Plan de Implantacion WEBERP v2 PDF

EMPRESA BACKUS
Y JOHNSTON S.A.C.
Área de Informática
Documento de Plan de Implementación a la empresa

Backus
Versión 2.0
WebERP Versión 5.1.3
Elaborado: Revisado: Aprobado:

 Barja Carhuaz Hugher  Izquierdo Flores Erick
 Izquierdo Flores Erick Miguel
 Lozano Orihuela Waldir
 Lara Curahua Anthony Víctor
 Rojas Tejeda Avidait Andrea
HISTORIAL DE REVISIONES
Fecha Versión Descripción Autor

Elaboración del documento Integrantes de este
22/06/2020 1.0
(versión revisada y aprobada) proyecto
Integrantes del
30/06/2020 2.0 Elaboración de la metodología de implantación
proyecto
LISTA DE DISTRIBUCIÓN
Tipo de Documento
Fecha Destinatario
(Digital o copia impresa)
22/06/2020 Digital
EMPRESA BACKUS Y JOHNSTON S.A.C.
TITULO: Documento de Plan de Implementación – [WebERP] [V. 2.0]

CODIGO: DOC-DSI-001 AREA DE INFORMATICA|
VERSION: 1.0 Página 3 de 22
ÍNDICE
OBJETIVOS ____________________________________________________________________ 5
DEFINICIONES, ACRÓNIMOS Y ABREVIATURAS __________________________________ 6
REFERENCIAS _________________________________________________________________ 7
1. METODOLOGÍA ____________________________________________________________ 8
1.1. Instalación del software _________________________________________________________ 8
1.2. Configuración del software ______________________________________________________ 9
1.3. Conversión del sistema _________________________________________________________ 10
1.4. Aceptación del software ________________________________________________________ 10
1.5. Operación del software ________________________________________________________ 11
1.6. Capacitación de usuarios _______________________________________________________ 11
2. RECURSOS A UTILIZAR ____________________________________________________ 12
2.1. Recurso Humano _____________________________________________________________ 12
2.2. Tiempo ______________________________________________________________________ 13
2.2.1. Cronograma de Actividades ______________________________________________________ 13
2.2.2. Diagrama de Gantt ______________________________________________________________ 15
2.3. PRESUPUESTO ______________________________________________________________ 18
2.3.1 Software _________________________________________________________________________ 18
2.3.2 Hardware ________________________________________________________________________ 18
2.3.3 Recursos Materiales _______________________________________________________________ 18
2.3.4 Capacitación _____________________________________________________________________ 18
2.3.5 Recursos Humanos________________________________________________________________ 19
2.4. OTROS RECURSOS __________________________________________________________ 19
3. ANÁLISIS DE RIESGO ______________________________________________________ 20
4. CONTROL DE CALIDAD ____________________________________________________ 21

INTRODUCCIÓN
Uno de los puntos fundamentales en cualquier organización empresarial es la información. Las
empresas deben tener en cuenta que la información posee un valor muy alto para el correcto
funcionamiento de la empresa, ya que nos lleva a la gestión empresarial y tomar las decisiones
correctas en cada momento. Por ello, los sistemas de información en las empresas son
imprescindibles para realizar el análisis de la situación empresarial y desarrollar las diferentes
estrategias que nos permitan mejorar el rendimiento y conseguir los objetivos de la organización.
En el presente trabajo se implementará un Sistema de Información en la empresa Backus. La
alternativa propuesta está basada en la implementación de un ERP Open Source que es el WebERP
la cual es un sistema de gestión de información que automatiza muchas de las prácticas de negocio
asociadas con los aspectos operativos o productivos de la empresa, básicamente es una
arquitectura de software que facilita e integra la información entre las funciones de manufactura,
logística, finanzas y recursos humanos de una empresa.
El trabajo consta de 6 partes comenzando por una breve introducción y objetivos propuestos.
Iniciando por la parte 1 y 2, que son el Plan de configuración y el plan de conversión del sistema,
donde el sistema será implantado y completamente instalado, listo para el uso del personal
responsable de usar. Para la parte 3 y 4 que son; el Plan de Capacitación y los Recursos a utilizar
donde se verá el uso correcto del sistema y los recursos necesarios para un buen funcionamiento.
Por último, estará el 5 y 6 que corresponden a el Análisis de Riesgo y el Control de Calidad donde
se pondrán en evidencia los riesgos que podrían afectar durante la implementación del sistema y
las posibles acciones para reducir su impacto seguido del establecimiento de una tabla de control
para que las actividades llevadas a cabo durante la implantación se realicen de forma adecuada.

OBJETIVOS
GENERAL:
Implementar un modelo de implantación de la webERP para la empresa Backus S.A.A con la
finalidad de facilitar el flujo organizado de la información entre las áreas para obtener una visión
global centralizada de la situación de la empresa.
ESPECÍFICOS:
 Implementación de los módulos del sistema webERP.
 Mejorar la eficiencia de los procesos de la empresa.
 Generar información integrada, confiable y oportuna para la toma de decisiones.
 Realizar el análisis económico de la implantación del ERP.
 Evaluar la gestión de procesos de ventas posterior a la implantación de la ERP

DEFINICIONES, ACRÓNIMOS Y ABREVIATURAS
 webERP: es un sistema ERP de código abierto maduro que ofrece mejores prácticas,
administración de negocios multiusuario y herramientas de contabilidad en la web.
 Open source: es un software libre con código diseñado de manera que sea accesible al
público.
 S.A.A.: es una Sociedad Anónima Abierta, estas sociedades están concebidas
principalmente para las grandes empresas, con muchos accionistas e importante capital.
 Backus: es una empresa cervecera peruana perteneciente al grupo AB Inbev, la primera
corporación cervecera más grande a nivel mundial.
 Diagrama de Gantt: es una herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de
dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total
determinado.

REFERENCIAS
Los documentos que se hacen referencia en el plan de Implementación – WebERP son:
Referencia Titulo Ruta o Ubicación Fecha Autor

AC-001 Acta de ----------------------------- 22/06/2020 Integrantes de este
constitución del proyecto
Proyecto
AP-001 Alcance de ---------------------------- 22/05/2020 Integrantes de este
Proyecto proyecto
Externo Herramientas de Lanación.com 28/09/2016 Diario La nación

ERP para las
Pymes
Externo Manual general weberp.org. 31/05/2016 Organización - WebERP
de WebERP

1. METODOLOGÍA
Uno de los aspectos importantes de la implantación del ERP es decidir cuánto de la organización se
debe incluir simultáneamente en el proyecto de implantación. La metodología a utilizar establece
procesos claros y específicos a desarrollarse en la implantación del software ERP.
Los 6 subprocesos mínimos requeridos a utilizar serán; el subproceso de instalación de software,

subproceso de configuración de software, subproceso de conversión de sistema, subprocesos de
aceptación de software, subproceso de operación de software y el subproceso de capacitación de
usuarios.
Cada subproceso establece un grupo de tareas que deberán organizarse y planificarse

apropiadamente.
1.1. Instalación del software

La arquitectura de los servidores de aplicaciones, base de datos, correos y web, alojados en una
nube de internet o en el propio centro de datos de la compañía, deben ser dimensionados en
función a la cantidad de usuarios y número de transacciones a soportar. Así mismo los esquemas
de seguridad de redes, asegurando que el software ERP se encuentre protegido de accesos no
autorizados. En caso la compañía decida utilizar el servicio de nube, estas preocupaciones se
trasladan al proveedor del servicio de software como servicio (SaaS).
El aspecto más relevante para la compañía es la depuración y migración de datos iniciales, en
este punto se debe considerar que los datos pueden ser de movimientos o datos maestros que

no cambian regularmente, por ejemplo, la lista clientes o proveedores son datos maestros,
mientras que los datos de las facturas son datos de movimientos. En una estrategia de migración
de datos se debe considerar migrar los datos maestros y usualmente no migrar los datos de
movimientos, a menos que esta información sea muy importante de contar en el nuevo software.
1.2. Configuración del software

Para una configuración optima del sistema adecuada para la organización y sus partes
involucradas es necesario un plan de configuración la cual será parte de un manual de
configuración personalizada para la organización, la cual será integrada en cada una de ellas
finalizada con un reporte de las pruebas realizadas.

1.3. Conversión del sistema

En la adecuación del sistema es necesario la depuración de data y migración de datos ya sea
de forma automatizada o manual.
La optimización de procesos, en la etapa de capacitación identificarán los procesos actuales y
también se discute la forma de optimizar los procesos actuales con ayuda del software, en caso
modifique un procedimiento actual es necesario que la alta gerencia apruebe del nuevo manual
de procedimientos que se puede elaborar durante la etapa de capacitación
1.4. Aceptación del software

El proceso de aceptación pertenece a uno de los últimos subprocesos de la metodología, va a
enfocarse en verificar si el sistema es apto para su uso. Es importante especificar los criterios
de aceptación del software. Los usuarios y clientes suelen involucrarse en la ejecución de las
pruebas de aceptación de software, siendo esto un mecanismo muy útil para ganar su confianza
en el nuevo sistema.

1.5. Operación del software

Para el correcto uso y manejo del software dispondremos de un manual de operaciones cuyo
propósito es introducir a los involucrados dentro del plan de implantación a conocer como se
desempeña el ERP, así como las actividades relacionadas hacia ella con la organización.
1.6. Capacitación de usuarios

Para el proceso de cierre de la metodología, el proceso de capacitación de usuarios recopilara
información sobre el manual de configuración y el manual de operaciones para preparar un plan
de capacitación sobre los usuarios finales, también estarán involucrados aquellos quienes
hayan sido afectados por el cambio.

2. RECURSOS A UTILIZAR
2.1. Recurso Humano
Liste el nombre de los responsables y/o participantes del plan de implementación a través de la
siguiente tabla:
Cargo / Rol Responsable Tareas Descripción

Administrar los recursos
Gerente de Gerente de • Gestionar los recursos de humanos, costos y
proyecto proyecto proyecto. presupuesto del proyecto
• Asegurar el cumplimiento de
Jefe del área de Encargado del área Elaborar la estrategia y plan
la estrategia y plan de
informática de informática de despliegue.
despliegue del sistema.
• Incorporar a la empresa el • Conducir la capacitación.
nuevo sistema a través de las
Líder de Gestión Líder de gestión del • Lograr la obtención de los
estrategias de comunicación y
del Cambio cambio resultados esperados en la
capacitación de manera eficaz
comunicación interna y
externa.
• Brindar asesoramiento
durante el ciclo del proyecto • Apoyar a la Gerencia del
Jefe de Calidad Proyecto en todas las
Jefe de calidad • Definir los estándares de actividades
(Consultor) de gestión
calidad internos aplicables al durante el ciclo del proyecto.
proyecto.
• Proporcionar el soporte en el • Administrar los documentos
Analista de Analista de
análisis de los procesos normativos internos que
Desarrollo desarrollo
impactan en los procesos de
Organizacional organizacional • Documentar los procesos
la empresa.

2.2. Tiempo
En esta sección se describen las actividades principales (previas, durante y post) para realizar la
implementación del sistema, tales como: elaboración del plan, ejecución, evaluación, cierre, etc.
2.2.1. Cronograma de Actividades
N Duración(
Actividades Comienzo Fin Responsable(s)
o. días)
6 abril 12 mayo Líder de Gestión del
1 Instalación del software 27
2020 2020 Cambio
17 abril
Configurar la base de datos 10 6 abril 2020
2020
Asignación de los permisos 20 abril 22 abril Líder de Gestión del
3
requeridos 2020 2020 Cambio
Realizar la puesta en 23 abril 24 abril
2 Jefe de informática
funcionamiento 2020 2020
Desarrollar una copia de 27 abril 28 abril
seguridad 2020 2020
Auditoria de la configuración 29 abril 1 mayo
3 Jefe de Calidad
física 2020 2020
Asegurar la compatibilidad de la 4 mayo 5 mayo
aplicación 2020 2020
Análisis de la infraestructura 6 mayo 7 mayo
necesaria 2020 2020
Análisis de los resultados de la 8 mayo 12 mayo
instalación 2020 2020
13 mayo 9 junio
2 Configuración del software 20 Jefe de informática
2020 2020
Desarrollo de un plan de 13 mayo 18 mayo
personalización 2020 2020
Personalización de la configuración 19 mayo 22 mayo
de la aplicación 2020 2020
Migración de la configuración del 25 mayo 26 mayo
software existente 2020 2020
Definición de usuarios y/o perfiles 27 mayo 1 junio
de la aplicación 2020 2020
Creación de los usuarios y/o 2 junio 5 junio
perfiles de la aplicación 2020 2020
8 junio 9 junio
Prueba de la configuración 2 Jefe de informática
2020 2020
10 junio 23 junio
3 Conversión del sistema 10 Jefe de informática
2020 2020
10 junio 11 junio Analista de Desarrollo
Definir estrategia de conversión 2
2020 2020 Organizacional
Ejecutar plan de conversión de 12 junio 15 junio
sistemas 2020 2020

16 junio 19 junio
Preparación de datos 4 Jefe de informática
2020 2020
22 junio 23 junio
Migración de datos 2 Jefe de informática
2020 2020
24 junio Analista de Desarrollo
4 Aceptación del software 6 1 julio 2020
2020 Organizacional
Definir criterios de aceptación del 24 junio 26 junio Analista de Desarrollo
3
sistema 2020 2020 Organizacional
29 junio 30 junio Analista de Desarrollo
Validación y pruebas de servicios 2
Aceptación de software en el Analista de Desarrollo
1 1 julio 2020 1 julio 2020
entorno operativo Organizacional
29 julio
5 Operación del software 20 2 julio 2020 Jefe de informática
2020
Operación del sistema 5 2 julio 2020 8 julio 2020 Jefe de informática
22 julio
Soporte al usuario 10 9 julio 2020 Jefe de informática
2020
23 julio 29 julio
Pruebas de operación 5 Jefe de informática
2020 2020
30 julio 26 agosto
6 Capacitación de usuarios 20 Jefe de Calidad
2020 2020
30 julio 5 agosto Analista de Desarrollo
Preparar plan de capacitación 5
6 agosto 26 agosto
Capacitación del personal técnico 15 Jefe de Calidad
2020 2020
Capacitar a los afectados por los 6 agosto 26 agosto
15 Jefe de Calidad
cambios del sistema 2020 2020
La capacitación de los usuarios 6 agosto 26 agosto
15 Jefe de Calidad
finales 2020 2020
27 agosto 27 agosto
7 Cierre del proyecto 1 Gerente de proyecto
2020 2020

2.2.2. Diagrama de Gantt




2.3. PRESUPUESTO
2.3.1 Software
N° Programa Cantidad Precio (S/.) Subtotal (S/.)
1 WebERP 1 S/ - S/ -
2 Hosting y Dominio 1 S/ 35.00 S/ 35.00
3 Sistema Operativo 1 S/ 40.00 S/ 40.00
2.3.2 Hardware
1 PC 1 S/ 400.00 S/ 400.00
2 Monitor 1 S/ 350.00 S/ 350.00
3 Mouse 1 S/ 20.00 S/ 20.00
4 Teclado 1 S/ 40.00 S/ 40.00
5 Switch 1 S/ 330.00 S/ 330.00
6 Router 1 S/ 150.00 S/ 150.00
7 Impresora 1 S/ 650.00 S/ 650.00
TOTAL S/ 1,940.00
2.3.3 Recursos Materiales

1 Papel Bond A4 1000 S/ 0.05 S/ 50.00
2 Lapiceros 5 S/ 1.00 S/ 5.00
3 Folder Manila 8 S/ 0.70 S/ 5.60
TOTAL S/ 60.60
2.3.4 Capacitación
N° Personal Cantidad Costo x Sesión (S/.) Subtotal (S/.)
1 Personal de la empresa 10 S/ 100.00 S/ 1,000.00
TOTAL S/ 1,000.00

2.3.5 Recursos Humanos

N° Rol (Horas Hombre) Monto
1 Gerente de Proyecto S/ 3,000.00
2 Jefe de área de Informática S/ 2,100.00
3 Líder de Gestión de Cambio S/ 2,500.00
4 Jefe de Calidad S/ 2,500.00
Analista Desarrollo
5 Organizacional S/ 2,800.00
S/
TOTAL 12,900.00
2.4. OTROS RECURSOS
Se describirán los recursos disponibles en la empresa y a continuación los recursos necesarios por
parte del WebErp para la realización del proyecto
Los recursos de los que dispone la empresa son los siguientes:
No. Tipo de Recurso Cantidad Requerimientos Mínimos

Intel Core i7 4gb RAM, 500 gb disco
1 PC 1
duro, Windows 10.
2 Impresora 1 Imprime, Scanner y fotocopia
3 SWITCH 1 16 puertos
4 Router 1 450 Mbps
5 Monitores 1 Compatible con la PC
6 Teclados 1 Compatible con la PC
7 Mouse 1 Compatible con la PC
8 Papel Bond 1000 A4
9 Lapiceros 5 Color negro, azul y roja
10 Folder Manila 8 A4
Utilizar el siguiente formato para describir el material didáctico y otros recursos relacionados:
No. Tipo de Material Cantidad Descripción

1 Sistema Operativo 1 Windows 10
2 Base de datos 1 MySQL

3 Servidor Web 1 Apache

4 Herramienta 1 XAMPP
5 Red 1 Conexión a internet
3. ANÁLISIS DE RIESGO
Valoración del
No. Riesgo Riesgo Acciones de Mitigación
Alto Medio Bajo
 Verificar que la configuración de la
Mala configuración de la base de
1 X base de datos ve acorde a los
datos
requisitos del software
Inadecuada asignación de los  Verificar los permisos necesarios
2 X
permisos requeridos que se requiere para la instalación
Falta de desarrollo de copia de  Realizar un backup y copia de
3 X
seguridad seguridad en disco duro externo
 Realizar una verificación de
No verificar la compatibilidad de la
4 X compatibilidad de la aplicación con
aplicación
el si
Falta de análisis de los resultados de Analizar constantemente los
5 X
la instalación resultados
No desarrollar un plan de  Desarrollar a tiempo un plan de
6 X
personalización personalización
 Verificar que la personalización de
Inadecuada personalización de la
7 X la configuración de la aplicación
configuración de la aplicación
sea adecuada.
Inadecuada migración de la  Verificar las migraciones del
8 X
configuración del software software a la base de datos
 Tomar medidas adecuadas al
momento de la creación de
9 Inadecuada creación de usuarios X
usuarios, según los requerimientos
necesarios.
No realizar las pruebas de  Realizar las pruebas de
10 X
configuración configuración.
Falta de comunicación con los  Realizar estrategias de
11 X
dueños del proceso comunicación
 Dedicar un tiempo para conocer
12 Sistema de TI inadecuado X
perfectamente a la empresa
 Realizar un estudio económico
13 Mala estimación económica X financiero, previo a la implantación
del sistema

4. CONTROL DE CALIDAD
Describe las tareas que se realizaran para verificar que la implementación se realice de forma adecuada a través de una tabla de
control
Responsable
Nombre de la Instrumentos
Descripción Fecha de Resultados Observaciones
Actividad a Utilizar
Verificación
Realizar la
planificación
Realizar la Guía del Plan de Gestión
del proyecto y Analista de
planificación del PMBOK de
entregables 01/07/2020 Desarrollo Ninguna
proyecto y
durante la Organizacional Calidad
entregables
realización del
proyecto
Realizar  Solicitudes
auditorías de de cambio
Realizar
calidad durante Jefe de
auditorías de 03/07/2020 ISO 9001  Registro de Ninguna
el proceso de Calidad
calidad auditorías
aseguramiento
de la calidad internas
Realizar el Realizar el  Entregables

control de calidad control de Guía del del proyecto
Jefe de PMBOK
a los entregables calidad durante 10/07/2020 y producto Ninguna
Calidad
del proyecto y el desarrollo  Registro de
producto del proyecto. acciones

correctivas y
preventivas
 Informe del
estado del
proyecto
Planificar y
ejecutar todas
las actividades Datos
Almacenamiento Jefe de almacenados
necesarias 15/07/2020 Formulario Ninguna
de datos Informática
para la correctamente
migración de
datos
Realizar el
monitoreo y
control de Control
Jefe de estricto de
Seguridad riesgos según 19/07/2020 Formulario Ninguna
Calidad
el plan de usuarios
respuesta a los
riesgos.

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Documento de Plan de Implementación a la empresa

WebERP Versión 5.1.3

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DEFINICIONES, ACRÓNIMOS Y ABREVIATURAS

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Los documentos que se hacen referencia en el plan de Implementación – WebERP son:

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Externo Herramientas de Lanación.com 28/09/2016 Diario La nación

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Los 6 subprocesos mínimos requeridos a utilizar serán; el subproceso de instalación de software,

Cada subproceso establece un grupo de tareas que deberán organizarse y planificarse

1.1. Instalación del software

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1.2. Configuración del software

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1.3. Conversión del sistema

1.4. Aceptación del software

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1.5. Operación del software

1.6. Capacitación de usuarios

TITULO: Documento de Plan de Implementación – [WebERP] [V. 2.0]

Cargo / Rol Responsable Tareas Descripción

TITULO: Documento de Plan de Implementación – [WebERP] [V. 2.0]

2.2.1. Cronograma de Actividades

TITULO: Documento de Plan de Implementación – [WebERP] [V. 2.0]

TITULO: Documento de Plan de Implementación – [WebERP] [V. 2.0]

2.2.2. Diagrama de Gantt

TITULO: Documento de Plan de Implementación – [WebERP] [V. 2.0]

TITULO: Documento de Plan de Implementación – [WebERP] [V. 2.0]

TITULO: Documento de Plan de Implementación – [WebERP] [V. 2.0]

2.3.3 Recursos Materiales

TITULO: Documento de Plan de Implementación – [WebERP] [V. 2.0]

2.3.5 Recursos Humanos

2.4. OTROS RECURSOS

Los recursos de los que dispone la empresa son los siguientes:

No. Tipo de Recurso Cantidad Requerimientos Mínimos

No. Tipo de Material Cantidad Descripción

TITULO: Documento de Plan de Implementación – [WebERP] [V. 2.0]

3 Servidor Web 1 Apache

TITULO: Documento de Plan de Implementación – [WebERP] [V. 2.0]

Realizar el Realizar el  Entregables

TITULO: Documento de Plan de Implementación – [WebERP] [V. 2.0]

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