PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Gestión Administrativa

 Código del Programa de Formación:122115
 Nombre del Proyecto: Diseñar un programa de capacitación para la Ejecución de Procedimientos
administrativos propios de la Unidad Administrativa en las diferentes empresas del Sector
 Fase del Proyecto: Ejecución
 Actividad de Proyecto: Funciones Especiales De Word, Excel Y PowerPoint, (Excel) Funciones De
Búsqueda Y Referencia, Funciones De Información, Funciones Estadísticas Y Financieras, Funciones
De Base De Datos
Competencia: Aplicar Tecnología de la Información teniendo en cuenta las necesidades de la
unidad administrativa
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar: GESTIONAR LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE ACUERDO
CON LAS NECESIDADES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA Y LAS POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN.
 Duración de la Guía: 30 Horas Trabajo presencial 15 Horas Trabajo Autónomo

2. PRESENTACION

El término ofimática hace referencia a todas las herramientas y los métodos que se aplican a las actividades
de oficina que posibilitan el procesamiento computarizado de datos escritos, visuales y sonoros.

La construcción de una aplicación con herramientas ofimáticas, se funda en aspectos de orden

metodológico y técnico, relacionadas con competencias que debe desarrollar el aprendiz, teniendo en
cuenta que hoy día las organizaciones requieren un mayor grado de comunicación y no se limitan
solamente a capturar documentos manuscritos; se debe desarrollar la capacidad de lectura e interpretación
de la situación, habilidades propositivas y de resolución de problemas.

El desarrollo de esta guía de aprendizaje le permitirá desarrollar competencias para la resolución de

problemas tecnológicos en el mundo laboral

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3 FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Tener conocimientos en el manejo de recursos de oficina, la seguridad ocupacional, las políticas

administrativas, son condiciones requeridas para la gestión de la unidad administrativa.

 Cree que las funciones especiales de Word, Excel y PowerPoint son necesarias en Ofimática.
Justifique su respuesta.
 Que ventajas como Aprendiz Sena encuentra en conocer, aprender y dominar las herramientas
ofimáticas?
 Que paquetes de herramientas de oficina usted conoce?
 Cuando requiere realizar trabajos escritos, cálculos matemáticos, de finanzas o estadísticos y
presentaciones tipo exposición. Qué herramientas usa convencionalmente para el desarrollo de las
mismas?
 Conoce usted alguna limitación o restricción que deba ser tenida en cuenta para instalar en un
computador los paquetes de herramientas ofimáticas?

En forma individual, observe la siguientes imagenes

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  En equipos de cinco aprendices, intercambien sobre las ideas que les refleja cada una de las
imágenes en relación con los resultados de aprendizaje a desarrollar en esta guía. ¿Existe alguna
relación? Unifique ideas para socializar en el ambiente de formación.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

Genreralmente los paquetes de herramientas ofimáticas no tienen un estándar sobre la cantidad de

programas específicos a incluir, pero la gran mayoría contine al menos un procesador de textos y una hoja
de calculo. Adicionalmente, la suite puede contener un programa de presentación, un sistema de gestión
de bases de datos, herramientas menores de graficos y comunicaciones y un gestor de información
personal (agenda y cliente del correp electrónico ) según sea el caso.

FUNCIONES ESPECIALES DE WORD

Herramientas Especiales. Microsoft office Word posee con una gran

variedad de herramientas que te servirán de apoyo para dar mayor calidad a la presentación de los
documentosque realices. Algunas de ellas son portadas, gráficos, imágenes, SmarArt, gráficos etc.

Muchos utilizamos Microsoft Word, pero muy pocos lo conocen a fondo y pueden sacarle realmente todo
el jugo que puede ofrecernos, porque existen características que nos pueden hacer mucho más productivos
y que rara vez utilizamos, tal vez porque sencillamente nadie nos las ha enseñado en ningún momento, y
harán que nuestro trabajo sea mucho más fácil.

Ingresar al siguiente link https://www.maestrodelacomputacion.net/funciones-ocultas-de-word-vida-mas-

facil/

Actividad: En grupos de tres Apredices se asignara un tema de las funciones especiales de Word,
desarrollaran una actividad explicativa del tema correspondiente (Recuerden que la formación es virtual)

Tablas dinámicas

Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinámicamente la
información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En esta ocasión veremos un
ejemplo claro de cómo crearlas.

FUNCIONES ESPECIALES DE WORD

Para la siguiente actividad propuesta sobre funciones especiales de Word, consulte los siguientes temas:
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Combinación de correspondencia

En Word, elija Archivo > Nuevo > Documento en blanco.

En la pestaña Correspondencia del grupo Iniciar combinación de correspondencia, elija Iniciar combinación
de correspondencia y el tipo de combinación que quiere ejecutar .

Elija Seleccionar destinatarios > Usar una lista existente.

Video

https://www.youtube.com/watch?v=VEAUnapeJo8

https://support.office.com/es-es/article/Combinar-correspondencia-con-una-hoja-de-c%C3%A1lculo-de-
Excel-858c7d7f-5cc0-4ba1-9a7b-0a948fa3d7d3

Crear una tabla dinámica en Excel

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https://exceltotal.com/como-crear-una-tabla-dinamica/

https://www.youtube.com/watch?v=810ZvpLSFHo

ACTIVIDAD 2: Realizar en una hoja de Excel una tabla dinámica teniendo en cuenta la imagen anterior, en
donde se evidencie 10 preguntas con sus respectivas respuestas, además graficar cada una de ellas.

FUNCIONES ESPECIALES DE EXCEL

Las funciones de Excel son procedimientos que ya están incorporados en la hoja de cálculo y que fueron
diseñados para realizar algún cálculo específico. No se puede cambiar el comportamiento de las funciones
de Excel, porque su funcionamiento ya está programado dentro de la herramienta, pero podemos aprender
a utilizar la amplia gama de funciones.

Para la siguiente actividad propuesta sobre funciones especiales de Excel, consulte los siguientes temas:

La función BUSCARV en Excel

La función BUSCARV en Excel nos permite encontrar un valor dentro de un rango de datos, es decir,
podemos buscar un valor dentro de una tabla y saber si dicho valor existe o no. Esta función es una de las
más utilizadas para realizar búsquedas en Excel por lo que es importante aprender a utilizarla
adecuadamente.
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https://youtu.be/TONErtDwpPo

Actividad 1

 Abrir el documento FUNCION BUSCARV.doc, que se encuentra en la carpeta entregada Tema3 y

realizar el ejercicio.

Actividad 2

Abrir el documento Ejercicio Buscarv.xls que se encuentra en la carpeta tema3 y realizar las actividades
propuestas adjuntas a la tabla.

1. Función SI

La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar una condición
para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de gran ayuda para tomar decisiones en
base al resultado obtenido en la prueba lógica.

Revisar el siguiente enlace

http://exceltotal.com/la-funcion-si-en-excel/
https://exceltotal.com/funcion-si-anidada/

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Funciones lógicas

1. La función SI (vídeo)
2. La función O
3. La función Y (vídeo)

Forma vectorial de la función BUSCAR

Función BUSCAR.  Bajo esta forma podemos buscar un valor en un rango de celdas el cual debe ser una sola
columna o una sola fila. La sintaxis para realizar la búsqueda es la siguiente:

https://exceltotal.com/la-funcion-buscar-en-excel/

LA FUNCIÓN SUBTOTALES EN EXCEL

La función SUBTOTALES en Excel nos ayuda a calcular el subtotal de una lista de valores. Lo interesante es
que podemos indicar a la función SUBTOTALES el tipo de operación que deseamos aplicar sobre los valores.

SINTAXIS DE LA FUNCIÓN SUBTOTALES

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https://exceltotal.com/la-funcion-subtotales-en-excel/

video

https://www.youtube.com/watch?v=KW50zACKwSU

Gráficos EN EXCEL

Estos son los tipos de gráficos más utilizados en Excel:

Gráficos de columna. Este tipo de gráfico hace un énfasis especial en las variaciones de los datos a través
del tiempo. Las categorías de datos aparecerán en el eje horizontal y los valores en el eje vertical.
Frecuentemente se compara este tipo de gráfico con los gráficos de barra, donde la diferencia principal es
que en los gráficos de barra las categorías aparecen en el eje vertical.

Gráficos de línea. Un gráfico de línea muestra las relaciones de los cambios en los datos en un período de
tiempo. Este gráfico es comparado con los gráficos de área, pero los gráficos de línea hacen un énfasis
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especial en las tendencias de los datos más que en las cantidades de cambio como lo hacen los gráficos de
área.

https://exceltotal.com/tipos-de-graficos-en-excel/

https://www.youtube.com/watch?v=BER2KhixV0Y

FUNCIONES ESPECIALES DE POWERPOINT

Haga clic en Crear o elija una variación de color y luego haga clic en Crear

https://support.office.com/es-es/article/Tareas-b%C3%A1sicas-para-crear-una-presentaci%C3%B3n-de-
PowerPoint-efbbc1cd-c5f1-4264-b48e-c8a7b0334e36

video

https://www.youtube.com/watch?v=CbkYvZ_GxxA

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

1. Según los temas estudiados realice los siguientes talleres:

A. Taller Excel
B. Taller Word
C. Taller Powerpoint

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3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

Según los temas estudiados realice las siguientes actividades que se encuentra en la carpeta materiales:

Para Excel

Ejercicios( tablasdinamicas2.xls) , descargarlo y realizarlo

Graficos (Anexoguia-4.pdf)

Para Word:

Conseguir una lista en Excel de 50 personas y realizar combinación de correspondencia sobre invitación a
una reunión, debe llevar cargo, nombre, dirección, fecha, hora y dia de la reunión.

Para PowerPoint

Realizar una presentación de Diapositivas en PowerPoint sobre la nrma GTC 185 con estilo de fondo,
Patrón de diapositivas,  Animaciones y transiciones, Trabajar con diagramas,  Diseño, Elementos multimedia y
entregarla como presentación de diapositivas.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Tome como referencia las técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento: Utiliza de manera responsable Preguntas formuladas en

Respuesta a preguntas de las herramientas de Oficina, cuestionario.
conocimientos implicados en el aplicando las funciones propias
saber del procesador de palabras, Observación de desempeño
hojas de cálculo y presentador registrado en lista de chequeo.
Evidencias de Desempeño: de diapositivas en la resolución
Navegación en el entorno de de problemas de acuerdo con Observación de manejo de
Excel, aplicación de formato de las necesidades del cliente y las entorno de Excel, manejo de
celdas, manejo de fórmulas y tendencias de las Tecnologías formato de celdas, formulas y
de la Información y de la funciones en hoja de cálculo,
funciones en hojas de cálculo,
comunicación. utilización de gráficos,
utilización de gráficos, elaboración de tablas y tablas
elaboración de tablas y tablas dinámicas y observación de la
dinámicas, creación y ejecución creación y ejecución de macros
de macros; mediante el en hojas de cálculos elaborados
desarrollo de ejercicios con criterios establecido
propuestos. mediante lista de chequeo.

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 Evidencias de Producto: Realizar
una presentación PP sobre la
norma GTC 185 con estilo de
fondo

5. GLOSARIO DE TERMINOS

Localización de celda: Referencia de la celda formada por la letra de la columna seguido por el número de
la fila.

Operador matemático: Cada una de los símbolos matemáticos que realizamos por ejemplo en la suma: +.

Ordenar: Reorganizar los datos de un rango de celdas.

Autocompletar: Rellenar automáticamente una serie de datos que forman una secuencia, por ejemplo, los
días de la semana, meses o números.

Argumento: Dentro de una función cada una de las partes que la forman.

Barra de fórmulas: En la parte superior de una ventana de Excel, es un espacio rectangular alargado en
donde van a aparecer los valores y las formulas introducidas en la celda en la que esté situado el cursor.

Combinar celdas: Permite la agrupación de varias celdas en una sola.

Celdas: Es la intersección de una fila y una columna de Excel, de forma rectangular y en la que se
introducen los datos.

Cuadro de nombres: Espacio donde aparece la referencia de la celda o si le damos un nombre a la celda
aparecerá este.

Libro de Excel: Archivo de Excel que contiene una o varias hojas de cálculo.
Entrada de datos: Escribir información numérica, formulas o texto en una celda que se mostrara y usará en
la hoja.

Funciones: Cada una de las operaciones que se pueden realizar en un libro de Excel que pueden ser:
numéricas, orden, lógicas, etc.

Gráficos: Representación visual de los datos numéricos, existen multitud de opciones entre otras: circular,
columnas y lineal.

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Hoja de Cálculo: Documento dentro de un libro de Excel en el que se pueden realizar cálculos con números,
datos y texto, aparece en pestañas debajo de la ventana principal.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

Recopilación de Recursos para la integración de las TIC. (s.f.) Recuperado de:

http://www.docentestic.es/index.php/plataformas.html . 23 de noviembre de 2013.

Las TICS en la Educación. 2005. Recuperado de: http://educatics.blogspot.com/. 23 de noviembre de 2013.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Nairo Hernandez

8. CONTROL DE CAMBIOS

Razón del
Nombre Cargo Dependencia Fecha
Cambio

Autor (es)

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