(Modelo) Informe de Diagnóstico Archivístico Integral

Documento Diseñado por Nosonpapeles.
com – Edin Gutiérrez

EN ESTE ESPACIO SE COLOCA EL ENCABEZADO O EL MEMBRETE DE LA EMPRESA
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DEL ESTADO ARCHIVÍSTICO PONER AQUÍ EL NOMRE DE LA ENTIDAD
PONER AQUÍ EL LOGO DE LA ENTIDAD
PONER AQUÍ EL LUGAR, EL MES Y EL AÑO DE PRESERNTACIÓN DEL INFORME
EN ESTE ESPACIO SE PONE EL PIE DE PÁGINA DE LA ENTIDAD

Documento Diseñado por Nosonpapeles.com – Edin Gutiérrez
TABLA DE CONTENIDO
ÍNIDICE DE FOTOGRAFIAS..................................................................................................................3
ÍNDICE DE TABLAS..............................................................................................................................3
ÍNDICE DE GRÁFICOS..........................................................................................................................3
INTRODUCCIÓN..................................................................................................................................4
JUSTIFICACIÓN...................................................................................................................................5
COBERTURA.......................................................................................................................................6
METODOLOGÍA..................................................................................................................................7
RESULTADOS......................................................................................................................................8
ANTECEDENTES HISTÓRICOS..............................................................................................................8
MEDICIÓN EN METROS LINEALES.....................................................................................................10
ARCHIVOS DE GESTIÓN....................................................................................................................10
ARCHIVO CENTRAL...........................................................................................................................12
ARCHIVO HISTÓRICO........................................................................................................................12
FECHAS EXTREMAS, SERIES O ASUNTOS DOCUMENTALES..............................................................13
MEDICIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS.................................................................................14
SISTEMAS DE INFORMACIÓN...........................................................................................................16
Aplicativos de administración documental:.....................................................................................16
ANÁLISIS DE LOS OCHO PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL...........................16
ANÁLISIS DE LA MUESTRA DE ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS................................................................17
PROCEDIMIENTO DE CLASIFICACIÓN...............................................................................................17
ORDENACIÓN...................................................................................................................................17
FOLIACIÓN........................................................................................................................................18
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL...........................................................................................................18
ROTULACIÓN DE CAJAS....................................................................................................................19
ROTULACIÓN DE CARPETAS.............................................................................................................19
DIGITALIZACION Y/O MICROFILMACION..........................................................................................19
Aspectos Generales..........................................................................................................................20
EVALUACIÓN DE ASPECTOS DE CONSERVACIÓN..............................................................................20
SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN.......................................................................................20
2

Descripción, inspección, mantenimiento de instalaciones y condiciones ambientales....................20

Programa de limpieza de áreas y documentos.................................................................................20
Programa de saneamiento ambiental (control de plagas)...............................................................20
Programa de atención y prevención de emergencias (material documental)..................................21
Condiciones de almacenamiento (mobiliario y unidades de almacenamiento)...............................21
ANÁLISIS DE ASPECTOS DE CONSERVACIÓN....................................................................................21
CONDICIONES AMBIENTALES...........................................................................................................22
SEDE ARCHIVO CENTRAL Y SEDE ARCHIVO HISTÓRICO...................................................................22
Humedad y temperatura..................................................................................................................22
Iluminación.......................................................................................................................................22
GESTIÓN AMBIENTAL.......................................................................................................................22
RECOMENDACIONES / CONCLUSIONES............................................................................................23
PLAN DE MEJORAMIENTO................................................................................................................23
MATRIZ DOFA...................................................................................................................................23
BIBLIOGRAGÍA..................................................................................................................................26
ANEXOS............................................................................................................................................27
ÍNIDICE DE FOTOGRAFIAS
ÍNDICE DE TABLAS
ÍNDICE DE GRÁFICOS

INTRODUCCIÓN
Ten presente antes de empezar a redactar, que la introducción es el primer

acercamiento que el lector tendrá con el informe del Diagnóstico Archivístico.
Te recomiendo tener presente lo siguiente para su redacción:
 La información debe de ser veraz.
 Debe de ser muy claro el tema del informe.
 Debes dar a entender el porqué se llevó a cabo el Diagnostico
Archivístico.
 Cuáles fueron los métodos e instrumentos archivísticos y
administrativos que utilizaste en la realización del Diagnóstico de
Archivístico.
 También explica la metodología utilizada en todo el Diagnostico
Archivístico.

JUSTIFICACIÓN
Redacta aquí el porque la entidad debía hacer el Diagnostico Archivístico.

Para redactar la justificación debes de tener presente:
 Cual fue el propósito y que se esperaba lograr con el Diagnostico
Archivístico.
 Porque fue importante para la entidad que hayas realizado el
Diagnostico Archivístico.

COBERTURA
En este espacio debes mencionar en que archivos o depósitos aplicaste el Diagnostico

Archivístico
El diagnóstico integral realizado en colocar el nombre de la entidad, se aplicó en
los archivos de gestión, el archivo central y el Archivo histórico ubicados en las
diferentes sedes, de acuerdo a la siguiente información:
SEDE UBICACIÓN DESCRIPCIÓN
Tabla 1 Sedes depósitos de los documentos

METODOLOGÍA
Acá debes de redactar el paso a paso que llevaste acabo para realizar el Diagnostico
Archivístico explicando cada una de las herramientas y normatividad que utilizaste en el
proceso.

RESULTADOS
ANTECEDENTES HISTÓRICOS1
Redacta un resumen de la historia de la entidad con el cual el lector conozca como ha sido
su vida institucional.
1
Reseña histórica tomada de XXXXXXXXXXX
8

PEGA AQUÍ EL ORGANIGRAMA Y EL MAPA DE PROCESOS DE LA ENTIDAD

MEDICIÓN EN METROS LINEALES
Menciona como se hizo la medición en cada uno de los archivos o depósitos de

documentos, además si te basaste en la Norma Técnica Colombia NTC 5029:2001
nómbrala.
Los resultados obtenidos de las diferentes oficinas, se pueden apreciar en los

siguientes cuadros:
ARCHIVOS DE GESTIÓN
El total de la medición de los archivos de Gestión, corresponde a coloca el número
total de metros lineales medidos en los archivos de gestión, esta documentación
se encuentra distribuida, en las diferentes oficinas productoras de la entidad. A
continuación se presenta información de los metros lineales por cada oficina:
OFICINA METROS
LINEALES
Tabla 2 medición de archivo de gestión
Una vez terminado el cuadro anterior te recomiendo hacer una gráfica en la que se
muestre la comparación del volumen de metros de cada oficina, en la parte inferior te
dejo un ejemplo.
Gráfico1 Ilustración total metros lineales
Teniendo en cuenta el levantamiento de información realizado en cada una de las

oficinas productoras, a continuación se describe, algunas series o asuntos que se
encontraron en cada una de las oficinas de los archivos de gestión:
OFICINA SERIES O ASUNTOS
Tabla 3 Series y/o Asuntos Documentales identificados - Archivos de Gestión colocar el nombre de la entidad
11

ARCHIVO CENTRAL
El archivo central de colocar el nombre de la entidad, se encuentra ubicado en la
colocar la dirección, compuesto por 1 local, en el cual se encuentra
documentación desde colocar fechas extremas.
Una vez realizada la medición puntual del local que compone el archivo central de
colocar el nombre de la entidad, se pudo de colocar metros lineales establecer que
tiene un total ML conformado como se presenta a continuación:
SEDE DEPÓSITO CANTIDAD ML
Total
Tabla 4 Medición de archivo central ubicado en colocar el nombre de la entidad
La documentación que reposa en este depósito de Archivo Central esta

almacenada en su totalidad en mencionar las referencias de las cajas de archivo o
los tipos de unidades de conservación, ubicadas en estanterías metálicas con las
dimensiones para este tipo de cajas, además posee un inventario documental 2 de
acuerdo al formato establecido por el Archivo General de la Nación en el acuerdo
038 de 2002.
ARCHIVO HISTÓRICO
El Archivo Histórico de colocar el nombre de la entidad se encuentra ubicado en la
colocar la dirección, en este archivo se encuentra documentación desde el año
colocar fechas extremas.
Una vez realizada la medición se hallaron un total de colocar los metros lineales
(Ver anexo de evidencias fotográficas del Archivo histórico) de documentos:
SEDE DEPÓSITO CANTIDAD ML
Total
Tabla 5 Medición de archivo central ubicado en colocar el nombre de la entidad
Igual que en el Archivo Central, los documentos en este depósito se encuentran

almacenados en mencionar las referencias de las cajas de archivo o los tipos de
unidades de conservación,
2
Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos
de un fondo documental. Según Acuerdo 027 de 2006
12
Ilustración 1 cartulinas
Redacta los aspectos mas relevantes que hallaste en el diagnostico Archivístico

en el archivo histórico.
Una vez terminado de mencionar la información anterior de las fases de archivo te

recomiendo hacer una gráfica en la que se muestre la comparación del volumen de
metros lineales del archivo central vs el archivo histórico, en la parte inferior te dejo un
ejemplo.
Gráfico 1 Total metros AC AH
FECHAS EXTREMAS, SERIES O ASUNTOS DOCUMENTALES
El análisis de este ítem se realizó mediante la aplicación de las diferentes

encuestas y la revisión puntual de la documentación en los Archivos de Gestión
identificados de la siguiente manera:
13

En las Oficinas de colocar el nombre de la entidad, en la que se alberga la

documentación administrativa de la entidad, se identificó documentación entre los
años colocar fechas extremas.
OFICINA FECHAS EXTREMAS
Tabla 6 Fechas Extremas Oficinas productoras
MEDICIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Se realizó medición a los documentos electrónicos generados por cada una de los
archivos de gestión, tomando en cuenta las unidades de almacenamiento que
poseen los equipos de cómputo, siendo muy común que estén particionados en
dos discos, uno destinado para el almacenamiento de los documentos de sistema
operativo y otro para el almacenamiento de los documentos producto del ejercicio
de sus funciones.
En los siguientes cuadros puedes poner fotografías que le hayas tomado a los
equipos de cómputo ubicados en cada uno de los archivos de gestión,
evidenciando las unidades documentales y archivos electrónicos que manejan.
Ilustración 2 Almacenamiento y organización de documentos electrónicos
En el siguiente cuadro puedes relacionar información importante sobre la capacidad,

formatos y asuntos de los documentos electrónicos que manejan las diferentes
dependencias de la entidad, te dejo un ejemplo.
DEPENDENCIA CAPACIDAD CAPACIDAD FORMATO DE ASUNTOS DE LOS
USADA DOCUMENTOS DOCUMENTOS
SECRETARIA DISCO C 119GB Word
390GB Excel Agenda
Bonificación por serv.
14

DEPENDENCIA CAPACIDAD CAPACIDAD FORMATO DE ASUNTOS DE LOS

USADA DOCUMENTOS DOCUMENTOS
Prestados.
Novedades
DISCO D 111GB PDF Informes de gestión

200GB PPT Actas de entrega
Tabla 7 Capacidad de Almacenamiento de documentos electrónicos por oficinas.
Luego de este cuadro te recomiendo hacer una gráfica donde se evidencie el número total
de almacenamiento electrónico utilizado, al igual que el espacio disponible, en la parte
inferior te dejo un ejemplo.
Gráfico 2 Total almacenamiento electrónico
15

SISTEMAS DE INFORMACIÓN
De acuerdo a la información levantada durante el diagnóstico, se logró evidenciar
que colocar el nombre de la entidad, gestiona información por medio de los
sistemas que se describen a continuación:
Nombre de la
Aplicación Área Funcional Tipo de Aplicación Descripción
Se utiliza para el registro de
estudiantes y realizar todos los
Sistema de
procesos relacionados con los
Matrículas Educación Aplicación Web
estudiantes, además para realizar
SIMAT
proyecciones de cupos para los años
siguientes
Vivanto Víctimas Aplicación Web Sistema Nacional de víctimas
Tabla 8 Sistemas de Información colocar el nombre de la entidad
Aplicativos de administración documental:
En este espacio mencionar si la entidad cuenta o no, con aplicativos de administración

documental y la utilidad de los mismos.
ANÁLISIS DE LOS OCHO PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL
Con base en los procesos del modelo de gestión documental de Colombia, a
continuación se presentan las generalidades encontradas en la aplicación de los
procesos del Programa de Gestión Documental:
En el próximo cuadro menciona los ocho procesos de la Gestión Documental y las
observaciones encontradas con relación a ellos.
PROCESO OBSERVACIONES
PLANEACIÓN
PRODUCCIÓN
GESTIÓN Y TRÁMITE
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
TRANSFERENCIAS
DOCUMETALES
DISPOSICIÓN FINAL
PRESERVACIÓN A
LARGO PLAZO
VALORACIÓN
Tabla 9 Análisis PGD colocar el nombre de la entidad
16

ANÁLISIS DE LA MUESTRA DE ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS

Conforme lo establecido en el Acuerdo 042 de 2002 referente a los “Criterios de
organización de los Archivos de Gestión” y, la reglamentación del formato único de
inventario documental-FUID, Se procede a evaluar los procesos de Clasificación,
Ordenación y Descripción descritos en la Ley 594 de 2000 “Ley General de
Archivos”, mediante la aplicación de una encuesta a una muestra del 5% y el
diligenciamiento de la herramienta H-12 y H-13 “Encuesta muestra 5%” en cuanto
a la aplicación de procesos archivísticos, a continuación se presentan los
resultados derivados del análisis de dicho muestreo.
PROCEDIMIENTO DE CLASIFICACIÓN
Aproximadamente un 80% de la documentación que reposa en los diferentes
archivos de gestión, se encuentran clasificada, teniendo en cuenta las Tablas de
Retención Documental, elaboradas desde el año XXX.
Lo anterior fue un ejemplo, describe como llevan a cabo las actividades de gestión
documental.
Con respecto a los documentos electrónicos de archivo que reposan en los

diferentes equipos de cómputo, no están clasificados con base en las
instrucciones dadas en el Cuadro de Clasificación Documental o Tablas de
Retención Documental, pues a pesar que es información importante para la
entidad, solo se clasifica lo que es soporte papel.
Lo anterior fue un ejemplo, describe como llevan a cabo las actividades de

clasificación documental con los documentos electrónicos.
ORDENACIÓN
Se pudo observar que de la totalidad de los documentos análogos que reposan

en los archivos de gestión todos respetan el principio de orden original, pero se
debe hacer la salvedad que no se hace la aplicación de este principio desde el
primer momento que se van generando e ingresando los documentos a las
unidades documentales, sino que cuando se acerca el momento de transferencia
documental al Archivo Central se empieza a ordenar adecuadamente al interior de
las unidades documentales con base en el principio de orden original.
De igual manera se pudo apreciar que las unidades documentales utilizan

diferentes sistemas de ordenación documental de acuerdo a las características
propias de las series y subseries documentales, utilizándose sistemas de
ordenación como:
17

 Numérico Simple, en donde las unidades documentales son ordenados

teniendo en cuenta solo números.
 Numérico cronológico, aplicada para las unidades documentales que
pueden ser ordenadas por fechas, como por ejemplo los informes y las
actas.
 Alfabético onomástico, siendo este sistema utilizado en especial para las
historias laborales, ya que se ordenan por apellido y luego los nombres.
 Alfabético Toponímico, este sistema es utiizado para unidades
documentales que contienen información por regiones, localidades, veredas
y barrios.
A diferencia de los documentos en soportes análogos, los documentos
electrónicos no cumplen con criterios de ordenación documentales, puesto que no
se evidencian que están separados por agrupaciones documentales según la
TRD, por tanto no los ordenan respetando criterios mínimos según los sistemas de
ordenación establecidos por el Archivo General de la Nación en la cartilla de
Ordenación Documental.
Lo anterior fue un ejemplo, describe como llevan a cabo las actividades de
ordenación tanto para los documentos físicos al igual que para los electrónicos.
FOLIACIÓN
La documentación que reposa en los archivos de Gestión no se encuentra foliada,
pero esto debido a que como política institucional, los archivos de gestión deben
hacer foliación de sus documentos cuando estos están cerrados y listos para ser
transferidos al Archivo Central, medida que busca evitar reprocesos en la foliación
por motivos de ingresos tardíos de documentos al expedientes que por su fecha
de producción deben estar ubicados entre documentos que ya existen, lo que
entonces dañaría la foliación en caso que este foliados.
Lo anterior ha sido un ejemplo, describe como llevan a cabo las actividades de
foliación documental.
En cuanto a los documentos electrónicos, se evidenció que no se maneja índice
de foliación en las unidades documentales simples o expedientes.
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Los archivos de gestión diligencian el formato de inventario documental pero solo
en el momento de las respectivas transferencias documentales, puesto que es un
requisito por parte del área de Archivo Central para ser recibidos los documentos,
por tanto, mientras los documentos se encuentren en trámite en los Archivos de
18

Gestión, estos no están inventariados lo que dificulta la descripción de las

unidades documentales.
Lo anterior ha sido un ejemplo, relaciona como hacen la descripción documental
desde el archivo de gestión, central e histórico, además cuenta si tienen
instrumentos de descripción y cuales son.
Los documentos de archivo en soportes electrónicos carecen de un instrumento
de descripción documental, como el inventario documental, pues estos no son
tratados como documentos de archivo que se generan de las funciones, por tanto
ni son transferidos ni hay control por parte del Archivo Central, lo que concluye en
que nunca hayan sido descritos.
Lo anterior fue un ejemplo, menciona si hacen descripción documental para los
documentos electrónicos.
ROTULACIÓN DE CAJAS
Redacta como se hace la rotulación de las cajas de archivo.
ROTULACIÓN DE CARPETAS
Redacta como se hace la rotulación de las carpetas o las unidades de
conservación de los documentos.
Para marcación de las carpetas electrónicas no se cuentan con criterios básicos
para la identificación de estas, dejándose a criterio del productor de los
documentos, creando esto un caos de organización y dificultad para recuperar la
información según el trámite al que responde.
Lo anterior ha sido un ejemplo, también redacta como hacen la marcación
(nombre de la carpeta) de las carpetas electrónicas.
DIGITALIZACION Y/O MICROFILMACION

Carecen de digitalización de documentos, sólo se hace digitalización de los
documentos que deben ser reportados en las diferentes plataformas que han
dispuestos los entes de control del estado colombiano, en especial lo relacionado
con las evidencias de contratación, pero una vez son subidos estos documentos
digitalizados, no se organizan adecuadamente con la estructura del CCD o la
TRD.
Lo anterior es un ejemplo, redacta como se encuentra el proceso de digitalización
o microfilmación en la entidad.
19

Aspectos Generales
A continuación se presentan algunas de las situaciones que se evidenciaron en los
diferentes archivos, enfocadas en aspectos de aplicación de procesos
archivísticos, almacenamiento de la documentación, seguridad, etc.
Describe todos los aspectos que son importantes ser mencionados y que cuentan
el estado real archivístico de la entidad.
En el siguiente cuadro coloca las fotos que evidencien lo anterior.
Ilustración 3 Documentación en el suelo, sobre sillas y expuestas a perdida fácil
EVALUACIÓN DE ASPECTOS DE CONSERVACIÓN
SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
Descripción, inspección, mantenimiento de instalaciones y condiciones

ambientales
A continuación describe lo que encontraste según el diagnóstico aplicado sobre la
inspección, mantenimiento de instalaciones y condiciones ambientales de los
depósitos de archivo de la entidad.
Programa de limpieza de áreas y documentos

A continuación describe lo que encontraste según el diagnostico aplicado sobre la
limpieza de áreas de los archivos y documentos.
Programa de saneamiento ambiental (control de plagas)

A continuación describe lo que encontraste según el diagnostico aplicado sobre el
control de plagas, fumigación y descontaminación de los depósitos.
20

Programa de atención y prevención de emergencias (material documental)

A continuación describe lo que encontraste según el diagnostico aplicado sobre
las actividades de atención y prevención de emergencias que ayuden a la
protección de la documentación al igual que los elementos de seguridad industrial.
No olvides evidenciar con fotografías.
Condiciones de almacenamiento (mobiliario y unidades de almacenamiento)

En este espacio describe lo que encontraste según el diagnostico aplicado sobre las condiciones de
almacenamiento en cada una de las fases de archivo, tales como la infraestructura, el estado y la
capacidad de resguardo.
No olvides evidenciar con fotografías.
ANÁLISIS DE ASPECTOS DE CONSERVACIÓN
A continuación se presentan las estadísticas emanadas del levantamiento de

datos realizado. Estos datos dan cuenta de las características físicas específicas
de la documentación:
En este espacio redacta un análisis de todos los aspectos de conservación que
pudiste evidenciar. Te dejo un ejemplo.
Dentro de los factores que más afectan la documentación se encuentra el material

abrasivo o metálico y las rasgaduras, seguido de la deformación de plano; esta
última se ocasiona debido al incorrecto almacenamiento de la documentación.
En la revisión física y puntual de los archivos de todas las dependencias de

nombre de la entidad, se encontraron, en general, las siguientes características
físicas de la documentación y del sistema de almacenamiento:
 Formatos: Menciona y redacta todos los formatos que utiliza la entidad
para su producción documental.
 Soportes: Menciona y redacta todos los soportes que utiliza la entidad para
el manejo de la documentación.
 Técnicas de registro: Menciona y redacta todas las técnicas de registro al
igual que los útiles de escritorio que utiliza la entidad
SEDE ARCHIVO HISTÓRICO
21

Redacta todo lo que observó del archivo histórico desde su ubicación hasta el
estado de conservación del mismo.
CONDICIONES AMBIENTALES
SEDE ARCHIVO CENTRAL Y SEDE ARCHIVO HISTÓRICO
Humedad y temperatura3
Según el IDEAM la humedad relativa del municipio en donde se haya la entidad es

del 78% y la temperatura media es de 26°c. Por tanto a estos niveles de humedad
relativa y temperatura es que se encuentran expuestos los documentos.
El acuerdo 049 de 2000 4 en el artículo 4 establece que las entidades públicas

deben velar por que los depósitos en donde se hallan los documentos, deben
cumplir con las siguientes condiciones ambientales:
 Temperatura de 15°c a 20°c con una fluctuación diaria de 4°c

 Humedad relativa entre 45 y 60% con fluctuación diaria del 5%
Menciona en que condiciones climáticas se encuentra los depósitos de los

archivos central e históricos de la entidad.
Iluminación
A continuación menciona las condiciones del aspecto de la iluminación en las
instalaciones.
Sede Archivo Central Sede Archivo Histórico

Recuerda evidenciar con
fotografías todo lo anterior
Ilustración 4 Archivo central e Histórico
GESTIÓN AMBIENTAL
No se evidenció un centro de acopio que optimice la transformación y
aprovechamiento de los materiales de archivo generados. Se desconocen los
22

criterios ambientales con relación a las compras y adquisiciones de materiales de

archivo.
RECOMENDACIONES / CONCLUSIONES
Las recomendaciones y conclusiones se encuentran en las matrices elaboradas
para las debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas halladas en la entidad,
además de las estrategias generadas a partir de la DOFA.
PLAN DE MEJORAMIENTO
MATRIZ DOFA
Las principales debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas encontradas en
nombre de la entidad, se encuentran establecidas en el cuadro anexo 1:
Explicación de la Matriz DOFA:
Oportunidades: Se refiere a las oportunidades externas a la entidad en materia

de archivística que son ofrecidas por el entorno de la empresa.
Amenazas: Esta indica los riesgos en materia de archivística que se presentan en
el entorno de la entidad y que pueden generar un impacto negativo.
Fortalezas: Se refiere a los aspectos positivos con los que cuenta la entidad en
materia de archivística y que le puede permitir potencializar las oportunidades o
disminuir las debilidades.
Debilidades: Al conocer las debilidades en materia de archivística que posee la
entidad, se sabe en qué se debe de mejorar y proponer las soluciones.
Estrategias Ofensivas F-O: Son estrategias que permitirán a la entidad

aprovechar las oportunidades que se encuentran en su entorno mediante el
aprovechamiento de sus fortalezas.
Estrategias Defensivas F-A: Estas estrategias están encaminadas a que la
entidad se defienda de las amenazas a las que se encuentra expuesto mediante el
desarrollo y aprovechamiento de sus fortalezas.
Estrategias Adaptativas D-O: Son estrategias que buscan que la entidad a pesar
de contar con debilidades en materia de archivística y a partir de ellas pueda
aprovechar o hacer uso de alguna manera de las oportunidades que le brinda su
entorno para mejorar en Gestión Documental.
Estrategias de Supervivencia D-A: Es el escenario más negativo en el que se
puede encontrar la entidad, puesto que posee unas debilidades internas y está
expuesto a unas amenazas externas que podrían acarrear en impactos muy
negativos para la entidad, por lo cual a partir de estas debilidades se desarrollan
unas estrategias que le permitirían a la entidad sobrevivir a las amenazas de su
entorno, por un tiempo limitado, en el que estas debilidades se mejoren.
23

24

En este espacio colocar el logo, nombre y NIT de la entidad
A continuación te invito a que diligencies el cuadro de la MATRIZ DOFA GENERAL (tómalo del Diagnóstico)
OPORTUNIDADES (O) AMENAZAS (A)

En este espacio colocar el logo de la entidad
FORTALEZAS (F) ESTRATEGIAS OFENSIVAS (F-O) ESTRATEGIAS DEFENSIVAS (F-A)
DEBILIDADES (D) ESTRATEGIAS ADAPTATIVAS (D-O) ESTRATEGIAS DE SOBREVIVENCIA (D-A)
25

EN ESTE ESPACIO SE COLOCA EL ENCABEZADO O EL MENBRETE DE LA EMPRESA
BIBLIOGRAGÍA
Relaciona en Normas APA todas las fuentes que utilizaste para desarrollar este
Diagnóstico Archivístico.
26

ANEXOS
A continuación coloca todas las gráficas que den informe de la medición de los documentos de las
diferentes fases de Archivo tanto en soporte físico como electrónico, además agrega las gráficas
sobre la implemetación de los procesos de Gestión Documental que se hayan en la Herramienta H-
16 del Diagnóstico Archivístico. Te dejo algunos ejemplos.
27

28

En este espacio coloca tambien unas graficas que indiquen la capacidad de almacenamiento en GB
en el manejo de los archivos electronicos de las oficinas de la entidad. En la parte de abajo podras
encontrar un ejemplo claro.
29

30

31

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DIAGNÓSTICO INTEGRAL DEL ESTADO ARCHIVÍSTICO PONER AQUÍ EL NOMRE DE LA ENTIDAD

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Descripción, inspección, mantenimiento de instalaciones y condiciones ambientales....................20

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Ten presente antes de empezar a redactar, que la introducción es el primer

EN ESTE ESPACIO SE PONE EL PIE DE PÁGINA DE LA ENTIDAD

Redacta aquí el porque la entidad debía hacer el Diagnostico Archivístico.

EN ESTE ESPACIO SE PONE EL PIE DE PÁGINA DE LA ENTIDAD

En este espacio debes mencionar en que archivos o depósitos aplicaste el Diagnostico

Tabla 1 Sedes depósitos de los documentos

EN ESTE ESPACIO SE PONE EL PIE DE PÁGINA DE LA ENTIDAD

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EN ESTE ESPACIO SE PONE EL PIE DE PÁGINA DE LA ENTIDAD

PEGA AQUÍ EL ORGANIGRAMA Y EL MAPA DE PROCESOS DE LA ENTIDAD

Menciona como se hizo la medición en cada uno de los archivos o depósitos de

Los resultados obtenidos de las diferentes oficinas, se pueden apreciar en los

Tabla 2 medición de archivo de gestión

Gráfico1 Ilustración total metros lineales

Teniendo en cuenta el levantamiento de información realizado en cada una de las

OFICINA SERIES O ASUNTOS

EN ESTE ESPACIO SE PONE EL PIE DE PÁGINA DE LA ENTIDAD

La documentación que reposa en este depósito de Archivo Central esta

Igual que en el Archivo Central, los documentos en este depósito se encuentran

Redacta los aspectos mas relevantes que hallaste en el diagnostico Archivístico

Una vez terminado de mencionar la información anterior de las fases de archivo te

Gráfico 1 Total metros AC AH

FECHAS EXTREMAS, SERIES O ASUNTOS DOCUMENTALES

El análisis de este ítem se realizó mediante la aplicación de las diferentes

EN ESTE ESPACIO SE PONE EL PIE DE PÁGINA DE LA ENTIDAD

En las Oficinas de colocar el nombre de la entidad, en la que se alberga la

OFICINA FECHAS EXTREMAS

Tabla 6 Fechas Extremas Oficinas productoras

MEDICIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Ilustración 2 Almacenamiento y organización de documentos electrónicos

En el siguiente cuadro puedes relacionar información importante sobre la capacidad,

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DEPENDENCIA CAPACIDAD CAPACIDAD FORMATO DE ASUNTOS DE LOS

DISCO D 111GB PDF Informes de gestión

Tabla 7 Capacidad de Almacenamiento de documentos electrónicos por oficinas.

Gráfico 2 Total almacenamiento electrónico

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Aplicativos de administración documental:

En este espacio mencionar si la entidad cuenta o no, con aplicativos de administración

ANÁLISIS DE LOS OCHO PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN

EN ESTE ESPACIO SE PONE EL PIE DE PÁGINA DE LA ENTIDAD

ANÁLISIS DE LA MUESTRA DE ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS

Con respecto a los documentos electrónicos de archivo que reposan en los

Lo anterior fue un ejemplo, describe como llevan a cabo las actividades de

Se pudo observar que de la totalidad de los documentos análogos que reposan

De igual manera se pudo apreciar que las unidades documentales utilizan

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 Numérico Simple, en donde las unidades documentales son ordenados

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