INTRODUCCIÓN ACCESS

Contar con la información apropiada le permite tomar mejores decisiones, mejorando así la
productividad de la empresa. Microsoft Access es la mejor forma de permitir que sus datos sean
siempre fáciles de encontrar y usar, haciendo posible así el análisis instantáneo de los detalles y la
verificación de las relaciones fundamentales. Aproveche sus nuevas herramientas de personalización
de informes y formularios, y convierta así las cifras brutas en respuestas rápidas a sus necesidades.
Microsoft Access le facilita la tarea de compartir la información y le suministra potentes
herramientas para organizar y compartir sus bases de datos para que pueda tomar mejores
decisiones. Encuentre las respuestas que necesita, comparta información por su Intranet y
construya soluciones empresariales más rápida y fácilmente gracias a Access2000.

Entrando a ACCESS 2000

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DESCRIPCIÓN:

 Haga clic en inicio – Programas - Access

 Mostrará la ventana:
“Crear una nueva base de datos usando . . . .”

 Haga clic en:

“Base de datos de Access en Blanco”

 De un clic en Aceptar

CREANDO UNA BASE DE DATOS EN ACCESS

DESCRIPCIÓN:

 Digite su nombre o cualquier palabra que desee en:

“Nombre de archivo:”

 De un clic en el icono Crear

 La Base de datos será creada por Default en la carpeta “Mis documentos”, y contendrá
la extensión “.mdb”

BASE DE DATOS LISTA PARA COMENZAR

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Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito
particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección
de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes
de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de información procedente de varias
fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.

Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único
archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede dividir los datos en contenedores de
almacenamiento independientes denominados tablas; puede ver, agregar y actualizar datos de
la tabla por medio de formularios en pantalla; puede asimismo buscar y recuperar sólo los
datos que desee por medio de consultas; y puede analizar o imprimir datos con un diseño
específico por medio de informes. Puede permitir a otros usuarios ver, actualizar o analizar
datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet por medio de páginas de acceso a
datos.

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 PARTES PRINCIPALES DE LA BASE DE DATOS

 Tablas .

 Consultas .

 Formularios .

 Informes .

 Macros .

 Módulos .

Tablas .

Concepto:

Son acumuladores de registros, los cuales constan o podemos representarlos como

columnas(nombres de campos) y filas(registros).
Estos registros pueden ser ingresados de manera directa en la tabla o por medio de uno o
varios formularios.
Poseen además la propiedad de introducir en ellas (Tablas) datos de distintos tipos, como lo
son: Texto, Memo, Numérico, Fecha/hora, Moneda, Autonumérico, Si/No, Objeto OLE e
Hipervínculo, lo cual ayuda a mantener la integridad de la Tabla y sus registros.

Creando una Tabla:

 En la base de datos creada, hagamos clic en “crear una tabla en vista diseño”.
 Posteriormente nos presenta una nueva ventana llamada tabla1:Tabla, con los campos
“nombre del campo”, “tipo de datos” y “Descripción”.
 Digitemos en “nombre de campo” los campos siguientes:
1. Id_emp
2. empleado
3. salario
4. fecha de ingreso
5. observación

 Escojamos en “Tipo de datos” para cada uno de los campos los siguientes:
1. Numérico
2. Texto

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 3. Moneda
4. Fecha/Hora
5. Memo

 A continuación cerraremos la tabla, dando un clic en la x superior derecha de la

ventana Tabla1.

 Inmediatamente aparecerá una sub-ventana en la cual digitaremos el nombre que

daremos a la Tabla y haremos clic en aceptar.

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  Luego daremos clic a la tabla creada en la Base de datos para que aparezca la ventana
con la tabla lista para ingresar los datos en cada campo.

CREAR UNA TABLA UTILIZANDO EL ASISTENTE

 En la Base de datos haremos clic en “Crear una tabla utilizando el Asistente” o

“Wizard”.

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  Muestra una sub-ventana la cual nos ayudara a crear una nueva tabla.
 Esta contiene Tablas de ejemplo y campos de ejemplo las cuales pueden ser escogidas
según nuestra necesidad o requerimiento.

 Escogeremos algunos campos:

 con el icono > se seleccionará uno por uno o para seleccionarlos todos
lo haremos con el icono >> .

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  para retirar campos no deseados o seleccionados por error lo haremos
con el icono < el cual los retirara uno por uno o en su defecto el icono
<< retirara todos los ya seleccionados.
 Podemos además cambiar el nombre al campo o campos que deseemos con solo
seleccionarlo y dar un clic en “Cambiar nombre del campo”.
 Después de haber escogido y cambiado los nombres de los campos damos clic en
Siguiente>

 El asistente nos pregunta el nombre que debemos darle a la tabla, así como también si
deseamos asignarle una clave principal o campo primario.
 Nuevamente damos clic en Siguiente>

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  Finalmente el asistente nos muestra tres opciones:
 Modificar el diseño de la tabla.
 Introducir datos directamente en la tabla
 Introducir datos en la tabla usando un formulario que crea el asistente.
 Para efectos de creación de la tabla, haremos un clic en la segunda opción y
posteriormente en Finalizar
 Así pues Access nos mostrara una tabla con los campos que escogimos de la misma
manera que lo hicimos paso a paso sin el asistente.

Formularios .
Concepto:

Son pantallas de ingreso para los registros de una tabla con la diferencia de que los campos se
muestran de manera grafica dentro del formulario, en otras palabras, la interfase es más
amigable con el usuario.

En el formulario no solamente pueden existir campos en donde se ingresen datos simples, sino
también crearse campos que calculen datos, porcentajes y complejas operaciones.

En suma, un formulario contempla una variedad de usos, los cuales pueden ser de ingreso de
registros, cálculos, consulta y todos los requerimientos que el usuario desee en un proyecto de
Access.

Creando un Formulario:

 En la base de datos creada anteriormente, observemos la columna de Objetos y

hagamos clic en “Formularios”.

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  A continuación nos presenta dos ítem: “Crear un formulario en vista diseño” y “Crear
un formulario utilizando el asistente”.

 Hagamos clic en el segundo item.

 Inmediatamente nos presenta una nueva ventana llamada “Asistente para formularios”.
 Esta ventana tres opciones las cuales son:
1. Tablas/Consultas
2. Campos disponibles
3. campos seleccionados
 En la primera opción seleccionemos una de las dos tablas existentes.

 En la segunda opción escogeremos todos los campos:

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 1. Id_emp
2. empleado
3. salario
4. fecha de ingreso
5. observación

 con el icono > se seleccionará uno por uno o para seleccionarlos todos lo haremos con
el icono >>.

 Damos clic en Siguiente>

 Nos presenta cuatro opciones, que son las que nos darán la ubicación de cada campo
de la Tabla en el formulario, pero para uniformidad del ejercicio seleccionaremos
“justificado”.
 Damos clic en Siguiente>

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  A continuación el asistente nos muestra los tipos de estilo que podemos darle al fondo
del formulario, seleccionemos uno y hagamos clic en Siguiente>

 Finalmente el asistente nos pide el nombre que deseamos darle al formulario y muestra
dos opciones:
 Abrir el formulario para ver o introducir información.
 Modificar el diseño del Formulario.

 Para efectos de creación del Formulario, haremos un clic en la primera opción y

posteriormente en Finalizar

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  Así pues Access nos mostrara un Formulario con los mismos campos que contiene la
Tabla, de manera que lo podemos comenzar a utilizar ingresando registros.

CREANDO UNA BASE DE DATOS PARA COMENZAR

Para comenzar este Módulo crearemos una Bd. Nueva que contendrá lo siguiente:
1. Una Tabla.
2. Un Formulario.
3. Un Reporte.

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con la finalidad de ver el resultado de los ejercicios que serán realizados en el curso.

 Una tabla con al menos 5 campos; dicha tabla contendrá por lo menos 20 registros.
 Debe contener fechas continuas de un mes a otro, ejemplo:

o 01/02/01
o 02/02/01 Los primeros 10 registros
o 03/02/01
o 04/02/01 . . . .

o 01/03/01
o 02/03/01 Los siguientes 10 registros
o 03/03/01
o 04/03/01 . . . .

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  Además elaboraremos un formulario ya sea en vista diseño o utilizando el asistente.

 Y para finalizar haremos un reporte que nos facilitara la vista de los registros
resultantes de cada ejercicio.

OBJETOS DE LA B.. DE ACCESS

 Tablas .

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  Consultas .

 Formularios .

 Informes .

 En este modulo estudiaremos los item siguientes: Consultas,

Concepto:

Son parámetros y criterios que se utilizan para filtrar, ver, modificar y analizar datos de
formas diferentes. También pueden utilizarse como el origen de registros para formularios,
informes y páginas de acceso a datos.

Una consulta de selección es el tipo de consulta más habitual. Este tipo de consulta obtiene los
datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede
actualizar los registros (con algunas restricciones). También puede utilizar una consulta de
selección para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de
totales.

Una consulta de selección recupera datos de una o más tablas utilizando los criterios que
especifique y después los muestra en el orden que desee.

Una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra su propio cuadro
de diálogo que solicita información, como por ejemplo criterios para recuperar registros o un
valor que desea insertar en un campo. Puede diseñar la consulta para que solicite más de un
dato; por ejemplo, puede diseñarla para que solicite dos fechas. Microsoft Access puede
entonces recuperar todos los registros que quedan entre esas dos fechas.
Las consultas de parámetros también son útiles cuando se emplean como base para los
formularios, informes y páginas de acceso a datos. Por ejemplo, puede crear un informe de
ingresos mensuales basado en una consulta de parámetros. Al imprimir el informe, Microsoft
Access muestra un cuadro de diálogo que solicita el mes sobre el que se desea el informe.
Cuando se introduce un mes, Microsoft Access imprime el informe apropiado.

CREANDO UNA CONSULTA

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  En la base de datos creada, hagamos clic en “crear una Consulta utilizando el
asistente”.

 Posteriormente nos presenta una nueva ventana llamada “Asistente para consultas
sencillas”.

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  Esta contiene Tablas/Consultas y campos disponibles de las que estan formadas, los
cuales pueden ser escogidos según nuestra necesidad o requerimiento.

 Escogeremos algunos campos:

 con el icono >> se seleccionará todos los campos.
 para retirar campos no deseados o seleccionados por error lo haremos
con el icono < el cual los retirara uno por uno o en su defecto el icono
<< retirara todos los ya seleccionados.

 Después de haber escogido los nombres de los campos damos clic en Siguiente>

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  A continuación nos pregunta si deseamos una consulta que nos presente los registros
de forma detallada o en resumen, lo cual seleccionaremos según nuestro
requerimiento.

 Damos clic en Siguiente>

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  Para terminar la creación de la consulta nos pregunta que nombre deseamos darle y si
queremos abrirla para “ver la información” o “modificar el diseño…”.

 Para efectos de creación de la consulta, haremos un clic en la segunda opción y

posteriormente en Finalizar

 A continuación maximizamos “ ” la ventana de consulta para tener una

mejor visibilidad de su forma.

 Como podemos ver nos presenta el cuadro de campos de la BD en la parte superior, y

en la parte inferior los campos ya desplegados.

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  Adicionalmente nos muestra los siguientes items:
o Orden: se refiere a sí los registros serán ordenados en forma ascendente,
descendente o ningún orden.
o Mostrar: Indica si los registros serán vistos al ejecutar la consulta.
o Criterios: Son la ubicación donde se colocara el parámetro que regirá la
búsqueda o filtro al ejecutar la consulta.
o O: Es el lugar donde se ubicaran criterios adicionales para la consulta.
 En el campo que contiene las fechas ingresadas con anterioridad en la tabla y
ubicándonos en el lugar de los criterios, digitaremos lo siguiente: [INGRESE
FECHA].

 A continuación haremos clic al icono de ejecución .

 Inmediatamente después aparecerá un cuadro de mensaje el cual le solicita que

“ingrese fecha”, digitemos lo siguiente: 02/02/01.

 Damos clic en Aceptar

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  Podemos observar como la consulta nos muestra el resultado del parámetro puesto en
el criterio, o sea, registros con la fecha especificada por nosotros.

 Probemos otros parámetros de ejemplo:

(cada uno es un ejemplo independiente de parámetro)

 En el campo Nombre, en la fila de Criterio digitemos lo siguiente:

 Criterio: C* (o cualquier otra letra)
 Criterio: [INGRESE UN NOMBRE]
o: [INGRESE UN NOMBRE] Es Nulo
 Criterio: Negado “JUAN ….” (escriba cualquier nombre que
no desea que se liste o se muestre al ejecutar la consulta)

 En el campo Fecha de Ingreso, en la fila de Criterio digitemos lo siguiente:

 Criterio: #02/02/01#
 Criterio: Entre #01/02/01# y #28/02/01#
 Criterio: >= #01/03/01# y <=#31/03/01#

 En el campo Salario, en la fila de Criterio digitemos lo siguiente:

 Criterio: >4000
 Criterio: >4000 Y <=6000

► El Asistente o Wizard para Consultas:

 Además el asistente cuenta con varios tipos de consultas que contribuyen a

mantener los datos de las tablas con una mayor integridad y solvencia para los
reportes e informes finales.

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