CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR COMFENALCO ANTIOQUIA

MANUAL DE USO

Afiliación de trabajadores y personas a cargo, reporte de novedades,

registros de cuentas, consultas e impresiones a través de AYRNC

Este manual es una guía para realizar adecuadamente el registro de las afiliaciones y
novedades a la Caja de Compensación Familiar.

Aquí encontrará el paso a paso para la configuración, registro y la impresión de los

reportes.

CONFIGURACIÓN
Se recomienda utilizar Internet Explorer a partir de la versión 9 o la versión reciente de
Google Chrome.

INTERNET EXPLORER 9 O POSTERIOR

Si se desea utilizar el Internet Explorer, es necesario realizar una configuración al

navegador para que permita trabajar adecuadamente. Para ello seguir estas indicaciones:

a. Buscar el menú Herramientas que aparece en la parte superior izquierda de la

ventana.
 En caso de no observarlo, podrás activarlo dando clic derecho sobre algunas de
las barras que aparecen en la parte superior de pantalla, verás la siguiente lista de
opciones:

b. Una vez ubicado el menú Herramientas se debe buscar la opción “Bloqueador de

elementos emergentes”.

Luego, hacer clic en la opción “Desactivar el bloqueador de elementos

emergentes”. Si la opción que se muestra es “Activar el bloqueador de elementos
emergentes” cierra la lista sin hacer clic en esta opción.
 c. Posteriormente, hacer clic en “Opciones de Internet” del menú Herramientas, el
cual muestra las siguientes pestañas:

En la pestaña “General” damos clic al botón “Eliminar”, el cual nos llevará a la siguiente
ventana de diálogo con el fin de continuar con nuestra configuración:
Allí seleccionarás las opciones “Cookies y datos del sitio web” y “Archivos temporales de
internet y archivos de sitios web”, luego clic en el botón “Eliminar”.

d. Luego nuevamente, en “Opciones de Internet del menú Herramientas, ir a la

pestaña “Opciones avanzadas” y buscar la opción “Vaciar la carpeta Archivos
temporales de Internet cuando se cierre el explorador”.

Luego, clic en el botón “Aceptar”.

Finalmente, en la barra de menú revisar que no esté habilitada la “Google Toolbar”.

Para deshabilitarla basta con hacer clic derecho en la barra de menú y donde este la
opción darle clic izquierdo:
Esto permitirá que no se bloquee el acceso a la página transaccional.

GOOGLE CHROME

Si desea utilizar Google Chrome debe proceder a borrar los archivos temporales. El
procedimiento es el siguiente: Abra cualquier página de Google Chrome diferente a la de
Afiliaciones y Novedades de Comfenalco, presione las teclas CTRL+SHIFT+SUPR, una
vez le abra la siguiente ventana, siga las indicaciones señaladas en la imagen:
NOTA:

En caso de que salga el siguiente mensaje en el navegador Google Chrome, se debe de

colocar especial cuidado en NO seleccionar la casilla de verificación:
, debido a que si se le hace clic, la página
se desconfigurará.

INGRESO A LA APLICACIÓN AYRNC

Para ingresar a la página es necesario digitar en la barra de direcciones la ruta

ayrnc.comfenalcoantioquia.com, allí encontrarás una ventana la cual validará que
tengas permisos para el ingreso. Para ello es necesario contar con usuario y contraseña,
la cual se entregará en el momento de la inducción.
Una vez haya ingresado a la página encontrarás varios módulos que le ayudarán a
realizar las afiliaciones, novedades, registro de las cuentas de ahorro y consultas
necesarias sobre el proceso de afiliación.
OPCIONES DE LA APLICACIÓN

1. CONSULTA AFILIACIÓN

Esta opción te permitirá realizar la consulta de las afiliaciones

ingresadas, el estado en el que se encuentra y las imágenes que has anexado o que se
encuentren pendientes.

2. AFILIACIONES

Para realizar las afiliaciones de los trabajadores y el grupo familiar debes contar con la
documentación requerida la cual está publicada en la siguiente ruta:

http://www.comfenalcoantioquia.com/Subsidios/Afiliaciones/TrabajadorDependiente.aspx#
Luego hacer clic en la opción , una vez hayas ingresado al menú se
mostrará el nit y la razón social de la(s) empresa(s) asignadas al usuario registrado. Es
necesario diligenciar todos los datos que allí se piden.

Si bien es importante digitar todos los datos solicitados, habrá casos en los cuales no se
cuente con la información, por lo cual algunos campos son opcionales. Si el campo es
requerido el sistema le informará que debe ingresarlo.

DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE AFILIACIÓN DEL TRABAJADOR Y SUS

PERSONAS A CARGO

A continuación detallaremos algunos campos que solicita la afiliación:

a. Número de beneficiarios (incluyendo cónyuge): Es necesario marcar el número

de personas a cargo que se van afiliar y de las cuales se cuenta con los
documentos soportes. Si el trabajador se va a afiliar sin personas a cargo se
marca cero (0) y luego “Siguiente”.

b. Estado civil: Casado(a) no relaciona cónyuge o unión libre no relaciona

compañero(a). Aplican para trabajadores que siendo casados o que viven en unión
libre no afiliarán al cónyuge o compañero(a).

Además, si el trabajador ya está afiliado junto con el (la) cónyuge o compañero(a)

y van afiliar nuevas personas a cargo (hijos, padres o hermanos), para evitar
volver a diligenciar datos de este beneficiario el cual ya registra afiliado se puede
utilizar esta opción.
c. Centro de costos: En caso de que la empresa tenga “Centro de Costos”
(información que se solicita en el momento de la creación del usuario por parte de
Comfenalco) se debe seleccionar del botón que aparece a la derecha del campo:

Inmediatamente saldrá una ventana para ingresar el centro de costos que desea
registrar en el campo:

Una vez encontrado bastará con darle clic en el botón verde que aparece a la
izquierda de la ventana.

d. Tipo de contrato: Si el trabajador tiene contrato a término indefinido, la “Fecha de

terminación contrato” estará en blanco:
 e. Fecha de terminación de contrato: Si el campo “Tipo contrato” es fijo o por obra
realizada, deberá ingresar la fecha de terminación de contrato:

f. Profesión” y “Cargo: Estos camposfuncionan igual que el campo “Centro de

costo”, para cargar la información es necesario hacer clic en el botón que aparece
al lado derecho del campo para que muestre las diferentes.

g. Empresa con quien trabaja simultáneamente: Aplica únicamente para

trabajadores que tienen más de un empleador y aportan por él a Comfenalco
Antioquia o a otra Caja de Compensación Familiar.

h. Salario otra empresa: Al igual que el campo anterior, aplica únicamente para
trabajadores que tienen más de un empleador y aportan por él a Comfenalco
Antioquia o a otra Caja de Compensación Familiar.

i. Campos de la dirección de la ubicación laboral: Por defecto el sistema muestra

la información suministrada por la empresa a COMFENALCO Antioquia al
momento de su afiliación. Sin embargo, los datos de la dirección se pueden
modificar, ya que no necesariamente el trabajador labora en el mismo lugar de la
dirección principal de la empresa

Afiliaciones de personas a cargo

Una vez ingresados los datos del trabajador y habiendo colocado el número de
beneficiarios en el campo anterior, se procede a registrar las personas a cargo.

Recuerde que las personas a cargo que se pueden afiliar para recibir los servicios de la
Caja de Compensación se encuentran estipuladas por la normatividad. Para ello puede
consultar La Ley 21 de 1982 y la Ley 789, en el artículo 3.
a. Tipo (identificación): para beneficiarios de 0 a 6 años de edad aplica el tipo de
documento RC, para beneficiarios entre 7 y 17 años de edad TI, para mayores de
17 años de edad CC y para los extranjeros CE o PA.

b. Parentesco: El diligenciamiento de este campo varía según el tipo de afiliado, sin

embargo, aquí se realizará una breve explicación de cada uno de ellos:

• Cónyuge: aplica para la afiliación del cónyuge o compañero(a)

permanente.

• Hijo legítimo: aplica cuando la afiliación de un trabajador de género

femenino, cuyo estado civil sea soltera y vaya afiliar el(los) beneficiario(s)
hijo(s) o si el trabajador(a) es casado o convive en unión libre y está
afiliando los hijos del grupo familiar con el que actualmente convive.

• Hijo de compañero(a): aplica a los trabajadores que vayan afiliar los hijos
del compañero(a) permanente o hijastro(s). Es importante mencionar que
si está afiliando este tipo de beneficiario el trabajador(a) deberá incluir el
cónyuge o compañero(a) permanente, de lo contrario no podríamos
identificar el parentesco.

• Hijo extramatrimonial: aplica si el trabajador de género masculino se está

afiliando con el estado civil “Soltero”, “Separado” o aun siendo casado o
conviviendo en unión libre relaciona los hijos que tuvo con otra persona con
la que ya no convive.

• Padre o Madre: hace referencia a los padres del trabajador los cuales para
ser afiliados en COMFENALCO, no pueden ser pensionados, ni jubilados y
tampoco contar con algún tipo de renta, que ningún trabajador los tenga
afiliados a ésta o a otra Caja de Compensación Familiar. Además, a partir
 de los 60 años de edad podrán recibir la Cuota Monetaria (subsidio en
dinero).

• Hermano huérfano: se podrán afiliar solo en caso de que sean huérfanos

de ambos padres.

c. Discapacidad: Para personas a cargo (los beneficiarios antes mencionados,

excepto el cónyuge o compañero(a) permanente) que por algún motivo
manifiesten la discapacidad, la cual puede ser mental, sensorial o física deberán
presentar evaluación médica expedida por la entidad facultada para emitir estos
certificados. En caso de que lo presente deberá escoger el tipo de discapacidad y
porcentaje que allí aparezca.

En caso de que el trabajador manifieste que tiene personas a cargo en situación

de discapacidad pero no adjunte éste documento no podrá ser afiliado como
discapacitado.

d. Ocupación – Grado: si el beneficiario que se está afiliando es un hijo (legítimo,

extramatrimonial, adoptivo o hijo de compañero(a) y tiene entre doce (12) y
dieciocho (18) años de edad, deberá escoger la opción “ESTUDIA” y
posteriormente acompañarlo del “GRADO”. En caso de que no estudie, deberá
seleccionar la opción “OTROS” y el beneficiario no quedará afiliado para recibir
Cuota Monetaria.

Si el beneficiario es menor de doce (12) años no requiere el certificado de estudio

y en el campo colocará “OTROS”.
 Si la persona a cargo que se está afiliando es el (la) cónyuge o compañera(o)
permanente, y no trabaja, el campo se dejará la opción “OTROS”.

e. Para cuota monetaria: esto dependerá de los requisitos que reúna el trabajador
para éste derecho y de los documentos que se anexen.

Anexar los documentos soporte a la afiliación

Una vez se hayan diligenciado los campos del formulario el sistema solicitará de acuerdo
a la información ingresada los documentos soporte con los cuales se acreditará el acceso
a los servicios y al pago de la cuota monetaria.

A través de esta funcionalidad, deberá anexar los documentos soportes que acreditan la
afiliación de los trabajadores y sus personas a cargo.

OBSERVACIÓN: Es obligatorio este paso, de lo contrario la afiliación no será efectiva

ante la Caja de Compensación Familiar.

Una vez realizado el ingreso del trabajador y sus beneficiarios, el sistema muestra la
siguiente ventana, donde solicita anexar los documentos requeridos de acuerdo a la
cantidad de beneficiarios ingresados:
Esta pantalla nos muestra por bloques, que documentos deben de ser asociados al
trabajador y cuáles a los beneficiarios.

El botón permite buscar en la ruta donde se tengan almacenadas las

imágenes, cuya extensión deberá ser PDF o TIF. Verifique que al anexar el archivo con la
imagen esta corresponda con el documento. El tamaño de las imágenes no debe
sobrepasar los 500 kb y deben ser totalmente legibles sus datos.

El botón como lo dice su nombre, nos lleva nuevamente al menú

principal, se debe tener cuidado al utilizar esta opción, debido a que si aún no se han
anexado todos los documentos requeridos de la afiliación que actualmente se esté
realizando o alguno queda pendiente, la afiliación no se procesará, por lo tanto, el
trabajador y su grupo familiar no quedarían activos. Los documentos quedarán pendientes
por anexar.

El botón sirve para ingresar una nueva afiliación, igual a la anterior

opción, se debe tener cuidado al utilizarla, debido a que si aún no se han anexado todos
los documentos requeridos o alguno queda pendiente, la afiliación no se procesará, por lo
tanto, el trabajador o las personas a cargo y su grupo familiar no quedarían activos.
Hacer clic en botón sirve para anexar los documentos que no han
sido cargados a una afiliación digitada. Adicionalmente, esta opción válida que las
imágenes ingresadas estén completas (las que son obligatorias), ya que si falta alguna, el
sistema no dejará continuar y por ende, la afiliación no llegará a Comfenalco Antioquia
para su procesamiento.

El botón nos lleva nuevamente a la pantalla donde se adjuntan los

documentos soportes.

El botón es para imprimir anexos como: “POLITICA DE

PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES”, “DECLARACIÓN JURAMENTADA” y
“CERTIFICADO DE ESTUDIO”.

♦ “POLITICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES” es un documento

opcional que el trabajador lo debe de firmar y ser adjuntado a la afiliación en
caso de que él acepte lo allí descrito.

♦ “CERTIFICADO DE ESTUDIO” es un documento opcional (sólo se utiliza este

formato cuando el trabajador no presenta el certificado de estudio de la
institución educativa) que solamente sale cuando en una afiliación ingresan a
un hijo o hermano mayor de 12 años. Este formato debe ser impreso y llevado
por parte del trabajador a la institución educativa, para su diligenciamiento y
firma.

♦ “DECLARACIÓN JURAMENTADA”, este documento es obligatorio cuando

sale en los anexos pendientes. Al imprimirse, los campos ya figuran
completamente diligenciados y el trabajador debe firmarla para su valides.
Cuando terminemos de adjuntar las imágenes, damos clic al botón
y nos muestra la siguiente pantalla:

Ésta indica que ya todos los anexos están completos y que la afiliación será enviada a
Comfenalco Antioquia para su validación.

El proceso de verificación y validación será realizado exclusivamente por Comfenalco y en

caso de que una de las afiliaciones no cumpla con los requisitos, será rechazada y
devuelta a la persona que haya realizado la afiliación. Estas devoluciones serán
notificadas al correo electrónico suministrado por el usuario de la empresa y al trabajador
si lo tiene.

OBSERVACIÓN: Para garantizar el envío de las notificaciones es importante que se

registren correctamente las direcciones de correo. A su vez de mantener actualizado el
correo de la empresa.

En caso de no ser notificada la devolución, por dificultades que se puedan presentar, el

empleador estará en la obligación de consultar permanentemente el módulo Gestión de

Devolución , para gestionar oportunamente las inconsistencias

presentadas.

AFILIACIÓN DE NUEVAS PERSONAS A CARGO CUANDO EL TRABAJOR SE ENCUENTRA YA

AFILIADO

Cuando ya se encuentra afiliado el trabajador y este vaya a afiliar nuevas personas a

cargo, o en caso de que el beneficiario haya quedado afiliado para servicios, debido a la
no presentación de un certificado de estudio (mayor de 12 años), se debe realizar el
siguiente procedimiento:
1. Ingresar al módulo afiliaciones .

2. Digitar el documento de Identidad del afiliado, inmediatamente saldrá un mensaje

"Trabajador ya Afiliado”, “desea ingresar nuevo beneficiario", finalmente clic en
"Aceptar".

3. En el campo "No Benef" se debe ingresar la cantidad de personas a cargo, según

la documentación entregada.

4. Luego en el campo Estado civil si tiene las opciones "Casado" cambiar por
"Casado no relaciona Cónyuge" o “Unión libre” cambiar por “Unión libre no
relaciona compañera(o)”.

5. Ingresar la cantidad de horas laboradas en el campo "Horas Mensuales".

6. Verificar que estén completos en la parte inferior del formulario los campos "Fondo
de Pensiones" y "EPS".
 7. Se ingresa para confirmar la cantidad de personas a cargo y se da clic en
"Siguiente".

Inmediatamente se abre la cantidad de espacios para afiliar el número de

beneficiarios definidos anteriormente.

Nota: En el campo "Ocupación" se verificará que todo hijo que este entre doce (12) y
dieciocho (18) años deberá tener escolaridad para poder cobrar la Cuota Monetaria. De
ser así, la ocupación debe ser "Estudia", y acompañada del "Grado Escolar".

3. ANEXAR DOCUMENTOS

El botón se utiliza para verificar que afiliaciones realizadas

anteriormente, les quedó pendiente algún documento. Cuando se hace clic a este botón
nos muestra la siguiente pantalla:

En caso de tener varias afiliaciones pendientes por documentos, estas salen listadas de
acuerdo al orden de creación.
Para verificar que documentos le hacen falta a cada afiliación, debemos de hacer clic en
el número del documento de identidad de la persona para que nos muestre los
pendientes así:

Cada vez que se hace clic a un número de documento, el sistema lo pinta de verde para
saber que ya había sido seleccionado.

Escogemos la imagen correspondiente a cada documento y lo adjuntamos. Una vez

finalizado este proceso y si están todos los soportes requeridos, el sistema nos muestra
una pantalla de aprobación:
En caso de que falte algún documento de los requeridos, la afiliación quedará en este
módulo hasta que se complete la operación.

4. GRUPO FAMILIAR

Si se requiere saber el estado de un trabajador con la empresa, podrá realizar la consulta

en el módulo Grupo Familiar. Allí mostrará el estado en el que se

encuentra el trabajador y las personas a cargo si adjuntó la documentación.

5. GESTIÓN DEVOLUCIÓN

En este módulo quedarán todas aquellas afiliaciones que por algún motivo sean devueltas
por Comfenalco, por no cumplir con los requisitos.

Cuando Comfenalco realiza la devolución de una afiliación, el sistema envía

automáticamente un correo electrónico a la empresa y al trabajador (en el caso de que se
tenga un correo electrónico registrado), en el cual se informa los motivos de la devolución
y concediendo un plazo de 5 días hábiles para su solución. Cuando una afiliación es
devuelta, su estado cambiará automáticamente a “ANULADO”.

En caso de terminar el plazo y la afiliación aún no ha sido solucionada, el sistema enviará

nuevamente un correo electrónico a la empresa y al trabajador, informando que esa
afiliación queda anulada y que deberá realizar una nueva afiliación.

Para acceder al módulo de devoluciones demos clic en el botón: y

nos muestra la siguiente pantalla:

El sistema lista todas las afiliaciones que tengan devoluciones. Cabe recordar que este
módulo debe ser consultado al menos una vez durante el día, para verificar si existen
devoluciones reportadas por Comfenalco Antioquia.

Para solucionar una devolución, sólo hay que hacer clic al registro del trabajador que nos
aparezca y el sistema nos mostrará la causal de devolución y los documentos se deben
de anexar nuevamente:
Adjuntamos las imágenes pendientes y damos clic al botón y la
afiliación será enviada nuevamente a Comfenalco Antioquia para su validación.

En caso de darle clic al botón , la afiliación será eliminada y deberá

volver a realizar una nueva.

6. CONTRASEÑA

A través de esta opción se puede realizar el cambio de la misma (si el usuario lo requiere
por seguridad). Una vez asignada la primera vez por COMFENALCO Antioquia, la
empresa podrá modificarlo directamente las veces que considere necesario.

7. CUENTAS DE AHORRO

Una de las opciones que tiene la Caja de Compensación Familiar para el pago de la
Cuota Monetaria a los trabajadores, es a través de la cuenta de ahorro o cuenta individual
en cualquiera de las entidades bancarias que allí registran. Las otras modalidades de
pago, el trabajador las podrá solicitar a través del formato “AUTORIZACIÓN PAGO
CUOTA MONETARIA” que está disponible en la página:
http://www.comfenalcoantioquia.com/Subsidios/DescargadeFormulariosdeAfiliaci%C3%B3
n.aspx?utm_source=google&utm_medium=marketin&utm_term=servicios+en+linea,+empr
esas,+formulario,+solicitudes,+documentos,+descargas&utm_content=formularios&utm_c
ampaign=descar

Una vez diligenciado lo podrá entregar en cualquiera de nuestras Unidades o Centros de

Servicio o enviarlo a través del correo electrónico:
depsubsidios@comfenalcoantioquia.com

8. NOVEDADES

En esta opción se registran las novedades únicamente del trabajador, excepto el retiro
por muerte, el cual requiere que se haga llegar el registro civil de defunción a las
oficinas de Comfenalco Antioquia.

Haga clic en novedades y automáticamente se habilita el submenú de “Novedades

Caja” .

Dentro del menú observará las siguientes opciones:

• Retiro: causales como retiro voluntario, terminación de contrato o por jubilación
o pensión, podrán ser reportadas a través de esta opción.

• Suspensión: es un intervalo pasivo del contrato, un paréntesis en su dinámica,

la cesación justificada de la ejecución del contrato de trabajo que, sin afectar su
subsistencia, exonera temporalmente al trabajador, y generalmente también al
empleador, del cumplimiento de sus obligaciones.

• Reingreso: aplica para aquellos trabajadores que terminaron su contrato con la

empresa y ésta última decide volver a vincularlos laboralmente. Si el retiro no
sobrepasa más de tres meses lo podrá reingresar a COMFENALCO; a través
de esta opción no solo activará al trabajador, también aplicará al grupo familiar
si lo tuvo afiliado en iguales condiciones con las que estuvo afiliado antes a la
Caja de Compensación Familiar.

• Cambio de salario: se debe reportar el cambio del salario cada vez que ocurra,
con el fin de validar el derecho al pago de la Cuota Monetaria o el cambio o
continuación de la categoría para la prestación de los servicios.

• Cambio de centros de costo: para empresas que dentro de su dinámica

económica tengan centros de costo y requieran el cambio de un trabajador de
un lugar a otro sin necesidad de hacerlo directamente en las oficinas de
COMFENALCO.

• Traslados: aplica para grupos empresariales conformados por varias

empresas. En estos casos si la empresa requiere mover un trabajador de una
empresa a otra, bastará con tan solo seleccionar la empresa a donde se desea
trasladar el trabajador.
9. IMPRESIONES E INFORMES

En estos módulos podrá consultar e imprimir afiliaciones y novedades que se hayan

realizado por la página; al hacer clic nos trae varias opciones:

• Por trabajador: para imprimir por esta opción, es necesario conocer el número de
identificación del trabajador.

• Por fecha: para imprimir por esta opción es necesario dar un rango de fechas
para luego imprimir.

• Por novedad: aplica únicamente para los registros de las novedades que se
hayan realizado como retiros, reingresos, cambios de salario, cambios de centro
de costos y traslados.

• Por formulario: aplica únicamente para los registros de las afiliaciones que se
hayan realizado ya sea del trabajador únicamente o con el grupo familiar.