Normas de Contro Interno
Normas de Contro Interno
Normas de Contro Interno
Nº 87 DEL 14-DIC-2009
ACUERDO Nº 039-CG
Licenciado
Luis Fernando Badillo Guerrero
DIRECTOR DEL REGISTRO OFICIAL (E)
Ciudad
Señor Director:
Como alcance a mi oficio 21745 SGEN de 17 de noviembre del 2009, solicité a usted se sirva disponer la publicación en
el Registro Oficial, del Acuerdo 039-CG de 16 de noviembre del 2009, suscrito por el doctor Carlos Pólit Faggioni,
Contralor General del Estado, mediante el cual expide las “Normas de Control Interno para las entidades, organismos
del sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos”.
En razón de que en el Registro Oficial 078 de 1 de diciembre del 2009 se publicó únicamente el Acuerdo antes indicado
y no las Normas de Control Interno, en esta oportunidad le pido que se sirva disponer la publicación de las “Normas de
Control Interno para las entidades, organismos del sector público y personas jurídicas de derecho privado que
dispongan de recursos públicos”, para cuyo fin, acompaño la versión en medio magnético e impreso del documento en
referencia.
Atentamente,
INDICE Págs.
PRESENTACIÓN ………………………………. 7
ACUERDO
INTRODUCCIÓN ……………………………… 8
ESTRUCTURA … 9
PRESENTACIÓN
La Contraloría General del Estado, frente a los cambios en la legislación ecuatoriana que
se han producido a partir de la emisión de la nueva Constitución de la República del
Ecuador, reformas a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y otras
disposiciones legales y normativas para los sectores ambiental, eléctrico, administrativo,
talento humano, información pública, finanzas públicas, contratación pública, entre otras;
y, los avances y mejores prácticas en la administración pública moderna emitidos por las
organizaciones internacionales encargadas de su investigación y divulgación, consideró
necesario actualizar las Normas de Control Interno, para proveer a las entidades,
organismos del sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de
recursos públicos, de un importante marco normativo a través del cual puedan
desarrollarse para alcanzar sus objetivos y maximizar los servicios públicos que deben
proporcionar a la comunidad.
Las Normas de Control Interno son concordantes con el marco legal vigente y están
diseñadas bajo principios administrativos, disposiciones legales y normativa técnica
pertinente.
INTRODUCCIÓN
Antecedentes
En noviembre del mismo año, con Acuerdo 000971, la Contraloría General del Estado
expidió las primeras Normas Técnicas de Control Interno conjuntamente con las Políticas
de Contabilidad, Normas Técnicas de Contabilidad y Políticas de Auditoría del Sector
Público. Esta normatividad fue actualizada en abril de 1994, con la expedición del
Acuerdo 017-CG.
Los cambios en el ordenamiento jurídico del país, a partir de ese mismo año, los avances
y mejores prácticas en la gestión pública, exigen la actualización de las normas de
control interno, cuya aplicación propiciará el mejoramiento de los sistemas de control
interno y la administración pública en relación a la utilización de los recursos estatales y
la consecución de los objetivos institucionales.
Los tres primeros, conforman el primer campo y representan el grupo y subgrupo, así
- Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para otorgar bienes y
servicios públicos de calidad.
Un ambiente propicio para el control, estimula e influencia las tareas del personal con
respecto al control de sus actividades. En este contexto, el personal es la esencia de
cualquier entidad, al igual que sus atributos individuales como la integridad y valores
éticos y el ambiente donde operan, constituyen el motor que la conduce y la base que
soporta el sistema.
La máxima autoridad de cada entidad establecerá en forma clara y por escrito las líneas
de conducta y las medidas de control para alcanzar los objetivos de la institución de
acuerdo con las disposiciones y los lineamientos del gobierno y demás organismos, para
lo cual mantendrá un ambiente de confianza basado en la seguridad, integridad y
competencia de las personas; de honestidad y de respaldo hacia el control interno; así
como, garantizará el uso eficiente de los recursos y protegerá el medio ambiente.
La máxima autoridad y los directivos establecerán los principios y valores éticos como
parte de la cultura organizacional para que perduren frente a los cambios de las personas
de libre remoción; estos valores rigen la conducta de su personal, orientando su
integridad y compromiso hacia la organización.
La máxima autoridad de cada entidad emitirá formalmente las normas propias del código
de ética, para contribuir al buen uso de los recursos públicos y al combate a la
corrupción.
Las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que
dispongan de recursos públicos, implantarán, pondrán en funcionamiento y
actualizarán el sistema de planificación, así como el establecimiento de
indicadores de gestión que permitan evaluar el cumplimiento de los fines,
objetivos y la eficiencia de la gestión institucional.
Las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que
dispongan de recursos públicos requieren para su gestión, la implantación de un sistema
de planificación que incluya la formulación, ejecución, control, seguimiento y evaluación
de un plan plurianual institucional y planes operativos anuales, que considerarán como
base la función, misión y visión institucionales y que tendrán consistencia con los planes
de gobierno y los lineamientos del organismo técnico de planificación.
La formulación del plan operativo anual deberá coordinarse con los procesos y políticas
establecidos por el Sistema Nacional de Planificación (SNP), las Normas del Sistema
Nacional de Inversión Pública (SNIP), las directrices del sistema de presupuesto, así
como el análisis pormenorizado de la situación y del entorno. Asimismo, dichas acciones
se diseñarán para coadyuvar el cumplimiento de los componentes de la administración
estratégica antes mencionada. Como toda actividad de planificación requiere seguimiento
y evaluación permanente.
El control interno incluirá las políticas y prácticas necesarias para asegurar una
apropiada planificación y administración del talento humano de la institución,
de manera que se garantice el desarrollo profesional y asegure la transparencia,
eficacia y vocación de servicio.
El talento humano es lo más valioso que posee cualquier institución, por lo que debe ser
tratado y conducido de forma tal que se consiga su más elevado rendimiento. Es
responsabilidad de la dirección encaminar su satisfacción personal en el trabajo que
realiza, procurando su enriquecimiento humano y técnico.
La administración del talento humano, constituye una parte importante del ambiente de
control, cumple con el papel esencial de fomentar un ambiente ético desarrollando el
profesionalismo y fortaleciendo la transparencia en las prácticas diarias. Esto se hace
visible en la ejecución de los procesos de planificación, clasificación, reclutamiento y
selección de personal, capacitación, evaluación del desempeño y promoción y en la
aplicación de principios de justicia y equidad, así como el apego a la normativa y marco
legal que regulan las relaciones laborales.
Las resoluciones administrativas que se adopten por delegación serán consideradas como
dictadas por la autoridad delegante. El delegado será personalmente responsable de las
decisiones y omisiones con relación al cumplimiento de la delegación.
Cada institución, cuando se justifique, contará con una Unidad de Auditoría Interna
organizada, con independencia y con los recursos necesarios para que brinde asesoría
oportuna y profesional en el ámbito de su competencia, agregando valor a la gestión
institucional y garantía razonable de que la gestión de la máxima autoridad y demás
servidoras y servidores, se realiza con apego a las normas vigentes.
Los directivos de la entidad identificarán los riesgos que puedan afectar el logro
de los objetivos institucionales debido a factores internos o externos, así como
emprenderán las medidas pertinentes para afrontar exitosamente tales riesgos.
Los directivos de las entidades del sector público y las personas jurídicas de
derecho privado que dispongan de recursos públicos, realizarán el plan de
mitigación de riesgos desarrollando y documentando una estrategia clara,
organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos que puedan
impactar en la entidad impidiendo el logro de sus objetivos.
En el plan de mitigación de riesgos se desarrollará una estrategia de gestión, que incluya
su proceso e implementación. Se definirán objetivos y metas, asignando
responsabilidades para áreas específicas, identificando conocimientos técnicos,
describiendo el proceso de evaluación de riesgos y las áreas a considerar, detallando
indicadores de riesgos, delineando procedimientos para las estrategias del manejo,
estableciendo lineamientos para el monitoreo y definiendo los reportes, documentos y las
comunicaciones necesarias.
Los directivos de las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho
privado que dispongan de recursos públicos, desarrollarán planes, métodos de respuesta
y monitoreo de cambios, así como un programa que prevea los recursos necesarios para
definir acciones en respuesta a los riesgos. Una adecuada planeación de la administración
de los riesgos, reduce la eventualidad de la ocurrencia y del efecto negativo de éstos
(impacto) y alerta a la entidad respecto de su adaptación frente a los cambios.
La metodología para analizar riesgos puede variar, porque algunos son difíciles de
cuantificar, mientras que otros se prestan para un diagnóstico numérico.
Evitar el riesgo implica, prevenir las actividades que los originan. La reducción incluye los
métodos y técnicas específicas para tratar con ellos, identificándolos y proveyendo
acciones para la reducción de su probabilidad e impacto. El compartirlo reduce la
probabilidad y el impacto mediante la transferencia u otra manera de compartir una
parte del riesgo. La aceptación no realiza acción alguna para afectar la probabilidad o el
impacto.
Como parte de la administración de riesgos, los directivos considerarán para cada riesgo
significativo las respuestas potenciales a base de un rango de respuestas. A partir de la
selección de una respuesta, se volverá a medir el riesgo sobre su base residual,
reconociendo que siempre existirá algún nivel de riesgo residual por causa de la
incertidumbre inherente y las limitaciones propias de cada actividad.
Las actividades de control se dan en toda la organización, en todos los niveles y en todas
las funciones. Incluyen una diversidad de acciones de control de detección y prevención,
tales como: separación de funciones incompatibles, procedimientos de aprobación y
autorización, verificaciones, controles sobre el acceso a recursos y archivos, revisión del
desempeño de operaciones, segregación de responsabilidades de autorización, ejecución,
registro y comprobación de transacciones, revisión de procesos y acciones correctivas
cuando se detectan desviaciones e incumplimientos.
Para ser efectivas, las actividades de control deben ser apropiadas, funcionar
consistentemente de acuerdo a un plan a lo largo de un período y estar relacionadas
directamente con los objetivos de la entidad.
401 Generales
La conformidad con los términos y condiciones de una autorización implica que las tareas
que desarrollarán las servidoras y servidores, que han sido asignadas dentro de sus
respectivas competencias, se adecuarán a las disposiciones emanadas por la dirección,
en concordancia con el marco legal.
401-03 Supervisión
En la formulación del presupuesto de las entidades del sector público se observarán los
principios presupuestarios de: universalidad, unidad, programación, equilibrio y
estabilidad, plurianualidad, eficiencia, eficacia, transparencia, flexibilidad y especificación,
para que el presupuesto cuente con atributos que vinculen los objetivos del plan con la
administración de recursos, tanto en el aspecto financiero, como en las metas fiscales.
Para los componentes del sistema de administración financiera tales como: Presupuesto,
Contabilidad Gubernamental, Tesorería, Recaudación, Nómina, Control Físico de Bienes,
Deuda Pública y Convenios, se coordinarán e implantarán procedimientos de control
interno necesarios para que sean cumplidos por las servidoras y servidores de acuerdo a
las funciones asignadas, con la finalidad de que generen adecuados registros que hagan
efectivos los propósitos de transparencia y rendición de cuentas.
1. Que la obligación o deuda sea veraz y corresponda a una transacción financiera que
haya reunido los requisitos exigidos en la fase del control previo, que se haya registrado
contablemente y contenga la autorización respectiva, así como mantenga su
razonabilidad y exactitud aritmética.
2. Que los bienes o servicios recibidos guarden conformidad plena con la calidad y
cantidad descritas o detalladas en la factura o en el contrato, en el ingreso a bodega o en
el acta de recepción e informe técnico legalizados y que evidencien la obligación o deuda
correspondiente.
7. La sujeción del hecho económico que genera el ingreso a las normas que rigen su
proceso.
Los ingresos de autogestión, son recursos que las entidades y organismos del sector
público obtienen por la venta de bienes y servicios, tasas, contribuciones, derechos,
arrendamientos, rentas de inversiones, multas y otros, se recaudarán a través de las
cuentas rotativas de ingresos aperturadas en los bancos corresponsales del depositario
oficial de los fondos públicos o en las cuentas institucionales disponibles en el depositario
oficial.
La recaudación de los recursos públicos podrá hacerse de manera directa o por medio de
la red bancaria privada. En ambos casos se canalizará a través de las cuentas rotativas
de ingresos abiertas en los bancos corresponsales.
Por cada recaudación que realice una entidad u organismo del sector público, por
cualquier concepto, se entregará al usuario el original del comprobante de ingreso
preimpreso y prenumerado o una especie valorada; estos documentos cumplirán con los
requisitos establecidos por el organismo rector en materia tributaria y respaldarán las
transacciones realizadas, permitiendo el control sobre los recursos que ingresan al Tesoro
Nacional. Diariamente se preparará, a modo de resumen, el reporte de los valores
recaudados.
Ninguna institución por ningún concepto, podrá cobrar tasa y/o tarifa alguna por la venta
de bienes y servicios, sin que medie la comercialización de especies valoradas, factura,
nota de venta y otros documentos autorizados por el organismo rector en materia
tributaria.
Las entidades públicas mantendrán un control interno estricto y permanente del uso y
destino de los formularios para recaudación de recursos.
Los ingresos que se generen por la venta de las especies valoradas constarán
obligatoriamente en los presupuestos institucionales y se depositarán en la cuenta
rotativa de ingresos en los bancos corresponsales.
El Instituto Geográfico Militar es el único organismo autorizado para elaborar las especies
valoradas para todo el sector público del Ecuador.
El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores estará respaldado por una
garantía razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad.
A la Cuenta Corriente Unica del Tesoro Nacional ingresarán todos los recursos
provenientes de cualquier fuente que alimenta el Presupuesto General del
Estado y de los gobiernos seccionales, a través de cuentas auxiliares. Se
exceptúan únicamente aquellas cuentas que deban mantenerse en función de
los convenios internacionales que el país mantiene con otros países y las que
correspondan a las empresas del Estado.
La apertura de cuentas para las instituciones del sector público en el depositario oficial
será autorizada exclusivamente por la unidad responsable del Tesoro Nacional; ninguna
institución pública podrá aperturar cuentas fuera del depositario oficial de los fondos
públicos.
Para el caso del pago de la deuda, con el propósito de identificar la fuente de donde
provienen los recursos, la Cuenta Corriente Unica del Tesoro Nacional se dividirá en
cuentas auxiliares: entre otras la denominada cuentas para la provisión del pago de la
deuda pública.
Las conciliaciones bancarias se realizan comparando los movimientos del libro bancos de
la entidad, con los registros y saldos de los estados bancarios a una fecha determinada,
para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno
u otro lado. La conciliación de los saldos contables y bancarios, permite verificar si las
operaciones efectuadas por la Unidad Administrativa de Tesorería han sido oportunas y
adecuadamente registradas en la contabilidad.
Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliación, éste será efectuado por
uno o varios servidoras o servidores no vinculados con la recepción, depósito o
transferencia de fondos y/o registro contable de las operaciones relacionadas.
Cuando las conciliaciones se efectúen soportadas en sistemas computarizados y en
tiempo real, la entidad debe velar para que las aplicaciones incorporen los controles de
carga y validación de la información, el registro manual o automático de operaciones que
permitan ajustar las diferencias y estén respaldados por los respectivos manuales de
operación, instructivos y ayudas en línea.
b) Los pagos que se efectúen estarán dentro de los límites de la programación de caja
autorizada;
Para estos efectos, se entenderá por documentos justificativos, los que determinan un
compromiso presupuestario y por documentos comprobatorios, los que demuestren
entrega de las obras, bienes o servicios contratados.
El pago de las obligaciones a los beneficiarios, será ordenado por la unidad responsable
del Tesoro Nacional al Depositario Oficial de los fondos públicos; dichas obligaciones se
registrarán apropiadamente por las instituciones y se solicitarán de acuerdo al programa
mensual aprobado. Entre estos pagos se incluye el servicio de la deuda pública.
Para realizar los pagos la unidad responsable del Tesoro Nacional debitará de la cuenta
correspondiente y acreditará en las cuentas de los beneficiarios finales los valores
pertinentes, debiendo utilizar los mecanismos establecidos por el depositario oficial de los
fondos públicos, siendo ésta la única forma de pago prevista para el mencionado sector.
Por excepción se manejarán los conceptos de cuenta virtual para los casos en que los
beneficiarios no pueden aperturar cuentas en el sistema financiero nacional. La cuenta
virtual es un proceso de pagos vía electrónica que define en un solo débito la salida de
recursos a través de la entidad bancaria, proceso que norma el organismo rector de las
finanzas públicas.
Los pagos realizados por el ente responsable del Tesoro Nacional se originarán
exclusivamente en el devengamiento y solicitud de pago realizado por las instituciones
del sector público, el cumplimiento de los requisitos necesarios para respaldar una
obligación legalmente exigible, es de exclusiva responsabilidad de la entidad solicitante.
Los gastos adicionales que se originen por concepto de intereses o multas por mora
injustificada en el pago de las obligaciones con retraso, será de responsabilidad personal
y pecuniaria de quien o quienes los hayan ocasionado, por acción u omisión.
Las entidades y organismos del sector público, para la correcta utilización de los
recursos financieros, elaborarán la programación de caja, en la que se
establecerá la previsión calendarizada de las disponibilidades efectivas de
fondos y su adecuada utilización, permitiendo compatibilizar la ejecución
presupuestaria anual en función de las disponibilidades.
Cada entidad elaborará el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de sus recursos.
Este flujo de caja debe estar acorde con el plan operativo anual y los planes estratégicos
institucionales.
Un instrumento de la programación financiera es el flujo de caja, que refleja las
proyecciones de ingresos y gastos de un período e identifica las necesidades de
financiamiento a corto plazo, así como los posibles excedentes de caja.
En los contratos que celebren las entidades del sector público, para asegurar el
cumplimiento de los mismos, se exigirá a los oferentes o contratistas la
presentación de las garantías en las condiciones y montos señalados en la ley.
Los contratos que generalmente celebran las entidades del sector público son de:
adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios,
incluidos los de consultoría, cuyas cláusulas contractuales contemplan el pago de
anticipos, previo a la entrega de una garantía, en las condiciones y montos señalados en
la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.
El uso del correo electrónico u otras formas de comunicación tecnológica es otro medio
que permite contar de inmediato con documentos que sustenten la naturaleza y detalles
de las operaciones, cuyo respaldo formal estará sujeto a la obtención de los documentos
originales.
Por efectos de seguridad las entidades mantendrán archivos electrónicos y/o físicos.
Las entidades y organismos del sector público, podrán invertir los excedentes
temporales de caja en el mercado nacional o internacional, para lo cual se
considerará la mejor opción para el Estado y las indicadas entidades.
Las inversiones financieras de corto plazo que mantengan las entidades del sector público
a excepción de los organismos seccionales, empresas públicas e institutos de seguridad
social serán redimidas hasta el cierre del ejercicio fiscal.
Las negociaciones de corto plazo que realice el Tesoro Nacional y las entidades del sector
público no requieren de partida presupuestaria para la inversión y la amortización del
capital pero sí para los gastos de comisiones y rendimientos.
Sobre la base del saldo de los registros contables auxiliares, personas independientes de
la custodia y registro de las operaciones realizarán constataciones físicas de los valores
fiduciarios existentes.
Esta acción será efectuada por la Unidad de Auditoría Interna y/o por una comisión
nombrada para el efecto, la misma que actuará bajo la responsabilidad del titular
financiero de cada entidad, pudiendo realizar dicho control en forma trimestral o
semestral.
Oficina de Apoyo (Back Office), constituida por las dependencias encargadas del registro,
control, gestión y utilización de la deuda, así como de la generación de estadísticas y
reportes.
Las funciones y responsabilidades se elaborarán con base a la política fiscal del gobierno
y a las disposiciones legales, normas y reglamentación vigente.
Las políticas partirán de la planificación del gobierno, debiendo considerar los aspectos de
política fiscal, económica y de desarrollo del país. Para este efecto, las entidades que
intervienen en esta materia, deben tener un conocimiento mutuo de sus objetivos, dada
la interdependencia de sus diversos instrumentos para el desarrollo de estas políticas.
Las instituciones que no tengan aprobado su presupuesto, en el que consten las partidas
de desembolsos y asignaciones destinadas a las inversiones, así como las del servicio de
la deuda, no podrán contratar préstamos.
Esta norma será aplicada por el Ministerio de Finanzas que administra e informa sobre el
endeudamiento público a nivel nacional.
Las entidades y organismos del sector público para el registro y control de las
transacciones relacionadas con la deuda pública, observarán los principios y
normas técnicas para el sistema de administración financiera, emitidas por el
Ministerio de Finanzas.
La conciliación de desembolsos con los acreedores, con los agentes financieros y con el
Banco Central del Ecuador permite un mejor control sobre los saldos adeudados de los
préstamos.
La conciliación con las unidades ejecutoras facilita el control sobre los desembolsos
efectivamente recibidos y entregados para ejecución de gastos e inversiones.
Así mismo es posible establecer procedimientos que permitan conocer los aportes de
contrapartidas utilizadas en la ejecución de proyectos con financiamiento externo.
Las entidades del sector público revelarán todos los préstamos y obligaciones
contraídos con organismos internacionales de crédito u otras fuentes que
constituyan deuda pública interna o externa, así como los pasivos contingentes
que podrían transformarse en pasivos reales como consecuencia de eventos
futuros.
Para la aplicación de esta norma las entidades se sujetarán a los principios y normas
técnicas del sistema de administración financiera, cuya finalidad es mantener un control
del monto y las posibles eventualidades que podrían originar que obligaciones potenciales
se conviertan en pasivos reales, además de la importancia que podrían tener en la
situación financiera de la entidad.
La Contabilidad Gubernamental tiene como misión registrar todos los hechos económicos
que representen derechos a percibir recursos monetarios o que constituyan obligaciones
a entregar recursos monetarios, y producir información financiera sistematizada y
confiable mediante estados financieros verificables, reales, oportunos y razonables bajo
criterios técnicos soportados en principios y normas que son obligatorias para los
profesionales contables.
El ente financiero del gobierno central y las demás entidades del sector público son
responsables de establecer y mantener su sistema de contabilidad dentro de los
parámetros señalados por las disposiciones legales pertinentes, el cual debe diseñarse
para satisfacer las necesidades de información financiera de los distintos niveles de
administración, así como proporcionar en forma oportuna, los reportes y estados
financieros que se requieran para tomar decisiones sustentadas en el conocimiento real
de sus operaciones.
La eficiencia de la organización contable constituye un elemento de control interno,
orientado a que:
- Se produzcan los reportes y estados financieros requeridos por las regulaciones legales
y por las necesidades gerenciales.
Por ningún concepto se anticiparán o postergarán los registros de los hechos económicos,
ni se contabilizarán en cuentas diferentes a las establecidas en el catálogo general.
Los saldos de los auxiliares se conciliarán periódicamente con los saldos de la respectiva
cuenta de mayor general, con la finalidad de detectar la existencia de errores para
efectuar los ajustes correspondientes.
Los responsables de efectuar las conciliaciones de las cuentas, dejarán constancia por
escrito de los resultados y en el caso de determinar diferencias, se notificará por escrito a
fin de tomar las acciones correctivas por parte de la máxima autoridad.
Sobre la base del modelo de gestión financiera, implementado por el ente rector de las
finanzas públicas, los ajustes de los saldos de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio,
serán de responsabilidad de las unidades ejecutoras en aplicación a las normas emitidas
para el efecto.
Los formularios utilizados para el manejo de recursos materiales o financieros y los que
respalden otras operaciones importantes de carácter técnico o administrativo serán
preimpresos y prenumerados. Si los documentos se obtuvieren por procesos
automatizados, esta numeración podrá generarse automáticamente a través del
computador, siempre que el sistema impida la utilización del mismo número en más de
un formulario. Los documentos prenumerados serán utilizados en orden correlativo y
cronológico, lo cual posibilita un adecuado control.
Con el fin de dar mayor agilidad a los procedimientos administrativos de las entidades
sobre este tipo de operaciones y hechos económicos, se podrán utilizar las cuentas
auxiliares que para el efecto constan en el Catálogo General de Cuentas emitido por el
Ministerio de Finanzas, así:
c) Fondos de reposición
Son valores asignados para un fin específico, que serán repuestos previa liquidación
parcial y mediante la presentación de documentación sustentatoria debidamente
legalizada y serán liquidados al cumplirse su objetivo. Estos fondos son:
Los pagos con este fondo se harán en efectivo y estarán sustentados en comprobantes
prenumerados, debidamente preparados y autorizados.
Los montos de los fondos de caja chica se fijarán de acuerdo a la reglamentación emitida
por el Ministerio de Finanzas y por la misma entidad y serán manejados por personas
independientes de quienes administran dinero o efectúan labores contables.
El manejo o utilización de un fondo de caja chica ahorrará tiempo y permitirá que las
operaciones de valor reducido sean realizadas oportunamente.
Dichos fondos se utilizarán exclusivamente en los fines para los que fueron asignados; la
cuenta bancaria será cerrada una vez cumplido el propósito para el que fue creada.
Los valores concedidos a las servidoras y servidores de las entidades y organismos del
sector público, por anticipos de viáticos, subsistencias y alimentación, en el interior o en
el exterior del país, se contabilizarán en la cuenta “Anticipo de viáticos y subsistencias”.
El correspondiente descargo se registrará con la liquidación definitiva, acompañando
obligatoriamente los comprobantes de hospedaje (factura), los boletos o comprobantes
emitidos por las empresas de transportación aérea o terrestre y el informe de comisión;
debitando la cuenta del anticipo. Por ningún motivo dichos anticipos serán contabilizados
directamente como gastos de gestión.
Estos arqueos serán efectuados por la Unidad de Auditoría Interna o por personas
delegadas por la Unidad de Administración Financiera, que sean independientes de las
funciones de registro, autorización y custodia de fondos.
El análisis permitirá comprobar que los anticipos y cuentas por cobrar estén
debidamente registrados y que los saldos correspondan a transacciones
efectivamente realizadas.
Una persona independiente del registro y manejo del mayor auxiliar o general
de anticipos de fondos y cuentas por cobrar se encargará de efectuar la
conciliación entre estos registros, verificando que los saldos de los auxiliares
concilien con el saldo de la cuenta del mayor general, para identificar si los
saldos responden a operaciones realizadas y oportunamente registradas en la
contabilidad.
406-02 Planificación
El Plan Anual de Contratación, PAC, contendrá las obras, los bienes y los servicios
incluidos los de consultoría a contratarse durante el año fiscal, en concordancia con la
planificación de la institución asociada al Plan Nacional de Desarrollo. En este plan
constarán las adquisiciones a realizarse tanto por el régimen general como por el
régimen especial, establecidos en la ley.
El plan al igual que sus reformas será aprobado por la máxima autoridad de cada entidad
y publicado en el portal de compras públicas www.compraspúblicas.gov.ec; incluirá al menos la
siguiente información: los procesos de contratación a realizarse, la descripción del objeto
a contratarse, el presupuesto estimativo y el cronograma de implementación del plan.
Para los efectos de esta norma, toda persona natural o jurídica, nacional o extranjera que
desee participar en los procesos de contratación, deberá estar inscrita y habilitada en el
Registro Unico de Proveedores, RUP, cuya información será publicada en el portal de
compras públicas. De igual modo, las entidades contratantes se registrarán en el portal
para acceder al uso de las herramientas del Sistema Nacional de Contratación Pública.
406-03 Contratación
La máxima autoridad establecerá los controles que aseguren que las adquisiciones se
ajusten a lo planificado, a la vez que determinará los lineamientos que servirán de base
para una adecuada administración de las compras de bienes, considerando, entre otras,
las siguientes medidas:
a) Procedimientos precontractuales
b) Pliegos
Los pliegos establecerán las condiciones que permitan alcanzar la combinación más
ventajosa entre todos los beneficios de la obra a ejecutar, el bien por adquirir o el
servicio por contratar y todos sus costos asociados, presentes y futuros.
Los pliegos deben ser aprobados por la máxima autoridad de la entidad contratante o su
delegado, bajo los criterios de austeridad, eficiencia, eficacia, transparencia, calidad,
economía y responsabilidad ambiental y social, debiendo priorizarse los productos y
servicios nacionales.
c) Comisión Técnica
Existen bienes que, por sus características especiales, deben ser almacenados en otras
instalaciones o enviados directamente a los encargados de su utilización. En estos casos,
el encargado de almacén efectuará la verificación directa y la tramitación de la
documentación correspondiente.
406-05 Sistema de registro
Los bienes que no reúnan las condiciones para ser registrados como activos fijos, se
registrarán directamente en las cuentas de gastos o costos según corresponda y
simultáneamente se registrarán en una cuenta de orden, conforme lo establece la
normativa de contabilidad gubernamental, vigente.
Todos los bienes de larga duración llevarán impreso el código correspondiente en una
parte visible, permitiendo su fácil identificación.
406-07 Custodia
Cada servidora o servidor será responsable del uso, custodia y conservación de los
bienes de larga duración que le hayan sido entregados para el desempeño de sus
funciones, dejando constancia escrita de su recepción; y por ningún motivo serán
utilizados para otros fines que no sean los institucionales.
El daño, pérdida o destrucción del bien por negligencia comprobada o mal uso, no
imputable al deterioro normal de las cosas, será de responsabilidad del servidor que lo
tiene a su cargo.
Los cambios que se produzcan y que alteren la ubicación y naturaleza de los bienes,
serán reportados a la dirección correspondiente, por el personal responsable del uso y
custodia de los mismos, para que se adopten los correctivos que cada caso requiera.
Los vehículos del sector público y de las entidades de derecho privado que
disponen de recursos públicos, están destinados exclusivamente para uso
oficial, es decir, para el desempeño de funciones públicas, en los días y horas
laborables, y no podrán ser utilizados para fines personales, ni familiares,
ajenos al servicio público, ni en actividades electorales y políticas.
Los vehículos constituyen un bien de apoyo a las actividades que desarrolla el personal
de una entidad del sector público. Su cuidado y conservación será una preocupación
constante de la administración, siendo necesario que se establezcan los controles
internos que garanticen el buen uso de tales unidades.
Los vehículos oficiales de cualquier tipo, sean estos terrestres, fluviales o aéreos, (buses,
busetas, camiones, maquinaria, canoas y botes con motor fuera de borda, lanchas,
barcos, veleros, aviones, avionetas, helicópteros, etc.,) que por necesidades de servicio,
deben ser utilizados durante o fuera de los días y horas laborables, requieren la
autorización expresa del nivel superior.
Ninguna servidora o servidor que resida en el lugar donde habitualmente ejerce sus
funciones o preste sus servicios, podrá utilizar vehículos del Estado el último día
laborable de cada semana, exceptuándose, por motivos de seguridad, el Presidente y
Vicepresidente de la República, así como otras servidoras y servidores con rango a nivel
de ministros de Estado.
Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehículos oficiales, tendrán la obligación
del cuidado y conservación del mismo, debiendo ser guardadas las unidades, en los sitios
destinados por las propias entidades.
Los vehículos del Estado llevarán placas oficiales y el logotipo que identifique la
institución a la que pertenecen.
La máxima autoridad de cada entidad dispondrá que se observe, en todas sus partes, los
procedimientos administrativos para el control de los vehículos de la entidad, que
constan en el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes
del Sector Público y demás disposiciones sobre la materia, emitidas por la Contraloría
General del Estado.
Los procedimientos para la toma física de los bienes, se emitirán por escrito y serán
formulados claramente de manera que puedan ser comprendidos fácilmente por el
personal que participa en este proceso.
Cuando la entidad pública contrate servicios privados para llevar a cabo la toma física de
las existencias y bienes de larga duración, el informe final presentado así como la base
de datos, tendrá la conformidad del área contable en forma previa a la cancelación de
dichos servicios.
La contratación de estos servicios se hará estrictamente cuando las circunstancias así lo
exijan, siempre y cuando la entidad cuente con la partida presupuestaria correspondiente
para efectuar dichos gastos.
Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan
sido motivo de pérdida, robo o hurto, serán dados de baja de manera oportuna.
Esta actividad se efectuará una vez cumplidas las diligencias y procesos administrativos
que señalen las disposiciones legales vigentes, dejando evidencia clara de las
justificaciones, autorizaciones y su destino final.
Para la baja de bienes que no estén contabilizados como activos, por no reunir las
condiciones para considerarse como tales, bastará que se cuente con la autorización del
responsable de la Unidad de Administración Financiera.
El ascenso tiene por objeto promover a las servidoras y servidores para que ocupen
puestos vacantes o de reciente creación, considerando la experiencia, el grado
académico, la eficiencia y el rendimiento en su desempeño, observando lo previsto en la
reglamentación interna y externa vigente.
El plan de capacitación será formulado por las unidades de talento humano y aprobado
por la máxima autoridad de la entidad. La capacitación responderá a las necesidades de
las servidoras y servidores y estará directamente relacionada con el puesto que
desempeñan.
Los cambios periódicos de tareas a las servidoras y servidores con funciones similares de
administración, custodia y registro de recursos materiales o financieros, les permite estar
capacitados para cumplir diferentes funciones en forma eficiente y elimina personal
indispensable.
Las servidoras y servidores, cualquiera sea el nivel que ocupen en la institución, están
obligados a actuar bajo principios de honestidad y profesionalismo, para mantener y
ampliar la confianza de la ciudadanía en los servicios prestados, observando las
disposiciones legales que rijan su actuación técnica. No podrán recibir ningún beneficio
directo o indirecto y se excusarán de intervenir en asuntos en los que tengan conflictos
de interés personal o de su cónyuge o conviviente, hijos y parientes hasta el segundo
grado de afinidad o cuarto de consanguinidad.
408-01 Proyecto
En la primera etapa se llevarán a cabo todos los estudios necesarios para determinar la
factibilidad de ejecutar el proyecto, iniciando con la identificación de una necesidad e
ideas muy generales sobre lo que se pretende hacer para satisfacerla, luego,
gradualmente los estudios se profundizarán, lo cual mejora la calidad de la información,
disminuye la incertidumbre y proporciona mayores elementos para decidir si se continúa
con la etapa siguiente o si se debe abandonarlo antes de incurrir en gastos mayores.
Todos los proyectos de obra pública deben estar respaldados por los estudios de
preinversión, el procedimiento que se emplee para efectuarlos, el grado de
profundidad y los criterios de evaluación que se utilizarán para seleccionar los
más ventajosos, dependerán de la naturaleza, complejidad y monto de la
inversión.
Los estudios del proyecto con las correspondientes evaluaciones permitirán determinar su
viabilidad y buscar el financiamiento, a más de jerarquizar los proyectos en orden a los
mayores beneficios financieros o sociales.
Los estudios se desarrollarán por etapas, de manera que los proyectos estén bien
fundamentados y permitan obtener la óptima solución a fin de canalizar mejor los
recursos y brindar los elementos necesarios para decidir si se profundizan los estudios
para determinar si el proyecto puede llevarse a cabo, o si por el contrario, es mejor
abandonarlo.
La idea de invertir en un proyecto surge de alguna necesidad colectiva que debe ser
satisfecha, ligada a los objetivos de la institución, como consecuencia de planes de
desarrollo, de políticas generales o para complementar otros proyectos.
El perfil debe incluir un análisis preliminar de los aspectos técnicos de las distintas
opciones propuestas, de manera que se puedan descartar aquellas que no sean factibles;
también incluirá un análisis del posible mercado actual y futuro del proyecto, así como
una evaluación de los beneficios y costos asociados, para lo cual se tratará de prever qué
sucedería en el período considerado para hacer la evaluación, si el proyecto no se
ejecutara.
En esta fase, deben estudiarse los siguientes aspectos del proyecto: su marco legal; la
tecnología por emplear y sus implicaciones, el estudio técnico y las normas técnicas; su
impacto socio-económico; finalmente, tendrá que efectuarse un estudio del impacto del
proyecto sobre el ambiente.
En esta etapa se examinarán en forma más detallada los aspectos señalados como
críticos, con el fin de determinar con mayor precisión los beneficios y costos de las
mejores alternativas viables identificadas en la fase anterior.
Este análisis permitirá estimar los costos asociados al proyecto, pues el optar por
determinado tipo de tecnología condiciona los costos de inversión y de capital de trabajo.
Una vez efectuados los análisis citados, se estimarán los montos de inversión, los costos
de operación y los ingresos que generaría el proyecto durante su vida útil, para cada una
de las alternativas seleccionadas en la fase de determinación del perfil de éste, pues los
factores analizados se interrelacionan. Con esta información se realizará la evaluación
ex-ante del proyecto, tanto de la rentabilidad social y económica, y de la viabilidad
financiera y técnica de cada alternativa, la cual servirá de base para decidir cuáles
merecen un estudio más profundo y cuáles se descartan.
Para aquellos proyectos socialmente rentables, los cuales son respaldados por políticas
gubernamentales, como proyectos de salud, educación, justicia, etc., pero cuyos
beneficios son difíciles de medir y valorar, se empleará el criterio costo-efectividad para
establecer cuál es la mejor alternativa o solución. Para ello se supondrá que todas las
alternativas proporcionan beneficios similares y se escogerá aquella que satisfaga la
necesidad al mínimo costo anual, es decir, costos en que se incurre en un año, o utilice la
menor cantidad de recursos.
Finalmente, se efectuará un estudio del impacto del proyecto sobre el ambiente, con el
fin de que se tomen las previsiones necesarias para preservar o restaurar las condiciones
ambientales cuando éstas puedan deteriorarse. Este estudio deberá ser sometido a las
instancias competentes en la materia.
En esta fase se llevará a cabo el anteproyecto o diseño preliminar, así como la ingeniería
preliminar del proyecto necesaria para efectuar el diseño definitivo; también se definirán,
para la alternativa seleccionada, el flujo financiero y la programación de las actividades
por ejecutar; además, se optimizarán sus etapas, puesta en marcha y operación.
El estudio de factibilidad mide y valora en la forma más precisa posible los beneficios y
costos de la alternativa que en la etapa anterior ha resultado la más viable. Sólo aquellos
proyectos que han demostrado tener una rentabilidad positiva, deberán llegar a esta
fase.
Durante esta fase se profundizará el análisis de las variables más críticas, afinando los
datos empleados para calcularlas. También se elaborará el diseño preliminar del proyecto
conocido como anteproyecto, el que servirá de base para la elaboración del diseño
definitivo.
Una vez definido el proyecto se optimizará el diseño, al considerar todos los factores
como tamaño, localización, etc.; lo mismo se hará con el programa de desembolsos, para
el cual se tendrán que considerar las condiciones financieras y de mercado, las obras
auxiliares y complementarias, el efecto de las dificultades técnicas, la capacitación del
personal de operación y de mantenimiento. También se optimizará la organización: qué
se va a hacer, quiénes lo harán y cómo, para llevar a cabo la construcción o ejecución y
la puesta en marcha y operación del proyecto, de conformidad con el tamaño de la obra
y la capacidad administrativa, técnica y financiera que se requiere.
Los dos tipos de evaluación mencionados constituyen además un criterio para ordenar o
establecer el grado de prioridad de los proyectos que conforman una cartera o grupo de
proyectos, a la vez que ayudan a establecer con mayor exactitud el precio o la tarifa de
los bienes o servicios que se producirán.
Para efectuar los diseños, cada profesional observará las regulaciones y normas técnicas
aplicables al área que le corresponde. En esta fase se define la ubicación de los distintos
componentes de la obra en el sitio donde se llevarán a cabo; se efectúan todos los
cálculos necesarios para determinar sus dimensiones y demás características físicas; se
indican los requerimientos de las instalaciones eléctricas, mecánicas o de cualquier otra
índole, necesarias para el funcionamiento de la obra o proyecto.
Cada uno de los distintos diseños mencionados debe ser realizado por profesionales en el
área correspondiente, y su trabajo debe consignarse, de la forma más completa posible,
en una memoria de cálculo y en una memoria descriptiva, con el fin de facilitar el
seguimiento de los criterios de diseño utilizados y de las decisiones tomadas por el
diseñador respecto al objeto de su trabajo.
Esta práctica permite que otro profesional, distinto del diseñador, pueda revisar los
cálculos y las decisiones efectuados, con el fin de detectar cualquier error que pueda
corregirse oportunamente para no afectar las etapas posteriores.
El grado de detalle de los planos debe permitir, sin lugar a dudas, identificar las
características físicas de los elementos por construir, las propiedades mecánicas de los
materiales considerados, así como los parámetros utilizados en el diseño.
Las especificaciones elaboradas para una obra o proyecto particular deben estar acordes
con las condiciones de su entorno y su propia naturaleza. Para su elaboración se pueden
basar en especificaciones de obras similares, siempre y cuando éstas se adapten a las
condiciones de la que se va a construir.
Las especificaciones han de ser claras, completas e inequívocas, lo cual significa que no
deben presentar ambigüedades, ni contradicciones entre las mismas, que propicien
diferentes interpretaciones de una misma disposición, ni indicaciones parciales sobre
determinado tópico, así como tampoco errores, ya que estos factores complicarán el
desarrollo del proceso de ejecución generalmente aumentando plazo y costo.
Las especificaciones serán inequívocas, es decir, que no den margen a equivocaciones,
para lo cual las prestaciones deben ser descritas con amplitud, en forma precisa e
inconfundible, para presentar, si el caso lo amerita, diagramas y muestras que ilustren
en la mejor forma las características de la prestación.
- La forma de pago.
En este tipo de adquisiciones juegan papel importante otros factores adicionales que
precisará el pliego, tales como el suministro de piezas de repuesto, servicio de postventa,
cursos de adiestramiento para manejo y mantenimiento, etc.
Costos directos.- Son los gastos efectuados para realizar esa unidad de obra y que se los
puede imputar a un rubro determinado y sólo existen si la unidad de obra se ejecuta,
estos son: materiales, mano de obra y maquinaria.
Costos indirectos.- Son los gastos generales en que incurre el contratista, tanto en sus
oficinas como en el sitio de la obra, no atribuibles a una tarea en particular, pero
necesarios para efectuar los trabajos en general, por su naturaleza no se los puede
imputar directamente a un rubro determinado y deben prorratearse. Dentro de éstos se
tiene: salarios y prestaciones legales del personal directivo, técnico y administrativo de la
empresa, depreciación, mantenimiento, alquileres y seguros de edificios, bodegas,
predios, etc.; alquiler u operación y depreciación de vehículos o equipos de apoyo, de
laboratorio, de topografía, de oficina, gastos de oficina, garantías y financiamiento;
trabajos previos y auxiliares como la construcción y mantenimiento de caminos de
acceso, instalación y desmantelamiento de equipos y limpieza final de la obra.
Para calcular estos costos, la administración debe suponer la organización que una
empresa constructora requerirá para llevar a cabo la obra adecuadamente y sobre la
base en esa condición, determinar los posibles costos indirectos asociados.
Utilidad.- Es la ganancia o lucro que percibe el contratista por la ejecución de una obra.
Para efectos del cálculo del presupuesto de la Administración, debe determinarse un
porcentaje real, como es, el promedio de los porcentajes de la utilidad que aplican los
contratistas en la actividad de la construcción.
El método de programación por emplear en esta tarea será cualquier sistema de redes:
CPM, PERT, diagrama de bloques, que ponga en relieve las actividades críticas. Además,
con base en la red establecida, se elaborará el diagrama de barras correspondiente,
diagrama de Gantt, indicando para cada actividad, su duración, los tiempos tempranos y
tardíos de inicio y término, las holguras y el requerimiento de insumos: materiales, mano
de obra, maquinaria y equipos.
Cuando haya finalizado la fase de diseño definitivo, la entidad efectuará una comparación
entre los recursos requeridos para la ejecución de la obra y los recursos que tiene
disponibles.
Dependiendo de los resultados de esta comparación, la entidad podrá optar por alguna
de las siguientes modalidades para ejecutarla: por administración, alternativa en la que
la misma institución construye la obra con su propio talento humano y materiales
independientemente del origen del financiamiento; por contrato, en cuyo caso la entidad,
por un precio y plazo de entrega determinados y de conformidad con las especificaciones
preparadas, delega en un contratista su administración y construcción; y, finalmente, por
concesión, opción en la que la Administración delega a una empresa privada la ejecución
o rehabilitación del proyecto y le permite explotarlo por un período determinado, durante
el cual debe efectuar el mantenimiento necesario para que opere en condiciones óptimas.
Todas estas modalidades están regidas por leyes y reglamentos que explican el
procedimiento para llevarlas a cabo, sus restricciones, las potestades y responsabilidades
de las partes involucradas, etc.
Si la entidad decide ejecutar la obra por administración directa, tendrá que revisar los
documentos elaborados en la fase de diseño definitivo, con el fin de verificar si cuenta
con la capacidad técnica necesaria, si los recursos disponibles son los apropiados para
llevar a cabo la obra, o si, de acuerdo con la disponibilidad real, habría que modificar los
planes y programas originales.
La ejecución de una obra por administración directa no podrá ser dividida en múltiples
contratos incluso la obra civil. Se entiende que la subcontratación es admitida,
exclusivamente, para aquellos trabajos especializados tal como ocurre en el sector
privado. Como ninguna entidad dispone de todo el personal de obreros necesario para
una obra, los mismos serán contratados en forma individual.
408-15 Contratación
Cuando la entidad decida ejecutar la obra por contrato, verificará que el proyecto haya
concluido su etapa de diseño y que cuenta con todos los documentos requeridos para que
el objeto de la contratación resulte claro y los interesados puedan utilizar esa información
para preparar sus ofertas, garantizando el principio de igualdad de oportunidad para los
participantes. Bajo ningún concepto se iniciarán los procesos de contratación si la entidad
no cuenta con planos constructivos de detalle o si las especificaciones están incompletas.
Igualmente, se verificará que existan los diseños y más documentos necesarios pues las
condiciones supuestas al efectuar un diseño pueden cambiar radicalmente, sobre todo si
la construcción de la obra se lleva a cabo algunos años después de la concepción del
proyecto.
Estas labores las puede realizar la entidad directamente o contratarla con una empresa
consultora que se encargará de administrar por delegación. A pesar de delegar estas
labores, la entidad mantendrá una supervisión rigurosa y estricta sobre la obra con el
propósito de vigilar las tareas de fiscalización.
Toda persona que tenga a su cargo la ejecución o administración de una obra tiene el
deber de conocer las disposiciones legales y aplicarlas, tanto en lo que se refiere a los
requisitos que dicha obra debe cumplir y los controles por ejercer, como en lo referente a
las condiciones laborales de los trabajadores: salud, seguridad, higiene del sitio en que
se ejecuta, protección de los trabajadores contra riesgos profesionales. Asimismo serán
obligatorias todas aquellas normas que se dicten posteriormente a las mencionadas, ya
sea para derogarlas, ampliarlas o introducir conceptos nuevos, siempre que entren en
vigencia mientras el proyecto se lleva a cabo.
Es función del administrador del contrato establecer un sistema que evalúe el logro de los
objetivos, mediante el cual pueda obtenerse información sobre su estado. Esto con el fin
de tomar oportunamente acciones correctivas o para informar a las autoridades de la
entidad sobre el desarrollo del proyecto.
b) Coordinar con las dependencias estatales o privadas que, en razón de sus programas
o campos de acción, tengan interés en participar en la etapa de construcción del
proyecto;
c) Establecer un sistema para medir el logro de los objetivos definidos, de manera que
oportunamente se obtenga información exacta sobre su estado y se comuniquen los
resultados a las autoridades institucionales competentes;
i) Evaluar el avance del proyecto, al menos una vez por mes, para determinar su estado,
documentar los resultados obtenidos y mantener informados a los mandos superiores,
sobre el avance de la obra, los problemas surgidos durante su ejecución y las medidas
aplicadas;
l) Coordinar las pruebas finales de aceptación y la entrega de las obras para su entrada
en operación.
408-19 Fiscalizadores
Las funciones de los fiscalizadores, cada uno en el área de su competencia, son las
siguientes:
j) Coordinar con los diseñadores de la obra cuando sea necesario efectuar modificaciones
de los planos originales o haya que realizar obras adicionales;
k) Realizar los cálculos pertinentes para determinar los costos de las modificaciones u
obras extraordinarias por realizar;
m) Aprobar los materiales y equipos por instalar propuestos por el contratista, tomando
como guía las especificaciones;
q) Coordinar con el contratista las actividades más importantes del proceso constructivo;
- Un análisis del estado del proyecto desde el punto de vista económico y del avance
físico, respaldado por los cálculos correspondientes.
En todos los proyectos u obras que se efectúen con fondos públicos, deben
permanecer en el sitio de la construcción los siguientes documentos:
- El libro de obra.
- Resumen del estado financiero de la obra, de las facturas tramitadas por avance de
obra, reajustes, obras extraordinarias, etc.
Los documentos citados permanecerán en el lugar de ejecución del proyecto, dado que
contienen información sin la cual no sería posible ejecutar la obra, realizar las labores de
control que aseguren el cumplimiento del contrato ni las de control externo que atañe a
la Contraloría General del Estado.
Siempre que un profesional autorizado vaya a hacer una anotación en el libro de obra,
deberá iniciarla con la fecha y terminarla con su firma.
De presentarse algún problema con la calidad de los materiales suministrados, los
trabajos realizados, los resultados de las pruebas de laboratorio o de campo, los métodos
constructivos, o con cualquier otro aspecto, deberá constar también en el libro de obra
las acciones tomadas para corregirlo y los resultados de dichas acciones.
El objeto del uso del libro de obra es llevar un control de la ejecución de la obra y facilitar
su supervisión; también es contar con un documento oficial donde conste la gestión de la
unidad de fiscalización de la construcción y la de todos aquellos profesionales que estén
vinculados con ella en razón de su función o en cumplimiento de leyes y reglamentos
específicos. Dicho documento se utilizará como respaldo de la actuación de los
profesionales, la descripción de los métodos constructivos, los resultados de las pruebas
efectuadas, los problemas que se presentaren durante la construcción, las soluciones
propuestas, así como los resultados obtenidos, etc.
El control del avance físico de la obra es responsabilidad del Jefe de Fiscalización como
representante de la entidad. Es su deber establecer el grado de avance del proyecto y
evaluar periódicamente el proceso constructivo en relación con lo programado. Deberá
tomar previsiones para poder evaluar ese avance en cualquier instante.
El Jefe de Fiscalización efectuará el control del avance físico por semana, pues de esta
manera, al efectuar la medición en conjunto con el contratista, cotejará los datos
obtenidos, que servirán para la revisión de las planillas de avance de obra y de los
documentos de respaldo.
El Jefe de Fiscalización establecerá las acciones a tomar cuando detecte atrasos con
respecto al programa, pues de su oportuna aplicación depende la ejecución del proyecto
en el plazo programado. Si el atraso es imputable al contratista y sobrepasa el límite
establecido, holgura total, deberá advertirle mediante el libro de obra y comunicación
escrita para que dentro de un plazo determinado, presente las medidas correctivas que
aseguren la finalización del proyecto en el plazo convenido. Si el atraso incide en la ruta
crítica, el Jefe de Fiscalización aplicará las sanciones del caso, de acuerdo con lo
estipulado en el contrato.
El Jefe de Fiscalización evaluará el cumplimiento de los plazos para los pagos de planillas,
de encontrar demoras injustificadas comunicará el particular a los niveles jerárquicos
superiores
El registro de control de lluvia evitará los conflictos en torno a este tema, pues conjuga
los aspectos que normalmente influyen al tomar la decisión de prorrogar o no el plazo.
De este modo se da mayor importancia a los efectos de la lluvia sobre los trabajos y no a
la lluvia en sí, ubica los sucesos en el tiempo, con fecha y hora y en forma inmediata, se
concilia a las partes que eventualmente podrían tener desavenencias, haciéndolos
ratificar lo acontecido, mediante la suscripción de la información consignada en el
registro de control. En algunos proyectos, los contratistas ya consideran una suspensión
forzosa de los trabajos de construcción por la marcada estación invernal, en tales casos,
no cabe la ampliación del plazo por la incidencia de la lluvia.
El pago o desembolso por obra realizada se hará cuando se tenga la seguridad de que se
está pagando realmente lo construido luego de haber efectuado la medición de la
cantidad de obra ejecutada.
Es necesario contar con documentos de respaldo, que se incluyan en las planillas por
avance de obra que consignen las mediciones realizadas, así como los cálculos
efectuados para determinar las cantidades de obra que no se pueden obtener por simple
medición.
El aumento del plazo de la construcción procede cuando se presentan atrasos por caso
fortuito o fuerza mayor que afecte el progreso de la obra. En el primer caso, el atraso
puede ser causado en situaciones, como: robos del equipo utilizado, destrucción
vandálica de las obras, cierres de carreteras o cualquier acto realizado por personas o
animales que causen daños a la obra o afecten su desarrollo normal. En el caso de fuerza
mayor, el atraso puede darse por inundaciones, terremotos, huracanes, etc., es decir por
fenómenos naturales.
Adicionalmente son motivo de ampliaciones las siguientes causas, comprobadas:
Para determinar los días de prórroga que se concederán por las causas mencionadas
anteriormente, el Jefe de Fiscalización o Fiscalizador examinará la incidencia de los
atrasos en la ruta crítica; así, únicamente se otorgará prórroga por el número de días
que aumente el plazo original, a raíz del atraso. También puede prorrogarse el plazo
cuando se agota la holgura total de una actividad que, por su posición dentro del
programa, se torna crítica e incrementa consecuentemente el plazo original; en este
caso, se conceden tantos días como haya sido afectado el plazo.
Los planos finales son indispensables cuando se tienen que diseñar remodelaciones o
ampliaciones de las obras, pues los elementos nuevos deben integrarse a los existentes o
éstos deben readecuarse para soportar las cargas adicionales.
- Liquidación económica que incluye el monto cancelado y el que falta por cancelar por
concepto de avance de obra, reajuste de precios, obras extraordinarias y cualquier otro
rubro contemplado, si la recepción es provisional. Si ésta es definitiva, las cuentas deben
estar finiquitadas y no se admite reclamos pendientes de las partes.
- Si las obras se reciben a satisfacción o con observaciones, y en este último caso, las
razones para que sea así.
Durante la revisión de las obras para su recepción, sea provisional o definitiva y hasta la
suscripción del acta correspondiente, deben estar presentes las partes interesadas en el
proceso. Si la ejecución se realizó por administración directa, los representantes de los
futuros usuarios recibirán la obra de parte del administrador de la obra previa revisión de
ésta, y al finalizar, los participantes suscribirán el acta elaborada, con las salvedades que
consideren pertinentes. Si la obra se ejecutó por contrato, el Jefe de Fiscalización y
fiscalizadores actuarán suministrando toda la información necesaria a la comisión de
recepción integrada por profesionales designados por la máxima autoridad. Los
resultados se consignarán en el acta, la cual suscribirá, haciendo las salvedades que
estimen pertinentes.
Se establecerá una definición clara del alcance de la labor de mantenimiento que deberá
efectuar el constructor durante el período comprendido entre la recepción provisional y la
definitiva, tema que, deberá constar en las especificaciones técnicas, considerando el
mantenimiento como un rubro o actividad del contrato. Además, deberá definirse la
forma en la cual será pagado el servicio.
También se requerirán los planos finales que muestren las modificaciones incorporadas a
la obra, pues éstas deberán considerarse para ajustar los planes, programas y
presupuestos elaborados.
408-31 Operación
- Las características de las obras mediante las cuales se presta el servicio o se produce el
bien.
- Los recursos necesarios: con base en los aspectos anteriores se definirá la cantidad de
equipos, maquinaria, personal e insumos necesarios para la operación de la obra, así
como las características que éstos deben reunir. Cuando el sistema es complejo se
capacitará a los futuros operarios, antes de que la obra o proyecto comience a funcionar,
de manera que no se afecte el rendimiento.
- Los factores externos que inciden en la operación de la obra, como: las labores de
mantenimiento programadas, las variaciones y el incremento del tráfico, el presupuesto
dispuesto por la entidad para la operación de la obra, etc.
408-32 Mantenimiento
Por otra parte, la evaluación ex-post permite conocer si las variables empleadas en los
estudios eran acertadas, si deben ajustarse o cambiarse para futuros proyectos, y
fundamentalmente, ayudará a no cometer los mismos errores; en este sentido,
constituye una verdadera fuente de retroalimentación, pues, la simple experiencia no
basta. Se identificarán los diversos factores de éxito y se explicará su influencia en los
resultados.
A su vez, el medio ambiente está formado por el ambiente físico o natural y el ambiente
humano. El primero constituido por la naturaleza y sus recursos naturales: clima, suelo,
agua, flora (vegetación forestal, pastos naturales, especies vegetales silvestres), fauna
(marina y continental, invertebrados y especies silvestres en general), minerales
(metálicos y no metálicos), energía (renovable y no renovable) y residuos.
El ambiente humano comprende a los seres vivos y a sus actividades, los cuales tienen
como punto de partida el aprovechamiento de los recursos naturales. Las actividades se
consideran a la ejecución de todo tipo de infraestructura (edificaciones, construcciones de
diversa índole, maquinaria y equipos) y en general a todo lo que sea fruto de la
ingeniería de la humanidad (ciencia y tecnología). Comprende también el
comportamiento de los seres humanos para con sus semejantes y la naturaleza,
incluyendo aspectos positivos (creatividad, preservación del ambiente) y negativos
(destrucción contaminación ambiental).
El Director de la unidad participará en las reuniones técnicas y legales, a fin de emitir sus
puntos de vista y evaluar la sustentabilidad ambiental de los programas y proyectos,
cuyas opiniones serán determinantes para la toma de decisiones.
Participará en forma paralela en los estudios y diseños definitivos del proyecto, para
definir variantes en proyectos lineales cuando éstas sean necesarias para evitar
afectaciones a ecosistemas o zonas frágiles; o, para posibilitar el cambio de sitio de
emplazamiento si se trata de una obra de edificación o de otra naturaleza; para la
elaboración de especificaciones técnicas ambientales de prevención y mitigación de
impactos ambientales que deberán formar parte del contrato.
Son proyectos de saneamiento ambiental, aquellos que se ejecutan para sanear las
condiciones de vida de los habitantes y evitar la contaminación del medio ambiente,
comprendidos, entre otros, sistemas de alcantarillado; agua potable; recolección,
transporte, disposición y manejo de desechos sólidos; recolección, transporte y operación
de desechos peligrosos.
Aseo urbano, es la limpieza de la ciudad, libre de desechos sólidos producidos por sus
habitantes.
Desechos sólidos, comprenden los desperdicios, cenizas, elementos del barrido de calles,
desechos industriales, de establecimientos hospitalarios no contaminantes, plazas de
mercado, ferias populares, playas, escombros, entre otros.
Desecho peligroso, es todo aquel desecho, que por sus características corrosivas, tóxicas,
venenosas, reactivas, explosivas, inflamables, biológicas, infecciosas, irritantes, de
patogenicidad, carcinogénicas representan un peligro para los seres vivos, el equilibrio
ecológico o el ambiente.
Patrimonio natural, son todos los animales, plantas, territorio y conjunto de estos tres
grupos que signifiquen valores universales en cuanto a la protección y conservación de
especies animales y vegetales en peligro de desaparición o paisajes integrales en peligro
de destrucción o transformación.
Aguas residuales, son las de composición variada provenientes de las descargas de usos
municipales, industriales, comerciales, servicios agrícolas, pecuarios, domésticos y de
cualquier otro uso que hayan sufrido degradación en su calidad original.
Aguas de estuarios, son las correspondientes a los tramos de ríos que se hallan bajo la
influencia de las mareas.
Agua subterránea, es el agua del subsuelo que se encuentra en la zona de saturación (Se
sitúa debajo del nivel freático).
Aguas superficiales, son aquellas que fluyen o se almacenan en la superficie del terreno.
Las entidades y organismos del sector público, de acuerdo a sus facultades, por medio de
las unidades de gestión, en relación al clima, deberán propender a que los seres
humanos no contaminen el aire con gases tóxicos, pues la contaminación atmosférica es
uno de los problemas ambientales y de salud humana más típicos de las ciudades, a fin
de evitar el incremento del agujero de la capa de ozono, el efecto invernadero, causante
del calentamiento de la tierra y de la modificación del clima. La actividad industrial
genera la lluvia ácida, y se engloba dentro de las amenazas del medio aéreo.
La flora y fauna, son todos los organismos vivientes que se desarrollan en la biosfera.
4. Para asegurar la ejecución del proyecto se definirá una estructura en la que se nombre
un servidor responsable con capacidad de decisión y autoridad y administradores o
líderes funcionales y tecnológicos con la descripción de sus funciones y
responsabilidades.
5. Se cubrirá, como mínimo las etapas de: inicio, planeación, ejecución, control,
monitoreo y cierre de proyectos, así como los entregables, aprobaciones y compromisos
formales mediante el uso de actas o documentos electrónicos legalizados.
6. El inicio de las etapas importantes del proyecto será aprobado de manera formal y
comunicado a todos los interesados.
10. El proceso de cierre incluirá la aceptación formal y pruebas que certifiquen la calidad
y el cumplimiento de los objetivos planteados junto con los beneficios obtenidos.
10. Formalización con actas de aceptación por parte de los usuarios, del paso de los
sistemas probados y aprobados desde el ambiente de desarrollo/prueba al de producción
y su revisión en la post-implantación.
4. Los contratos con proveedores de servicio incluirán las especificaciones formales sobre
acuerdos de nivel de servicio, puntualizando explícitamente los aspectos relacionados con
la seguridad y confidencialidad de la información, además de los requisitos legales que
sean aplicables. Se aclarará expresamente que la propiedad de los datos corresponde a
la organización contratante.
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