PROTOCOLO – PASO A PRODUCCIÓN PARA LA Código: ST-PT-01

ENTREGA DE PRODUCTO DE NUEVAS Versión: 02

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SOLUCIONES TECNOLÓGICAS publicación en el SIG

CONTENIDO

1. Introducción ............................................................................................................................... 2
2. Objetivos .................................................................................................................................... 2
2.1 Objetivo General ........................................................................................................................... 2
2.2 Objetivos Específicos................................................................................................................... 2
3. Alcance....................................................................................................................................... 2
4. Funcionalidades ........................................................................................................................ 2
5. Matriz RACI. .............................................................................................................................. 4
6. Requisitos para la entrega de nuevas aplicaciones en productivo................................... 4
7. Requisitos para la entrega de nueva Infraestructura tecnológica en productivo:........... 8
8. Requisitos para la entrega a la mesa de servicio de tecnologia en productivo: ............. 9
9. Anexos: .................................................................................................................................... 10
10. Glosario .................................................................................................................................... 11
11. Control de Cambios................................................................................................................ 11
12. Ruta de aprobación ................................................................................................................ 11

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1. Introducción

El presente documento tiene como finalidad establecer los lineamientos y definir los artefactos para la entrega
en producción de todos los nuevos servicios de tecnología o sus actualizaciones, que faciliten al Ministerio de
Educación su gestión, administración y mantenimiento.

2. Objetivos

2.1 Objetivo General

Establecer y describir los lineamientos que se deben cumplir, para la entrega en productivo al Ministerio de
Educación Nacional, de las nuevas soluciones de tecnología (infraestrucutura, sistemas de información y/o
servicios tecnológicos) del Ministerio de Educación Nacional.

2.2 Objetivos Específicos.

✓ Asegurar la entrega de la totalidad de documentación de la solución implementada

✓ Asegurar el despliegue de las nuevas soluciones tanto de aplicaciones como de infraestructura, para
los ambientes de (Certificación y Producción).
✓ Garantizar transferencia de conocimiento hacia los usuarios/clientes y personal técnico, que resguarde
la operatividad de los servicios IT.
✓ Controlar los riesgos latentes generados al realizar los despliegues de nuevas soluciones tecnológicas.

3. Alcance

El alcance de este protocolo describe los lineamintos a cumplir para nuevas soluciones y actulizaciones y aplica
desde el inicio de su implementación hasta la salida en productivo y entrega a la operación de la misma.

4. Funcionalidades

A continuación, se describen los roles que interactúan en el proceso, y las responsabilidades asociadas a cada uno.

Ítem Rol Responsabilidades

4.1 Coordinador de a. Encargados de asegurar la aprobación de paso a

Aplicaciones y/o producción de las soluciones tecnológicas adquiridas por
Coordinador de el MEN.
Infraestructura del MEN

4.2 Líder Técnico MEN a. Encargado de coordinar con el proveedor de la solución

la entrega acorde a los requisitos de este documento al
Ministerio de Edcuación Nacional.

b. Es el encargado de gestionar con el coordinador que

corresponda (ítem 4.1), la aprobación para el paso a
producción.

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Ítem Rol Responsabilidades

c. Responsable de asegurar el envío y sustentación del

RFC en los CAB.

d. Encargado de gestionar y coordinar con el proveedor o

área funcional del MEN, la realización de pruebas y
entrega de información.

4.3 Change Manager a. Responsable de verificar la solicitud de paso a

producción, y evaluar la viabilidad por parte de los
involucrados, de acuerdo al proceso de gestión de
cambios.

b. Responsable de garantizar el flujo y ejecución del RFC.

4.4 Líder Funcional MEN a. Persona del área usuario, responsable de validar y dar
conformidad al cumplimiento de los requerimientos
funcionales.

4.5 Operador Dentro de este rol, se encuentran asociados los siguientes

perfiles:

4.5.1 Especialista Aplicaciones

a. Responsable de validar y dar conformidad a la

aplicación que será puesta en producción y a la
documentación entregada.

b. Encargado de hacer el despliegue de la aplicación en

el ambiente de producción.

4.5.2 Especialista Base de Datos

a. Responsable de validar y dar conformidad a la base

de datos que será puesta en producción.

Encargado de hacer el despliegue de base de datos en el

ambiente de producción.

4.5.3 Especialista Seguridad

c. Responsable de verificar que la aplicación cumpla

con las poliitcas de seguridad establecidas por el
Ministerio de Educación Nacional.

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5. Matriz RACI.

En el siguiente cuadro se lista la asignación de responsabilidades de los involucrados en este protocolo de paso a
producción, donde: R – Responsable, A – Administrador, C – Consultado e I – Informado:

ITEM ROL

Coordinador
Proveedor

Operador
Manager
es MEN

Técnico

Usuario
Change
Líder

Final
MEN
1. Entregra de la Solución Actulizado o Nueva R
2. Verifica Cumplimiento de Protocolo A R I I C
3. Aprueba pase a producción R

6. Requisitos para la entrega de nuevas aplicaciones en productivo.

A continuación, se indican los requisitos que se deben cumplir para entregar en productivo las nuevas aplicaciones

La documentación debe estar en idioma nativo (Español-Colombia) o para los casos que se aprueben, segunda lengua
(inglés).

D: Pruebas – C: Certificación – P: Producción

Ambient
Ítem

e Entregable Descripción
D C P
6.1 X X Pruebas Entrega resultados pruebas funcionales en ambiente de
funcionales y Certificación y Acta de aprobacion del area funcional.
técnicas
6.2 X X Inventario de Entregar el inventario de las aplicaciones que componen la
aplicaciones solución con la respectiva CMDB actualizada.
6.3 X X Fuentes o medios Son los recursos, archivos con la carpeta o código fuente de la
de instalación de aplicación que son entregados por el MEN al Operador, para
la aplicación. poder realizar el despliegue de la aplicación. (Deployment, Indicar
Librerías y Dependencias, Scripts BD).

Para las aplicaciones comerciales: entrega de medios en físico

o indicar las rutas o el link para descargar los medios de
instalación a última versión.

Para las aplicaciones IN HOUSE: entrega del código fuente o

su compilador a última versión, en forma física o en la ruta con
los respectivos permisos para su descarga.
6.4 X Manual Técnico. Es un documento en el que se contemplan los aspectos técnicos
de la aplicación, y en el que se definen los servicios y la forma de
administrarlos, como mínimo este documento deberá contener:
a) Contenido
b) Introducción
c) Objetivo
d) Generalidades
e) Administración Capa Media APP
f) Administración Base de datos
6.5 X X X Manual de Es un documento guía, que ayuda a entender el funcionamiento
Instalación. de la aplicación para los usuarios finales, como mínimo este
documento deberá contener:
a) Contenido

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Ambient
Ítem e Entregable Descripción
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b) Introducción
c) Objetivo
d) Pre-requisitos de Instalación
e) Instalación Base de datos
f) Configuración Base de datos
g) Instalación Capa Media
h) Configuración Capa Media
i) Paso a paso despliegue de la APP
j) Actualización archivos de configuración
k) Verificación correcto despliegue
6.6 X Arquitectura de la Documento y/o diagrama que define los componentes que hacen
aplicación. parte de la aplicación, y la comunicación entre los mismos, como
mínimo este documento deberá contener:
a) Contenido
b) Introducción
c) Objetivo
d) Arquitectura del Negocio (Modelo conceptual cadena de
valor, macro procesos, procesos, subprocesos).
e) Arquitectura de la infraestructura
f) Arquitectura de la solución (Diagramas caso de uso,
diagramas de secuencia).
g) Diagrama dependencias e interoperabilidad con los
otros sistemas.
h) Conclusiones
i) Glosario
j) Anexos
Nota: Los diagramas deben estar en formato editable “Visio”
6.7 X Manual de usuario Es un documento en el que se relacionan las actividades que
puede realizar el administrador o los usuarios de la aplicación,
como mínimo este documento deberá contener:
a) Contenido
b) Introducción
c) Objetivo
d) Generalidades
e) Pre requisitos de uso
f) Funcionalidades
g) Glosario
h) Anexos
6.8 X Diagrama entidad- Documento y/o diagrama que permite ver las relaciones y
relación atributos de los objetos de la base de datos, como mínimo este
documento deberá contener:
a) Diseño relacional de la BD.
b) Dependencias de la aplicación sobre los esquemas de
la BD.
c) Diccionario de Datos.
d) Usuario y privilegios de usuarios sobre los esquemas.
e) Listado de procedimientos almacenados, índices,
funciones, triggers, vistas, Jobs, sinónimos, dblinks.
Nota: Los diagramas deben estar en formato editable “Visio”
6.9 X X X Sizing Cantidad de recursos proyectados, para soportar un número
determinado de usuarios, como mínimo este documento deberá
contener:
a) Cantidad de usuarios a soportar
b) Memoria
c) CPU
d) Storage

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Nota: el plan de capacidad de la aplicación debe estar
dimensionado mínimo a tres años.
6.1 X X Pruebas de carga Son pruebas que debe realizar el proveedor de la aplicación, con
0 y stress. el fin de determinar el rendimiento y respuesta de la misma, bajo
una cantidad de peticiones esperada.
a) Criterios de tiempos de respuesta y uso de recursos en
carga.
b) Cantidad de usuarios estimados en operación normal.
c) Cantidad máxima de usuarios soportados con el criterio
de tiempo de respuesta.
d) Requerimientos mínimos de hardware y comunicaciones
para cumplir con criterio de tiempo de respuesta.
6.1 X X Pruebas de Son pruebas que debe realizar el proveedor de la aplicación, las
1 Seguridad cuales permiten garantizar que la aplicación se encuentra libre de
vulnerabilidades. La solicitud de paso a producción incluye
certificación de pruebas de seguridad, donde se indique:
La aplicación o su versión ha pasado pruebas basadas en
OWASP sobre:
a) Introducción
b) Objetivos
c) Alcance
d) Fecha de realización
e) Metodología utilizada
f) Resumen ejecutivo
g) Hallazgos detallados con recomendaciones.
h) Configuración
i) Gestión identidad
j) Autenticación
k) Autorización
l) Manejo de sesiones
m) Validación de entrada de datos
n) Manejo de errores
o) Lógica de negocio
6.1 X X X Backups Indicar cuales son las rutas que se deben respaldar dentro de las
2 políticas de Backups, periodicidad y rotación del Backups.

6.1 X X Servicios a. Indicar cuales son los servicios que se desean monitorear
3 Monitoreados sobre la aplicación. (Puertos, servicios, url, etc).
b. Indicar un usuario de consulta, con el cual se pueda realizar
logueo sobre la aplicación.
6.1 X Categorización de Indicar cuál es la categoría a la que pertenece la aplicación de
4 la Aplicación acuerdo a las siguientes características :

Aplicaciones Cat I:
a. Aplicaciones de gran impacto o misión crítica para el MEN y el
Sector Educativo Colombiano.
b. En este grupo de aplicaciones se encuentran las que registran
mayor transaccionalidad especialmente desde las Secretarías de
Educación Nacional.

Aplicaciones Cat II:

a. Aplicaciones de impacto medio para el MEN y para el Sector
Educativo.
b. En este grupo de aplicaciones se encuentran sistemas con
poca cantidad de registros, y con una baja transaccionalidad para
las bases de datos y para el canal de Internet.

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Aplicaciones Cat III:

a. Aplicaciones con impacto bajo para el MEN y el Sector.
b. En este grupo de aplicaciones se encuentran sistemas de uso
interno del MEN.

6.1 X Licenciamiento Entregar los acuerdos de licenciamiento suscritos con los

5 proveedores e indicar las fechas de vigencia de los
licenciamientos y tipo de soporte ( 7x24, 8x5).

Entrega de la relación de todas las licencias utilizadas para el

desarrollo, tanto en el sistema operativo, capa media y
servidores, esto para licencias base como para los equipos a
utilizar. Al respecto a las licencias de software comercial, se debe
recibir del proveedor la respectiva certificacion del
licenciameinto.

Entregar certificado de cesión de derechos patrimoniales de

autor.
6.1 X X Cuentas y Entregar los usuarios de ROOT y contraseñas, de consulta y de
6 contraseñas de administración, con los cuales se pueda realizar logueo sobre
Usuarios cada aplicación; estas deben estar incluidas dentro del KeyPass.
6.1 X X Gestión de Entregar escaneo de vulnerabilidades y mitigacion de las
7 Vulnerabiliades mismas.
6.1 X X Gestión de Gestionar y dar cierre al backlog para los procesos de: gestión de
8 Backlog cambios, gestión de incidentes, gestión de problemas y gestión
de solicitudes asociadas a la infraestructura a entregar.
6.1 X X Plan de Entregar documentaciòn con el plan de recuperación ante una
9 Recuperación indisponibildad y el procedimiento donde se describa cómo se
Tecnológica (PRT) debe realizar la recuperacion de esta, el cual debe contener como
mínimo:

a) Introducción
b) Objetivos
c) Alcance
d) Fecha de realización
e) Metodología utilizada
f) Resumen ejecutivo
g) Procedimiento de recuperación
h) Tiempos de recuperación

6.2 X X X IPV6 Entregar evidencia dentro de la aplicacion del protocolo IPV6.

0
6.2 X X Tiempos de Entregar definidos y documentados, los tiempos mínimos de
1 Logueo para logueo a corde a su respectiva categorización.
Aplicaciones
Nuevas
6.2 X X X Diagrama DSI Entrega de diagrama DSI, en formato visio.
2
6.2 X X X Ingreso a Entregar el certificado de ingreso a almacén
3 Almacén
6.2 X X Actualización Entregar acta de de inclusión de la nueva solución en la liena
4 Linea Base APP base de de aplicaciones del Ministerio.
6.2 X X Actualizacion Entregar evidencia del carga de la totalidad de documentación
5 Archivos en la en el dosier de la solución.
Intranet

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7. Requisitos para la entrega de nueva Infraestructura tecnológica en productivo:

A continuación, se indican los requisitos que se deben cumplir para entrega a productivo de nueva infraestructura
tecnológica.

Esto aplica para cada uno de los elementos que componen la solución, la información a suministrar debe estar
en idioma nativo (español-Colombia) o segunda lengua (inglés), esto último cuando sea aprobado por el Ministerio.

Ítem Entregable Descripción

7.1 Inventario Entregar el inventario o relación de la infraestructura con mínimo los
siguientes ítems:
a) Marca
b) Modelo
c) Cantidad
d) Descripción
e) Modelo
f) Estado
g) Fabricante
h) Ubicación física
i) # de placa, etc.
j) Relación de VPNs existentes indicando usuario rol y permisos de
acceso.
k) CMDB actualizada a la fecha de entrega en la herramienta CA.

7.2 Manuales Técnicos. Garantizar que en este documento estén contemplados como mínimo los
aspectos técnicos de la infraestructura como:
a) Tipos de garantía
b) Niveles de escalamiento
c) Instructivo del soporte técnico (forma de operar), si lo tiene, los
servicios ofrecidos y en general la forma de administrar cada
elemento.
7.3 Manuales El documento debe contener instructivos para la administración del
Administración elemento según su rol (Ej.: servidor base de datos, balanceador de carga,
etc)
Ingeniería. En este documento debe contener la arquitectura detallada así:
7.4
a) Arquitectura de la solución (esquema de red (fisico y logico,
vlans, etc.), equipos de seguridad, balanceo.
b) Descripción de capa media entre otros) de la solución a nivel
donde se puede identificar cada componente.
c) Direccionamiento IP,
d) Tablas de rutas
e) NAT público
f) Mapeo de servicios
g) Plan de capacidad proyectado a 3 años

Nota: la arquitectura se debe entregar en formato editable “Visio”.

7.5 Aseguramiento de Entregar inventario de los dispositivos de seguridad y la evidencia de

infraestructura las pruebas de seguridad realizadas por el área de seguridad, para
garantizar que NO se tiene vulnerabilidad, en caso de que existiera,
garantizar que estas se encuentren documentadas y argumentadas, de
modo que avale que no hay riesgo para la información, infraestructura y
los sistemas de información del Ministerio de Educación Nacional.
7.6 Backups de Entregar los Backups en medio magnético, los archivos de configuración
configuración de cada uno de los elementos que componen la solución.

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Ítem Entregable Descripción

7.7 Backups Entregar la política de Backups y sus tiempos de retención, manuales de
administración de la herramienta de Backups (librería y aplicación), en la
que se indica:
a) Cuál es la frecuencia
b) Tipos de Backups
c) Tiempos de retención
d) Rutas de almacenamiento
e) Inventario de medios de almacenamiento.
f) Lineamientos de custodia.
g) Resultados de pruebas de recuperación de los últimos tres (3)
meses.

7.8 Servicios Definir cuáles son los elementos que deben ser monitoreados:
Monitoreados
a) Puertos de monitoreo
b) Dispositivos y URLs. Por cada componente de la solución.
7.9 Cuentas y contraseñas Entregar los usuarios y contraseñas en sobre sellado de: ROOT,
de Usuarios Administrador, y consulta, con los cuales se pueda realizar logueo sobre
la solución; a su vez deben ser incluidos dentro del KeyPass del
Ministerio.
7.10 Capacity Planing Análisis y estadísticas de uso de los recursos que componen la solución
(memoria, almacenamiento, canal CPU, etc.) del último año de operación,
Así como los indicadores de uso, disponibilidad y proyección a 3 años.
7.11 Licenciamiento Entregar los acuerdos de licenciamiento suscritos con los proveedores
de Hardware y software que compone la solución.

Entregar esquema de soporte (ej. 7x24, 5x8) indicar las fechas de

vigencia de los licenciamientos.
7.12 Garantía Contratos de soporte y garantía de cada elemento de la solución
7.13 Gestión de Entregar informe de los últimos tres (3) meses del escaneo de
Vulnerabiliades vulnerabilidades y mitigación pertinente de la plataforma a entregar.
7.14 Gestión de Backlog Gestionar y dar cierre al backlog para los procesos de: gestión de
cambios, gestión de incidentes, gestión de problemas y gestión de
solicitudes asociadas a la infraestructura a entregar.
7.15 Plan de Recuperación Entregar documentación con el plan de recuperación ante una
Tecnológica (PRT) indisponibildad en donde se evidencie el procedimiento de cómo se debe
realizar su recuperación.
a) Introducción
b) Objetivos
c) Alcance
d) Fecha de realización
e) Metodología utilizada
f) Resumen ejecutivo
g) Procedimiento de recuperación
h) Tiempos de recuperación
7.16 IPV6 Configuración dentro de la infraestructura del protocolo IPV6.

Nota: Se debe garantizar que cualquier infraestructura a entregar debe

soportar el procolo IPV6.

7.17 Arquitectura Entrega de la arquitectura en donde se asergure un esquema de alta

disponibilidad y full tolerance, para que esta sea compatible con la
actual aquitectura del Ministerio.
7.18 Ingreso a Almacen Entregar el certificado de ingreso a almacén del Ministerio.

8. Requisitos para la entrega a la mesa de servicio de tecnologia en productivo:

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A continuación, se indican los requisitos que se deben cumplir para entregar el nuevo servicio a la mesa de ayuda.

Esto aplica para cada uno de los elementos que componen la solución, la información a suministrar debe estar
en idioma nativo (español-Colombia) o segunda lengua (inglés), esto último cuando sea aprobado por el Ministerio.

Ítem Entregable Descripción

8.1 Realizar la capacitación y entregar evidencia (listados de asistencia) de la
Capacitación misma por parte del proveedor o del Ministerio (aplica para desarrollos in
house). Lo anterior, con el fin de solucionar o tener la claridad necesaria
para justificar ante el usuario final las respuestas a su necesidad.

Dentro de esta capacitación es necesario asegurar que los capacitados

cuenten con usuarios de prueba que permitan consultar dentro de la
aplicación para orientar de una mejor manera a los usuarios finales ya que
esto permite el desarrollo de una comunicación efectiva.
8.2 Matriz de escalamiento Entrega de la matriz de escalabilidad por cada frente, en este debe estar
detallado: la solución que soporta (ej. aplicación SIGSE, servidor 1),
especialidad, nombre del especialista, correo electrónico y número
telefónico.
8.3 Árbol de tipificación Entrega de la tipificación por cada frente, indicando:
de la herramienta de
gestión a) Servicio
b) Categoría
c) Requerimiento
d) Clasificación (incidente, evento requerimiento)

8.4 Catálogo de Servicios Entrega de la información del servicio, para la inclusión en la matriz del
catálogo de servicio del nuevo servicio o la actualización del mismo de ser
requerido. Como mínimo deberá informar:

• Categoría del Servicio de TI

• Nombre del Servicio de TI
• Descripción del Servicio
• Solicitud del Servicio de TI
• Descripción de la Solicitud de Servicio
• Excepciones del Servicio
• Condiciones del Servicio de TI
• Impacto del Servicio
• Tiempo de Atención
• Tiempo de Solución
• Documentos Asociados al Servicio
• Clientes del Servicio
• Estado
8.5 Tiempo de respuesta. Hacer entrega de los ANS, OLA y SLAS, con la descripción de los
tiempos de respuesta de acuerdo a su categorización en los diferentes
niveles.
8.6 Base de Datos del Entrega de la base de datos de conocimiento donde se describa los
conocimiento. errores conocidos, sus síntomas, la causa raíz y su respectiva solución y
gestión de problemas.

9. Anexos:

Anexo 1_ Lista de Chequeo

Anexo 2_ Hoja de Vida App

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10. Glosario

Aplicación: Es un tipo de programa informático diseñado como herramienta para permitir a un usuario realizar uno
o diversos tipos de trabajos.

Ambiente de Pruebas: Es un ambiente de pruebas es un término utilizado en el campo del software desarrollo de
sitios web en el que se realizan las pruebas necesarias sobre el sistema desarrollado.

Ambiente de Certificación: Es un ambiente utilizado antes del paso a producción, en el que se certifica que la
aplicación cumpla con los estándares de calidad y funcionalidades solicitadas.

Ambiente de Producción: En este ambiente es en el que se expone la aplicación a los usuarios finales. Tiene
todas las características requeridas de accesos, seguridad y disponibilidad, para prestar el servicio para el que fue
diseñada la aplicación.

Matriz Raci: Es una matriz de asignación de responsabilidades, la cual es utilizada para relacionar las actividades
con recursos (individuos o equipos de trabajo). El fin de la misma es asegurar el alcance de una actividad este
asignada y sea cumplida.

11. Control de Cambios

Fecha de entrada
Versión Naturaleza del cambio
en vigencia
Migración total del protocolo de paso a producción para la entrega de
01 18/06/2018
producto de nuevas soluciones tecnológicas a ST-PT-01.
Se incluyen los capítulos: funcionalidades, Matriz Raci, Glosario.
Se actualiza los capítulos: requisitos de nuevas aplicaciones en productivo,
requisitos para la entrega de la mesa de ayuda en productivo.
El documento entra
Se incluyen los númeral 6.16 al 6.21.
en vigencia a partir
02 Se incluyen los númeral 7.13 al 7.17.
de su creación en el
SIG
Se actualiza el logo y los colores de este documento de acuerdo con el nuevo
manual de imagen institucional generado por la Presidencia de la Republica
para todas las entidades del Gobierno.

12. Ruta de aprobación

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre Mónica Álvarez Nombre Hernán Guiovanni Nombre Hernán Guiovanni Rios
Mora Rios Linares Linares
Cargo Contratista Cargo Contratista Cargo Jefe Oficina de Tecnología y
Sistemas de Información

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