PROCEDIMIENTO IB-RRHH-P-01

01
GESTIÓN DE PERSONAL
22/08/18

1. OBJETIVO

El objetivo del presente procedimiento es establecer los criterios a considerarse para el

reclutamiento, selección y contratación del personal, así como la determinación de sus necesidades
de capacitación, la programación de la capacitación y la evaluación de desempeño del personal de
Ibérica de Mantenimiento Sucursal Perú S.A, garantizando la calidad en los servicios que brindamos.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a todo el personal que postula para ingresar a Ibérica de
Mantenimiento Sucursal Perú S.A, bajo cualquier modalidad de contrato.

3. REFERENCIAS

 Norma ISO 9001:2015

 Norma ISO 14001:2015
 Norma ISO 45001:2018

4. DEFINICIONES

 SIG: Sistema Integrado de Gestión, que incluye Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y
Medio Ambiente.
 Selección: Es el proceso que permite “seleccionar” de un conjunto de postulantes, al
trabajador “Idóneo”, para un puesto o cargo determinado.
 Personal Nuevo: Todo colaborador que ingrese por primera vez a laborar en la organización
o sea promovido en algún otro puesto dentro de la misma.
 Contratación: Acuerdo entre la empresa y el candidato seleccionado donde se establecen
los derechos y obligaciones al vincularse a la empresa.
 Perfil: Requisitos del puesto que debe cumplir el postulante a fin de poder ser seleccionado
para ocupar la vacante.
 Competencia: Aptitud demostrada con base en la educación, formación, habilidades y
experiencia.

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 Inducción: Proceso que se lleva a cabo para que el colaborador se integre con la
organización. Asimismo, servirá de guía y facilitará el flujo de conocimientos para el normal
desenvolvimiento de las actividades inherentes a su puesto de trabajo.
 Capacitación: Proceso de aprendizaje orientado al mejoramiento de los conocimientos y
habilidades de la persona.
 Centro hospitalario: Establecimiento sanitario donde se atiende a los enfermos para
proporcionar el diagnóstico y tratamiento que necesitan; del mismo modo, es el centro de
labores del personal técnico.
 Responsable de servicio/centro: Responsable de velar porque los requerimientos de los
clientes (internos o externos) sean atendidos oportunamente y los procesos se realicen de
acuerdo con normas y políticas establecidas.
 Responsable de proyecto: Personal responsable de velar el cumplimiento del contrato del
centro hospitalario.

5. RESPONSABILIDADES

5.1. Gerente General

 Liderar y aprobar el presente procedimiento.

 Proveer los recursos necesarios para su respectiva implementación.

5.2. Responsable de Recursos Humanos

 Revisar el procedimiento para asegurar su eficacia, brindando las recomendaciones que se

requieran.
 Gestionar el cumplimiento del presente procedimiento y del personal a su cargo.

5.3. Técnico de recursos humanos

 Realizar las actividades administrativas que se requieren para la contratación del personal.
 Realizar la entrega de la documentación correspondiente y verificar el entendimiento de
estos al personal nuevo.
 Coordinar la entrega de los equipos de protección correspondientes al personal nuevo.

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5.4. Trabajadora social

 Gestionar la realización de exámenes médicos ocupacionales.

 Controlar los carnets de vacunación del personal.
 Coordinar y realizar la inducción al personal nuevo.

5.5. Responsable de proceso / Responsable de proyecto / Responsables de servicio /

Responsable de centro

 Cumplir con el procedimiento y asegurar que su personal a cargo cumpla con lo

establecido.

5.6. Responsable del SIG

 Elaborar y actualizar el presente procedimiento.

 Difundir, asesorar y asegurar el cumplimiento de los lineamientos establecidos en el
presente procedimiento.
 Brindar soporte en temas relacionados a exámenes médicos, accidentes laborales u otro
que se considere necesario.

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6. DESARROLLO

ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN REGISTRO

Los autorizados en solicitar contrataciones son: los responsables de cada área,
de proyecto o Gerencia General. Sin embargo, en los proyectos la cantidad de
Responsable personal se encuentra establecido según la propuesta técnica, por tal motivo la
de proceso reposición de personal es automática.
En caso exista la creación de una nueva posición, en cualquiera de las áreas, será Correo electrónico
Requerimiento Responsable
validado y comunicado por parte de la Gerencia General.
de personal de proyecto
Una vez aprobado por las instancias anteriores es derivada a la oficina de Llamada telefónica

Gerente recursos humanos.

General El tiempo que tomará el responsable de recursos humanos desde la recepción

del requerimiento de personal hasta la contratación es de 11 días
aproximadamente.
El responsable de recursos humanos procederá a la búsqueda del candidato
Búsqueda de Responsable
idóneo que cumpla el perfil requerido, de acuerdo al documento descripción del Correos electrónicos
personal de RRHH
puesto; utilizando para ello distintos medios: Búsqueda en bolsas de trabajo,

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entidades educacionales, contactos y recomendaciones, oficinas externas de

selección de personal, etc.
Los cv´s son revisados de manera rigurosa para validar el cumplimiento del perfil.
Selección de
Responsable Los candidatos pasan por un filtro telefónico donde se valida de manera general
candidatos Curriculum Vitae
de RRHH que cumple con el perfil requerido.
potenciales
Durante la conversación telefónica se coordina una entrevista presencial.
Los candidatos que pasen por el filtro telefónico serán citados para una
entrevista presencial a profundidad que se enfocará en las competencias
blandas, realización de entrevista por competencias, test psicológico y el
conocimiento de los procesos que se manejan dentro del área de cada Curriculum vitae
Selección y
Responsable candidato.
evaluación Entrevista personal
de RRHH Los candidatos que pasen la primera entrevista presencial tendrán una segunda
personal
con su jefe o responsable directo, donde se enfocarán en todo el conocimiento Correos electrónico
técnico y teórico que le permitirá al candidato desenvolverse de manera
adecuada dentro de la posición. Por último, ambos entrevistadores llegan a un
consenso para seleccionar al candidato ideal.

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El responsable de RRHH envía la información del candidato preseleccionado a la

trabajadora social, la cual se encarga de contactarlo y programar al siguiente día
hábil el examen ocupacional en la clínica autorizada.
IB-SSO-F-13
Revisa el certificado de aptitud colocándolo en la carpeta del trabajador y Formato de Solicitud de
actualizando la matriz de registro de EMO. Luego, verifica que el personal se programación examen
Examen
Trabajadora encuentre apto e informa al técnico de RRHH para iniciar el proceso de médico ocupacional
médico
Social contratación. En caso, el personal se encuentre NO APTO se comunica con la
ocupacional
clínica para asegurarse que el trabajador ha sido informado y si es posible que
pueda levantar la observación. Si no es posible, la trabajadora social informa al
IB-SSO-M-05
candidato la finalización del proceso.
Matriz de Registro de EMO
Si se llega a finalizar el proceso, reinicia comunicándose con el personal que
quedo segundo en la entrevista en los filtros anteriores.

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Vía telefónica se solicita al candidato seleccionado la documentación

correspondiente para la generación de su legajo personal con la ayuda de un IB-RR-HH-F-03

check list (IB-RRHH-F-03). Es necesario que la documentación se encuentre Check List de Legajo del Commented [K1]: No utilizo este formato
Técnico de Personal
completa y cumpliendo con los requisitos necesarios para que se pueda realizar
RRHH
la contratación.
Carnet de vacunas
Generación de
Si el trabajador nuevo ingresa a trabajar a un centro médico, es importante que
legajo
se verifique carnet de vacunas completo o de lo contrario contar como mínimo Carnet de sanidad
Trabajadora
con la primera dosis de hepatitis y tétano, si el puesto lo requiere se verifica
social IB-SSO-F-06
adicionalmente el carnet de sanidad vigente. En caso no contará con los carnets
Formato de Control de
solicitados, deberá regularizar lo más pronto posible, teniendo como máximo un
Inmunizaciones
día para hacerlo.

Se llena la ficha de datos del personal y se procede a generar el contrato.

Técnico de Hace firmar el contrato y las copias necesarias, de acuerdo con la modalidad
IB-RRHH-F-02
RRHH establecida.
Contratación Ficha de Datos del Personal

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Informa de la contratación vía correo electrónico al responsable del área

correspondiente, al responsable del SIG y al responsable del área de sistemas y
TIC.

Entrega al personal nuevo el reglamento interno de trabajo, el reglamento Contrato de Trabajo

interno de seguridad y salud en el trabajo y las recomendaciones de seguridad
Contrato de Trabajo por
de acuerdo al puesto de trabajo, haciéndole firmar una constancia de entrega.
Incremento de Actividad
Procede a coordinar la apertura de la cuenta bancaria del personal nuevo (en
caso sea necesario), la generación del correo corporativo y la contratación del Contrato por Modalidad
SCTR. Formativa

De acuerdo con el puesto de trabajo que va desempeñar realiza el requerimiento

Cargo de Entrega de
a través del MANTHOSP de equipos de protección personal, los cuales serán
Reglamentos
entregados al trabajador por el técnico de almacén, haciéndole firmar el formato
de entrega de EPP. IB-SSO-F-03
Formato de Entrega de EPP
Una vez gestionado lo anterior coordina con el área SIG y trabajadora social la
realización de la inducción del personal nuevo.

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En la inducción al personal se consideran los siguientes puntos: Commented [K2]: Tendría que ser el mismo día de la
firma de contrato.
1. Información de la empresa
2. Sistema de Gestión Integrado (Calidad, Seguridad y Medio Ambiente)
3. Información de recursos humanos (beneficios, RIT, política de descanso IB-RRHH-F-15
Trabajadora
médico, convenios, etc.) Formato de Lista de
Social
Inducción Se genera un registro de Lista de asistencia, marcando en el cuadro de inducción, Asistencia a Capacitación
SIG la cual es firmada por los expositores. Este documento es archivado por el área
de recursos humanos y colocado en la carpeta de cada trabajador.
Al termino de la inducción se realiza la revisión de la entrega de los EPP
entregados por el área de compras y logística y se recepciona el registro que será
enviado al centro correspondiente.
Controla la asistencia del personal a través del formato de información mensual
general que es reportado por cada responsable de servicio o de centro a RRHH IB-RRHH-F-09
Control de Responsable
en un plazo determinado, así mismo se establecen lineamientos de Formato de Información
cumplimiento del servicio/de
cumplimiento de funciones y responsabilidades en el Reglamento Interno de Mensual General
de funciones centro
Trabajo.

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En caso el trabajador (personal de operativo) requiera ausentarse de su centro IB-RRHH-F-04

de labores deberá rellenar el formato de Autorización de Permiso (IB-RRHH-F- Formato de Autorización de
04), donde especificará el motivo del mismo. Este documento deberá ser Permiso
firmado por el solicitante y su jefe superior inmediato, quién autoriza la salida
IB-RRHH-F-07
del trabajador. Luego, la papeleta es derivada al área de recursos humanos para
Formato de Autorización de
la consideración de la documentación sustentatoria que requerirá del trabajador
Horas Extras
como certificados médicos o atenciones médicas u otros.

IB-RRHH-F-05
Evaluación de Responsable El responsable del RRHH remite el formato de evaluación de desempeño del
Formato de Evaluación de
desempeño de RRHH Personal a los responsables de proceso para la evaluación del personal a su cargo
Desempeño del Personal
de forma semestral.
Para la elaboración del programa de capacitación utiliza la información recabada
Responsable en la evaluación de desempeño y en coordinación con los responsables de IB-RRHH-F-15
de RRHH proceso elabora el programa de capacitación. Adicional a ello, se contará con un Formato de Lista de
Capacitación
formato necesidad de capacitación para que las áreas puedan solicitar Asistencia a Capacitación

capacitaciones que no han consideradas dentro del programa de capacitación.

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Realiza seguimiento del programa de capacitación, coordina la realización con IB-RRHH-F-01

los expositores y el responsable del personal que llevará la capacitación. Así Identificación de
mismo obtiene la información para la obtención de indicadores. Necesidades de Capacitación

Una vez pasados 2 meses de la capacitación, realiza la verificación de la eficacia

IB-RRHH-F-06
consultando al responsable del personal que llevo la capacitación vía correo
Formato de Seguimiento y
electrónico, si considera que el personal aplica lo enseñado en sus actividades
Verificación de la Eficacia de
diarias.
la Capacitación

El registro de la verificación de la eficacia lo realiza en el formato IB-RRHH-F-06,

teniendo 3 opciones como resultado; eficaz, no eficaz y parcialmente eficaz.

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7. FLUJOGRAMA

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8. REGISTROS

CÓDIGO DE NOMBRE DE TIPO DE ARCHIVAMIENTO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN

FORMATO REGISTRO REGISTRO FINAL
S/C Cargo de Físico File y carpeta de 5 años después Back up
entrega de cada trabajador del retiro del
reglamentos Electrónico trabajador
IB-RRHH-F-01 Identificación Físico File de RRHH 1 año Eliminación
de necesidades
de capacitación
IB-RRHH-F-02 Ficha de datos Físico File de cada 5 años después Eliminación
del personal trabajador del retiro del
trabajador
S/C Contrato de Físico File de cada 5 años después Eliminación
trabajo a plazo trabajador del retiro del
indeterminado trabajador
S/C Contrato de Físico File de cada 5 años después Eliminación
trabajo por trabajador del retiro del
incremento de trabajador
actividad
S/C Contrato por Físico File de cada 5 años después Eliminación
modalidad trabajador del retiro del
formativa trabajador
IB-RRHH-F-03 Check list de Físico File de cada 5 años después Eliminación
legajo del trabajador del retiro del
personal trabajador
IB-RRHH-F-05 Evaluación de Electrónico Carpeta de 3 años Back up
desempeño del responsable de
Personal RRHH
IB-RRHH-F-04 Autorización de Físico File de técnico de 1 año Eliminación
Permiso RRHH

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IB-RRHH-F-07 Autorización Físico File de técnico de 1 año Eliminación

de Horas RRHH

Extras
IB-RRHH-F-06 Seguimiento y Electrónico Responsable de 5 años Back up

verificación de RRHH

la eficacia de
la capacitación
IB-RRHH-F-15 Lista de File File del área

asistencia a responsable de la
Electrónico capacitación 5 años Eliminación
capacitación

Carpeta de cada Back up

trabajador
IB-RRHH-F-09 Información Electrónico Carpeta del técnico 3 años Back up

Mensual de RRHH

General

9. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Cambio realizado

01 Creación de documento

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