Manual SIHO

Ministerio de la Protección Social
República de Colombia
MANUAL DE USUARIO APLICATIVO WEB DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

HOSPITALARIA “SIHO”
Ante la necesidad del Ministerio de la Protección Social y el Departamento Nacional de Planeación de contar con
información financiera, técnica y administrativa de las Instituciones Públicas Prestadoras de Servicios de Salud que
permitiera la toma de decisiones, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 2193 el 8 de julio de 2004, en el cual se
estableció las condiciones y los procedimientos para la presentación de información periódica y sistemática de la
gestión desarrollada por cada una de las IPS públicas.
En este sentido se implemento un aplicativo Web para el sistema de información hospitalaria con el fin de mejorar
tiempos de respuesta en la entrega de la información, permitiendo el trabajo en línea a los actores del sistema y la
calidad de la información a través del desarrollo de validaciones a diferentes niveles.
El manual de usuario que se presenta a continuación, es una guía que permitirá a las IPS públicas, Direcciones
Locales de Salud y Direcciones Departamentales de Salud conocer cada una de las funciones que presenta el
aplicativo Web, como también resolver dudas e inquietudes referentes al manejo, diligenciamiento, revisión y
validación de la información.
De esta forma, permite contar con datos coherentes y consistentes que brinden confiabilidad en el análisis de los
mismos no solamente a las entidades solicitantes, sino a todos los que intervienen en este proceso.
INGRESO AL APLICATIVO WEB
Instrucciones generales para el ingreso
 La institución debe contar con una conexión a Internet.

 Una vez ingrese a Internet, debe digitar la siguiente dirección la cual lo llevará a la página de gestión de
hospitales públicos.
 La página de gestión de hospitales públicos, tal como se muestra a continuación le solicitará en el recuadro
de entrada de usuarios el código de habilitación de la institución, así como la contraseña.
Carrera 13 No. 32- 76 PBX: 3305000 FAX: 3305050.

www.minproteccionsocial.gov.co. Bogotá D.C., Colombia
 En el espacio “Usuario” debe diligenciar el código de la institución que está conformado por 10 dígitos,
representados así: 6821100715 los dos primeros representan el departamento, los tres siguientes el
municipio y los cinco últimos la institución, por lo tanto no debe digitarse ni por debajo, ni por encima de 10
dígitos. Este código corresponde al asignado por la respectiva dirección territorial de salud en el registro
especial de prestadores de servicios de salud durante el proceso de habilitación.
 En el espacio para contraseña se debe diligenciar la clave personal asignada al funcionario de la IPS
responsable de registrar la información, puede contener caracteres alfanuméricos o especiales, máximo 20
caracteres.
 Una vez digitados el Usuario y la contraseña respectiva, se debe dar clic en ingresar para entrar a la página
de la institución.
 Dentro de la página tal como lo muestra la imagen anterior encontrará los formularios anuales, semestrales
y trimestrales donde puede acceder para diligenciar la información. Así mismo en opciones de control,
permite verificar los periodos presentados, validar y enviar la información a la dirección local o
departamental de salud, también cambiar la contraseña de ingreso a la página. En tablas de referencia y
caracterización de IPS se pueden realizar consultas de la información presentada en periodos anteriores.

En la parte inferior de la página hay un link de mensajes nuevos en el cual se puede consultar los mensajes
enviados por el Ministerio de la Protección Social y la dirección departamental o local de salud
correspondiente.
Indicaciones especiales de uso de la contraseña
 En caso de pérdida u olvido de la contraseña, por seguridad de la información, la institución debe solicitar el
respectivo cambio a la dirección territorial de salud correspondiente y ésta a su vez al Ministerio de la
Protección Social vía correo electrónico a las siguientes direcciones: hospitales@minproteccionsocial.gov.co
o ejurado@minproteccionsocial.gov.co, una vez el MPS realice el cambio de contraseña responderá al
mismo correo que lo solicitó, siguiendo el conducto regular.
 Para realizar el cambio de contraseña desde la institución se deberá ingresar por el Link de opciones de
control observando las respectivas indicaciones dando clic aquí.
 Barra de información
En la parte inferior de la página se puede observar una barra con la siguiente información:
Inicio: dando clic en este link, lo lleva a la página principal del sistema de información de la Dirección
General de Calidad de Servicios del Ministerio de la Protección Social.

Dando clic en la siguiente imagen: “ ”, ingresa a la página del Sistema de Información Hospitalaria
SIHO, donde debe diligenciar el usuario y la contraseña de la institución para poder entrar a la página de
la Institución en la cual debe se diligenciar la información.
Nombre de la Institución: muestra el nombre completo de la Institución.
Mensaje Nuevo: está representado con la siguiente imagen dando clic en este link, se despliega la
siguiente página donde muestra los mensajes recibidos del Ministerio de la Protección Social o la
Dirección Territorial de Salud.
Para leer el mensaje se debe dar clic en la siguiente imagen y en la parte superior del cuadro de
mensaje muestra la lectura de este.
Para eliminar el mensaje se debe dar clic en el icono de que aparece en la parte
superior de la hoja.
Fecha y hora: muestra la fecha y hora del día que está trabajando.
Contáctenos: dando clic abra la pantalla de envío de correo electrónico al Ministerio de la Protección
Social.
Para salir de la página y volver al menú principal, se da clic en cerrar , icono ubicado en la esquina
superior derecha de la página.
FORMULARIOS ANUALES
Formularios Anuales
 Datos Generales
 Unidades Dependientes
 Ingresos

 Gastos
 Facturación
 Cartera por Deudor
 Pasivos
 Mecanismos de Pago
 Balance General
 Estado de Actividad
 Producción
 Capacidad Instalada
 Recursos Humanos
 Pasivo Prestacional
 Infraestructura
 Datos Generales
Esta hoja provee la información de la institución relacionada con su ubicación y características organizacionales.
 Seleccionando la opción datos generales, se activa el siguiente cuadro:
Los datos que se diligencian en la hoja de datos generales son:
 Nombre de la institución.
 Número de Identificación Tributaria “NIT”, consta de 9 dígitos y 1 de verificación.
 Dirección de correo certificado.
 Teléfonos fijos (incluido el indicativo) y móviles.

 Correo electrónico (e-mail) de la IPS que sea consultado periódicamente.

 Nombres y apellidos del gerente ó director de la institución.
 Forma de vinculación del gerente ó director, se debe seleccionar si está nombrado en periodo fijo,
libre nombramiento y remoción o encargado.
 Si la institución es empresa social del Estado, se debe seleccionar SI, además el tipo de acto
(Decreto, acuerdo, ordenanza u otro) con el cual fue creada como ESE y la fecha del acto con
formato año, mes y día (AAAA/MM/DD)
 Una vez actualizados los datos, para que se ejecuten los cambios realizados se debe dar clic en la opción
que aparece en la barra de opciones de la parte superior de la hoja.
Antes de salir asegúrese de realizar la siguientes acciones
 La información de código de habilitación, NIT, nivel y ESE, son verificados con los datos reportados por la
IPS en el Registro de Prestadores de Servicios de Salud, si alguno de los datos no coincide, al validar la
información, se generará la inconsistencia informativa correspondiente, la cual debe ser solucionada. En
este caso, si fue mal reportado en el registro se debe presentar la novedad al grupo de habilitación en el
departamento para que coordine con el Ministerio de la Protección Social dicho cambio. Así mismo debe
informar de este caso al responsable de la información del Decreto 2193 en la Dirección Territorial de Salud.
Para salir de la página de y volver al menú principal, se debe

dar clic en cerrar , icono que esta ubicado en la esquina superior derecha de la
página.
 Unidades Dependientes
En esta hoja se deben relacionar las unidades prestadoras o puntos de atención que dependen presupuestalmente
de la institución que reporta y que están separadas geográficamente en veredas, corregimientos, municipios o
barrios.
Instrucciones generales
Dando un clic en Unidades dependientes, se activa el siguiente cuadro:

 En el cuadro anterior, únicamente se debe seleccionar el año a reportar, los demás datos aparecen
automáticamente.
 Se da clic en y se activa el siguiente cuadro:
 Para diligenciar los datos de unidades dependientes presupuestalmente de la institución, se debe dar clic en
el link que se encuentra en la barra superior de la página, el cual activa el siguiente cuadro:
Los datos que se diligencian en la hoja unidades dependientes son:
En nombre, se debe diligenciar el nombre de la institución dependiente. Ej. Centro de Salud Las
Palmas.
En código, debe registrar el código asignado en el registro de prestadores a la Unidad dependiente que
consta de 12 dígitos, representados como en el siguiente ejemplo: 195480508602 de los cuales los 10
primeros corresponden a la institución principal y los dos últimos identifican a la institución dependiente,
denominada sede en el Registro especial de prestadores.
Es de anotar que los tres dígitos (resaltados en rojo) que corresponden al municipio deben coincidir con
el municipio de ubicación de la sede, que pudiera ser distinto al municipio de la institución principal.
Se selecciona el Municipio donde se encuentra ubicada la unidad dependiente, y la tipología de la
Institución, si es Puesto de Salud, Centro de Salud u Hospital.
Una vez registrados los datos correspondientes, para guardar la información, se debe dar clic en la opción
que aparece en la barra de la parte superior de la hoja y activa el siguiente cuadro donde
muestra la consolidación de los datos, así:
 Para continuar diligenciado otras unidades dependientes presupuestalmente de la institución, se debe dar
clic en el link que se encuentra en la barra de herramientas ubicada en la parte superior de

la página y así sucesivamente se continúa con el registro de los datos.
 El código de habilitación de las unidades dependientes, es verificado contra el reportado por la IPS en el
Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud. En caso de no coincidir y al momento de validar la
información se generará la respectiva inconsistencia de manera informativa, la cual debe ser solucionada.
En el caso de haber sido mal reportado al Registro Especial de Prestadores, debe presentar la novedad al
Grupo de Habilitación en el Departamento para que coordine con el Ministerio de la Protección Social dicho
cambio. Así mismo se debe informar de este caso al responsable de la información del Decreto 2193 en la
Dirección Territorial de Salud.
Para salir de la página de UNIDADES DEPENDIENTES y volver al menú principal, se
da clic en cerrar “ ”, icono que se encuentra ubicado en la esquina superior derecha
de la página.
 Ingresos
Esta hoja provee la información de los ingresos registrados en el presupuesto de la institución durante la vigencia
especificada.

 Dando un clic en Ingresos, se activa el siguiente cuadro:
automáticamente.
 En la parte superior se puede verificar el código de la Institución, el nombre y el año de la vigencia que se
va a diligenciar.
 Para diligenciar información se debe dar clic en cada uno de los conceptos que no estén sombreados, los
sombreados en color gris no permiten ser diligenciados ya que corresponde a totales que son calculados

automáticamente por el sistema, por ejemplo, al dar clic en el concepto de se

activa el siguiente cuadro:
Las variables que se diligencian para cada concepto del ingreso son
Ingreso definitivo entendido como el valor registrado en el presupuesto inicial de ingresos más
las modificaciones aprobadas por la junta directiva de la entidad.
Ingreso reconocido entendido como el derecho derivado de la prestación de un servicio, en este
caso a partir de la radicación de la facturación para cobro ante la entidad responsable de pago de
servicios de salud, este rubro se debe ver afectado por el descuento de las glosas definitivas. Es
importante aclarar que los excedentes de facturación generados por servicios prestados a la
población pobre no cubierta con subsidios a la demanda, y facturados que superen el techo
contractual y que no hayan sido reconocidos mediante acto administrativo por la entidad
responsable de pago de servicios de salud, no deben registrarse como reconocimientos en la
ejecución presupuestal de ingresos.
Ingreso recaudado entendido como el dinero que ingresó a caja, al que se debe agregar el
ingreso sin situación de fondos del Sistema General de Participaciones destinado al pago de
aportes patronales.
Responsable del diligenciamiento: son los datos del responsable del diligenciamiento de cada
hoja y se digita por una sola vez puesto que aparecen automáticamente en cada concepto a grabar
de la misma hoja, si los datos no están completos no permitirá grabar la información.
 Para guardar, se debe dar clic en la opción que aparece en la barra de la parte superior de
la hoja y activa el siguiente cuadro donde muestra la consolidación de los datos, así:

 Identifique que las cifras estén registradas en pesos y no en miles de pesos.

 Verifique que haya registrado los datos de los recursos por atención a la población pobre en lo no cubierto
con subsidios a la demanda con y sin situación de fondos, que hicieron parte de contratos o convenios para
la prestación de estos servicios, suscritos por la institución con las entidades territoriales (departamentales,
distritales o municipales), independiente de los mecanismos de pago utilizados (capitación, evento, paquete,
entre otros.).
Así mismo verifique que haya desagregado los valores incluidos en el presupuesto de ingresos destinados a
la prestación de servicios a la población pobre NO afiliada al régimen subsidiado, de los servicios no
incluidos en el POS-S prestados a población afiliada al régimen subsidiado.
 Verifique que en otras ventas de servicios de salud, la IPS haya incluido los ingresos generados por (a)
cuotas de recuperación, copagos y cuotas moderadoras (que no hagan parte en el pago del valor del
contrato) y (b) la prestación de servicios de salud a: personas no afiliadas a ninguno de los regímenes de la
seguridad social y que tienen capacidad de pago, contrataciones o convenios realizados con otras IPS de
cualquier índole y con entidades públicas o privadas no incluidas en los regímenes de aseguramiento de la
seguridad social en salud tales como los servicios a las Fuerzas Armadas y de Policía, al Magisterio,
ECOPETROL, INPEC, ARP, entre otros.
 Se debe comparar los siguientes conceptos reportados en las hojas de ejecución presupuestal de ingresos
y facturación.
 Sumatoria de ingresos reconocidos  Total Facturado por ventas de
por ventas de servicios de salud servicios de salud
La Diferencia debe corresponder a la sumatoria de los valores reportados en las siguientes

subcuentas, de la hoja del estado de actividad financiera, económica y social de la IPS ó de
lo contrario la institución debe dar las explicaciones correspondientes a la Dirección
Territorial de Salud y hacer las anotaciones en el cuadro de observaciones.
Subcuentas:
 439512, devoluciones, rebajas y descuentos en ventas de servicios de salud.
 480822, margen de contratación en ventas de servicios de salud (saldo a favor
de la Institución).
 580814, margen de contratación en ventas de servicios de salud (excedentes
de facturación).
 580802, pérdida en retiro de activos (glosas definitivas).
Ejecución Presupuestal de Ingresos, Comparación Facturación (Recaudado vigencia

ventas de servicios de salud actual)
(Recaudado)
 Régimen Contributivo =  Régimen Contributivo
 Régimen Subsidiado =  Régimen Subsidiado
 Atención a la población pobre =  Atención a la población pobre
 SOAT =  SOAT
 FOSYGA (ECAT) =  FOSYGA (ECAT)
 Plan de intervenciones =  Plan de intervenciones

colectivas colectivas
 Otras Ventas de Servicios de =  Otras Ventas de Servicios de

Salud Salud
Ejecución presupuestal de Ingresos Comparación Facturación
 Recaudado de cuentas por >ó= Total Recaudado vigencias anteriores de

cobrar vigencias anteriores ventas de servicios de salud

 Se debe comparar los siguientes conceptos reportados en las hojas de ejecución presupuestal de ingresos
y estado de actividad financiera, económica y social de la Institución.
 Sumatoria de ingresos reconocidos  Valor registrado en la cuenta 4312
por ventas de servicios de salud ventas de servicios de salud.
lo contrario la institución debe dar las explicaciones correspondientes.
Subcuentas:
de facturación).
 El total de ingresos recaudados no puede ser inferior al valor total de pagos de la hoja del presupuesto de
gastos.
 El presupuesto de ingresos definitivo (Disponibilidad Inicial + Ingresos) debe ser igual al valor del
presupuesto definitivo de gastos (Gastos + Disponibilidad Final).
 La Dirección Territorial de Salud debe verificar la información del presupuesto de ingresos presentando por
la IPS pública con el presupuesto de ingresos aprobado por la Junta Directiva.
Para salir de la página de INGRESOS y volver al menú principal, se da clic en cerrar
“ ”, icono que esta ubicado en la esquina superior derecha de la página.
 Gastos
Esta hoja provee la información de los gastos de la institución de la vigencia.
 Ingresa dando un clic en Gastos y se activa el siguiente cuadro:

 En el cuadro anterior, únicamente debe seleccionar el año a reportar, los demás datos aparecen
automáticamente.
 En la parte superior se puede verificar el código de la institución, el nombre y el año de la vigencia que se va
a diligenciar.

automáticamente por el sistema.
 Por ejemplo, al dar clic en el concepto de se activa el siguiente cuadro:
Las variables que se diligencian para cada concepto del gasto son
Gasto definitivo entendido como el valor registrado en el presupuesto inicial de gastos más las
modificaciones de Junta Directiva.
Gasto comprometido entendido como el acto administrativo del reconocimiento de una obligación
derivado de la prestación de un servicio, en este caso a partir de la expedición del registro
presupuestal.
Gasto pagado entendido como el dinero que fue girado.
Adicionalmente debe diligenciarse:
Responsable del diligenciamiento: son los datos del responsable del diligenciamiento de cada
hoja y se digita por una sola vez puesto que aparecen automáticamente en cada concepto a grabar
de la misma hoja, si los datos no están completos no permitirá grabar la información.

 Identifique que las cifras estén registradas en pesos y no en miles de pesos

 El valor de los pagos realizados durante la vigencia no pueden superar el valor de los compromisos.
 El valor de los compromisos no puede superar el valor del presupuesto definitivo de gastos aprobado por
junta directiva.
 El valor total de los pagos realizados durante la vigencia no puede superar el total de recaudos registrados
en el presupuesto de ingresos.
 El total de presupuesto de ingresos definitivo (Disponibilidad Inicial + Ingresos) debe ser igual al total de
presupuesto definitivo de gastos más la disponibilidad final.
 Debe comparase los siguientes conceptos de las hojas de ejecución presupuestal de gastos con recurso
humano.
Ejecución presupuestal de gastos comparación Recurso Humano
 Gastos comprometidos por >ó=  Sumatoria del costo total

personal de planta causado en el año de los
cargos.
Si el gasto comprometido por personal de planta es mayor que el valor causado en la hoja de recurso
Ejecución presupuestal de gastos comparación Recurso Humano

humano, la IPS pública debe dar las explicaciones correspondientes a la Dirección Territorial de Salud y en
el cuadro de observaciones que aparece al final de la hoja de la ejecución presupuestal de gastos.
En el formulario de recurso humano se reportan el número de cargos aprobados por la Junta Directiva en el
plan de cargos, si algún cargo fue suprimido durante el año que está reportando, deja de existir en el plan
de cargos y por lo tanto no se puede reportar en el formato de recurso humano con corte a 31 de diciembre.
Si tuvo costo por el tiempo laborado, como ya no existe el cargo en el plan de cargos no se puede reportar
en la información, lo que conllevaría a una diferencia entre lo presupuestado y lo causado, la cual se debe
explicar en el cuadro de observaciones que aparece al final de la hoja de recurso humano y de gastos.
 Debe comparase los siguientes conceptos de las hojas de ejecución presupuestal de gastos con
contratación externa de la vigencia.
Ejecución presupuestal de gastos comparación Contratación Externa de Personal
 Gastos comprometidos por =ó<  Sumatoria de los valores

Servicios Personales Indirectos comprometidos por
del Gasto de Personal. contratación externa de
personal reportados en cada
uno de los trimestres.
Cuando la sumatoria del valor comprometido por contratación externa de personal reportada en cada uno
de los trimestres supere el valor de servicios personales indirectos reportado en el presupuesto de gastos,
la institución debe hacer la respectiva aclaración de la diferencia indicando los rubros, valores
comprometidos y por cada rubro explicar lo que contrató.
 Debe comparase los siguientes conceptos de las hojas de ejecución presupuestal de gastos con pasivo
prestacional.
Ejecución presupuestal de gastos comparación Pasivo Prestacional
 Valor comprometido por pago =  Valor anual de las mesadas

directo a jubilados y pensiónales.
pensionados.
 La Dirección Territorial de Salud debe verificar la información del presupuesto de gastos presentando por la
IPS pública con el presupuesto de gastos aprobado por la Junta Directiva.
Para salir de la página de GASTOS y volver al menú principal, se da clic en cerrar ,

icono que esta ubicado en la esquina superior derecha de la página.

 Facturación
Esta hoja provee la información del valor de los servicios facturados por la institución en la vigencia.
 Dando un clic en Facturación, se activa el siguiente cuadro:
automáticamente.
a diligenciar.
Las variables que se diligencian para cada concepto de la hoja de facturación son
Contratado: se debe registrar el valor incluido en los contratos suscritos con las entidades
responsables de pago de servicios de salud para la vigencia. En el caso de los servicios para la
población pobre en lo no cubierto con subsidios a la demanda contratados o incluidos en convenios con
las entidades territoriales (departamentos, distritos o municipios), deben desagregarse los valores con y
sin situación de fondos destinados a la prestación de servicios a la población pobre NO afiliada al
régimen subsidiado, de los servicios no incluidos en el POS-S prestados a población afiliada al régimen
subsidiado.
Facturado: se registra el valor de los servicios facturados al paciente por cada una las entidades
responsables de pago de servicios de salud, aún cuando este valor haya superado el valor del contrato
o el tope de presupuesto contratado con la dirección territorial de salud.
Glosa inicial: se registra el valor de las objeciones realizadas por las entidades responsables de pago
de servicios de salud a la facturación radicada de la vigencia que a la fecha de reporte estén
pendientes por revisar.
Glosa definitiva: se debe registrar el valor glosado por cada uno de las entidades responsables de
pago de servicios de salud frente a la facturación presentada y que haya sido aceptada por la IPS.
Recaudo vigencia actual: se debe registrar el valor recaudado de la facturación de la vigencia actual
de cada unos de las entidades responsables de pago de servicios de salud.
Recaudo vigencias anteriores: se debe registrar el valor recaudado de facturación de vigencias
anteriores de cada uno de las entidades responsables de pago de servicios de salud.

Total recaudo: sumatoria del valor recaudado de la vigencia actual y vigencias anteriores, este valor lo
calcula automáticamente el sistema una vez se oprima la opción grabar.
Responsable del diligenciamiento: son los datos del responsable del diligenciamiento de cada hoja y
se digita por una sola vez puesto que aparecen automáticamente en cada concepto a grabar de la
misma hoja, si los datos no están completos no permitirá grabar la información.

 Se debe comparar los siguientes conceptos reportados en las hojas de facturación y ejecución presupuestal
de ingresos.
 Total Facturado por ventas de  Sumatoria de ingresos reconocidos
servicios de salud. por ventas de servicios de salud
lo contrario la institución debe dar las explicaciones correspondientes a la Dirección
Territorial de Salud y hacer las anotaciones en el cuadro de observaciones.

Subcuentas:
de facturación).
Facturación (Recaudado vigencia Comparación Ejecución Presupuestal de Ingresos,

actual) ventas de servicios de salud
(Recaudado)
 Régimen Contributivo =  Régimen Contributivo
 Régimen Subsidiado =  Régimen Subsidiado
 Atención a la población pobre =  Atención a la población pobre
 SOAT =  SOAT
 FOSYGA (ECAT) =  FOSYGA (ECAT)
 Plan de intervenciones =  Plan de intervenciones

colectivas colectivas
 Otras Ventas de Servicios de =  Otras Ventas de Servicios de

Salud Salud
Facturación Comparación Ejecución presupuestal de Ingresos
 Total Recaudado vigencias <ó=  Recaudado de Cuentas por

anteriores de ventas de cobrar vigencias anteriores
servicios de salud
 Se debe comparar los siguientes conceptos reportados en las hojas de facturación y Estado de actividad
financiera, económica y social de la Institución.
Facturación Comparación Estado de actividad financiera,

económica y social de la Institución.
 Total facturado por ventas de =  Valor registrado en la cuenta

Facturación Comparación Estado de actividad financiera,

servicios de salud 4312, ventas de servicios de
salud
Lo anterior, teniendo en cuenta que la Contaduría General de la Nación en la Circular 35 de 2000, dice
textualmente: “La causación del ingreso debe efectuarse con base en los servicios facturados al paciente”.
 Se debe comparar los siguientes conceptos reportados en las hojas de facturación y mecanismos de pago.
Facturación Comparación Mecanismos de pago
 Contratado con régimen =  Sumatoria de los valores

contributivo contratados con el régimen
contributivo por los mecanismos
de pago de: Capitación, evento,
paquete y otros.
 Contratado con régimen =  Sumatoria de los valores

subsidiado contratados con el régimen
subsidiado por los mecanismos
paquete y otros.
 Contratado para Atención a la =  Sumatoria de los valores

población pobre no cubierta con contratados para atención a la
subsidios a la demanda. población pobre no cubierta con
subsidios a la demanda por los
mecanismos de pago de:
Capitación, evento, paquete y
otros.
 Recaudado de la vigencia actual =  Sumatoria de los valores

de régimen contributivo recaudados del régimen
paquete y otros.

de régimen subsidiado recaudados del régimen

paquete y otros.

de Atención a la población pobre recaudados de atención a la
no cubierta con subsidios a la población pobre no cubierta con
demanda. subsidios a la demanda por los
otros.
Para salir de la página de FACTURACIÓN y volver al menú principal, se da clic en

cerrar , icono que está ubicado en la esquina superior derecha de la página.

Esta hoja provee la información de las cuentas por cobrar causadas en el balance general de la institución a 31 de
diciembre del año del reporte, desagregadas por deudor y edad de las cuentas.
 Dando un clic en Cartera por Deudor, se activa el siguiente cuadro:
automáticamente.

 Para diligenciar los datos de cartera por deudor y edad, la Institución debe dar clic en la opción
que se encuentra en la barra superior de la página, el cual activa el siguiente cuadro:

En la pestaña de la opción grupo “ ” se puede seleccionar el

deudor: Régimen Contributivo, Régimen Subsidiado, SOAT-ECAT, APPNCSD Departamental (Atención
a la población pobre no cubierta con subsidios a la demanda Secretarias Departamentales), APPNCSD
Municipal/Distrital (Atención a la población pobre no cubierta con subsidios a la demanda Secretarias
Municipales/Distritales), otros deudores por ventas de servicios de salud y otros deudores diferentes a
ventas de servicios de salud, una vez seleccionado el grupo se activa la casilla de deudor.
Las variables que se diligencian para cada concepto de la hoja de cartera son
El valor de la cartera causada en balance se diligencia según su edad, hasta 60 días

a mayor a 360 días. Dando clic en la calculadora que se encuentra en la parte inferior
de la celda de total cartera el sistema calcula automáticamente el resultado de la
sumatoria de los valores.
En cartera reconocida se registra el valor de la facturación radicada en función del tiempo transcurrido
entre la radicación y la fecha de elaboración del reporte, ante el respectivo deudor y que no ha sido
cancelada, teniendo en cuenta que se toma el valor registrado en el balance y esto hace que exista una
diferencia en valor por el tiempo transcurrido entre la causación y el reconocimiento (radicación).
En Glosa Inicial se registran todas objeciones a la facturación radicada incluyendo las de vigencia
actual como de vigencias anteriores que estén pendientes por conciliar.

Instrucciones generales de diligenciamiento
 A continuación se muestra un ejemplo de formato de diligenciamiento por grupo de deudor, así:
 Desplegando la pestaña de la celda de EPS Contributivo se encuentra el listado actualizado en orden

alfabético de las entidades promotoras de salud del régimen contributivo las cuales se encuentran inscritas
en la Superintendencia Nacional de Salud, de este listado se debe seleccionar una a una cada EPS
deudora. Para la cartera de las EPS del régimen contributivo que están en proceso de liquidación, agregue
los datos y registre la suma en ese concepto.

 Desplegando la pestaña de la celda de EPS Subsidiado se encuentra el listado actualizado de Entidades

promotoras de salud del régimen subsidiado en orden alfabético las cuales se encuentran inscritas en la
Superintendencia Nacional de Salud, de este listado se debe seleccionar una a una cada EPS deudora.
Para la cartera de las EPS del régimen subsidiado que están en proceso de liquidación, agregue los datos y
registre la suma en ese concepto.
 Desplegando la pestaña de la celda de Aseguradora se encuentra un listado actualizado de Aseguradoras

de seguros obligatorios accidentes de tránsito, en orden alfabético las cuales se encuentran inscritas en la
Superintendencia Financiera y además por concepto de ECAT dentro de este listado se encuentra
FOSYGA, que corresponde a la cartera vigente por cuentas presentadas a la subcuenta ECAT.

 Desplegando la pestaña de la celda de APPNCSD Secretarias Departamentales se encuentra un listado de

los 32 Departamentos en orden alfabético, del cual puede seleccionar el departamento deudor, para
registrar la cartera por atenciones a la población pobre en lo no cubierto con subsidios a la demanda a
cargo de los departamentos.

 Desplegando la pestaña de la celda de APPNCSD Secretarias Municipales se encuentra un listado de los

32 Departamentos en orden alfabético, una vez seleccionado el departamento se activa el listado de
distritos y municipios del cual puede seleccionar el municipio deudor, para registrar la cartera por atenciones
a la población pobre en lo no cubierto con subsidios a la demanda a cargo de los distritos y municipios.
 Desplegando la pestaña de la celda de otros deudores por ventas de servicios de salud se encuentra el
siguiente listado del cual puede seleccionar el deudor correspondiente:

 En la celda de concepto diferente a ventas de servicios de salud permite diligenciar el nombre del deudor
correspondiente.
 Por una sola vez en esta hoja se deben diligenciar los datos del responsable del diligenciamiento, esto se
repite en cada hoja cuando se va a diligenciar por primera vez un dato.

 Para hacer alguna corrección a la información diligenciada se debe dar clic en el concepto que se quiere
ajustar, por ejemplo: “ ”.
 Se despliega el siguiente cuadro:

 Se hace el cambio correspondiente en la cifra que se quiere ajustar y en la opción que

aparece en la barra superior del cuadro se le da clic para guardar los cambios.
 Si lo que se requiere es excluir un deudor con los datos registrados, se da clic en la opción y
automáticamente borra los datos ahí diligenciados, se cierra “ ” y al entrar nuevamente al consolidado
de dados de cartera ya no aparecerá el concepto eliminado.
 Los conceptos de EPS del régimen contributivo en liquidación, otras EPS del régimen contributivo, EPS del
régimen subsidiado en liquidación, otras EPS del régimen subsidiado, otros deudores SOAT-ECAT, otras
secretarias departamentales, otras secretarias municipales/distritales, otros deudores por ventas de
servicios de salud y conceptos diferentes a ventas de servicios de salud, no se pueden , pues
este aparecerá inactivo y únicamente permite modificar los datos diligenciados.
 Identifique que las cifras estén registradas en pesos y no en miles de pesos

 Si una sola entidad administra más de un plan de beneficios, deberá registrarse el valor de la cartera en cada
uno de los regímenes.
 En SOAT-ECAT la IPS debe diligenciar la cartera que le adeuden las Aseguradoras por atención a sus
asegurados y por ECAT lo que le adeude el FOSYGA.
 En atención a la población pobre no cubierta con subsidios a la demanda – secretarias departamentales - la
IPS únicamente debe diligenciar la cartera que le adeuden los Departamentos por atención a la población
vinculada o por servicios no POS a los afiliados al régimen subsidiado.

 En atención a la población pobre no cubierta con subsidios a la demanda – secretarias municipales /

distritales - la IPS únicamente debe diligenciar la cartera que le adeuden los Municipios o Distritos por
atención a la población vinculada o por servicios no POS a los afiliados al régimen subsidiado.
 En otros deudores por ventas de servicios de salud la IPS debe diligenciar la cartera que le adeuden las ARP,
regímenes especiales, otras IPS públicas o privadas, plan de intervenciones colectivas a cargo de los
departamentos, distritos o municipios, particulares, otras deudas departamentales por prestación de servicios
de salud diferentes a plan de intervenciones colectivas y atención a la población pobre no cubierta con
subsidios a la demanda, otras deudas municipales por prestación de servicios de salud diferentes a plan de
intervenciones colectivas y atención a la población pobre no cubierta con subsidios a la demanda y otros
deudores que no estén descritos en los anteriores.
 En conceptos diferentes a ventas de servicios de salud, la IPS debe diligenciar la cartera adeudada por otros
deudores por conceptos diferentes a la prestación de servicios de salud, tales como arrendamientos, cuentas
por cobrar a funcionarios, aportes patronales (a EPS, Fondos de Pensiones, de cesantías y ARP), entre otros.
 Se debe comparar los siguientes conceptos de cartera y balance general:
Cartera Comparación Balance General
 Sumatoria del total cartera de:  Sumatoria de los siguientes

deudores del activo corriente y no
Régimen contributivo.
corriente:
Régimen subsidiado.
Cuenta 1406, deudores por venta de
SOAT – ECAT. bienes. (Medicamentos y material
Población pobre – Secretarias medicoquirúrgico.)
Departamentales. = Cuenta 1409, deudores por prestación
Población pobre – Secretarias de servicios de salud.
Municipales / Distritales. Subcuenta 147087, margen en la
Otros deudores por ventas de contratación de servicios de salud.
servicios de salud. Subcuenta 147511, deudores de difícil
cobro por ventas de servicios de
salud.
 Otros deudores diferentes a  Sumatoria de los siguientes

ventas de servicios de salud. deudores del activo corriente y no
= corriente:
Cuenta 1470, otros deudores
(diferentes a la 147087).
Cuenta 1475, deudores de difícil

cobro (sin incluir los de la subcuenta
147511).
Y otras cuentas diferentes a la 1420
avances y anticipos, 1425 depósitos
entregados y 1480 provisiones.
Nota: La diferencia entre la cartera total y el grupo 14 deudores del balance general corresponderá a los
valores registrados en las cuentas 1480, 1420 y 1425, los cuales no se consideran cartera.
 Se debe comparar los siguientes conceptos de las hojas de cartera con corte al último día del periodo que
está diligenciando y la cartera diligenciada con corte al último día del mismo periodo del año anterior.
1 de julio de
2007
360 días
Mayor a 360 días
30 de junio de
30 de junio de
2008
2007
Cartera (con corte al ultimo día del Comparación Cartera (Diligenciada con corte al
periodo que está presentando) último día del mismo periodo del año
anterior)
Cartera mayor a 360 días de Régimen <ó= Sumatoria de la cartera total de Régimen
Contributivo con corte al último día del Contributivo con corte al último día del
periodo que esta presentando. mismo periodo del año anterior. (Hasta 60
días + de 61 a 90 días + de 91 a 180 días
+ de 181 a 360 días + mayor a 360 días)
Cartera mayor a 360 días de Régimen <ó= Sumatoria de la cartera total de Régimen
subsidiado con corte al último día del subsidiado con corte al último día del
Cartera mayor a 360 días de SOAT – <ó= Sumatoria de la cartera total de SOAT –
ECAT con corte al último día del periodo ECAT con corte al último día del mismo
que esta presentando. periodo del año anterior. (Hasta 60 días +
de 61 a 90 días + de 91 a 180 días + de

Cartera (con corte al ultimo día del Comparación Cartera (Diligenciada con corte al
periodo que está presentando) último día del mismo periodo del año
anterior)
181 a 360 días + mayor a 360 días)
Cartera mayor a 360 días de Atención a <ó= Sumatoria de la cartera total de Atención
la población Pobre – Secretarias a la población Pobre – Secretarias
Departamentales con corte al último día Departamentales con corte al último día
del periodo que esta presentando. del mismo periodo del año anterior. (Hasta
60 días + de 61 a 90 días + de 91 a 180
días + de 181 a 360 días + mayor a 360
días).
Cartera mayor a 360 días de Atención a <ó= Sumatoria de la cartera total de Atención
la población pobre – Secretarias a la población pobre – Secretarias
Municipales con corte al último día del Municipales con corte al último día del
Cartera mayor a 360 días de Otros <ó= Sumatoria de la cartera total de Otros
Deudores por ventas de servicios de Deudores por ventas de servicios de salud
salud con corte al último día del periodo con corte al último día del mismo periodo
que esta presentando. del año anterior. (Hasta 60 días + de 61 a
90 días + de 91 a 180 días + de 181 a 360
días + mayor a 360 días)
Cartera mayor a 360 días de Otros <ó= Sumatoria de la cartera total de Otros
deudores diferentes a ventas de deudores diferentes a ventas de servicios
servicios de salud con corte al último día de salud con corte al último día del mismo
del periodo que esta presentando. periodo del año anterior. (Hasta 60 días +
de 61 a 90 días + de 91 a 180 días + de
181 a 360 días + mayor a 360 días)
 Se debe comparar los siguientes conceptos de las hojas de cartera y ejecución presupuestal de ingresos.
Con corte a 31 de marzo
Cartera Comparación Ejecución Presupuestal Trimestral
Régimen contributivo, sumatoria de la >ó= Resultado de descontar a los

cartera menor a 90 días con corte a 31 reconocimientos del régimen contributivo de
de marzo. enero a marzo los recaudos del mismo


periodo y concepto.
Régimen subsidiado, sumatoria de la >ó= Resultado de descontar a los

cartera menor a 90 días con corte a 31 reconocimientos del régimen subsidiado de
de marzo. enero a marzo los recaudos del mismo
periodo y concepto.
SOAT – ECAT, sumatoria de la cartera >ó= Resultado de descontar a los

menor a 90 días con corte a 31 de reconocimientos de SOAT - ECAT
marzo. (FOSYGA) de enero a marzo los recaudos
del mismo periodo y concepto.
Atención a la población Pobre –

Secretarias Departamentales, sumatoria
de la cartera menor a 90 días con corte
a 31 de marzo.
Resultado de descontar a los
reconocimientos de atención a la población
+ >ó=
pobre de enero a marzo los recaudos del
mismo periodo y concepto.
Atención a la población pobre –
Secretarias Municipales, sumatoria de la
cartera menor a 90 días con corte a 31
de marzo.

reconocimientos de plan de intervenciones
colectivas de enero a marzo los recaudos
Otros Deudores por ventas de servicios
de salud, sumatoria de la cartera menor >ó= +
a 90 días con corte a 31 de marzo.
reconocimientos de otras ventas de
servicios de salud de enero a marzo los
recaudos del mismo periodo y concepto.
Con corte a 30 de junio

de junio. enero a junio los recaudos del mismo
periodo y concepto.


de junio. enero a junio los recaudos del mismo
periodo y concepto.

reconocimientos de SOAT de enero a junio
los recaudos del mismo periodo y concepto.
SOAT – ECAT, sumatoria de la cartera
+
menor a 180 días con corte a 30 de >ó=
junio.
reconocimientos de FOSYGA (ECAT) de
enero a junio los recaudos del mismo
periodo y concepto.

a 30 de junio.
+ >ó=
pobre de enero a junio los recaudos del
de junio.

colectivas de enero a junio los recaudos del
a 180 días con corte a 30 de junio.
servicios de salud de enero a junio los
Con corte a 30 de septiembre


de septiembre. enero a septiembre los recaudos del mismo
periodo y concepto.

de septiembre. enero a septiembre los recaudos del mismo
periodo y concepto.

reconocimientos de SOAT enero a
septiembre los recaudos del mismo periodo
y concepto.
menor a 270 días con corte a 30 de >ó= +
septiembre.
enero a septiembre los recaudos del mismo
periodo y concepto.

a 30 de septiembre.
+ >ó=
pobre de enero a septiembre los recaudos
de septiembre.

colectivas de enero a septiembre los
a 270 días con corte a 30 de septiembre.
servicios de salud de enero a septiembre
los recaudos del mismo periodo y concepto.

Con corte a 31 de diciembre
Cartera Comparación Ejecución Presupuestal Trimestral ó

anual

de diciembre. enero a diciembre los recaudos del mismo
periodo y concepto.

de diciembre. enero a diciembre los recaudos del mismo
periodo y concepto.

diciembre los recaudos del mismo periodo y
concepto.
menor a 360 días con corte a 31 de >ó= +
diciembre.
enero a diciembre los recaudos del mismo
periodo y concepto.

a 31 de diciembre.
+ >ó=
pobre de enero a diciembre los recaudos
de diciembre.

Otros Deudores por ventas de servicios colectivas de enero a diciembre los
de salud, sumatoria de la cartera menor >ó= recaudos del mismo periodo y concepto.
a 360 días con corte a 31 de diciembre.
+

Cartera Comparación Ejecución Presupuestal Trimestral ó

anual
servicios de salud de enero a diciembre los
Para salir de la página de CARTERA POR DEUDOR y volver al menú principal, se da

clic en cerrar , icono que esta ubicado en la esquina superior derecha de la página.
 Pasivos
Esta hoja provee la información de las cuentas por pagar del balance general de la institución a 31 de diciembre del
año que se está reportando, separándolas por concepto y edad de las cuentas.
 Dando un clic en Pasivos, se activa el siguiente cuadro:
automáticamente.

a diligenciar.

Las variables que se diligencian en la hoja de pasivos son
 Por cada concepto de la hoja de pasivos se debe diligenciar el saldo de las cuentas por pagar desde el
balance general de acuerdo con la edad que este tenga; es decir desde cuando haya sido contraída la
deuda, puede ser mayor a 360 días y/o menor a 360 días. La sumatoria del pasivo mayor a 360 días y
menor a 360 días lo calcula automáticamente el sistema cuando se da clic en la opción grabar.
 Responsable del diligenciamiento: son los datos del responsable del diligenciamiento de cada hoja y se
digita por una sola vez puesto que aparecen automáticamente en cada concepto a grabar de la misma hoja,
si los datos no están completos no permitirá grabar la información.

 Para realizar correcciones a la información diligenciada se debe dar clic en el concepto que se quiere
ajustar, por ejemplo: “ ” y se activa el siguiente recuadro:



 Se debe comparar los siguientes conceptos de las hojas de pasivos con el balance general.
Pasivo (mayor y menor a 360 días) Comparación Balance general (Pasivo corriente y no
corriente)
 Total de pasivo por Operaciones =  Sumatoria del Grupo 23,

de financiamiento e instrumentos Operaciones de financiamiento e
derivados instrumentos derivados del
pasivo corriente y no corriente.
corriente)
 Total de pasivo por Mesadas =  Sumatoria de la cuenta 2510,

pensiónales. pensiones y prestaciones
económica por pagar del pasivo
corriente y no corriente.
corriente)
 Total de pasivos estimados =  Sumatoria del Grupo 27, pasivos

pensiónales. estimados del pasivo corriente y
no corriente.
Pasivo (mayor y menor a 360 días) Comparación Balance general
 Total de pasivo. =  Clase 2, pasivos.
 Se debe comparar los siguientes conceptos de las hojas de pasivo con corte al último día del periodo que
está presentando y el pasivo con corte al mismo periodo del año anterior.
1 de julio de
2007
360 días
Mayor a 360 días
30 de junio de
30 de junio de
Carrera 13 No.2007
32- 76 PBX: 3305000 FAX: 3305050. 2008
Pasivo (con corte al ultimo día del Comparación Pasivo (con corte al último día del
periodo que está presentando) mismo periodo del año anterior)
Pasivo mayor a 360 días por nómina Total Pasivo por nómina (sumatoria del
<ó=
mayor y menor a 360 días)
Pasivo mayor a 360 por días Total Pasivo por Prestaciones sociales
<ó=
Prestaciones sociales
Pasivo mayor a 360 días por Otras Total Pasivo por Otras deudas laborales
<ó=
deudas laborales (sumatoria del mayor y menor a 360 días)
Pasivo mayor a 360 días por Servicios Total Pasivo por Servicios personales
personales indirectos <ó= indirectos (sumatoria del mayor y menor a
360 días)
Pasivo mayor a 360 días por Total Pasivo por Proveedores (sumatoria
<ó=
Proveedores del mayor y menor a 360 días)
Pasivo mayor a 360 días por Aportes Total Pasivo por Pasivo mayor a 360 días
patronales y parafiscales <ó= por Aportes patronales y parafiscales
(sumatoria del mayor y menor a 360 días)
Pasivo mayor a 360 días por Servicios Total Pasivo por servicios públicos
<ó=
públicos (sumatoria del mayor y menor a 360 días)
Pasivo mayor a 360 días por Otras Total Pasivo por Otras cuentas por pagar
<ó=
cuentas por pagar (sumatoria del mayor y menor a 360 días)
Pasivo mayor a 360 días por Total Pasivo por Operaciones de

Operaciones de financiamiento e <ó= financiamiento e instrumentos derivados
instrumentos derivados (sumatoria del mayor y menor a 360 días)
Pasivo mayor a 360 días por Mesadas Total Pasivo por Mesadas pensiónales
<ó=
pensiónales (sumatoria del mayor y menor a 360 días)
Pasivo mayor a 360 días por Ingresos Total Pasivo por Ingresos recibidos
recibidos (consignaciones sin identificar) <ó= (consignaciones sin identificar) (sumatoria
del mayor y menor a 360 días)
Pasivo mayor a 360 días por Pasivos Pasivos estimados (sumatoria del mayor y
<ó=
estimados menor a 360 días)
Pasivo mayor a 360 días por Otros Otros pasivos (sumatoria del mayor y
<ó=
pasivos menor a 360 días)

Para salir de la página de PASIVOS y volver al menú principal, se da clic en cerrar ,

 Mecanismos de Pago
Esta hoja provee la información de los mecanismos de contratación y pago utilizados por la institución para la venta
de servicios a las entidades responsables de pago de servicios de salud, durante la vigencia.
 Dando un clic en Mecanismos de Pago, se activa el siguiente cuadro:
automáticamente.
 En la parte superior se puede observar el código de la Institución, el nombre y el año de la vigencia que se
va a diligenciar.

 Para registrar información se debe dar clic en el concepto que se desea diligenciar, por ejemplo, al dar clic
en el concepto de se activa el siguiente cuadro:
Las variables que se diligencian para cada pagador de la hoja de mecanismos de

pago son
 De acuerdo como haya convenido el mecanismo de pago con las entidades responsables del pago de
servicios de salud, la IPS debe diligenciar el valor contratado para la vigencia y el valor recaudado por cada
uno de los mecanismos de pago.
Capitación: registre para la vigencia el valor de los servicios que fueron contratados y recaudados con las
entidades responsables de pago de servicios de salud mediante el mecanismo de pago por capitación:
entendida ésta como el pago anticipado de una suma fija que se hace por persona que tendrá derecho a ser
atendida durante un periodo de tiempo, a partir de un grupo de servicios preestablecido. La unidad de pago
está constituida por una tarifa pactada previamente, en función del número de personas que tendrían
derecho a ser atendidas.1
Evento: registre para la vigencia el valor de los servicios que fueron contratados y recaudados con las
entidades responsables de pago de servicios de salud mediante el mecanismo de pago por evento:
entendido como el mecanismo en el cual el pago se realiza por las actividades, procedimientos,
intervenciones, insumos y medicamentos prestados o suministrados a un paciente durante un periodo
determinado y ligado a un evento de atención en salud. La unidad de pago la constituye cada actividad,
1
Definiciones tomadas del Artículo 4º. del Decreto 4747 de 2007.
procedimiento, intervención, insumo o medicamento prestado o suministrado, con unas tarifas pactadas
previamente.2
Paquete: registre para la vigencia el valor de los servicios que fueron contratados y recaudados con las
entidades responsables de pago de servicios de salud mediante el mecanismo de pago por caso, conjunto
integral de atenciones, paquete o grupo relacionado por diagnóstico: entendido como el mecanismo
mediante el cual se pagan conjuntos de actividades, procedimientos, intervenciones, insumos y
medicamentos prestados o suministrados a un paciente, ligados a un evento en salud, diagnóstico o grupo
relacionado por diagnóstico. La unidad de pago la constituye cada caso, monto, paquete de servicios
prestados o grupo relacionado por diagnóstico con unas tarifas pactadas previamente.3
Otros: registre para la vigencia el valor de los servicios que fueron contratados y recaudados con las
entidades responsables de pago de servicios de salud mediante otros mecanismo de pago diferentes a los
mencionados.
Responsable del diligenciamiento: son los datos del responsable del diligenciamiento de cada hoja y se
 Para hacer alguna corrección a la información diligenciada, se debe dar clic en el concepto que se quiere
1, 2 y 3
Definiciones tomadas del Artículo 4º. del Decreto 4747 de 2007.


aparece en la barra superior del cuadro se le da clic para guardar los cambios efectuados.

 El valor total contratado y recaudado con las direcciones territoriales de salud por la atención a la población
pobre en lo no cubierto con subsidios a la demanda, debe incluir los recursos del Sistema General de
Participaciones destinados a aportes patronales.
 Se debe comparar los siguientes conceptos reportados en las hojas de mecanismos de pago y facturación.
Mecanismos de pago Comparación Facturación
 Sumatoria de los valores =  Contratado con régimen

contratados con el régimen contributivo
paquete y otros.
 Sumatoria de los valores =  Contratado con régimen

contratados con el régimen
subsidiado por los mecanismos subsidiado

paquete y otros.
 Sumatoria de los valores =  Contratado para Atención a la

contratados para atención a la población pobre no cubierta con
población pobre no cubierta con subsidios a la demanda.
subsidios a la demanda por los
otros.
Mecanismos de pago Comparación Facturación
 Sumatoria de los valores =  Recaudado de la vigencia actual

recaudados del régimen de régimen contributivo
paquete y otros.

recaudados del régimen de régimen subsidiado
paquete y otros.

recaudados de atención a la de Atención a la población pobre
población pobre no cubierta con no cubierta con subsidios a la
subsidios a la demanda por los demanda.
otros.
 En el caso de la atención por evento a usuarios de los regímenes contributivo, subsidiado y población
pobre, que no estén cobijados dentro de los contratos realizados por la Institución, se recomienda incluir el
valor de la facturación como contratado. Esto aplica también para la hoja de facturación en la columna de
contratado en el caso de venta de servicios por evento.
Para salir de la página de MECANISMOS DE PAGO y volver al menú principal, se da


 Balance General
Esta hoja provee la información del balance general de la institución al 31 de diciembre del año que está reportando.
 Dando un clic en Balance General, se activa el siguiente cuadro:
automáticamente.


va a diligenciar.
automáticamente por el sistema, por ejemplo, al dar clic en el concepto de
se activa el siguiente cuadro:
Instrucciones generales sobre las variables

 Para cada grupo, cuenta y subcuenta registre la información en pesos corrientes del año que está
reportando, teniendo en cuenta las especificaciones y procedimientos dados por la Contaduría General de
la Nación, para el manejo del Catálogo General de Cuentas
 Los datos reportados en cada grupo, cuenta y subcuenta del balance deben corresponder a los reportados
a la Contaduría General de la Nación.

 Para hacer alguna corrección a la información diligenciada, se debe dar clic en el concepto que se quiere



 Los valores registrados deben corresponder a los diligenciados en el balance general reportado a la
Contaduría General de la Nación.
 Debe cumplir con la ecuación contable donde el activo es igual a la sumatoria del pasivo y el patrimonio.
 Se debe comparar los siguientes conceptos de balance general y cartera:
Balance General Comparación Cartera
 Sumatoria de los siguientes  Sumatoria del total cartera de:

deudores del activo corriente y
Régimen contributivo.
no corriente:
Régimen subsidiado.
Cuenta 1406, deudores por venta
de bienes. (Medicamentos y SOAT – ECAT.
material medicoquirúrgico. = Población pobre – Secretarias
Cuenta 1409, deudores por Departamentales.
prestación de servicios de salud. Población pobre – Secretarias
Subcuenta 147511, deudores de Municipales / Distritales.
difícil cobro por ventas de servicios Otros deudores por ventas de
de salud. servicios de salud.
Balance General Comparación Cartera
 Sumatoria de los siguientes  Otros deudores diferentes a

deudores del activo corriente y ventas de servicios de salud.
no corriente:
Cuenta 1470, otros deudores.
Cuenta 1475, deudores de difícil =
cobro (sin incluir los de la
subcuenta 147511).
 Y otras cuentas diferentes a la
1420 avances y anticipos, 1425
depósitos entregados y 1480
provisiones.
La diferencia entre el total cartera y el grupo 14 deudores del balance general corresponderá a los valores
registrados en las cuentas 1480, 1420 y 1425, los cuales no se consideran cartera.

 Se debe comparar los siguientes conceptos de las hojas de balance general y pasivos.
Balance general (Pasivo corriente y no Comparación Pasivo (mayor y menor a 360 días)
corriente)
 Sumatoria del Grupo 23, =  Total de pasivo por Operaciones

Operaciones de financiamiento e de financiamiento e instrumentos
instrumentos derivados del derivados
pasivo corriente y no corriente.
corriente)
 Sumatoria de la cuenta 2510, =  Total de pasivo por Mesadas

pensiones y prestaciones pensiónales.
económica por pagar del pasivo
corriente y no corriente.
corriente)
 Sumatoria del Grupo 27, pasivos =  Total de pasivos estimados

estimados del pasivo corriente y pensiónales.
no corriente.
Balance general Comparación Pasivo (mayor y menor a 360 días)
 Clase 2, pasivos. =  Total de pasivo.
Para salir de la página de BALANCE GENERAL y volver al menú principal, se da clic

en cerrar , icono que esta ubicado en la esquina superior derecha de la página.
 Estado de Actividad
Esta hoja provee la información del estado de actividad financiera, económica y social de la vigencia que está
reportando.

 Dando un clic en estado de actividad financiera, económica y social se activa el siguiente cuadro:
automáticamente.

a diligenciar.

Instrucciones generales sobre las variables
 Para cada uno de los grupos, cuentas y subcuentas, registre la información en pesos corrientes, teniendo
en cuenta las especificaciones y procedimientos dados por la Contaduría General de la Nación, para el
manejo del Catálogo General de Cuentas.
 Los datos a diligenciar en cada grupo, cuenta y subcuenta del estado de actividad financiera, económica y
social deben corresponder a los reportados a la Contaduría General de la Nación.

 Para realizar correcciones a la información diligenciada, se debe dar clic en el concepto que se quiere



 Los datos del estado de actividad financiera, económica y social deben corresponder a los reportados a la
Contaduría General de la Nación.
 El total de la factura paciente de las ventas de servicios de salud a la población pobre (incluyendo recursos
con y sin situación de fondos) debe causarse en la cuenta 4312 del estado de actividad financiera,
 Se debe comparar los siguientes conceptos reportados en las hojas de Estado de actividad financiera,
económica y social de la Institución y facturación.
Estado de actividad financiera, Comparación Facturación

 Valor registrado en la cuenta =  Total facturado por ventas de

4312, ventas de servicios de servicios de salud
salud
Lo anterior, teniendo en cuenta que la Contaduría General de la Nación en la Circular 35 de 2000, dice
textualmente: “La causación del ingreso debe efectuarse con base en los servicios facturados al paciente”.
 Se debe comparar los siguientes conceptos reportados en las hojas de estado de actividad financiera,
económica y social de la Institución y ejecución presupuestal de ingresos.
 Valor registrado en la cuenta 4312  Sumatoria de ingresos reconocidos
ventas de servicios de salud. por ventas de servicios de salud


lo contrario la institución debe dar las explicaciones correspondientes.
Subcuentas:
de facturación).
 Los excedentes de facturación que superen el techo contractual, los cuales no sean reconocidos por la
entidad responsable de pago de servicios de salud, deben registrarse en la subcuenta 580814 márgenes de
contratación en ventas de servicios de salud.
 Los excedentes de facturación a favor de la Institución de los contratos por capitación o monto fijo no deben
registrarse como venta de servicios de salud en la cuenta 4312 sino como margen de contratación de venta
de servicios en la subcuenta 480822 y en el balance, si dichos recursos no han sido recaudados debe
registrarse como una cuenta por cobrar en la subcuenta 147087 margen de contratación ventas de servicios
de salud.
 Revise que en otras transferencias subcuenta 4428 y en el grupo 47 de operaciones interinstitucionales no
estén registrados ingresos de ventas de servicios de salud.
Para salir de la página de ESTADO DE ACTIVIDAD y volver al menú principal, se da
 Producción
Esta hoja provee la información de la producción de servicios de salud de la institución incluyendo todos los puntos
de atención y desagregada por el tipo de vinculación al Sistema General de Seguridad Social en Salud de la
población atendida.
 Dando un clic en producción se activa el siguiente cuadro:

automáticamente.

va a diligenciar.

Instrucciones específicas sobre las variables
 Para cada variable registre la información del número de productos desagregada por el tipo de vinculación
al Sistema General de Seguridad Social en Salud de la población atendida, así:
 Población pobre no asegurada.
 Servicios no incluidos en el POSS, prestados a la población afiliada al régimen subsidiado.
 Servicios prestados a población afiliada al régimen subsidiado, e incluidos en el POS-S
 Servicios prestados a población afiliada al régimen contributivo
 Servicios prestados a otro tipo de población no incluida en las demás categorizaciones. (SOAT-
ECAT, ARP, Regímenes especiales, INPEC, Fuerzas Militares, Policía Nacional, Otras IPS,
pacientes particulares entre otros)
Dosis de biológico aplicadas: Corresponde a la sumatoria del número de dosis de biológico aplicadas
durante el periodo.
(Vacuna BCG Antituberculosa, vacuna contra la poliomelitis, inactivada de polivirus - VIP, vacuna contra
difteria, tos ferina, tétanos, hepatitis B y haemophilus influezae tipo b en presentación pentavalente,
vacuna contra haemophilus influezae tipo b HIB, Vacuna contra difteria, tos ferina y tétanos - DPT,
vacuna contra influenza, vacuna contra sarampión, rubéola y parotiditis – SRP, vacuna contra el
sarampión y rubéola, vacuna contra fiebre amarilla y vacuna antirrábica humana (más generalidades
sobre los biológicos anteriormente descritos en www.minproteccionsocial.gov.co/pai opción vacunas),
vacuna contra el neumococo, vacuna contra la hepatitis A, vacuna contra la varicela, vacuna contra el
rotavirus, entre otras, incluyendo también vacunación canina y felina).
Controles de enfermería: Corresponde a la sumatoria de los controles prenatales, de crecimiento y
desarrollo realizados exclusivamente por personal de enfermería durante el periodo.

Otros controles de enfermería (diferentes a atención prenatal / crecimiento y desarrollo): Son

todas las actividades de promoción y prevención realizadas por profesionales de enfermería, como
hipertensión arterial, Diabetes, TBC, VIH, planificación familiar, entre otros. Es importante resaltar que
se refiere a controles diferentes a atención prenatal y crecimiento y desarrollo.
Citologías cervicovaginales tomadas: Corresponde a la sumatoria del número de exámenes de
citologías cervicovaginales oncológicas tomadas durante el periodo.
Consultas de medicina general electivas realizadas: corresponde a la sumatoria de consultas
electivas realizadas por médicos generales durante el periodo. Se entienden por consultas electivas,
aquellas que son sujetas a programación.
Consultas de medicina especializada electivas realizadas: corresponde a la sumatoria de consultas
electivas realizadas por especialistas de todas las ramas de la medicina durante el periodo.
Consultas de medicina general urgentes realizadas: corresponde a la sumatoria de consultas
urgentes realizadas por médicos generales en el servicio de urgencias durante el periodo.
Consultas de medicina especializada urgentes realizadas: corresponde a la sumatoria de consultas
urgentes realizadas por especialistas de todas las ramas de la medicina en el servicio de urgencias
durante el periodo.
Otras consultas electivas realizadas por profesionales diferentes a médico, enfermero u
odontólogo: corresponde a la sumatoria de las consultas electivas realizadas en el periodo por
psicólogía, nutrición, optometría, fonoaudiólogía y otros profesionales diferentes a médicos, enfermeros
u odontólogos.
Total de consultas de odontología realizadas: es la sumatoria de las consultas iniciales de
valoracion tanto ambulatorias como urgentes realizadas por odontólogos durante el periodo.
Sesiones de odontología: Es la sumatoria del número de veces que asiste el usuario durante el
periodo por cualquier procedimiento de odontología, por ejemplo: el número de veces que asistió para
una endodoncia (tratamiento de conductos).
Total de tratamientos terminados: corresponde a la sumatoria de todos los pacientes a quienes se
les terminaron procedimeintos en el periodo.
Sellantes aplicados: corresponde a la sumatoria del número de superficies con aplicación de sellantes
de fosas y fisuras.
Superficies obturadas (cualquier material): corresponde a la sumatoria del número de superficies
obturadas con resina de fotocurado o con amalgama de plata - TOT.
Exodoncias realizadas (cualquier tipo): corresponde a la sumatoria del número de extracciones
dentales, sencillas y/o quirúrgicas realizadas durante el periodo.
Partos vaginales: sumatoria de partos vaginales realizados con frutos vivos o muertos durante el
periodo.
Partos por cesárea: sumatoria de partos por cesáreas realizadas con frutos vivos o muertos durante el
periodo.
Número total de egresos: Corresponde al número de pacientes que después de haber permanecido
hospitalizados, salen del hospital vivos o muertos, aquí se incluyen los egresos obstétricos, quirúrgicos,
no quirúrgicos y de salud mental. Los egresos se clasifican por su origen o tipo de patología principal y
no por la tipología del hospital.

Egresos obstétricos: Corresponde al número de pacientes que despúes de haber permanecido

hospitalizadas por atención obstetrica (Partos, cesareas, legrados obstétricos y complicaciones del
embarazo, entre otros), salen del hospital vivas o muertas, durante el periodo.
Egresos quirúrgicos: Corresponde al número de pacientes adultos y pediátricos que despúes de
haber permanecido hospitalizados por procedimientos quirúrgicos no obstétricos, salen del hospital
vivos o muertos, durante el periodo.
Egresos no quirúrgicos: Corresponde al número de pacientes adultos y pediátricos que despúes de
haber estado hospitalizados por patologías de manejo médico o no quirúrgicas, salen del hospital vivos
o muertos.
Egresos de salud mental: Corresponde al número de pacientes adultos y pediátricos que después de
haber permanecido hospitalizados por enfermedad mental, salen del hospital vivos o muertos, además
de los hospitales mentales, este egreso lo deben diligenciar todos los hospitales que hayan tenido
pacientes hospitalizados en sus servicios por enfermedad mental.
Número de pacientes en observación: corresponde al número de pacientes adultos y pediátricos que
fueron atendidos en observación en el servicio de urgencias durante el periodo, independiente del
tiempo que haya permanecido en este servicio. Se debe cuantificar independiente si el paciente fue
dado de alta o se internó en hospitalización.
Número de pacientes en unidad de cuidados intermedios o intensivos: Corresponde al número de
pacientes adultos y pediátricos que fueron atendidos en las unidades de cuidados intensivos e
intermedios, independientemente de que su egreso haya sido reportado por otro servicio (quirúrgico, no
quirúrgico, obstétrico o de salud de internación mental).
Días estancia de los egresos: es la sumatoria de los días que permanecieron hospitalizados los
pacientes adultos y pediátricos que egresaron de servicios en el periodo. Incluye los días estancia de
los egresos obstétricos, quirúrgicos, no quirúrgicos y salud mental.
Días estancia de los egresos obstétricos: Corresponde a la sumatoria de los días que
permanecieron hospitalizadas las pacientes por atención obstetrica (Partos, cesareas, legrados y
complicaciones del embarazo, entre otros) que egresaron de servicios duarante el periodo.
Días estancia de los egresos quirúrgicos: Corresponde a la sumatoria de los días que
permanecieron hospitalizados los pacientes adultos y pediátricos por procedimientos quirúrgicos que
egresaron en el periodo.
Días estancia de los egresos no quirúrgicos: Corresponde a la sumatoria de los días que
permanecieron hospitalizados los pacientes adultos y pediátricos por patologías de manejo médico o no
quirúrgicas que egresaron durante el periodo.
Días estancia de los egresos de salud mental: Corresponde a la sumatoria de los días que
permanecieron hospitalizados los pacientes adultos y pediátricos por enfermedad mental que egresaron
durante el periodo.
Días estancia de los pacientes en unidad de cuidados intermedios e intensivos: es la sumatoria
de los días que permanecieron los pacientes adultos y pediátricos en la unidad de cuidados intermedios
o intensivos.
Días Cama Ocupada: es la sumatoria de las camas ocupadas durante los días del periodo, se
denomina también como pacientes día.
Días cama disponible: es el resultado de la sumatoria de las camas disponibles durante los días del
periodo.
 En el siguiente ejemplo se hace un diseño del proceso de hospitalización, así:

D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 … D28 D29 D30
C1 de de de de Eg de de de Eg de de de de Eg
C2 De de de Eg de de de Eg de de Eg de Eg
C3 de de Eg de de de de Eg
C4 de de Eg de de Eg
C5 de de Eg de de Eg de de Eg
C = Camas D1, D2…= Días de = Día Estancia Eg = Egreso
Numero de Camas disponibles = 5

Número de Egresos en el Mes = 10
Número de Días Estancia de los Egresos en el mes = 34
Número de Días Cama Ocupada en el mes = 37
Número de Días Cama Disponible en el mes = 150
Promedio día estancia = +34/10 = 3.4 días estancia
Porcentaje Ocupacional = +37/150*100= 25%
Giro cama = 10/5 = 2 pacientes
Número de cirugías: corresponde al número de procedimientos quirúrgicos realizados por la institución

en el periodo tanto de carácter electivo, como urgente, ambulatorios o con hospitalización. Registre el
número total de procedimientos quirúrgicos (excluyendo partos y cesáreas) de los grupos 2 al 23
establecidos en el Decreto 2423 de 1996 (Manual Tarifario del SOAT). Incluye legrados.
Exámenes de Laboratorio: corresponde al número total de exámenes de laboratorio realizados por la
institución durante cada vigencia.
Número de imágenes diagnósticas: corresponde al número total de estudios de imágenes
diagnósticas realizados por la institución durante cada vigencia. Incluye estudios de radiología,
ecografía, TAC, Resonancia nuclear magnética y medicina nuclear.
Número de sesiones de terapia física: corresponde al número de veces que el paciente es atendido
para sesión de terapia física.
Número de sesiones de terapia respiratoria: corresponde al número de veces que el paciente es

atendido para sesión de terapia respiratoria, independiente de si su atención fue realizada por un
terapista físico o respiratorio.
Numero de sesiones de otras terapias: corresponde al número de veces que el paciente es atendido
para sesión de terapia ocupacional, visual y lenguaje, entre otras, diferentes a físicas y respiratorias.
Número de visitas domiciliarias, comunitarias e institucionales –PIC-: Visitas a usuarios por parte
de los integrantes del equipo de salud, al domicilio, comunidad o instituciones con el objeto de verificar
riesgos que se generan al interior del ámbito familiar, comunitario e institucional.
Número de sesiones de talleres colectivos –PIC-: Número de sesiones de capacitación sobre
aspectos relevantes en la prevención y cuidado de la salud, atención al ambiente, salud sexual y
reproductiva, salud mental, dirigidos a diferentes grupos de usuarios.

ajustar, por ejemplo: “ ” y se activa el siguiente
recuadro:


 En el número de consultas de medicina general urgentes, no se debe incluir las del triage, teniendo
en cuenta que este es un sistema de selección y clasificación de pacientes en urgencias.
La consulta de medicina general urgente, supone una valoración completa del usuario en el servicio de
urgencias por parte del médico general.
Por lo tanto, en el número de consultas de medicina general urgentes se debe contabilizar las que hayan
sido seleccionadas, clasificadas como urgentes y realizadas por el médico general.
 Si se están reportando consultas de medicina general urgentes y consultas de medicina especializada
urgentes deben reportarse consultorios en el servicio de urgencias en la hoja de capacidad instalada.
 Verifique que si la sumatoria del número total de consultas de medicina general electivas y el número total
de consultas de medicina especializada es mayor que cero, entonces, debe registrar número total de
consultorios de consulta externa en la hoja de capacidad instalada.
 El número total de sesiones de odontología está relacionado con el número de unidades de odontología de
la hoja de capacidad instalada.
 El número de partos vaginales está relacionado con el número de mesas de parto de la hoja de capacidad
instalada.
 El número total de cirugías está relacionado con el número de quirófanos en las salas de cirugía de la hoja
de capacidad instalada. Si registró cirugías que no requieran quirófano la IPS debe dar la respectiva
explicación en el cuadro de observaciones y hacer la justificación respectiva ante la Dirección Territorial de
Salud correspondiente.
 No puede haber egresos si no hay camas de hospitalización disponibles.
 Si hay egresos obstétricos y días estancia de los egresos obstétricos sin existir partos vaginales o por
cesárea, la institución debe dar las explicaciones respectivas en el cuadro de observaciones y soportarlo
ante la Dirección Territorial de Salud correspondiente.
 Si los egresos obstétricos son mayor que la sumatoria de los partos vaginales y por cesárea, la institución
debe dar las explicaciones respectivas en el cuadro de observaciones y soportarlo ante la Dirección
Territorial de Salud correspondiente.
 Los días estancia de los egresos obstétricos no pueden ser inferiores a la sumatoria de los partos vaginales
y por cesárea.
 No puede haber egresos quirúrgicos y días estancia de los egresos quirúrgicos sin reportarse cirugías
realizadas.
 El número de egresos quirúrgicos no puede superar el número de días estancia de los egresos quirúrgicos.
 El número de egresos no quirúrgicos no puede superar a los días estancia de los egresos no quirúrgicos.
 Si registró días estancia de los egresos no quirúrgicos debe haber número de egresos no quirúrgicos.
 El número de egresos mentales no puede superar a los días estancia de los egresos mentales.
 Si existen días estancia de los egresos mentales debe registrar número de egresos mentales.
 Verifique que si la IPS pública reporta número total de camas disponibles en la hoja de capacidad instalada,
entonces, en la hoja de producción debe aparecer registrado el número total de egresos, número total de
días estancia de los egresos, el número de días cama ocupada y el número de días cama disponible.
 Si la institución reporta número de cirugías, sin egresos quirúrgicos y días estancia de los egresos
quirúrgicos debe dar la respectiva explicación en el cuadro de observaciones y posteriormente la
justificación ante la Dirección Territorial de Salud.
Para salir de la página de PRODUCCIÓN y volver al menú principal, se da clic en
cerrar , icono que esta ubicado en la esquina superior derecha de la página.
 Capacidad Instalada
Esta hoja provee información sobre capacidad física instalada para la prestación de servicios ambulatorios y
hospitalarios.
 Dando un clic en capacidad instalada se activa el siguiente cuadro:
automáticamente.

va a diligenciar.
 Para diligenciar información se debe dar clic en cada uno de los conceptos descritos en este formato.
Las características generales de las variables de capacidad instalada son:
 Se debe reportar para cada vigencia el número de recursos físicos que estuvieron disponibles para la
prestación de servicios desagregado por tipo.
Si el número de recursos varío durante el año por ampliación, reducción o cierre temporal, registre el
número promedio observado durante cada período.
Camas de hospitalización: registre el número de camas habilitadas para los servicios de hospitalización. Si
el número fue variable en el período, registre el promedio de camas que fueron reportadas como disponibles
en cada año. No incluye camas de observación, recuperación quirúrgica, trabajo de parto ni las destinadas a
los neonatos que no requieren hospitalización.

Camas de observación: registre el número de camas habilitadas ubicadas en el servicio de urgencias y

destinadas a la observación de pacientes adultos y pediátricos. Si el número fue variable en el período,
registre el promedio
Consultorios de consulta externa: registre el número promedio de consultorios que estuvieron destinados
para la atención de consulta externa durante el período.
Consultorios en el servicio de urgencias: registre el número promedio de consultorios que estuvieron
destinados para la atención de consulta de urgencias durante el período.
Salas de quirófanos: registre el número de quirófanos habilitados que disponibles para cirugía electiva y de
urgencias durante el período. Si el número fue variable registre el promedio.
Mesas de partos: registre el número promedio de mesas de partos disponibles.
Número de unidades de odontología: registre el número de unidades odontológicas que estuvieron
disponibles durante el periodo.
Responsable del diligenciamiento: Por una sola vez en esta hoja se debe diligenciar los datos del
responsable del diligenciamiento, esto se repite en cada hoja cuando se va a diligenciar por primera vez un
dato.


 Si hay número de camas de hospitalización, entonces, debe haber datos de egresos, días cama disponible,
días cama ocupada y días estancia de los egresos en la hoja de producción.
 Si el número de consultorios de consulta externa es mayor a cero, entonces, debe aparecer registrado en la
hoja de producción el número de consultas de medicina general electivas y/o el número total de consultas
de medicina especializada (teniendo en cuenta el nivel de la Institución).
 Si el número de consultorios en el servicio de urgencias es mayor que cero, entonces, debe aparecer
número de consultas de medicina general urgentes y/o número de consultas de medicina especializada
urgentes en la hoja de producción.
 Sí el número de quirófanos es mayor que cero, entonces, debe reportar en la hoja producción, número de
cirugías realizadas. Si únicamente tiene la capacidad instalada pero no tiene habilitado el servicio, no se
deben registrar quirófanos.
 Verifique que si el número de mesas de parto es mayor que cero, entonces, debe registrar número de
partos en la hoja de producción.
 Verifique que si el número de unidades de odontología es mayor que cero, entonces, debe reportar datos de
producción de odontología en la hoja de producción de servicios de salud.
Para salir de la página de CAPACIDAD INSTALADA y volver al menú principal, se da
 Recursos Humanos
Esta hoja provee información sobre el personal de planta de la institución de acuerdo con los cargos establecidos
para el nivel territorial en el Decreto 785 de 2005 expedido por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

 Dando un clic en recursos humanos se activa el siguiente cuadro:
automáticamente.
a diligenciar.
 Para diligenciar los datos de recurso humano, la institución debe dar clic en la opción que
se encuentra en la barra superior de la página, el cual activa el siguiente cuadro:

Características generales de las variables
El código del cargo, nivel, tipo y número de vacantes que aparecen con el recuadro sombreado, el
sistema los registra automáticamente.
Cargo: seleccione el cargo teniendo en cuenta el plan de cargos aprobado por la Junta Directiva de la
Institución.

Una vez seleccionado el cargo, automáticamente se activa el perfil ocupacional del cargo el cual
permite seleccionarlo, aquí algunos ejemplos:

Teniendo en cuenta que hay dos tipos de funcionarios que se denominan empleados públicos y
trabajadores oficiales, para estos últimos en el perfil ocupacional se especifica las actividades que
pueden desarrollar.
Nivel: corresponde al nivel jerárquico del cargo (Directivo, Asesor, Profesional, Técnico y Asistencial)
establecido por el Decreto 785 de 2005 expedido por el Departamento Administrativo de la Función
Pública, este lo registra automáticamente el sistema una vez seleccionado el cargo.
Tipo: especifica el área de trabajo del cargo que puede ser apoyo (administrativo) u operativo
(asistencial).
Clasificación del cargo: se debe seleccionar de acuerdo con las siguientes especificaciones, si es de
carrera (inscrito o no inscrito, hay que tener en cuenta que esto es un atributo de la persona más no del
cargo, así mismo esta clasificación aplica únicamente para los cargos de carrera), periodo fijo, libre
nombramiento y remoción, servicio social obligatorio (únicamente aplica para el cargo de
profesional servicios social obligatorio) y trabajador oficial (únicamente aplica para el trabajador
oficial).
Asignación básica mensual del cargo: se debe registrar la asignación básica mensual del cargo
teniendo en cuenta el número de horas día. No se debe incluir sumatoria de las asignaciones básicas
mensuales del número de cargos.
Horas día del cargo: debe seleccionar el número de horas día teniendo en cuenta si el conjunto de
funcionarios trabaja tiempo completo (8 horas), medio tiempo (4 horas) o un cuarto de tiempo (2 horas),
entre otros.
Número de cargos aprobados en el plan de cargos: registre el número de funcionarios aprobados
por la Junta Directiva en el plan de cargos de la institución.
Número de cargos ocupados: registre el número de cargos aprobados en el plan de cargos que están
ocupados a 31 de diciembre del año que está reportando.
Número de vacantes: es el resultado de la diferencia entre el número de cargos aprobados en el plan
de cargos de la institución y los ocupados a 31 de diciembre. El sistema calcula el número de cargos
vacantes automáticamente dando clic en la calculadora que aparece al lado del recuadro.
Costo total causado en el año de los cargos: se incluye todos los valores causados de carácter
laboral por salarios, prestaciones y contribuciones inherentes a la nómina del número de cargos
registrados.
 Se puede agregar el cargo siempre y cuando cumpla las mismas condiciones de lo contrario se debe
desagregar.

 Para guardar, se debe dar clic en la opción que aparece en la barra de la parte
superior de la hoja y activa el siguiente cuadro donde muestra la consolidación de los datos, así:
 Para realizar correcciones a la información diligenciada se debe dar clic en el cargo que se requiere
ajustar, por ejemplo: “ ”.
 Se despliega el siguiente cuadro:


 Si lo que se quiere es quitar el cargo con los datos registrados, se da clic en la opción y
automáticamente borra los datos ahí diligenciados, se cierra “ ” y al entrar nuevamente al consolidado
de dados de recurso humano ya no aparecerá el cargo eliminado.
 Debe compararse los siguientes conceptos de las hojas de recurso humano y pasivo prestacional.
Recurso Humano Comparación Pasivo prestacional
 Sumatoria de los cargos =  Sumatoria de los funcionarios

ocupados a 31 de diciembre. con y sin retroactividad de
cesantías.
 Debe comparase los siguientes conceptos de las hojas de recurso humano y ejecución presupuestal de
gastos.
Recurso Humano comparación Ejecución presupuestal de gastos
 Sumatoria del costo total >ó=  Gastos comprometidos por

causado en el año de los cargos. personal de planta
Si el gasto comprometido por personal de planta es mayor que el valor causado en la hoja de recurso
humano, la IPS pública debe dar las explicaciones correspondientes a la Dirección Territorial de Salud y en
el cuadro de observaciones que aparece al final de la hoja de la ejecución presupuestal de gastos.
En el formulario de recurso humano se reportan el número de cargos aprobados por la Junta Directiva en el
plan de cargos, si algún cargo fue suprimido durante el año que está reportando, deja de existir en el plan
de cargos y por lo tanto no se puede reportar en el formato de recurso humano con corte a 31 de diciembre.
Si tuvo costo por el tiempo laborado, como ya no existe el cargo en el plan de cargos no se puede reportar
en la información, lo que conllevaría a una diferencia entre lo presupuestado y lo causado, la cual se debe
explicar en el cuadro de observaciones que aparece al final de la hoja de recurso humano y de gastos.
 La clasificación de carrera no inscritos hace referencia a los cargos provisionales. Es de anotar que
únicamente la clasificación de los empleos de CARRERA se pueden seleccionar como inscritos o no
inscritos.
 Un cargo de carrera que se encuentre ocupado en provisionalidad se entiende que no está vacante,
además cuando se reporte debe aparecer como no inscrito.
 El Decreto 785 de 2005 que derogó el Decreto 1569 de 1998, eliminó el nivel jerárquico denominado NIVEL
EJECUTIVO donde se encontraban los cargos de Jefes de Departamento, División y de Grupo entre otros,
por lo tanto ahora únicamente quedó el nivel Directivo, Asesor, Profesional, Técnico y Asistencial. La IPS
debió ajustarse a la nueva norma y realizar las modificaciones a que hubiere lugar.
En los cargos del Decreto 785 de 2005 en el nivel asesor se encuentran los cargos de Jefe de Oficina
Asesora de Jurídica o de Planeación o de Prensa o de Comunicaciones, el cual al desplegarlo se activan los
perfiles ocupacionales: Jurídico, Control Interno, Comunicaciones, Sistemas y Planeación.
Para salir de la página de RECURSOS HUMANOS y volver al menú principal, se da clic
en cerrar , icono que esta ubicado en la esquina superior derecha de la página.
 Pasivo Prestacional
Esta hoja provee información relacionada con la situación del pasivo prestacional de las instituciones a 31 de
diciembre del año que está reportando.
 Dando un clic en pasivo prestacional se activa el siguiente cuadro:
automáticamente.
a diligenciar.
 Para diligenciar información se debe dar clic en cada uno de los conceptos descritos en este formato.

 Por ejemplo, al dar clic en el concepto de se

Las características de las variables de la hoja de recurso humano son
Funcionarios sin retroactividad de cesantías: se debe diligenciar el número de funcionarios sin

retroactividad de cesantías que tenga la institución, los cuales están bajo el régimen de cesantías
anualizado (Ley 50 de 1990) y de este número de funcionarios sin retroactividad de cesantías cuántos
están afiliados al FONDO NACIONAL DEL AHORRO.
Funcionarios con retroactividad de cesantías: se debe diligenciar el número de funcionarios de la
institución que están afiliados bajo el régimen de cesantías retroactivo y de este número de funcionarios
con retroactividad de cesantías cuántos están afiliados al FONDO NACIONAL DEL AHORRO.
Número de pensionados a cargo de la institución: si la IPS tiene pensionados a cargo a los cuales
les paga pensión o cuota parte pensional con su presupuesto debe reportar el número que tiene a
cargo y de igual forma el valor anual de las mesadas pensionales.
En la pregunta: Indique si por efectos convencionales u otros la institución debe asumir
pensiones de jubilación de sus trabajadores? si la respuesta es negativa (no), los recuadros de
número estimado de trabajadores a pensionar y valor anual estimado de las mesadas pensionales
aparecerán en sombreado lo que quiere decir que no se deben diligenciar, pero si la respuesta es
afirmativa (si), tal como se muestra en el siguiente ejemplo, los recuadros se habilitarán y permitirán
diligenciar dichos ítems.
 Para hacer correcciones a la información diligenciada, se debe dar clic en el concepto que se quiere ajustar,
por ejemplo: “ ” y se activa el siguiente
recuadro:


 Debe compararse los siguientes conceptos de las hojas de pasivo prestacional y recurso humano.
Pasivo prestacional Comparación Recurso Humano
 Sumatoria de los funcionarios =  Sumatoria de los cargos

con y sin retroactividad de ocupados a 31 de diciembre.
cesantías.
 Comparar el valor de mesadas pensiónales con el valor comprometido por pago directo a jubilados y
pensionados de la hoja de presupuesto de gastos. Si hay diferencia la institución debe dar las explicaciones
respectivas en el cuadro de observaciones y sustentar la justificación ante la Dirección Territorial de Salud
correspondiente.
Para salir de la página de PASIVO PRESTACIONAL y volver al menú principal, se da


 Infraestructura
Esta hoja provee información relacionada con la infraestructura física y tecnológica de la ESE incluyendo datos de
las sedes inscritas en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud.
 Dando un click en infraestructura se activa el siguiente cuadro para definir los parámetros de captura:
 Los parámetros relacionados con la institución prestadora aparecen automáticamente y únicamente debe
seleccionar el año a reportar.
 Se da click en y se activa la relación de todas las sedes de prestación de servicios de salud

con que cuenta el prestador y que están, inscritas en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de
Salud incluida la sede principal, así:

 Se debe ingresar la información requerida para cada una de las sedes relacionadas.
 Dando click en cada una de las sedes, por ejemplo:

, se activa el siguiente
formulario, con los datos básicos de la sede seleccionada, así:
Otra sede…..
Las características de las variables de la hoja de infraestructura son:
El código, nombre de la sede, Departamento, Municipio, tipo de Institución y amenaza sísmica4 se

activan automáticamente de acuerdo con la información suministrada por el Registro Especial de
Prestadores de Servicios de Salud y el sistema de información hospitalaria SIHO en cumplimiento con
el Decreto 2193 de 2004.
Área del lote (m2): Diligencie en metros cuadrados, el área total del lote de la sede.
Área construida en primer piso (m2): Se debe incluir el área total construida en el primer piso o
primer nivel que sobresale del terreno en metros cuadrados.
Área construida (m2): Este dato se calcula automáticamente, una vez se ingrese la información de
edificios de la sede seleccionada, y corresponde a la sumatoria de las áreas construidas en metros
cuadrados en cada uno de los edificios relacionados.
4
El nivel de amenaza sísmica que se activa automáticamente corresponde al descrito para cada municipio en la Norma Colombiana
de Diseño y Construcción Sismo Resistencia vigente.
Para guardar los datos diligenciados de área del lote y área construida en primer piso se debe dar
click en que aparece en la parte superior o inferior de la pantalla. Puede continuar con
el ingreso de la demás información de infraestructura de la sede seleccionada o, salir a través de la
opción otra sede, a la relación de sedes y seleccionar otra sede para ingresar la información de áreas
de las diferentes sedes repitiendo el proceso tantas veces como sedes se tengan.
Infraestructura Física
Esta información se debe diligenciar para cada sede que aparezca en la relación, así:
Edificios: para ingresar esta información haga click en el link , el cual activa el siguiente
cuadro:
Para diligenciar los datos de edificaciones, dar click en la opción que se encuentra en la barra
superior e inferior de la página, el cual activa el siguiente formulario:

El código y nombre de la sede se activan automáticamente y el código del edificio se asigna

automáticamente.
Nombre del edificio: Se debe diligenciar el nombre del edificio. Cuando no exista un nombre
específico del edificio, se puede incluir el nombre del servicio que predomina en esa edificación, por
ejemplo: urgencias, consulta externa, etc.
Número de pisos: Diligencie el número de pisos que posea el edificio del cual está diligenciando la
información.
Área Construida (m2): Diligencie el área total construida de la edificación que está reportando en
metros cuadrados, cuando existan varios niveles, debe sumar las áreas parciales de cada nivel.
Año de construcción: Escriba el año en que se efectuó la construcción del edificio el cual está
reportando, si es por etapas, escriba el primer año; es decir el más antiguo.
Año de última remodelación: Escriba el año de la última remodelación arquitectónica que haya
realizado a la edificación que está reportando.
Sistema constructivo predominante: Tal como se muestra en la siguiente lista, seleccione la opción
que corresponda al sistema constructivo que se considere predominante.

Deterioro principal: de acuerdo con la siguiente tabla, seleccione el principal deterioro que presenta
la edificación que está reportando.
Porcentaje en buen estado: de acuerdo con el deterioro de la edificación que está reportando se
debe estimar el porcentaje en buen estado. La celda no acepta espacio en blanco, como mínimo debe
diligenciar cero (0).
Porcentaje en regular estado: de acuerdo con el deterioro de la edificación que está reportando se
debe estimar el porcentaje en regular estado. La celda no acepta espacio en blanco, como mínimo
debe diligenciar cero (0).
Porcentaje en mal estado: de acuerdo con el deterioro de la edificación que está reportando se debe
estimar el porcentaje en mal estado. La celda no acepta espacio en blanco, como mínimo debe
diligenciar cero (0).
La suma de porcentajes definidos como bueno, regular o malo debe corresponder a 100%
Estudio de vulnerabilidad realizado: Aplica para las edificaciones construidas antes de 19985
siempre y cuando tengan el estudio de vulnerabilidad sísmica estructural elaborado y finalizado, en
caso contrario seleccione de la lista desplegable NO.
Refuerzo estructural: Aplica cuando dispone de estudio de vulnerabilidad. De acuerdo con el combo,
la opción ninguno se selecciona cuando no haya adelantado el refuerzo estructural, la opción parcial
cuando haya adelantado parte del refuerzo estructural y seleccione total cuando haya adelantado el
refuerzo estructural requerido en el edificio que se está reportando.
5
Los proyectos diseñados y construidos a partir de enero de 1998 deben cumplir con la nueva norma NRS-98 por lo cual no
requieren la elaboración de estudios de vulnerabilidad.
Si es una edificación que fue construida antes de 1998 y no tiene estudio de vulnerabilidad seleccione
NO y en refuerzo estructural las opciones ninguno o no requerido.
Área intervenida (m2): Aplica si la institución adelantó refuerzo estructural, para lo cual debe
diligenciar el área total en metros cuadrados de la construcción, intervenida. En caso de no haberse
adelantado refuerzo estructural diligencie cero.
Para guardar los datos diligenciados se debe dar click en la opción que aparece en la parte superior
o inferior del cuadro.
Una vez grabada la información reportada de la edificación de la sede, aparece la relación de esta así:
Para hacer alguna corrección a la información diligenciada se debe dar click en el registro correspondiente, esta
activa el formulario donde se reportaron los datos, se hace el cambio respectivo y se guardan los datos con la opción
o de lo contrario, si se quiere eliminar se da click en la opción
Para seguir diligenciando información de otros edificios de la sede seleccionada, debe dar click en el link
que aparece en la parte superior o inferior del cuadro.
Si se han ingresado todos los edificios, se da click en el link ubicado en la esquina superior izquierda de la
barra de herramientas hasta que aparezca el cuadro de infraestructura de la sede seleccionada, así:

Riesgos: para ingresar esta información haga click en el link , el cual activa el siguiente
cuadro:
Para diligenciar los datos de riesgos, la institución debe dar click en la opción que se encuentra en la
barra superior e inferior de la página, el cual activa el siguiente formulario:

El código de habilitación de la sede y el nombre aparecen automáticamente de acuerdo con el Registro

Especial de Prestadores de Servicios de Salud.
Riesgo: Seleccione del listado que se despliega, los riesgos que se considere presenta la Institución.
Nivel de riesgo: De acuerdo con el riesgo seleccionado anteriormente, seleccione del listado, el nivel
de severidad del mismo.
Observaciones: escriba en forma breve y precisa las observaciones que se estimen pertinentes con el
fin de ampliar la información anterior.
Para guardar los datos de riesgo se debe dar click en la opción que aparece en la parte superior o
inferior del cuadro.
Una vez grabada la información de riesgo de la sede, aparece la relación de estos así:

Para hacer alguna corrección a la información diligenciada se debe dar click en el registro correspondiente, este
Para seguir diligenciando información de más riesgos de la sede que está reportando, debe dar click en el link
Si no tiene más riesgos que reportar, se da clic en el link ubicado en la esquina superior izquierda de la
barra de herramientas hasta que aparezca el formulario de infraestructura de la sede que está diligenciado, así:

Servicios Públicos: para ingresar esta información haga click en el link el cual activa el
siguiente cuadro:
Para diligenciar los datos de servicios públicos, la institución debe dar clic en la opción que se
encuentra en la barra superior e inferior de la página, el cual activa el siguiente formulario:

Servicio: Debe seleccionar de la lista desplegable el servicio que se va a calificar, así:

Clase: de acuerdo con el servicio seleccionado anteriormente, seleccione del listado la característica
del suministro del servicio que se va a calificar.
Calificación: de acuerdo con el servicio y la clase de suministro seleccionado anteriormente, escoja

del listado que se despliega, una de las tres posibilidades de calificación.
Para guardar los datos de servicios se debe dar click en la opción que aparece en la parte superior o
Una vez grabada la información de servicios de la sede, aparece la relación de estos así:

activa el cuadro donde se reportaron los datos, se hace el cambio respectivo y se guardan los datos con la opción
Para seguir diligenciando información de más servicios públicos de la sede que está reportando, debe dar click en el
link que aparece en la parte superior o inferior del cuadro.
Una vez se ha completado el registro de los servicios públicos, debe dar click en el link ubicado en la
esquina superior izquierda de la barra de herramientas hasta que aparezca el formulario de infraestructura de la sede
que está diligenciado, así:
Acceso: para ingresar relacionado con el estado de las vías de acceso a la sede seleccionada, haga click en el link
el cual activa el siguiente cuadro:

Para diligenciar los datos de acceso, la institución debe dar click en la opción que se encuentra en la
barra superior e inferior de la página, el cual activa el siguiente formulario:

Tipo de acceso: Del listado que se despliega debe seleccionar el tipo de accedo que se va a calificar,
así:
Calificación: de acuerdo con el tipo de acceso seleccionado anteriormente, escoja del listado que se
despliega una de las tres posibilidades de calificación.
Para guardar los datos de acceso se debe dar click en la opción que aparece en la parte superior o
Una vez grabada la información de acceso de la sede, aparece la relación de estos así:

Para seguir diligenciando información de otro tipo de acceso a la sede que está reportando, debe dar click en el link
Cuando haya completado el registro de los diferentes accesos a la sede seleccionada, debe dar click en el link
ubicado en la esquina superior izquierda de la barra de herramientas hasta que aparezca el formulario de
infraestructura de la sede que está diligenciado, así:
Predios: para ingresar la información jurídica de los predios, haga click en el link el cual

Para diligenciar los datos de los predios, la institución debe dar click en la opción que se encuentra
en la barra superior e inferior de la página, el cual activa el siguiente formulario:

Situación del bien: del listado desplegable debe seleccionar el tipo de situación de tenencia del bien.
Propietario: Escriba el nombre del propietario que figura en las escrituras de propiedad del bien que
está reportando.
Escritura: Corresponde al número de la última escritura de propiedad del bien que está reportando.
Notaría: debe diligenciar el número de la notaría y el municipio/distrito donde se encuentre ubicada la
notaria en la cual fue registrada la escritura que se relacionó en el punto anterior.

Fecha: Diligencie en su orden el año, mes y día en que fue registrada la escritura de tenencia del bien
que está reportando.
Cedula catastral: Es el número de la cédula catastral que figura en la escritura relacionada.
Matricula inmobiliaria: Es el número de matrícula inmobiliaria que figura en la escritura relacionada.
Es obligatorio diligenciar al menos uno de los campos de Cedula catastral o matrícula inmobiliaria
Fuente de información: Escriba de manera breve y precisa, la fuente de información que suministró
los datos mencionados anteriormente.
Para guardar los datos de predios se debe dar click en la opción que aparece en la parte superior o
Repita este proceso cuantas veces sea necesario de acuerdo con la información de los predios de la sede que está
reportando.
Si no tiene más información de predios que reportar, debe dar click en el link ubicado en la esquina
superior izquierda de la barra de herramientas hasta que aparezca el formulario de infraestructura de la sede que
está diligenciado, así:

Infraestructura Tecnológica e Instalaciones

Esta información se debe diligenciar para cada sede que aparezca en la relación, así:
Equipos: para ingresar esta información haga clic en el link el cual activa el siguiente cuadro:
Para diligenciar los datos de equipos, la institución debe dar click en la opción que se encuentra en
la barra superior e inferior de la página, el cual activa el siguiente formulario:

Grupo de servicio: Del listado desplegable debe seleccionar el grupo del servicio al que corresponden
los equipos a calificar.

Equipo: Seleccione del listado que se despliega el equipo que se va a calificar

Solo se debe reportar información de los equipos que aparecen en los diferentes combos de acuerdo
al grupo de servicio. Si el equipo no se encuentra, no se requiere reportar.
Modalidad de provisión: Seleccione del listado desplegable, la modalidad de provisión de(l) (los)
equipo(s) que se van a calificar.
Último mantenimiento: Seleccione del listado que se despliega, una de los tres rangos de tiempo del
último mantenimiento realizado a(l) (los) equipo(s) que se van a calificar.
Estado: Seleccione del listado que se despliega, una de las tres posibilidades del estado de(l) (los)
equipo(s) seleccionado(s).
Cantidad: Escriba en números, la cantidad de equipos con que cuenta la institución, que cumplan con
los criterios seleccionados anteriormente.
Para guardar los datos de equipos se debe dar click en la opción que aparece en la parte superior o
inferior del cuadro y una vez grabada la información se activa el siguiente cuadro con la relación de equipos
diligenciados, así:

Repita este proceso cuantas veces sea necesario de acuerdo con los servicios y equipos que posea la Institución por
la opción ubicada en parte superior e inferior tal como se observa en la imagen anterior.
Una vez se hayan reportado los equipos, se debe dar click en el link ubicado en la esquina superior
izquierda de la barra de herramientas hasta que aparezca el formulario de infraestructura de la sede que está
diligenciado, así:

Instalaciones: para ingresar información de instalaciones especiales, haga clic en el link el

cual activa el siguiente cuadro:
Para diligenciar los datos de instalaciones, la institución debe dar click en la opción que se encuentra
en la barra superior e inferior de la página, el cual activa el siguiente formulario:

Instalación: Seleccione del listado que se despliega el tipo de instalación que se va a calificar.

Año de instalación: Diligencie en números el año en que se construyó la instalación que se va a

calificar por su estado de tenencia.
Fecha del último mantenimiento: Escriba en su orden el año, mes y día del último mantenimiento
que se realizó a la instalación seleccionada.
Estado: seleccione del listado que se despliega, una de las tres posibilidades del estado de la
instalación que está reportando.
Para guardar los datos de instalaciones se debe dar click en la opción que aparece en la parte
superior o inferior del cuadro y una vez grabada la información se activa el siguiente cuadro con la relación de
instalaciones reportadas, así:
Repita este proceso cuantas veces sea necesario de acuerdo con las instalaciones que tenga la sede que está
reportando por la opción ubicada en la parte superior e inferior tal como se observa en la imagen
anterior.
Si no va a registrar más información de instalaciones, debe dar click en el link ubicado en la esquina
superior izquierda de la barra de herramientas hasta que aparezca el formulario de infraestructura de la sede que
está diligenciado, así:

Ambulancias: para ingresar esta información haga click en el link y se activa la relación de
todas las ambulancias con que cuenta la sede de prestación de servicios seleccionada, inscritas en el Registro
Especial de Prestadores de Servicios de Salud, así:
 Dando click en cada una de las ambulancias se activa el siguiente formulario, con los datos básicos de las
ambulancia seleccionada, así:

El código de habilitación de la sede, nombre de sede, tipo de ambulancia, modalidad, número de

placa, modelo y número de tarjeta, aparecen automáticamente de acuerdo con el Registro Especial de
Prestadores de Servicios de Salud
Se debe diligenciar los siguientes tres campos:
Modo de adquisición: del listado desplegable seleccione el modo de adquisición de la ambulancia
que está reportando, así:
Último mantenimiento: diligencie en orden el año, el mes y el día del último mantenimiento que se le
realizó a la ambulancia que está reportando.
Calificación: De acuerdo con el estado general de la ambulancia que está reportando, seleccione la
calificación de este, así:

Para guardar los datos de ambulancias registrados, se debe dar click en la opción que aparece en la
parte superior o inferior del cuadro y una vez grabada la información se activa el siguiente cuadro con la relación de
ambulancias reportadas, así:
Repita este proceso cuantas veces sea necesario de acuerdo con el número de ambulancias que tenga la sede que
está reportando. Seleccionando la ambulancia y se activa el formulario ambulancias de la Sede.
Una vez diligenciada la información de infraestructura física e infraestructura tecnológica e instalaciones de la
primera sede, así mismo se debe repetir el proceso descrito para las demás sedes relacionadas.
Para salir de la página de INFRAESTRUCTURA y volver al menú principal, se da clic en

cerrar , icono que está ubicado en la esquina superior derecha de la página.
FORMULARIOS TRIMESTRALES
El Decreto 2193 de 2004, específica un conjunto de información que debe ser reportada a las direcciones territoriales
de salud con carácter trimestral, incluyendo los aspectos de producción trimestral, cartera, pasivos, ejecución
presupuestal y contratación con corte trimestral, Los formularios previstos para la captura de dicha información son:
Formularios Trimestrales
 Datos Generales
 Pasivos
 Producción
 Ejecución Presupuestal
 Contratación Externa

 Procesos Judiciales
 Cartera por deudor y edad

Esta hoja provee la información del saldo de la cartera causada en el balance general de la institución con
corte al último día del trimestre que está reportando, por deudor y edad de las cuentas, y para su
diligenciamiento se deben tener en cuenta las indicaciones dadas para el formulario anual.
 Pasivos
Esta hoja provee la información del saldo de las cuentas por pagar del balance general de la institución con
corte al último día del trimestre que está reportando, separándolas por concepto y edad de las cuentas, y
para su diligenciamiento se deben tener en cuenta las indicaciones dadas para el formulario anual.
 Producción
Esta hoja provee la información de la producción de servicios de salud de la institución del trimestre,
desagregado por tipo de producto y tipo de pagador, y para su diligenciamiento se deben tener en cuenta
las indicaciones dadas para el formulario anual.
 Ejecución Presupuestal
Esta hoja provee la información de los ingresos reconocidos y recaudados, así como los gastos
comprometidos y pagados de la vigencia, desde el primero de enero hasta el último día del trimestre que
esta reportando.
 Dando un clic en ejecución presupuestal, se activa el siguiente cuadro:
 En el cuadro anterior, únicamente debe seleccionar el periodo a reportar, los demás datos aparecen
automáticamente.

 En la parte superior se puede verificar el código de la institución, el nombre, el año y el trimestre que se va a
diligenciar.
Las características generales de las variables son
 En la segunda columna del cuadro, titulada “Reconocido / Comprometido” se debe diligenciar para los
conceptos de ingresos el valor reconocido (ver definición dando clic aquí) desde el primero de enero de la
vigencia al último día del trimestre que esta presentando y para los conceptos de gastos el valor
comprometido (ver definición dando clic aquí) desde el primero de enero de la vigencia al último día del
trimestre que esta presentando independiente del tiempo por el que se comprometió.
 Desde la columna titulada enero hasta la columna titulada diciembre se debe diligenciar para los conceptos
de ingresos los valores recaudos (ver definición dando clic aquí) en el trimestre y para los conceptos de
gastos se debe diligenciar los valores pagados (ver definición dando clic aquí) en el trimestre.
automáticamente por el sistema, por ejemplo, al dar clic en el concepto de se

 Para el concepto seleccionado de ingresos se debe diligenciar los ingresos reconocidos (ver definición
dando clic aquí) desde el 1 de enero de la vigencia hasta el último día del trimestre que esta presentando y
los ingresos recaudos (ver definición dando clic aquí) generados en cada uno de los meses del trimestre.
 Si se da clic en uno de los conceptos de gastos, como por ejemplo: , se
 Para el concepto seleccionado de gastos se debe diligenciar los gastos comprometidos (ver definición
dando clic aquí) desde el 1 de enero de la vigencia hasta el último día del trimestre que esta presentando
independiente del tiempo por el que se comprometió y los gastos pagados (ver definición dando clic aquí)
generados en cada uno de los meses del trimestre.


 La disponibilidad inicial debe ser reconocida y recaudada en el primer trimestre de la vigencia.
 Verifique que en los ingresos estén registrados los datos de los recursos por atención a la población pobre
en lo no cubierto con subsidios a la demanda con y sin situación de fondos, que hacen parte de contratos o
convenios para la prestación de estos servicios, suscritos por la institución con las entidades territoriales
(departamentales, distritales o municipales), independiente de los mecanismos de pago utilizados
(capitación, evento, paquete, entre otros.).
 Verifique que en ingresos por otras ventas de servicios de salud, la IPS haya incluido los ingresos
generados por (a) cuotas de recuperación, copagos y cuotas moderadoras (que no hagan parte en el pago
del valor del contrato) y (b) la prestación de servicios de salud a: personas no afiliadas a ninguno de los
regímenes de la seguridad social y que tienen capacidad de pago, contrataciones o convenios realizados
con otras IPS de cualquier índole y con entidades públicas o privadas no incluidas en los regímenes de
aseguramiento de la seguridad social en salud tales como los servicios a las Fuerzas Armadas y de Policía,
al Magisterio, ECOPETROL, INPEC, ARP, entre otros.
 El total de ingresos recaudados no puede ser inferior al valor total de gastos pagados.
 El valor de los pagos realizados durante la vigencia no pueden superar el valor de los compromisos.
 El total de gastos comprometidos por servicios personales indirectos reportado no puede superar el total
comprometido de contratación externa de servicios personales desde el primero de enero hasta el último día
del trimestre reportado independiente del tiempo que haya comprometido.
Cuando el valor total comprometido de contratación externa por servicios personales en lo recorrido de los
trimestres reportados en la vigencia supere al valor comprometido reportado en el presupuesto de gastos

por servicios personales indirectos, la Institución debe hacer la respectiva aclaración de la diferencia
indicando los rubros, valores comprometidos y por cada rubro explicar lo que se contrató.
 Debe comparase los siguientes conceptos de las hojas de contratación externa de personal y ejecución
presupuestal.
Ejecución presupuestal comparación Contratación Externa de Personal
 Gastos comprometidos por <ó =  Sumatoria de los valores

Servicios Personales Indirectos comprometidos por
del Gasto de Personal. contratación externa de
personal reportados en cada
uno de los trimestres.
 Verifique que la Institución haya diligenciado el Total de los ingresos reconocidos al último día de
finalización del trimestre.
 Se debe comparar los siguientes conceptos de las hojas de cartera y ejecución presupuestal de ingresos.
Con corte a 31 de marzo
Ejecución Presupuestal Comparación Cartera
Resultado de descontar a los <ó= Régimen contributivo, sumatoria de la

reconocimientos del régimen contributivo cartera menor a 90 días con corte a 31 de
de enero a marzo los recaudos del marzo.
Resultado de descontar a los <ó= Régimen subsidiado, sumatoria de la

reconocimientos del régimen subsidiado cartera menor a 90 días con corte a 31 de
de enero a marzo los recaudos del marzo.
Resultado de descontar a los <ó= SOAT – ECAT, sumatoria de la cartera

reconocimientos de SOAT - ECAT menor a 90 días con corte a 31 de marzo.
(FOSYGA) de enero a marzo los

Atención a la población Pobre – Secretarias
reconocimientos de atención a la
<ó= Departamentales, sumatoria de la cartera
población pobre de enero a marzo los
menor a 90 días con corte a 31 de marzo.

Atención a la población pobre – Secretarias

Municipales, sumatoria de la cartera menor
a 90 días con corte a 31 de marzo.

reconocimientos de plan de
intervenciones colectivas de enero a
marzo los recaudos del mismo periodo y
concepto.
Otros Deudores por ventas de servicios de
<ó= salud, sumatoria de la cartera menor a 90
+
días con corte a 31 de marzo.
servicios de salud de enero a marzo los
Con corte a 30 de junio

reconocimientos del régimen contributivo cartera menor a 180 días con corte a 30 de
de enero a junio los recaudos del mismo junio.
periodo y concepto.

reconocimientos del régimen subsidiado cartera menor a 180 días con corte a 30 de
de enero a junio los recaudos del mismo junio.
periodo y concepto.

reconocimientos de SOAT de enero a
junio los recaudos del mismo periodo y
concepto.
<ó=
+ menor a 180 días con corte a 30 de junio.

enero a junio los recaudos del mismo


periodo y concepto.

de la cartera menor a 180 días con corte a
30 de junio.
<ó= +
población pobre de enero a junio los
cartera menor a 180 días con corte a 30 de
junio.

junio los recaudos del mismo periodo y
concepto.
Otros Deudores por ventas de servicios de
<ó= salud, sumatoria de la cartera menor a 180
+
días con corte a 30 de junio.
servicios de salud de enero a junio los
Con corte a 30 de septiembre

reconocimientos del régimen contributivo cartera menor a 270 días con corte a 30
de enero a septiembre los recaudos del de septiembre.

reconocimientos del régimen subsidiado cartera menor a 270 días con corte a 30
de enero a septiembre los recaudos del de septiembre.

<ó= SOAT – ECAT, sumatoria de la cartera
menor a 270 días con corte a 30 de
septiembre los recaudos del mismo


periodo y concepto. septiembre.

enero a septiembre los recaudos del

Resultado de descontar a los a 30 de septiembre.
población pobre de enero a septiembre <ó= +
los recaudos del mismo periodo y
concepto. Atención a la población pobre –
de septiembre.

septiembre los recaudos del mismo
periodo y concepto.
+ <ó= de salud, sumatoria de la cartera menor a
270 días con corte a 30 de septiembre.
servicios de salud de enero a septiembre
concepto.
Con corte a 31 de diciembre
Ejecución Presupuestal Trimestral ó Comparación Cartera

anual

reconocimientos del régimen contributivo cartera menor a 360 días con corte a 31
de enero a diciembre los recaudos del de diciembre.

Ejecución Presupuestal Trimestral ó Comparación Cartera

anual

reconocimientos del régimen subsidiado cartera menor a 360 días con corte a 31
de enero a diciembre los recaudos del de diciembre.

diciembre los recaudos del mismo
periodo y concepto.
+ <ó= menor a 360 días con corte a 31 de
diciembre.
enero a diciembre los recaudos del

Resultado de descontar a los a 31 de diciembre.
población pobre de enero a diciembre <ó= +
concepto. Atención a la población pobre –
de diciembre.

diciembre los recaudos del mismo
periodo y concepto.
+ <ó= de salud, sumatoria de la cartera menor
a 360 días con corte a 31 de diciembre.
servicios de salud de enero a diciembre
concepto.

 Verifique que la Institución haya diligenciado el Total de los gastos comprometidos al último día de
finalización del trimestre.
 Cada vez que la Institución presente información trimestral tenga en cuenta como parámetro de verificación
los datos presentados en el anterior trimestre, ejemplo: los ingresos recaudados y los gastos pagados que
la Institución presento en enero, febrero y marzo como datos del primer trimestre, deben ser iguales a los
que presenta en este mismo periodo en el informe del segundo trimestre, y así sucesivamente.
 Para hacer una mejor verificación de los datos, la Dirección Territorial de Salud debe comprobar las cifras
diligenciadas como reconocimientos, recaudos, compromisos y pagos con los de las ejecuciones
presupuestales, para lo cual debe solicitarlas a la IPS de forma física o magnética.
Para salir de la página de EJECUCIÓN PRESUPUESTAL y volver al menú principal, se
da clic en cerrar “ ”, icono que esta ubicado en la esquina superior derecha de la
página.
 Contratación Externa
Esta hoja provee Información de la contratación externa de servicios personales suscritos por la institución durante el
trimestre, independiente del tiempo de duración del contrato y del rubro de gastos por el cual se comprometió.
 Dando un clic en contratación externa, se activa el siguiente cuadro:
automáticamente.

 En la parte superior se puede verificar el código de la institución, el nombre, el año y el periodo que se va a
diligenciar.
 Para diligenciar los datos de contratación externa, la institución debe dar clic en la opción
que se encuentra en la barra superior de la página, el cual activa el siguiente cuadro:
Las características generales de las variables de la hoja de contratación externa

son:
Objeto del contrato: se debe diligenciar la actividad que generó la necesidad del contrato y la
cual va a desarrollar el contratista.
Tipo: especifica el área de trabajo del contratista que puede ser apoyo (administrativo) u operativo
(asistencial).
Naturaleza del contratista: desplegando la pestaña se puede seleccionar la naturaleza del contratista,
si es con persona natural o jurídica. Si es con persona jurídica se presentan las siguientes opciones:

Modalidad de pago: Seleccione de la lista desplegable la modalidad de pago que se pactó con el
contratista, que puede ser: por actividad, pago fijo o mixto.
Valor del contrato: Diligencie el valor total comprometido en el contrato, independiente de la duración
del mismo.
Horas mes (estimado): En función de las características del contrato, si es posible estime el número de
horas mes de personal que se derivan del contrato. Ej. Si en un contrato para la prestación de servicios
de consulta médica, se prevé la presencia de dos (2) médicos tres (3) días a la semana por ocho (8)
horas cada día, el número de horas estimado al mes sería de 192 horas mensuales. (2 médicos x 3 días
a la semana x 8 horas cada día x 4 semanas en el mes)
Fecha del contrato: se debe diligenciar la fecha en la que fue firmado el contrato, teniendo en cuenta
que únicamente se debe reportar los suscritos durante el trimestre. El formato para esta celda es
(aaaa/mm/dd) y si se utiliza el calendario se debe marcar el mes, el día y automáticamente aparecerá en
la celda correspondiente.
Duración prevista en meses: la duración del contrato debe diligenciarse en número de meses. Si la
duración es inferior a un mes, se debe hacer la equivalencia en meses y diligenciar en decimales.
Ejemplo: Si el contrato dura 20 días, la duración sería 0.67 meses (20 días / 30 días).

 Las cifras de dinero deben estar registradas en pesos y no en miles de pesos
 Identifique que haya registrado los contratos suscritos durante el trimestre que está reportando, sin
tener en cuenta que el tiempo de duración sobrepase el trimestre.
 Debe comparase los siguientes conceptos de las hojas de contratación externa de personal y ejecución
presupuestal.
Contratación Externa de Personal comparación Ejecución presupuestal
 Sumatoria de los valores >ó =  Gastos comprometidos por

comprometidos por contratación Servicios Personales Indirectos
externa de personal reportados del Gasto de Personal.
en cada uno de los trimestres.

 Para agregar contratos hay que tener en cuenta que estos deben cumplir las mismas condiciones
como: objeto contractual, naturaleza del contratista, fecha de suscripción del contrato y tiempo de
duración en meses.
 Si el tiempo de duración del contrato es en meses y días, se debe hacer la equivalencia de los días
a meses, por ejemplo: 5 meses, 20 días. Se hace la equivalencia de los días a meses, así: 20/30 =
0.66 meses, este valor se suma al número de meses: 5 + 0.66 y queda como resultado 5.66
meses.
 Si en el desarrollo normal del contrato se presenta terminación unilateral o de mutuo acuerdo o al

hacer la liquidación, quedan saldos a favor de la entidad, debe descontarse este valor (con signo
negativo) en el formulario de contratación externa en el trimestre correspondiente a la fecha en la
cual se realizó la terminación o liquidación del contrato, siempre y cuando se haya realizado el
ajuste o reintegro en la ejecución presupuestal de gastos.
Para salir de la página de CONTRATACIÓN EXTERNA y volver al menú principal, se

da clic en cerrar “ ”, icono que esta ubicado en la esquina superior derecha de la
página.
 Procesos Judiciales
Esta hoja provee Información de los procesos judiciales interpuestos en contra de la Institución Prestadora de
Servicios de Salud, o los procesos instaurados por esta.
Trimestralmente deben actualizarse los procesos que ya tenía la institución e incluir los nuevos procesos judiciales
generados en el trimestre que está reportando.
 Dando un clic en procesos judiciales, se activa el siguiente cuadro:

automáticamente.
 En la parte superior se puede verificar el código de la institución, el nombre, el año y el periodo que se va a
diligenciar.
 Para diligenciar los datos de procesos judiciales, la institución debe dar clic en la opción que
se encuentra en la barra superior e inferior de la página, el cual activa el siguiente cuadro:


Las características generales de las variables de la hoja de procesos judiciales

son:
Número de expediente: se refiere al número de radicación con el cual la acción judicial ingresa al
despacho judicial.
Tipo de proceso: Es el tipo de acción judicial que se adelanta en contra de la IPS pública o en su
defecto que la IPS pública adelante. Seleccione de la lista desplegable el tipo de proceso, así:
Demandante: diligencie el nombre de quien ejerce la acción judicial.
Demandado: diligencie el nombre en contra de quien se adelanta la acción judicial.
Fecha de notificación de la demanda: Escriba en orden el año, mes y día en la cual el demandado
fue notificado sobre la acción judicial interpuesta en su contra.
Fecha de vencimiento de contestación: escriba en orden el año, mes y día límite establecido por el
despecho judicial correspondiente para la contestación oportuna de la demanda.
Pretensiones: Del listado desplegable seleccione la pretensión pertinente de acuerdo con la acción
judicial interpuesta.

En el cuadro que aparece después de las pretensiones diligencie cualquier otra observación referente
o adicional a las pretensiones.
Juzgado primera instancia: diligencie el nombre del juzgado donde se adelanta la acción judicial en
primera instancia.
Departamento: de la lista desplegable seleccione el departamento donde está ubicado el juzgado en

el cual se adelanta la acción judicial en primera instancia.
Municipio: de la lista desplegable seleccione el municipio donde está ubicado el juzgado en el cual se
adelanta la acción judicial en primera instancia.
Apoderado: diligencie el nombre del abogado que representa a la institución en el proceso jurídico
Teléfono: diligencie los números telefónicos tanto fijos como móviles del apoderado.
Correo electrónico: diligencie el correo electrónico del apoderado.
Fecha de contestación de la demanda: escriba en orden el año, mes y día de la fecha en que la
institución contestó la demanda al despecho judicial correspondiente.
Excepciones: se refiere a las excepciones propuestas por la IPS a las pretensiones formuladas en la
acción judicial.
Fecha de audiencia: escriba en orden el año, mes y día de la fecha señalada por el despacho judicial
de primera instancia para adelantar la audiencia en la cual intervienen las partes.
Pruebas: diligencie las pruebas de oficio o a petición de parte, decretadas o aportadas al proceso
judicial que está reportando.

Fecha de alegatos en primera instancia: escriba en orden el año, mes y día de la fecha en que se
presentaron los alegatos ante el despacho judicial de primera instancia correspondiente.
Fecha del fallo en primera instancia: escriba en orden el año, mes y día de la fecha en que el juez
profiere sentencia de primera instancia al proceso judicial reportado.
Resultado en primera instancia: del listado desplegable seleccione el resultado de la sentencia en

primera instancia proferida por el juez.
En el cuadro que aparece adjunto diligencie las observaciones referentes al resultado del fallo en
primera instancia.
Presenta recurso?: del listado desplegable seleccione quien presentó recurso ante el fallo de primera
instancia o si no se presentó recurso.
Si se presentó recurso ante el fallo de primera instancia la institución debe diligenciar los siguientes
datos, así:
Juzgado de segunda instancia: diligencie el nombre del juzgado o tribunal donde se adelanta la
acción judicial en segunda instancia
Departamento: de la lista desplegable seleccione el departamento donde está ubicado el juzgado en

el cual se adelanta la acción judicial en segunda instancia.
Municipio: de la lista desplegable seleccione el municipio donde está ubicado el juzgado o tribunal en
el cual se adelanta la acción judicial en segunda instancia.
Apoderado: diligencie el nombre del abogado que representa a la institución en el proceso jurídico
Teléfono: diligencie los números telefónicos tanto fijos como móviles del apoderado.
Correo electrónico: diligencie el correo electrónico del apoderado.
Fecha de alegatos en segunda instancia: escriba en orden el año, mes y día de la fecha en que se
presentaron los alegatos ante el despacho judicial de segunda instancia correspondiente.

Fecha del fallo en segunda instancia: escriba en orden el año, mes y día de la fecha en que el juez
profiere sentencia de segunda instancia al proceso judicial reportado.
Resultado en segunda instancia: del listado desplegable seleccione el resultado de la sentencia en

segunda instancia proferida por el juez.
En el cuadro que aparece adjunto diligencie las observaciones referentes al resultado del fallo en
segunda instancia.
Para guardar, se debe dar clic en la opción que aparece en la barra de la parte superior e inferior de
Para hacer alguna corrección a la información diligenciada se debe dar clic en el registro correspondiente, esta activa
el siguiente cuadro:



Una vez realizado el cambio se guardan los datos dando clic en la opción o de lo contrario si se quiere
eliminar se da clic en la opción .
Repita este proceso cuantas veces sea necesario de acuerdo con el número de procesos judiciales que tenga la
institución por la opción ubicada en la parte superior e inferior tal como se observa en la imagen
anterior.
Para salir de la página de PROCESOS JUDICIALES y volver al menú principal, se da

clic en cerrar “ ”, icono que está ubicado en la esquina superior derecha de la
página.

FORMULARIO SEMESTRAL
La Resolución 1446 de 2006 que define el Sistema de Información para la Calidad y adopta los indicadores de
monitoria del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la atención en salud, en su artículo 2º., numeral 1,
establece que de acuerdo con el artículo 3º. del Decreto 2193 de 2004 o la norma que lo modifique, adicione o
sustituya, la información solicitada para las variables de calidad corresponderá a los indicadores definidos para el
nivel de monitoria en dicha Resolución. El formulario para la captura de las variables de calidad es el siguiente:
Formularios Trimestrales
 Calidad
 Calidad
Esta hoja provee la información semestral de las variables para calcular los indicadores de monitoria del Sistema
Obligatorio de Garantía de Calidad de la atención en salud, referente a accesibilidad y oportunidad, calidad técnica,
gerencia del riesgo y lealtad.
 Dando un clic en calidad, se activa el siguiente cuadro:
automáticamente.

 En la parte superior se puede verificar el código de la Institución, el nombre, el año y el periodo de la

vigencia que va a diligenciar.
 Para diligenciar información se debe dar clic en cada una de las variables, por ejemplo: al dar clic en la
variable se activa el siguiente cuadro:

En la celda de cantidad debe registrar el número correspondiente de acuerdo con la variable que seleccionó.
Instrucciones específicas sobre las variables
1. Accesibilidad/Oportunidad
I.1.1 Oportunidad de la asignación de cita en la consulta médica general
Sumatoria total de los días calendario transcurridos entre la fecha en la cual el

Numerador paciente solicita cita para ser atendido en la consulta médica general y la
fecha para la cual es asignada la cita
Denominador Número total de consultas médicas generales asignadas en la Institución
I.1.2.1 Oportunidad de la asignación de cita en la consulta de medicina interna

Numerador paciente solicita cita para ser atendido en la consulta de medicina interna y la
Denominador Número total de consultas de medicina interna asignadas en la institución
I.1.2.2 Oportunidad de la asignación de cita en la consulta de ginecobstetricia
Numerador Sumatoria total de los días calendario transcurridos entre la fecha en la cual el
paciente solicita cita para ser atendido en la consulta de ginecobstetricia y la

Denominador Número total de consultas para ginecobstetricia asignadas en la institución
I.1.2.3 Oportunidad de la asignación de cita en la consulta pediátrica

Numerador paciente solicita cita para ser atendido en la consulta pediátrica y la fecha
para la cual es asignada la cita
Denominador Número total de consultas pediátricas asignadas en la institución
I.1.2.4 Oportunidad de la asignación de cita para cirugia general

Numerador paciente solicita cita para que ser atendido en la consulta de cirdugía general y
la fecha para la cual es asignada la cita
Denominador Número total de consultas de cirugia general asignadas en la institución
I.1.3 Proporción de cancelación de cirugía programada
Numerador Número total de cirugías canceladas en el período

Denominador Número de cirugías programadas en el período
I.1.4 Oportunidad en la atención en consulta de Urgencias
Sumatoria del número de minutos transcurridos entre la solicitud de atención

Numerador en la consulta de urgencias y el momento en el cual es atendido el paciente en
consulta por parte del médico
Denominador Total de usuarios atendidos en consulta de urgencias
I.1.5 Oportunidad en la atención en servicios de Imagenología
Sumatoria del número de días transcurridos entre la solicitud del servicio de

Numerador
imagenología y el momento en el cual es prestado el servicio
Denominador Total de atenciones en servicios de imagenología
I.1.6 Oportunidad en la atención en consulta de Odontología General

Numerador paciente solicita cita para ser atendido en la consulta de odontología general y
la fecha para la cual es asignada la cita

Denominador Número total de consultas odontológicas generales asignadas en la Institución
I.1.7 Oportunidad en la realización de cirugía programada
Sumatoria total de los días calendario transcurridos entre la fecha de solicitud

Numerador
de la Cirugía programada y el momento en el cual es realizada la cirugía
Denominador Número de cirugías programadas realizadas en el período
2. Calidad Técnica
I.2.1 Tasa de Reingreso de pacientes hospitalizados
Número total de pacientes que reingresan al servicio de hospitalización, en la

Numerador
misma institución, antes de 20 días por la misma causa en el período
Denominador Número total de egresos vivos en el período
I.2.2 Proporción de pacientes con Hipertensión Arterial Controlada
Número total de pacientes que seis meses después de diagnosticada su

hipertensión arterial presentan niveles de tensión arterial esperados de acuerdo
Numerador
con las metas recomendadas por la Guía de Práctica Clínica basada en
Evidencia
Denominador Número total de pacientes hipertensos diagnosticados
3. Gerencia del Riesgo
I.3.1 Tasa de Mortalidad intrahospitalaria después de 48 horas
Número total de pacientes hospitalizados que fallecen después de 48 horas del

Numerador
ingreso
Denominador Número total de pacientes hospitalizados
I.3.2 Tasa de Infección intrahospitalaria
Numerador Número de pacientes con infección nosocomial

Denominador Número total de pacientes hospitalizados
I.3.3 Proporción de vigilancia de Eventos adversos

Numerador Número total de eventos adversos detectados y gestionados

Denominador Número total de eventos adversos detectados
4. Lealtad
I.4.1 Tasa de Satisfacción Global
Número total de pacientes que se consideran satisfechos con los servicios

Numerador
recibidos por la IPS
Denominador Número total de pacientes encuestados por la IPS
Otros
 Numero de muertes intrahospitalarias antes de 48 horas: es la sumatoria del número de pacientes que
durante el periodo fallecieron en la Institución antes de 48 horas de su ingreso.
 Número de pacientes remitidos desde el servicio ambulatorio y hospitalario a niveles superiores: es

la sumatoria del número de pacientes que durante el periodo fueron remitidos por la institución desde el
servicios ambulatorio y hospitalario a niveles superiores o a igual nivel de atención.
 Número de pacientes remitidos desde el servicio de urgencias a nivels superiores: es la sumatoria del
número de pacientes que durante el periodo fueron remitidos por la institución durante el periodo desde el
servicio de urgencias a niveles superiores o a igual nivel de atención.
 Numero de pacientes remitidas para la atención del parto a niveles superiores: Es la sumatoria del
numero de pacientes que fueron remitidas para atención del parto a nives superiores o igual nivel de
atención.

 Para realizar correcciones a la información diligenciada, se debe dar clic en la variable que se quiere
ajustar, por ejemplo: “ ” y se activa el siguiente
recuadro:

 Se hace el cambio correspondiente de la cifra y en la opción que aparece en la barra superior

del cuadro se le da clic para guardar los cambios efectuados.
 La sumatoria de minutos transcurridos entre la solicitud de atención en servicio de urgencias y el momento

en el cual es atendido el paciente en consulta por parte del médico, puede ser hasta el triage, siempre y
cuando la Institución tenga un proceso de triage completamente instaurado en el que se resuelva la
condición para el paciente.
 Si la IPS tiene habilitado el servicio de imagenología, pero este servicio lo opera un contratista, la IPS es
quien debe reportar la Sumatoria del número de días transcurridos entre la solicitud del servicio de
imagenología y el momento en el cual es prestado el servicio, así mismo el total de atenciones en servicios
de imagenología.
 La sumatoria total de los días calendario transcurridos entre la fecha en la cual el paciente solicita cita para
ser atendido en la consulta médica general o especializada y la fecha para la cual es asignada la cita,
puede ser cero siempre y cuando se haya atendido al paciente el mismo día, de lo contrario no. Por
ejemplo:
Paciente Día que solicita Día programada Número de días

de espera
A 20 de julio de 2008 20 de julio de 2008 0

B 20 de julio de 2008 20 de julio de 2008 0
C 20 de julio de 2008 21 de julio de 2008 1
D 20 de julio de 2008 23 de julio de 2008 3
E 21 de julio de 2008 23 de julio de 2008 2
F 21 de julio de 2008 25 de julio de 2008 4
G 22 de julio de 2008 26 de julio de 2008 4
Sumatoria total de los días calendario transcurridos entre la fecha en la cual el 14

paciente solicita cita para ser atendido en la consulta médica general y la fecha
para la cual es asignada la cita
Número total de consultas médicas generales asignadas en la Institución 7
Oportunidad de la asignación de cita en la Consulta Médica General 2 días
Para salir de la página de CALIDAD y volver al menú principal, se da clic en cerrar ,

OPCIONES DE CONTROL
Opciones de Control
 Periodos Presentados
 Enviar Formularios
 Cambiar Contraseña
 Periodos Presentados
Esta opción le permite a la IPS verificar la ubicación, la fecha y hora de entrega de la información de un periodo
determinado. A continuación se describe el proceso, así:
Instrucciones generales de uso
 Dando clic en la opción periodos presentados, se despliega el siguiente cuadro:
Periodicidad: se selecciona el periodo del informe del cual se quiere consultar la ubicación, la fecha y
hora de entrega. Hay tres opciones de periodos: anual, semestral y trimestral.
Entregado a: permite seleccionar la ubicación la cual se quiere consultar con fecha y hora de entrega,
que puede ser:
Secretaría Municipal: si la IPS pública es de carácter municipal y está ubicado en un municipio
certificado y envió la información por intermedio de esta Institución puede seleccionar esta opción para
conocer la fecha y hora de entrega de la información a la Secretaría Municipal, de lo contrario debe
seleccionar secretaria departamental o distrital.
Secretaria Departamental o Distrital: si la IPS pública es de carácter departamental o distrital ó es de
carácter municipal pero ubicado en un municipio no certificado y envió la información por intermedio de
esta entidad, puede seleccionar esta opción para conocer la fecha y hora de entrega de la información
a la Dirección Departamental de Salud o la Secretaria Distrital de Salud. Así mismo las IPS de carácter
municipal ubicadas en municipios certificados también pueden hacer la consulta seleccionando esta
opción para conocer la fecha y hora de entrega de la información por parte de la Dirección Local de
Salud a la Dirección Departamental de Salud.
Ministerio: la IPS pública puede verificar la fecha y hora de entrega de la información por parte de la
Dirección Departamental de Salud al Ministerio de la Protección Social. Si la IPS es de carácter
nacional le permite revisar la entrega de la información al Ministerio.
El Departamento, Municipio e Institución por el código de habilitación de la Institución aparecerán
automáticamente en el recuadro. Los datos de nivel de atención, años de convenio y habilitado no es
necesario diligenciarlos.
Años a mostrar: le permite seleccionar el año o los años de la periodicidad seleccionada en la parte
superior.
 Una vez seleccionados estos datos en la parte superior del recuadro se debe dar clic en el link
y activa un recuadro con el resultado de la consulta, tal como se muestra en el siguiente
ejemplo de acuerdo a los datos seleccionados en el cuadro anterior:
 Teniendo en cuenta el resultado de esta consulta podemos concluir que la información anual 2007 fue
entregada por la IPS a la Dirección Departamental de Salud el día 15 de marzo de 2008 a las 6:10pm con
52 segundos.
Si la IPS no hubiese entregado la información al departamento o distrito, o en dado caso la secretaria de
salud, aparecerá en lugar de la fecha, el símbolo que corresponde a formulario no entregado, así:
Pero si la Dirección Departamental de Salud o Distrital recibió la información y la devolvió por

inconsistencias o por solicitud de la IPS el resultado será el siguiente:

 Si desea consultar la fecha y hora de entrega de otro periodo y ubicación lo puede hacer con la flecha
“ ” que aparece en la barra superior de Internet.
O de lo contrario, si desea salir al menú principal puede dar clic en la opción cerrar “ ” que aparece en la
esquina superior derecha de la pantalla.
 Enviar Formularios
Esta opción le permite a la IPS entregar la información a la secretaria municipal, departamental o distrital según
corresponda. A continuación se describe el proceso:
 Dando clic en la opción enviar formularios, se despliega el siguiente cuadro:

Año: permite seleccionar el año del periodo de la información que va a entregar.

Periodo: desplegando la pestaña de la celda, permite seleccionar el periodo del informe que se va a
enviar, tal como se muestra en el siguiente ejemplo:
El departamento, municipio y entidad aparecen registrados automáticamente.

Una vez seleccionado el año y el periodo de envío se activa automáticamente la celda de “documentos
en” el cual le permite verificar la ubicación de la información en ese momento.
Enviar a: permite seleccionar la entidad a la cual le va hacer el envío de la información teniendo en
cuenta el procedimiento de entrega establecido en el Decreto 2193 de 2004.
Secretaría Municipal: si la IPS pública es de carácter municipal y está ubicada en un municipio
certificado debe enviar la información por intermedio de esta Secretaria.
Secretaria Departamental o Distrital: si la IPS pública es de carácter departamental o distrital, o es de
carácter municipal ubicada en un municipio no certificado debe seleccionar esta opción para enviar la
información por intermedio de esta Secretaria.
Ministerio: esta opción únicamente aplica para el envío de la información de las IPS públicas de
carácter nacional y no aplica a las de carácter territorial.
Observaciones: permite escribir mensajes referentes a la información que va a enviar a la secretaria
municipal o departamental según corresponda.

 Seleccionados los datos anteriores, se debe hacer clic en la opción que aparece en la parte
inferior del cuadro, el cual despliega todas las inconsistencias tanto informativas como bloqueantes
encontradas en el proceso de validación realizado internamente por el sistema.
Las inconsistencias informativas están identificadas con el signo “ ”, estas no bloquean el envío de
la información a la Dirección Territorial de Salud (DTS), pero la IPS antes de hacer el envío debe dar las
explicaciones respectivas en el cuadro de observaciones del formulario correspondiente al mensaje que
aparece como inconsistencia y una vez enviada la información, la Institución debe sustentar la

justificación respectiva con soportes ante la DTS. La DTS es la responsable de aceptar o no, dicha
sustentación.
Las inconsistencias bloqueantes: están identificadas con el signo “ ”, estas restringen el envío de
la información a la Dirección Territorial de Salud (la opción de envío aparecerá bloqueada
“ ”), por lo tanto la IPS debe hacer la respectiva corrección en el formulario de acuerdo
con el mensaje que se indique en la inconsistencia, una vez haya realizado la corrección, nuevamente
sigue el proceso descrito en este formulario para envío de información para lo cual se activará el link de
envío “ ”, así:
 Dando clic en “ ”, el sistema automáticamente hace el envío a la Dirección Territorial de

Salud que haya seleccionado y se activa el siguiente mensaje:
“ ” esto teniendo en cuenta el ejemplo, a continuación
se muestra la imagen.

 Entregada la información, la IPS no puede grabar modificaciones realizadas a esta, por lo tanto si requiere
hacer algún ajuste debe solicitar a través de la Dirección Territorial de Salud correspondiente la devolución
del periodo requerido.
 Para salir de la página y volver al menú principal, se da clic en cerrar , icono ubicado en la esquina
 Cambiar Contraseña
Esta opción le permite por seguridad de la información cambiar la contraseña actual de ingreso a la página de
diligenciamiento de datos de la IPS, a continuación se describen los pasos.
 Dando clic en cambiar contraseña se despliega el siguiente cuadro:
El usuario aparece automáticamente.

Contraseña: se debe registrar la contraseña actual que se desea cambiar.

Nueva contraseña: se registra la nueva clave, la cual puede tener números, letras y caracteres
especiales, máximo 20 caracteres.
Confirmar contraseña: debe repetir la nueva contraseña.
 Una vez diligenciados los datos se da clic en grabar para guardar los cambios realizados y aplicará en el
siguiente ingreso a la página.
 Para salir de la página y volver al menú principal, se da clic en cerrar , icono ubicado en la esquina


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Ministerio de la Protección Social

MANUAL DE USUARIO APLICATIVO WEB DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

INGRESO AL APLICATIVO WEB

Instrucciones generales para el ingreso

 La institución debe contar con una conexión a Internet.

Carrera 13 No. 32- 76 PBX: 3305000 FAX: 3305050.

caracterización de IPS se pueden realizar consultas de la información presentada en periodos anteriores.

Indicaciones especiales de uso de la contraseña

Carrera 13 No. 32- 76 PBX: 3305000 FAX: 3305050.

Carrera 13 No. 32- 76 PBX: 3305000 FAX: 3305050.

Los datos que se diligencian en la hoja de datos generales son:

Carrera 13 No. 32- 76 PBX: 3305000 FAX: 3305050.

 Correo electrónico (e-mail) de la IPS que sea consultado periódicamente.

que aparece en la barra de opciones de la parte superior de la hoja.

Antes de salir asegúrese de realizar la siguientes acciones

Para salir de la página de y volver al menú principal, se debe

Dando un clic en Unidades dependientes, se activa el siguiente cuadro:

Carrera 13 No. 32- 76 PBX: 3305000 FAX: 3305050.

Los datos que se diligencian en la hoja unidades dependientes son:

clic en el link que se encuentra en la barra de herramientas ubicada en la parte superior de

Antes de salir asegúrese de realizar la siguientes acciones

Carrera 13 No. 32- 76 PBX: 3305000 FAX: 3305050.

 Dando un clic en Ingresos, se activa el siguiente cuadro:

 Se da clic en y se activa el siguiente cuadro:

Carrera 13 No. 32- 76 PBX: 3305000 FAX: 3305050.

automáticamente por el sistema, por ejemplo, al dar clic en el concepto de se

Carrera 13 No. 32- 76 PBX: 3305000 FAX: 3305050.

Antes de salir asegúrese de realizar la siguientes acciones

 Identifique que las cifras estén registradas en pesos y no en miles de pesos.

La Diferencia debe corresponder a la sumatoria de los valores reportados en las siguientes

Ejecución Presupuestal de Ingresos, Comparación Facturación (Recaudado vigencia

 Régimen Contributivo =  Régimen Contributivo

 Régimen Subsidiado =  Régimen Subsidiado

 Atención a la población pobre =  Atención a la población pobre

 FOSYGA (ECAT) =  FOSYGA (ECAT)

 Plan de intervenciones =  Plan de intervenciones

 Otras Ventas de Servicios de =  Otras Ventas de Servicios de

Ejecución presupuestal de Ingresos Comparación Facturación

 Recaudado de cuentas por >ó= Total Recaudado vigencias anteriores de

Carrera 13 No. 32- 76 PBX: 3305000 FAX: 3305050.

 Ingresa dando un clic en Gastos y se activa el siguiente cuadro:

Carrera 13 No. 32- 76 PBX: 3305000 FAX: 3305050.

Carrera 13 No. 32- 76 PBX: 3305000 FAX: 3305050.

Carrera 13 No. 32- 76 PBX: 3305000 FAX: 3305050.

Antes de salir asegúrese de realizar la siguientes acciones

 Identifique que las cifras estén registradas en pesos y no en miles de pesos

Ejecución presupuestal de gastos comparación Recurso Humano

 Gastos comprometidos por >ó=  Sumatoria del costo total

Ejecución presupuestal de gastos comparación Recurso Humano

Ejecución presupuestal de gastos comparación Contratación Externa de Personal

 Gastos comprometidos por =ó<  Sumatoria de los valores

Ejecución presupuestal de gastos comparación Pasivo Prestacional

 Valor comprometido por pago =  Valor anual de las mesadas

Para salir de la página de GASTOS y volver al menú principal, se da clic en cerrar ,

Carrera 13 No. 32- 76 PBX: 3305000 FAX: 3305050.

 Dando un clic en Facturación, se activa el siguiente cuadro:

 Se da clic en y se activa el siguiente cuadro:

Carrera 13 No. 32- 76 PBX: 3305000 FAX: 3305050.

Antes de salir asegúrese de realizar la siguientes acciones