TRANSVIALES DE LA COSTA S.

A
MEMORANDO DE PLANEACION ESTRATEGICA
PERIODO 2019

I.- OBJETO Y ALCANCE DEL EXAMEN:

Determinar lo adecuado y razonable de las cifras establecidas en los estados financieros, en
función de su objeto social, y el nivel de confiabilidad de los controles utilizados por la compañía
para tal fin.

II.- GENERALIDADES DE LA EMPRESA.

• HISTORIA DE LA EMPRESA CARACTERISTICA JURIDICA.

TRANS VIALES DE LA COSTA.S.A, es una empresa creada en 1980 cuya actividad principal
es el transporte de carga, sus socios de origen libanes, con un capital Autorizado y Pagado inicial
de $ 2.500.000.000. Su sede es la ciudad de Barranquilla.

• NOMBRE DE LOS DIRECTIVOS A TRATAR

-Abdel Chams- Director ejecutivo
- Amin Abuchaibe – Director de operaciones
-Khalin Abudinam – Director comercial
- Samir Nasra - Director de Recursos Humanos
-Moad Reda – Director de Marketing

• ASUNTOS PARA SEGUIMIENTO.

- la documentación necesaria a obtener para la confección de la auditoría tanto la relacionadas
con la empresa como con su sector de actividad.
- Determinar la eficacia del control interno del que dispone la sociedad
- Identificar el riesgo inherente, de control interno y de auditoría o detección.
- Determinar la importancia relativa de los estados financieros de la sociedad fijando una
cuantía según las condiciones de la sociedad
 - Estudiar cada área fijando unos objetivos y procedimientos específicos.
- Identificar qué tareas hay que acometer.
- Determinar los métodos más apropiados para la realización de cada una de las tareas.
- Determinar el esquema de tiempo dedicado a cada tarea para conseguir la eficiencia y
eficacia esperada.
- Identificar qué personas se encargan de qué tareas.
-
• COMPRENSIÓN Y ANÁLISIS DE LA ACTIVIDAD.
Transviales de la costa S.A es una empresa que lleva 39 años operando en la ciudad de
Barranquilla. Se constituyó la empresa mediante escritura pública de cinco asociados, quienes
responden exclusivamente por el monto de sus contribuciones. El capital está figurado en
acciones del mismo valor con un capital Autorizado y Pagado inicial de $ 2.500.000.000
El objeto social de la entidad está compuesto por una actividad principal: Servicio de transporte
de carga. El gerente general es el ejecutor de todas las disposiciones del directorio y tiene la
representación jurídica, comercial y administrativa de la sociedad, el cargo de gerente es
compatible con el de director. En caso de ausencia ejercerá sus funciones el presidente de
directorio. El gerente usa el sello de la sociedad y cuida que la Contabilidad este al día,
inspeccionando libros, documentos y operaciones así como el normal funcionamiento de la
empresa. La junta de la empresa se realiza en forma obligatoria el primer trimestre de cada año,
en la fecha, hora y lugar que designe el directorio.
Para hablar sobre el sector del transporte por carretera debemos conocer cierta información de
antemano. El sector del transporte de mercancías por carretera es aquel que: “está dedicado a
realizar desplazamientos de mercancías, en vehículos construidos y acondicionados para tal fin”.
Existe una clara relación entre el desarrollo económico de un país, su actividad comercial y la
actividad del transporte. La razón por las que muchas empresas deciden dedicarse a este sector y
por lo que otras tantas deciden transportar sus mercancías por esta vía es debido a las ventajas
que ofrece frente a otro tipo de transporte:

1. Es más barato.
2. Servicio puerta a puerta, es decir, accede con mayor facilidad a los lugares que se le indiquen.
3. Documentación sencilla.
4. Mayor posibilidad de negociar tanto horarios como precios
5. Es flexible, es decir, se adapta a todas las demandas y requerimientos del cliente. Esto provoca
a su vez que mejore la estimación del tiempo de llegada.
6. Mejor trazabilidad, es decir, existe una mejora en los procesos que permiten conocer el
histórico, la ubicación y la trayectoria de los productos a lo largo de la cadena de suministro,
gracias a las nuevas tecnologías.

CIRCUNSTANCIAS ECONOMICA Y TENDENCIAS DEL NEGOCIO

1. La mayoría de las compras están a cargo del jefe comercial, existiendo Comité de
Compras bajo el nivel específico de autorización.
2. Las políticas de ventas están a cargo del Departamento Comercial.
3. Su rotación de cartera es de 60 y 180 días.
4. Durante el año 2017 adquirieron nuevos equipos de transporte innovador para lograr una
mejor demanda y mejor respuesta de los usuarios, situación que requiere de un análisis
específico ya que es un sistema nuevo y pocas personas saben manejarlo dentro de la
empresa.
5. La compañía tiene una participación en el mercado de sus productos de 65% con respecto
a la competencia, sin embargo, se están estableciendo tácticas de mercadeo modernas para
contrarrestarlas y aprovechar la apertura económica decretada por el gobierno

• FACTORES EXTERNOS.
El mercado de la logística de transporte de mercancías a nivel global se encuentra en
una fase de inflexión respecto a lo que se venía haciendo en años anteriores, saliendo a
flote una serie de problemas de distribución que se han vuelto comunes en el sector.
 Retrasos al recoger y/o entregar las mercancías.
 Fallos operacionales en la red de la empresa transportadora
 Tráfico o congestión vehicular no planeada.
 Cambios de ruta de distribución no planeados.
  Competencia desleal
 Vías en mal estado
 Inseguridad
 Fallos en la entrega (devolución de productos, no pago, productos con fallas, etc.).

Los retrasos pueden generar problemas, no solo en áreas internas de la empresa, sino también en
la percepción del cliente final respecto a la calidad del servicio y experiencia de compra.

• POLÍTICAS FINANCIERAS Y PRACTICAS CONTABLES.

La Compañía utiliza entre otros, las siguientes políticas y prácticas contables.
El manejo de los costos se hace a través de estándares para algunos centros de costos
(administración, comercial) y costos reales de producción.
Se fijaron políticas de ventas de la siguiente manera: Cuando se trate de ventas al detalle
no se ofrece, ni ce aceptan descuentos. Cuando se trate de ventas al por mayor, se dará
un descuento comercial del 10%, además si a crédito se adicionará un 5% por pronto
pago.
La política de control mecánico y de reparación de los camiones será los martes cada 15
días.
Los resultados de los estados financieros deben entregarse, como plazo máximo el día
17 del mes siguiente a la finalización del período contable.
Se entrega mensualmente informes de ejecuciones presupuestales.
Se evalúa por parte de la administración las políticas contables, financieras y
presupuestales
• CALCULO DEL NIVEL DE MATERIALIDAD.
Para los parámetros brutos como el total de los pasivos, es razonable un % que se encuentre en el
intervalo entre 0.5% y un 3%. Donde se trabajaron con saldos de cierre y saldos de planeación o
saldos preliminares, de esta forma de va a seleccionar un 3% de lo que se va auditar.
Materialidad $9.659.142.043 x 3%= 289.774.261
Materialidad de desempeño $289.774.261 x 75%=217.330.695
Umbral mínimo $289.774.261 x 5%= 14.488.713
 • AREAS CRÍTICAS.
1.) El mantenimiento de la maquinaria, ya que puede existir poca demanda de los repuestos
de las mismas.
2.) Las cuentas por cobrar con más de 90 días (cuentas de difícil cobro)
3.) La estructura financiera de la empresa debe estar bien consolidad para poder asumir los
cotos y gastos que conlleva la prestación del servicio.

III.- INFORMES Y CORRESPONDENCIA

Actividad Personal Fecha de entrega

Vista Preliminar Guadalupe Jiménez Amaris 30/01/2019

Memorando de
Cely Arrieta Paba 25/06/2019
Planeación
Programas de Auditoría Laura Delgado Orozco 30/11/2019
Ejecución de la Auditoría Vianny Contreras Rivas 10/01/2020

Paula Daza Illidge 20/03/2020

Informe general
Informe final José Flórez Geneco 22/03/2020

III.- FECHAS CLAVES

Iniciación del proceso de Auditoria 20/01/2019
Entrevista inicial con el cliente 30/01/2019
Elaboración cronograma de la Auditoria 15/02/2019
Comentarios y discusión a la planeación 30/06/2019
Fechas de trabajo de Campo
AREA DE PASIVO Fecha Responsable
Obligaciones financieras 10/01/2020 Vianny Contreras
Proveedores 10/02/2020 Laura Delgado
Cuentas por pagar 12/02/2020 Guadalupe Jiménez
Impuestos 18/02/2020 Cely Arrieta
Obligaciones laborales 28/02/2020 Paula Daza
Pasivos estimados 01/03/2020 José Florez

IV.- ENFOQUE

En condición de auditor externo la auditoria de desarrollar periódicamente, y se evaluarán el

cumplimiento de las directrices de la asamblea de socios, en lo referente a la presentación
mensual de la información financiera a la junta directiva, su análisis, su ejecución, el control
interno, y la salvaguarda de los recursos financieros.

VI.- FACTORES DE IMPORTANCIA

Sistema de Información Financiera – Contable

 Los libros oficiales de Contabilidad se encuentran en custodia y responsabilidad del
Contador de la entidad.
 Se presentan mensualmente a la Junta directiva los Estados Financieros intermedios, los
cuales son analizados por sus miembros.
 En la entidad existe Revisoría Fiscal, la cual es la responsable legal de diagnosticar la
razonabilidad de las cifras que muestren la Información Financiera.

Área de Pasivos:
 La empresa no maneja Obligaciones en moneda extranjera
 Los pagos a sus proveedores los realiza a través de cheques y transferencias bancarias.
V.- PERSONAL VINCULADO Y TIEMPO DEDICADO AL TRABAJO
• PERSONAL

Tiempo de dedicación (horas)

Nombre Cargo Hrs.
E F M A M J JL A S O N D
Paula Daza Supervisor 15 14 12 20 20 18 5 6 5 4 8 10 137
Gerente
Cely Arrieta 16 14 13 19 20 17 5 6 5 4 8 10 137
Auditoria
Vianny Aud.
18 18 15 21 23 24 5 6 5 4 8 15 162
Contreras Encargado
Laura
Auxiliar 1 18 18 15 20 23 24 5 6 5 4 8 15 161
Delgado
Guadalupe
Aud. Encar. 2 0 0 0 21 24 21 16 18 15 14 25 30 184
Jiménez
José Florez Auxiliar 2 0 0 0 21 24 21 16 18 15 14 25 30 184
TOTAL 67 64 55 122 134 125 52 60 50 44 82 110 965

PLANEACION

Tiempo de dedicación (horas)

Nombre Cargo Hrs.
E F M A M J JL A S O N D
Paula Daza Supervisor 15 14 12 13 12 11 0 0 0 0 0 0 77
Gerente
Cely Arrieta 16 14 13 12 12 10 0 0 0 0 0 0 77
Auditoria
Vianny Aud.
18 18 15 14 15 17 0 0 0 0 0 0 97
Contreras Encargado
Laura
Auxiliar 1 18 18 15 13 15 17 0 0 0 0 0 0 96
Delgado
TOTAL 67 64 55 52 54 55 0 0 0 0 0 0 347
EVALUACION AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Tiempo de dedicación (horas)

Nombre Cargo Hrs.
E F M A M J JL A S O N D
Guadalupe
Aud. Encar. 2 0 0 0 7 8 7 6 6 5 6 9 10 64
Jiménez
José Florez Auxiliar 2 0 0 0 7 8 7 6 6 5 6 9 10 64
TOTAL 0 0 0 14 16 14 12 12 10 12 18 20 128

Área de Obligaciones Financieras

Tiempo de dedicación (horas)

Nombre Cargo Hrs.
E F M A M J JL A S O N D
Vianny
Aud. Enc. 1 0 0 0 7 8 7 5 6 5 4 8 15 65
Contreras
Laura
Auxiliar 1 0 0 0 7 8 7 5 6 5 4 8 15 65
Delgado
TOTAL 0 0 0 14 16 14 10 12 10 8 16 30 130

Cuentas por Pagar

Tiempo de dedicación (horas)
Nombre Cargo Hrs.
E F M A M J JL A S O N D
Guadalupe Aud. Encarg
0 0 0 7 8 7 5 6 5 4 8 10 60
Jiménez 2
José Florez Auxiliar 2 0 0 0 7 8 7 5 6 5 4 8 10 60
TOTAL 0 0 0 14 16 14 10 12 10 8 16 20 120

Obligaciones Fiscales
Tiempo de dedicación (horas)
Nombre Cargo Hrs.
E F M A M J JL A S O N D
Gerente
Cely Arrieta 0 0 0 7 8 7 5 6 5 4 8 10 60
Auditoria
Paula Daza Supervisor 0 0 0 7 8 7 5 6 5 4 8 10 60
TOTAL 0 0 0 14 16 14 10 12 10 8 16 20 120
CORTE DE INSTRUMENTOS FINANCIEROS

Tiempo de dedicación (horas)

Nombre Cargo Hrs.
E F M A M J JL A S O N D
Guadalupe Aud. Encarg
0 0 0 7 8 7 5 6 5 4 8 10 60
Jimenez 2
José Florez Auxiliar 2 0 0 0 7 8 7 5 6 5 4 8 10 60
TOTAL 0 0 0 14 16 14 10 12 10 8 16 20 120