Control No Presupuestario

Control no presupuestario
Francisco Rullan, por mucho tiempo gerente de la compañía nacional de

mudanzas a sido asignado ala posición de gerente de una compañía
recientemente adquirida. Las ventas anuales son a aproximadamente a 850
000. Auque no rinde beneficios en la misma medida en que lo hacen
compañías similares en le sistema nacional.
La compañía matriz cree que con adecuado incremento del esfuerzo de

venta esta podría llegar a un volumen anual de por lo menos de 950 000 y el
beneficio neto, después de pagadas las contribuciones e impuestos, al seis
por ciento de las ventas anuales.
Después de estudiar el estado operativo del año anterior. Francisco preparo

un resumen de los principales índices operativos usados como guías por la
compañía matriz para evaluar la operación de las facilidades de mudanzas y
almacenaje de la compañía y para asesorar a las empresas de propiedad
privada que operan bajo un sistema de franquicias.
Llego a concluir con los coeficientes por proporciones recomendados para

los principales rubros de gastos se resume a continuación.
LA OBSERVACIÓN PERSONAL
Es un medio de asegurar información de control aplicable a todas las áreas

calves de resultados y se usa por todos los niveles gerenciales. El
supervisor a cargo de un departamento se confía de los resultados del
contacto de su personal subordinado; el es capaz de juzgar la producción
observando el paso de sus trabajadores; la calidad puede ser evaluada
mediante la inspección personal del trabajo en proceso y es posible estimar
la moral y las aptitudes del personal observándolo, escuchando sus
expresiones espontáneas y obteniendo respuesta a preguntas.
La observación personal es un medio para obtener información.
LOS REPORTES O INFORMES
Al diseñar o evaluar informes o reportes de control, surgen dos cuestiones

relacionadas:
1).- ¿Cuál es el propósito del informe?
2).- ¿Quién debe recibir el informe?

PROPOSITO DE LOS INFORMES DE CONTROL
El propósito es suministrar información que se intenta sirva de base a una

acción colectiva, si fuera necesaria. Al mismo tiempo la significación de los
reportes de control debe mantenerse en su perspectiva apropiada, estos
son solo una parte del ciclo de información planteamiento-control que es
necesario para un sistema completo de información gerencial.
Distribución de los Informes de Control
La información debe ser dirigida a la persona que es responsable de decidir

la acción requerida de la organización.
La misma información pero abreviada, es también reportada al superior del

gerente responsable.
El supervisor de un departamento de fabricación requiere información

detallada que describa el funcionamiento de su departamento, pero el
gerente de la planta puede recibir informes resumen condensado.
Un gerente de ventas de distrito necesitaron un registro diario completo de

lo realizado por cada uno de sus vendedores, pero el informe entregado al
gerente regional resume solamente la ejecutoria de cada distrito de ventas
en su región.
Características de un buen informe
Los informes de control son parte integrante de un sistema de control, este

debe tener características de efectividad, deben ser oportunos y a tiempo
en especial los que se preparan para el supervisor de una unidad.
Cuando los informes proveen información orientada primordialmente a

propósitos de control, ellos deben seguir las líneas organizativas.
Los informes deben ser preparados para revelar la actividad operativa en las
áreas empresariales más sensitivas o estratégicas.
En las organizaciones donde el progreso depende de los productos nuevos

puede que se requieran informes periódicos y frecuentes sobre las
actividades de investigación y desarrollo.
Los reportes deben ser económicos, y sus costos deben ser medidos en
términos en que realmente contribuyen al proceso de control.
Al preparar los informes deben incluirse suficientes datos, de tal suerte que
reflejen no solo la situación o estado actual sino también las tendencias o
corrientes prevalecientes.
Los programas de auditoria
Una apreciación independientemente de los registros financieros de la

compañía, busca probar la contabilidad y validez de los registros de las
transacciones a través de la determinación del grado de exactitud y la
medida en que los estados financieros reflejan fielmente lo que están
supuestos a representar.
Un medio de inspirara honestidad de parte de los empleados y salvaguardar

los recursos financieros de la compañía.
La verificación de los registros financieros de una compañía, es limitado en

cuanto a su alcance y esta asociado con la auditoria externa conducida por
agencias ajenas, tales como examinadores de bancos, o una firma de
contadores públicos.
Cuando es practicada por un equipo especializado compuesto por personal

diestro de la misma empresa, la auditoria puede ser un medio efectivo de
control así como un instrumento para la verificación de los registros
financieros y es conocida como auditoria interna.
La auditoria Externa
La auditoria externa es usualmente realizada por una firma de contadores

públicos.
Su propósito primordial es determinar si los registros de las transacciones

financieras de una empresa presentan un estado cierto y real de su
condición financiera.
Es necesario para los auditores verificar un muestreo representativo de

todos los tipos de transacciones financieras básicas para determinar su
exactitud y realismo.
La contribución de la auditoria externa al proceso de control es indirecta y

limitada por naturaleza.
El valor de la auditoria externa como medio de evaluar la posición financiera

ésta limitado por la validez y procedencia de los procedimientos de
contabilidad existentes.
La Auditoria Interna
Esta es realizada por un grupo especializado del staff de la propia compañía.
La auditoria interna verifica la exactitud de los registros de la empresa y

determina si los mismos son veraces y representativos de la situación que
intenta mostrar.
El propósito de la auditoria interna es proveer un medio de control interno y

busca determinar la efectividad de otros controles; la auditoria interna
puede ser considerada como un control maestro sobre todas las otras
formas de control.
Primero la auditoria interna provee una manera de determinar si los

métodos y procedimientos establecidos son efectivos en el logro de los
objetivos de la compañía y en asegurar el cumplimiento de las políticas
fijadas.
La formulación de recomendaciones para el mejoramiento de las políticas,

procedimientos y métodos, para quesean más efectivos en la obtención de
los objetivos establecidos.
Pueden producirse desviaciones de los procedimientos fijados porque

alguien cree que ha descubierto algún atajo o camino más corto, o puede
haber habido un honesto malentendido del procedimiento debido a su
complejidad.
Cualquiera que sea la razón, es tarea del auditor interno recomendar

aquellos cambios necesarios para asegurar el cumplimiento, inclusive la
recomendación de controles adicionales o mejorados.
El tercer beneficio es que la auditoria interna ofrece un medio de verificar

continuamente la efectividad de los controles establecidos y recomendar
las mejoras que fueren necesarias.
El uso de la auditoria interna como medio de control ido en aumento,

particularmente as grandes empresas.
La Auditoria Gerencial
La auditoria externa se ocupa principalmente de verificar la confiabilidad y

validez de los registros financieros.
La auditoria interna va un paso más allá y determina el grado de

cumplimiento de las políticas, métodos y procedimientos de la compañía y,
si fuera necesario, hace recomendaciones para asegurar la observancia de
prácticas empresariales establecidas.
Un enfoque sistemático a la evaluación de la total ejecución de la
administración.
Uno de los métodos de evaluación mejor conocidos de la ejecución

administrativa es la auditoria gerencial, evalúa el funcionamiento de una
compañía en relación con la operación de otras empresas de la misma
industria y en relación con la ejecutora de compañías destacadas de otras
industrias.
El concepto de que la acción de la gerencia puede y debe ser sujeta a

evaluación como parte de un programa de control total.
La auditoria gerencial enfoca su atención sobre muchos aspectos de la

ejecución gerencial, más bien que sobre una o dos áreas de acción
fácilmente medibles, y enfatiza la medición de los resultados del
desempeño gerencial por sobre la apreciación del propósito de la misma.
Además, las compañías individuales que operan seriamente con el concepto

de auditar la función gerencial puede desarrollar, como resultado de la
experiencia entro de su propia organización, un medio de asignar peso a las
varias categorías de ejecución que puedan constituirse en pronosticadoras
válidas y confiables de futuras ejecuciones.

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La compañía matriz cree que con adecuado incremento del esfuerzo de

Después de estudiar el estado operativo del año anterior. Francisco preparo

Llego a concluir con los coeficientes por proporciones recomendados para

Es un medio de asegurar información de control aplicable a todas las áreas

La observación personal es un medio para obtener información.

LOS REPORTES O INFORMES

Al diseñar o evaluar informes o reportes de control, surgen dos cuestiones

1).- ¿Cuál es el propósito del informe?

2).- ¿Quién debe recibir el informe?

El propósito es suministrar información que se intenta sirva de base a una

Distribución de los Informes de Control

La información debe ser dirigida a la persona que es responsable de decidir

La misma información pero abreviada, es también reportada al superior del

El supervisor de un departamento de fabricación requiere información

Un gerente de ventas de distrito necesitaron un registro diario completo de

Características de un buen informe

Los informes de control son parte integrante de un sistema de control, este

Cuando los informes proveen información orientada primordialmente a

En las organizaciones donde el progreso depende de los productos nuevos

Los programas de auditoria

Una apreciación independientemente de los registros financieros de la

Un medio de inspirara honestidad de parte de los empleados y salvaguardar

La verificación de los registros financieros de una compañía, es limitado en

Cuando es practicada por un equipo especializado compuesto por personal

La auditoria externa es usualmente realizada por una firma de contadores

Su propósito primordial es determinar si los registros de las transacciones

Es necesario para los auditores verificar un muestreo representativo de

La contribución de la auditoria externa al proceso de control es indirecta y

El valor de la auditoria externa como medio de evaluar la posición financiera

La auditoria interna verifica la exactitud de los registros de la empresa y

El propósito de la auditoria interna es proveer un medio de control interno y

Primero la auditoria interna provee una manera de determinar si los

La formulación de recomendaciones para el mejoramiento de las políticas,

Pueden producirse desviaciones de los procedimientos fijados porque

Cualquiera que sea la razón, es tarea del auditor interno recomendar

El tercer beneficio es que la auditoria interna ofrece un medio de verificar

El uso de la auditoria interna como medio de control ido en aumento,

La auditoria externa se ocupa principalmente de verificar la confiabilidad y

La auditoria interna va un paso más allá y determina el grado de

Uno de los métodos de evaluación mejor conocidos de la ejecución

El concepto de que la acción de la gerencia puede y debe ser sujeta a

La auditoria gerencial enfoca su atención sobre muchos aspectos de la

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