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- CONCEPTOS DE ARCHIVO JUDICIAL Y DE DOCUMENTACIÓN JUDICIAL EN

RELACIÓN CON EL REAL DECRETO 937/2003, DE 18 DE JULIO, DE MODERNIZACIÓN DE
LOS ARCHIVOS JUDICIALES
1.- ÁMBITO DE APLICACIÓN
Las disposiciones contenidas en el Real Decreto serán de aplicación:
 A todos los documentos judiciales de todos los órdenes jurisdiccionales.
 A los expedientes gubernativos que se sustancien en los juzgados y tribunales.

Quedan excluidos del ámbito de aplicación:

 Los libros de sentencias.

 Los libros de registro y aquellos otros de preceptiva llevanza.
 Los expedientes relativos al Registro Civil.
 Documentos de órganos públicos, con funciones jurisdiccionales que obren en el Archivo
Histórico Nacional, Archivo de Simancas, Archivo de Indias, Archivo de la Corona de Aragón y
Archivos Históricos Provinciales o Autonómicos.
 Documentos generales por el Ministerio Fiscal, que no se hubieran incorporado a expedientes
correspondientes a procesos o actuaciones judiciales.
 Archivos de los juzgados togado y militares, que se regirán por su normativa específica.

2.- CONCEPTOS
A) Archivo judicial
Se entiendo por archivo judicial tanto el conjunto orgánico de documentos judiciales como el lugar en el
que quedan custodiados.

B) Expurgo
Procedimiento a través del cual se determina cuándo un documento pierde toda su utilidad o, por el
contrario, ha de ser conservado.

C) Documentos judiciales
Tanto las actuaciones procesales como aquellos que hayan sido aportados por las partes o terceros al
proceso.

3.- CLASES DE ARCHIVOS JUDICIALES

Existen tres clases de archivos judiciales:
 Archivos Judiciales de Gestión.
 Archivos Judiciales Territoriales.
 Archivo Judicial Central.

A) Archivos Judiciales de Gestión

Ubicación
En las oficinas judiciales o unidades análogas existirá un Archivo Judicial de Gestión.
Podrá encomendarse a un Servicio Común que atienda los Archivos Judiciales de Gestión de diferentes
salas o secciones de uno o más tribunales, o de varios juzgados.
Documentos custodiados y destino posterior
En los archivos de gestión se custodian los documentos mientras permanezcan vivos, es decir, que se
encuentren en tramitación, en donde permanecerán mientras constituyan asuntos susceptibles de
resolución judicial o de terminación de la ejecución iniciada.
Los documentos judiciales y los expedientes gubernativos podrán ser remitidos para su conservación y
custodia al Archivo Judicial Territorial que corresponda cuando se den las siguientes circunstancias:
 Asuntos que no estuvieren pendientes de actuación procesal alguna, tanto en fase declarativa
como de ejecución, transcurridos 5 años desde la incoación de los procedimiento o expedientes
gubernativos. Excepcionalmente, el plazo anterior podrá ser reducido cuando el espacio
disponible aconsejara que el período de permanencia en el Archivo de Gestión fuera menor.
 Procedimiento con sentencia firme o cualquier otra resolución que pongan fin a éstos,
transcurrido 1 año desde la firmeza de la resolución.

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Por el contrario, si los asuntos se encuentran ejecutados definitivamente o han transcurrido los plazo de
caducidad o prescripción carece de sentido remitir los documentos al archivo territorial, por lo que se
eleva una relación de todos ellos a la Junta de Expurgo, previa resolución del titular del órgano por la que
se declara el transcurso de los plazo, para que determine los que han de ser conservados o destruidos.
Ordenación, custodia y conservación del Archivo Judicial de Gestión
Los secretario judiciales son los responsables del archivo judicial de gestión. Les corresponde la
ordenación, custodia y conservación de los documentos, para lo cual contarán con la asistencia y
asesoramiento del personal técnico que se determine al efecto. La decisión de remitir los documentos al
archivo judicial territorial corresponderá al responsable del archivo judicial de gestión donde se hallasen
los documentos judiciales.
Corresponde al cuerpo de auxiliares de justicia realizar funciones de archivo de autos y expedientes
judiciales, bajo la supervisión del secretario judicial.

B) Archivos Judiciales Territoriales

Ubicación
En cada CCAA existirá como mínimo un archivo judicial territorial. En cada una de la Ciudades de Ceuta
y Melilla existirá un archivo que cumplirá las funciones previstas para el archivo judicial territorial.
Dependencia del archivo
El archivo judicial territorial dependerá del Presidente del TSJ, quien podrá delegar la competencia en el
Presidencia de la Audiencia Provincial o Juez Decano del partido judicial donde radique.
Documentos custodiados y destino posterior
Se conservarán todos los documentos hasta que transcurran los plazos de prescripción o caducidad. Una
vez transcurridos éstos, el responsable del archivo insta del órgano judicial que hubiese entendido del
asunto que, con arreglo a las disposiciones legales, confirme que han transcurrido efectivamente los
plazos. Declarado el transcurso, el responsable del archivo eleva a la Junta de Expurgo una relación de
todos ellos, para que decida sobre su posterior destino.
Ordenación, custodia y conservación del Archivo Judicial Territorial
Un secretario judicial será el encargado de la ordenación, custodia y conservación, para cuya función
contará con la asistencia del personal que se determine al efecto.
El secretario judicial encargado será designado de la forma siguiente:
 En aquellas capitales de provincia que cuenten conjuntamente con 10 o más juzgados de 1º
Instancia y de instrucción, y las necesidades del servicio así lo aconsejen, los archivo judiciales
territoriales que en ellas tengan su sede estarán a cargo de los secretario judiciales de la segunda
categoría designados por el Ministerio de Justicia para desempeñar en este destino su puesto de
trabajo.
 En los restantes supuestos, el responsable del archivo judicial territorial será el Secretario de
Gobierno del TSJ o el secretario judicial del órgano en cuyo titular el Presidente del TSJ hubiera
delegado la competencia sobre el archivo.

C) Archivo Judicial Central

Ubicación
Adscrito a la Sala de Gobierno del Tribunal Supremo, cuyo ámbito se circunscribirá a la documentación
judicial del Tribunal Supremo, de la Audiencia Nacional y de los restantes órganos con jurisdicción en
todo el territorio nacional.
Documentos custodiados y destino posterior
Se ordenará la documentación remitida por los responsables de los Archivos Judiciales de Gestión
comprendidos en su ámbito.
Ordenación, custodia y conservación del Archivo Judicial Central
El secretario judicial especialmente designado por el Ministerio de Justicia, será el encargado de la
ordenación, custodia y conservación, para lo cual contará, en su caso, con la asistencia y asesoramiento
del personal técnico que se determine al efecto. En defecto de nombramiento de secretario judicial, el
responsable del archivo judicial central será el Secretario de Gobierno del Tribunal Supremo.

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4.- ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Los secretario judiciales expedirán certificaciones o testimonios de las actuaciones judiciales no
declaradas secretas ni reservadas a las partes, tanto del archivo judicial de gestión como de los
territoriales o, en su caso, del central. En estos casos, el secretario judicial reclamará el expediente al
órgano competente que tenga encomendada su custodia.

A) Acceso a la documentación del Archivo Judicial de Gestión

Acceso de los que han sido parte en procesos judiciales o son titulares de un interés legítimo
Podrán acceder mediante las formas de exhibición, testimonio o certificación legalmente prevista, salvo
cuando tengan carácter reservado.
Acceso de los interesados
Corresponde al secretario del juzgado o tribunal respectivo facilitar a los interesados el acceso a los
documentos del archivo, en la forma y con los requisitos establecidos.
Acceso por el propio afectado
Sólo podrá ser denegado en los supuestos previstos en la legislación vigente: actuaciones declaradas
secretas para las partes, garantía del anonimato de víctimas y perjudicados, cuando la información afecte
a la Defensa Nacional, a la seguridad pública o a la persecución de infracciones penales, etc.
Acceso por quien no hubiera sido parte en el procedimiento
Si el acceso a documentos que contuvieran datos de carácter personal fuesen solicitados por quien no
hubiera sido parte en el procedimiento, sólo será concedido:
 Cuando el procedimiento hubiera concluido y exclusivamente en los siguientes casos:
a) Cuando la cesión de datos está autorizada por la ley.
b) Cuando se trate de datos recogidos de fuentes accesibles al público.
c) Cuando el tratamiento responsa a la libre y legítima aceptación de una relación jurídica cuyo
desarrollo, cumplimiento y control implique necesariamente la conexión de dicho tratamiento con
ficheros de terceros.
d) Cuando la comunicación que deba efectuarse tenga por destinatario al Defensor del Pueblo, el
Ministerio Fiscal o los jueces y tribunales o el Tribunal de Cuentas (instituciones análogas CCAA).
e) Cuando la cesión se produzca entre Administraciones Públicas y tenga por objeto el tratamiento
posterior de los datos con fines históricos, estadísticos o científicos.
f) Cuando la cesión de datos de carácter personal relativos a la salud sea necesaria para solucionar
una urgencia.
 Cuando el interesado hubiera prestado su consentimiento a dicho acceso.
Acceso público a los documentos
Los documentos que puedan afectar a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su vida
privada y familiar y a su propia imagen, no podrán ser públicamente consultados sin que medie
consentimiento expreso de los afectados o hasta que haya transcurrido un plazo de 25 años desde su
muerte, si su fecha es conocida o, en otro caso, de 50 años a partir de la fecha de los documentos.

B) Acceso a la documentación del Archivo Judicial Territorial o Central

Acceso a la documentación por el órgano judicial
La documentación estará en todo momento a disposición del órgano judicial al que pertenezcan.
Mediante solicitud de su secretario podrá requerir del Archivo Judicial territorial o central que le sea
facilitado su original, una copia o certificación expedida por el responsable del archivo, así como
cualquier información que considere necesaria.
Si se facilitaren los originales, éstos habrán de ser reenviados al archivo judicial territorial o central en
cuanto desaparezca la causa que motivó la petición.
Acceso a la documentación por los interesados
Podrán acceder mediante solicitud al secretario responsable del archivo que se trate. En el caso de que el
secretario denegase el acceso a los documentos, el acuerdo denegatorio será revisable por el juez o
presidente del órgano judicial al que corresponda la documentación, en el plazo de 3 días desde la
correspondiente notificación.

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2.- FORMAS DE REMISIÓN DE DOCUMENTOS JUDICIALES Y RELACIONES
DOCUMENTALES
1.- REMISIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN AL ARCHIVO TERRITORIAL O
CENTRAL
La remisión de documentos se formalizará periódicamente, como mínimo con carácter anual, en función
del volumen de gestión de cada archivo, e irá acompañada necesariamente de una relación de los
procedimientos o actuaciones judiciales en los que se integran, con arreglo a un modelo uniforme y
obligatorio aprobado por la Administración pública competente.
La relación se remitirá mediante los programas y aplicaciones informáticas existentes y deberá conservar
cada secretario judicial copia de aquéllas, con expresión de la fecha de envío y acreditación de su
recepción.
La relación comprenderá la totalidad de los procedimientos o actuaciones procesales que se remiten, y
hará referencia como mínimo:
a) Al proceso o actuación judicial al que corresponden.
b) Al orden jurisdiccional en que se hubiesen sustanciado.
c) A la naturaleza del proceso o actuación y su número y año.
d) A las partes intervinientes y una sucinta referencia al objeto.
e) A la fecha en que se produjo la terminación o paralización de las actuaciones procesales.

2.- REMISIÓN DE RELACIONES DOCUMENTALES A LA JUNTA DE EXPURGO

El responsable del Archivo Judicial de Gestión donde radiquen los documentos judiciales remitirá al
secretario de la Junta de Expurgo una relación de todos aquellos procedimientos en los que haya
terminado la ejecución o en los que se hubiese dictado una resolución que declare la prescripción o la
caducidad.
En responsable del Archivo Judicial Territorial o Central donde radiquen los documentaos judiciales, una
vez transcurridos los plazos legales de prescripción o caducidad, remitirá al secretario responsable del
archivo judicial de gestión una relación de todo ellos identificados según el proceso o actuación judicial al
que corresponden, sujetos intervinientes y domicilio de éstos, al objeto de que el órgano judicial de
procedencia confirme en el plazo de 1 mese el transcurso de los anteriores plazos. Una vez comunicada la
resolución sobre el transcurso de los plazo legales al archivo territorial o central, el secretario responsable
estará a lo dispuesto en el párrafo anterior.
Las relaciones de expedientes serán remitidas como mínimo una vez al año con el fin de que se decida
sobre su posterior destino.

3.- NUEVAS TECNOLOGÍAS EN LOS ARCHIVOS JUDICIALES DE GESTIÓN

1.- GESTIÓN INFORMÁTICA DE LOS ARCHIVO
Los archivo de gestión, territoriales y central serán gestionados mediante programas y aplicaciones
informáticas, compatibles con los ya existentes en juzgados y tribunales.
Los programas y aplicaciones serán aprobados por el CGPJ a propuesta del Ministerio de Justicia o de las
CCAA.

2.- CONVERSIÓN A SOPORTE DIGITAL

Los documentos judiciales cuyo soporte sea papel, que se hallen almacenados y custodiados en los
archivos judiciales, podrán convertirse a soporte magnético o cualquier otro que permita la posterior
reproducción en soporte papel, a través de técnicas de digitalización, microfilmación u otras similares,
siempre que se garantice la integridad, autenticidad y conservación del documento, con el fin de obtener
una fácil y rápida identificación y la búsqueda de la documentación.

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4.- LAS JUNTAS DE EXPURGO DE LA DOCUMENTACIÓN JUDICIAL
1.- DEFINICIÓN
Son aquellos órganos colegiados de naturaleza administrativa que tienen por finalidad determinar, por
cuenta del órgano responsable del respectivo archivo judicial de gestión, la exclusión o eliminación de los
expedientes procesales o gubernativos del Patrimonio Documental o, en caso contrario, la transferencia de
los mismos a la Administración competente en materia de patrimonio histórico.

2.- RÉGIMEN JURÍDICO

Ley 30/1992

3.- CONSTITUCIÓN Y SEDE

Se constituirá una junta de expurgo en cada CCAA que ejercerá sus competencias en todo el ámbito
territorial de éstas.
Las Juntas de Expurgo, adscritas al Ministerio de Justicia a través de la Secretaría de Estado de Justicia,
tendrán su sede donde radique la presidencia del TSJ.

4.- COMPOSICIÓN
Presidente
Un magistrado designado por el Presidente del TSJ, con voto dirimente de los empates.
Vocales
- Un fiscal, designado por el Fiscal Jefe del TSJ.
- El Gerente Territorial del Ministerio de Justicia, cuando existan varias gerencias será el titular
de la gerencia que radique en la sede del TSJ.
- Un técnico superior especialista en archivo, designado por la Administración competente en
materia de patrimonio histórico.
- Un titulado superior de Administración.
- El secretario judicial especialmente designado por el Ministerio de Justicia de entre aquellos
que tengan destino en el partido judicial donde radique la Junta de Expurgo realizará las
funciones de secretario. Cuando las circunstancias del trabajo así lo permitan, lo será el
secretario judicial responsable del archivo judicial territorial de la provincia donde radique la
sede del TSJ.

Las Juntas de Expurgo en las CCAA.

Las CCAA que tengan transferidas las competencias determinarán la sede y composición de la Junta de
Expurgo, que estará presidida por un magistrado e integrada, en todo caso, por un miembro de la carrera
fiscal, un secretario judicial y un técnico superior especialista en archivo, designado por la
Administración competente en patrimonio histórico.

Junta de Expurgo del Tribunal Supremo y Audiencia Nacional

Para el TS, la AN y restantes órganos con jurisdicción en todo el territorio nacional se constituirá una
Junta de Expurgo, adscrita al Ministerio de Justicia, que estará presidida por un magistrado designado por
el Presidente del Tribunal Supremo, con voto dirimente de los empates, e integrada por los siguientes
vocales:
 Un miembro de la carrera fiscal, designado por el Fiscal General del Estado.
 El Gerente Territorial de órganos centrales del Ministerio de Justicia.
 Un técnico superior especialista en archivos.
 Un titulado superior de Administración.
 El secretario judicial especialmente designado por el Ministerio de Justicia como encargado del
archivo judicial central realizará las funciones de secretario. En su defecto, el secretario judicial
designado por el Presidente del Tribunal Supremo de entro los que tuvieran destino en este
órgano judicial.

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Juntas de Expurgo en Ceuta y Melilla
Adscritas al Ministerio de Justicia. Estarán presididas por un magistrado de la Sección Sexta de la
Audiencia Provincial de Cádiz, en el caso de Ceuta, y otro de la Sección Séptima de la Audiencia
Provincial de Málaga, en el caso de Melilla, designados por los presidentes de dichas audiencias.
Los vocales serán los siguientes:
 Un miembro de la carrera fiscal, designado por el Fiscal Jefe del TSJ de Andalucía.
 El Gerente Territorial del Ministerio de Justicia en Sevilla, para la Junta de Expurgo de Ceuta, y
el de Málaga, para la de Melilla.
 Un técnico superior especialista en archivos.
 Un secretario judicial, designado por el presidente de la Junta de Expurgo, que realizará
asimismo las funciones de secretario.

5.- DEVOLUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS APORTADOS AL PROCESO

A) Publicación de las relaciones de expedientes
El presidente de la Junta de Expurgo acordará la publicación de las relaciones de expedientes judiciales
en el BOE o Diario Oficial de la CCAA, y una referencia de aquélla en un diario de los de mayor
difusión, al objeto que, en el plazo de 2 meses, puedan los interesados recuperar aquellos documentos en
su día aportados al proceso. En la publicación se omitirá la reseña del objeto del proceso y la
identificación de las partes.
B) Solicitud de los interesados
Quienes pretendan recuperar los documentos propios aportados u obtener testimonio o certificación de
éstas por tener interés legítimo plantearán su solicitud por escrito, directamente o a través de
representantes con poder suficiente, ante el secretario de la Junta de Expurgo, dentro del plazo referido.
La solicitud será resuelta en forma análoga a la prevista para el acceso por los interesados a la
documentación de los archivos judiciales territoriales, entendiéndose la referencia al órgano judicial como
atribuida a la Junta de Expurgo.
C) Pérdida del derecho a recuperar los documentos
Transcurrido el plazo de 2 meses sin que los interesados hubiesen promovido su devolución, se les tendrá
por decaídos en su derecho a recuperar los documentos aportados.

6.- TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y TRANSMISIÓN DE DATOS

Los datos únicamente podrán ser transmitidos a la Administración competente en materia de patrimonio
histórico y a quienes solicitasen la devolución de los documentos aportados.

7.- RÉGIMEN DE FUNCIONAMIENTO

A) Convocatoria y orden del día
La Junta de Expurgo será convocada en sesión ordinaria una vez al año. El presidente podrá acordar la
convocatoria de cuantas sesiones extraordinarias considere necesarias.
La convocatoria se sesiones ordinarias o extraordinarias, será acordada una vez haya transcurrido el plazo
de 2 meses previsto para que los interesados puedan recuperar los documentos y se realizará con la
antelación necesaria.
El orden del día será comprensivo de las relaciones de expedientes judiciales objeto de la convocatoria.

B) Apreciación del interés histórico documental

Durante el plazo que medie entre la convocatoria y la celebración de la sesión, la Administración
competente en materia de patrimonio histórico elaborará un informe de carácter vinculante que
comprenderá aquellos expedientes o documentos judiciales que por su valor histórico documental deberán
ser preservados, a cuyo fin podrá designar personal especializado a su servicio.

C) Acuerdos
a) Preservación de documentos: Se acordará la transferencia a la Administración competente en
materia de patrimonio histórico de aquellos expedientes o documentos judiciales que, de
conformidad con el informe elaborado, deban ser preservados.

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 b) Enajenación de documentos: Si los documentos no deben ser preservados, la Junta resolverá su
exclusión del Patrimonio Histórico y posterior enajenación.
c) Destrucción de documentos: Cuando por cualquier circunstancia no fuese posible o no resultara
aconsejable la enajenación y, en todo caso, cuando los expedientes o documentos judiciales y
gubernativos no estén recogidos en soporte papel, se acordará su destrucción.
D) Actas y certificaciones
El acta de los acuerdos adoptados se aprobará en la misma o en la siguientes sesión, convocada
expresamente a tal fin en el plazo de 1 mes.
El secretario de la Junta remitirá a cada juzgado o tribunal certificación acreditativa del acuerdo adoptado.
Igual comunicación, y a los mismo fines, dirigirá al secretario responsable del Archivo Judicial Territorial
o Central, cuando proceda.

E) Fin de la vía administrativa

Las resoluciones de la Junta de Expurgo que acuerden la transferencia de los expedientes a la
Administración competente, su enajenación o su destrucción serán objeto de publicación en el BOE o
diaria oficial de la CCAA.
Todas las resoluciones de la Junta de Expurgo pondrán fin a la vía administrativa.

F) Enajenación y destrucción de documentos

Enajenación
Los expedientes que sean objeto de enajenación deberán ser destinados por el adquiriente exclusivamente
a su tratamiento para posterior reutilización como papel de uso común.
En ningún caso podrá el adquiriente divulgar el contenido de los expedientes ni, bajo ninguna
circunstancia, permitir el acceso a terceros a ellos. Las prohibiciones que anteceden deberán ser
expresamente consignadas en el contrato de compra y venta.
Destrucción
Se llevarán a efecto bien mediante contrato administrativo, bien a través de la celebración de un convenio
de colaboración con una Administración Pública que cuente con instalaciones adecuadas a tal fin.

G) Traslado de los documentos

Una vez que se haya formalizado la transferencia documental a la administración competente en materia
de patrimonio histórico, el contrato de compra y venta, el convenio de colaboración con otra
administración o el contrato administrativo, se remitirá copia de éstos al secretario o de la Junta de
Expurgo.
El secretario expedirá certificación acreditativa de su objeto y de la persona física o jurídica que sea parte
en el negocio jurídico y la remitirá al secretario judicial responsable del archivo donde radiquen los
expedientes, al objeto de poder autorizar la entrega de éstos, previo levantamiento de acta, de la cual
quedará constancia en este archivo y en el de gestión, de no coincidir ambos.
El secretario judicial responsable del archivo no autorizará el traslado de aquellos expedientes respecto de
los cuales no se hubiesen cumplido los requisitos reglamentariamente exigidos.