INFORME PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LA EMPRESA NESTLÉ

Fecha: Bogotá D.C, 19 de septiembre de 2018

ELABORADO POR: Carrillo Quintero Valentina

Castaño Jiménez Yuly
Castellanos Ospina Anyi
Cortes Tovar Jessica
Sánchez Hernández Paola
Sandoval Rincón Wendy

1. OBJETIVO:

Conocer el programa de gestión documental de la empresa Nestlé.

Identificar las normas y leyes en las cuales la unidad de correspondencia se rige
para la realización de sus procedimientos.
Identificar los tipos de correspondencia producida y recibida en la unidad de
correspondencia

2. RESUMEN
El programa de Gestión Documental (PGD) es el instrumento archivístico por el cual
el Archivo General de la Nación realizar la respectiva documentación a corto,
mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos que se llevarán a
cabo estarán encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización
de los documentos producidos y recibidos, facilitando así la conservación, el uso y
su preservación
Este instrumento es la línea estratégica para los procesos que se llevaran a cabo la
gestión archivística ya que estos son controlados para asegurar la integridad,
disponibilidad, el uso, los soportes y el registro de los procesos por medio de
documentos.
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3. MARCO LEGAL
Constitución política
Artículo 15. Intimidad y actualización de datos
Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar. El Estado
deberá respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer,
actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los
bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

Artículo 23. Quejas y reclamos

Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades
por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El
legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para
garantizar los derechos fundamentales.

Artículo 20. Acceso a la cultura

Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y
opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar
medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social.
Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad.

Artículo 74. Acceso a documentos públicos

Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los
casos que establezca la ley. El secreto profesional es inviolable.

Acuerdo 060 – 2001

Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones
oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Ley 594 – 2000

Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de
datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las
entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Decreto 2620 DE 1993

Por el cual se reglamenta el procedimiento para la utilización de medios técnicos
adecuados para conservar los archivos de los comerciantes.

Ley 80 De 1993
Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones
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4. PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Producción
En la función de producción de documentos que aplica Nestlé para completar su
proceso de manera eficiente, los primeros temas que tiene en cuenta para su
aplicación y producción de documentos de sus clientes y de para la empresa es la
siguiente:
Nestlé puede recolectar información personal suya a partir de una variedad de
fuentes, incluyendo:
Interacción electrónica y en línea, incluyendo vía sitios de internet Nestlé,
Aplicaciones móviles, programas de mensajes de texto o a través de página bajo la
marca Nestlé o aplicaciones de redes sociales de terceros (ej. Facebook) (Sitios
Nestlé);
Interacciones fuera de línea, incluyendo campañas de marketing, vía tarjetas de
registro, inscripciones a concursos y contactos a través de las líneas de Servicio al
Consumidor.
Sus interacciones con contenido en línea direccionado (como publicidad) que
Nestlé, o un proveedor de servicio en nombre de Nestlé, proporcione a usted
mediante sitios web o aplicaciones de terceros. Información que lo proporciona
directamente el cliente.
Información personal de contacto, incluyendo cualquier información que permita a
Nestlé contactarlo personalmente (ej. nombre, dirección de domicilio o de correo y
teléfono);
Información Demográfica, incluyendo fecha de nacimiento, edad, genero,
localización (e. código postal, ciudad, estado y geolocalización), productos favoritos,
hobbies, intereses, información de estilo de vida.

Documentos ya existentes en el área de alimentos y áreas administrativas,

mejorándolos de acuerdo a las necesidades actuales de la compañía. Algunos de
los documentos actualizados son:
Formato para el control de limpieza y desinfección
Formato para la recepción de materia prima grado alimentario
Formato para el control de plagas
Formato de orden de producción de mezclas alimentaria
Instructivo para la limpieza y desinfección del área de reempaque
Instructivo para la limpieza y desinfección de la bodega
Instructivo para la limpieza y desinfección del laboratorio de alimentos
Procedimiento de limpieza y desinfección
Plan de saneamiento básico.
Informes Auditoria Internas
Actas De Video conferencias de las ventas (Ingresos y egresos de la empresa)
Cartas de envió de información a sus proveedores y terceros
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Formato de Información y consignación de los datos personales de los clientes

Formato de Contratación de personal
Lista de chequeo para el óptimo resultado del producto
Circular informativa al personal
Carta vigente de los acuerdos con la ISO

Recepción
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar
para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o
jurídica.
Electronic Data Interchange: Nestlé cuenta con una solución para el intercambio
electrónico de datos con sus partes comerciales. La Externalización de su solución
a través de EDICOM B2B Cloud Platform, simplifica el proceso de generación, envío
y recepción de todos estos documentos.
Factura Electrónica: Nestlé cuenta con una plataforma de e-Invoicing que permite
el envío de facturas electrónicas adaptadas a la legislación vigente en cada
momento y a los requerimientos de los distintos clientes.
Red Edicomnet: Nestlé forma parte de EDICOMNet, una de las principales
comunidades de interlocutores comerciales para el intercambio de transacciones
electrónicas en entornos B2B, garantiza el acceso a la mayor parte de socios
comerciales, simplificando el envío y recepción de documentos comerciales
estructurados (EDIFACT, X12, XML, UBL…) con total garantía y máxima seguridad.
Distribución
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
Toma de muestras
Procesamiento y análisis de información
Almacenamiento y distribución
Exámenes realizados
Calibración de equipos
Abastecimiento y vigencia de los insumos
Control de calidad
No conformidades
Acciones correctivas
Entrega de informes

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Documentos externos:
Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
Clasificación de las comunicaciones.
Organización de documentos en carpetas, buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Reasignación de documentos mal direccionados.
Registro de control de entrega de documentos recibidos.
Documentos internos:
Identificación de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Registro de control de entrega de documentos internos.
Documentos enviados:
Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo
electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.
Control del cumplimiento de requisitos del documento.
Métodos de empaque y embalaje.
Peso y porteo de documentos.
Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
Control y firma de guías y planillas de entrega.
Control de devoluciones.
Organización mensajería externa.
Registro de control de envío de documentos.

Organización
Es un proceso técnico archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de
acciones orientadas a clasificar, ordenar y asignar los documentos de cada entidad.
Clasificar documentos: Separarlos o dividirlos en clases o grupos que sean
susceptibles de sub-divisiones, teniendo en cuenta la estructura orgánica y/o las
funciones institucionales.
Ordenar documentos: Unir y relacionar los elementos de cada grupo mediante el
sistema más conveniente: ordenamiento alfabético, numérico, alfanumérico,
cronológico, etc.
Signar documentos: Es asignarles símbolos de codificación para su rápida
identificación (por unidades orgánicas, por series documentales, etc.). Pueden ser
letras o números o la combinación de ambos.
Transferencia de documentos: A través de este proceso archivístico se evita que
los documentos que se producen a diario se acumulen en los primeros niveles de
archivo en forma indefinida. Esto permite además disponer de un mayor espacio
físico, equipos y materiales, garantizando la integridad y la conservación del
Patrimonio Documental.

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Eliminación de documentos: Consiste en la destrucción de los documentos
considerados innecesarios, previa autorización del Archivo General en el ámbito de
su competencia. Para ello es necesario conformar un Comité

Evaluador de Documentos, que se constituye en la máxima autoridad archivística

en cada institución.

Recuperación
Se utilizan unos sistemas de recuperación o base documental la cual, tiene como
función recuperar documentos selectivamente a partir de cualquier característica de
su contenido.
El expediente, se utiliza también para la recuperación de documentos; ya que dichos
archivos reposan en el lugar que se encuentran archivados
Disposición final
Conservación
La empresa lo realiza en los documentos que tienen un valor permanente en la
empresa Nestlé, es decir aquellos que tienen disposición legal o aquellos que en su
contenido tienen información del origen, desarrollo, estructura, procedimientos y
políticas de esta, ya que se convierten en testimonio de su actividad y trascendencia
A estos se le realizara una clasificación para determinar los documentos que tiene
un valor significativo de los que no tienen mayores importancias en los procesos de
la organización
La conservación que realiza la empresa lo hace por medio físico en el archivo
organizado por series y sub series, o por medio electrónico en el cual se agrega a
un programa especial de archivo por medio de la digitalización
Los archivos guardados en el archivo se organizan en sus respectivos sobre, y luego
de esto en cajas y en archivadores para una mejor preservación
Descarte
La empresa para el descarte de documentos:
Clasifica los documentos en dos partes la primera son los aquellos que tienen un
valor legal en la empresa o los que están involucrados con los procesos de la
organización, los otros son aquellos que no tienen gran importancia en el origen, no
involucran procesos o no son de margen legal.
Verifica la fecha de caducidad del documento, vigencia o verifica si el documento
ya lleva más de 10 años en la empresa
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La empresa realizara el descarte cuando se verifique que la documentación es
susceptible a ser eliminada,
La eliminación que se les realice a las comunicaciones debe asegurara que estas
no se podrán recuperar en sí que pueda ser irreversible
La empresa a los documentos que incluyan datos de carácter personal o
confidencial lo eliminaran de acuerdo con un procedimiento que garantice la
preservación de su información hasta el momento de su destrucción
Ningún documento debe ser eliminado antes de lo establecido, es también
importante que no se conserven los documentos más tiempo del necesario, ya
que no se está específicamente la fecha en que se vuelvan a utilizar

5. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA:
Es una oficina o departamento donde se reciben, clasifican, radican, registran y
entregan, los documentos y comunicaciones internas y externas, tanto para los jefes
y funcionarios de las diferentes dependencias.
Comunicaciones oficiales
Son todas aquellas comunicaciones internas y externas que son producidas o
recibidas, a través de medios magnéticos o físicos, que se generan en pro del
desarrollo de las actividades administrativas de determinada organización. Las
comunicaciones oficiales se clasifican en internas y externas, dentro de la unidad
de correspondencia, tal y como se explicará a continuación.
Comunicaciones personales
Según el artículo 2 del acuerdo 060/2001 del Archivo General de la Nación: “son
todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título
personal, citando o no el cargo del funcionario”. Éstas no generan trámites para las
instituciones.
6. PROCESO DE RECEPCIÓN ARCHIVISTICA DE DOCUMENTOS.
Nestlé en su proceso de recepción, cuenta con el eficiente control y manejo de
documentos que entran a la organización, verificando de manera oportuna que los
datos del documento recibido sean verídicos.
En el proceso establecido por Nestlé, para admisión de documentos esta empresa
tiene en cuenta:
Recepción: Recibir las comunicaciones oficiales provenientes de otras entidades
distintas, a través de distintos medios, en los cuales Nestlé admite que se han:
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Directos: Comunicación Física. La cual le es entregada a la persona responsable

de la unidad de correspondencia la cual tendrá que tener en cuenta si:
Es una comunicación para la empresa o un funcionario
La comunicación es oficial
El sobre deberá estar marcado correctamente
Cartas, Facturas y propaganda
Indirectos: Documentos Recibidos Por vía internet como lo son correo electrónico
o medios electrónicos. Verificando que los datos estén actualizados y con la debida
firma digital.
Vía Fax, Twitter, Correo Electrónico, WhatsApp y Facebook.
Clasificación: La encargada de la unidad de correspondencia de Nestlé, deberá
clasificar de manera rápida y eficiente el tipo de comunicación recibida ya se han:
Comunicaciones Personales. Son todos los documentos que no tiene que ver con
la actividad que realiza la empresa.
Por lo tanto, se debe tener en cuenta que esta comunicación:
No se Tramita
No se Radica
No se Abre
Pero a diferencia de esto si se registra y se llena un formato de entrega y
recibimiento del documento y se termina procedimiento.
Comunicaciones Oficiales. Son todas las actividades que realiza la empresa y se
debe seguir con el debido procedimiento.
Estas se clasifican:
Por el tiempo
Por el tipo de documento que se trate (Acorde al formato, acorde al contenido)
Circulares
Facturas
Memorandos
Cartas
Certificados
Constancias
Propaganda

Apertura: Se debe comenzar a verificar el contenido del documento y sus anexos,

teniendo en cuenta los respectivos requisitos que son:
Este dirigida a la organización
Que el documento cumpla con los datos necesarios.
Que el documento esté debidamente firmado.
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Radicación: Asignación de un número consecutivo al documento según el orden de

recibidas dejando una previa constancia de la fecha y hora del documento recibido.
La asignación de sello radicado que aplica Nestlé es digital.
Registro:
Realizar el previo y oportuno registro del documento recibido con los datos más
significativos de las solicitudes, para su control y tramite dentro de la organización.
El documento corresponderá a Registro de Correspondencia Recibida, se tiene en
cuenta los siguientes datos:
Numero de radicado
Fecha y hora
Nombre del remitente
Firma
Tipo de documento
Observaciones
Anexos
Distribución y reparto: De las mismas hacia las oficinas que deben realizar el
proceso de atención y trámite correspondiente, este procedimiento.
Se realizara por medio de un mensajero interno o patinador, el cual hace los
recorridos en horas fijas, dando así inicio al control y seguimiento.
El responsable deberá entregar un documento al patinador el cual se firmara para
quede en su total responsabilidad.

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INFORME PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL DE NESTLÉ

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6. PROCESO DE DESPACHO DE DOCUMENTOS

Es el conjunto de procedimientos de las comunicaciones oficiales, el cual le
corresponde a la unidad de correspondencia para el despacho de documentos.
Es el paso más importante en la gestión documental, pues en él se definen los
parámetros y especificaciones que determinan el carácter administrativo y su
destinación.
Firma
La firma en un documento es importante e indispensable, ya que es el símbolo,
dibujo, escrito o gráfico que impone la validez de su contenido, además de identificar
al responsable de su expedición.
Se realiza la firma de manera digital.
Traslado de documentos
Es el paso donde el área que lo origina lo envía a la unidad de correspondencia,
para ser entregado a su destino final, con la ayuda de un patinador.
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La empresa contrata a un patinador para que los documentos enviados lleguen a

su destino.

Embalaje o empaque
El empaque es el sobre, envoltura, plastificación o cubierta en otro tipo de material,
donde se guarda el documento al momento de su despacho para protegerlo hasta
el momento de la entrega al destinatario. La empresa verifica que el documento sea
enviado de forma segura.
Verificación
En esta fase se procede a una revisión detallada de la comunicación, sobre el
cumplimiento de las normas técnicas para su elaboración y trámite, según la clase
y naturaleza del documento.
Es decir que se verifica que cumpla con los siguientes aspectos:
Encabezado
Presentación
Objetivo (se establece si hay relación con un antecedente y respuesta)
Firma
Anexos y copias
Sujeción a las normas técnicas y jurídicas.
La organización verifica que todos los datos estén correctos para su respectivo
envió.

Numeración, fechado y radicación

Se organizan en orden consecutivo y codificación que en ocasiones puede ser
numérica o alfanumérica seguida y separada con un guion de la fecha del área
productora, especificando de igual manera numeración y fecha de salida del
documento.
Se tiene en cuenta el orden y fecha de salida del documento
El envío
La empresa para el envío y el servicio, se debe realizar una verificación de las
tarifas que implica realizar esta gestión, ya que se debe ser consciente que acudir
a este medio requiere tener un fondo que solvente los costos de la unidad de
correspondencia.
La empresa se asesora que el documento sea enviado.
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7. ANÁLISIS DE LA ACTIVIDAD REALIZADA EN CLASE.

El primer día en que se realizó una unidad de correspondencia se nos dificulto más
que todo por el tiempo, ya que tardábamos en agilizar el proceso y a veces se nos
olvidaba hacer algún proceso, como por ejemplo en el momento en que el
mensajero recibía el documento se nos olvidaba pedirle que firmara la planilla en la
cual se tenía que registrar todo detalle del documento y de quien lo entregaba, como
también a veces se nos dificultaba diferenciar en que planilla se registraban ciertos
documentos ya que la mayoría eran diferentes tipos de documentos.
El segundo día nos fue mejor ya que pudimos gestionar de manera más rápida y
pertinente los procesos, los cuales los mensajeros de nuestra empresa tenían que
recibir y entregar diferentes documentos tanto oficiales como personales los cuales
eran entregados a las demás empresas, donde el mensajero en el momento en que
recibía el documento tenía que revisarlo y firmar la planilla en menos de un segundo
para hacer su entrega correspondiente, en el momento en que el mensajero de
nuestra empresa entregaba dicho documento a las demás empresas los
encargados de la unidad de correspondencia tenían que verificar que el documento
estuviera en buenas condiciones y que cumpliera con lo requerido.
En el momento en que nuestra unidad de correspondencia recibía un documento
tenía que asegurarse de que los datos del destinatario y remitente estuvieran en su
respectivo orden y completos, como también verificar que dichos documentos
estuvieran firmados, hay que revisarlo haciendo un cierto toque por fuera del
documento para verificar que el documento no contenga cosas que puedan atentar
con su salud en el momento en que dicho documento cumpliera con esto pasaba a
ser radicado en el cual se le colocaba el sello radicado respectivo de la empresa
tanto en el documento como en la hoja blanca que cada mensajero tenía que llevar
siempre en el momento de la entrega de cada documento, aclarando que si el
documento es oficial es radicado y se clasifica tanto en oficiales como personales,
llegado el caso en que sea un documento personal este no se radica, no se tramita,
solo se registra en la planilla para que se conste de que fue entregado a su
respectivo destinatario.
Se identificaron y realizaron los procesos que se realizan en la unidad de
correspondencia, los cuales son el despacho y recepción de documentos.
Las normas y leyes se aplican se deben aplicar a los procesos de la unidad de
correspondencia para que así sea válido el procedimiento.

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Se identifica los tipos de correspondencia enviada y recibida y los distintos
procedimientos que se deben realizar en la unidad de correspondencia.
Para cada procedimiento en la unidad de correspondencia la hora de recibir o
entregar un documento se deben llenar unos formatos, para que así queden como
una constancia.
Identificar las diferencias de los formatos de correspondencia, para hacer más fácil
y rápido el diligenciamiento de estos.
Tener claridad en los pasos que se necesitan para realizar los procesos en la unidad
de correspondencia, para evitar errores y problemas en este.
Identificar las formas de embalaje, foliación, radicación etc. Para evitar confusiones
en las actividades realizadas en el archivo.
Tener conocimientos en las leyes que rigen el archivo de la empresa, para evitar
problemas en la realización de la Gestión Archivística