Evaluacion Aa 3 Mañlna A

1Dentro del proceso de comunicaciones hablamos de la apertura que consiste en la hora en que
se debe atender al usuario interno y externo para la recepción de las comunicaciones oficiales.
Verdadero
Falso
2Las comunicaciones ________________ son aquellas que son enviadas en soporte

________________ y contiene original y máximo dos ___________.
Enviadas, físico, copias
Internas, físico, originales
Oficiales, electrónico, copias
Internas, físico, anexos
3La norma ________________ tiene como objeto brindar ____________________ para la gestión
de ____________________.
GTC 185, herramientas, documentos
Internacional, pautas, informes
GTC 187, información, documentos
GTC 187, herramientas, documentos
4La administración de documentos se define como:
Elaboración de documentos debidamente planeados y organizados. (correcta)
El control de las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel.
Control y seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.
Administración del horario de atención al público visible y de fácil acceso a los ciudadanos.
5 Un memorando es un documento escrito que contiene lo sucedido, tratado o acordado en una
reunión específica.
Verdadero
Falso
6La ________________ es la ejecución de los _________________ la motivación, la comunicación,

es decir la etapa en que se _____________al personal.
Dirección, planes, orienta
Organización, programas, orienta
Administración, archivos, organiza
Planeación, archivos, direcciona
7Una comunicación _______________ de interés _____________ con el mismo contenido dirigida

a un grupo específico es la ______________.
Escrita, común, circular
Escrita, común, carta
Formal, laboral, circular.
Laboral, público, circular.
8Las comunicaciones oficiales se caracterizan por ser:
Comunicación de entidades oficiales o privadas. (correcta)
Documentos emitidos por entidades oficiales o del estado.

Documentación emitida por entidades militares.
A y B son correctas.
9El reparto consiste en la distribución de las comunicaciones, hacia las oficinas que deban realizar
el proceso de atención y trámite correspondiente.
Verdadero
Falso
10Corresponde a una comunicación escrita para tratar asuntos internos.
Memorando
Circular
Informe
Acta
11Dentro del proceso de administración qué papel desempeña la organización.
Es la distribución de responsabilidades entre los integrantes de la empresa. (correcta)
La organización es la entidad es decir la razón social.
Es la forma en que cumple las funciones la entidad respetando el orden en los procesos.
Es la distribución de secciones y subsecciones dentro de un fondo o empresa.
12Comunicaciones recibidas, son:
Documentos que ingresan a la empresa. (correcta)

Comunicaciones que ingresan a la oficina de correspondencia para ser despachadas fuera de la
empresa.
Comunicaciones oficiales que ingresan y son de carácter privado de la entidad.
Documentos que son transferidos de un archivo a otro.
13Las comunicaciones oficiales recibidas son aquellas que ingresan a la empresa, las cuales
deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen
del ciudadano o entidad que las remite
Verdadero
Falso
14Las comunicaciones oficiales son todas aquellas comunicaciones recibidas o despachadas por
una empresa en desarrollo de sus funciones.
Verdadero (correcta)
Falso
15Se denomina silencio documental cuando:
Falta de información o hallazgos mínimos respecto a lo que se requiere.
Dentro de un documento hay hojas en blanco.
Información completa pero no con deterioro físico
Proceso de exploración de bases de datos y palabras claves.

16La _________________ consiste, en recibir las comunicaciones, _________________ de
diferentes entidades, y ______________ o soportes.
Recepción, provenientes, medios (correcta)
Información, almacenadas, materiales
Documentación, escritas, materiales
Información, proveniente, materiales
17Se conoce como ruido documental en cuando se encuentra:
Un gran número de datos o de información genérica que no es relevante a lo que se esperaba

encontrar. (correcta)
Documentos que pierden su valor documental por el paso del tiempo.
Descarte de documentos soportado en actas.
Falta de información.
18El almacenamiento de _______________ consiste en ___________________ los documentos,

debidamente ________________ y organizados.
Documentos, recopilar, clasificados
Unidades, organizar, foliados
Documentos, garantizar, foliados
Unidades, garantizar, clasificados
19El concepto de “Planeación” hace referencia a:
Los pasos o mecanismos a seguir para alcanzar objetivos propuestos.
Plasmar información para el cumplimiento de metas.

Seguir procesos para la obtención de los recursos.
Planificar mediante formatos los pasos a seguir para el crecimiento de la empresa.
20Comunicaciones privadas son todas aquellas comunicaciones que llegan con el nombre del
funcionario los cuales se deben radicar para llevar un control pese a ser de carácter personal.
Verdadero
Falso
21Las _____________________ se dividen en dos grupos __________________ y

______________________, se deben separar en el momento en que se reciben, según el tipo de
comunicaciones.
Comunicaciones, oficiales, personales (correcta)
Comunicaciones, activas, inactivas
Circulares, internas, externas
Actas, internas, externas
22Uno de los pasos de la Administración es el Control, el cual hace referencia a:
A la vigilancia de lo que se planeó, organizo y direccionó llegue al objetivo propuesto.
Al control que de sebe tener con las comunicaciones que ingresan a las instituciones.
A los lineamientos para el control, y los procedimientos para su administración.
Al control y seguimiento de las unidades de correspondencia.
23Se refiere a comunicación escrita de interés común con mismo contenido.

Circular
Memorando
Actas
Informes
24 La radicación consiste en el número consecutivo que se asigna a las comunicaciones

producidas o recibidas.
Verdadero
Falso
25Se conoce por mantenimiento en la función de la administración documental.
Cuidado y actualización del documento en físico o electrónico.
Regular la gestión de los archivos.
Comprobación soporte e ilustración de los documentos.
Recopilación de documentos clasificados y organizados.

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1Dentro del proceso de comunicaciones hablamos de la apertura que consiste en la hora en que

2Las comunicaciones ________________ son aquellas que son enviadas en soporte

Enviadas, físico, copias

Internas, físico, originales

Oficiales, electrónico, copias

Internas, físico, anexos

GTC 185, herramientas, documentos

Internacional, pautas, informes

GTC 187, información, documentos

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4La administración de documentos se define como:

Elaboración de documentos debidamente planeados y organizados. (correcta)

El control de las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel.

Control y seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.

6La ________________ es la ejecución de los _________________ la motivación, la comunicación,

Dirección, planes, orienta

Organización, programas, orienta

Administración, archivos, organiza

Planeación, archivos, direcciona

7Una comunicación _______________ de interés _____________ con el mismo contenido dirigida

Escrita, común, circular

Escrita, común, carta

Formal, laboral, circular.

Laboral, público, circular.

8Las comunicaciones oficiales se caracterizan por ser:

Comunicación de entidades oficiales o privadas. (correcta)

Documentos emitidos por entidades oficiales o del estado.

10Corresponde a una comunicación escrita para tratar asuntos internos.

11Dentro del proceso de administración qué papel desempeña la organización.

Es la distribución de responsabilidades entre los integrantes de la empresa. (correcta)

La organización es la entidad es decir la razón social.

Es la distribución de secciones y subsecciones dentro de un fondo o empresa.

12Comunicaciones recibidas, son:

Documentos que ingresan a la empresa. (correcta)

Comunicaciones oficiales que ingresan y son de carácter privado de la entidad.

Documentos que son transferidos de un archivo a otro.

15Se denomina silencio documental cuando:

Falta de información o hallazgos mínimos respecto a lo que se requiere.

Dentro de un documento hay hojas en blanco.

Información completa pero no con deterioro físico

Proceso de exploración de bases de datos y palabras claves.

Recepción, provenientes, medios (correcta)

Información, almacenadas, materiales

Documentación, escritas, materiales

Información, proveniente, materiales

17Se conoce como ruido documental en cuando se encuentra:

Un gran número de datos o de información genérica que no es relevante a lo que se esperaba

Documentos que pierden su valor documental por el paso del tiempo.

Descarte de documentos soportado en actas.

18El almacenamiento de _______________ consiste en ___________________ los documentos,

Documentos, recopilar, clasificados

Unidades, organizar, foliados

Documentos, garantizar, foliados

Unidades, garantizar, clasificados

19El concepto de “Planeación” hace referencia a:

Los pasos o mecanismos a seguir para alcanzar objetivos propuestos.

Plasmar información para el cumplimiento de metas.

Planificar mediante formatos los pasos a seguir para el crecimiento de la empresa.

21Las _____________________ se dividen en dos grupos __________________ y

6La es la ejecución de los _ la motivación, la comunicación,

7Una comunicación ___ de interés _ con el mismo contenido dirigida

18El almacenamiento de _ consiste en _____ los documentos,

21Las ___ se dividen en dos grupos y