Programa de Formación: Código: 621201 FICHA: 1096902

TECNOLOGO EN GESTION Versión: 102

EMPRESARIAL

Nombre del Proyecto: SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

IMPLEMENTACION DE TECNICAS SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 02
ADMINISTRATIVAS Y
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
ESTRATEGIAS DE
Código: 1115401 GUÍA DE APRENDIZAJE Código: GFPI-F-019
MEJORAMIENTO CONTINUO EN
UNIDADES PRODUCTIVAS DEL
DEPARTAMENTO DE BOLIVAR. GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 1

Fase del proyecto: PLANEACION

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE
Actividad (es) de Ambiente de MATERIALES DE FORMACIÓN
Aprendizaje: formación DEVOLUTIVO CONSUMIBLE
1. Realización de mesa ESCENARIO (Herramienta (unidades
redonda (Aula,
2. INTRODUCCIÓN- equipo) empleadas
Actividad (es) del Proyecto:
Laboratorio, durante el
2. Elaboración mapa taller, unidad programa)
SEGMENTAR EL MERCADO DE
productiva) y
ACUERDO A LOS CRIETERIOS conceptual sobre
elementos y
proceso permitirá al Aprendiz,
El desarrollo de esta Guía de Aprendizaje
PSICOGRAFICOS, comprender los conocimientos para
condiciones de
la aplicación de los procedimientos enfocados a la Planeación, Organización, Ejecución y Evaluación
administrativo.
DEMOGRAFICOS, seguridad
de Eventos, así como las Normas de Gestión de la Calidad vigentes para el desarrollo de los mismos.
CULTURALES, GEOGAFICOS Y 3. Cada equipo de industrial, salud
La organización de eventos Ycomo herramienta de comunicación
SOCIOECONOMICOS ocupacional organizacional
y ha experimentado un
importante desarrollo en los últimos trabajoaños.
debeLa saturación de algunos medios y la pérdida de eficacia
COMPORTAMIENTO DEL presentar el proceso medio ambiente
de las formas tradicionales de publicidad, han llevado a las empresas a buscar nuevas formas para
CONSUMIDOR.
relacionarse con su público. Por esta razón los eventos han demostrado ser una herramienta
estratégica de comunicación empresarial,
administrativo quealconsigue impactos directos y efectivos con su público
objetivo. La organización de eventos es una herramienta de comunicación de marketing capaz de aportar valor a las
desarrollo del evento
marcas a partir de la relación experiencial con el cliente.
seleccionado.
Como proceso administrativo se entiende el conjunto de acciones interrelacionadas e
Resultados de Aprendizaje:
interdependientes que conforman Competencia:
la función de administración e involucra diferentes actividades
tendientes a la consecución de ORGANIZAR
APLICAR EL PROCESO un fin a travésEVENTOS
del uso óptimo de recursos humanos, materiales,
financieros y tecnológicos.AL QUE PROMUEVAN LAS
ADMINISTRATIVO
  DESARROLLO DEL EVENTO, RELACIONES
AlDEhablar de organización
ACUERDO CON de EL eventos el proceso administrativo está inmerso en todo su
EMPRESARIALES,
desarrollo, desde la planeación hasta el control, en esta medida para lograr tener éxito en cualquier
PROTOCOLO, LOS MEDIOS DE TENIENDO EN
tipo de evento, la planeación es fundamental, esta fase incluye actividades de escritorio, la
DIVULGACIÓN Y el LAS
organización involucra tema CUENTA
de logísticaEL y la
OBJETO
asignación de materiales y presupuesto, la dirección
POLÍTICAS
donde DElas responsabilidades
se designan LA SOCIAL DElos diferentes
de LA comités y el control que abarca la
evaluación permanente de todoEMPRESA.
ORGANIZACIÓN el proceso administrativo en sí. Independiente del tipo de evento

Duración de la guía ( en Página 1 de 13

horas): 62 Horas
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este se debe divulgar para que se logre contar con la asistencia proyectada del público objetivo al
cual se desea transmitir la información, de igual manera se debe evaluar al finalizar el evento
su realización y el cumplimiento de los objetivos.

3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

3.1.1. Presentación del instructor y la presentación de cada uno de los aprendices, destacando sus
expectativas sobre el desarrollo de la competencia.

3.1.2. El Instructor hace la presentación de la competencia, socializando los resultados de

aprendizaje, los contenidos de curriculares, de procesos.

3.1.3. Los Aprendices organizados en equipos colaborativos de 5 integrantes realicen un ensayo de

no menor de dos (2) hojas de contenido, de acuerdo a sus conocimientos previos, donde expresen:

 ¿En qué consiste la competencia?

 ¿Expectativas que tienen frente a la competencia?
 ¿De qué manera estarán dispuesto aportar en el desarrollo de la competencia?.
 ¿Qué compromisos cree usted que debe adquirir frente a la competencia?.
 ¿Cree usted que esta competencia es importante y le ayudara en su proceso de formación
personal y profesional; y de igual forma la adecuada toma de decisiones?.
 ¿Considera Usted que por medio de la realización de eventos se puede lograr la fidelización de los
clientes?.
 ¿Considera Usted benéfico recibir capacitación en Técnicas de comunicación, para obtener buenos
resultados en la realización de eventos empresariales?.
 ¿Considera Usted que si aprendemos a trabajar en equipo, los eventos empresariales darán
mejores resultados?.

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3.1.4. Concluir en la realización del Ensayo dando ejemplos sobre la comparación de Organizaciones
que han sido posicionadas bajo solo una intuición y Organizaciones de Eventos y fortalecidas en el
ámbito del Marketing.

3.1.5. Análisis del siguiente caso: Usted es requerido para organizar un evento de tipo familiar, el
objetivo es lograr unir parientes que se encuentran fuera del municipio, departamento o país, ¿qué tipo
de evento y que estrategias emplearía para llevar a cabo esta actividad con eficiencia y
eficacia? Comparte en mesa redonda su propuesta.
3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.)

Para desarrollar la presente guía, es necesario que los aprendices en sus equipos de trabajo consulten
los temas relacionados a continuación, para la apropiación de estos conocimientos se aplicaran técnicas
grupales asignadas por el instructor a cada grupo, al igual que las fechas estipuladas para la realización
o entrega de las mismas.

MAPA TEMAS A CONSULTAR:

1- Concepto de EVENTO.
2- Clasificación de EVENTOS.
3- Agentes que intervienen en un EVENTO.
4- Etapas del EVENTO.
5- Estructura General de un EVENTO, (ORGANIGRAMA).
6- Objetivos de un EVENTO: General y Específicos.
7- Manual de Funciones y Procedimientos para la Organización Y Realización de EVENTOS.
8- Definición de la Población Objeto.
9- Fecha y Duración del EVENTO.
10- Características y Usos de Procesadores de Textos: INTERNET, INTRANET, CORREO
ELECTRONICO
11- Soportes Documentales de un EVENTO.
12- Normas y Legislación Vigentes para la Conservación de Documentos en Diferentes
Soportes Documentales.
13- Conceptos, Funciones y Responsabilidades de cada uno de los diferentes COMITES:
COMITÉ ORGANIZADOR, COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN, COMITÉ DE RELACIONES

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PÚBLICAS, COMITÉ DE SERVICIOS, COMITÉ ACADÉMICO, COMITÉ DE SECRETARÍA, ENTRE

OTROS; Y SUBCOMITÉS.
14- Concepto del Proceso Administrativo.
15- Fases del Proceso Administrativo:
16- Concepto de Fases: Planeación, Organización, Dirección o Ejecución y Control.

 EXPOSICIONES: De los Contenidos Curriculares de la Competencia. Esta actividad se

presentara en Word en forma de Trabajo y será socializado en diapositivas de Power Point.
 MAPA CONCEPTUAL: Con los conceptos vistos sobre el panorama de la Industria de los
EVENTOS.
 ELABORACION DE UN COMIC SOBRE TIPOS DE EVENTOS: Seleccione un tipo de EVENTO,
elabore la ficha de caracterización del EVENTO y realice un COMIC, utilizando la siguiente
página Web www.pixton.com.
3.2.1. Cada equipo de trabajo debe diseñar una actividad grupal para ser desarrollada en el ambiente,
donde debe identificar las fases del proceso administrativo, la divulgación de la actividad, así como la
evaluación al finalizar dicha actividad, haciendo énfasis en el cumplimiento o no de los
objetivos. Elaboren un informe en Word relacionado con la temática. De igual manera cada equipo
debe seleccionar un glosario de términos que contribuyan con la conceptualización de la competencia.
3.2.2. Para afianzar los conocimientos y despejar dudas de los temas del punto anterior los aprendices en
sus grupos de trabajo deben realizar un taller teórico – practico de los temas asignados en relación con el
desarrollo del Proyecto de Formación y por ende de la Competencia en mención.
Fecha de socialización: Asignada por el instructor.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

3.3.1 CLASES DE EVENTOS

En sus equipos de trabajo consulten las clases de eventos que se pueden ejecutar en las diferentes
actividades relacionadas con diversos temas de interés. Posteriormente elaboren un cuadro comparativo
destacando las características de cada uno de ellos. Socialicen la actividad en plenaria y suban al portafolio
de evidencias el cuadro comparativo.
3.3.2 DIAGRAMA DE GANTT EN LA ORGANIZACIÓN DE ACTIVIDADES
 Consulten todo lo relacionado con Diagrama de Gantt y elaboren un ejemplo práctico donde se pueda
evidenciar la programación de las actividades y el uso del tiempo, socialicen en plenaria y suban al
portafolio la actividad como evidencia. Se recomienda el uso de Excel.

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3.3.3. NORMA TECNICA COLOMBIANA EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Teniendo en cuenta la NTC OPC 001 relacionada con operación de congresos, ferias y convenciones
realice un resumen para ser socializado en plenaria, dicho resumen será la evidencia en plataforma.

3.3.4. PRESUPUESTO COMO HERRAMIENTA DE PROYECCION

En sus equipos de trabajo diseñen un modelo de presupuesto personal, posteriormente adapten dicho
modelo a un evento familiar cuya actividad va a ser la celebración de las bodas de plata de sus abuelos.
Presenten la adaptación del modelo como evidencia de esta actividad.

3.3.5. NORMAS DE ETIQUETA Y PROTOCOLO EMPRESARIAL

En sus equipos de trabajo diseñen una actividad lúdica relacionada con protocolo y etiqueta empresarial
compartan con el resto del grupo dicha actividad y evidencien su desarrollo en plataforma.

3.3.6.  NORMAS PARA CONSERVACION DE ARCHIVOS RELACIONADOS CON EL EVENTO

Consulten todo lo relacionado con las normas de conservación de archivo actualmente vigentes en
Colombia, elaboren un cuadro resumen como evidencia que debe reposar en BB. Socialicen el documento
al resto de sus compañeros.

3.3.7. EVENTOS EN DIVERSOS TEMAS DE INTERES

Cada equipo de trabajo debe diseñar un evento que involucre algún tema de interés, teniendo en cuenta
todos los protocolos que este requiere, presenten las evidencias respectivas de esta actividad en su
portafolio, elijan un evento cultural, artístico, religioso, deportivo, literario, evento de divulgación en temas
de interés, donde deben involucrar a toda la comunidad del CERES. Para ello tenga en cuenta: la
planeación del evento, su divulgación, el perfil de los ponentes o conferencistas si es el caso, normas de
seguridad ocupacional, presupuesto, Gantt, alianzas estratégicas, memorias del evento entre otros
aspectos.

3.3.8. EVENTO EN IDIOMA INGLES

En sus equipos de trabajo diseñen un evento corto en tema de interés en idioma ingles para ser compartido
en plenaria. Suban las evidencias de esta actividad al portafolio en BB, para lograr mayor eficiencia se
tendrá el acompañamiento y apoyo del instructor (a) de inglés.

3.3.9. EVENTO EMPRESARIAL

En sus equipos de trabajo realicen una consulta detallada relacionada con evento de tipo empresarial,
posteriormente diseñen una prueba piloto, donde cada grupo asumirá el rol de organizador del evento y el

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resto de los compañeros como asistentes. Los documentos generados y la toma fotográfica serán la
evidencia en plataforma. Tenga en cuenta para el desarrollo de esta actividad la estructuración de
manuales de funciones, manuales de procedimientos y organización de comités.
3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

Teniendo en cuenta todo lo visto anteriormente, los Aprendices se deben reunir con su equipo de trabajo
para desarrollar las siguiente actividades de transferencia de conocimiento:

3.4.1. ELABORAR UN TALLER DE ORGANIZACIÓN Y PLANEACION DE UN EVENTO: En el cual

mostraran el desarrollo de este en forma práctica, con la apropiación de los siguientes conocimientos:
Definición del tipo de reunión, Definición de los objetivos Perfil del cliente
Selección del lugar y la fecha Organización de salones Actividades especiales Facilidades
Personal Otros aspectos de logística  Diseño técnico del programa El folder de trabajo
Aspectos financieros de los eventos Fuentes de financiamiento Patrocinios Cálculo de tarifas y Punto de
equilibrio Presupuesto.

3.3.2 PRESENTACION DEL FOLDER DE TRABAJO: Organizar el folder de trabajo con los formatos
requeridos para la organización y planeación de un evento. Contiene fichas que ha estructurado en el taller.

3.4.1. EVENTO DEPORTIVO

 Todo el curso debe organizar un evento de tipo deportivo donde la participación debe ser masiva de todos
sus integrantes, se debe evidenciar de manera documental y mediante la toma fotográfica, estas
evidencias deben reposar en el portafolio.

3.4.2. EVENTO PARA MICROEMPRESARIOS DE CARTAGENA: Como equipo de trabajo todos los
integrantes del curso deben planear, organizar, ejecutar y evaluar un evento empresarial dirigido a los
microempresarios de nuestro municipio. El grupo será el encargado de todo el evento desde la
planeación, conformación de comités, alianzas estratégicas, presupuesto, logística hasta la entrega de
memorias y certificado de participación del evento (De acuerdo con el proyecto se recomienda una
muestra empresarial). La evidencia será la toma fotográfica y los documentos soporte que deben reposar
en el archivo. Las evidencias deben presentarse en Diapositivas de PowerPoint, evidenciando las formas
de cómo se hizo el trabajo, socializarlo de manera general en el ambiente de aprendizaje y además se
colgara en la plataforma en el LMS en el link donde indique el instructor.

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3.5 Actividades de evaluación.

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento :  Estructura EVENTOS TECNICA: Preguntas y

menores aplicando las Respuestas, técnica de juego para
 Cuestionario sobre etapas, los conceptos
básicos y las socialización grupal.
cultura general de directrices de la
Organizar Eventos. Organización. INSTRUMENTO: Cuestionario.
 Evaluaciones escritas.
 Selecciona los TECNICA: Observación.
recursos humanos,
Evidencias de Desempeño:
técnicos y INSTRUMENTO: Lista de
tecnológicos
 Socialización del requeridos para la Chequeo, Informe de la
Cuestionario de cultura planeación, Planeación, Organización,
coordinación y Ejecución y control de la
general de Organizar
ejecución del evento.
eventos. realización de un Evento.
 Observación de la  Selecciona los medios
participación de la técnicos y tecnológicos
para la divulgación del
planeación, EVENTO.
organización,
dirección, ejecución y  Realiza la divulgación
del evento, de acuerdo
control del evento con las políticas de la Lista de Chequeo
desarrollado en Grupos organización.
colaborativos.
 Conserva los
Documentos, producto
del EVENTO, de

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acuerdo con el soporte

y la legislación vigente.

 Selecciona las
propuestas de los
Evidencia de Producto:
proveedores, teniendo
en cuenta los
 Presenta trabajo escrito requerimientos para el
sobre los tipos de EVENTO y cumpliendo
investigación. con el presupuesto
asignado.
 Entrega de trabajo
formato de encuesta  Determina medidas de
diseñado. seguridad necesarias
para la realización del
 Mapa Conceptual EVENTO.
contextualizando la
Organización de  Realiza el evento de
acuerdo con lo
Eventos. planeado y las
 Cuadro comparativo políticas institucionales
sobre la clasificación
de Eventos.
 Diagrama de Gantt
 Presupuesto del
Evento Familiar,
 Resumen Normas de
Conservación de
Archivos.
 Evidencia Documental
y Fotografías del

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Evento.
 Informe del Evento
realizado en grupos
colaborativos, su
planeación,
organización, Dirección
– Ejecución y control.

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4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Materiales de formación devolutivos: Materiales de formación AMBIENTES DE
Talento Humano (Instructores)
(Equipos/Herramientas) (consumibles) APRENDIZAJE TIPIFICADOS

ESCENARIO (Aula,
ACTIVIDADES DEL DURACIÓN
PROYECTO (Horas) Laboratorio, taller, unidad
productiva) y elementos y
Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad
condiciones de seguridad
industrial, salud ocupacional
y medio ambiente
-Realizar 62Horas  Computadores, 32  Marcadores,    Instructor de ADMON 1 AMBIENTE DE APRENDIZAJE,  
diagnóstico de la Video Beam, Resmas de , DE EMPRESAS
situación actual Cables Fotocopias,
conectores.
de la
microempresa.-
SEGMENTAR EL
MERCADO DE
ACUERDO A
LOS
CRIETERIOS
PSICOGRAFICO
S,
DEMOGRAFICO
S,
CULTURALES,
GEOGAFICOS Y
SOCIOECONOMI
COS Y
COMPORTAMIE
NTO DEL
CONSUMIDOR.

-"1. Los

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aprendices con la
orientación del
instructor
desarrollan
procesos de lluvia
de ideas sobre
los diferentes
problemas que se
presentan al
interior de las
pequeñas
empresas para
definir las
variables para la
elaboración de
Cuestionarios.

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EVENTO: ASISTENTES:
PROTOCOLO: MAESTRO DE CEREMONIA:
BASES DE DATOS:
PROCESAR:
DATOS:
TECNOLOGIA:
EXCEL:
REGISTRO:
INTERNET:
INTRANET:
WEB:

5. GLOSARIO DE TERMINOS

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

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 Parker Follett Mary (1997). Mary Parker Follett Precursora de la administración. Ed. McGraw
Hill. México D.F

 
 Chiavenato Idalberto (2006). Introducción a la teoría general de la administración. Tercera
edición. Ed. McGraw Hill. México D.F
 
www.slideshare.net

www.buenastareas

www.rincondelvago.com

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

Instructora: INES ELIDA CARRASCAL LOPEZ ---- SENA – CINAFLLUP - CEL: 3005878172

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