ACTA DE CONFORMACIÓN DEL COMITÉ OPERATIVO DE EMERGENCIAS

En las instalaciones de XXXXXXXXXXubicada en el XXXXXXXXXX, del municipio de Mosquera-

Cundinamarca, siendo las ___ a.m. del ___ de__________ del ____ , luego de la convocatoria
abierta a formar parte Comité Operativo de Emergencias y Las Brigadas de Emergencia dentro de
la organización, en los cuales se trataron los siguientes temas:

TEMAS TRATADOS

1. Funciones, responsabilidades y niveles de autoridad de los integrantes.

2. Elección de los cargos (por votación entre los participantes, postulación voluntaria o
propuesta entre los participantes).
3. Aceptación de los cargos.
4. Actividades posteriores a realizar:
a. Diligenciamiento de Hoja de Vida
b. Relación de Conocimientos y Experiencia
c. Valoración Médica.

DESARROLLO DE LA REUNIÓN

PRIMERO: FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Y NIVELES DE AUTORIDAD DE LOS INTEGRANTES

Asistieron a la reunión los trabajadores interesados en formar parte del Comité Operativo de
Emergencias y las Brigadas de Emergencia (primeros auxilios, contra incendios, evacuación
búsqueda y rescate).
Las funciones y responsabilidades de cada cargo son:
Coordinador de Emergencias:

Antes de la emergencia
Distribuir las diferentes responsabilidades a los integrantes del Comité Operativo de
Emergencias (comisión técnica, operativa, etcétera).
Presentar presupuestos debidamente sustentados que garanticen la buena marcha del
Plan.
Citar y velar por la asistencia a reuniones periódicas de los miembros del C.O.E.
Planear y coordinar actividades formativas para todo el personal, en temas
relacionados con la autoprotección y actuación en caso de emergencia.
Mantener informadas a las directivas sobre las diferentes acciones que contempla el
Plan de Emergencias.
Velar porque todos los niveles de actuación tengan los distintivos que los identifica.
 Programar capacitaciones especiales para grupos de apoyo como brigadas contra
incendios, brigadas de primeros auxilios, coordinadores de evacuación, vigilancia de
acuerdo a las necesidades de la organización.

Durante la emergencia
Decretar el estado de Emergencia de acuerdo a la magnitud.
Tomar decisiones estratégicas necesarias para el manejo de la emergencia.
Activar la cadena de llamadas del C.O.E.
Recoger toda la información relacionada con la emergencia.
Realizar contacto con las instituciones de ayuda externa.
Facilitar la consecución de recursos no existentes en la empresa.
Coordinar el Puesto de Mando Unificado (PMU) del Plan de Emergencias.
Coordina con el COE, las decisiones y acciones extraordinarias para el efectivo control
de la emergencia (Corte de energía, gas, agua según sea necesario).
Declarar la finalización de la fase de control del siniestro.
Dar el aviso de retorno o de desocupación definitiva del área afectada.

Observación: El coordinador del COE al conformar el PMU (Puesto de Mando Unificado),

debe portar un Kit de emergencia con la siguiente información:
Directorio de emergencias interno y externo
Listado de los niveles de actuación con los números de teléfono
Listado de todo el personal con los números de teléfono de las residencias
Listado de recursos
Planos donde especifique las áreas críticas.
Sistema de comunicación portátil (radio, celular).

Después de la emergencia:
Coordinar las labores de reconstrucción y/o reparación.
Realizar reuniones de evaluación de los procedimientos realizados.
Recoger el informe de cada una de las comisiones.
Presentar los respectivos informes a la Gerencia y al COE en general.
Programar nuevos talleres para corregir o afianzar conocimientos.
Convocar a todos los niveles de actuación y evaluadores externos para realizar la
evaluación después de una emergencia o simulacro.

Coordinador de evacuación:

Antes de una emergencia:

Conocer las funciones generales de la brigada de evacuación y velar por que la brigada
cumplan con sus funciones.
 Mantener un listado actualizado de todo el personal.
Conocer las rutas de evacuación y puntos de encuentro principales y alternos.

Durante la emergencia:
Actuar oportunamente cuando se presente una emergencia o escuche la señal de
alarma acudiendo al PMU para recibir instrucciones.
Mantener comunicación permanente con la brigada de evacuación de los diferentes
sectores.
Dar instrucciones que faciliten la evacuación segura a través del sistema altavoz
(megáfono, altoparlante o intercomunicador).
Si encuentra una vía de evacuación bloqueada, coordinar la evacuación por la vía
alterna. En caso de no poder salir, llevar el grupo a un lugar o área o cuarto seguro
(alojamiento temporal), chequear constantemente la seguridad de este y comunicarse
para informar y esperar nuevas órdenes.
Coordina conjuntamente con el coordinador de las brigadas el acordonamiento o
control de las vías públicas, cuando sea necesario evacuar totalmente las instalaciones.
En el punto de encuentro, solicita información y registra novedades dadas por las
brigadas de evacuación.
Comunicar oportunamente la información de novedades de forma organizada al PMU.
Velar por la organización en el retorno a las instalaciones cuando reciba la orden del
jefe de emergencias. Establecer las prioridades en el retorno.

Después de la emergencia:
Reunirse con la brigada de evacuación para evaluar lo ocurrido, elaborar el informe y
presentarlo al jefe de emergencias.
Buscar evidencias que puedan esclarecer el hecho.
Ayudar en la coordinación de las actividades para poner en orden y en funcionamiento
las labores del área.

Líder de brigada:

Antes de la emergencia:
Conocer los riesgos generales y particulares que se presenten en las diferentes áreas y
actividades.
Señalar las deficiencias o situaciones que constituyan riesgo o afecten los medios de
protección y verificar que se eliminen o solucionen adecuadamente.
Velar porque se mantenga despejado el acceso a las vías de evacuación y se conserve
la señalización.
Coordinar la participación del personal operativo de emergencia, en las actividades de
 capacitación, entrenamiento que se programen y mantiene actualizado el listado del
personal de cada área (área de producción y horario de trabajo).
Planear el salvamento de bienes irrecuperables, asignar responsables y definir el sitio
de disposición final de los elementos a rescatar.
Medidas Preventivas:
Coordinar la inspección periódica del estado general de conservación de los extintores
contra incendios, utilizando los formatos de registro y procedimientos relacionados.
Tomar acciones para solicitar la reposición de los equipos defectuosos.
Mantenerse entrenados para la utilización de las camillas, aplicación de respiración
artificial, masaje cardíaco y cualquier otra práctica de primeros auxilios.
Mantenerse familiarizados con todas las edificaciones e instalaciones de la compañía y
sus respectivas salidas.

Durante la emergencia:
Verificar la intervención oportuna de la brigada.
Si es necesario y no ha llegado el jefe de emergencias al sitio, toma decisiones de
evacuación o intervención del grupo de apoyo interno o equipo de socorro y rescate
exteriores.
Coordinar el personal de la brigada de seguridad y primeros auxilios.
Coordina la atención en primeros auxilios a los accidentados y aquellos que por las
circunstancias estén en peligro durante la ocurrencia del siniestro.
Mantiene comunicación permanente con el Puesto de Mando Unificado, solicita
recursos necesarios que se van agotando, realiza el reporte de heridos.
Coordinar la ayuda a las personas que hayan sido alcanzadas por el siniestro y llevarlas
para un sitio seguro.
Incita a las personas a mantener la calma y a seguir las instrucciones impartidas por
parte de los brigadistas y por el sistema de alarma.

Después de la emergencia:
Verifica que todos los integrantes de las brigadas estén sanos y a salvo
Investiga las causas de las emergencias sucedidas.
Coordinar la remoción y limpieza de los residuos, incluyendo los extintores contra –
incendios, tales como: Extintores, mangueras, etc., enviándolos para la recarga y/o
mantenimiento.

BRIGADAS DE EMERGENCIA

BRIGADISTAS DE PRIMEROS AUXILIOS

ANTES DE LA EMERGENCIA

 Capacitarse en todas las técnicas propias de primeros auxilios y desarrollar las habilidades
y competencias.
 Mantener dotado el equipo de primeros auxilios
 Conocer el Plan de emergencias y su participación especifica
 Conocer que puede hacer, pero fundamentalmente que no puede hacer
 Realizar simulacros de entrenamiento.

DURANTE LA EMERGENCIA

 Prestar los primeros auxilios a los lesionados por la emergencia

 Realizar clasificación de heridos y remitir con acompañante en caso necesario, llenar
registro y hacer seguimiento a la situación del paciente
 Solicitar ayuda médica requerida según la valoración de la persona afectada.
 Hablar con claridad al lesionado sobre la condición actual.
 No generar pánico, no hacer afirmaciones especulativas sobre diagnóstico de salud.
 Permitir la intervención de expertos en caso de que el estado de salud del lesionado sea
grave.

DESPUES DE LA EMERGENCIA

 Reportar al coordinador estadísticas de lesionados

 Solicitar reposición de elementos de primeros auxilios.
 Implementar junto con el coordinador las acciones de mejora requeridas por la evaluación.

BRIGADA CONTRA DE INCENDIOS

ANTES DE LA EMERGENCIA

 Conocer el Plan de emergencias de la empresa

 Ser responsable del estado y funcionamiento adecuado de todo el equipo para la
prevención y control de incendios.
 Conocer suficientemente los riesgos generales y particulares de incendio propios en la
empresa.
 Identificar y notificar las deficiencias o situaciones que constituyan un riesgo
 Capacitarse y adquirir las habilidades y competencias para la atención de emergencias.

DURANTE LA EMERGENCIA

 Actuar prontamente cuando se informe de una emergencia de incendio.

 Utilizar los medios disponibles como extintores.
  Apagar los conatos de incendio si es posible.
 Siempre actuar coordinadamente con los otros grupos de emergencias.
 Coordinar y brindar apoyo a grupos de ayuda externa como bomberos.

DESPUÉS DE LA EMERGENCIA

 Valorar el estado de bienes inmuebles o muebles posterior a la emergencia.

 Notificar perdidas
 Solicitar reposición de implementos y equipos para control de incendios.
 Evaluar la respuesta y la atención de la emergencia.
 Implementar junto con el coordinador las acciones de mejora requeridas por la evaluación
 Elaborar informe final sobre su gestión durante la emergencia y observaciones.

BRIGADA DE EVACUACION Y RESCATE

ANTES DE LA EMERGENCIA

 Conocer el Plan de emergencias y su participación especifica

 Participar en actividades de capacitación y entrenamiento
 Conocer y verificar periódicamente el estado de las vías de evacuación, punto de encuentro
y señalización de evacuación.
 Ser responsable del estado y funcionamiento adecuado de las rutas de evacuación y salidas
de emergencia.
 Mantener actualizadas las listas de personal.
 Incluir en la lista de personal, a los contratistas y visitantes frecuentes.
 Asignar sectores en lo que les corresponde coordinar la evacuación.
 Realizar simulacros de entrenamientos.

DURANTE Y DESPUES DE LA EMERGENCIA

 Actuar prontamente cuando se informe de una emergencia y está atento a la orden de

evacuación impartida por el Jefe de brigada.
 Evacuar el personal de las diferentes áreas hasta el punto final de encuentro en caso de
emergencia que lo requiera.
 Inducir permanentemente el comportamiento seguro durante la evacuación
 Realizar censo para verificación de personal evacuado.
 En caso necesario cumplir con otras tareas de apoyo para las que se le requiera.

Grupos de apoyo interno y externo:

Grupos de apoyo interno
Son todos aquellos grupos o personas internas de la empresa, responsables de mantener las
condiciones de operatividad necesarias para la actuación de los diferentes grupos de emergencia.
Estos grupos y/o personas requieren adicionalmente de una capacitación general sobre los
procedimientos de Emergencia y Evacuación y la definición de sus funciones específicas para
apoyar a la Brigada de Emergencia en el evento de un desastre.

Grupos de apoyo externo

Son organismos encargados de brindar asesoría y asistencia técnica a la empresa para la
prevención y control de las emergencias.
Los principales organismos de apoyo externo de la empresa son: Administradora de Riesgos
Profesionales a la que se encuentre afiliado, Cuerpo de Bomberos, Policía y Ejército, Defensa
Civil y Cruz Roja Colombiana.

Cuerpo de Bomberos

Las funciones esperadas de este organismo durante una emergencia, especialmente en incendios
son:
 Desarrollar el control y extinción del fuego.
 Realizar labores de rescate de personas.
 Colaborar en las acciones de salvamento de bienes.
 Investigar las causas y el origen del incendio.

Cruz Roja Colombiana

Este organismo como apoyo externo tendrá como función especial el colaborar en:
 Búsqueda y rescate de personas atrapadas.
 Atención y clasificación de lesionados en el sitio.
 Transporte de afectados a centros de salud.
 Telecomunicaciones.

Policía y Ejército
Las acciones esperadas de estos organismos pueden clasificarse en dos grandes áreas:

En caso de incendio o sismo:

 Control de acceso en el lugar del siniestro.
 Vigilancia y control de las vías aledañas.
  Protección contra saqueo y sabotaje.

En caso de eventos de tipo social (Atentados, secuestros, motín o paros, etc.):

 Control de los accesos y vías de comunicación aledañas.
 Inspección de áreas donde se presuma ubicación de bombas.
 Control de orden público.
 Investigación de origen, motivación y responsabilidad del evento.

Antes del siniestro:

 Control de acceso en el lugar del siniestro.
 Vigilancia y control de las vías aledañas.
 Protección contra saqueo y sabotaje.

Defensa Civil

Este organismo prestaría su colaboración en lo siguiente:

 Rescate de personas.
 Salvamento de bienes.
 Transporte de materiales y equipos.
 Comunicaciones.
 Labores de reacondicionamiento.

SEGUNDO: ELECCIÓN DE LOS CARGOS

El Coordinador del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo realiza nombramiento de los nuevos
integrantes del COE, según las postulaciones y votaciones realizadas; y las brigadas de emergencia
que quedaran conformadas de la siguiente manera:

 Comité Operativo de Emergencias

Coordinador COE Suplente

Coordinador de Evacuación Suplente

 Brigadas de emergencia:
 Jefe de Brigada Suplente

Coordinador Prevención y Control de

Suplente
Incendios

Coordinador Primeros Auxilios Suplente

Coordinador Evacuación, búsqueda

Suplente
y rescate

Grupo de Apoyo Interno y Externo

Brigadistas

TERCERO: ACEPTACIÓN DE LAS RESPONSABILIDADES

Todos los trabajadores mencionados en el anterior numeral aceptan el cargo y las

responsabilidades que con lleve el ser parte del COE y de las brigadas de emergencias así mismo el
de asistir puntualmente a las capacitaciones.

CUARTO: ACTIVIDADES POSTERIORES A REALIZAR

En las hojas de vida de los trabajadores miembros del COE y las brigadas de emergencia, se anexará
el presente documento donde consta de su función dentro de la organización. Luego se evaluará
el nivel de experiencia y conocimiento pertinente al tema de la presente reunión, para así,
programar las capacitaciones y reuniones de formación a las que tenga lugar.
______________________________ ____________________
XXXXXXXXXXXXXXXX V.B
Representante legal COPASST