Estructura de Una Minuta

ESTRUCTURA DE UNA MINUTA
Las reuniones o talleres de trabajo ocupan un tiempo precioso y requieren del esfuerzo
de un grupo de personas en cualquier organización. Para que este espacio de tiempo sea
productivo debe cumplir con ciertos requisitos y estructura. En este post trataré el tema de
la minuta abordando los elementos que debe contener y algunas recomendaciones al
momento de elaborarla y distribuirla.
La minuta es una herramienta valiosa ya que documenta, sirve de referencia y
compromete a los indicados de los acuerdos discutidos y acordados durante la reunión de
trabajo.
Sin embargo, en ocasiones la minuta puede ser una tarea no grata para aquel que actúa
como secretario o minutero en la reunión. Para simplificar, aliviar y lograr un balance de lo
relevante y lo importante aquí algunas indicaciones en cuanto a la estructura y los
elementos que deben observarse.
Elementos:
Datos de la minuta: debe registrarse la fecha, lugar, hora, participantes (los que
asistieron y los que no pudieron asistir), el nombre de la persona que moderó o dirigió la
reunión y la persona que fungió como secretario de la minuta.
A continuación un ejemplo de la primera parte de la minuta:
GENESIS GEOMARA CANTOS DELGADO MA 1-4

2.Agenda: se refiere a la descripción de los puntos acordados para discutir en esa
reunion de trabajo.
Como se podrá observar en este ejemplo, el primer punto a tratar son las acciones
pendientes de la reunión anterior (necesario y altamente recomendable). Si no existe
seguimiento en cuanto a las acciones acordadas entonces los participantes no
necesariamente se sentirán comprometidos a finalizar las tareas discutidas. Esta práctica
contínua y regular crea las expectativas adecuadas para honrar los compromisos adquiridos.
3. Temas discutidos: en esta sección se documentarán las acciones discutidas durante la
mesa de trabajo.

Algunas recomendaciones al momento de desarrollar esta parte:
No es necesario una lista exhaustiva o detallada de la discusión. Concéntrese en el tema
principal (puede referirse al punto de la agenda o un tópico especifico como punto de
referencia).
De lograrse un acuerdo trate de describir como fue logrado: votación? Consenso?
intenso debate? Esto intenta ofrecer una referencia y/o contexto de la situación
Describa cual es el acuerdo, logro o compromiso. Indique una fecha si eso aplica.
En caso contrario, de no lograrse un acuerdo, indique si requiere más discusiones, si
requiere de una consulta, etc.
Si el asunto o tema a discutir es parte de un análisis, presentación o informe realizado
por uno de los participantes puede indicar la descripción del tópico a presentar y preguntar
si ese informe será publicado o entregado a los participantes. Es posible que la información
del tópico sea parte de la documentación a entregar durante o después de la reunión.
Si hay algún punto de la agenda que no pudo discutirse por razones de tiempo u otro
motivo debe indicarlo en esta sección, ejemplo:
Punto ‘B’ no se discutió por falta de tiempo en la reunión
Abajo un ejemplo de esta sección:
4. Acciones a tomar: Durante las discusiones se espera que existan acciones a tomar para
lograr la culminación de una actividad. No solamente se espera la identificación de las

tareas sino asignar el o los responsables de estas tareas y acordar el tiempo asignado para la
ejecución de la tarea tomando en cuenta el esfuerzo, la complejidad y la prioridad de esa
tarea.
Un ejemplo de esta sección:
Algunas opciones a considerar como parte de esta sección:
Número asignado a la tarea: esto puede ser de mucha utilidad cuando la lista de acciones
es extensa y requiere de una referencia para manejo fácil de la secuencia de tareas.
Esto puede indicar en que status se encuentra la asignación: algunos de ellos pueden ser
‘nuevo’, ‘retrasado’, ‘en progreso’, etc.
Recomendaciones generales:
Una vez concluida la reunión de trabajo la minuta debe realizarse inmediatamente y
debe ser circulada a los participantes (incluyendo los ausentes) en un período de 48 horas
hábiles. Esto con la intención de que la revisión al documento se realice en un período corto
así como el compromiso formal de las tareas encomendadas.
Una vez recibida la minuta los participantes deben revisarla y en caso de no estar de
acuerdo con una observación o considerar que no refleja lo discutido deberá comunicarse a
la persona que elaboró la minuta con el objeto de discutirla, revisarla y actualizarla si aplica
el caso.

Recuérdese que la importancia de la minuta se basa en la documentación de lo acordado
y discutido. Esta documentación puede ser usada para:
Revisar lo discutido y acordado en un momento determinado por algunas de las partes
Servir de documentación a futuro o como referencia en el presente
Seguimiento a las tareas asignadas. [ CITATION MEN13 \l 12298 ]
EJEMPLO:

Bibliografía
MENTORY. (21 de 10 de 2013). MENTORY. Obtenido de Las 4 secciones en la redacción
de la minuta de trabajo : https://mentory.online/2013/10/las-4-secciones-en-la-
redaccion-de-la-minuta-de-trabajo.html
Trabajos citados
MENTORY. (21 de 10 de 2013). MENTORY. Obtenido de Las 4 secciones en la redacción
de la minuta de trabajo : https://mentory.online/2013/10/las-4-secciones-en-la-
redaccion-de-la-minuta-de-trabajo.html

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la minuta abordando los elementos que debe contener y algunas recomendaciones al

momento de elaborarla y distribuirla.

La minuta es una herramienta valiosa ya que documenta, sirve de referencia y

compromete a los indicados de los acuerdos discutidos y acordados durante la reunión de

como secretario o minutero en la reunión. Para simplificar, aliviar y lograr un balance de lo

relevante y lo importante aquí algunas indicaciones en cuanto a la estructura y los

elementos que deben observarse.

reunión y la persona que fungió como secretario de la minuta.

A continuación un ejemplo de la primera parte de la minuta:

GENESIS GEOMARA CANTOS DELGADO MA 1-4

pendientes de la reunión anterior (necesario y altamente recomendable). Si no existe

seguimiento en cuanto a las acciones acordadas entonces los participantes no

necesariamente se sentirán comprometidos a finalizar las tareas discutidas. Esta práctica

3. Temas discutidos: en esta sección se documentarán las acciones discutidas durante la

GENESIS GEOMARA CANTOS DELGADO MA 1-4

No es necesario una lista exhaustiva o detallada de la discusión. Concéntrese en el tema

principal (puede referirse al punto de la agenda o un tópico especifico como punto de

De lograrse un acuerdo trate de describir como fue logrado: votación? Consenso?

En caso contrario, de no lograrse un acuerdo, indique si requiere más discusiones, si

requiere de una consulta, etc.

Si el asunto o tema a discutir es parte de un análisis, presentación o informe realizado

del tópico sea parte de la documentación a entregar durante o después de la reunión.

motivo debe indicarlo en esta sección, ejemplo:

Punto ‘B’ no se discutió por falta de tiempo en la reunión

Abajo un ejemplo de esta sección:

lograr la culminación de una actividad. No solamente se espera la identificación de las

GENESIS GEOMARA CANTOS DELGADO MA 1-4

ejecución de la tarea tomando en cuenta el esfuerzo, la complejidad y la prioridad de esa

Un ejemplo de esta sección:

Algunas opciones a considerar como parte de esta sección:

es extensa y requiere de una referencia para manejo fácil de la secuencia de tareas.

‘nuevo’, ‘retrasado’, ‘en progreso’, etc.

Una vez concluida la reunión de trabajo la minuta debe realizarse inmediatamente y

así como el compromiso formal de las tareas encomendadas.

GENESIS GEOMARA CANTOS DELGADO MA 1-4

y discutido. Esta documentación puede ser usada para:

Revisar lo discutido y acordado en un momento determinado por algunas de las partes

Servir de documentación a futuro o como referencia en el presente

Seguimiento a las tareas asignadas. [ CITATION MEN13 \l 12298 ]

GENESIS GEOMARA CANTOS DELGADO MA 1-4

de la minuta de trabajo : https://mentory.online/2013/10/las-4-secciones-en-la-

de la minuta de trabajo : https://mentory.online/2013/10/las-4-secciones-en-la-

GENESIS GEOMARA CANTOS DELGADO MA 1-4

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