PROCEDIMIENTO DE CONTABILIDAD

CODIGO: VERSION: PAGINA:

1. OBJETIVO
Asegurar que todos los hechos contables realizados en la empresa estén de acuerdo a las
normas contables, tributarias y laborales, obteniendo datos reales y con total veracidad para ser
reflejados en los informes y en los estados financieros generados para los entes de control y la
toma de decisiones gerenciales con la buena gestión en la información entregada después de un
análisis y control de los ingresos y egresos de dinero, títulos valores e inversiones y obtención
de bienes y servicios.

2. ALCANCE
Desde el momento de cierre o terminación de digitación del mes contable de las áreas de
facturación, cartera, tesorería, presupuesto, inventarios, nomina, compras y contratación hasta el
momento de generación de informes y la impresión de libros contables.
3. RESPONSABLE
CONTADOR

4. CONDICIONES PARA INICIAR EL PROCEDIMIENTO

- Normatividad vigente en presupuesto, tributaria, economía, laboral y contable.
- Facturas de venta, recibos de caja, informe de cartera, órdenes de pago, inventarios de
almacén y de farmacia, flujos de caja, extractos bancarios, ajustes contables.
- Internet

6. ASPECTOS A TENER EN CUENTA 7. RESULTADOS ESPERADOS

• Facturas de proveedores que soportan las  Información validada y confrontado con
compras, Entradas y salidas de almacén y documentos.
farmacia por compra, traslados o reintegros • Registro actualizado del sistema.
de mercancías. • Informes veraces y oportunos para la Junta
• Facturas de ventas de servicios Directiva, Gerencia, Área Administrativa y Entes
• Extractos bancarios de Control.
•Aceptaciones de oferta, contratos, • Soporte para la gestión de control interno,
requisiciones y demás documentación que auditoria y planeamiento de la ESE.
garantiza él trámite interno de la operación –
Compras. Sale como producto del
•liquidación de nomina y contratos por proceso contable
prestación de servicios
• Recursos tecnológicos (Software y
Hardware), que garantice el proceso.
• Organización administrativa área financiera
(contable)

8. CONTENIDO

PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE

REVISADO POR APROBADO POR

NOMBRE Claudia María Zapata Arango Carlos Arturo Zapata Zapata
CARGO Subgerenta Administrativa Gerente (E)
FIRMA
FECHA Febrero 20 de 2012 Febrero 20 de 2012
 El producto que sale de este
procedimiento, se realiza un kardex para
PROCEDIMIENTO DE CONTABILIDAD
actualizar las entradas y salidas que
muestran el valor real del inventario, es
el proposito control de inventarios
CODIGO: VERSION: PAGINA:
Actividades
1. REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACEN Y Procedimiento
FARMACIA
1.1 Recibir y verificar documentos. Almacenista y Química
Farmaceuta
1.2 Digitar información. Almacenista y Química
Farmaceuta
1.3 Realiza interface al Módulo de contabilidad. Almacenista y Química
Farmaceuta
1.4 Verificar que el movimiento generado a través del
documento Gerencial de Almacén y Farmacia se cause en El encargado,
Contador
el modulo de contabilidad, Comprobando que tengan quien lo hace.
afectación a la cuenta contable establecida para ello de
acuerdo a la normatividad vigente.
2 REGISTRO DE ORDENES DE PAGO
2.1 Recibir y verificar documentos. Auxiliar Administrativo
Tesorería

2.2 Digitar información. Auxiliar Administrativo

Tesorería
2.3 Realiza interface al Módulo de contabilidad. Auxiliar Administrativo
Tesorería
2.4 Verificar que el valor de cuentas por pagar sea igual a la
existencia de las facturas causadas en contabilidad con el
Contador
documento fuente. Comprobando que tengan afectación a
la cuenta contable establecida para ello de acuerdo a la
normatividad vigente.
3 REGISTRO DE NOMINA Y CONTRATOS DE SERVICIO
3.1 Recibir y verificar documentos. Auxiliar Administrativo
Nómina
3.2 Digitar información Auxiliar Administrativo
Nómina
3.3 Realiza interface al Módulo de contabilidad. Auxiliar Administrativo
Nómina
3.4 Verificar que el valor de liquidado en el modulo de nomina
sea igual a los datos arrojados en la interface al modulo de
contabilidad, Comprobando que tengan afectación a la Contador
cuenta contable establecida para ello de acuerdo a la
normatividad vigente.

4 REGISTRO DE FACTURAS DE VENTA

4.1 Recibir y verificar documentos. Auxiliar Administrativo
Facturación
4.2 Digitar información Auxiliar Administrativo
Facturación
REVISADO POR APROBADO POR
NOMBRE Claudia María Zapata Arango Carlos Arturo Zapata Zapata
CARGO Subgerenta Administrativa Gerente (E)
FIRMA
FECHA Febrero 20 de 2012 Febrero 20 de 2012
 PROCEDIMIENTO DE CONTABILIDAD

CODIGO: VERSION: PAGINA:

4.3 Realiza interface al Módulo de contabilidad. Auxiliar Administrativo

Facturación
4.4 Cruzar el valor de los documentos soportes facturas
causadas sean igual al valor registrado en la contabilidad, Contador
comprobando que tengan afectación a la cuenta contable
establecida para ello de acuerdo a la normatividad vigente.
5 REGISTRO INFORME DE CAJA Y BANCOS
5.1 Recibir y verificar documentos. Auxiliar Administrativo
Cartera
5.2 Digitar información. Auxiliar Administrativo
Cartera
5.3 Realizar interface al Módulo de contabilidad. Auxiliar Administrativo
Cartera
5.4 Cruzar el valor de los documentos soportes recibos de
caja y consignaciones causadas sean igual al valor
Contador
registrado en la contabilidad, comprobando que tengan
afectación a la cuenta contable establecida para ello de
acuerdo a la normatividad vigente.
.6 CONCILIACION BANCARIA
6.1 Recibir y verificar documentos. Secretaria de Gerencia
6.2 Digitar información. Contador
6.3 Cruzar información libro auxiliar de bancos Vs extracto Contador
bancario
6.4 Genera conciliación bancaria Contador
7 DEPRECIACIONES, AMORTIZACIONES Y
PROVISIONES
7.1 Verificar que todos los activos depreciables estén Auxiliar Administrativo activos
registrados en el modulo de activos fijos. fijos
7.2 Realizar depreciación en el modulo de activos fijos Auxiliar Administrativo activos
fijos
7.3 Realiza Interface del modulo de activos fijos a contabilidad Auxiliar Administrativo activos
fijos
7.4 Realiza Amortizaciones en el modulo de contabilidad Auxiliar Administrativo
contable
7.5 Realiza Provisión de prestaciones sociales en el modulo Auxiliar Administrativo
de nomina Nomina
7.6 Realiza Provisión de cartera en el modulo de contabilidad Auxiliar administrativo
Contabilidad
7.7 Realiza provisión de inventarios en el modulo de Auxiliar administrativo
contabilidad Contabilidad
7.8 Verifica que las depreciaciones, amortizaciones y
provisiones se estén causando en el modulo de
Contador
contabilidad, comprobando que tengan afectación a la
cuenta contable establecida para ello de acuerdo a la
REVISADO POR APROBADO POR
NOMBRE Claudia María Zapata Arango Carlos Arturo Zapata Zapata
CARGO Subgerenta Administrativa Gerente (E)
FIRMA
FECHA Febrero 20 de 2012 Febrero 20 de 2012
 PROCEDIMIENTO DE CONTABILIDAD

CODIGO: VERSION: PAGINA:

normatividad vigente.
8 AJUSTES
8.1 Verificar las interfaces realizadas en los diferentes módulos Contador

8.2 Revisar la causación de los comprobantes contables en el Contador

modulo de contabilidad
8.3 Realizar los ajustes contables en el modulo de contabilidad Contador
8.4 Digitar comprobante de ajustes en el modulo de Contador
contabilidad.
8.5 Imprimir comprobante de ajustes Contador
9 DECLARACIÓN Y PAGO DE IMPUESTOS
9.1 Generar libro auxiliar y balance de comprobación, para
contador
elaborar las declaraciones tributarias de cada periodo.
9.2 Ingresar los datos en los formularios establecidos para ello
contador
de acuerdo a cada obligación en la página Web de la Dian.
9.3 Revisar que los formularios estén diligenciados acordes a
Revisor Fiscal
los libros contables.
9.4
Representante Legal y
Firmar los formularios de las obligaciones tributarias en
Revisor Fiscal
forma digital
9.5 Generar comprobante de egreso y pago de la obligación
Auxiliar Administrativa
tributaria en la fecha establecida por la DIAN de acuerdo a
Tesorería
cada obligación tributaria
10 CIERRE CONTABLE
10.1 Realizar los traslados entre las cuentas de costos dando
cumplimiento al manual de procedimientos establecido por Contador
la Contaduría General de la Nación
10.2 Verificar que los saldos de las diferentes cuentas contables
Contador
estén de acuerdo a su naturaleza
10.3 Informar al líder de Sistemas de información para que
Contador
realice el cierre en el sistema
11 GENERACION DE INFORMES 11 procedimientos que conforman
el proceso de contabilidad
11.1 Analizar cuentas que componen el Balance General como
Contador
son los activos, pasivo y patrimonio. las cuentas que
conforman Estado de Actividad Económica y Social
11.2 Consolidar la información y generar informes financieros.
Contador
Para los entes de control en las fechas establecidas y
servir como asesor a la gerencia y a la Junta Directiva.
Entregar informes de los estados financieros a la revisora
11.3 fiscal para que sean revisados y poder darlos a conocer la Contador
los entes de control y la gerencia, junta directiva y
publicarlos en los diferentes medios establecidos para ello.
11.4 Digitar los estados financieros en los formatos de las Contador

REVISADO POR APROBADO POR Lo que sale del

NOMBRE Claudia María Zapata Arango Carlos Arturo Zapata Zapata ultimo
CARGO Subgerenta Administrativa Gerente (E) procedimientos
FIRMA son los EEFF
FECHA Febrero 20 de 2012 Febrero 20 de 2012
 PROCEDIMIENTO DE CONTABILIDAD

CODIGO: VERSION: PAGINA:

paginas de los entes de control como ministerio de

protección social (2193) trimestral, contraloría ( anual),
contaduría ( trimestral), supersalud ( semestral) en las
fechas establecidas,

9. TERMINOS Y DEFINICIONES

 AMORTIZACION: Reducciones graduales de la deuda a través de pasos periódicos sobre el

capital prestado. Recuperación de los fondos invertidos en un activo de una empresa. O también
puede como: la devolución de una deuda o de un capital tomado en préstamo (principal), mas los
intereses correspondientes si ellos existen. La extinción de la deuda puedes hacerse de una sola
vez o mediante pagos parciales por periodos de tiempo previamente establecidos.
 AJUSTAR: Son los que se realizan habitualmente al cierre del respectivo ejercido. El registro de
una transacción contable que tiene por objeto corregir un error; contabilizar una acumulación; dar
de baja en libros un partida; hacer una provisión para cuentas incobrables; considerar una
depreciación u otro motivo similar
 BALANCE GENERAL: Estado contable que muestra el total de activos, el total de pasivos y el
patrimonio de una empresa en un momento del tiempo.
 CAUSACION: El registro de los ingresos y gastos del presupuesto requiere previamente, contar
con los actos administrativos de reconocimiento del derecho o de la obligación, derivados del
hecho económico, sin perjuicio de observar el precipicio de cumplimiento de las disposiones
vigentes.
 CONCILIACION BANCARIA: Proceso Sistemático de comparación entre los ajustes contable de
una cuenta corriente realizada por el banco y la cuenta de bancos correspondientes en la
contabilidad de una empresa, con una explicación de las diferencias encontradas.
 COSTOS: Representa la inversión necesaria par producir o adquirir artículos para la renta.
 DEPRECIACION: es una reducción del activo fijo, sea en cantidad, calidad, valor o precio, debida
al uso, a la obsolescencia o sólo por el paso del tiempo. La depreciación se mide anualmente, y
depende de los factores ya mencionados, así como del precio de compra y la duración estimada
del activo.
 DIAN: dirección de impuestos y aduanas nacionales
 ESTADO DE RESULTADOS: Estado de actividad financiera, económica y social. Señala la
actividad financiera, económica y social del ente público y revela el flujo de recursos percibidos y
consumidos en cumplimiento de su cometido estatal, expresado en términos monetarios, durante
un período determinado.
 INFORME FINANCIERO: Información de carácter periódico sobre la posición financiera de una
organización o de algunas de sus actividades, incluyendo la prestación de resultados, actividades
desarrolladas, cifras de ventas, entre otros.
 INTERFACE: Conexión e interacción entre hardware, software y el usuario.
 PROVISION: Suma conservada por la empresa con vistas a cubrir una carga o una pérdida
eventual.

10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Facturas o cuenta de cobro
 Facturas de ventas
 Entradas y salidas de Almacén y farmacia
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NOMBRE Claudia María Zapata Arango Carlos Arturo Zapata Zapata
CARGO Subgerenta Administrativa Gerente (E)
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FECHA Febrero 20 de 2012 Febrero 20 de 2012
 PROCEDIMIENTO DE CONTABILIDAD

CODIGO: VERSION: PAGINA:

 Copia del contrato y sus anexos

 Pago de Seguridad Social del proveedor
 Recibo a Satisfacción
 Recibos de caja
 Comprobantes de egresos
 Órdenes de pago
 Extractos bancarios
 Gerencial de farmacia y almacén
 Formulario de Retención en fuente, Renta
 Formulario para pago seguridad social
 Comprobantes contables
 Disponibilidad y registro presupuestal

11. REGISTROS

Causación contable
OP1 ordenes de pago o egresos contables.
Impresión de nominas con soportes de pagos.
CD compromiso presupuestal.
CP disponibilidad presupuestal.
Actas de liquidación.
Conciliación Bancaria
Comprobantes contables

12. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO

13. LISTADO DE ANEXOS

Descripción Proceso de registro de entradas y salidas del almacén

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