 día vie 26/04/13 lun 29/04/13 $ 14.285,20
1.6.1.1.6 Cierre del proyecto 1 día lun 29/04/13 mar 30/04/13 $ 14.285,20
1.6.2 Alcance 4 días mar 30/04/13 vie 03/05/13 $ 85.711,20
1.6.2.1 Plan de gestión de alcance 4 días mar 30/04/13 vie 03/05/13 $ 85.711,20
1.6.2.1.1 Requerimientos 1 día mar 30/04/13 mié 01/05/13 $ 14.285,20
1.6.2.1.2 Definición del alcance 1 día mié 01/05/13 mié 01/05/13 $ 14.285,20
1.6.2.1.3 Restricciones 1 día mié 01/05/13 jue 02/05/13 $ 14.285,20
1.6.2.1.4 EDT 1 día jue 02/05/13 vie 03/05/13 $ 14.285,20
1.6.2.1.5 Verificacion de Alcance 1 día mié 01/05/13 jue 02/05/13 $ 14.285,20
1.6.2.1.6 Control del Alcance 1 día jue 02/05/13 vie 03/05/13 $ 14.285,20
1.6.3 Tiempo 9 días vie 03/05/13 mié 15/05/13 $ 128.566,80
1.6.3.1 Plan de gestión de tiempo 9 días vie 03/05/13 mié 15/05/13 $ 128.566,80
1.6.3.1.1 Definición de actividades 2 días vie 03/05/13 mar 07/05/13 $ 28.570,40
1.6.3.1.2 Estimación de recursos 2 días mar 07/05/13 jue 09/05/13 $ 28.570,40
1.6.3.1.3 Estimación duración de proyecto 2 días jue 09/05/13 lun 13/05/13 $ 28.570,40
1.6.3.1.4 Desarrollo del cronograma 2 días lun 13/05/13 mar 14/05/13 $ 28.570,40
1.6.3.1.5 Control de cronograma 1 día mar 14/05/13 mié 15/05/13 $ 14.285,20
1.6.4 Costo 8 días mié 15/05/13 vie 24/05/13 $ 774.257,84
1.6.4.1 Plan de gestión de costos 8 días mié 15/05/13 vie 24/05/13 $ 774.257,84
1.6.4.1.1 Estimar costos 2 días mié 15/05/13 vie 17/05/13 $ 28.570,40
1.6.4.1.2 Presupuesto 2 días vie 17/05/13 mar 21/05/13 $ 642.834,00
1.6.4.1.3 Controlar costos 2 días mar 21/05/13 jue 23/05/13 $ 51.426,72
1.6.4.1.4 Preinversión 1 día jue 23/05/13 jue 23/05/13 $ 25.713,36
1.6.4.1.5 Inversión Operativa 1 día jue 23/05/13 vie 24/05/13 $ 25.713,36
1.6.5 Calidad 15 días vie 24/05/13 jue 13/06/13 $ 385.700,40
1.6.5.1 Plan de gestión de calidad 15 días vie 24/05/13 jue 13/06/13 $ 385.700,40
1.6.5.1.1 Política de calidad 3 días vie 24/05/13 mié 29/05/13 $ 77.140,08
1.6.5.1.2 Aseguramiento de Calidad 3 días mié 29/05/13 lun 03/06/13 $ 77.140,08
1.6.5.1.3 Control de calidad 3 días lun 03/06/13 mié 05/06/13 $ 77.140,08
1.6.5.1.4 Monitoreo y Control de calidad 3 días mié 05/06/13 lun 10/06/13 $ 77.140,08
1.6.5.1.5 Métricas 3 días lun 10/06/13 jue 13/06/13 $ 77.140,08
1.6.6 Recurso Humano 0.76 días mié 29/05/13 jue 30/05/13 $ 40.712,82
1.6.6.1 Plan de gestión del RRHH 0.76 días mié 29/05/13 jue 30/05/13 $ 40.712,82
1.6.6.1.1 Organigrama 0.2 días mié 29/05/13 mié 29/05/13 $ 35.713,00
1.6.6.1.2 Roles y responsabilidades 0.05 días mié 29/05/13 mié 29/05/13 $ 446,41
1.6.6.1.3 Competencias requeridas del RRHH 0.05 días mié 29/05/13 mié 29/05/13 $ 446,41
1.6.6.1.4 Capacitación 0.01 días mié 29/05/13 mié 29/05/13 $ 89,28
1.6.6.1.5 Calendario de recursos 0.05 días mié 29/05/13 mié 29/05/13 $ 446,41
1.6.6.1.6 Criterios de liberación 0.05 días mié 29/05/13 mié 29/05/13 $ 446,41
1.6.6.1.7 Dirección de equipo de trabajo 0.2 días mié 29/05/13 jue 30/05/13 $ 1.785,65
1.6.6.1.8 Horarios 0.05 días jue 30/05/13 jue 30/05/13 $ 446,41
1.6.6.1.9 Evaluación de desempeño 0.05 días jue 30/05/13 jue 30/05/13 $ 446,41
1.6.6.1.10 Solicitud de cambio de recursos 0.05 días jue 30/05/13 jue 30/05/13 $ 446,41

Tabla 41: Cronograma fase 5 - Fuente autores del proyecto

126
 EDT Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Costo
1,6 Gerencia de proyecto 42 días lun 22/04/13 jue 13/06/13 $ 1.695.770,46
1.6.7 Comunicaciones 0.29 días mié 29/05/13 mié 29/05/13 $ 3.482,02
1.6.7.1 Plan de gestión de comunicaciones 0.29 días mié 29/05/13 mié 29/05/13 $ 3.482,02
1.6.7.1.1 Alcance 0.12 días mié 29/05/13 mié 29/05/13 $ 1.071,39
1.6.7.1.2 Distribución de las comunicaciones 0.05 días mié 29/05/13 mié 29/05/13 $ 446,41
1.6.7.1.2.1 Estructura de la comunicación 0.05 días mié 29/05/13 mié 29/05/13 $ 446,41
1.6.7.1.3 Matriz de involucrados 0.12 días mié 29/05/13 mié 29/05/13 $ 1.071,39
1.6.7.1.4 Herramientas y Técnicas 0.05 días mié 29/05/13 mié 29/05/13 $ 446,41
1.6.7.1.4.1 Factores de éxito 0.05 días mié 29/05/13 mié 29/05/13 $ 446,41
1.6.7.1.5 Gestión de expectativas 0.05 días mié 29/05/13 mié 29/05/13 $ 446,41
1.6.8 Riesgo 2.43 días mié 29/05/13 lun 03/06/13 $ 25.116,32
1.6.8.1 Plan de gestión de riesgos 2.43 días mié 29/05/13 lun 03/06/13 $ 25.116,32
1.6.8.1.1 Identificación de riesgos 2 días mié 29/05/13 vie 31/05/13 $ 17.856,50
1.6.8.1.2 Análisis de riesgos 0.2 días vie 31/05/13 vie 31/05/13 $ 1.785,65
1.6.8.1.2.1 Cualitativo 0.1 días vie 31/05/13 vie 31/05/13 $ 892,83
1.6.8.1.2.2 Cuantitativo 0.1 días vie 31/05/13 vie 31/05/13 $ 892,83
1.6.8.1.3 Roles y responsabilidades 0.05 días vie 31/05/13 vie 31/05/13 $ 446,41
1.6.8.1.4 Probabilidad e impacto 0.05 días vie 31/05/13 vie 31/05/13 $ 3.420,67
1.6.8.1.5 Seguimiento y control de los riesgos 0.03 días vie 31/05/13 vie 31/05/13 $ 267,85
1.6.8.1.6 Plan de respuesta al riesgo 0.12 días vie 31/05/13 lun 03/06/13 $ 1.071,39
1.6.8.1.7 Verificación estado de las garantías 0.03 días lun 03/06/13 lun 03/06/13 $ 267,85
1.6.9 Adquisiciones 15 días vie 24/05/13 jue 13/06/13 $ 2.232,06
1.6.9.1 Plan de gestión de Adquisiciones 15 días vie 24/05/13 jue 13/06/13 $ 2.232,06
1.6.9.1.1 Procedimiento de adquisiciones 0.05 días vie 24/05/13 vie 24/05/13 $ 446,41
1.6.9.1.2 Efectuar las Adquisiciones 0.05 días vie 24/05/13 vie 24/05/13 $ 446,41
1.6.9.1.3 Ejecutar Adquisiciones 0.05 días vie 24/05/13 vie 24/05/13 $ 446,41
1.6.9.1.4 Administrar adquisiciones 0.05 días vie 24/05/13 lun 27/05/13 $ 446,41
1.6.9.1.5 Cerrar adquisiciones 0.05 días lun 27/05/13 lun 27/05/13 $ 446,41
1.6.9.1.6 Fin gerencia de proyecto 0 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 0,00
1,7 Cierre 0.48 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 139.435,25
1.7.1 Reuniones de cierre 0.2 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 114.382,58
1.7.1.1 Presentación final del proyecto 0.05 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 41.181,79
1.7.1.2 Equipo de soporte 0.05 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 41.181,79
1.7.1.3 Operarios 0.05 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 2.527,85
1.7.1.4 Administrativos 0.05 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 29.491,16
1.7.2 Documentación del cierre de proyecto 0.2 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 24.999,10
1.7.2.1 Firma acta de finalización del proyecto 0.05 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 16.070,85
1.7.2.2 Lecciones aprendidas 0.05 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 8.928,25
1.7.2.3 Manuales 0.05 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 0,00
1.7.2.4 Garantías 0.05 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 0,00
1.7.3 Paso a producción del sosftware 0.05 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 0,00
1.7.4 Liberación de los recursos 0.05 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 0,00
1.7.4.1 Realizar evaluación de desempeño 0.05 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 0,00
1.7.4.1.1 Proveedores 0.05 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 0,00
1.7.4.1.2 Equipo de proyecto 0.05 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 0,00
1.7.4.2 Liquidación 0.05 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 0,00
1.7.5 Cierre de adquisiciones 0.03 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 53,57
1.7.5.1 Fin del proyecto 0.03 días jue 13/06/13 jue 13/06/13 $ 53,57

Tabla 42: Cronograma fase 5 y 6 - Fuente autores del proyecto

127
3.6.6. Control del cronograma del proyecto
Para llevar un buen control del cronograma, se realizarán reuniones de seguimiento
semanales y el directo responsable del control y cumplimiento del cronograma será el
gerente del proyecto.

En el desarrollo de estas reuniones se hará seguimiento de los siguientes puntos clave

para el cumplimiento de los objetivos del proyecto:

Actividades Pendientes
Seguimiento de hitos
Tiempos de atraso e impacto
Realizar un plan de acción para los retrasos presentados
Comparar resultados reales versus lo planeado
Comprobar el buen desarrollo de la gestión del alcance, del tiempo y del costo.

128
3.7. PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS

El proyecto tiene un presupuesto asignado por la empresa PROENFAR S.A.S. de

$99´084.991,56 para el desarrollo de todas sus fases: inicio, planeación, ejecución y
cierre, garantizando de esta manera la capacidad para adquirir los recursos necesarios
para lograr su objetivo

3.7.1. Estimación de costos

El análisis financiero se realizará definiendo los costos y gastos para cada fase del
proyecto, incluyendo los costos de materiales, ejecución, recurso humano y costos de
adquisición.

3.7.2. Presupuesto de costos

Se contemplan 6 fases para la entrega final del proyecto y se realiza el análisis y la
asignación de recursos y presupuesto para cada una de las fases, se definió un
porcentaje del 8% como reserva de contingencia para manejo de imprevistos por posibles
retrasos en tiempo, problemas con el recurso humano, fallas técnicas etc.,

Por medio de la siguiente tabla se detalla el análisis financiero realizado:

INVERSIONES COSTO
Preinversión $ 27.100.000,00
Inversión técnica $ 62.521.086,00
Inversión operativa $ 18.573.351,18
TOTAL PROYECTO $ 91.745.362,56
% DE CONTINGENCIA 8%
$
VALOR CONTINGENCIA 7.339.629,00
TOTAL PRESUPUESTO $ 99.084.991,56
Tabla 43: Tabla resumen del proyecto - Fuente autores del proyecto

3.7.3. Inversión pre-operativa y operativa

Para la pre-inversión se contará con los siguientes recursos y costos estimados:

129
 PREINVERSIÓN PROYECTO PRUEBA PILOTO SISTEMA MES

ITEM UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL

ÁREA DE PRODUCCIÓN $ 4.800.000,0
Instalación equipos HORA 40 $ 120.000,0 $ 4.800.000,0
CONSULTORIA $ 1.920.000,0
Seguimiento HORA 16 $ 120.000,0 $ 1.920.000,0
EQUIPOS $ 13.700.000,0
SQL (Servidor Base de datos) UNIDAD 1 $ 11.000.000,0 $ 11.000.000,0
Computadores UNIDAD 1 $ 1.800.000,0 $ 1.800.000,0
Licencia Office UNIDAD 1 $ 400.000,0 $ 400.000,0
Sensores y Cable PAQUETE 1 $ 500.000,0 $ 500.000,0
INDUCCIÓN $ 6.680.000,0
Acompañamiento, sensibilización, socialización y
HORA 24 $ 120.000,0 $ 2.880.000,0
normalización del proceso. (Área operativa)
Capacitación de sensibilización en la compañía DIA 1 $ 3.000.000,0 $ 3.000.000,0
Personal que digita datos en SAP (MOD) DIA 16 $ 50.000,0 $ 800.000,0
TOTAL $ 27.100.000,0

Tabla 44: Pre-inversión del Proyecto

En cuanto a la inversión técnica se contará con los siguientes recursos:

INVERSIÓN TECNICA PROYECTO PRUEBA PILOTO SISTEMA MES

ITEM UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL

IMPLEMENTACIÓN $ 15.360.000,0
Parametrización Software, Importación de datos, adecuación sistema HORA 40 $ 120.000,0 $ 4.800.000,0
Capacitación HORA 48 $ 120.000,0 $ 5.760.000,0
Personalización Reporte HORA 40 $ 120.000,0 $ 4.800.000,0
EQUIPOS $ 21.400.000,0
Valor TERMINAL DIO100. UNIDAD 5 $ 2.600.000,0 $ 13.000.000,0
Pantallas gigantes UNIDAD 1 $ 1.600.000,0 $ 1.600.000,0
Dispositivo inalámbrico para computador servidor. UNIDAD 5 $ 680.000,0 $ 3.400.000,0
Dispositivo inalámbrico para Terminal DIO100. UNIDAD 5 $ 680.000,0 $ 3.400.000,0
SOFTWARE $ 1.940.000,0
Licencia - Paquete básico por 1 usuario UNIDAD 1 $ 1.450.000,0 $ 1.450.000,0
Usuario adicional paquete Básico UNIDAD 1 $ 490.000,0 $ 490.000,0
SOPORTE TECNICO $ 3.301.086,0
Póliza soporte técnico mensual obligatorio por mes MES 3 $ 1.020.362,0 $ 3.061.086,0
Servicio telefónico call center MES 2 $ 120.000,0 $ 240.000,0
MÓDULOS $ 8.760.000,0
Módulo Sip Screen Pantalla adicional UNIDAD 1 $ 1.000.000,0 $ 1.000.000,0
Módulo Sip Screen Máquina adicional UNIDAD 1 $ 120.000,0 $ 120.000,0
Gráficos velocidad en minutos. UNIDAD 1 $ 1.620.000,0 $ 1.620.000,0
Módulo Envío Automático Reportes vía mail. UNIDAD 1 $ 120.000,0 $ 120.000,0
Módulo Alertas (necesario módulo mensajería instantánea por alertas
luminosas) Hasta 5 Máquinas ANDON UNIDAD 1 $ 2.190.000,0 $ 2.190.000,0
Módulo SIP Manually UNIDAD 1 $ 3.710.000,0 $ 3.710.000,0
OTROS $ 11.760.000,0
Sistema de Seguridad - Monitoreo de alarmas UNIDAD 5 $ 120.000,0 $ 600.000,0
Sistema de Sonido-Mensajería instantánea por alertas Máquinas UNIDAD 5 $ 120.000,0 $ 600.000,0
Ingeniería (implementación Interfaz máquina-computador) HORA 88 $ 120.000,0 $ 10.560.000,0
TOTAL $ 62.521.086,0

Tabla 45: Inversión Técnica del Proyecto

130
Se hace análisis con respecto a la nómina que se requerirá para el proyecto y se realiza el
análisis de la Inversión operativa que muestra los siguientes resultados:

INVERSIÓN OPERATIVA PROYECTO PRUEBA PILOTO SISTEMA MES

ITEM UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL

NÓMINA $ 17.924.601,2
Directivas del proyecto
Básicos UNIDAD 1 $ 4.500.000,00 $ 4.500.000,00
Seguridad Social UNIDAD 1 $ 945.990,00 $ 945.990,00
Carga prestacional UNIDAD 1 $ 982.350,00 $ 982.350,00
Gerente de Proyecto
Básicos UNIDAD 1 $ 2.500.000,00 $ 2.500.000,00
Seguridad Social UNIDAD 1 $ 525.550,00 $ 525.550,00
Carga prestacional UNIDAD 1 $ 545.750,00 $ 545.750,00
Coordinadores
Básicos UNIDAD 2 $ 1.267.800,00 $ 525.550,00
Seguridad Social UNIDAD 2 $ 252.264,00 $ 504.528,00
Carga prestacional UNIDAD 2 $ 276.760,74 $ 553.521,48
Auxiliares
Básicos UNIDAD 2 $ 1.885.600,00 $ 3.771.200,00
Seguridad Social UNIDAD 2 $ 367.885,00 $ 735.770,00
Carga prestacional UNIDAD 2 $ 411.626,48 $ 823.252,96
Operarios
Básicos UNIDAD 1 $ 717.800,00 $ 717.800,00
Seguridad Social UNIDAD 1 $ 136.643,00 $ 136.643,00
Carga prestacional UNIDAD 1 $ 156.695,74 $ 156.695,74
SERVICIOS PÚBLICOS $ 648.750,0
Internet CARGO FIJO MENSUAL 3 $ 100.000,00 $ 300.000,00
Energía Eléctrica KW 465 $ 750,00 $ 348.750,00
TOTAL $ 18.573.351,2

Tabla 46: Inversión Operativa del Proyecto

131
3.8. PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

3.8.1. Alcance
Para el desarrollo del presente trabajo se planteará un plan de Gestión de la Calidad que
abarcará un plan de mejora de los procesos que conforman el área estudiada, para lograr
el diseño de un sistema automático de captura y procesamiento de la información en el
sistema productivo para la empresa PROENFAR.

3.8.2. Objetivos
Diagnosticar el estado actual de eficiencia del proceso productivo de la compañía
Establecer los procedimientos de planificación, aseguramiento y control de la calidad
en el proyecto.
Diseñar una herramienta que permita medir la cantidad de unidades a producir con el
fin de mejorar el proceso de toma de decisiones de la compañía.
Cumplir con los requerimientos del proyecto
Asegurar la información generada durante la ejecución del proyecto
Utilizar mecanismos de seguimiento y control para asegurar el sistema de calidad del
proyecto

3.8.3. Planeación estratégica

3.8.3.1. Ilusión colectiva

Proenfar S.A.S. compañía productora de envases farmacéuticos busca consolidarse en el
mercado como la compañía líder en soluciones de empaques y dispositivos plásticos,
caracterizándose por sus procesos productivos bajo la filosofía LEAN y con instalaciones
que conservan el medio ambiente LEAD, comprometidos con nuestros factores críticos de
éxitos:

Ser la mejor opción de valor en el mercado con rentabilidad sostenida.

Cumplir y comunicar la oferta de valor
Innovar y desarrollar productos, procesos y servicios que superen las expectativas.
Contar con el mejor talento humano y un entorno de trabajo que garanticen el
liderazgo colectivo y el logro de los resultados.
Tener estándares de categoría mundial en calidad, productividad, seguridad,
medio ambiente e información financiera.

3.8.4. Principios corporativos

Generar una cultura de respeto tanto con el cliente interno como externo.

132
 Propender un comercio internacional seguro bajo la normatividad BASC.
Desarrollar nuevos productos en el mercado para satisfacer las necesidades de
los procesos de llenado de nuestros clientes.
Crear una cultura de innovación de los procesos productivos de la compañía, todo
esto bajo la filosofía LEAN MANUFACTURING.
Mantener y asegurar los procesos de la compañía mediante las normas ISO 9001,
ISO 14001 Y OSHAS 18000.
Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios
para el Sistema de Gestión de la Calidad.

3.8.5. Organigrama del proyecto

DIRECCION DE
OPERACIONES

DIRECCION DE
PROYECTO

GERENTE DE PROYECTO

Área de producción Área de Ingeniería Área de sistemas Área de Calidad

Ilustración 35: Organigrama del proyecto

3.8.6. Política de calidad

Contamos con una cultura de calidad en continua evolución, respaldada por
certificaciones internacionales y por organizaciones de categoría mundial.
PROENFAR cuenta con procesos productivos dentro de estrictas normas de calidad en
condiciones BPM y una estructura comercial comprometida en superar las expectativas
de nuestros clientes, por medio de una asesoría permanente la cual genera confianza y
seguridad.

133
3.8.7. Sistema de gestión de la calidad
Este proyecto sigue los parámetros establecidos en la organización para mantener y
asegurar los procesos de la compañía mediante las normas ISO 9001, ISO 14001 Y
OSHAS 18000.

134
 MAPA DE PROCESOS PROENFAR

Perspectiva financiera

Consolidarnos en el mercado como la

Compañía de envases farmacéuticos
más reconocida a nivel mundial.

Perspectiva cliente

Garantizar el posicionamiento de la
empresa como la de mejor servicio
y la de mayor calidad, satisfaciendo
las expectativas del cliente y sus
necesidades.

Perspectiva de los procesos

Lograr altos niveles de eficiencia

Cumplimiento Procesos limpios y
por medio de tecnología de punta la
normas de eficientes
cual mejore el tiempo de respuesta,
el servicio y disminuya los costos. seguridad

Perspectiva de aprendizaje
Incorporar talento humano
competente en nuestra empresa Compromisos
creando vínculos estrechos de Capacitación de los
empleados empleados con
trabajo.
metas
Ilustración 36: Mapa de procesos de PROENFAR 135
3.8.8. Métricas de calidad del proyecto
Para el presente proyecto se han establecido las siguientes métricas:

Tabla 47: Métrica de calidad del proyecto

136
En cuanto al funcionamiento del software se han establecido las siguientes métricas:

Tabla 48: Métrica de calidad del software

137
 3.8.9. Responsabilidad de la calidad
La responsabilidad del cumplimiento y aplicación del plan de gestión de calidad es del
Representante de la Dirección del proyecto quien adicional a las responsabilidades
inherentes al cargo que ocupa, tienen definidas funciones y la autoridad necesaria para
asegurar que los sistemas se establezcan, implementen y mantengan de manera
eficaz y cada miembro del equipo es responsable de realizar cada una de las
actividades cumpliendo con el plan de gestión de la calidad.

3.8.10. Aseguramiento de la calidad

El aseguramiento de la calidad se llevará a cabo mediante un monitoreo continuo de la

gestión y rendimiento del proyecto, verificando el cumplimiento de los requisitos dados
para cada producto y los acordados con los clientes, con el fin de incrementar su
satisfacción y de esta forma tomar las acciones correctivas o preventivas.

3.8.11. Monitoreo y control

Para llevar el monitoreo y el control de la calidad en el proyecto y con el fin de
identificar las no conformidades que puedan llegar a presentarse, se ejecutarán los
planes, programas y cronogramas de las actividades establecidas, al igual que se
realizará el análisis de las quejas clientes y la inspección al producto terminado.

De igual forma se verificará el cumplimiento de los planes y programas ejecutados a

través de informes de estadísticos de seguimiento y de acuerdo al análisis del
resultado de los informes, se plantearán programas de mejoramiento. Al igual, se
definirán las estrategias para incrementar la satisfacción del cliente.

138
3.9. PLAN DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

3.9.1. Propósito
El propósito principal de este plan es obtener y coordinar a las personas de la
compañía de forma que consigan las metas establecidas para el proyecto.

Con este plan se identifican las responsabilidades, niveles de comunicación y

jerarquías del recurso humano que son necesarios para la ejecución del proyecto.
Para este desarrollo nos apoyaremos con personal calificado para la realización de
las actividades de selección y contratación.

3.9.2. Objetivo
Gestionar, atraer y retener al recurso humano apto para realizar las funciones
determinadas en la ejecución del proyecto, encaminándolos hacia las metas
establecidas por la organización.

3.9.3. Alcance
El alcance del plan de gestión de recursos humanos abarca la selección óptima del
recurso, capacitación y evaluación del mismo desde el inicio y entrega del proyecto.

3.9.4. Restricciones
En la adquisición del recurso humano se restringe la selección del personal puesto
que es impuesto por la organización, y la disponibilidad será únicamente en el
horario laboral establecido.

Debido a que este proyecto pertenece a una organización funcional se presenta

dualidad de funciones entre labores propias del proyecto y funciones de los recursos
dentro de la operativa propia de la organización.

139
3.9.5. Organigrama del proyecto

Ilustración 37: Organigrama del proyecto

3.9.6. Roles y responsabilidades

Con el objetivo de cumplir con las metas del proyecto, se establecen los siguientes
roles y responsabilidades dentro del equipo del proyecto:

140
Tabla 49: Roles y responsabilidades

3.9.7. Matriz de roles y responsabilidades

En la siguiente tabla se representa la matriz de roles y responsabilidades definiendo
el grado de responsabilidad que tiene cada funcionario del proyecto en cada una de
las actividades programadas.

141
 E- ejecuta. P- Participa. C- Coordina. R- Revisa. A- Autoriza
Equipo del proyecto
Director de Director del Gerente del
Matriz de roles y responsabilidades Área de Área de Área de Área de
operaciones Proyecto Proyecto
producción ingeniería sistemas Calidad
Elaborar el Plan de Gestión de
integración A P/R C/E
Elaborar el Plan de Gestión del
Alcance A P/R C/E
Elaborar el Plan de Gestión del Tiempo A P/R C/E
Elaborar el Plan de Gestión del Costo A P/R C/E
Elaborar el Plan de Gestión del
Calidad A P/R C/E
Elaborar el Plan de Gestión del
Recurso Humano A P/R C/E
Elaborar el Plan de Gestión del
Comunicaciones A P/R C/E
Elaborar el Plan de Gestión del
Riesgos A P/R C/E
Elaborar el Plan de Gestión del
Adquisiciones A P/R C/E
Levantamiento de la información A/R C/E R P P P P
Definición y diseño del modelo de
A C E/R P P P
operación
Aprobación del modelo de operación A P C/R E E E E
Estudios de impacto A R E P P
Estudios ingenieriles y tecnológicos A R E P P
Estudios Viabilidad y factibilidad A R E P P
Definir plan de capacitación A C P/E P/E P/E P/E
Realizar capacitación A C P/E P/E P/E P/E
Seguimiento y análisis del uso del
A C P/R P/E P/E R
nuevo sistema

142
Instructivos de instalación A/C P E/R E/R P
Manuales A/C P E/R E/R P
Documentación y calidad - Formatos A P P P E/R
Documentación y calidad - Evaluación
A C/R P/E P/E P/E P/E
de desempeño
Reglamentación y marco legal A/C/R C/E/R
Asignación disponibilidad y perfil del
A E C/R P P P P
Recurso Humano
Adquisición de hardware y software A E/C R/P R/P R/P
Requerimientos del Software A/C R/P E
Diseño del software A C/R P E P
Instalación del software A C/R R E/R E/R P/R
Implementación del sofware A C/R R E/R E/R P/R
Requerimientos del hardware A C/R R/P E
Diseño del hardware A C/R P E P
Instalación del hardware A C/R R E/R E/R P/R
Integración hardware y software A C/R R E/R E/R P/R
Definición del plan de pruebas A/C/R P E E P
Ejecución de pruebas A C/R E E E P
Infraestructura física y servicios A C/R P/E P/E P/E P/E
Documentación de cierre A C/E/R P P P P
Puesta en operación P C/R P/E P/E P/E P/E
Cierre de adquisiciones C/E/R P P
Liberación de recursos A C/R P P P P
Firmar acta del cierre del proyecto A R C/E/R P P P P
Tabla 50 Matriz de roles y responsabilidades

143
3.9.8. Competencias requeridas para el equipo del proyecto

Tabla 51: Competencias requeridas para el equipo del proyecto - Fuente autores del proyecto

144
3.9.9. Capacitación
Se capacitará a los involucrados del proyecto antes de iniciar sus actividades en el
programa, cuyo objetivo es promover el desarrollo del personal para fortalecer el
conocimiento técnico que se necesita para el buen desempeño de las actividades
laborales.

3.9.10. Estrategia para el trabajo en equipo

Después de verificar que el equipo de trabajo tiene claros los objetivos del proyecto, se
les asignarán actividades y un cronograma de entregables que se irán supervisando y
controlando a lo largo del proyecto y donde cada miembro del mismo reforzará su sentido
de responsabilidad e información frente a su equipo y a sus superiores. Cada miembro
deberá cumplir su rol sin perder la noción del equipo, siendo autocríticos y teniendo claro
que todos son parte fundamental en todos los procesos del proyecto sin importar que no
interactúen en algunas actividades.

3.9.11. Calendario de recursos

El horario laboral para los miembros del proyecto será de lunes a viernes de 07:30 a
05:30 pm. Los recursos adscritos al proyecto solo permanecerán vinculados por el tiempo
que dure sus actividades en el cronograma del proyecto. Se realizarán reuniones
semanales para realizar un chequeo y control de los avances del proyecto durante la
semana.

3.9.12. Evaluación del desempeño

Su objetivo principal es medir el desempeño de los integrantes del proyecto, conociendo
sus fortalezas y debilidades. Dependiendo de los resultados de la evaluación del
desempeño se otorgarán bonificaciones buscando la mejora continua del miembro del
equipo o por el contrario si los resultados fueron negativos, se realizarán las
capacitaciones necesarias para reforzar la información.

En el anexo 2 Evaluación del desempeño, se realizarán las evaluaciones del personal

tanto administrativo como operativo.

3.9.13. Dirección del equipo de trabajo

La dirección del equipo del proyecto estará bajo la responsabilidad del Gerente del
Proyecto, él se encargará de hacer el seguimiento necesario al personal del proyecto y a
las responsabilidades de cada uno. El Gerente de Proyecto también debe presentar los
indicadores de gestión mensual donde se medirán los avances del proyecto y los
entregables del equipo de trabajo.

145
3.9.14. Solicitud de cambio de integrantes del equipo de trabajo
Para realizar una solicitud de cambio de un integrante del equipo, se debe antes conocer
la causa que está ocasionando que se dé lugar a esta petición, ya sea por desempeño,
renuncia o incumplimiento a las normas de la organización, para llevar a cabo las
medidas necesarias tanto para el integrante que se va como para el nuevo que se debe
contratar en el equipo del proyecto.

146
3.10. PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES

3.10.1. Propósito
Por medio de este plan y para el desarrollo del presente trabajo se establecerán los
medios o canales de comunicación que se tendrán durante la ejecución del proyecto, la
forma en la que se realizaran las comunicaciones, se nombra el responsable de la
ejecución de este plan que garantice la oportuna comunicación tanto interna como
externa de la compañía y entre los involucrados en el proyecto y asegurando además a la
compañía la información clara y precisa sobre cualquier inquietud o consulta que solicite
acerca del proyecto.

3.10.2. Objetivo
Dar retroalimentación oportuna al equipo del proyecto acerca del progreso del mismo con
el fin de realizar las correcciones y ajustes necesarios para su correcta ejecución.

3.10.3. Alcance
El alcance para este plan de comunicaciones encierra las formas de comunicación
empleadas, los tiempos de respuesta y responsable de mantener una buena
comunicación interna y externa durante toda la ejecución del proyecto.

3.10.4. Factores críticos de éxito

Los siguientes son los factores críticos de éxito que se pueden determinar en este
proyecto:

No haya desviaciones en la comunicación tanto enviada como recibida, que lleguen al

destinatario que es, en el tiempo adecuado.
La claridad y precisión en la información.
Exactitud y cumplimiento en los tiempos de respuesta.
Los medios de comunicación tecnológicos sean las adecuadas y se encuentren en
perfectas condiciones con el fin de que no entorpezcan la comunicación.

3.10.5. Estructura de la comunicación

En el siguiente gráfico se puede observar el proceso de comunicación del proyecto:

147
Ilustración 38: Organigrama funcional del plan de gestión de las comunicaciones – Fuente Autores del
trabajo

3.10.6. Requerimientos
Por medio de un correcto proceso de comunicación se pueden identificar claramente
durante todo el proyecto los factores que puedan afectarlo y de esta forma establecer las
medidas adecuadas y los ajustes necesarios para corregir las desviaciones que se
encuentren. Tanto para comunicaciones internas y externas, se utilizaran los siguientes
requerimientos:

Comunicación verbal: Oral y escrita

E-mail para cada uno de los miembros del proyecto
Reuniones periódicas para hacer seguimiento a la ejecución del plan del proyecto
Teleconferencias

148
3.10.7. Estrategia
Para desarrollar de plan de gestión de las comunicaciones con óptimos resultados, se
realizaran reuniones quincenales con todo el equipo del proyecto con el único objetivo de
supervisar y verificar el avance del proyecto, la buena ejecución de los entregables, las
medidas y decisiones que se deban tomar sobre las desviaciones que se presenten
durante todo el proyecto con el fin de realizar una administración adecuada y confiable
de las actividades planeadas.

3.10.8. Identificación de los involucrados

El plan de gestión de las comunicaciones de la compañía, requiere del siguiente grupo de
involucrados: Ver Anexo 1

3.10.9. Administración de las comunicaciones

Para la ejecución del proyecto, para el manejo de las comunicaciones internas y externas,
se manejaran las siguientes herramientas:

Comunicación Oral
Reunión: Se establecieron reuniones de control de las actividades del proyecto
Teléfono: Se utilizará este medio para exponer asuntos de atención inmediata

Comunicación escrita
E-mail: Principal medio de comunicación para tratar asuntos que no requieren solución
inmediata. Deben ser enviados únicamente a los involucrados y el mensaje o
requerimiento debe ser claro y conciso.
Informes: Se deberán generar informes como resultado de las reuniones para que
quede documentadas las decisiones tomadas.

3.10.10. Plan de comunicación

El siguiente es el plan de comunicación diseñado para soportar el proyecto de Sistema
Automático de captura y procesamiento de información del sistema productivo en la
compañía PROENFAR SA:

149
Tabla 52: Matriz plan de comunicación

150
3.11. PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES

3.11.1. Propósito
Para el desarrollo de este trabajo, este plan se utilizará como un instrumento de
planificación y seguimiento cuyo objetivo es mejorar la gestión del proyecto y que permite
identificar la cantidad y tipo de procedimientos de adquisiciones, contrataciones y/o
actividades con financiamiento para la ejecución del proyecto, además de identificar los
avances y desviaciones de lo programado contra lo que se ha ejecutado para hacer un
seguimiento del avance del proyecto.

3.11.2. Proceso de adquisiciones

El proceso de las adquisiciones de bienes y servicios necesarios para efectuar el proyecto
de diseño del sistema automático de captura y procesamiento de información del sistema
productivo en la compañía PROENFAR, se llevará a cabo de la siguiente manera:

Tabla 53: Proceso de adquisiciones - Fuente autores del proyecto

3.11.3. Criterios de selección

Los criterios para seleccionar a los proveedores se basarán en:

151
 Calidad: que la calidad de los productos o servicios que ofrece sea acorde con los
precios que tiene.
Precio: que sean razonables y acordes a la calidad del producto y a los precios
promedio del mercado.
Pago: formas de pago y plazos de pago que ofrece el proveedor.
Entrega: Si requiere de un pedido mínimo para poder trabajar con nosotros, la
oportunidad de entrega, esto es, cumplimiento con los pedidos y plazos de entrega.
Servicio Post- Venta: garantías que brindan y capacitación en el uso de los productos.
Experiencia: a mayor experiencia, mayor eficiencia y seguridad.

Algunos otros criterios de selección que se tendrán en cuenta son:

Reputación: si los testimonios de sus clientes son favorables

Organización: si su personal es calificado y tiene buen sistema de distribución
Servicio al cliente: si pueden brindar toda la información que se requiere

La selección de proveedores se llevará a cabo teniendo en cuenta la información

consignada en el Formato para Evaluación y Selección de Proveedores. Ver anexo 3.

3.11.4. Procedimiento de adquisiciones

El proceso a seguir para gestionar las adquisiciones se detalla en la siguiente ilustración y
se realizará por el gerente del proyecto:

152
 Ilustración 39: Diagrama de flujo del procedimiento de adquisiciones – Fuente autores del proyecto

3.11.5. Procedimiento de aceptación

El gerente del proyecto asignará un responsable, quien realizará la inspección y
aceptación del producto conforme a las especificaciones técnicas definidas y a su vez
evaluará que exista una relación justa entre la calidad esperada y la recibida.

Después de verificar el cumplimiento de los requisitos y especificaciones del producto y/o

servicio, el gerente de proyecto realizará el acta de finalización del proyecto donde se
especifica el cumplimiento del proveedor Ver anexo 4 acta finalización del proyecto.

153
3.12. PLAN DE GESTIÓN DE RIESGO

Para el desarrollo del presente trabajo y por medio de este plan se identificarán los
diferentes riesgos de proyecto y se determinarán planes para minimizarlos o eliminarlos,
el plan comienza con la identificación de los riesgos y se analizan cada uno con el fin de
ver la probabilidad de ocurrencia, su impacto y finalmente crear planes de contingencia
para gestionarlos.

3.12.1. Planificar los riesgos

A continuación se presentan los elementos y las actividades que se desarrollan para la
gestión de los riesgos del presente proyecto.

3.12.2. Metodología
Para el plan de gestión del riesgo se llevara a cabo una reunión entre el gerente de
proyecto y el director de proyecto en donde se definirán los diferentes roles de las áreas
dentro del proyecto.

Dentro de esta reunión se establecerá el calendario de las reuniones en donde se

realizara un seguimiento de los riesgos del proyecto, su análisis cualitativo y cuantitativo y
su seguimiento y control. Como plan de finalización de estas reuniones se establecerán
las tolerancias de los riesgos y los formatos para su identificación, impacto y respuesta.

3.12.3. Roles y responsabilidades

De acuerdo a la reunión inicial del plan de gestión del riesgo en la siguiente tabla se
definen los roles y las responsabilidades definidas para el proyecto del sistema MES.

ROL DE LA GESTIÓN DEL RIESGO RESPONSABILIDAD

Gerente del proyecto La responsabilidad en la realización del
proyecto del sistema MES está definida en
el liderar las reuniones de gestión del
riesgo, informar al responsable del área
sobre un riesgo potencial.
Aprobar o rechazar la ejecución de un plan
de contingencia cuando un riesgo se ha
materializado y gestionar la ejecución de
las actividades para dar respuesta a la

154
 materialización del riesgo.
Área de ingeniería Su función dentro de plan de gestión del
riesgo es reportar al gerente del proyecto
las diferentes materializaciones de los
riesgos que se presentan en los procesos
de producción y del sistema SAP.
También su función es proponer diferentes
planes para la mitigación de los posibles
riesgos del proyecto.
Área de sistemas Reportar al área de ingeniería los reportes
de posibles fallas o riesgos del sistema
SAP y el MES.
Dirección de operaciones Aprobar las actividades, materiales y
recursos que se requieran de acuerdo a los
planes de contingencia que se establezcan
en el plan de gestión del riesgo.
Proveedor Informar al gerente del proyecto sobre la
materialización de un riesgo y brindar al
gerente de proyecto los planes de
respuesta para la mitigación del riesgo.
Tabla 54: Roles y responsabilidades de la gestión del riesgo

3.12.4. Calendario y frecuencia de las reuniones

El siguiente calendario definen las reuniones para el plan de gestión de riesgos en la
ejecución de los diferentes procesos del proyecto.

PROCESO DE GESTIÓN ACTIVIDAD FRECUENCIA

DEL RIESGO
Planificar la gestión de Al inicio del proyecto Al inicio de la ejecución del
riesgos proyecto
Identificar los riesgos Reuniones de área Quincenal
Análisis cualitativo de los Reuniones de área Quincenal
riesgos
Análisis cuantitativo de los Reuniones de área Quincenal

155
riesgos
Planificar la respuesta a los Reuniones de área Quincenal
riesgos
Monitorear y controlar Reuniones de área Quincenal
riesgos
Tabla 55: Frecuencia de reuniones - Fuente autores del proyecto

3.12.5. Tolerancias
En la siguiente tabla se presentan las diferentes tolerancias que tienen los diferentes
involucrados dentro del proyecto, los cuales fueron definidos en la reunión de planificación
de gestión del riesgo, el nivel de tolerancia es el siguiente:

Nivel de tolerancia bajo – 1

Nivel de tolerancia medio – 2

Nivel de tolerancia alto – 3

INTERESADO TOLERANCIA
Gerente del proyecto 1
Área de ingeniería 1
Área de sistemas 2
Dirección de operaciones 3
Proveedor 1
Tabla 56: Nivel de tolerancia del riesgo - Fuente autores del proyecto

3.12.6. Formatos

Los formatos de identificación de los riesgos, de los impactos del proyecto y de respuesta
se definieron en las reuniones iniciales del proyecto y se encuentran en el siguiente ítem.

3.12.7. Identificación de los riesgos

De acuerdo a la reunión inicial sobre el proyecto del sistema MES en la siguiente tabla se
describen los diferentes riesgos que se pueden presentar en la ejecución de las
actividades y tareas.

156
 ID RIESGOS
R1 Riesgos por Planificación
R2 Aumento en los costos
R3 Errores en módulos SAP
R4 Fallas en sistemas de comunicación
R5 Fallas en la generación de documentación
R6 Incompatibilidad entre sistemas
R7 Fallas en la producción con el sistema nuevo
R8 Disponibilidad de máquinas de Producción
R9 Mantenimiento
R10 Demoras en necesidad de soporte o garantía
R11 Fallas de entrega de producto
R12 RH reacio al cambio
R13 Falencias de conocimiento y competencias
R14 Capacitación no efectiva
R15 Financiamiento
Tabla 57: Identificación y categorización de los riesgos

3.12.8. Análisis cuantitativo de los riesgos

Para cada uno de los riesgos identificados en la reunión inicial del proyecto del sistema
MES, se obtiene un análisis cuantitativo con el fin de determinar las probabilidades de
ocurrencia y de impacto en caso de que estos se materialicen, es por esto que a
continuación se realiza la tabulación de la probabilidad y el impacto de cada uno de estos
riesgos, cabe resaltar que está calificación se realizó con la ayuda de dos expertos en la
compañía PROENFAR los cuales definieron un valor pesimista y un valor optimista para
cada uno de los riesgos.

3.12.9. Probabilidad
Para dar una calificación de probabilidad a cada uno de los riesgos identificados en la
reunión inicial se utilizara la siguiente tabla:

PROBABILIDAD DESCRIPCIÓN
1 Muy poco probable
2 Probable
3 Aceptable
4 Considerable
5 Inminente
Tabla 58: Probabilidad de los riesgos

3.12.10. Impacto
Para dar una calificación de impacto a cada uno de los riesgos identificados en la reunión
inicial se utilizara la siguiente tabla:

157
 IMPACTO DESCRIPCIÓN
1 Despreciable
2 Bajo
3 Medio
4 Alto
5 Critico
Tabla 59: Impacto de los riesgos

3.12.11. Matriz de probabilidad e impacto

Para cada riesgo identificado se asigna el correspondiente valor de probabilidad e impacto
y se registran en la siguiente tabla:

ID RIESGOS IMPACTO PROBABILIDAD

R1 Riesgos por Planificación 3 3
R2 Aumento en los costos 2 2
R3 Errores en módulos SAP 4 3
R4 Fallas en sistemas de comunicación 2 2
R5 Fallas en la generación de documentación 2 2
R6 Incompatibilidad entre sistemas 2 2
Fallas en la producción con el sistema
R7
nuevo 3 2
R8 Disponibilidad de máquinas de Producción 3 3
R9 Mantenimiento 3 2
Demoras en necesidad de soporte o
R10
garantía 2 4
R11 Fallas de entrega de producto 4 3
R12 RH reacio al cambio 4 4
R13 Falencias de conocimiento y competencias 3 3
R14 Capacitación no efectiva 2 3
R15 Financiamiento 3 4
Tabla 60: Matriz de probabilidad e impacto

Con la tabla anterior ubicamos los riesgos en la tabla de impacto vs probabilidad.

CATEGORIZACIÓN
Alto >= 10
Medio >= 4 y < 10
Bajo <4
Tabla 61: Categorización de los riesgos - Fuente autores del proyecto

158
 IMPACTO X
ID RIESGOS EVALUACIÓN
PROBABILIDAD
R1 Riesgos por Planificación Alto 11
R2 Aumento en los costos Medio 5
R3 Errores en módulos SAP Alto 12
R4 Fallas en sistemas de comunicación Bajo 3
R5 Fallas en la generación de documentación Bajo 3
R6 Incompatibilidad entre sistemas Bajo 3
Fallas en la producción con el sistema
R7 Medio 6
nuevo
R8 Disponibilidad de máquinas de Producción Medio 8
R9 Mantenimiento Medio 5
Demoras en necesidad de soporte o
R10 Medio 7
garantía
R11 Fallas de entrega de producto Medio 10
R12 RH reacio al cambio Alto 17
R13 Falencias de conocimiento y competencias Medio 8
R14 Capacitación no efectiva Medio 7
R15 Financiamiento Alto 11
Tabla 62: Ponderación probabilidad e impacto - Fuente autores del proyecto

3.12.12. Planificación a la respuesta de los riesgos

De acuerdo a la ponderación anterior, el gerente de proyectos definirá los planes de
acción a tomar y el tipo de seguimiento a realizar. De acuerdo al cronograma de
reuniones se deberán definir los planes de respuesta a los riesgos.

3.12.13. Seguimiento y control

El seguimiento y control se realizara llevando un monitoreo de la línea base del proyecto y
la utilización de los recursos en el cronograma del proyecto.

159
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162
 GLOSARIO

ERP (Enterprise resource planning): Sistema de información el cual permite la

integración de las operaciones de una empresa (logística, producción, ventas, etc), es
decir es un programa donde se almacenan las bases de datos de una compañía.
(Aner Sistemas Informáticos).

CRM (Customer relationship management): Es una estrategia comercial en donde

su filosofía se basa en que el cliente es el principal factor de valor para la gestión de
los procesos y de negocios de una compañía. (Upside JJC, Corp.).

SCM (Supply chain management): Es una solución informática enfocada en mejorar

la planeación logística y las operaciones de la cadena de suministro de la compañía.
(North American Software, 2008) .

MES (Manufacturing execution system): Sistema que recolecta la información de

planta y lo traduce en informes de diferentes procesos para así dar soporte a la mejora
continua de las compañías.

SCADA (Supervisory control and data acquisition): Es un sistema de

computadoras que permiten el control y la supervisión de un proceso a distancia, el
lazo de vigilancia es cerrado de acuerdo a la delicadeza del sistema.

PNC (Producto No Conforme): Sigla utilizada en la compañía para referirse al

producto que es desechado en la fabricación de los plásticos.

163
 ANEXOS

ANEXO 1. Identificación de alternativas de solución

Utilización de un sistema SCADA (Supervisory Control And Data Adquisition) el

cual consisten en un sistema basado en computadores que permiten supervisar y
controlar una instalación de cualquier tipo (plantas manufactureras, oleoductos,
sistemas de acueductos, etc.) su principal utilización es realizar labores de control
automático a cualquier tipo de equipo como almacenar y mostrar información en
forma continua y confiable correspondiente a las señales de los dispositivos,
elementos de medición, alarmas, etc. De igual forma el sistema SCADA permite al
usuario ejecutar acciones de manipulación de los elementos del proceso tales
como abrir o cerrar válvulas, arrancar o parar máquinas, etc.
Utilización de un sistema MES (Manufacturing Execution System) los MES dirigen
y monitorizan los procesos de producción en la planta, incluyendo el trabajo
manual o automático. Genera informes, así como preguntas on-line y enlaces a las
tareas que tienen lugar en la planta de producción. MES puede incluir uno o más
enlaces a órdenes de trabajo, recepción de mercancías, transporte, control de
calidad, mantenimiento, programación y otras tareas relacionadas.

A continuación se presentan dos matrices con el requerimiento funcional y un análisis de

costos de los sistemas de captura y procesamiento de información:

164
Tabla 3: Matriz comparativa sistemas de captura y procesamiento de información

Tabla 4: Análisis de Costos alternativas de solución

165
Teniendo en cuenta la matriz de requerimiento funcional y la matriz de costos se proceden
a desarrollar la elección de la alternativa mediante la utilización de la técnica nominal de
grupo tomando dos clasificaciones:

A. Funcionalidad de acuerdo a la necesidad de la compañía

B. Costos de adquisición de esta tecnología

Tabla 5: Técnica Nominal de Grupo

De acuerdo a la ponderación de la técnica nominal de grupo la alternativa que mejor se

adapta a la necesidad de la organización es el sistema MES.

166
167
ANEXO 2. Análisis de Involucrados

168
169
170
ANEXO 3. Formato evaluación de desempeño.

Formato del Sistema de

Gestión de Calidad

PROENFAR
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

S.A.S FECHA ÚLTIMA REVISIÓN:

VERSION 1.1

Fecha (dd /mm/aaaa):

Nombre del evaluado: Cargo:

Nombre del evaluador: Cargo:

Tipo de evaluación: Anual

Niveles de Evaluación
5 Sobresaliente Desempeño que excede las expectativas de la competencia evaluada y produce
resultados más allá de lo esperado. Son los mejores dentro de su clase
4 Satisfactorio Desempeño que cumple con las expectativas de la competencia evaluada. Este
es un desempeño sólido, esperado de personas que tienen expectativas y
conocimientos necesarios para ejecutar las funciones de su puesto
2 Necesita mejorar Desempeño por debajo de lo esperado, por lo general hace su trabajo, pero no
satisface todas las expectativas de la competencia evaluada. Necesita un Plan
de Mejoramiento
1 No satisfactorio No cumple con los requisitos de desempeño de la competencia evaluada.
Requiere un Plan de acción de parte de l (la) jefe inmediato y evaluación de
seguimiento en tres meses.

Definiciones
Competencia funcional Capacidad que tiene el Colaborador para desempeñar de forma exitosa los procesos y
Responsabilidades del puesto
Competencia organizacional Conducta o comportamiento que tiene el Colaborador orientado hacia el logro de las
metas y objetivos de la organización

COMPETENCIAS FUNCIONALES (30%) SOBRESALIENTE SATISFACTORIO NECESITA NO

(Marque con una X en frente de cada ítem de acuerdo con lo (5 puntos) (4 puntos) MEJORAR SATISFACTORIO
observado en el evaluado).
(2 puntos) (1 punto)

1. Conoce su cargo dentro de la

organización y las responsabilidades del
2. Conoce el objetivo, los recursos y el
Responsable del proceso al que pertenece
3. Comparte sus conocimientos con sus
compañeros o equipo de trabajo
4. Mantiene los registros de calidad siempre
al día y se preocupa por diligenciarlos,
enviarlos al Responsable del Proceso y/o
subirlos a la herramienta documental.
5. Conoce la razón, propósito y el impacto
que su desempeño causa en las funciones
de su proceso y a las áreas de trabajo que
SUBTOTAL
Promedio: Subtotal

171
 COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES (70%) SOBRESALIENTE SATISFACTORIO NECESITA NO
(Marque con una X en frente de cada ítem de acuerdo con lo observado en el (5 puntos) (4 puntos) MEJORAR SATISFACTORIO
evaluado).
(2 puntos) (1 punto)
INTEGRIDAD Y LIDERAZGO
1. Posee la capacidad como líder de guiar y apoyar al
grupo de trabajo para alcanzar las metas esperadas.

2. Tiene la capacidad de estar seguro de si mismo,

para desarrollar las actividades con firmeza, eficacia.

3. Motiva y reconoce las labores de su equipo de

trabajo.
4. Identifica las situaciones complejas, los
problemas y sus causas y hace uso de sus
capacidades de sintetizar, tomar decisiones y actuar
para solucionarlos
5. Asigna objetivos, tareas a su equipo de trabajo y
provee seguimiento para el cumplimiento exacto de
dichas tareas.
6. Escucha, presta atención y brinda ayuda frente a
las preocupaciones de su equipo, respetando los
sentimientos.
TRABAJO EN EQUIPO
7. Posee la habilidad para orientar y realizar su
trabajo y el de su equipo hacia los resultados, con
base en el conocimiento de las necesidades y
expectativas del cliente.
8. Promueve una atmósfera de colaboración,
comunicación y confianza entre los miembros de su
equipo. Además de ayudar a su equipo de trabajo a
descubrir las capacidades personales y
profesionales, las áreas para mejorar y desarrollar
sus habilidades.
RESPETO
9. Respeta a sus compañeros, se comporta
correctamente y honora blemente en todas las
situaciones, velando siempre por ser un ejemplo
de cumplimiento de los valores de la compañía.

10. Se adapta y mantiene el control y respeto ante

situaciones nuevas, ambiguas, bajo presión o
cambios en planes de trabajo o instrucciones.
Escucha y evalúa antes de reaccionar o enfrentar
situaciones conflictivas.
RESPONSABILIDAD
11. Da prioridad a sus metas y programa sus
actividades para poder realizarlas en el tiempo
apropiado. Organiza su trabajo y el de su equipo,
materiales y equipos necesarios para manejar
adecuadamente su tiempo y establecer prioridades.

12. Demuestra auto motivación, entusiasmo,

disciplina, dedicación y confianza en lograr los
resultados. Se esmera por conseguirlos e
informarlos

172
13. Delega en los miembros de su equipo la toma de decisiones y
los recursos que ellos necesitan para cumplir sus objetivos.

INNOVACIÓN
14. Genera ideas y soluciones innovadoras a los problemas que
encuentra
15. Es capaz de buscar soluciones, alternativas o investigar
sobre un tema desconocido o frente a los problemas que se le
presenten, brindando soluciones y no problemas

MEJORAMIENTO
16. Muestra interés y se preocupa por adquirir nuevos
conocimientos, ya sea mediante cursos, adiestramientos o
lecturas para mantenerse actualizado en sus funciones.

SERVICIO AL CLIENTE
17. Ofrece el servicio esperado a su cliente externo con rapidez,
eficiencia y cortesía, ya sea tomando acción por su propia cuenta
o buscando apoyo de nuestros socios estratégicos.

18. Ofrece soluciones o alternativas a las situaciones planteadas

por el cliente externo, oportunamente

SUBTOTAL
Promedio: Subtotal

Resultado de acuerdo al total de puntos

Sobresaliente (5.00 – 4,50) Competencias Promedio Asignado Resultado
Satisfactorio (4,49 – 3,50) Funcional
Necesita mejorar (3,49 – 2,50) Organizacional
No satisfactorio (2,49 o menos) TOTAL DE PUNTOS:

Recomendaciones

173
ANEXO 4. Formato para evaluación y selección de proveedores.

Nombre del Documento: Formato para Selección de Proveedores Código:

PROENFAR Revisión 1
S.A.S Referencia a la norma ISO 9001:2008 7.4.1
Hoja: 1 de 3

SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE PRODUCTOS

INFORMACIÓN DEL PROVEEDOR / EMPRESA
Nombre:
Domicilio: Ciudad:
Teléfono: Correo electrónico:
Propietario ( ) Representante legal ( )
Nombre: RFC:
Contacto dentro de la empresa
Nombre: Cargo:
Teléfono: Correo electrónico:

¿Cumple con requisitos fiscales? Si ( ) No ( )

En caso de NO cumplir con los requisitos antes mencionados, NO continuar con este cuestionario
¿Ha prestado sus servicios al ITCH anteriormente? Si ( ) No ( )

CRITERIOS A CALIFICAR CALIFICACIÓN

1. Porcentaje de descuento ofertado (5% 7 Pts., 10% 14 pts, 15% o más 20 Pts.)
2. Ofrece crédito (No 0 Pts., 15 días 8 Pts., 30 días 12 Pts., 45 días o más 20 Pts.)
3. Horario de servicio (Vespertino 8 Pts., Matutino 12 Pts., Mixto 20 Pts.)
4. Medios de comunicación para solicitar su servicio (teléfono 5 Pts.,y fax 7 Pts.,e Internet 20 Pts.)
5. Transporte para entrega de productos a domicilio (No cuenta 0 Pts., Si cuenta 20 Pts.)
TOTAL DE PUNTOS OBTENIDOS (El proveedor se considera seleccionado, si totaliza un mínimo de 80 puntos):

¿Por qué tiene interés en ser proveedor del Instituto? OTROS COMENTARIOS

Nombre y Firma Nombre y Firma del Jefe del Departamento

Propietario o Representante Legal de la Empresa de Recursos Materiales y Servicios

174
 Nombre del Documento: Formato para Selección de Proveedores Código:
PROENFAR Revisión 1
S.A.S Referencia a la norma ISO 9001:2008 7.4.1
Hoja: 2 de 3

SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE SERVICIO

INFORMACIÓN DEL PROVEEDOR / EMPRESA
Nombre:
Domicilio: Ciudad:
Teléfono: Correo electrónico:
Propietario ( ) Representante legal ( )
Nombre: RFC:
Contacto dentro de la empresa
Nombre: Cargo:
Teléfono: Correo electrónico:

¿Cumple con requisitos fiscales? Si ( ) No ( )

En caso de NO cumplir con los requisitos antes mencionados, NO continuar con este cuestionario
¿Ha prestado sus servicios al ITCH anteriormente? Si ( ) No ( )

CRITERIOS A CALIFICAR CALIFICACIÓN

1. Porcentaje de descuento ofertado (5% 7 Pts., 10% 14 pts, 15% o más 20 Pts.)
2. Ofrece crédito (No 0 Pts., 15 días 8 Pts., 30 días 12 Pts., 45 días o más 20 Pts.)
3. Horario de servicio (Vespertino 8 Pts., Matutino 12 Pts., Mixto 20 Pts.)
4. Medios de comunicación para solicitar su servicio (teléfono 5 Pts.,y fax 7 Pts.,e Internet 20 Pts.).
5. ¿Posee su empresa algún certificado de calidad? En su defecto que acciones ha implementado para garantizar la calidad de sus servicios (No
tiene 0 Pts. Si tiene 20 Pts.).
TOTAL DE PUNTOS OBTENIDOS (El proveedor se considera seleccionado, si totaliza un mínimo de 80 puntos):

¿Por qué tiene interés en ser proveedor del Instituto? OTROS COMENTARIOS

Nombre y Firma Nombre y Firma del Jefe del Departamento

Propietario o Representante Legal de la Empresa de Recursos Materiales y Servicios

175
 Nombre del Documento: Formato para Selección de Proveedores Código:
PROENFAR Revisión 1
S.A.S Referencia a la norma ISO 9001:2008 7.4.1
Hoja: 3 de 3

SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE INSTRUCTORES

INFORMACIÓN DEL PROVEEDOR / EMPRESA
Nombre:
Domicilio: Ciudad:
Teléfono: Correo electrónico:
Propietario ( ) Representante legal ( )
Nombre: RFC:
Contacto dentro de la empresa
Nombre: Cargo:
Teléfono: Correo electrónico:

¿Cumple con requisitos fiscales? Si ( ) No ( )

En caso de NO cumplir con los requisitos antes mencionados, NO continuar con este cuestionario
¿Ha prestado sus servicios al ITCH anteriormente? Si ( ) No ( )

CRITERIOS A CALIFICAR CALIFICACIÓN

1. Escolaridad del instructor (mínimo licenciatura). (Licenciatura 10 Pts. Posgrado 20 Pts.)
2. Experiencia Académica del instructor del servicio. (1 año 5 Pts. 3 años 10 Pts. 5 años o más 20 Pts.)
3. Experiencia Profesional del instructor del servicio. (1 año 5 Pts. 3 años 10 Pts. 5 años o más 20 Pts.)
4. Acreditaciones y certificaciones con las que cuenta el instructor. (No tiene 0 Pts. Si tiene 20 Pts.)
5. Experiencia en el manejo de grupos. (No tiene 0 Pts. Si tiene 20 Pts.)
TOTAL DE PUNTOS OBTENIDOS (El proveedor se considera seleccionado, si totaliza un mínimo de 80 puntos):

¿Por qué tiene interés en ser proveedor del Instituto? OTROS COMENTARIOS

Nombre y Firma Nombre y Firma del Jefe del Departamento

Instructor o Representante Legal de la Empresa de Recursos Materiales y Servicios

176
ANEXO 5. Acta de finalización del proyecto.

177
178