PROMART HOMECENTER SEDE BREÑA

5. Área de RRHH

5.1 Organigrama
En esta oportunidad hablaremos un poco acerca del organigrama de Recursos Humanos.
Este departamento tiene la tarea de encargarse de proporcionar diversos servicios y
funciones que dependen de la estructura y la organización que contenga la empresa.
El organigrama de Promart está compuesto por distintas unidades y niveles jerárquicos que
se ubicarán en cada departamento.

Esta área se encarga de realizar selecciones, formar, contratar y despedir en las diferentes
categorías de los empleados que comprende la compañía. Debe hacer seguimientos en el
mercado laboral, crear una coordinación adecuada con las demás áreas para evaluar las
necesidades en reclutamiento y formación de la organización.

Otro aspecto imprescindible de este departamento, es definir la política salarial y de esa

forma sea atractiva y estimulante para los trabajadores, esto proporcionará mejores
producciones para el buen desarrollo de la empresa.

Funciones del organigrama de Recursos Humanos

Las funciones generales de este departamento son:

 Tener conocimiento de técnicas innovadoras relacionadas con las normativas

laborales, desde el punto de vista teórico, como su aplicación llevado a la
práctica.
 Ser fuertes y al mismo tiempo ser flexibles en las relaciones, para que haya un
favorable equilibrio entre empresarios, gerentes, accionistas y a su vez estos
puedan relacionarse con los trabajadores, los comités y los sindicatos de la
empresa.
 Realizar correctas selecciones y promociones al personal en adecuadas áreas y
puestos de trabajo.
 Promocionar adecuados programas de capacitación, cursos o cualquier actividad
para todos los niveles y la motivación necesaria para el desarrollar un buen
rendimiento y mejoramiento laboral.
 Debe tener en cuenta las responsabilidades y cualidades de cada empleado y de
esta forma saber si esta en la capacidad de lograrlo.
 Departamento Administrativo Laboral
Departamento de selección de personal
Director de Recursos Humanos Departamento de formación
Departamento de desarrollo
Departamento de prevención de riesgos laborales

Recursos
Humanos
Mantenimiento
Organización Dotación Compensaciones Desarrollo de las condiciones Monitoreo
laborales

Diseño de Salud y
Base de datos
puestos Atracción Remuneraciones Capacitación seguridad
ocupacional

Descripción y Reaciones Sistema de la

Evaluación del
análisis Selección Prestaciones Laborales Información
desempeño

Estudios
organizacionales Contratación
y del trabajado

Incorporación
5.2 Flujograma de Proceso
 5.3 Flujo de Información y archivo
Se ocupa de la necesidad organizacional de Organizar, Controlar y Disponer los documentos
producidos en una organización, en este caso Promart, durante un lapso determinado de tiempo.

Gestión Documental
Es la estructura conceptual, los procedimientos, las tecnologías y las practicas usadas en una
organización y otras entidades externas de la organización para lo siguiente:

-Administrar el flujo de documentos digitales de todo tipo en la organización.

-Evitar duplicidades de documentos y el manejo automático de versiones de documentos

-Permitir la recuperación de información desde dichos documentos

-Determinar el tiempo que los documentos deben almacenarse y asegurar la conservación

indefinida de los documentos más valiosos.

Principios:

1. Racionalización> Eficacia de utilización

2. Control de la producción documental> Eficiencia en su utilización
3. Recursos compartidos> Optimización de utilización de los recursos a disposición de la
gestión

Beneficios:

 Mayor eficiencia al disminuir las labores manuales.

 Reducción de papel al digitalizar todos los documentos para que estos queden almacenados de
forma electrónica.
 Rapidez en búsquedas de la información se hace con una operación sencilla que garantiza que
solo las personas autorizadas puedan consultar un documento.
 Seguridad de documentos, los profesionales de recursos humanos gestionan la mayor parte del
tiempo información que es confidencial y sobre la cual se deben llevar registros detallados, con
Gestión Documental se evita que los datos sean modificados sin permiso o se pierdan, ya que
los documentos son guardados de manera segura, conservando un historial de los usuarios que
vieron el documento, los cambios que se realizaron y las fechas de cambio.
 Actualización de documentos se hace de forma rápida e inmediata, ayudando a las empresas que
tienen un alto índice de rotación de personal.

5.4 Funcionalidad del Software de Gestión

Los programas de recursos humanos dirigidos a empresas suelen cubrir un amplio espectro
dentro del campo de RRHH. Esto se debe a que dentro de esta categoría podemos encontrar
 programas para la gestión del personal, la gestión de los salarios, los procesos de selección, etc.
Un campo tan variado provoca que muchos programas de recursos humanos de distinto tipo
compitan los unos con los otros, a pesar de que sus funciones sean diferentes entre sí.

Núcleo HRMS:
Son las funciones específicas de los programas de recursos humanos. Estas funciones suelen
incidir directamente en la gestión de personal, sus nóminas y otros aspectos que competen
directamente al departamento de recursos humanos de una empresa. HRMS proviene del
inglés Human Resource Management System (Sistemas de Gestión de Recursos Humanos) y
suele referirse específicamente a este tipo de software.

Gestión de nóminas y salarios:

Existen herramientas independientes que tienen entre sus funciones la gestión del salario y
las nóminas de los empleados. En este caso, este software está orientado específicamente a
estas tareas y no se engloba dentro de Núcleo HRMS, sino como una categoría por sí mismo
dentro de los programas de recursos humanos.

Gestión del talento:

Estas funciones suelen ser más avanzadas, por lo que no todos los departamentos y programas
de recursos humanos tienen por qué incluirlas. Normalmente la gestión del talento hace
referencia a la supervisión del desempeño de los empleados, así como otras tareas asociadas.
Dentro de este tipo de módulos también se puede incluir a aquellas funciones específicas para
la selección de personal para un puesto vacante o incluso los programas de formación para
empleados dentro de la empresa.

Gestión de carga de trabajo:

Hay software dentro de los programas de recursos humanos que se encarga de la gestión del
trabajo del personal. Las entradas y salidas, las tareas realizadas, la asistencia y bajas y otros
factores son los que se gestionan desde esta función de los HRMS. Normalmente, esta
función se incluye en programas dirigidos especialmente a la gestión de este tipo de cargas de
trabajo, aunque algunas de las suites más grandes para la gestión de recursos humanos
también incluyen esta función.

5.5 Políticas

o Establecer formas de trabajo

o Normalizar procesos de selección de personal
o Aumentar la eficiencia de la empresa
o Mantener la capacitación de los empleados
o Definir retribuciones y condiciones laborales
o Mantener clima laboral adecuado
o Mejorar la motivación laboral
o Resolver problemas con facilidad

Tipos de Políticas de Recursos Humanos

o Políticas de contratación: es probable que se determinen cuáles son los procesos a la hora de
presentar ofertas, elegir candidatos y contratar personal nuevo.
o Políticas salariales: existe la posibilidad de definir límites salariales para cada puestos de
trabajo, días de vacaciones, horas extra u otro tipos de remuneraciones.
o Políticas de vestimenta: se pueden incluir normas sobre la forma de vestir de los empleados o,
por otro lado, tener total libertad para llevar la ropa que quieras.
o Códigos de conducta: hay empresas que marcan el comportamiento de los empleados y
establecen sanciones en caso de incumplimiento. En ocasiones, las sanciones pueden acabar en
un despido disciplinario del trabajador.

5.6 Indicadores
También conocidos en el Área de Recursos Humanos como KPI’s

 Retención de Talento:
La retención de talento es un KPI de recursos humanos que indica la estabilidad laboral
de una empresa. Permite conocer la disposición media del empleado a quedarse en la
empresa y va ligado a otros factores como la retribución o el clima laboral. Además del
coste de perder a un empleado , la fuga de talento implica tiempo para reclutar a una
nueva persona y formarla. El índice de retención de talento se calcula comparando la
cantidad de trabajadores que se unieron a la empresa en un periodo concreto vs los que
permanecieron durante ese mismo periodo.
 Duración en el puesto:
Muchas fugas de talento suelen tener una estrecha relación con el tiempo que pasa un
empleado en un mismo cargo. Si los tiempos son demasiado largos, muchos empleados
tienden a buscar nuevas oportunidades y salir de la empresa. Puedes calcular el tiempo
medio que tarda un empleado en ascender sumando el número de meses que lleva cada
empleado con el mismo cargo y dividiendo el resultado entre el número total de
empleados de la empresa.
  Ausentismo Laboral:
Este indicador mide las ausencias de los empleados en sus puestos de trabajo por
motivos de retrasos, bajas médicas o ausencias justificadas o injustificadas. Este
indicador puede ayudar a predecir bajas en el equipo o problemas de funcionamiento
dentro de la empresa
 Tiempo medio por contratación:
El tiempo que transcurre entre que un empleado comunica su baja y deja la empresa
hasta que otro candidato es seleccionado y empieza a trabajar supone un gran coste para
la empresa. Es posible optimizar el tiempo medio por nueva contratación pero es una
métrica que debe analizarse con precaución ya que influyen muchos factores.
 Formación y capacitación:
La formación para empleados influye directamente en el desarrollo de la actividad
profesional de la empresa. Este KPI permite optimizar la productividad de cada
trabajador. Mediante planes de formación subvencionada para empresas es posible
mejorar el employer branding de la empresa, motivar a los trabajadores, aumentar los
niveles de satisfacción de los trabajadores y el tiempo que tarda un empleado en llevar a
cabo una tarea.
 Promedio de tiempo para alcanzar objetivos:
Este indicador clave permite medir la eficacia de los empleados de la empresa. Es
conveniente medirlo tanto en nuevas contrataciones como en empleados que ya están
trabajando en la empresa. La tendencia de este KPI de recursos humanos es disminuir
progresivamente, ya que, el empleado adquiere experiencia en su puesto de trabajo con
el tiempo.
 Accidentalidad laboral:
El objetivo de toda empresa es alcanzar el 0% en lo que accidentes laborales se refiere,
a pesar de que resulta casi inevitable que se pierdan horas de trabajo anualmente por
culpa de un accidente de trabajo. Si el responsable de recursos humanos detecta un
incremento en la accidentalidad laboral, deberá investigar las causas.

11. Área de Sistemas

Administración de sistemas y soporte centralizados.
Gran parte de la actividad que desarrollamos en el Área de Sistemas corresponde a la
administración de los sistemas operativos y al soporte a los usuarios de los computadores
centrales o corporativos, con los objetivos de garantizar la continuidad del funcionamiento de
las máquinas y del "software" al máximo rendimiento, y facilitar su utilización a todos los
sectores de la comunidad de la Empresa.
Esta labor se desarrolla en tareas como éstas:
Mantenimiento de los equipos, detección y resolución de averías.
Sintonía del sistema operativo y optimización del rendimiento.
Gestión de cuentas de usuario y asignación de recursos a las mismas.
Preservación de la seguridad de los sistemas y de la privacidad de los datos de usuario,
incluyendo copias de seguridad periódicas.
Evaluación de necesidades de recursos (memoria, discos, unidad central) y provisión de los
mismos en su caso.
Instalación y actualización de utilidades de software.
Atención a usuarios (consultas, preguntas frecuentes, información general, resolución de
problemas, asesoramiento...).
Organización de otros servicios como copia de ficheros en cinta, impresión desde otros
ordenadores en impresoras dependientes de estos equipos

11.1 Organigrama

11.2 Diseño de procesos

El diseño de los datos

Trasforma el modelo de dominio de la información, creado durante el análisis, en las estructuras
de datos necesarios para implementar el Software.

El Diseño Arquitectónico
Define la relación entre cada uno de los elementos estructurales del programa.
El Diseño de la Interfaz
Describe como se comunica el Software consigo mismo, con los sistemas que operan junto con
él y con los operadores y usuarios que lo emplean.

El Diseño de procedimientos
Transforma elementos estructurales de la arquitectura del programa. La importancia del Diseño
del Software se puede definir en una sola palabra Calidad, dentro del diseño es donde se
fomenta la calidad del Proyecto. El Diseño es la única manera de materializar con precisión los
requerimientos del cliente.
El Diseño del Software es un proceso y un modelado a la vez. El proceso de Diseño es un
conjunto de pasos repetitivos que permiten al diseñador describir todos los aspectos del Sistema
a construir. A lo largo del diseño se evalúa la calidad del desarrollo del proyecto con un
conjunto de revisiones técnicas:
El diseño debe implementar todos los requisitos explícitos contenidos en el modelo de análisis y
debe acumular todos los requisitos implícitos que desea el cliente.
Debe ser una guía que puedan leer y entender los que construyan el código y los que prueban y
mantienen el Software.
El Diseño debe proporcionar una completa idea de lo que es el Software, enfocando los
dominios de datos, funcional y comportamiento desde el punto de vista de la Implementación.
Para evaluar la calidad de una presentación del diseño, se deben establecer criterios
técnicos para un buen diseño como son:
 Un diseño debe presentar una organización jerárquica que haga un uso inteligente del control
entre los componentes del software.
 El diseño debe ser modular, es decir, se debe hacer una partición lógica del Software en
elementos que realicen funciones y subfunciones específicas.
 Un diseño debe contener abstracciones de datos y procedimientos.
 Debe producir módulos que presenten características de funcionamiento independiente.
 Debe conducir a interfaces que reduzcan la complejidad de las conexiones entre los módulos
y el entorno exterior.
 Debe producir un diseño usando un método que pudiera repetirse según la información
obtenida durante el análisis de requisitos de Software.
Estos criterios no se consiguen por casualidad. El proceso de Diseño del Software exige buena
calidad a través de la aplicación de principios fundamentales de Diseño, Metodología
sistemática y una revisión exhaustiva.
Cuando se va a diseñar un Sistema de Computadoras se debe tener presente que el proceso de
un diseño incluye, concebir y planear algo en la mente, así como hacer un dibujo o modelo o
croquis.

Diseño de la Salida
En este caso salida se refiere a los resultados e informaciones generadas por el Sistema, Para la
mayoría de los usuarios la salida es la única razón para el desarrollo de un Sistema y la base de
evaluación de su utilidad. Sin embargo cuando se realiza un sistema, como analistas deben
realizar lo siguiente:
 Determine qué información presentar. Decidir si la información será presentada en forma
visual, verbal o impresora y seleccionar el medio de salida.
 Disponga la presentación de la información en un formato aceptable.
 Decida cómo distribuir la salida entre los posibles destinatarios.

Diseño de Archivos
Incluye decisiones con respecto a la naturaleza y contenido del propio archivo, como si se fuera
a emplear para guardar detalles de las transacciones, datos históricos, o información de
referencia.

Diseño de Interacciones con la Base de Datos

La mayoría de los sistemas de información ya sean implantado en sistemas de cómputos
grandes o pequeños, utilizan una base de datos que pueden abarcar varias aplicaciones, por esta
razón estos sistemas utilizan u administrador de base de datos, en este caso el diseñador no
construye la base de datos sino que consulta a su administrador para ponerse de acuerdo en el
uso de esta en el sistema.

11.3 Flujograma de procesos

11.4 Flujo de información y archivo

11.5 Políticas
-Procesos de Aceptación de las Políticas y Normas

-Uso Aceptable de Recursos Tecnológicos

-Uso Aceptable – Acceso a Internet

-Uso Aceptable – Sistema de Correo Electrónico

-Uso Aceptable – Otros Equipos Periféricos y Dispositivos Electrónicos

-Uso Aceptable de la Información

11.6 Indicadores
1. Alinear los planes funcionales de las unidades de negocios y tecnología de información, con
las metas y objetivos de la empresa.

Una medida de gestión efectiva comienza evaluando desde la etapa de planeamiento, para
observar el nivel de contribución de cada área de negocios y el área de sistemas tienen con
respecto a la misión y plan estratégico empresarial.

2. Desarrollo de métricas de rendimiento.

Para evaluar la eficiencia y eficacia de cada unidad de negocio es necesaria la selección de un

número limitado de adecuadas métricas de rendimiento que contemplen tanto los objetivos de
corto y de largo plazo.

Para proyectos de largo plazo son los altos directivos quienes liderar el equipo para el desarrollo
de métricas.

Medir el resultado de una inversión no se reduce a la comparación con los costos, plazo
transcurrido y calidad.

3. Establecer horizontes para la comparación de los rendimientos futuros.

Contar con horizontes de comparación permite a la organización determinar si el rendimiento de

la empresa mejora o declina como consecuencia de una inversión o del desempeño de una
determinada unidad de negocios.

Es importante destacar que un horizonte de comparación será válido si corroborados,

identificados y aceptados tanto por los clientes como por los accionistas. La información
contable podría servir como elemento de comparación si, y solo si, los estados
financieros cumplen los requisitos antes indicados.

4. Elegir proyectos que ofrezcan mayor valor a la organización.

En el entorno de hoy, con presupuestos apretados, las organizaciones disponen de

fondos para un número limitado de proyectos.

En consecuencia, deben elegir los proyectos que les brinden el mayor valor posible.

La definición de valor se sustenta en el rendimiento económico estimado de la inversión

más su contribución estimada al cumplimiento de las prioridades fijadas por la empresa.
5. Recolección de información.

El momento oportuno para establecer la información requerida para las métricas escogidas es en
el transcurso de la segunda y tercera etapas. La debe preguntarse:

¿Qué información me ayudan a determinar el resultado de un proyecto?

¿Qué información es relevante para determinar la eficacia de un proyecto?

La información dependerá de la disponibilidad, costo de obtenerla y plazo establecido.

Mayor importancia debe tener contar con información correcta(válida) que información ideal.

6. Análisis de resultado.

Con los resultados obtenidos, debemos conducir revisiones de lo medido para determinar si el
proyecto logró los objetivos y si los indicadores de medición utilizados midieron
adecuadamente los resultados.

7. Integrarse al proceso de gerenciar.

Para asegurarse que los resultados realmente mejoraron el rendimiento, integrarlos al proceso
actual de gestión. Si nadie aprovecha los resultados obtenidos con la medición, entonces
ninguno tomará en serio el proceso de medición propuesto.

Una empresa que forma parte de una corporación tiene que rendir reportes sobre su rendimiento
paralelamente a sus requerimientos de presupuesto.

8. Transmitir resultados.

La iniciativa de comunicar resultados internamente ayuda a mejorar la coordinación entre las

áreas y mejorar la visión del negocio que tienen empleados y ejecutivos.

Compartir resultados sobre nuestras decisiones de apalancamiento nos permite obtener apoyo y
ganar confianza con la casa matriz. Comunicar resultados a los clientes sirve para consolidar su
lealtad hacia nosotros y consolida las relaciones con estos.

11.7 Seguridad de información de sistemas

El objetivo de la seguridad de la información es la continuidad del negocio en la
organización y reducir al mínimo el riesgo de daño mediante la prevención de incidentes, así
como reducir su impacto potencial cuando sea inevitable.

Para lograr este objetivo, la empresa debe crear una metodología de gestión del riesgo, esto
permite analizar el grado de exposición de nuestros activos importantes. Ya que son muchas
 las amenazas a las que se debe hacer frente, y pueden aprovechar las vulnerabilidades del
personal o procesos de la empresa.

La clave de esta metodología parte de la propia experiencia y aportación de todos los empleados
en materia de seguridad. Se debe comunicar cualquier aspecto relevante a sus
responsables durante las reuniones semestrales de dirección, para localizar posibles cambios en
los niveles de protección y evaluar las opciones más eficaces en la gestión del riesgo de cada
momento.

Los principios presentados en la política, deben ser diseñados para garantizar las futuras
decisiones en base a preservar la integridad y disponibilidad de la información relevante.

La política de seguridad debe ser apoyada por otras normas y/o procedimientos sobre temas
específicos que hacen que sea aún más necesaria la implantación de diferentes controles de
seguridad y se crea una estructura para tratar necesidades de determinados grupos dentro de
una organización.

Para el correcto desarrollo de procesos de negocio, los sistemas de información deben estar
protegidos adecuadamente.

Una protección fiable permite a la organización percibir mejor sus objetivos y llevar a cabo
de forma eficiente sus obligaciones en seguridad de la información. La incorrecta protección
afecta al rendimiento general de la empresa y puede afectar a su imagen y reputación,
reduciendo así la confianza de los clientes e inversores.

Puntos a tener en cuenta:

 Resumen de la política: La información debe ser protegida, cualquiera que sea su forma de ser
compartida, comunicada o almacenada.

 Introducción: La información puede existir en diversas formas: en papel, electrónica,

proyecciones o en forma oral. La seguridad de la información pretende proteger la información
contra posibles amenazas con el fin de garantizar el continuo trabajo de la empresa,
minimizando riesgos.

 Alcance: La política es consideración de todos los miembros de la empresa. Está recogida

dentro de la política general del Sistema de Gestión de Seguridad de Seguridad de la
Información.

 La norma ISO 27001 para los Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información, pretende
tratar los riesgos en operaciones de información. Proteger la confidencialidad de la información
relacionada con el cliente. Conservar la integridad de los registros. Los servicios de acceso
 público deben de cumplir las especificaciones requeridas. Se debe cubrir las necesidades de
todas las partes.

 Principios de seguridad de la información: Todo el personal es responsable de la seguridad,

según sea relevante para el desempeño de su trabajo. Los detalles de la metodología adoptada
para la evaluación del riesgo y su tratamiento deben de estar descritos en la SGSI. Se tendrá en
cuenta todas las posibilidades de fraude. Se generarán informes periódicos de seguridad.

 Responsabilidades: La dirección es responsable de asegurar que la seguridad de la información

se gestiona adecuadamente en toda la organización. Los miembros de la empresa tienen la
responsabilidad de mantener la seguridad de la información.

 Indicadores clave: Los indicadores en seguridad de la información no se traducirán en costes.

Los daños por fraude son detectados y permanecerán dentro de unos niveles aceptables.

11.8 Software de gestión – ERP

El propósito de un software ERP es apoyar a los clientes de la empresa, dar tiempos rápidos
de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la
toma de decisiones y minimizar los costes.

Los ERP-s funcionan en todo tipo de empresas y su selección depende de factores como el
tamaño de la empresa, el tipo de empresa, procesos, recursos, etc...

Hoy día el mercado ofrece 2 grandes grupos de soluciones de software para las necesidades
de las empresas.
Una de ellas es la que da soluciones con un software especializado para determinada
industria, y responde a necesidades puntuales. Éstos son los ERPs VERTICALES.

La segunda es el tipo de software que sirve para la administración de cualquier empresa y

tiene posibilidades de configuración que permite personalizar la solución para un
determinado caso. Éstos son los ERPs HORIZONTALES. Éste es el caso del ONYX ERP.

El SAP es el ERP que ha sido implementado en Promart