¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es un conjunto de metodologías para planificar y dirigir los

procesos de un proyecto. Un proyecto comprende un cúmulo específico de operaciones

diseñadas para lograr un objetivo con un alcance, recursos, inicio y final establecidos.

Los objetivos de la gestión de proyectos son:

 Gestionar el inicio y la evolución de un proyecto;

 Controlar y responder ante problemas que surjan durante un proyecto;

 Facilitar la finalización y aprobación del proyecto.

Los proyectos son independientes de la actividad diaria empresarial, por lo que se

requiere que se organicen una serie de reuniones para ver cuáles son los objetivos

específicos del proyecto. Para que el proyecto tenga éxito es esencial que se realice un

trabajo en equipo eficiente. La manera en la que la gestión de proyectos dirigirá el trabajo

depende de varios factores, entre ellos: la escalabilidad (la posibilidad de que el proyecto

crezca), la importancia y la complejidad de las tareas.

La gestión del proyecto está esencialmente dirigida a conseguir los objetivos

preestablecidos para proporcionar un beneficio a la organización. Los objetivos pueden

expresarse en términos de: resultados (como la creación de una nueva sede

central); consecuencias (como la reubicación de los empleados a nueva

sede); beneficios (reducción de costes de cheques de comida, del mantenimiento de las

máquinas o instalaciones) u objetivos estratégicos (como duplicar el rendimiento

corporativo en tres años).

más comunes son el tiempo, el coste y el alcance. Estas restricciones forman parte de todos

los proyectos y juntas forman el Triángulo de Gestión de Proyectos. El alcance es

importante para especificar todos los pasos del desarrollo del proyecto. Por otra parte,

el tiempo es un recurso invaluable. Si bien podemos controlar los procesos, no podemos

controlar el tiempo. Por lo que es un verdadero desafío poder utilizar el tiempo de manera

eficiente, mantener el proyecto dentro del cronograma y alcanzar los objetivos deseados.

Sin embargo, el coste está compuesto por un presupuesto establecido en la etapa inicial del

proyecto. Después, éste se compara con la cifra que se propuso inicialmente. Las tres

restricciones están interconectadas y dependen mucho la una de la otra. Una vez que se

reduce el tiempo asignado para el proyecto, el costo aumenta. Además, el alcance del

proyecto dicta el ritmo y una serie de recursos necesarios para realizar y completar con

éxito el proyecto.

La norma ISO que establece unos estándares para la dirección y gestión de

proyectos es la norma ISO 21500. Esta normativa tiene como objetivo principal conseguir

dar una orientación a las organizaciones en su gestión. En ella se describen los diferentes

conceptos y procesos dentro de una compañía para estabilizar y sistematizar las tareas, así

como la homogeneización de las actividades. Es decir, pretende que el resultado de un

proceso sea el mismo independientemente de la persona que lo realiza. La estructura de la

norma ISO 21500 continúa con las directrices del PMBOK, uno de los certificados

del Project Management Institute (PMI) o instituto de gestión de proyectos.

«Las operaciones mantienen las luces encendidas, la estrategia proporciona una luz

al final del túnel, pero la gestión del proyecto es el motor del tren que hace avanzar a la
organización.» – Joy Gumz, especialista TIC que trabaja para ISAO Standards

Organization y NASA Appel.

Las 5 fases de la gestión de proyectos

El PMI es una organización que ofrece formación sobre gestión de proyectos. Para

acreditar el conocimiento de gestión de proyectos, esta organización tiene ocho tipos de

certificados. El PMI divide los proyectos en 5 fases:

1. Análisis de viabilidad del proyecto (feasibility study)

Es la primera fase de un proyecto y se basa en analizar si este sigue adelante. Este

paso se realiza porque, a menudo, el beneficio que la empresa obtendría al implementar el

proyecto es mayor que la inversión. Para investigar las posibilidades del proyecto, hay que

tener en cuenta factores como el tiempo, los recursos y el coste. El análisis de viabilidad del

proyecto debe incluir:

 Creación del registro de seguimiento del proyecto en un software

empresarial;

 Análisis previo del alcance del proyecto (se plantea qué alcance debe tener

el proyecto, qué metodología se va a llevar a cabo, qué departamentos deben

estar involucrados, etc.);

 Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto;

 Análisis del beneficio y el coste previsto, la viabilidad de los plazos

pactados y la calidad que se pretende.

Si el balance del análisis de viabilidad es positivo, se puede proceder a la segunda

fase.
 2. Planificación detallada del trabajo a realizar

El objetivo de esta fase es detallar todas aquellas tareas a realizar y los recursos

necesarios. Si no se define con claridad, esto puede repercutir (muy) negativamente en la

empresa. Para establecer estas tareas y recursos con la mayor precisión se debe:

 Revisar el análisis del alcance del proyecto;

 Realizar estimaciones de esfuerzo, costes y recursos;

 Definir el plan de proyecto.

Si el proyecto sigue adelante, se debe redactar toda esta información en los términos

de acuerdo.

3. Ejecución del proyecto

Durante esta fase las empresas despliegan todo su know how. El know how es el

conjunto de técnicas, formas de administrar los recursos y de gestionar los procesos.

Algunos softwares de gestión de proyectos te permiten crear automáticamente un

informe. En esta fase suelen surgir los problemas. Las acciones que se realizan durante esta

etapa son las de:

 Establecer el entorno de trabajo (grupos y flujos de trabajo);

 Asignar las tareas planificadas a los recursos disponibles;

 Ejecutar las tareas planificadas;

 Gestionar las peticiones de cambio.

Esta fase, junto con la anterior, supone una de las más importantes para el proyecto.

En esta etapa se comprueba si se está cumpliendo toda la planificación y si se

están superando todas las expectativas de calidad. De esta forma se puede responder de

manera rápida y eficiente ante los problemas que surjan. Con un módulo de gestión de

proyectos se puede realizar un seguimiento actualizado de los procesos, incluyendo el

avance, los tiempos y los costes. En esta fase se realizan esencialmente cuatro tipos de

actividades:

 Seguimiento de tareas e hitos planificados;

 Gestión de entregables (incluido control de la calidad);

 Gestión de incidencias que han surgido y que pueden surgir durante el

proceso (como, por ejemplo, que un flujo de trabajo no esté bien relacionado o

conectado);

 Generación de informes de seguimiento (informes para los directores o jefes

de proyecto informando sobre si el proyecto va según lo planificado).

5. Cierre del proyecto

Esta última fase consiste en evaluar y verificar que todo esté como debiera antes de

cerrar el proyecto. El análisis de fallos del proyecto hará que en el futuro se tomen

decisiones más realistas y seguras. Para llevar esta evaluación a cabo, se suele usar

una checklist (o lista de control en español). Las tareas de esta etapa son:

 Cierre formal del proyecto por parte de todos los involucrados (stakeholders);

 Realización del backup (copia de seguridad) del proyecto;

 Actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido.

¿Cuáles son las metodologías más utilizadas en la gestión de proyectos?

Dentro de todas las diferentes metodologías que existen para llevar a cabo un

proyecto, se pueden establecer seis categorías diferentes. Estas categorías son: la

metodología secuencial tradicional, PMI/PMBOK; Agile; de gestión de cambio; basada en

el proceso; y, otras metodologías.

La metodología secuencial tradicional

Las metodologías tradicionales se basan en etapas secuenciales en las que se tiene

que terminar una fase antes de pasar a la siguiente. Esto da lugar a documentos que

permiten comprobar el correcto desarrollo y finalización de cada fase. Este tipo de

desarrollo tiene la ventaja de que permite un control de cada fase por parte de todos los

responsables y sus superiores. Sin embargo, esto provoca que los proyectos sean muy

‘estáticos’, es decir, que, si se necesita cambiar cualquier cosa dentro del proyecto, haya

que volver al inicio, y comenzar otra vez casi desde cero. Las metodologías más conocidas

dentro de esta categoría son las de Waterfall, Critical Path Method (CPM) y Critical

Chain Project Management (CCPM).

PMI/PMBOK

Esta categoría está compuesta por la metodología establecida por el Project

Management Institute. Ésta sigue las cinco fases de la gestión de proyectos descritas en

la Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), en español Guía del

cuerpo de conocimiento de la gestión de proyectos. Sin embargo, hay muchos jefes de

convenciones para dirigir proyectos.

Agile

La categoría Agile se llama así ya que está compuesta por la metodología del mismo

nombre, y de ella surgieron otras metodologías: Scrum, Kanban, Extreme Programming

(XP) y Adaptive Project Framework (APF). En el manifestó Agile se valoran algunos

elementos por encima de otros:

 Los trabajadores y las interacciones sobre procesos y herramientas;

 Un software funcional sobre una documentación general;

 Una colaboración con el cliente sobre la negociación de un contrato;

 La capacidad de responder sobre la habilidad para seguir un plan

establecido.

Gestión de cambio (change management)

Existen las metodologías que se ocupan de la gestión de proyectos, pero

enfocándose en la gestión del cambio, especialmente en la planificación de los riesgos y

tomando el control del cambio cuando se produce. Los métodos más conocidos son: Event

Chain Methodology, cuya idea subyacente es que existen riesgos potenciales que a

menudo se encuentran fuera del alcance del proyecto; y, Extreme Project Management,

siendo lo contrario de Waterfall, ya que te ofrece una forma de gestionar el cambio masivo

y avanzar hacia la finalización del proyecto.

Metodologías basadas en el proceso

En esta categoría, las metodologías están dirigidas hacia las áreas de gestión de

procesos de negocio (Business Process Management, BPM), donde cada método enfoca el

manufacturing (centrado en la simplificación y reducción de los desperdicios); Six

Sigma (basada en estadísticas para mejorar la calidad de un proceso al medir los defectos o

errores presentes y reducirlo hasta que esté lo más cerca posible a cero); Lean Six

Sigma (combina el enfoque minimalista de Lean -“sin desperdicio» y la mejora de la

calidad de Six Sigma «cero defectos»); y Process-Based Project Management o gestión

de proyectos basado en procesos (alinea todos los objetivos del proyecto con la misión y los

valores corporativos de una empresa).

Otras metodologías

En esta categoría se encuentran aquellas metodologías que, aún siendo importantes,

no encajan dentro de las categorías anteriores. Estas metodologías son: PRINCE2 y

PRISM. La primera, PRINCE2 (Projects In Controlled Environments o Proyectos en

Ambientes Controlados, en español) administra proyectos y se caracteriza por un enfoque

de planificación basado en productos. La metodología PRISM (Projects Integrating

Sustainable Methods o Proyectos Integración de métodos sostenibles en español) tiene

como objetivo gestionar el cambio a la vez que incorpora sostenibilidad ambiental en sus

procesos.

Costes de un sistema de gestión de proyectos

El sistema de gestión de proyectos se suele encontrar como un módulo dentro del

ERP o, incluso, como un módulo independiente especializado. Un sistema de gestión de

proyectos independiente se puede integrar con el software ERP y comparar

automáticamente la estimación del proyecto con los datos obtenidos del ERP.
 El coste depende de varios factores: las licencias, el alojamiento, la cantidad de

funcionalidades, el proveedor, y hasta se distribuye de manera diferente dependiendo de si

se compra o si se “alquila” (con el modelo de software como servicio, SaaS). Otro factor

que influye en el precio de un software sería el tamaño de la empresa y sus características

específicas. Durante las negociaciones con el proveedor es muy importante redactar

un Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS) para ver qué condiciones, precio y duración se

establecen y qué servicios del proveedor han de pagarse aparte.

Otra cosa que la empresa ha de tener en cuenta es el número de licencias y la

cantidad de usuarios completos y usuarios limitados que va a tener, y analizar hasta qué

punto tendrá alcance la autorización de cada usuario.

Una decisión importante que la empresa tiene que tomar es si la solución estará

alojada en local (on-premise), en la nube o de forma híbrida. Algunas empresas

tienen datos sensibles y se sienten más seguras almacenando sus datos en local, aunque

esto suponga un desembolso inicial mayor que si se hace de tipo SaaS. La nube también

ofrece seguridad, sin embargo, algunas empresas tienen algunas dudas debido a la

incertidumbre por la pérdida de control de sus datos o, por ejemplo, por tener que

asegurarse de que su proveedor cumple con todos los aspectos legales.

Las funcionalidades también suponen una buena parte del coste de la

implementación de este sistema. Para reducir gastos, hay que tener en cuenta qué

funcionalidades son las que realmente requiere. Por ejemplo, es posible que una empresa

necesite una herramienta de gestión calidad, pero, sin embargo, no requiera que el sistema

esté disponible en varios idiomas o para diferentes divisas.

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