Lizeth Margarita Díaz Pineda

CC 1151937329 - Colombia
Módulo 5: Internacionalización y operaciones
MBA Dirección de empresas y gerencia de proyectos de infraestructura y construcción

CASO PRÁCTICO – MÓDULO 5

Objetivo: Familiarizarse y aplicar las técnicas de internacionalización y operaciones en un caso de

estudio.

“Caso de estudio Formamedida”

1. Con la información que dispones actualmente reflexiona en referencia a si lo que vas a

emprender es un proyecto o por el contrario es una operación. Debes dar una respuesta
argumentada.

En un principio a lo que me enfrentaría es a un proyecto, sin embargo, como lo cita el responsable

Comercial, Juan Francisco Bonet, la fase final de la venta se convierte en una operación para el
futuro y sostenibilidad de la empresa. A pesar de ser una operación para la empresa, la
adjudicación de AVANZA a FORMAMEDIDA, se convierte en un proyecto de consultoría que tiene
dos fases el estudio (consultoría) y la operación (implantación).

Se fundamenta como un proyecto, desde la solicitud exacta del representante de Avanza, requiere
un objetivo claro (alcance), una población específica (empleados), y un tiempo determinado (1
mes-plazo) un coste definido y una calidad (beneficio) establecido.

Teniendo en cuenta lo anterior y relacionándolo con la temática presentada, un jefe de proyectos

no sólo opera para generar una definición del proyecto sino también para recibir el conjunto de
planos y documentos precisos y pueda dirigir y ejecutar totalmente los trabajos necesarios para
cumplir con los objetivos dados.

2. Prepara un resumen ejecutivo donde identifiques las claves del proyecto

 RESUMEN EJECUTIVO
Proyecto: Estudio de externalización del área de RRHH en la empresa AVANZA
Organismo ejecutor: Consultoría de Formamedida
Gestión del Alcance del proyecto: Estudiar la viabilidad de externalizar el área de recursos
humanos de la empresa Avanza.
Avanza requiere una mejora continua de sus empleados mediante la subcontratación de los
servicios de coaching de mejora de sus competencias profesionales, pretende lograr:
1) Mejora de la productividad de sus mandos intermedios mediante el desarrollo de sus
competencias personales y profesionales.
2) Mayor identificación con la empresa.
3) Mensaje de estabilidad a los mandos intermedios, la empresa ha diseñado un plan de
formación ajustado a su medida y necesidades.
4) Finalmente reducir la tasa de rotación para garantizar el futuro de la organización
Gestión del Tiempo del Proyecto: Un mes desde la adjudicación del contrato firmada el
30/08/2017.
Entrega final del proyecto: 30/09/2017
Gestión de los costes del proyecto: Se adjudica el contrato a Formamedida debido a que es
quien presenta un puntaje de 10/10 en oferta comercial.

Gestión de la calidad del proyecto: De acuerdo con la viabilidad de externalización del

departamento de formación (RRHH) de Avanza se podrá realizar la implantación física de la
externalización del servicio por parte de Formamedida.
Sistema a implantar debe ser similar al de las Agencias de Viajes en grandes
multinacionales. Deberemos por tanto hacer una analogía del producto de las Agencias de
Viaje y adaptarlo a las necesidades de AVANZA

Gestión de los recursos humanos del proyecto: Se requiere del personal de coach
profesionales, del responsable comercial, del responsable de recursos humanos y jefe de
proyecto.
Gestión de las comunicaciones del proyecto: El principal interesado y a quien rendiremos
continua comunicación y será el máximo responsable del proyecto es Julián Rodrigo
(responsable de formación de Avanza) quien dará los lineamientos y necesidades a nuestros
implants (Professional Coach). Ricardo González, director general y Margarita Díaz como
Jefe de Proyecto estarán en continua comunicación para conocer el avance del proyecto con
algún tipo de indicador.

Gestión de los riesgos del proyecto: Baja valoración Técnica/administrativa 5 puntos de 10,
por lo tanto, hay decepción en la oferta técnica, generando alerta en el fracaso del
proyecto.
Restricción del plazo del proyecto, tan solo se cuenta con un mes de estudio, puede influir
en la calidad del proyecto y condiciona el éxito de este
 3. Según tu opinión, ¿qué información crees que debió solicitar el Jefe de Proyecto al
Responsable Comercial en la Fase de Venta del proyecto?

Como Jefe de Proyecto, recién ingresado en la compañía, se debió solicitar información preliminar
de diagnóstico del cliente:

• Entidad (Nombre del cliente).

• Necesidad del Cliente

• Alcance del proyecto

• Quién es el encargado del proyecto (Cliente)

4. ¿Por qué crees que el Responsable Comercial no suministró la información que

demandaba el Jefe de Proyecto?

Una vez el jefe de proyectos sugiere realizar un análisis de riesgo y oportunidades asociados a la
operación del proyecto, una vez se definieran los requisitos del cliente, el asesor comercial decide
no compartir más información de esta oportunidad de negocio, debido a la complejidad de
información solicitada, el NO conocer de la gestión de proyectos y no tener una idea clara de cómo
se aborda o qué metodología se utiliza para realizar un análisis DAFO del proceso, lleva a Juan a
una desmotivación y pérdida de la confianza en conseguir apoyo del jefe de proyectos.

5. ¿Crees que el Jefe de Proyecto actuó convenientemente en la Fase de Venta?

A pesar del corto tiempo de vinculación del Jefe de Proyectos en la compañía, se pudo actuar de
manera más asertiva en la fase de venta. El jefe de proyecto casi que entra empalmando los 5
meses de negociación del contrato, ya estaba enterado que era uno de los proyectos más
importantes a los que la compañía le estaba apostando, tuvo un buen acercamiento con el área
comercial y logró llamar la atención del asesor de ventas. Todas estas oportunidades, debió
aprovecharlas para ejecutar una mejor propuesta técnico/administrativa que presentó
Formamedida; el hecho de no estar presente en los pliegos comerciales se corrieron riesgos en la
restricción del plazo, en la valoración de la propuesta, en los alcances establecidos, en la gestión
de los recursos humanos y en la calidad que va a ofertar la culminación del proyecto.

6. Proporciona la fotografía actual del proyecto en base a la situación que acabamos de

describir: desarrolla un boceto de acta de constitución.

Debido a la poca información presentada para el jefe de proyecto, se desarrolla el boceto de la

acta de constitución del proyecto en la situación actual en la que se encuentra este.
 ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO

Nombre del proyecto Tipología Tipo de Proyecto
Estudio de externalización del área de RRHH en la empresa
Consultoría
AVANZA
Dirección Localidad Provincia
España
Cliente Fecha Planificada
Cliente Contrato Nif
Final (Comienzo/Fin)
Formamedida Avanza 30/08/2017 a 30/09/2019
No. Contrato Delegación Montaje Delegación conservación

Sponsor del Proyecto Jefe de Proyecto

Julián Rodrigo Margarita Díaz Pineda
VISIÓN GENERAL DEL PROYECTO
Proyecto de consultoría, que busca estudiar la viabilidad de externalizar el área de recursos humanos de la compañía Avanza,
implementando el personal de Formamedida, como lo son los Coach profesionales, con el fin de mejorar las competencias
profesionales de sus colaboradores, generar un sentido de pertenencia e identificación de la empresa, reduciendo así la tasa
de rotación de los empleados y de esta manera garantizar el futuro de la organización.
ESTIMACIÓN INICIAL COMERCIAL
Costes de
Importe del contrato
Costes de Materiales Montaje Margen inicial

*Hitos financieros
*Proceso de cobro
*Contacto Administrativo
*Retenciones
*Penalizaciones
*Avales
*Seguros
OBJETIVO DEL PROYECTO
1) Mejora de la productividad de sus mandos intermedios mediante el desarrollo de sus competencias personales y
profesionales.
2) Mayor identificación con la empresa.
3) Mensaje de estabilidad a los mandos intermedios, la empresa ha diseñado un plan de formación ajustado a su medida y
necesidades.
4) Reducir la tasa de rotación para garantizar el futuro de la organización
ALCANCE DEL PROYECTO
Producto Proveedor Descripción
Estudio de externacionalización del
área de Recursos Humanos de la
Externacionalización del área RRHH de Avanza Formamedida
empresa Avanza, con personal
(coach profesional) de Formamedida

SUPOSICIONES
▪ Formamedida cuenta con suficiente personal de implant (coach).
▪ Avanza cuenta con los medios técnicos y humanos necesarios para desarrollar el proyecto.
RESTRICCIONES
▪ El proyecto solo tendrá un mes de ejecución
HITOS ENTREGABLES Fecha contractual
Estudio de viabilidad de externacionalización 30/8/2017
DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO Fecha entrega

RIESGOS BÁSICOS
Plazos contractuales
Contrato definitivo con pliego de condiciones
Baja puntiación en la valoración técnico administrativa
INTERESADOS
Nombre Responsabilidad Nivel de reporte Fecha Aprobado
Ricardo Gonzáles Director General Jefe de proyecto
Margarita Díaz Pineda Jefe de Proyecto Gerencia
Julián Rodrigo Jefe de RRHH Jefe de proyecto
Coachs Profesionales Jefe de proyecto
Juan Francisco Bonet Asesor comercial Jefe de proyecto
Financiero Jefe de proyecto
Técnico Operacional Jefe de proyecto
Director General Jefe de proyecto
APROBACIÓN
Nombre Puesto Fecha Aprobado
Julián Rodrigo Jefe de RRHH Avanza
Responsable del proyecto
Margarita Díaz Pineda Jefe de proyecto
 7. Obtén un listado con los interesados a estas alturas del proyecto. Elabora la matriz Poder
vs Interés.

A estas alturas del proyecto se puede evidenciar los siguientes interesados del proyecto que se
involucran directa e indirectamente en el proceso.

Interés Poder (1-

ID Responsabilidad Nivel de reporte
(1-5) 5)
A Jefe de proyecto de Formamedida Gerencia 5 5
Jefe de Recursos Humanos de
B Jefe de Proyecto 5 5
Avanza
C Director General de Formamedida Jefe de Proyecto 4 2
D Asesor Comercial Formamedida Jefe de Proyecto 3 1
Coachs Profesionales Jefe de Proyecto-jefe RRHH
E 5 3
Formamedida Avanza
F Financiero de Formamedido Jefe de Proyecto 3 3
Técnico de operaciones de
G Jefe de Proyecto 2 1
Formamedida
H Jefe de Calidad de Formamedida Jefe de Proyecto 4 3
I Área completa de RRHH de Avanza Jefe de RRHH de Avanza 5 3
J Director general de Avanza Jefe de Proyecto 4 2

A continuación, se presenta la matriz de poder vs interés y en qué cuadrante se ubican los

interesados de acuerdo con las necesidades.
 8. ¿Cuáles crees que son los principales problemas a los que te deberás enfrentar como
Jefe de Proyecto a corto plazo?

Debido al corto tiempo de vinculación en Formamedida y a pesar de los pequeños cursos de

gestión de proyectos que se han dictado a todos los colaboradores, el estado de madurez de las
capacitaciones es baja. Al no contar con un equipo medianamente preparado en la gestión de
proyectos, se dificulta la comunicación entre las áreas.

Un factor clave en los riesgos del proyecto es la restricción del plazo, se cuenta con un corto
tiempo de ejecución para dar un entregable exitoso.

Es un proyecto pionero en Formamedida, no se cuenta con una metodología de operación ni un

sistema de implantación, por lo tanto, se debe adoptar las herramientas usadas en
multinacionales de aviación.

No hay un pliego concreto con información detallada, en cuanto a un alcance específico.

9. ¿Cuáles son los siguientes pasos que debes dar como Jefe de Proyecto y máximo
responsable de la gestión de operaciones?

Paso 1: Determinar el alcance de los trabajos en función de los objetivos del proyecto

Paso 2: Seleccionar el equipo de trabajo y llevar la gestión del personal

Paso 3: Asignar los trabajos por especialidades.

Paso 4: Controlar la ejecución del proyecto: costes, plazo, calidad.

Paso 5: Acciones correctivas ante posibles desviaciones

Paso 6: Comunicación constante entre la dirección y los departamentos centrales (Administrativo

financiero, Compras y Almacenes, etc.)

Paso 7: Mantener relaciones técnicas y comerciales con el cliente.