SOFTWARE INTEGRAL DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL UNIDAD 2

UNIDAD 2. Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP’s).

2.1. Necesidad de un ERP

Cuando las compañías deciden incorporar soluciones tecnológicas, deben tener en cuenta
muchos aspectos para resguardar su inversión y asegurarse que la opción escogida de ese
software ERP responderá a la demanda puntual de la empresa. La búsqueda de la solución
adecuada para el perfil de la compañía debe mejorar la organización de los procesos, así
como aportar estructura y metodología de trabajo.

Es ahí donde los sistemas ERP son los que mejor se posicionan para darle fluidez a los
procedimientos y facilitar la toma de decisiones. Pero ¿cómo saber cuándo es el momento
indicado para invertir? ¿De qué depende?

Los motivos son varios y de diferentes orígenes:

1. La coyuntura económica del país y la situación de la compañía en particular (mayor

competencia, reducción de márgenes, condiciones impositivas más duras, etc.). Es
fundamental analizarlos, ya que son factores que tienden a modificar el desarrollo del
negocio.
2. El crecimiento de la organización se da en forma desordenada y no orgánico.
3. El crecimiento es desproporcionado respecto de los procesos administrativos y
burocráticos, en relación a la estructura de la empresa.
4. Falta de gobernabilidad.
5. Dificultad para obtener la información adecuada en tiempo y forma que permita tomar
decisiones estratégicas de manera oportuna.
6. Información de gestión no confiable.

Una vez analizado el panorama de la compañía y su entorno es necesario evaluar el proceso

de implementación de la solución ERP, pero ¿cómo debe ser la transición y de qué manera se
debe capacitar al personal?

Cuando una compañía toma la decisión de invertir en una solución ERP, debe tener en cuenta
que el requisito básico no solo es el presupuesto con el que cuenta, sino también la
disponibilidad de recursos humanos capacitados y un estado de flexibilidad para revisar la
forma en que se resuelven los procesos, ya que luego de la implementación, los mismos se
modificarán notablemente.

El punto más importante es analizar cuáles son las áreas de la compañía que más demandan
un cambio en los procesos. Aquí se deben evaluar las necesidades a satisfacer planteadas
por cada departamento, y si verdaderamente coinciden con la solución que ofrece el
proveedor del sistema. De esta manera, se puede medir el impacto sobre cada área, sea si
responde a un requerimiento nacido de ella, sea si se le impone una nueva estructura de los
procesos, respecto de la cual se pueden presentar algunas reticencias.

M.S.C. ALMA IVONNE SÁNCHEZ GARCÍA

SOFTWARE INTEGRAL DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL UNIDAD 2

La solución de gestión a implementar debe contar con la flexibilidad, adherencia a los

procesos de la compañía, y el alcance funcional adecuado para lograr maximizar la inversión
y capitalizar su implementación.

Los beneficios que debe aportar un ERP a las empresas son:

1. Rapidez y seguridad en la toma de decisiones. La gestión integral de la información

debe reforzar el control de la actividad, obtener una visión nítida de la evolución del
negocio .
2. Debe garantizar una mayor eficacia en la gestión. Mediante la estandarización,
automatización y simplificación de los procesos de negocio.
3. Permitir controlar los medios necesarios para mejorar la respuesta a los clientes y así
conseguir satisfacer más eficientemente la demanda del mercado, adaptándose de una
forma rápida y segura a los cambios de la demanda.
4. Acelerar la información útil, integrada y precisa. Ofreciendo libertad y autonomía en la
gestión.

En definitiva, al evaluar la inversión en soluciones tecnológicas, en especial sistemas

de gestión ERP, se debe elegir un socio estratégico al cual se debe analizar y observar, el
foco debe estar puesto en si el producto ofrecido verdaderamente satisface las necesidades y
mejora los procesos de la compañía. Se trata de una alianza a largo plazo, en la cual la
simbiosis y empatía deben percibirse desde un primer momento como garantía de una
productiva y fructífera relación.

2.2.1. Capacidad de parametrización

Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por
medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que
se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una
empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más
avanzados suelen incorporar herramientas de programación de 4ª Generación para el
desarrollo rápido de nuevos procesos. La parametrización es el valor añadido fundamental
que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.

Otras características propias de los sistemas ERP son:

 Procesar todas las transacciones que se producen en todos los departamentos de la

empresa.
 Tener un papel clave en la medición de resultados de la empresa al disponer de toda la
información de todas las transacciones de la empresa.
 Realizar un seguimiento, medir e informar de la evolución de los acontecimientos
sucedidos en la empresa u organización.
 Dar soporte a las funciones básicas del negocio o actividad.
 El sistema debe responder en caso que se produzcan cambios significativos en los
procesos y en las necesidades de información de la empresa.

M.S.C. ALMA IVONNE SÁNCHEZ GARCÍA

SOFTWARE INTEGRAL DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL UNIDAD 2

 Debe permitir recoger la información de diferentes ubicaciones, procesarla y ofrecerla a

los distintos departamentos y usuarios.
 Debe ofrecer una alta adaptabilidad a la situación particular de cada empresa. En
algunos casos, incluso se ofrece al usuario final la utilización del código fuente,
pudiendo con ello realizar las modificaciones y adaptaciones a medida de cada
empresa.
 Deben tener la capacidad y facilidad para ser utilizados por diferentes usuarios de
diferentes áreas funcionales.
 Debe soportar el sistema de información dando todo el apoyo necesario para que éste
funcione y sea eficaz.
 El sistema ERP debe basarse en una única base de datos que permita integridad,
consistencia e integración de los mismos, permitiendo disponer de los diferentes
módulos interconectados y actualizados.

2.2. Características de un Sistema Integrado de Gestión Gerencial

Los sistemas de gestión integrados tienen unas características específicas que los hacen
únicos, teniendo como base todos ellos el compromiso total por parte de la organización para
que estos procesos ayuden a garantizar el éxito de la gestión empresarial. Para poner en
marcha este tipo de sistemas estos deben ser completamente innovadores y no pueden
estancarse, por lo que tendrán que estar en un proceso de mejora continua, así como
actualizarse cada cierto tiempo.

No debemos caer en el error de pensar que los sistemas de gestión integrados son soluciones
correctivas, puesto que precisamente se crean este tipo de procesos para prevenir
problemas o riesgos que puedan ir surgiendo a corto, medio o largo plazo. Aunque
tengamos claro dónde ha aparecido el problema siempre debemos tener en cuenta que el
proceso de producción de una empresa conlleva un gran número de operaciones. Por tanto,
los sistemas de gestión integrados deben abarcar soluciones en todos estos aspectos y no
centrarse en uno concreto. Controlar la totalidad del ciclo de vida de un producto es
fundamental en estos casos.

Tampoco podemos olvidar comentar que de nada sirve que pongamos en marcha este tipo de
sistemas si todas las partes que se encuentran dentro de la organización no están integradas.
Todos los trabajadores y todos los procesos que formen parte de una empresa deben
introducirse dentro de estos sistemas para que tengan efectividad y se llegue al éxito de una
forma rápida y sencilla. Dentro de este contexto también es muy importante la formación por
parte de los empleados de una compañía, puesto que es fundamental adquirir los
conocimientos necesarios para poder poner en práctica los sistemas de gestión integrados.

¿Cómo se estructuran estos sistemas?

La estructura más clásica que nos podemos encontrar de un sistema de gestión integrado es
la que conocemos como en forma de árbol. En este aspecto tenemos que decir que vamos a
tener un “tronco” principal que va a ser la base del propio sistema y que de él saldrán tres
ramas que representarán los principales aspectos que forman parte de un proceso de este
tipo. En concreto van a abarcar las áreas más importantes y que hemos mencionado con
M.S.C. ALMA IVONNE SÁNCHEZ GARCÍA
SOFTWARE INTEGRAL DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL UNIDAD 2

anterioridad, es decir la gestión de calidad, la seguridad y salud de los trabajadores y,

finalmente, el medio ambiente.
En general, si queremos llevar a cabo un sistema de gestión integrado se deben incluir los
siguientes términos: la política de gestión, la planificación de la misma y los propios sistemas.
También debemos añadir la formación y cualificación de los trabajadores, la documentación
del sistema y la implantación del mismo, el poder evaluar posteriormente el proceso que se ha
llevado a cabo y por último si fuera necesario mejorar el propio sistema y comunicar todo lo
que se ha realizado.

Aunque la puesta en marcha de un sistema de gestión integrado es una tarea laboriosa,

propia de la compañía que quiera llevarlo a cabo, esta también debe tener en cuenta otros
aspectos importantes para realizar el proceso. Hablamos, por ejemplo, de la legislación que
rige el sector en el que desarrolla su actividad, la normativa impuesta por la propia empresa,
los elementos específicos que forman parte de su proceso de producción o incluso los
agentes sociales externos que inciden dentro de los procesos de compra o venta de los
productos.

2.2.2. Interfaz de usuario avanzada y flexible

Un diseño atractivo, funcional y amigable de una interfaz de usuario para aplicaciones de

software puede significar la diferencia entre el éxito o el fracaso de un nuevo producto de
software. Esto parece más que evidente, pero en muchos casos, es un elemento en el
desarrollo de un programa de software obviado por los propios fabricantes. Si el usuario final
encuentra la interfaz ilógica, difícil de entender y de manejar, entonces un producto que podría
haber sido excelente, está condenado al fracaso.

Además, la cuestión más esencial a considerar en el diseño de interfaces de usuario para

aplicaciones de software es el rechazo a utilizar el programa. Los usuarios quieren hacer su
trabajo de la manera más rápida y sencilla posible, y la aplicación no es más que otra
herramienta para lograrlo. El objetivo principal de cada desarrollador debe ser el conseguir
una interfaz de usuario visualmente atractiva, flexible y fácil de usar.

Desgraciadamente, un gran número de compañías del sector TI presta escasa atención a las
reglas y a los métodos utilizados para diseñar una buena interfaz de usuario. “¡Lo único que
importa, es que funcione la aplicación!” parece ser su lema, sin tener en consideración la gran
cantidad de inconvenientes y dificultades que esta filosofía conlleva para el usuario final.
Cuando una aplicación visual obliga a mirar el manual constantemente, sin duda es un
indicador de necesidad de mejora. Del mismo modo, esta necesidad de realizar constantes
consultas de ayuda son una muestra clara de una falta de flexibilidad en el software, a la vez
que son una causa importante de falta de productividad, al requerir una mayor concentración
en el trabajo realizado.

Reglas de oro para el diseño un interfaz usuario amigable

Afortunadamente, estas deficiencias se pueden superar en gran parte siguiendo unas

directrices sencillas. Unas reglas de oro para conseguir una interfaz de usuario para
aplicaciones de software profesional, ágil y fácil de usar son las siguientes:
M.S.C. ALMA IVONNE SÁNCHEZ GARCÍA
SOFTWARE INTEGRAL DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL UNIDAD 2

 Consistencia. Con una buena interfaz de usuario, se debe requerir la misma secuencia
de acciones en situaciones similares. Del mismo modo, se debe usar la misma
terminología en cuadros de diálogo, menús y ventanas.

 Rapidez. Se debe procurar que usuarios frecuentes puedan usar atajos, para aumentar
el ritmo de interacción. Combinaciones de teclas, accesos directos, comandos ocultos,
etc., son de mucha ayuda para un usuario experto.

 Información. Cada operación debe ir acompañada de algún tipo de feedback del

sistema en forma de mensajes cortos.

 Estética. Una interfaz atractiva hace que el uso de la interfaz sea más agradable y
aumente la satisfacción del usuario final.

 Revocación de acciones. Una buena interfaz no debe castigar al usuario por los errores
que comete, sino que debe ofrecerles la posibilidad de ponerles remedio. Al permitir
fácil anulación de acciones, por ejemplo mediante un botón de “deshacer”, el usuario
se relaja y tiende más a explorar otras opciones del programa.

Aparte de estas reglas de oro para el diseño de una interfaz de usuario flexible y amigable, es
conveniente seguir unas simples pautas más. Por ejemplo, ofrecer la posibilidad de insertar
datos mediante cajas y menús desplegables, en vez de tener que escribir cada término,
facilita y agiliza enormemente cualquier tarea. También contribuye a que el manejo del
programa sea más intuitivo cuando el software venga provisto de cuadros de diálogo
emergentes que guíen al usuario por los pasos a realizar para cada tarea. Incluso una
elección cuidadosa de iconos y otro tipo de imágenes puede convertir una empinada curva de
aprendizaje en una pendiente breve y suave.

En este sentido, también aspectos más triviales como la ortografía y la gramática merecen la
atención del desarrollador. Al fin y al cabo, instrucciones mal-formuladas pueden impedir o
perjudicar ciertas tareas o acciones del sistema, y siempre reflejan una imagen pésima, tanto
de los desarrolladores de la aplicación como de la propia compañía fabricante.

2.2.3. Integración con otras aplicaciones

Los sistemas ERP (Enterprise Resources Planning) recopilan y organizan los datos de
todos los niveles de la empresa. Esto significa datos de pedidos, clientes, producción,
transporte y más. Con el fin que el ERP llegue a todos los niveles de la organización, debe
estar integrado con otros sistemas.

Aunque un ERP puede contar con funcionalidades para gestionar las áreas de una empresa,
existen aplicaciones que pueden automatizar el proceso de facturación para mejorar la
productividad del departamento de contabilidad, especialmente si el volumen de facturación
es grande. Esta aplicación se ha convertido en la favorita por ser la más flexible y con la que
más distintos ERP puede integrarse.

M.S.C. ALMA IVONNE SÁNCHEZ GARCÍA

SOFTWARE INTEGRAL DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL UNIDAD 2

Integración con el CRM (Customer Relationship Management)

El CRM es el software que recoge datos de clientes, historial de compras, participación en las
campañas, servicios de atención y otras aplicaciones. La guía de integración ERP-CRM
permite contar con una visión completa del cliente incluyendo sus contratos, comportamiento
de compras e historial de pagos. Una de las principales ventajas de esta guía de integración
es la concentración en las estrategias de marketing y ventas basadas en un análisis más
profundo del contexto, intereses y comportamiento del cliente.

Integración con SCM (Supply Chain Management)

Las empresas de manufactura utilizan el software de SCM para visualizar su cadena de

suministros tal que puedan cumplir con los pedidos a través de su propia logística o un
servicio contratado a un tercero. Si bien muchos sistemas ERP contienen funciones de SCM,
existen productos especializados cuya implementación produce reducción de inventarios pues
los productos están disponibles justo cuando son necesarios. La guía de integración ERP-
SCM proporciona una visión del ciclo de vida del producto, uniendo la demanda prevista con
la oferta disponible.

Los flujos del SCM puede dividirse en tres:

1. Flujos de productos: comprende el movimiento de mercaderías desde el proveedor
hasta el cliente.
2. Flujos de información: corresponden a la transmisión de los datos de órdenes y la
actualización del estado de transporte/entrega.
3. Flujos de finanzas: consiste en los términos de crédito, programación de pagos y las
consignaciones de mercaderías.
Hay dos clases de software de SCM: las aplicaciones de programación y las de ejecución. Las
primeras utilizan algoritmos avanzados para determinar el mejor camino para cumplir con una
orden. Las segundas, las de ejecución, rastrean el estado de las mercaderías, la
administración de materiales y la información financiera de las partes involucradas.

Integración con MES (Manufacturing Execution Systems)

Muchas empresas de manufactura integran el ERP con sistemas especializados conocidos

como MES. Este tipo de productos maneja las órdenes de producción y el piso de planta,
recolectando la información detallada de los materiales utilizados (cantidad, tipo y clase),
parámetros de los procesos de fabricación y errores.

En la integración ERP-MES , el MES realiza un seguimiento sobre qué productos se fabrican

y qué materiales se usan, mientras el ERP asegura que:

 La línea de producción cuente con los materiales correctos en el sitio de fabricación.

 Las órdenes de producción se ejecuten completamente.
 Los costos sean compatibles con previsiones establecidas.

M.S.C. ALMA IVONNE SÁNCHEZ GARCÍA

SOFTWARE INTEGRAL DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL UNIDAD 2

Integración con BI (Business Intelligence)

El software de BI se utiliza para analizar información transaccional mediante procesos de

minería de datos y sistemas analíticos que permiten predecir. Mientras que los sistemas de
BI analíticos se utilizan más en aplicaciones financieras, las empresas de manufactura,
distribución y servicios aplican el BI en otras áreas, como por ejemplo recursos humanos.
La integración ERP-BI permite contar con mejor información analítica y aumentar las
capacidades de reportes de la empresa.

Integración con PLM (Product Lifecycle Management)

El software PLM es un enfoque sistemático para el seguimiento de cambios que se realiza en

una serie de productos, desde el diseño y desarrollo hasta el retiro o disposición final.
El software PLM puede usarse para la gestión de los datos relacionados con el producto e
integrarlos con los demás procesos de negocio.

La integración ERP-PLM permite acceso a datos críticos tales como costos de producción,
de desarrollo, amortización de matrices. Es decir que brinda a los fabricantes información de
todas las etapas de producción.

Integración con BPM (Business Process Management)

Las empresas utilizan el BPM para mantener y mejorar las tareas y actividades que hacen el
día a día de sus operaciones. El software de BPM permite que los flujos de trabajo sean más
efectivos, eficiente y capaces de cambiar en ambientes dinámico.

Los sistemas de BPM tienen como meta reducir los errores humanos y de comunicación. La
guía de integración ERP-BPM mejora la gestión de flujos de trabajo, el desempeño de la
organización y los indicadores claves de desempeño (KPI – Key Performance Indicators).

Integración con GIS (Geographic Information Systems)

Un GIS o sistema de información geográfica permite visualizar los aspectos geográficos de un

conjunto de datos. Básicamente, brinda la consulta o análisis de una base de datos que se
recibe en forma de algún tipo de mapa. Un GIS puede tener muchas aplicaciones: predicción
meteorológica, análisis de ventas, previsión de población, planificación de uso de la tierra, por
nombrar algunas. La guía de integración ERP-GIS puede ayudar en la localización de plantas,
el análisis de la cadena de suministros, el seguimiento de materiales (insumos) y de productos
terminados.

M.S.C. ALMA IVONNE SÁNCHEZ GARCÍA

SOFTWARE INTEGRAL DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL UNIDAD 2

2.2.4. Capacidad de acceso a información.

Uno de los objetivos principales para utilizar un sistema de gestión (ERP) en nuestra empresa
es obviamente el de gestionar la gran cantidad de datos que se van generando día a día. Es
imposible gestionarla de forma ya no eficiente sino eficaz, con herramientas que no están
adecuadas a la dimensión de datos que debemos manejar como ocurre con hojas de cálculo,
o bien disponer nuestros documentos simplemente en ficheros distribuidos en carpetas. La
situación actual en la que se mueven los negocios demanda agilidad y rapidez en la
introducción y recuperación de datos y la posibilidad de cruzar esta información para obtener
nuevas informaciones que nos ayuden en nuestra toma de decisiones.

2.3. Estructura de un Software ERP.

En los últimos años las tecnologías de la información están evolucionando a un ritmo

vertiginoso. Como consecuencia han surgido nuevos sistemas de información que nos
permiten agilizar procesos internos y externos de la empresa.
El sistema ERP es un ejemplo de cómo ha evolucionado la gestión y planificación
empresarial dentro de las empresas. Este software funciona como un sistema integrado y por
tanto presenta una estructura interna bastante compleja y específica.

A continuación se detallan aquellos elementos principales que componen la estructura básica

de un sistema ERP.

M.S.C. ALMA IVONNE SÁNCHEZ GARCÍA

SOFTWARE INTEGRAL DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL UNIDAD 2

Estructura básica

Existen muchas aproximaciones distintas para describir cómo se compone un sistema ERP.
Una de las más comunes, consiste en analizar el ERP siguiendo las diferentes capas que lo
componen.

 Infraestructura hardware viene determinada por los requisitos mínimos del fabricante
del ERP y por las funcionalidades y utilidad que dará la empresa al programa. Es una
de las estructuras que se deben planificar con más cuidado, ya que depende mucho
del funcionamiento de la aplicación.
 Infraestructura software es absolutamente dependiente de la capa anterior. Una vez
se han implantado las máquinas y comunicaciones, se tiene que estudiar qué software
se escogerá.
 La base de datos variará dependiendo del volumen que se desee almacenar. Suele
ser común que en el momento de seleccionar el software que se desea integrar,
puedas escoger la base de datos que mejor se ajuste a las necesidades.
 La aplicación es el corazón del sistema, ya que refleja los procesos internos de la
empresa. El fabricante adapta las necesidades y funcionalidades que la empresa
necesita en el momento de implantar la aplicación. Integra los módulos de la empresa
desde donde después se gestionará la información. Entre ellos encontramos: Gestión
financiera, ventas y compras, fabricación o recursos humanos entre otros.
 La interfaz, es la encargada de conectar los componentes anteriores y permitir así a
los usuarios trabajar con la aplicación.

En conclusión, un sistema ERP es un elemento complejo de entender si no eres experto en el

tema. Por este motivo, lo mejor es disponer de la ayuda de un experto que te informe de las
características que más se adapten a las necesidades de tu empresa.

M.S.C. ALMA IVONNE SÁNCHEZ GARCÍA

SOFTWARE INTEGRAL DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL UNIDAD 2

2.3.1. Módulo de aprovisionamiento.

2.3.2. Módulo de producción.
2.3.3. Módulo de ventas.
2.3.4. Módulo de finanzas.
2.3.5. Módulo de recursos humanos.
2.3.6. Módulo basado en localización geográfica (LBS).

FUENTES DE INFORMACIÓN

La necesidad de un buen ERP. Publicado el 27 abril, 2010. Elisabeth Rojas.

https://www.muycomputerpro.com/2010/04/27/expertosexpertosla-necesidad-de-un-buen-
erp_we9erk2xxdbeioscifehrjj-lpswglqqdmc-qqn40nznlrfl5y4i_hj8lpfdwivs

Estructura básica de un ERP. Publicado el 17 de marzo, 2016.

http://www.erptoday.info/estructura-basica-sistema-erp/

M.S.C. ALMA IVONNE SÁNCHEZ GARCÍA