2.manual Clientes

Manual de FI
Autor: MARION LILI

PINEDA PEREZ
MANUAL DE CLIENTES
Manual de Usuario
Avenida La Reforma 15-

54, Zona 9,
Edificio Reforma Obelisco
PBX: 23795454, 23610008
Fax: 23602533
ENDULSAP Manejo de Datos de Clientes y Facturación
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productos y servicios de SAP Group son aquellas especificadas en las clausulas expresas de garantía que
acompañan a dichos productos y servicios, si las hubiera. Nada de lo que aparezca en este documento debe
interpretarse como garantía adicional.
Ingenio La Unión (MLPP) Page 2 of 58

Iconos
Icono Significado
Advertencia
Ejemplo
Nota
Recomendación
Sintaxis
Procesos Externos
Proceso de Negocio Alternativa / Decisión Elección

Convenciones tipográficas
Estilo de escritura Descripción

Texto de ejemplo Palabras o caracteres que aparecen en la pantalla. En este grupo se
incluyen los nombres de campo, los títulos de pantalla, los pulsadores,
así como los nombres de menú, las vías de acceso y las opciones.
Referencias cruzadas a otros documentos.
Texto de ejemplo Palabras o frases que se quieren poner de relieve en el texto, los títulos
de los gráficos y las tablas.
TEXTO DE EJEMPLO Nombres de elementos del sistema. En este grupo se incluyen los
nombres de informe, nombres de programa, códigos de transacción,
nombres de tabla y palabras clave de un lenguaje de programación,
cuando forman parte de un texto, por ejemplo, SELECT e INCLUDE.
Texto de ejemplo Salida en pantalla. En este grupo se incluyen los nombres de fichero y
directorio, sus vías de acceso, mensajes, código fuente, nombres de
variables y parámetros, así como nombres de herramientas de base de
datos, actualización e instalación.
TEXTO DE EJEMPLO Teclas del teclado, por ejemplo, teclas de funciones (como F2) o la tecla
INTRO.
Texto de ejemplo Entrada exacta del usuario. Palabras o caracteres que el usuario
introduce en el sistema tal y como aparecen en la documentación.
<Texto de ejemplo> Entrada variable del usuario. Los corchetes indican que estas palabras
y caracteres se sustituirán por las entradas pertinentes.

Contenido
1 Diagrama de Flujo de Clientes y Facturación ............................................................................... 7

2 Objetivo ......................................................................................................................................... 8
3 Requisitos ...................................................................................................................................... 8
3.1 Roles ...................................................................................................................................... 8
4 Etapas del proceso ........................................................................................................................ 8
4.1 Creación de un Cliente nuevo ................................................................................................ 8
4.2 Modificar/Visualizar los Datos de un Cliente ya Creado ...................................................... 15
4.3 Modificación en Masa de Clientes ....................................................................................... 17
4.4 Ingreso de Facturas de Clientes .......................................................................................... 23
4.5 Registro de Depósitos de Clientes ....................................................................................... 32
4.5.1 Depósitos por Anticipos ................................................................................................ 32
4.5.2 Depósitos por Cancelación de Facturas ....................................................................... 37
4.6 Compensación de cuentas de Deudores ............................................................................. 42
4.7 Ampliación de Clientes ......................................................................................................... 46
4.8 Facturación de Exportación ................................................................................................. 50


1 Diagrama de Flujo de Clientes y Facturación

ENDULSAP
Proceso: Clientes y Facturación Año 2,012 Aprobado por:
PUESTOS FUNCIONES
Formato STD.
Responsable de
Trasacción
Encargado de
Facturación
Maestro de
Finanzas
Tesorería
PROCEDIMIENTO Clientes Políticas/Comentario
So licitud de Creació n del

Cración de Cliente
FD01 Se deben verificar dato s fiscales del cliente a crear
Cliente
Visualizació n de Dato s de Visualización de Datos de

FD03
Clientes Clientes
M o dificació n Individual del Modificación de Datos de FD02 / XD99

Cliente
Clientes
Ingreso de Depó sito de Cliente Ingreso depósitos (Anticipos) To mar en cuenta que el depó stio puede o perarse antes
(A nticipo s) de tener la factura
Emisión de Factura
Emisió n de Factura FB 70 / F-02
Ingreso de Factura al Sistema Contabiliización de Factura F-28
Co mpensació n de Saldo s F-44

Compensación
Ingreso depósitos cancelando

Ingreso de Depó sito de Clientes cuenta por cobrar F-28
Revisión y Archivo de
Depósitos

2 Objetivo
En este documento se establecen los parámetros para la creación, modificación individual y en
masa del área de Deudores, además del manejo del ingreso de la Facturación y Compensación de
los mismos.
3 Requisitos
3.1 Roles
Los siguientes roles ya deben estar instalados para probar este escenario en SAP NetWeaver
Business Client (NWBC). Los roles en esta Documentación de proceso empresarial se deben
asignar al usuario o usuarios que prueben este escenario. Sólo necesita estos roles si está
utilizando la Interfaz NWBC. No necesitará estos roles si está utilizando SAP GUI estándar.
Requisitos
Debe haber asignado los roles siguientes al usuario que está probando este escenario.
Rol de usuario Nombre técnico Etapas del proceso
Empleado (Uso SAP_NBPR_EMPLOYEE_S La asignación de este rol es
Profesional) necesaria para la funcionalidad
básica.
Controlador de SAP_NBPR_CONTROLLER_M Cambiar jerarquía estándar
Empresa
4 Etapas del proceso

La jerarquía estándar ha sido creada
4.1 Creación de un Cliente nuevo
Utilización
Esta transacción se utilizará para crear un cliente nuevo
1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:
Opción 1: Interfaz gráfica de usuario SAP (SAP GUI)

Menú SAP Finanzas -> Gestión Financiera -> Deudores -> Datos
Maestros ->Crear, Modificar, Bloquear/Desbloquear, Borrar
Código de transacción FD01
2. Se debe crear el cliente siguiendo los siguientes pasos:
a. Seleccionar grupo de cuentas esto se debe realizar de acuerdo a las siguientes

opciones:

b. Seleccionar Sociedad
 Enter.
c. En el Tratamiento colocarlo de acuerdo a las siguientes opciones:
d. En el nombre colocar el nombre completo del Cliente tomando en cuenta que cada
línea permite un máximo de 35 cáracteres.
e. En el Concepto de Búsqueda colocar palabras claves que faciliten encontrar el

cliente en el futuro.
f. En el campo de la Dirección colocar (Cuando se tenga), los datos de acuerdo a

como lo solicita el apartado de Dirección calle.
g. En el campo País colocar GT (Guatemala)
h. En el área de Región de acuerdo a el siguiente listado:

Región Descripción
00 Alta Verapaz
01 Baja Verapaz
02 Chimaltenango
03 Chiquimula
04 El Progreso
05 Quiche
06 Escuintla
07 Guatemala
08 Huehuetenango
09 Izabal
10 Jalapa
11 Jutiapa
13 Peten
14 Quetzaltenango
15 Retalhuleu
16 San Marcos
17 Sacatepéquez
18 Santa Rosa
19 Sololá
20 Suchitepéquez
21 Totonicapán
22 Zacapa
i. Cuando se tenga el apartado postal de la dirección colocarlo en el campo de

Código postal.
j. En el apartado idioma seleccionar español.
k. Si se poseen datos como teléfono o correo electrónico llenar los espacios que se
establecen para ello.
l. En la pestaña de Datos de Control colocar el NIT del cliente cuando se tenga o

algún código interno que posea en la empresa, en el caso de los Funcionarios y
Empleados el NIT será su código de empleado en nómina
m. Dar Click en el Boton de Datos de Sociedad
n. En la pestaña Gestión de Cuenta, colocar el número de Cuenta Asociada de
acuerdo al plan de cuentas de cuentas por Cobrar. Clientes Nacionales.

o. En el grupo de Tesorería seleccionar el grupo que de acuerdo al tipo de cliente se

adecue, tomar en cuenta que los grupos de Tesorería para clientes son los
siguientes:
p. En la siguiente pestaña de Pagos seleccionar las condiciones de pago del cliente,

actualmente Ingenio La Unión no cuenta con planes de crédito por lo tanto todos los
clientes tienen el código ND00 Contado o Contra entrega de Docs.
q. En el campo de vías de pago colocar la manera en que el Cliente pagara a la

empresa las opciones son las siguientes
r. Dar Clic en Guardar

c
d
g
h


Es importante guardar antes de salir de esta transacción de lo contrario se perderá todo el

trabajo.
Resultado
Creación de un cliente en el maestro de Deudores.

4.2 Modificar/Visualizar los Datos de un Cliente ya Creado
Utilización
Esta acción se utilizará cuando se necesita modificar datos de un cliente ya creado.

Maestros -> Modificar
2. Seleccionar el Cliente a modificar, para poder realizar una búsqueda de acuerdo a

parámetros especiales presionar F4 en donde podrá seleccionar los distintos campos para
realizar la búsqueda del cliente a modificar.
3. Seleccionar la Sociedad en donde este creado el Cliente.
4. Accederá a la ventana de los Datos Generales y podrá modificar los datos que sean
necesarios.
5. Si los datos a modificar son de Sociedad seleccionar la opción de Datos de Sociedad
6. Modificar los Datos de Sociedad que procedan.
7. Una vez modificado el Cliente dar Clic en Guardar.
2
3

Es importante guardar antes de salir de esta transacción de lo contrario se perderá todo el

trabajo.
Resultado
Modificación del Cliente seleccionado.

4.3 Modificación en Masa de Clientes

Utilización
Esta transacción se utilizará cuando se necesite modificar varios datos de varios clientes.

Menú SAP Finanzas -> Gestión Financiera -> Acreedores ->
Contabilización -> Salida de pagos-> Solicitud de pago
Código de transacción XD99
2. Seleccionar en las opciones proporcionadas por el Sistema los Datos Maestros a modificar.
3. Dar Clic en símbolo de Reloj para ejecutar las funciones a modificar
4. Seleccionar el rango de clientes que se desea modificar, para buscar por nombres o por los
diferentes caracteres del sistema presionar F4 y levantar la lista de opciones de búsqueda.
5. Seleccionar las Sociedades en la que se modificarán los clientes.
6. Dar Clic en símbolo de Reloj para ejecutar las opciones seleccionadas.
7. En el icono de Seleccionar campos se seleccionar los campos que se desean

modificar de acuerdo a los Datos maestros seleccionados en el punto 2.

8. Cuando la modificación se desee realizar en masa es decir el mismo dato en todos los clientes
en el espacio activo en la parte superior de la pantalla se colocan los datos a modificar
9. Marcar la columna donde esta contenido el dato a modificar.
10. Dar Clic en la Opción de realizar modificaciones en masa este icono realizará los
cambios en todos los clientes seleccionados.
11. Grabar
12. Saldrá la ventana con el Status de las modificaciones realizadas.

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11
10

12
Resultado
Se han realizado modificaciones masivas a los clientes seleccionados y a los datos deseados.

4.4 Ingreso de Facturas de Clientes

Utilización
Esta transacción se utilizará para ingresar una factura de Clientes.

Menú SAP Finanzas -> Gestión Financiera -> Deudores ->
Contabilización -> Factura
Código de transacción FB70
2. Seleccionar el Deudor al que corresponde.
3. Colocar la Fecha de la Factura
4. En el Campo de Referencia colocar el número de Factura con la Serie que le corresponda,

separada con un guión del número de factura.
5. En el Campo Importe colocar el Valor de la Factura
6. Seleccionar Calcular Impuestos
7. Seleccionar el tipo de Indicador de impuesto a utilizar.
8. En el Campo Texto colocar el concepto de la Venta.
9. En la pestaña Detalle en el campo Txt. Cabec. Colocar el concepto de la facturación
10. En el campo Niv.tesor. Colocar el nivel de tesorería que corresponda, de acuerdo a las
opciones disponibles que comienzan por la letra “E”.
11. En la pestaña Pago en el campo Fecha Base colocar la fecha, por no poseer un plan de
créditos a clientes, la fecha sería el día de contabilización.
12. En el campo Cta. Mayor colocar la cuenta de ingreso que corresponda de acuerdo al concepto
de facturación.
13. En el campo Importe Moneda colocar el Total de la facturación (si el importe corresponde al
total ingresado en importe se puede colocar un * de esta manera el sistema automáticamente,
colocará el total de la factura)
14. Verificar que el Indicador de Impuestos en esta línea sea al mismo colocado en la cabecera del
documento.
15. Desplazándose con la tecla de Tabulador llegar al campo de Centro de Beneficio y seleccionar
el centro de beneficio que corresponda de acuerdo a la facturación.
16. En el menú Documento seleccionar la opción Simular y Verificar que los datos estén correctos
17. Si los datos están correctos dar clic en Grabar Completamente.


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Resultado
Registro de Factura de Ventas.

4.5 Registro de Depósitos de Clientes
4.5.1 Depósitos por Anticipos

Utilización
Esta transacción se utilizará cuando el Cliente realice el depósito antes de tener la factura, es decir,
depósitos operados como Anticipos sobre Ventas.

Contabilización -> Entrada de pagos
Código de transacción F-02
2. Colocar la fecha del Documento a contabilizar en este caso el depósito del cliente.
3. Verificar que en la Clase de Documento este el que corresponde a Depósitos
4. Verificar la fecha de Contabilización.
5. En el campo de Referencia colocar el número de boleta del depósito.
6. En el campo Txt.cab.doc. colocar el concepto del depósito.
7. En el campo Texto Compens. Colocar el texto que se desea aparezca para la realización de
las compensaciones.
8. En el campo de Cuenta, seleccionar la cuenta bancaria de Ingresos que corresponda.
9. En el campo de Importe colocar la cantidad depositada.
10. En el área de Selección de partidas abiertas seleccionar la cuenta del cliente a quien
corresponde el depósito.
11. Por ser un anticipo seleccionar en el indicador CME el que corresponda a Anticipo de
Clientes. Dar Enter
12. Seleccionar la clave de cuenta que corresponda a Anticipo de Clientes (19)
13. Colocar la cuenta de proveedor
14. Colocar en el campo de CME la letra A que corresponde a Anticipo Dar Enter
15. En el campo de Importe colocar el total del depósito.
16. En el Campo de Vence el colocar la fecha de contabilización.
17. Seleccionar la Vía de pago.

18. En el campo de asignación colocar el número de la boleta de depósito.
19. En el Campo de Texto colocar Venta de papel Reciclado.
20. En el menú Documento seleccionar la opción Simular
21. Verificar que las cuentas sean las correctas y los movimientos no generen ninguna
diferencia.
22. Dar Clic Grabar.
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Resultado
Registro de un depósito por anticipo.

4.5.2 Depósitos por Cancelación de Facturas

Utilización
Esta transacción se utilizará cuando se realicé un depósito a cuenta o por cancelación de una
factura ya emitida.

Contabilización -> Entrada de pagos
2. Colocar la fecha del Documento a contabilizar en este caso el depósito del cliente.
3. Verificar que en la Clase de Documento este el que corresponde a Depósitos
4. Verificar la fecha de Contabilización.
5. En el campo de Referencia colocar el número de boleta del depósito.
6. En el campo Txt.cab.doc. colocar el concepto del depósito.
7. En el campo Texto Compens. Colocar el texto que se desea aparezca para la realización de
las compensaciones.
8. En el campo de Cuenta, seleccionar la cuenta bancaria de Ingresos que corresponda.
9. En el campo de Importe colocar la cantidad depositada.
10. En el área de Selección de partidas abiertas seleccionar la cuenta del cliente a quien
corresponde el depósito.
11. Seleccionar la clave de cuenta que corresponda a Abono de Clientes (11)
12. Colocar la cuenta de proveedor
13. No colocar nada en el campo de CME, ya que ahora es un abono a una factura ya emitida.
14. En el campo de Importe colocar el total del depósito.
15. Seleccionar la Condición de Pago que en este caso sería ND00
16. Seleccionar en la fecha base la fecha de contabilización.
17. En el campo de asignación colocar el número de la boleta de depósito.
18. En el Campo de Texto colocar Venta de papel Reciclado.

19. En el menú Documento seleccionar la opción Simular
20. Verificar que las cuentas sean las correctas y los movimientos no generen ninguna
diferencia.
21. Grabar.
Tomar en cuenta que luego del registro de los depósitos se debe realizar la Compensación de
Facturas.
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Resultado
Registro de una Depósito de pago a cuenta de una factura.

4.6 Compensación de cuentas de Deudores
Utilización
Esta transacción se utilizará para compensar las facturas con los depósitos de clientes,

Menú SAP Finanzas -> Gestión Financiera -> Deudores -> Cuenta ->
Compensar
2. Seleccionar la cuenta del cliente a compensar.
3. Seleccionar la Fecha de Compensación
4. En el campo de la sociedad colocar la Sociedad en la que se trabajará la compensación
5. Seleccionar los Indicadores CME que se necesitan compensar.
6. Dar Click en Tratar Pas
7. Seleccionar las partidas a compensar (Al seleccionar un valor el color cambiará a azul)
8. En el Menú Documento seleccionar Simular.
9. Verificar las cuentas afectadas y que las diferencias sean “0”.
10. Dar Click en Grabar.

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Resultado
Pagos y Facturas compensadas.

4.7 Ampliación de Clientes
Utilización
Esta transacción se utilizará cuando se necesite crear un cliente nuevo en una Sociedad FI Afiliada,
siguiendo el correlativo establecido para la consolidación de información.
Siempre verificar que el cliente ya este creado en la Sociedad Ingenio La Unión, S.A. (1014), ya
que es en esta sociedad donde se llevará el correlativo para la consolidación de los mismos.
Determinar quien realizará la creación y/o modificación de los datos de Clientes/Deudores.

Maestros ->Crear, Modificar, Bloquear/Desbloquear, Borrar
2. Seleccionar el Grupo de cuentas del Acreedor.
3. Seleccionar el Deudor a crear, (tomar en cuenta que todos los deudores deben estar
creados primero en la sociedad 1014, por lo que al crearlo en una nueva sociedad ya tiene
asignado un código dentro de SAP).
4. Seleccionar el código de la Sociedad en que se va a crear el cliente
5. Clic en continuar
6. Seleccionar la cuenta Contable asociada al cliente.
7. Seleccionar el Grupo de Tesorería al que pertenecerá el Deudor en SAP
8. Seleccionar las condiciones de pago del Deudor
9. Seleccionar las vías de pago del Deudor.
10. Dar clic en Grabar.

2
3


Resultado
Creación con el mismo código interno de Deudores en diferentes sociedades FI.

4.8 Facturación de Exportación
Utilización
Esta transacción se utilizará para registrar facturas del exterior que se realizan en dólares,

Contabilización -> Factura
Código de transacción FB70
2. Seleccionar el Deudor al que corresponde.
3. Colocar la Fecha de la Factura
4. En el Campo de Referencia colocar el número de Factura con la Serie que le corresponda,

separada con un guión del número de factura.
5. En el Campo Importe colocar el Valor de la Factura
6. Seleccionar la moneda en la que se efectúa la facturación en este caso será USD
7. Seleccionar Calcular Impuestos
8. Seleccionar el tipo de Indicador de impuesto a utilizar.
9. En el Campo Texto colocar el concepto de la Venta.
10. En la pestaña Detalle en el campo Txt. Cabec. Colocar el concepto de la facturación
11. En el campo de Nivel de Tesorería seleccionar el nivel que le corresponda a la factura.
12. En la pestaña Pago en el campo Fecha Base colocar la fecha, por no poseer un plan de
créditos a clientes, la fecha sería el día de contabilización.
13. En el campo Cta. Mayor colocar la cuenta de ingreso que corresponda de acuerdo al concepto
de facturación.
14. En el campo Importe Moneda colocar el Total de la facturación (si el importe corresponde al
total ingresado en importe se puede colocar un * de esta manera el sistema automáticamente,
colocará el total de la factura)
15. Verificar que el Indicador de Impuestos en esta línea sea al mismo colocado en la cabecera del
documento.
16. En el campo de No. De Asignación colocar el Número de la Factura ingresado.

17. En el campo de Texto colocar el concepto de la factura nuevamente.
18. Desplazándose con la tecla de Tabulador llegar al campo de Centro de Beneficio y seleccionar
el centro de beneficio que corresponda de acuerdo a la facturación.
19. En el menú Documento seleccionar la opción Simular y Verificar que los datos estén correctos
20. Si los datos están correctos dar clic en Grabar Completamente.
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Resultado
Ingreso de Facturas de Exportación.


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Manual de FI

Autor: MARION LILI

Avenida La Reforma 15-

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Proceso de Negocio Alternativa / Decisión Elección

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Estilo de escritura Descripción

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1 Diagrama de Flujo de Clientes y Facturación ............................................................................... 7

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1 Diagrama de Flujo de Clientes y Facturación

So licitud de Creació n del

Visualizació n de Dato s de Visualización de Datos de

M o dificació n Individual del Modificación de Datos de FD02 / XD99

Ingreso de Factura al Sistema Contabiliización de Factura F-28

Co mpensació n de Saldo s F-44

Ingreso depósitos cancelando

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4 Etapas del proceso

4.1 Creación de un Cliente nuevo

1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:

Opción 1: Interfaz gráfica de usuario SAP (SAP GUI)

2. Se debe crear el cliente siguiendo los siguientes pasos:

a. Seleccionar grupo de cuentas esto se debe realizar de acuerdo a las siguientes

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c. En el Tratamiento colocarlo de acuerdo a las siguientes opciones:

e. En el Concepto de Búsqueda colocar palabras claves que faciliten encontrar el

f. En el campo de la Dirección colocar (Cuando se tenga), los datos de acuerdo a

g. En el campo País colocar GT (Guatemala)

h. En el área de Región de acuerdo a el siguiente listado:

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i. Cuando se tenga el apartado postal de la dirección colocarlo en el campo de

j. En el apartado idioma seleccionar español.

l. En la pestaña de Datos de Control colocar el NIT del cliente cuando se tenga o

m. Dar Click en el Boton de Datos de Sociedad

n. En la pestaña Gestión de Cuenta, colocar el número de Cuenta Asociada de

acuerdo al plan de cuentas de cuentas por Cobrar. Clientes Nacionales.

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o. En el grupo de Tesorería seleccionar el grupo que de acuerdo al tipo de cliente se

p. En la siguiente pestaña de Pagos seleccionar las condiciones de pago del cliente,

q. En el campo de vías de pago colocar la manera en que el Cliente pagara a la

r. Dar Clic en Guardar

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Es importante guardar antes de salir de esta transacción de lo contrario se perderá todo el

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4.2 Modificar/Visualizar los Datos de un Cliente ya Creado

1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:

Opción 1: Interfaz gráfica de usuario SAP (SAP GUI)

2. Seleccionar el Cliente a modificar, para poder realizar una búsqueda de acuerdo a

3. Seleccionar la Sociedad en donde este creado el Cliente.

5. Si los datos a modificar son de Sociedad seleccionar la opción de Datos de Sociedad

6. Modificar los Datos de Sociedad que procedan.

7. Una vez modificado el Cliente dar Clic en Guardar.

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Es importante guardar antes de salir de esta transacción de lo contrario se perderá todo el

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