Manual de Operacion - Mesa de Control

MANUAL DE OPERACIÓN – MESA DE CONTROL.
OPERACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DE MESA DE CONTROL.
AUTOR: PEDRO HUITRÓN.
EMISIÓN / MESA DE CONTROL.
GRUPO MEXICANO DE SEGUROS.

Manual de Operación – Mesa de Control.
MESA DE CONTROL
1. Actualización del catálogo de agentes . . . . . . . . 3

2. Actualización del Acumulado Global de movimientos . . . . . . 3
3. Registros y columnas . . . . . . . . . . 3
SISTEMA
4. Actualización del catálogo de agentes . . . . . . . . 3

5. Búsqueda . . . . . . . . . . . 8
a. Búsqueda por fórmulas . . . . . . . . 11
b. Búsqueda por valores . . . . . . . . . 12
c. Buscar y reemplazar . . . . . . . . . 13
CONTROLES INTERNOS
6. Cómo se componen . . . . . . . . . . 15
7. Cómo se separan . . . . . . . . . . 15
8. Texto en columnas . . . . . . . . . . 25
a. Ancho fijo . . . . . . . . . . 26
b. Delimitado . . . . . . . . . . 30
Mesa de control / Emisión

Elaboró Pedro Huitrón Página 2 de 89
MESA DE CONTROL
1. Actividades de Mesa de control

Folios
Para poder realizar la emisión de una póliza o un movimiento subsecuente Agentes y/o Suscriptores envían a Mesa de
Control vía correo electrónico, las órdenes de trabajo con los antecedentes y datos necesarios para generar los folios
con los que se dará el seguimiento correspondiente.
Se debe revisar cada correo para canalizar adecuadamente la orden de trabajo. En el, podremos encontrar detalles
del tipo de movimiento que se solicita, la orden de trabajo (OT) y tomar como referencia incluso al suscriptor a quién
se le envía el correo.
Para generar los folios, debemos ingresar al SII GMX al módulo Comercial y posteriormente al submódulo CSG que
abrirá la pantalla de Alta / Modificación de Solicitudes.

Una vez abierta la pantalla, el sistema nos pedirá ciertos datos con los que se generará el folio. Una vez revisado el
correo con la solicitud correspondiente, debemos ingresar el Ramo Comercial, y seleccionar y el Tipo de Movimiento.
En el caso de que sea un movimiento subsecuente debemos ingresar Nro Póliza, Sufijo, así como Fecha de llegada y
Código de Moneda.
En el siguiente segmento aparecerán los campos:
- Asegurado: Se debe ingresar el número de asegurado asignado en el sistema; en el caso de que corresponda
a una póliza nueva, cuyo asegurado no existe dentro del sistema, debemos generar un nuevo asegurado.
Teniendo el número de asegurado, solamente resta capturarlo en el campo correspondiente y dar click en el
botón para completar la información.

- Agente: Se ingresará la clave de agente y al dar click en el botón, traerá el nombre completo del agente.
- Ejecutivo de ventas: Se deberá llenar por default “SISTRAN”.
- Administrador: Se debe ingresar el usuario de quién genera el folio.
Es necesario adjuntar algunos documentos para dar continuidad al registro del folio; de lo contrario nos impedirá
obtener el número.

Para agregar los archivos necesarios para generar un folio, debemos dar click al botón Adj Arch. Que nos desplegará
la ventana donde debemos especificar la ruta.

Es recomendable destinar una carpeta para guardar los archivos o incluso para pegar los correos que contienen las
órdenes de trabajo correspondientes. Una forma sencilla es guardar todos los correos que requieran folio en una sola
carpeta y desde allí cargar los que correspondan a ese requerimiento.

Una vez que hayamos adjuntado los archivos correspondientes desplegará una pantalla donde nos pide confirmar los
documentos que recibimos.
Para poder generar el folio, el sistema indicará “SÍ” en el campo Obligatorio de todos aquellos documentos que son
indispensables. Se debe seleccionar “SÍ” en los mismos documentos del campo Recibido.

Para terminar, solamente requerimos dar click en el botón Grabar y nos arrojará el número de folio.

Alta de asegurados
Para dar de alta asegurados en el SII GMX, es necesario ingresar al módulo Comercial y posteriormente al submódulo
Maestro de Asegurados.

Seleccionaremos el menú Asegurados y después la opción Alta / Modificación.

Antes de cualquier alta, debemos cerciorarnos de que el asegurado no exista previamente, sólo si es completamente
necesario daremos de alta a un asegurado. Para hacer la búsqueda, en el campo Código Asegurado debemos escribir
el apellido paterno de una persona física o una de las palabras que conforman la razón social el asegurado y dar click
en el botón .
Aparecerá un recuadro llamado Consulta de Asegurados en donde podremos visualizar los resultados coincidentes a
nuestra búsqueda. En este punto, si el asegurado ya fue dado de alta deberá aparecer en el listado que se despliega y
para seleccionarlo solo debemos dar click sobre el registro que queramos y presionar el botón Aceptar; si el
asegurado no estuviera registrado aún, podemos darlo de alta dando click en el botón Nuevo.

El ingreso de información para un nuevo asegurado requiere especificar si se trata de una persona física o moral con
su R.F.C. a 13 o 12 caracteres respectivamente. En caso de las personas físicas, se debe ingresar el apellido materno y
nombre(s). En el campo Calificación de Cartera debemos abrir la lista desplegable para seleccionar Normal y Tipo de
empresa con la opción 1 – No proporcionada.

Al presionar el botón Datos Personales… abrirá otra pantalla.
En caso de ser una persona física, debemos ingresar el Sexo, Estado Civil, Tipo de Documento y Nacionalidad. Si
estamos dando de alta a una persona moral, el sistema solo nos exigirá la nacionalidad.

Finalmente, se debe ingresar la información del segmento Dirección. Dicho segmento ya tendrá información, aunque
es muy probable que sea errónea. Para editarla debemos dar click en el botón Dirección que se encuentra en el
extremo derecho de la pantalla de Asegurados.

Al desplegar la pantalla Direcciones, debemos comenzar a editar desde el campo Cod. Postal, ya que, al dar tabulador
enviará la información de las colonias que comparten el código postal que se ingresó, sólo debemos revisar los
detalles de los registros enumerados y seleccionar el adecuado.
Toda la dirección se ingresa en el campo Calle; en Num Ext se capturará un punto y en Num Int se capturará un cero.

Sólo resta grabar la información, al hacerlo nos enviará un cuadro de diálogo con el número de asegurado. Con este
registro se almacenará y cada vez que haya que generar una póliza para este asegurado, traerá la información para su
facturación.

Cotizaciones
Los Agentes nos hacen llegar solicitudes de cotización a través del correo electrónico e incluso algunos despachos aún
nos las hacen llegar de forma impresa. Dicha solicitud debe tener una orden de trabajo (que varía de despacho a
despacho), dicha solicitud se debe canalizar al nicho correspondiente de acuerdo a las coberturas que indique
Revisión de documentos
Con el fin de evitar reprocesos en la emisión, Mesa de Control realiza una revisión rápida de los movimientos
entregados tanto para la emisión tradicional como para la emisión digital (Integro), ya sea para detectar falta de
datos o la congruencia de ellos
- Tipo de movimiento / Dato de póliza: A excepción de la póliza nueva, todo movimiento deberá indicar el
número de póliza al que le estará emitiendo. El ramo comercial debe ser congruente con el id de póliza que
indica la hoja de cálculo.
- Debe contar con dirección fiscal y dirección de riesgo (aunque sea la misma para ambos casos)
- R.F.C.: Se debe revisar que sea acorde al tipo de persona fiscal que sea, es decir 13 caracteres para persona
física y 12 para persona moral y su homoclave no puede ser 000 (triple cero)
- Los importes deben reflejar la naturaleza del movimiento que se está trabajando, es decir, para cancelaciones
y endosos de disminución, los importes deberán ser negativos, para el resto los importes deben estar en
positivo. Para los endosos B sólo debe venir el texto ya que este tipo de movimientos no afectan ni prima ni
suma asegurada.
- Retroactividad: La emisión de pólizas nuevas y renovaciones pueden tener una retroactividad de hasta 3
meses. En caso de exceder esa retroactividad, el movimiento debe estar firmado por el subdirector de
Operaciones correspondiente al nicho además de haber solicitado la apertura de parámetros al Jefe de
Parámetros de Desarrollo Técnico de Productos ya que, de lo contrario en la emisión, el sistema bloqueará el
avance hasta que se hayan realizado estos ajustes.
- Facturación anticipada: Aunque la mayoría de las facturas son generadas post-pago, hay ocasiones en las que
la emisión debe ir acompañada de la generación de facturación anticipada al pago o de la generación de
notas de crédito (que sólo se pueden generar desde Mesa de Control). Dichas solicitudes pueden realizarse
directamente a través de la hoja de cálculo con la anotación expresa indicando Facturación anticipada o bien,
si el movimiento fue cerrado, por medio del formato de facturación anticipada no indicada al momento de
emitir. En cualquiera de estos casos es necesario que venga la autorización (firma) del subdirector de
operaciones correspondiente al nicho.
- Movimiento urgente: Debido a diversos factores, existen movimientos a los que debemos dar prioridad de
emisión con respecto a movimientos “normales”, estos serán indicados por el líder de cada nicho firmando el
movimiento y anotando la leyenda “Urgente” (no necesariamente el Subdirector de Operaciones)
Reparto de trabajo

Para la distribución del trabajo, tenemos un formato en Excel que se alimenta de manera colaborativa y que muestra
el tipo de movimientos, cuantos son, así como el número aproximado de coberturas que el emisor debe editar en una
fecha o rango de fechas determinado.
Para acceder al formato hay que ingresar el usurario y contraseña de Office 365 en el navegador, acceder a
Sharepoint y en la sección de documentos dar click sobre el Formato de asignación; tendremos que editarlo con el
navegador por lo que utilizaremos Excel Online para esta tarea.
En dicho archivo se encuentran 3 hojas con idéntico layuot en el cual se puede colaborar de manera simultánea sin
perder los cambios. Durante la captura y revisión se agrega una clave indicando la longitud del movimiento a capturar
y el número de ubicaciones lo que generará un cálculo aproximado del número de coberturas que el emisor deberá
capturar o editar.

Las claves mencionadas las llamamos Categorías y tienen los siguientes valores:
Categoría Número de coberturas

P 5
1 15
2 30
3 45
4 60
En el caso de que el movimiento tenga más de una ubicación, el número de coberturas (Categoría) se multiplica por el
número de ubicaciones para dar un aproximado del número de coberturas que el emisor deberá editar.
Movimientos como Cancelación, Rehabilitación y Endoso B siempre tienen asignadas 5 coberturas sin importar
cuantas ubicaciones tienen ya que estos movimientos son “automáticos” o en el caso del endoso de texto no se debe
ingresar información por cada ubicación.
En el mismo archivo, existe una hoja formulada que toma en cuenta todos los registros de las 3 hojas con el layout
mencionado y contabiliza dentro de un rango de fechas, el emisor, tipo de movimiento, número de movimientos
(cantidad exacta), así como número de coberturas (cálculo aproximado). Asimismo, el reporte permitirá observar el
total de movimientos (por movimiento) o bien por total de emisor.

En ese mismo reporte se podrá visualizar en una gráfica la distribución de movimientos contra número de coberturas
del rango de fechas seleccionado. Esto nos podrá acercar un poco a establecer una equivalencia en la distribución del
trabajo ya que existen movimientos muy breves que no representan mucho tiempo de elaboración contra la entrega
de pocos movimientos que tienen varias coberturas y cuya elaboración estaría tomando mucho más tiempo. Es
importante aclarar que sólo es un criterio aproximado porque además de que no se cuentan de manera exacta las
coberturas, existen otros factores como la captura de datos estadísticos que pueden estar incrementando el tiempo
de elaboración de la emisión.
Integro
Integro es una plataforma de gestión de documentos que registra creación, avance y cierre de los documentos. Esta
herramienta está diseñada para mostrar toda la información necesaria para la emisión, rastreo y archivo de los
movimientos.
A diferencia de la emisión tradicional, Integro es un medio digital por el cual llegan todas las órdenes de trabajo con
sus hojas de cálculo y datos estadísticos. Se asemeja a una interfaz de correo electrónico ya que se administra a
través de bandejas; conforme cada usuario va llenando la información que le corresponde, el folio se va turnando a
los demás involucrados para complementarla, llegando a cada usuario como una tarea pendiente y enlistándose en la
bandeja correspondiente hasta finalizar el proceso de producción con el cierre de la tarea y generando un archivo
digital al término. También puede finalizarse por parte del Suscriptor en cualquier parte del proceso al cancelar la
orden de emisión.

Debemos abrir Integro desde Internet Explorer ingresando al link: https://integro.gmx.com.mx/Home/Home.aspx
Para visualizar los movimientos que han llegado a Mesa de Control, debemos dar click sobre el menú Mis Tareas
donde aparecerán los movimientos que debemos emitir.
Del campo Estado seleccionamos la opción Pendientes. Se desplegarán en forma de listado, los movimientos enviados
por los suscriptores. La plataforma de Integro trabaja en función a asignaciones, los movimientos que se despliegan
en este punto son aquellos cuyo proceso de Suscripción finalizó y que, de acuerdo con el flujo, requieren de nuestra
intervención en una nueva etapa para continuar con su emisión. En este caso, se trata de movimientos asignados a
Mesa de control para su revisión y reparto entre los emisores del nicho. Para ello es necesario reclamar cada registro
y asignarlo a un Emisor.

Dicho listado contiene la información general de lo que solicita emitir tal como:
Información Nombre de la columna
- Suscriptor Solicitante (Tema 9)

- Tipo de movimiento (Tema 6)
- Nicho (Tema 5)
- Ramo (Tema 7)
- Número de póliza (si aplica) (Tema 4)
- Nombre de asegurado (Tema 1)
- Clave de agente (Tema 2)
- Moneda (Tema 8)
- Prima neta (Tema 10)
- Fecha de generación de folio Integro (Fecha)
- OT (Tema 3)
- Referencia (Referencia)
El orden de las columnas es editable, pero es importante conservarlo de esta forma debido a que requerimos
exportar esta información a Excel, que se genera en función de cómo lo tengamos configurado en el Grid.
Para exportar la información de los movimientos de nuestra bandeja de Pendientes, debemos dar click en la
impresora que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla; Integro generará un archivo en Excel
llamado “Tareas de proceso”, mismo que deberá ser guardado y posteriormente transformado para coincidir
con el layout del Acumulado de movimientos Global. Para lograr esto necesitamos copiar los registros del
archivo resultante de Integro en otro archivo de Excel llamado Trans AURA - Acumulado el cual cuenta con
una macro que ejecutará algunas correcciones y transformará al layout que necesitamos.
 Reclamo y asignación de movimientos

Para desplegar el detalle de algún movimiento, sólo debemos dar click sobre él. Para asignarlo debemos dar click
sobre el botón Acciones y después seleccionar la opción Reclamar. Habiendo hecho esto el campo Emisor habilitará la
lista desplegable de los emisores que pueden recibir estos movimientos, debemos seleccionar uno y dar click sobre el
botón Continuar.
En ocasiones necesitaremos regresar el movimiento al suscriptor. El procedimiento es muy parecido, se reclama el

movimiento, se le asigna un emisor y posteriormente debemos dar click sobre el botón Enviar a Revisión. En cualquier
caso, es necesario que antes de dar click en cualquiera de los botones mencionados, se haya asignado a algún emisor
ya que, de lo contrario, el movimiento se asignará automáticamente al administrador de la aplicación.
Después de haber asignado el movimiento, la siguiente pantalla que se desplegará será nuevamente la bandeja de
pendientes.
Como en el caso de la emisión tradicional, debemos realizar la revisión de los datos esenciales para la emisión, que la
información tenga congruencia para que, llegando al emisor, pueda completar su parte del proceso de manera
exitosa.
2. DESCARGA DE FACTURAS / DOCUMENTOS EMITIDOS (ASISTENCIA VÍA

TELEFÓNICA)
Frecuentemente recibimos llamadas para asistir la descarga de facturas y documentos recién emitidos del portal.
Para ello debemos saber que en el Portal de Facturación pueden acceder tanto agentes como asegurados mientras
que en el de Documentos Emitidos solo podrán ingresar los agentes.
Es importante aclarar que sólo aparecen documentos timbrados (es decir Facturas y Notas de crédito, en ningún caso
aparecen Avisos de cobro) dichos documentos aparecen como máximo, a las 48 hrs. de haberse generado la
aplicación correspondiente.
Portal de Facturación (Acceso a Agentes y Asegurados)
 Como Asegurado
1. Debemos ingresar al portal de GMX www.gmx.com.mx y dar click sobre Asegurados.
2. Se desplegará en una nueva página el segmento Conoce más, debemos ubicar la viñeta Facturas donde
debemos dar click en el botón.

3. En una nueva página tendremos el cuadro de log-in donde debemos ingresar el R.F.C. del asegurado y el
captcha que aparece con letras rojas y dar click en el botón Ingresar.
En la pantalla resultante aparecerán todas aquellas facturas generadas con el R.F.C. que se capturó en la
pantalla de ingreso y que tienen menos de 30 días naturales de haberse generado. Como aparece en las
siguientes imágenes, el resultado podría ser una o varias facturas, esto dependerá de varias condiciones al
momento de la captura del movimiento. Es probable que en esta modalidad el mismo asegurado tenga más
de una póliza.
Una factura:
Varias facturas:
4. En el extremo derecho existen dos pequeños íconos sobre los cuales, al dar clíck abrirá un cuadro de diálogo
con las opciones de apertura o descarga en el equipo.

Al ingresar como Asegurado, sólo podremos visualizar las facturas de ese R.F.C. de hasta 30 días naturales de
haberse generado, sin embargo, este tipo de búsqueda está sujeta a la forma en la que fue capturado el
R.F.C. y si este fue capturado de erróneamente, no saldrá en el listado de resultados.
 Como Agente
1. Debemos ingresar al portal de GMX www.gmx.com.mx y dar click sobre Agentes de seguros.

2. Se desplegará en una nueva página el segmento GMX y YO; debemos ubicar el desplegable llamado
Herramientas y dar click sobre él.
3. Se desplegará un mosaico de 9 viñetas. La que se debe seleccionar es la que se encuentra en el extremo

inferior derecho llamada Descarga de Facturas.

4. Al ingresar como Agente, el portal solicitará un usuario, contraseña y replicar el captcha.
Esta forma de búsqueda presentará todas las facturas disponibles para el despacho (clave de agente). En esta
modalidad podemos afinar aún más la búsqueda. En los casos de despachos que tienen mucha producción,
podemos generar la búsqueda por R.F.C. y por número de póliza dentro del cuadro que se marca en rojo.
5. Para la búsqueda por póliza será necesario contar con el Identificador de póliza completo el cual está
compuesto de la siguiente manera:

Oficina - Ramo comercial - Póliza - Endoso - Sufijo

En esta consulta, podemos omitir todos los “ceros” que se encuentren a la izquierda de cada segmento de la
numeración (por ejemplo 01-029-07000055-0004-02 se capturará 1-29-7000055-4-2). Es importante señalar
que, de elegir esta forma de búsqueda deberemos llenar todas las cajas ya que, de lo contrario, no arrojará
los resultados requeridos; en este caso será necesario considerar que el endoso que se capture deberá ser
debidamente especificado.
6. También se encuentra disponible la búsqueda por R.F.C. En caso de ocupar esta modalidad debemos omitir la
búsqueda por R.F.C., igual que cuando se ingresa por Asegurado esta forma de búsqueda regresará como
resultado las facturas disponibles con el mismo R.F.C.
Portal de Documentos Emitidos (Acceso sólo a Agentes).
1. Debemos ingresar al portal de GMX www.gmx.com.mx y dar click sobre Agentes de seguros.

2. Se desplegará en una nueva página el segmento GMX y yo, debemos ubicar el desplegable llamado
Herramientas y dar click sobre él.
3. Se desplegará un mosaico de 9 viñetas. Debemos seleccionar la del extremo inferior izquierdo llamado
Documentos emitidos. Debemos ingresar el log in y la contraseña.

4. El portal nos permitirá realizar la búsqueda indicando algunos datos opcionales como oficina, ramo y
agente; Sin embargo, obligatoriamente debemos establecer un rango de fechas en las pudo haberse
emitido el documento para realizar la búsqueda.


También tenemos la opción de digital la póliza completa, aunque esta opción no mostrará los resultados
coincidentes, sino que tendríamos que utilizar esta opción para aquellos casos en donde tenemos la certeza
de que la póliza existe y lo que requerimos es descargarla en el equipo o enviarla directamente.

Por número de póliza

Por número de póliza y

endoso

Clave de agente
Nombre de asegurado
R.F.C.

7. SIE (CONSULTA DE PÓLIZAS)

Para consultar una póliza debemos ingresar al SII GMX y seleccionar el módulo SIE para posteriormente seleccionar el
submódulo SIE.
Se desplegará la pantalla del SIE desde donde podemos buscar pólizas y asegurados.

Al realizar la consulta de pólizas en el sistema sabremos la forma de pago, vigencias tanto de la póliza como de los
recibos (en caso de que la forma de pago sea fraccionada), primas, suma asegurada, etc. Para realizar la consulta
debemos ingresar el número de póliza completo, el cual está compuesto de 5 segmentos:
Oficina (2 dígitos) - Ramo comercial (2 dígitos) – Póliza (8 dígitos) - Endoso (4 dígitos) - Sufijo (2 dígitos)
La pantalla para ingreso de los datos de la póliza deberá tener como mínimo la sucursal, ramo comercial ( código de) y
número de póliza. Si ingresamos como mínimo los datos enlistados podremos ver todas las renovaciones que tenga la
póliza que se está consultando, así como sus endosos.
Seguido de los campos para ingresar los datos de la póliza, se encuentra el cuadro llamado Endosos. En dicho cuadro
los primeros datos que se leen de izquierda a derecha son el sufijo y endoso (en el recuadro), también se indican los
datos más esenciales del movimiento como la vigencia, tipo de movimiento, suma asegurada y prima total.
El número de movimientos por póliza varía. Existen casos en donde sólo existe la póliza (endoso cero), otros donde
tienen uno o pocos endosos o incluso existen pólizas con varios endosos, razón por la cual siempre debemos tener
muy presente el endoso que debemos revisar.
En el siguiente ejemplo tenemos una póliza con 5 renovaciones y en donde sólo tiene un endoso en el sufijo 9, en
todas las demás renovaciones (o sufijos) sólo existe la póliza.
01-30-03204486-0001-09
Para desplegar el detalle del movimiento, debemos seleccionarlo y pulsar el botón Aceptar o bien, dar doble click
directamente en el registro que se quiere consultar. La pantalla que despliega a continuación será explicada en 3
partes:
B C
A- Datos generales

Desde este segmento de la pantalla podemos visualizar los datos generales del asegurado, si lo deseamos podemos
ver los datos fiscales del movimiento (dando click en el sobre que se encuentra junto al campo Asegurado /
Tomador), también podemos visualizar el porcentaje con el que participa el agente en el negocio así como su
comisión. Estos datos permanecerán en la pantalla siempre y cuando no se pulse ninguno de los botones del lado
derecho, ya que desde estos, se ingresa a otros detalles del movimiento.
B- Definición del negocio / Componentes de la prima / Vigencias
El siguiente segmento muestra 4 pestañas y cambia el contenido dependiendo de la pestaña que se elija. En este caso
se seleccionó la pestaña llamada Definición del Negocio donde se muestra el tipo de movimiento, número de
ubicaciones, si tiene coaseguro, etc.

La pestaña Componentes de la Prima Total refleja todos los conceptos en los que se desglosa la prima total, así como
el tipo de moneda y la suma asegurada.
La pestaña Fechas y Horas, muestra las fechas de inicio y término de vigencia, así como la fecha de emisión y de
retroactividad si es que aplica.

C- Botones de Información adicional
Slip (Condiciones particulares)
En el panel de botones, del lado derecho de la pantalla, tenemos el llamado Aclaraciones que es donde se adjunta el
slip. Este documento también es conocido como condiciones particulares y generalmente el texto es proporcionado
por el suscriptor. Al momento de realizar la revisión, desplegar este apartado puede ser de gran utilidad para saber
porque se generan los endosos subsecuentes a la póliza. Es importante considerar que un endoso puede agregar,
quitar, modificar o simplemente aclarar algo que en la póliza se había considerado o entendido de manera diferente.
Cuando los movimientos son generados por el departamento de Emisión y aunque sean movimientos internos, la
instrucción es que el emisor debe poner un texto indicando porque fue generado el movimiento; Cuando los
movimientos son de parte del departamento de Cobranzas, no se registra ningún texto ya que dichos movimientos
corresponden a procesos automatizados de cancelación y/o rehabilitación.
Cobranzas
En el panel de botones, en el lado derecho de la pantalla, podemos acceder a diferentes detalles del negocio. Uno de
estos detalles es el de Cobranzas donde podemos conocer la forma de pago, el total de pagadores (así como su
código y nombre) y los datos de cada uno de los recibos tales como la vigencia, importe, y su estatus de cobranza.

 Pagadores
Los pagadores son las personas físicas o morales a quienes se les facturará el movimiento en cuestión. Una vez
presionando el botón de Cobranzas aparecen en el panel superior. Este segmento podrá contener más de un pagador
y el porcentaje que deberá pagar estará determinado desde el momento de la captura del movimiento.
Recordemos que el total de este movimiento ya se encuentra en la pestaña llamada Componentes de la prima total,
sin embargo en esta vista lo tendremos desglosado a nivel pagadores y cuotas, es decir, para llegar al mismo importe,
deberemos considerar la sumatoria de todas las cuotas de cada pagador por lo que si son dos pagadores y la forma
de pago es trimestral, deberemos sumar 8 cuotas (cuatro de cada pagador); Para realizar el cambio de pagador, sólo
debemos dar click sobre el nombre que nos interesa consultar en esta misma ventana.
 Consulta de Recibos (o cuotas)
Un recibo o cuota, es el número de parcialidades que tiene configurado en el sistema una póliza para su pago y
esencialmente todos sus movimientos subsecuentes heredarán las mismas características (a menos que se trate del
cambio en la forma de pago) como la periodicidad de sus recibos en el entendido que los endosos no sean de
aumento o disminución de vigencia y que los endosos no contemplen la misma vigencia, es decir, si el endoso

comienza a mitad de la vigencia (de la póliza) y la forma de pago es trimestral, no habrá forma en que el endoso
tenga también 4 cuotas.
Las formas de pago más comunes en el sistema son:
- Contado 1 cuota
- Semestral 2 cuotas
- Trimestral 4 cuotas
- Mensual 12 cuotas
Al momento de emitir, se generará un AVISO DE COBRO, de acuerdo a la forma de pago. Este aviso de cobro
básicamente es un borrador de la factura sin que quede vigente ante el SAT; Normalmente la emisión generará
automáticamente el aviso de cobro de los movimientos de contado, el primero de todos los movimientos de forma de
pago semestral y trimestral; en el caso de la forma de pago mensual generará los dos primeros.
Una vez aplicada la póliza o movimiento el aviso de cobro se timbrará y pasará a convertirse en una FACTURA con
todos los atributos, y características de un documento registrado ante el SAT.
Al dar click en el botón Cobranzas aparecerá en el panel inferior el detalle de las cuotas indicando el estado de cada
una de ellas con respecto a su pago pudiendo ser alguno de los siguientes:
- APLICADO: Cuota que se acredita como pagada. La aplicación pudo ser pagada en su totalidad o bien, pudo
recibirse una parte del pago y juntarla con una compensación para llegar al 100% de la cuota.
- PENDIENTE: La cuota no ha sido aplicada.
- COMPENSADO: Cuando hablamos que el estado de la cuota es COMPENSADO usualmente se trata de la
anulación de un importe ya sea en positivo o negativo. Estos casos requieren considerar analizar otros
endosos también.
- POR DEVOLVER: Importe que será regresado al asegurado. Usualmente en estos casos se requiere expedir
una nota de crédito (Factura en negativo)
El SII GMX nos permite dar seguimiento tanto a avisos de cobro como facturas desde el módulo de COBRANZAS.

8. ADMINISTRACIÓN RECIBOS FISCALES (AVISOS DE COBRO)

Mesa de Control puede realizar la consulta de los avisos de cobro a través del módulo de cobranzas en donde
tenemos dos submódulos:
- Facturación electrónica
- Admon Recibos Fiscales
Consulta de avisos de cobro
Para revisar lo relacionado a los avisos de cobro debemos seleccionar el submódulo Admon Recibos Fiscales en el
módulo de COBRANZAS.
Posteriormente debemos seleccionar Asociación de avisos de cobro y del menú que se despliega se debe seleccionar
Consulta de Avisos de Cobro.
Se debe ingresar el número de la póliza incluyendo oficina, ramo comercial, número de póliza y sufijo.

El resultado será una pantalla con todos los avisos de cobro que se hayan generado en esa póliza y sufijo (o
renovación). Para identificarlos por número de endoso se debe dar doble click en alguno de los registros en el bloque
llamado [AVISOS DE COBRO] como aparece en la siguiente imagen. Al hacerlo, en el bloque de la derecha llamado
CUOTAS… se identificará el endoso y cuota a la que pertenece, así como el monto de la misma y el importe asociado.
Otra forma de identificación se encuentra en el bloque izquierdo. La primera columna llamada Aviso contiene el
número de aviso de cobro. Con este dato podemos ubicar exactamente el aviso de cobro a timbrar (facturar) o en su
caso a cancelar.

En caso de que la revisión amerite mayor análisis, esta consulta puede extraerse a un archivo Excel donde podremos
reordenarlo o añadir mayores datos.
El resultante es un archivo en Excel que contiene el número de sucursal, ramo, póliza, sufijo, endoso y cuotas. Solo
debemos ordenar por endoso y número de cuotas para poder visualizar en orden el reporte; sin embargo, a
diferencia de la pantalla del sistema, este archivo no cuenta con el número de la factura por lo que de requerirlo
debemos regresar a la consulta del SII GMX.
En este ejemplo, tenemos un reporte que fue exportado del módulo indicado.
Analizando el endoso 2 sabemos que se trata de una póliza de contado porque en la columna NÚMERO DE CUOTA
solamente aparece el número 1; sabemos también que cuenta con un desglose de recibos porque en la columna
IMPORTE DE CUOTA aparece el total de lo emitido (debajo de los encabezados azules) en tres registros diferentes y
en la columna IMPORTE_AVISO tenemos que uno de los registros es por el total de la emisión, pero existen un par de
603,029.40 y 601,869.40 que al ser sumados darán como resultado la cantidad de 1,204,898.80 (debajo de los
encabezados color amarillo)

La necesidad de consultar los avisos puede variar:
- Timbrar avisos de cobro (Facturar): Se requiere validar a través del número de aviso de cobro, aquel que se
timbrará (facturará)
- Conciliación de emisión vs facturación y/o cobranza : En ocasiones especiales, puede haber doble generación
de avisos de cobro para un mismo endoso - cuota e incluso facturación. Mesa de control, funge como filtro
para la correcta facturación.
- Detectar y/o validar desgloses de recibos : Anteriormente el desglose de recibos solo podía generarse a través
de Aviso de Cobro de Clientes Especiales (submódulo Admon Recibos Fiscales), el cual es un satélite al SII
GMX, Por eso aunque tuviéramos la emisión de una póliza de contado y con un solo pagador, podemos
encontrar que tiene “N” cantidad de avisos de cobro. Mesa de control debe tener la capacidad de detectar
estos casos, analizarlos y de ser necesario, modificarlos.
- Detectar duplicidad de avisos de cobro y/o facturación : Debido a que el SII GMX ha pasado por múltiples
etapas de programación y mejora, también ha sufrido algunos desajustes y todos estos han quedado a lo
largo de la producción. Dichos desajustes causaron en diferentes momentos duplicidades en la generación de
avisos de cobro e incluso de facturas en cuyo caso hay que cancelar, ya que en el caso de duplicidad de avisos
de cobro puede generar una aplicación incorrecta y en el de una facturación duplicada, el pago erróneo de
impuestos ante el SAT.
Cancelación de avisos de cobro
Se debe ingresar al mismo submódulo y dar click sobre el menú Asociación de avisos de cobro y seleccionar la opción
Cancelación de Avisos de Cobro.
Al abrir el cuadro podremos escoger la opción de búsqueda por Póliza o por Recibo. Seleccionamos Póliza y
capturamos en cada campo la información correspondiente a cada campo y damos click en el botón Buscar.
Aparecerá en el recuadro inferior el listado de avisos de cobro generados para ese sufijo.
Para realizar la cancelación solo debemos marcar en el checkbox correspondiente a los avisos de cobro que
necesitemos cancelar y dar click en el botón Aceptar al finalizar.


Generar avisos de cobro / Desglose de Recibos
Para generar los avisos de cobro debemos ingresar al mismo submódulo Admon Recibos Fiscales y seleccionar la
opción llamada Avisos de Cobro de Agentes Especiales.
A continuación, abrirá la pantalla con el mismo nombre, que se detalla en 3 partes:
A- Selección de póliza, endoso y cuota
Se debe ingresar sucursal, ramo, póliza y sufijo en la parte inicial de la pantalla y dar click en el botón Buscar. A
continuación, se van a enlistar todos los endosos y cuotas en el recuadro Cuotas… cuyos avisos de cobro no han sido
generados; en esa lógica y al no tener un número de aviso, identificaremos nuestro endoso-cuota con los campos que
refleja dicho recuadro.

Para crear el aviso de cobro, debemos dar click sobre el checkbox del endoso-cuota del cual queremos que se cree.
Desde el momento en que seleccionamos el checkbox del endoso-cuota deseado, tanto los campos Importe Total
Cuotas Aso como Importe por asociar (del tercer segmento) se llenarán automáticamente con el importe que
seleccionamos.
B- Ingresar pagador
En la sección llamada Avisos de cobro se debe dar click sobre la primera celda del renglón que contenga los datos
correctos del pagador del que necesitamos que se genere el aviso y reescribir el mismo código. Si ninguno contiene
los datos que necesitamos, debemos posicionar el cursor sobre la celda de la primera fila vacía del campo Cod
Pagador para ingresar el código que corresponda.

Posterior a esto presionamos la tecla tabulador para avanzar sobre la misma fila y notaremos que los campos R.F.C.,
Dirección de Factura se llenaron de manera automática. Ahora deberemos digitar el importe en el campo
correspondiente y pulsar la flecha “abajo” ( )
C- Verificar importe
Al digitar el importe en el campo Importe Total del segmento pasado, los campos Importe Total Cuotas Aso e Importe
total asociado deberán ser iguales, por otro lado, Importe por asociar debería quedar en cero.
Solo resta dar click en el botón Generar. La aplicación regresará un cuadro de diálogo notificando que se generó el o
los avisos de cobro solicitados.
En cada caso, la generación del aviso de cobro tendrá que hacerse uno a uno ya que sí marcamos más de una cuota a
la vez se podría intentar generar un aviso de cobro integrado que por el momento puede generar un mal cálculo.

Desglose de recibos
En estos casos el suscriptor debe indicar los montos en que se desglosarán los recibos a prima total. No podemos
designar cálculos especiales o que el IVA, recargos o derechos se carguen a una o ciertas facturas. Los demás
componentes de la prima se calcularán automáticamente sin que como usuarios podamos intervenir de ninguna
forma.
El desglose de recibos es como la generación de avisos individuales, aunque en el segmento Avisos de cobro se
ingresarán más códigos de pagadores. Por cada pagador e importe que ingresemos, el campo Importe por asociar irá
disminuyendo. Dicho campo debe quedar en cero al presionar Generar ya que de lo contrario no podremos crear los
avisos de cobro.
Es recomendable que este desglose se evite en lo posible desde este módulo ya que pueden generar ciertas
dificultades al momento de la aplicación del movimiento, por lo que de ser usado debe ser sólo para casos
específicos. Hoy día, el desglose de recibos se hace normalmente desde la emisión con los porcentajes que el
suscriptor marque por lo que el uso de este método sólo ha de considerarse como última alternativa y no como la
forma normal de proceder.

9. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
La Facturación también se consulta y genera a través de Mesa de Control. En esta parte del proceso transformamos
los avisos de cobro en facturas. Se le llama timbrar al hecho de registrar oficialmente en el SAT la factura.
Básicamente el aviso de cobro adquiere un sello digital, así como un folio fiscal y queda registrado ante el SAT,
generando derechos y obligaciones contables y fiscales para la persona física o moral que recibe y también para quién
lo genera.
En el caso de que haya datos que cambien entre el aviso de cobro y su conversión a factura debe ser reportado ya
que todos los datos que aparezcan en el aviso de cobro deben trasladarse de manera integra a la factura.
Para lo relacionado a las facturas también debemos acceder desde el módulo de Cobranzas y submódulo Facturación
Electrónica.
Desde este punto podremos realizar consultas, generar facturas, cancelarlas y re enviar lotes de avisos de cobro a
timbrado.
Consulta de facturas
El primer paso es la consulta de las facturas, para ello, una vez abierto el submódulo de Facturación Electrónica
debemos dar click en el menú Consultas y posteriormente la opción Pantalla de consulta de lotes de facturación.
Desde esta pantalla podemos consultar facturas, notas de crédito y lotes.

 Origen de la Factura
Tenemos diferentes series o prefijos de facturas dentro de la compañía, en el caso de Mesa de Control solo revisamos
las series “A” y “NA”
Para consultar las facturas con serie “A” debemos tener la lista desplegable en la opción Emisión y cobranza. Veremos
que el campo Serie se encuentra con el valor “A” y no habilitado para su modificación.
En el caso de necesitar consultar una nota de crédito debemos cambiar la opción a solo Emisión. Podremos ver que el
campo Serie ya cuenta con el valor “NA”.

 Rango de serie
Habiendo seleccionado si lo que consultaremos es una factura o una nota de crédito, deberemos ingresar únicamente
el número de folio. Recordemos que en el campo Serie ya se encuentra el prefijo de nuestro documento.
Si queremos consultar una sola factura en los campos Inicial y Final debemos poner el mismo folio de factura. En el
caso de que vayamos a consultar varias facturas con números subsecuentes debemos poner el folio más bajo en
Inicial y el más alto en Final y nos apareceran simultáneamente los datos de todas las facturas que se encuentren
entre esos dos números.

 Número de Lote Enviado
Por medio de este campo también podemos realizar búsquedas, sin embargo es especialmente útil cuando en el
mismo lote se enviaron varias facturas. Lo anterior ya sea porque enviamos varias facturas de una sola póliza aunque
de diferentes movimientos o incluso podemos hablar de un desglose de recibos. El lote al menos contendrá una
factura y puede tener “N” Esta forma de búsqueda, desplegará simultaneamente la información de todas las facturas
contenidas en dicho lote.
 R.F.C. del Beneficiario del Doc. Fiscal
Podemos realizar búsqueda de facturas por medio del R.F.C. del asegurado. Este método de búsqueda está limitado
por posibles errores de captura al momento de la emisión o incluso por correcciones que el R.F.C. sufra o ya haya
sufrido.

Los datos que el cuadro de consulta nos permitirá ver son los siguientes:
CAMPO DESCRIPCION
id_lote Número de lote
fec_creacion Fecha de generación de factura
Estatus Estado actual de la factura / Nota de crédito
Path Ruta de almacenamiento de la factura (PDF)
cod_agente Clave de agente

calle Calle del domicilio
cod_agente Clave de agente
calle Calle del domicilio
num_ext Número del domicilio
colonia Colonia del domicilio
Delegación Delegación del domicilio
Ciudad Ciudad del domicilio
CP Código postal del domicilio
cod_aseg Código clave del asegurado
Nombre de persona física o moral que aparecerá en la

nombre_pagador
factura
cod_suc Código de la sucursal donde se expidió la póliza
Sucursal Nombre de la sucursal donde se expidió la póliza
Póliza** Número completo de póliza

REN Número de sufijo o renovación
END Número de endoso de la póliza
NroFactura Número de folio de la factura
Cuota Número de recibo (depende de la forma de pago)
INIVIG Inicio de vigencia del recibo
FINVIG Fin de vigencia del recibo
Moneda Tipo de divisa (Pesos / Dólares)
Prima_Total Importe de prima total
Comisión Importe de comisión
También podremos abrir la factura en su versión PDF copiando la ruta del campo Path y pegándolo en el cuadro
Buscar programas y archivos de Windows.
Esta opción solo será posible elegirla mientras la factura se encuentre con estatus TER.

Aunque para efectos fiscales las facturas puedan estar solo Vigentes o Canceladas en el SAT, dentro del SII GMX
pueden guardar varios estatus:
TER Factura vigente en el sistema y ante el SAT.
CAN Factura cancelada en el sistema y ante el SAT.
ERRCAN Error de cancelación. Se intentó realizar una cancelación pero la comunicación fue interrumpida y
quedó inconclusa. Se debe dar seguimiento hasta concretar la cancelación. Si insistir en la cancelación
no funciona, debe contactarse a sistemas para que ellos concluyan la cancelación.
ERRPDF La factura ya existe, pero la versión PDF del archivo no se puede leer. Se debe contactar a sistemas
para su corrección.
ERRXML Error en la construcción del archivo XML. Se debe contactar a sistemas para la corrección.
ENV Proceso de timbrado trunco. Se debe re enviar el lote; No está construido el archivo XML por lo que
se debe contactar a Sistemas para la corrección.

NVO Se encuentra en proceso de timbrado. No está construido el archivo XML por lo que se debe
contactar a Sistemas para la corrección.
Expedición de facturas
La expedición de facturas normalmente se realiza a post-pago desde el área de cobranzas, sin embargo en Mesa de
Control también generamos facturas bajo ciertas condiciones.
 Facturación anticipada
Estas solicitudes implican la expedición de la factura previa al pago y aplicación del movimiento, en todos los casos,
deberán expedirse por petición expresa del suscriptor ya sea al momento de entregar la hoja de cálculo o bien, si
fuera en un momento posterior, deberá ser a través del formato de facturación anticipada debidamente requisitado,
con todos los datos y firma del subdirector de operaciones correspondiente. Estas facturas siempre deberán
generarse invariablemente con forma de pago “99 – Por definir”
A partir del 01 de abril del 2018, esta forma de facturación deberá complementarse con la expedición del
“Complemento de pago” en donde se deberá reflejar la forma de pago por la que ingreso el dinero y deberán quedar
tanto factura anticipada como complemento de pago vigentes ante el SAT.
 Reexpedición de facturas
Podemos recibir solicitudes de reexpedición de facturas que no sean anticipadas por concepto de corrección. Si el
error de la factura está en la forma de pago, habrá de confirmar con el área de Cobranzas o Tesorería el dato correcto
para generar la factura. En caso que el error haya sido en otro campo de la factura como el nombre, R.F.C. u otro,
habrá de respetarse la forma de pago con que se generó originalmente.
Para las reexpediciones de facturas habrá que tomarse en cuenta los siguientes criterios:
- No proceden por cambio de fecha de expedición.

- No proceden por cambio de dirección fiscal.
- Reexpediciones de facturas con fecha 2017 (versión 3.2) a 2018 (versión 3.3) solo proceden si el error es
imputable a GMX. De ser así, los pasos para la sustitución de facturas serán:
1. La factura errónea NO DEBERÁ CANCELARSE.

2. Se generará corrección en el SII mediante Cancelación y Rehabilitación.
3. Se timbrará la nota de crédito SÓLO EN ESTE CASO (deberá establecer el tipo de relación con la
factura errónea).
4. Se timbrará la nueva factura en versión 3.3
Al final, este procedimiento nos arrojará 3 documentos timbrados. De los cuales, los dos primeros harán
el efecto de anulación y el tercero corresponderá al documento corregido.

Para reexpediciones de facturas generadas en 2018 (versión 3.3) el procedimiento será:
1. La corrección se generará a través de la emisión de movimientos de cancelación y rehabilitación.

2. Se CANCELARÁ la factura errónea, así como su aviso de cobro.
3. El movimiento de cancelación NO se timbrará, ya que es un movimiento interno.
4. Se generará factura desde el endoso de corrección (deberá establecer el tipo de relación con la
factura errónea que previamente debe haber sido cancelada ya que de otra forma no permitirá llenar
estos datos).
5. En el caso en que se haya generado una factura anticipada y por algún motivo tuviera que
reexpedirse por alguna corrección y ya haya sido pagada, la reexpedición deberá reflejar la forma de
pago correcta en vez del concepto “99 - Por definir” en el entendido que la reexpedición reflejará una
fecha de timbrado posterior a la del ingreso del dinero a la compañía.
 Notas de crédito
Se trata de un documento fiscal de naturaleza acreedora y cuya expedición está condicionada a situaciones especiales
que pueden ser por:
- Devolución de prima:
Cuando genera algún movimiento que requiera la devolución de la prima no devengada al asegurado.
- Movimientos internos de sustitución de factura entre la versión CFDI 3.2 y 3.3:

Cuando se debe sustituir una factura con error del 2017 y por una en 2018. El SAT cambió la versión de CFDI
desde el 01 de enero del 2018 y debido a que en el SII GMX no pueden convivir ambas versiones de CFDI, se
determinó que se realizarían anulaciones de facturas a través de un movimiento contrario al original para
generar el efecto “cero” y reexpedir una nueva factura con los datos correctos.
- Por traspaso de primas (a solicitud de cobranzas):

Cuando el departamento de cobranzas requiere aplicar el pago de un endoso a otro ya sea dentro de la
misma póliza o alguna otra del mismo asegurado. En dicho escenario la solicitud por correo de algún
integrante del equipo de Cobranzas será suficiente para proceder a cumplir la solicitud.
En cualquiera de los 3 casos se deberá establecer el tipo de relación con la factura original cuyo concepto siempre
deberá ser “Nota de crédito de los documentos relacionados”
Para facturar, debemos entrar desde el mismo módulo de Cobranzas, submódulo Facturación electrónica, seleccionar
el menú Facturación y posteriormente la opción Pantalla de facturación manual.

En la pantalla de Facturación Manual, ingresaremos el número de sucursal, ramo comercial, póliza y sufijo.
Tendremos la oportunidad de elegir el pagador que queramos o bien, de seleccionar TODOS (los pagadores) así como
las CUOTAS.
Al finalizar solo debemos dar click sobre el botón BUSCAR y aparecerá el listado de avisos de cobro que tenemos
disponibles para su timbrado. En el extremo derecho del recuadro de resultados, existe un checkbox que deberemos
seleccionar por cada aviso de cobro que queramos timbrar.
Agregar imagen con el checkbox mencionado

Ya que tenemos el (los) aviso(s) de cobro seleccionado(s), debemos seleccionar la forma de pago. Este es un dato
que, por disposición fiscal deben contener todos las facturas emitidas desde el pasado 15 de Julio del 2016.
Mesa de Control deberá reexpedir algunas facturas que reflejan algún tipo de error. Ante esta situación será
necesario generar la nueva factura reflejando una forma de pago específica. Estos son los probables métodos que
pudieran solicitarse al momento de la expedición de la factura:

En el sistema tendremos una lista desplegable de la cual solo debemos escoger entre las formas de pago que se
encuentran enumeradas.
Traspaso de pago
asdasdadasdasasdas

En estas imágenes se muestra el proceso de timbrado del lote. Cada lote al menos contendrá una factura, sin
embargo habrá lotes que contengan más.
 Envío de lotes

En ocasiones los lotes no alcanzan a concretar el timbrado dejando facturas inconclusas, por lo que aún no son
reconocidas ante el SAT. Para concluir de manera correcta este proceso, hay que enviar nuevamente el lote a timbrar.
Esto se logrará desde el mismo submódulo de Facturación menú Pantalla de envío de lotes.

En dicha pantalla debemos ingresar el número de lote así como ajustar las fechas en las que el sistema debe hacer la
búsqueda para que aparezcan los resultados. Una vez encontrado el lote requerido, también se mostrará la serie,
fecha de creación, el estatus que guarda (que en este caso es Inconcluso) así como el número de registros o facturas a
timbrar. Solo debemos seleccionar el checkbox de la derecha y dar click en el botón Enviar.
Si el envío es exitoso, nos enviará un cuadro de diálogo confirmando que el estatus del lote es Terminado. En caso de
que el resultado siga siendo Inconcluso, debemos contactar a TI con el fin de que nos ayuden a concluir el lote.

Esto debería ser suficiente para obtener la confirmación de fin de proceso con la(s) factura(s) terminadas
(correctamente timbradas)
Cancelación de facturas
Parte de la operación de Mesa de Control nos lleva a realizar cancelación de facturas, ya sea por sustitución o por ser
improcedentes. Como premisa, no podemos tener dos facturas (vigentes) que amparen lo mismo de manera
simultánea, así que si un endoso / cuota se encuentra facturado dos veces debe realizarse la cancelación de una de
las versiones.
Como en todos los casos, los datos que se ingresen deben ser a través de movimientos de Emisión que entregue el
suscriptor con su debido soporte. Las únicas ocasiones en que esto no procederá será cuando en el sistema sí se
encuentren los datos que el cliente solicita y que por factores externos se haya generado de manera incorrecta la
factura. Para poder realizar este procedimiento, debemos ingresar desde el mismo módulo de Cobranzas y el
submódulo Facturación electrónica para inmediatamente seleccionar el menú Cancelación y opción Cancelación de
facturas.

En la pantalla que despliega debemos seleccionar en Origen de la Factura si es de Emisión y cobranza (Serie A) o solo
Emisión (Serie NA)
Se debe ingresar el número de folio de la factura o nota de crédito, según sea el caso y seleccionar en el segmento
que dice Factura Cancelada la opción Sí. Debemos ingresar un texto breve que indique el motivo de la cancelación y
finalmente debemos dar click en el botón Guardar para que la cancelación se complete.
El cuadro de diálogo resultante indicará el número de lote que se procesó, la serie de la(s) factura(s) así como el
estatus y número de documentos que guardan ese estatus dentro de esta transacción. En este punto debemos estar
atentos a que no tengamos estatus Inconcluso ya que dichas facturas, a pesar de guardar un número de folio, no
están recibiendo el folio fiscal y por lo tanto no se están registrando en el SAT.

Los lotes inconclusos pueden darse tanto al momento de generar una factura como de cancelarla. A este proceso se
le llama “timbrado” y aplica para cualquiera de las dos transacciones. En el caso de obtener un lote inconcluso al
generar una factura podemos forzar el timbrado mediante
ssdsd
CONTROLES INTERNOS
10. BASES DE DATOS

Actualización del catálogo de agentes
Este archivo generado y actualizado por el departamento de Administración de Agentes será utilizado sólo como una
copia, jamás realizaremos modificaciones sobre el archivo original. Para ello haremos una copia en nuestra carpeta de
Emisión ubicada en el disco duro externo asignado a Mesa de Control.
COMMON2:\Administracion Agentes\Catálogo de agentes
El archivo tendrá la siguiente apariencia:

El acumulado global tiene como formato sus valores en mayúsculas además de trabajar sobre listados únicos para
evitar diversas formas de captura en las categorías de sus diferentes campos; en el caso de este catálogo nos
permitirá ingresar la clave y nombre del agente en nuestro acumulado sin que realicemos diferentes versiones de
captura de la misma clave de agente. Para ello necesitaremos realizar algunas adecuaciones.
Comenzaremos agregando una columna vacía junto al nombre del agente (Columna C de Excel) y aplicaremos la
fórmula =MAYUSC() desde la celda inmediata derecha al encabezado y hasta el final de los registros, esto sería desde
C6 hasta el último registro.

Lo anterior dejaría la selección de este rango aún con las fórmulas por lo que podemos aprovechar a copiar todo ese
rango y pegarlo como valores desde la celda B6.
Ahora podemos eliminar la columna C, que fue la que agregamos vacía para calcular la fórmula

Posterior a esto y seleccionando los valores de la columna B se deberán realizar las siguientes sustituciones mediante
la herramienta de BUSCAR / REEMPLAZAR:
VALOR ORIGINAL NUEVO VALOR

Á - A
É - E
Í - I
Ó - O
Ú - U
, (coma) - (NADA)
ESTA OPERACIÓN PODRÍA NECESITAR

ESPACIOS DOBLES - ESPACIO SIMPLE REALIZARSE VARIAS VECES
Habiendo terminado lo anterior sólo nos queda grabarlo directamente sobre la carpeta de Acumulados de Emisión.
Actualización del Acumulado Global de Movimientos
El Acumulado Global es un archivo donde se registran todos los movimientos entregados al departamento de Emisión
que entre otros datos indica el nombre del emisor, importe, fecha de recepción a Mesa de Control, agente, fecha en
que le es asignado para emitir, etc. Este archivo crece con la captura diaria de dichos movimientos a los cuales se les
asigna un consecutivo único que es sobre el que se centra todo el proceso de búsqueda y actualización.
Cuando el emisor recibe los movimientos del día en su archivo ya contará con la información inicial para dar
seguimiento y él agregará nueva información como la fecha en que comienza y cierra la captura del movimiento en el
sistema, numero de póliza, número de facturas o avisos de cobro, si es que tuvo incidencias, etc. Esta nueva

información es la que requerimos registrar en el “Acumulado global” y se realiza a través de una serie de fórmulas y
reordenamientos de la base de datos.
La ubicación de los acumulados personales es en la carpeta de ACUMULADOS DE EMISIÓN:
X:\GMX_Dir_Operaciones\Subdireccion de Operaciones\Sub Operaciones Mexico\MESA DE CONTROL\ACUMULADOS

DE EMISION
 Ensamblado temporal
Crearemos un archivo temporal donde se empalmarán todos los acumulados personales. Abriremos cada uno de los
archivos y copiaremos solamente la base de datos que está contenida desde la celda A1 hasta la última columna con
encabezados hacia la derecha (“Matrícula”) y el último registro hacia abajo. Es importante señalar que no se deben
seleccionar columnas o filas completas ni la hoja entera porque a veces los archivos tienen ciertos vínculos que al
fallar en el archivo de destino, pueden ocasionar pequeños errores. Después de dejar una fila completamente vacía
se pegará el siguiente acumulado repitiendo el mismo método con el fin de validar que el layout de cada archivo vaya
coincidiendo en orden y cantidad de columnas; Así se validará que los campos contengan el mismo tipo de
información. Al comprobar que el layout es el mismo en todos los casos se eliminaran las filas y encabezados
intermedios para formar una sola base de datos. En caso de notar que alguno de estos archivos lleva un orden
distinto en los campos, que tiene columnas de más o de menos, será la oportunidad para realizar las correcciones
pertinentes.
Al finalizar, nuestro “Ensamblado” será una base de datos corrida de todos los emisores activos.

La actualización del “Acumulado global” depende de que los consecutivos sean únicos, sin embargo se encuentra
sujeto a posibles errores, para ello desde el “Ensamblado” deberemos confirmar que los consecutivos no se repitan
mediante la fórmula =CONTAR.SI()
Insertaremos dos columnas temporales con los nombres “AQUÍ” y “ALLÁ”. En la columna “AQUÍ”, la fórmula que se
muestra =CONTAR.SI(A:A,A2) indica que se contabilizarán en toda la columna A el número de veces que se repite el
valor de la celda A2, es decir, el consecutivo que se encuentra en dicha celda.
En la columna “ALLÁ” =CONTAR.SI('[Control de Movimientos Global-2.xlsx]Acumulado'!$A:$A,A2) indica que en toda

la columna A del “Acumulado global” se contabilizara el número de veces que se repite el valor de la celda A2 del
“Ensamblado” es decir que la evaluación será entre dos archivos diferentes.
El resultado que esperamos de ambas columnas es 1; esto porque es el número de veces que se repite el consecutivo
en el rango señalado. Si este resultado fuera superior a 1 o 0 significaría que el mismo consecutivo se repite “n”
número de veces o bien que no se encuentra en el rango buscado respectivamente en cuyos casos debe realizarse las
correcciones pertinentes para encontrar solamente una vez cada consecutivo.

Una vez confirmado que en ambas columnas solo tenemos valor 1 se deben eliminar las columnas “AQUÍ” y “ALLÁ”
para volver al layout original.
A continuación, las columnas con los encabezados: “#”, “Suscriptor Staff” y “Asegurado” habrá que marcarlas,
cortarlas e insertarlas antes de la columna “Status”.
En este punto, tenemos el “Ensamblado” listo y aunque su uso solamente será para importar al “Acumulado global”
la información de estas 19 columnas, es recomendable mantenerlo hasta el final de este procedimiento.
Ahora, desde la columna con el encabezado “#” hasta la última con el encabezado “Matrícula” suman 19 columnas de
las cuales se copiarán los encabezados.
 Creación de segmento “Ensamblado” y “Validaciones”
En el acumulado global se pegarán los 19 encabezados del “Ensamblado” al extremo derecho de la tabla original
dejando al menos una columna vacía tal como se muestra en la imagen. Al finalizar ese segmento habrá de dejarse
nuevamente una columna vacía y volver a pegarse los 19 encabezados.

Entonces en nuestro archivo tendremos tres segmentos: el “Acumulado global” (original), el “Ensamblado” de los
emisores y el segmento de las “Validaciones”, los últimos dos con 19 encabezados solamente.
19 19
El objetivo de tener de esta forma la información es “jalar” la información de cada una de las columnas del
“Ensamblado” hacía el “Acumulado global”. Para ello nos ayudaremos del segmento de las “Validaciones” que
estarán comparando las columnas que tienen el mismo nombre entre ambos segmentos.
La importancia de que cada consecutivo sea único es que se utilizará dentro del “Acumulado global” la fórmula
BUSCARV() y su funcionamiento consiste en que ambas bases de datos compartan una columna de valores en común
y a partir de estos valores puedan importarse columnas adicionales de una segunda tabla, situadas a la derecha de la
columna compartida. Si en nuestro caso el consecutivo estuviera duplicado, traerá el primero que encuentre de
arriba hacia abajo y no detectará el consecutivo repetido.
Para ingresar las fórmulas necesitamos que el acumulado se encuentre ordenado por la columna A (encabezado “#”)
y posicionarnos en el último registro de la base de datos, trasladarnos sobre la misma fila hacia la derecha hasta
llegar al encabezado “#” del “Ensamblado” donde ingresaremos la primera fórmula.
La fórmula que se muestra en la imagen indica que la celda A2 se buscará en el Libro 1, que en este caso es el
“Ensamblado” temporal (razón por la que no se encuentra grabado) y que traerá la primera columna a la derecha de
aquella donde se realiza la búsqueda en el archivo temporal. En el “Acumulado global” los segmentos

De acuerdo a como se encuentran acomodadas las columnas en segmento del “Ensamblado” en el archivo global,
solo deberá presionarse F2 para editar este elemento de fórmula e ingresar el número 2 (la segunda columna) y así
sucesivamente ir incrementando el indicador de columnas un número a la vez hasta llegar a 19. No se debe copiar la
celda donde se encuentra la fórmula y pegarla a la derecha porque puede recorrerse el valor buscado que en este
caso es el consecutivo. Posteriormente procedemos a aplicar fórmula SI() en el segmento de “Validaciones”
comparando las columnas que existen en común, es decir la columna de asegurado del “Acumulado global” contra la
de asegurado del “Ensamblado” y así con todas las restantes siempre verificando que la comparación será en la
misma columna en cada uno de los segmentos.
Si seguimos las instrucciones de manera correcta, en este momento tenemos fórmulas en el segundo y tercer
segmento solamente y necesitamos copiarlas desde el encabezado “#” del segmento “Ensamblado” hasta la última
fórmula del segmento “Validaciones” y pegarlas hacia arriba hasta la fila 2 del archivo.
Después de haber calculado todas las fórmulas podremos encontrar un resultado como el siguiente, en donde el
cuadro azul representa la hoja de Excel, el verde los registros de nuestro “Acumulado global” y las franjas rojas
aquellas fórmulas que encontraron coincidencias; en este segmento donde se encuentran rangos en rojo, todo lo que
encontremos con #N/A (azul) son resultados negativos a la búsqueda realizada. A continuación debemos tomar todas
las columnas del “Ensamblado” y pegarlas como valores.

Para poder trabajar con la base de datos necesitamos agrupar los resultados positivos de las fórmulas (rangos rojos)
por lo que debemos seleccionar desde la fila 2 hasta aquella donde se encuentre el último registro existente tomando
filas completas y ordenar por la columna donde se encuentre el encabezado # del segmento “Ensamblado”. Si el
reordenamiento no se hace tomando las filas completas, se corre el riesgo que se ordene solo uno o dos segmentos
de la base de datos por lo que los resultados se estarían revolviendo de manera errónea, generando que podamos
importar información de unos registros en otros equivocadamente.
De esta forma todos los resultados positivos (rangos rojos) quedaran agrupados en la parte superior de la base de
datos y en la inferior todos los errores de fórmula (#N/A) por lo cual desde este momento hay que borrar el rango del
“Ensamblado” y “Validaciones” con estos valores.

Los registros restantes que tengan información en los tres segmentos, quedarán en la parte superior de la hoja y a
partir de este momento todos los reordenamientos serán ejecutados exclusivamente en esta zona y no debemos
perder de vista que los registros que no tuvieron coincidencias quedaran en un bloque inferior que no se encuentra
separado.
En el segmento “Ensamblado” tenemos los resultados sin formato, específicamente tendremos en la columna
“STATUS” valores en cero, esto se debe a que en los acumulados individuales no fueron calificados estos registros y
estuvieron vacíos al momento de pasarlos al “Ensamblado”; debemos sustituir todos los ceros por el estatus
“PENDIENTE”.
Por otro lado, en este mismo segmento hay que aplicar el formato de fecha para las columnas “FECHA DE CAPTURA”
y “FECHA DE TERMINADO”
De las columnas de fecha debemos borrar aquellas que el valor sea cero, al tener formato de fecha se visualizará así
como 00/01/1900,

De acuerdo a esta imagen, las celdas que tienen “#N/A“, son errores de fórmula debido a que el consecutivo no fue
encontrado en la matriz, por lo que tampoco puede traer los valores que se encuentren a su derecha.
En el segmento de las “Validaciones” se comprueba que las columnas de los dos primeros segmentos contengan la
misma información a través de la fórmula SI(); se puede ver en la imagen que de ser cierta la prueba lógica, regresará
un “OK” y de no serlo será “REV”

A continuación hay que seleccionar toda la tabla incluyendo los tres segmentos y reordenarla por la columna “#” del
Segmento 2 (actualmente es la columna AM) y ubicar el primer registro con “#N/A”
Ahora tenemos todos los consecutivos del Segmento 2 ordenados y observamos que todos los consecutivos están
juntos, y en la parte inferior se encuentran todos aquellos que no fueron encontrados. En estos registros podemos
observar que al no haberse encontrado el consecutivo, no fue hallado ningún otro dato de las columnas restantes por
lo que todas las fórmulas de esas filas que abarquen desde el Segmento 2 al Segmento 3 podrán ser borradas.
Se deberá filtrar cada una de las columnas del Segmento 3 para identificar aquellas columnas que deberán
actualizarse; Para hacerlo deberemos ir por cada una de las columnas del Segmento 3, ubicar aquellas que en su
categoría de filtros tengan “REV” y ordenar de menor a mayor por dicha columna y seleccionando las filas completas.
Al hacerlo, todos los registros que en esa columna tengan “REV” quedaran en la parte inferior de la selección,
mientras que los que tengan “OK” se mantendrán en la parte superior de la selección.
Ubicándonos en el Segmento 3 y habiendo hecho el ordenamiento antes descrito, deberemos seleccionar la columna
inmediata izquierda y todas las columnas adyacentes hasta la columna inmediata derecha del Segmento 2 y ocultar la
selección. Si esto fue correctamente hecho tendremos dos columnas con el mismo nombre y las columnas
intermedias ocultas. Ahora deberá repetirse el proceso entre el Segmento 2 y el Acumulado Global. Finalmente
tendremos en el mismo campo visual las tres columnas con el mismo nombre de cada uno de los segmentos para
poder realizar la actualización pertinente.
Recordando los 3 segmentos que posee en este momento nuestro archivo, el primero, es nuestra base de datos, el
segundo es el mismo segmento tomado del acumulado temporal y el tercero es el comparativo. El flujo de la
información debería ser desde el segundo segmento al primero y con esto las fórmulas que en este punto reflejan
“REV” se recalcularán para reflejar “OK”
Al ejecutar este proceso es importante ver de una manera rápida la congruencia de la información, esto no quiere
decir que revisaremos el contenido de cada fila y columna que estemos actualizando, sino la lógica en la que la
información fue agregada en el proceso. Por ejemplo, la información viaja del bloque de en medio al izquierdo, pero
si en el bloque de destino (izquierdo) vemos que ya existe un estatus “CERRADO” no debería cambiar a “PENDIENTE”
u otro estatus cuyo estado no sea final. Otro caso al que nos podríamos encontrar es si estamos actualizando fechas
del bloque medio al izquierdo pero en este último nos tropezamos con un registro que ya tenga fecha y que sea
completamente diferente al que pretendemos actualizar. Habrá otras ocasiones en las que dichos cambios sean
factibles en el entendido de que los emisores realizan algunas correcciones con respecto a alguna parte de la
información que sea mal capturada por mesa de control, sin embargo tendrá que aplicarse el sentido común y tomar
en cuenta el orden en el que aparece la información y como se procesa cuando queramos realizar dichos cambios.
El reordenamiento se realizará por cada columna que tenga “REV” en sus categorías de filtro así como el
ocultamiento de columnas. Al finalizar de cada una, se deberán desplegar las columnas ocultas y hacer lo propio con
las nuevas columnas en análisis.
Al finalizar con la actualización de todas las columnas, los Segmentos 2 y 3 deberán borrarse por completo,
eliminando como tal las columnas y finalmente reordenando una última vez la base completa en base al consecutivo.



Reportes de producción
Existen 3 reportes que deben entregarse a la Subdirección de Operaciones tan pronto como acabe el mes, se trata del
reporte de:
- Tiempos de respuesta
- Reprocesos
- Urgentes
En los 3 casos se depende por completo de que la actualización del acumulado vaya al día, así como de la
categorización.
Para generar estos reportes deberemos filtrar “FECHA DE ASIGNACION EMISOR” con el fin de obtener únicamente los
registros correspondientes del mes de análisis. Posteriormente se aplicará filtro a la columna “STATUS” donde solo
elegiremos “CERRADO” y “ANULACIÓN DE MOVIMIENTO”; en todos los casos deben tener fecha de terminado aun
cuando estemos hablando de las anulaciones ya que se utilizará una fórmula para conteo de días entre la fecha de
asignación y la de terminado.
 Base mensual
Se trata del respaldo utilizado para generar los reportes. Implica solamente aquellos registros que además de
coincidir con el mes evaluado, tienen los estatus previamente seleccionados. Aquellos registros que no tengan
estatus concluidos, aunque correspondan el mismo lapso de entrega, no serán considerados.
 Tiempos de respuesta
 Reprocesos
 Urgentes


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MANUAL DE OPERACIÓN – MESA DE CONTROL.

OPERACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DE MESA DE CONTROL.

AUTOR: PEDRO HUITRÓN.

EMISIÓN / MESA DE CONTROL.

GRUPO MEXICANO DE SEGUROS.

1. Actualización del catálogo de agentes . . . . . . . . 3

4. Actualización del catálogo de agentes . . . . . . . . 3

Mesa de control / Emisión

1. Actividades de Mesa de control

Mesa de control / Emisión

En el siguiente segmento aparecerán los campos:

botón para completar la información.

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Seleccionaremos el menú Asegurados y después la opción Alta / Modificación.

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Al presionar el botón Datos Personales… abrirá otra pantalla.

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Categoría Número de coberturas

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Mesa de control / Emisión

Debemos abrir Integro desde Internet Explorer ingresando al link: https://integro.gmx.com.mx/Home/Home.aspx

Mesa de control / Emisión

Información Nombre de la columna

- Suscriptor Solicitante (Tema 9)

 Reclamo y asignación de movimientos

En ocasiones necesitaremos regresar el movimiento al suscriptor. El procedimiento es muy parecido, se reclama el

2. DESCARGA DE FACTURAS / DOCUMENTOS EMITIDOS (ASISTENCIA VÍA

Portal de Facturación (Acceso a Agentes y Asegurados)

1. Debemos ingresar al portal de GMX www.gmx.com.mx y dar click sobre Asegurados.

Mesa de control / Emisión

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Mesa de control / Emisión

3. Se desplegará un mosaico de 9 viñetas. La que se debe seleccionar es la que se encuentra en el extremo

Mesa de control / Emisión

4. Al ingresar como Agente, el portal solicitará un usuario, contraseña y replicar el captcha.

Mesa de control / Emisión

Oficina - Ramo comercial - Póliza - Endoso - Sufijo

Portal de Documentos Emitidos (Acceso sólo a Agentes).

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Por número de póliza

Mesa de control / Emisión

Por número de póliza y

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