PLANEACION ADMINISTRATIVA

NIVELES Y TECNICAS.

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION
R. Silva
PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA
La planeación es el primer paso del
proceso administrativo en el que se
visualiza el futuro y se encamina
hacia donde se quiere ir por medio
de técnicas o herramientas de
planeación.

(Koontz & Weihrich, 1998)

 TIPOS DE PLANES

1) Propósitos o misiones.
2) Objetivos o metas.
3) Estrategias.
4) Políticas.
5) Procedimientos.
6) Reglas.
7) Programas.
8) Presupuestos. (Koontz & Weihrich, 1998)
 NIVELES DE PLANEACION
Una empresa u organización, es un conjunto entrópico.
Normalmente el trabajo del día a día absorbe la mayor
parte del tiempo y el esfuerzo de un equipo.

Si no se tiene el cuidado en dedicar tiempo y atención

suficientes a planificar el trabajo a realizar, un grupo de
personas y otros recursos, que se supone deberían funcionar
como un reloj cronometrado, perderán bastante eficacia.
 NIVELES DE PLANEACION

Esto no significa que se trabaje menos, todo lo contrario; sin

una buena planificación, habrá que trabajar mucho más.

Para alcanzar objetivos, si el equipo tuviera perfectamente

claras las metas que se deben alcanzar, requeriría mucho
menos esfuerzo. por lo tanto, aplicando una buena
planificación la ejecución del trabajo será más rápida, más
ordenada, más escalable y menos traumática.
 NIVELES DE PLANEACION

Para alcanzar objetivos requerirían mucho

menos esfuerzo, si el equipo tuviera
perfectamente claras las metas que se deben
alcanzar. por lo tanto, aplicando una buena
planificación la ejecución del trabajo será
más rápida, más ordenada, más escalable y
menos traumática.
 NIVELES DE PLANEACION

Para evitar el caos y el desconcierto, es

imprescindible contar con tres niveles de
planificación, independientes pero
complementarios:

➢ Planeación a largo plazo o planeación estratégica

➢ Planeación a mediano plazo o planeación ejecutiva
➢ Planeación a corto plazo o planeación operativa
 PLANEACION A LARGO PLAZO

Define los objetivos que desea alcanzar la

organización en un plazo relativamente
largo, que varía en base a muchos factores;
pero normalmente se hacen planes de este tipo a un
periodo de años vista.
Una característica distintiva de este tipo de planificación
es el descubrir oportunidades, en cuanto a futuros
mercados y a productos nuevos para satisfacerlas, y así,
después desarrollar estrategias y programas efectivos
para capitalizar dichas oportunidades. (plan estratégico)
 PLANEACION A LARGO PLAZO

Se concentra en la extrapolación de
datos recopilados de fuentes externas
e internas para proyectar la información
relacionada con la comercialización y
distribución, técnica y de instalaciones,
financiera, de recursos humanos
y otros aspectos.
 PLANEACION A LARGO PLAZO

Comienza con un entendimiento realista de los mercados,

productos, centros de trabajo o plantas, almacenes,
márgenes, utilidades, retorno sobre la inversión, flujo de
efectivo, disponibilidad de capital, capacidades de
ingeniería y habilidades y capacidades del personal
 PLANEACION A MEDIANO PLAZO

Es un subconjunto de la planificación a largo

plazo; se centra en las mismas áreas que esta,
pero dentro de un marco de tiempo menor (de dos a cinco
años). Los estados financieros pro forma en este período son
más detallados que aquellos para la planificación a largo
plazo.
En definitiva se refinan los planes estratégicos a largo plazo,
de la organización, al desarrollar planes financieros más
específicos. El resultado de este nivel de planeación sirve
como entrada para la planeación a corto plazo.
 PLANEACION A MEDIANO PLAZO

Se relaciona primordialmente con la

planificación financiera, de manera
que pueda colocar a la organización
en la mejor postura financiera para
materializar las oportunidades
descubiertas por la planificación
a largo plazo.
 PLANEACION A CORTO PLAZO

Es el tipo de planificación a la que estamos más

acostumbrados; esa, que se traduce en listas de tareas y en
notas de escritorio.
Es el tipo de planificación que nos va a permitir alcanzar
objetivos a corto plazo. es decir, es una previsión que
contempla cómo vamos a sacar adelante un conjunto de
tareas pactadas de antemano con nosotros
mismos o con un grupo de personas.
 PLANEACION A CORTO PLAZO

La practicamos a diario. Cuando salimos de casa por las

mañanas, todos tenemos más o menos claro en nuestra
cabeza cómo va a ser el día, que haremos, hacia donde
nos dirigimos, que tenemos pendiente, etc..

Cuando empieza nuestra jornada laboral,

siempre tenemos en mente cuáles son las
tareas fundamentales que tenemos para
hoy.
 PLANEACION A CORTO PLAZO

También llamada planificación operativa; se

lleva a efecto en cada planta y almacén.

Es una extensión de la planificación a mediano plazo, con

gran énfasis en los presupuestos flexibles, los relacionados con
los niveles de producción específicos durante el período no
mayor a un año.

Incluye el uso de pronósticos trimestrales de ventas

suministrados por mercadotecnia.
Estos tres niveles de planificación son
imprescindibles, no solo para alcanzar los
objetivos de la organización, sino también
para el bienestar de los miembros que la
componen.

Una buena planificación a corto plazo, sin una planificación a

largo plazo dará la sensación a los trabajadores de que su
esfuerzo diario no tiene sentido, o una buena planificación a
largo plazo sin una organización a medio plazo hará que el
objetivo de la organización sea una lejana
utopía porque no se sientan las bases de
las etapas que hay que conquistar antes
de alcanzar una meta.
meta.
Una organización que no cuida estos tres
niveles de planificación nunca podrá alcanzar
sus objetivos, ni mantener un buen nivel de
satisfacción en todos los miembros que la
componen
 TECNICAS DE PLANEACION
Las técnicas de planeación son herramientas que cada
administrador necesita ocupar en la organización, puesto que
permiten visualizar el futuro sin necesidad de agarrar
desprevenido al encargado.

Aunque las situaciones pueden variar, estas herramientas

hacen que no se salgan de control las cosas,
puesto que permiten implementar un curso
de acción, entre varios alternativos.
 TECNICAS DE PLANEACION

A continuación se mostrarán las técnicas que cada

administrador o ingeniero industrial usa con frecuencia
para la toma de decisiones en la organización.

Estas técnicas son las más comunes, sin embargo, el

hecho de ser comunes no implica el conocimiento y el
dominio delas mismas, por lo tanto se
requiere un estudio profundo de cada
técnica.
 TÉCNICAS DE PLANEACIÓN.

Dentro del sistema de planeación, existen técnicas o

herramientas de planeación, que les son útiles a los que
encabezan a una empresa u organización,
como lo son los gerentes, administradores,
ejecutivos, empresarios;

Y éstas, les permitirán tomar decisiones no

alejadas de la realidad, ya que podrán visualizar
el futuro, minimizando riesgos y optimizando los recursos.
TÉCNICAS DE PLANEACIÓN.
Existen diferentes técnicas de planeación:
- Generales, aplicables para toda la organización
- Específicas, utilizadas en los diferentes departamentos
de la organización.

Estas, se escogen de acuerdo a la necesidad de la toma de

decisión que se requiera.

Y pueden ser: - cualitativas o

- cuantitativas.
 TÉCNICAS CUALITATIVAS.
En este tipo de herramientas se recurre al empleo del criterio,
por lo tanto, los que las ocupan, tienden a llegar a un
resultado según su experiencia.

Algunos ejemplos de estas técnicas son:

❖Delphi
❖Tormenta de ideas (Brainstorming)
❖Grupos TGN
❖Círculos de calidad y equipos de mejora
TECNICA DELPHI

Esta técnica permite tomar decisiones individuales

poniendo soluciones o alternativas a algún problema,
escribiéndolas en un papel con carácter de anónimo
para posteriormente recopilar las ideas, analizarlas y de
todas escoger la mejor, cabe mencionar que estas
opiniones las deben escribir los gerentes o encargados
de la organización (grupos de expertos).
 TORMENTA DE IDEAS.
Con esta técnica se realiza una reunión para todos los
gerentes de la empresa (en caso de ser pequeña empresa
se recomendaría que asistieran todos los trabajadores)
para dar ideas, soluciones y/o aportaciones que permitan
tomar la decisión de realizar una mejora o solucionar el
problema planteado;
Un asignado se encarga de anotar las ideas que surjan de
todos para posteriormente analizarlas y votar por la o las
mejores. Todas las ideas por más “absurdas”
que se escuchen son bienvenidas y no se
debe de criticar alguna.
 GRUPOS TGN. (Grupo Nominal)
Esta técnica es como un conjunto de las técnicas Delphi y
tormenta de ideas. La cual comienza con una reunión de
ejecutivos los cuales anotarán sus ideas en un papel, dichas
ideas una vez finalizado este paso se anotarán en un
pizarrón, las cuales se procederá a evaluar y analizar
pasando así a la votación por las mejores ideas las cuales se
optarán aritméticamente, estos valores los escogerá la
persona encargada del conteo, (Recursos humanos o
Ingeniería industrial) en dónde optará si
poner valores como del 1 al 10 en donde
el 1 sea de mayor importancia o viceversa.
 CÍRCULOS DE CALIDAD Y
EQUIPOS DE MEJORA.

Son grupos de personas asignadas del mismo departamento

(entre 6 y 12 personas) que se reúnen periódicamente para el
análisis de los problemas que se presenten, al igual que para el
mejoramiento del departamento del que sean parte, se buscarán
las causas de los problemas al igual que
las posibles soluciones para así incrementar
la calidad de sus procesos.
 TÉCNICAS CUANTITATIVAS.
Con estas técnicas se maneja la aplicación de métodos
estadísticos, matemáticos para la toma de decisiones que
se deben tomar para un problema que requiera solución.
Entre ellas, están:
➢ Árboles de decisión.
➢ Gráfica de Gantt.
➢ El Método del Camino Crítico (CPM).
➢ Técnica de evaluación y revisión de proyectos (PERT)
➢ Investigación de operaciones.
 ÁRBOLES DE DECISIÓN.
Llamado así, por la forma en que se convierte, a la manera de
realizarlo, consiste en la representación por medio de un
diagrama de acontecimientos el cual inicia con un carácter y
de ahí se van poniendo las acciones, las cuales, esas
acciones, se convertirán en caracteres y darán resultado a
otras acciones, así sucesivamente.

Permite visualizar las

alternativas y conocer,
de qué dependen.
 GRÁFICA DE GANTT.

Las gráficas de Gantt son muy utilizadas para la planeación

de actividades, ya sea de algún proceso, proyecto o evento,
etc.

Por su sencillez pero alta eficiencia, permite determinar el

período durante todo un proceso, de lo que durarán las
actividades a realizar para el logro del objetivo, tomando en
cuenta los tiempos, las cuales pueden ser en horas, días,
semanas, ò meses.
Es recomendable realizar dos líneas con diferente color,
en donde una sea para la definición del tiempo planeado
(teórico) en que se deberá de realizar la actividad y otra
línea de otro color para señalar el tiempo real (práctica)
en que se ande realizando la actividad.
EL MÉTODO DEL CAMINO CRÍTICO (CPM).
Esta técnica, es una herramienta útil de planeación que
permite establecer el orden del desarrollo de actividades
en tiempo, para el logro de un objetivo en particular.

Para la realización de esto, se necesitan saber el conjunto

de actividades necesarias para el trabajo, la fecha de
inicio y terminación de cada actividad, el tiempo en que
las actividades se realizan, la secuencia de las
actividades, empezando por las que deben hacerse de
inmediato y conocer su interdependencia, hasta el final.
EL MÉTODO DEL CAMINO CRÍTICO (CPM).

Con el método CPM se busca la ruta crítica que sea óptima

para la culminación del trabajo, en esta red que se forma,
igual se calculan los tiempos de holgura.

Esta técnica es determinística, pues se conocen los tiempos

de ocurrencia de todas y cada una de las actividades que
constituyen el proceso o proyecto.
CPM
 TÉCNICA DE EVALUACIÓN Y REVISIÓN DE
PROYECTOS (PERT)
Una técnica muy usada en la actualidad, pues mediante una
red, se muestran las actividades para la realización de un
proyecto, a fin de lograr un objetivo, en tiempo.

Esta técnica es probabilística, pues se le asigna el tiempo

probable a cada actividad, durante un período, ajustándose
así los tiempos si no se llega al término en el momento
planeado. El método es parecido a la gráfica de Gantt sólo
que en versión extendida y en forma de red.
PERT
 INVESTIGACIÓN DE OPERACIONES
Desarrollada en la 2da. guerra mundial en Inglaterra, debido
a la encomienda que se le da a un equipo de ingleses para
que tomaran las mejores decisiones para la utilización de los
materiales bélicos.

“Un elemento principal de la investigación de operaciones

es el modelado matemático, que establece una base para
tomar una decisión, teniendo en cuenta factores intangibles
o no cuantificables, por ejemplo, el comportamiento
humano para llegar a una decisión final.”
(Taha, 2003)
 INVESTIGACIÓN DE OPERACIONES

Con la Investigación de operaciones se emplean

métodos, técnicas e instrumentos científicos a casos que
ocurren en una organización, consideradas como
problemas, para dar soluciones óptimas y tomarse así
decisiones sobre lo que está aconteciendo.
LAS PRINCIPALES TÉCNICAS DE
INVESTIGACIÓN DE OPERACIONES
❑ Programación lineal.
❑ Teoría de juegos.
❑ Teoría de colas.
❑ Teoría de los grafos.
❑ Programación dinámica.
❑ Análisis estadístico y cálculo de probabilidad.”
(Chiavenato, 2004)
La implementación de las técnicas de planeación en una
empresa u organización, o en un aspecto de la vida misma,
no debe de discutirse y tomarse sin importancia, puesto que
esto hace la diferencia sobre ser exitoso o no, ya que
permite la visualización del futuro y, aunque bien, se sabe
que los tiempos cambian y nada permanece constante,
estas herramientas permiten
posicionarse un paso adelante
para tener facilidad de tomar
decisiones en el momento y
lugar precisos.
Se debe saber que las decisiones no se toman por
tomar, o dar por el hecho de ser cabeza en una
organización, estas deben tener fundamento y de
todas las herramientas de planeación se debe tomar
la que mejor convenga para el caso que se
pretende solucionar o simplemente planear.