VERSIÓN: 01

ESTÁNDAR PARA EL MANEJO DE CÓDIGO: AD-ES-001

ENCABEZADOS FECHA: 29-01-021
PAGINA: 1
ELABORO: REVISO: APROBÓ:
SECRETARIA JUNTA DIRECTIVA GERENTE

1. OBJETIVO
ADEM SAS
Formalizar un
modelo
adecuado de
encabezados,
que cumpla con
los estándares
necesarios para
la óptima elaboración y manejo de documentación en la empresa ADEM SAS.
2. ALCANCE
El propósito del presente documento es implantar un modelo de herramienta de trabajo
apropiada, que bride la información necesaria para utilizar en la elaboración de
documentos como son manuales, formatos, procedimientos, políticas y demás que hacen
parte de la documentación de la empresa y que sean se uso para el personal de esta.
3. RESPONSABLE
El responsable del manejo de este documento es el personal a cargo de la secretaria.
4.ENCABEZADO
Los documentos en cada una de sus páginas se deberá observar un encabezado que
precise la información necesaria para la identificación del mismo.

5. INFORMACIÓN CONTENIDA EN EL ENCABEZADO 2

1

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ESTÁNDAR PARA EL MANEJO DE ENCABEZADOS
FECHA: 29-01-021
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PAGINA: 1
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SECRETARIA JUNTA DIRECTIVA GERENTE

ADEM SAS

SECRETARIA JUNTA DIRECTIVA GERENTE

1. Logotipo de la empresa
8 9
10
2. Nombre de la empresa
3. Nombre del documento
4. Versión del documento (señala las modificaciones que se le han hecho al
mismo)
5. Código del documento según la siguiente tabla
XX- Corresponde al Área
YY- Corresponde al proceso
NNN- Corresponde a un número consecutivo de tres (3) dígitos desde 001 a 999
Códigos de proceso
TIPO DE CODIGO
DOCUMENTO
Manuales MA
Formatos FO
Procedimientos PR
Instructivos IN
Estándares ES
Políticas PO
Cronogramas CR
Encuestas EN
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6. Fecha en la
que se da la
aprobación del
documento
según la
siguiente
nomenclatura:
DD- Corresponde al día
MM- Corresponde al número del mes
AAAA- Corresponde a los cuatro (4) dígitos del año
7. Pagina actual del documento
8. Casilla para asignar el nombre del cargo que elaboró el documento.
9. Casilla para asignar el nombre del cargo quien revisó el documento.
10. Casilla para asignar el nombre del cargo quien aprobó el documento.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Encabezado: suele ser la sección superior de una página en la que se destina
algún tipo de información, tal como los logos o membretes que identifican a una
empresa, institución o persona que emite el documento.
Estándar: Que sirve de patrón, modelo o punto de referencia para medir o valorar
cosas de la misma especie.
Documento: Escrito en papel u otro tipo de soporte con que se prueba o acredita
una cosa, como un título, una profesión, un contrato, etc.
Manual: Folleto o libro en que se dan las instrucciones para el uso y
mantenimiento de un aparato, una máquina, un programa informático, etc.
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PAGINA: 1
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ADEM SAS

Procedimiento: Método o modo de tramitar o ejecutar una cosa.

Políticas: Conjunto de los procedimientos y medidas que se adoptan para dirigir
los asuntos que afectan a la sociedad o tienen relación con ella.
Producto: Cosa producida natural o artificialmente, o resultado de un trabajo u
operación.

5. Diagrama de Flujo – Flujograma – Actividades del procedimiento

Actividades Responsable Observación

Inicio

Llamar al cliente para

Programar cita
Área de Mercadeo programar cita

Encuentro con el cliente

Presentarse a
la cita Área de Mercadeo

Presentación
Muestra del producto al
Portafolio
del producto muestra del
(alevín Tilapia producto
roja)
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cliente
ADEM SAS

Área de Mercadeo

¿Le
interesa el NO
producto? 1

SI Realizar cotización para el

cliente
1

Efectuar cotización Formato de Área de Mercadeo

cotización

Llevar a cabo tramites de

NO
contrato
¿hace la
compra?

Efectuar entrega de pedido

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del producto
SI ADEM SAS

Corroborar que
el pedido fue
recibido

Facturar pedido
Formato de
Llevar a cabo
contrato
contrato Área Administrativa

Entrega de producto
Área producción

Recibimiento del
producto Área producción

Facturación
Área Administrativa

FIN 1