CÓDIGO

VERSIÓN 01
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA FECHA 29/05/2021

1. OBJETIVO

Establecer las pautas necesarias para ejecutar las auditorías en la empresa Jabones
Espumoso S.A.S de acuerdo con los requisitos establecidos por la organización, los
sistemas de gestión, normas técnicas y legales que apliquen y se encuentren
vigentes.

2. ALCANCE

Inicia con la necesidad de implementar las auditorías en la organización, la creación

del plan de auditoría, programa de auditoria, el cual debe ser aprobado por la Alta
Dirección. Contiene la planeación de las auditorías internas, su desarrollo y termina
con la elaboración y entrega oficial del informe de auditoría, el cual es insumo para la
elaboración de los planes de mejoramiento.
Este procedimiento aplica a todos los procesos de la empresa Jabones Espumoso
S.A.S

3. DEFINICIONES
Acciones de mejora: Se define a las Hallazgos u observaciones potenciales,
detectadas durante la operación de los procesos que hacen parte del Sistema de
Gestión (pueden y deben ser identificadas por los propios servidores que ejecutan las
actividades) o durante la realización de Auditorías Internas de Gestión y que deben
tratarse a través del mecanismo de solicitud de Acciones Correctivas y/o Preventivas.
Alcance de la auditoría: Marco o límite de la auditoría y los temas que serán objeto
de la misma.
Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la
extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.
Auditor interno: Persona con la competencia para ejecutar las auditorías internas de
gestión.
Auditoria interna: Es un examen sistemático, objetivo e independiente de los
procesos, actividades, operaciones y resultados de una organización.
Auditado: Organización o persona que se somete a una auditoría.
Auditor líder: Corresponderá al jefe de control interno o quien haga sus veces.
Autocontrol: Capacidad que ostenta cada servidor para controlar su gestión, detectar
desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados
que se esperan en el ejercicio de su función. Las actividades de autocontrol, pueden
generar oportunidades de mejora, para el establecimiento de acciones preventivas.

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Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos, requisitos, normas y/o

lineamientos utilizados como referencia, frente a los cuales se compara la evidencia
objetiva en una auditoría.
Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoría, que proporciona el equipo
auditor tras considerar los objetivos de la auditoría, los hallazgos, observaciones y
acciones de mejora de la auditoría.
Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria con el apoyo si
se requiere de expertos técnicos, el equipo auditor puede incluir auditores en
formación
Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
información que es pertinente para los criterios de auditoría y que es verificable. Esta
puede ser cualitativa y cuantitativa.
Hallazgo: Diferencia detectada en la organización, entre una situación real y una
situación deseada. Los hallazgos pueden afectar a un proceso, producto, servicio,
recurso, sistema, habilidad, competencia o área(s) de la organización.
Informe de auditoría: Documento preparado por el equipo auditor, en donde se
expresan de manera objetiva los resultados obtenidos del ejercicio de la auditoría.
Lista de chequeo y/o verificación: Documento de planificación para el uso y guía del
auditor en la preparación y formulación de preguntas de acuerdo a los requisitos a
auditar.
Mejora continua: Actividad recurrente que permite aumentar la capacidad para
cumplir los requisitos.
No conformidad real: Incumplimiento de un requisito.
Observador de auditoría: Persona que acompaña al auditor (auditores) pero que no
audita. No es parte del equipo auditor y no influye ni interfiere en la realización de la
auditoría.
Observación: Incumplimiento de un requisito en un área o proceso de la
organización, sin que este sea reiterativo en el sistema.
Plan de auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de
tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico
Plan de mejoramiento: Mecanismo de control que permite relacionar los hallazgos
observaciones y las acciones de mejora a implementar, con el fin de lograr el
mejoramiento continuo y el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
Programa de la auditoría: Descripción de las actividades y detalles acordados de una
auditoría.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.

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Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia

del tema objeto de la revisión, para alcanzar los objetivos establecidos.

Reunión de apertura: Es la primera actividad que se debe considerar en la agenda

del Plan de Auditoría; a ella asisten los auditores y auditados. En la reunión de
apertura, los auditores presentan a los auditados el alcance, la agenda y la
metodología a emplear (entrevistas, revisión de documentos y registros, observación
en el sitio).
Reunión de cierre: Es la última actividad programada en la agenda del plan de
auditoría. En esta reunión el equipo auditor presenta el Informe de Auditoría Interna de
Calidad con los hallazgos (no conformidades u observaciones) encontrados durante la
misma.

4. GENERALIDADES

Las auditorias se realizan con el fin de comprobar que todos los procesos cumplen los
requisitos establecidos en los procedimientos y demás documentos del Sistema
Integrado de Gestión, adicional a esto también conservan los registros necesarios al
realizar sus actividades.
Se pretende que se detecten las desviaciones que pudieran existir y se tomen las
acciones necesarias, antes de que afecten nuestro producto.
Las auditorías comprenden las siguientes etapas:
 Programación
 Apertura
 Desarrollo
 Cierre
 Reporte
 Seguimiento.
La empresa Jabones Espumoso S.A.S ha definido el perfil que debe tener nuestro
auditor interno

 Educación: Como mínimo nivel técnico.

 Formación: Curso de Auditor Interno.
 Experiencia: Mínimo 6 meses como empleado de la organización o haber
realizado procesos de auditoria interna
 Habilidades: Planificación y organización del trabajo, puntualidad y buen manejo
del tiempo, facilidad de expresión verbal y escrita dada la necesidad de preparar
informes y de expresar oralmente ideas y resultados a los auditados y/o jefes

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inmediatos, capacidad de análisis de tal forma que pueda relacionar los datos y
hechos que encuentra en una auditoria, con base en un razonamiento lógico para
llegar a conclusiones basadas en evidencia objetiva, mantener la confidencialidad
y seguridad de la información.

Los auditores observadores ejercerán funciones de observación del ejercicio de

auditoria (acompañamiento sin poder auditar por si solos), lo cual está encaminado a
Formar competencias en los colaboradores internos para el ejercicio de la auditoria,
como complemento indispensable de la formación teórica.

El programa anual de Auditorías Internas será definido y planeado por el Coordinador

del SIG y aprobado por Gerente General de la empresa Jabones espumoso S.A.S.

El programa de Auditorías será revisado y cuando sea necesario se deben incluir las
auditorías adicionales convenientes. El Programa de Auditorías se define y modifica
de acuerdo con las siguientes consideraciones:

 Todos los procesos deben ser auditados como mínimo una vez al año, excepto
aquellos que presenten un mayor número de hallazgos de la auditoria, en lo cual
puede ser necesario ser auditados más de una vez en el año.

 Cambios organizacionales: (retiro de personas claves)

 Resultados no satisfactorios de auditorías internas o externas.

 Hallazgos detectados en la revisión por la gerencia.

 Aumento de quejas y reclamos.

 Solicitud para la realización de auditoria que no se encuentre establecida en el

Programa pero que se considere necesaria y oportuna ya sea por el Coordinador
del Proceso o Responsable del Sistema Integrado de Gestión. Se notificará el
Programa de Auditorías mediante carta a todos los responsables de los procesos.

En el Programa de Auditorías se establece el equipo auditor que realizará las

auditorías a cada uno de los procesos que conforman el Sistema Integrado de
Gestión. El equipo auditor designado para realizar la auditoria a cada uno de los
procesos debe elaborar el Plan de Auditoría en compañía del auditado, se realizará
previa revisión de la documentación y aprobación de este.

El equipo auditor debe preparar la Auditoria del proceso designado elaborando el

Formato de Lista de Verificación para Auditoría para lo cual debe considerar:

 Los requisitos y normas le aplican al proceso a auditar.

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 Caracterización, procedimientos y otros documentos del proceso.

 Antecedentes de otras auditorías.
 Indicadores de gestión y desempeño del proceso.
 Formatos de No Conformidades u Observaciones.
 Acciones Preventivas - Correctivas que se han presentado en las áreas y/o
actividades a auditar.

Las listas de verificación sirven como guía, pero de ninguna manera limitan el alcance
establecido para cada actividad, pudiendo ser modificadas de acuerdo a la manera
como se vaya desarrollando la auditoria, llevando a investigaciones más profundas y/o
ligeramente fuera del alcance original.

La reunión de apertura tiene como propósitos:

 Presentar a los miembros del equipo auditor.

 Revisar el alcance y los objetivos de la auditoría.
 Mostrar un breve resumen de los métodos y procedimientos a ser usados.
 Establecer los canales de comunicación oficial entre el equipo auditor y el
auditado.
 Confirmar que los recursos y facilidades necesarias para el equipo auditor estén
disponibles.
 Confirmar las fechas y horas para las reuniones de cierre e intermedias entre el
equipo auditor y el auditado.
 Aclarar cualquier detalle confuso del plan de auditoría.

El equipo auditor ejecuta la auditoria, revisando y examinando las evidencias objetivas

de la realización de actividades como registros, reportes, certificaciones,
calificaciones, capacitación, entrenamiento, etc.; Evidenciando si el proceso es
adecuado y cumple con los requisitos.
En caso de detectar una probable no conformidad u observación, se agotan todas las
posibilidades antes de documentarla como tal, consultando con el resto del grupo,
identificando el origen, las consecuencias presentes y futuras, así como si se tratara
de un problema puntual o genérico.
Las no conformidades y observaciones se registran, anotando todos los datos y
describiendo clara y precisamente la situación que ocasiona la no conformidad o la
observación.
También se anotan los detalles que se puedan comprobar (documentos, fechas,
miembros y números entre otros). El seguimiento de puntos abiertos de auditorías
anteriores debe ser documentado en un lugar específico de la lista de verificación,
para indicar el estado real que presentan estos puntos.

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Al término de la auditoría y previamente a la preparación del informe, el equipo auditor

se reúne con los representantes del proceso auditado, con el propósito principal de
presentar en forma general los resultados de la auditoría y sus conclusiones.

El equipo auditor debe reunirse y elaborar el Informe de Auditorías, donde evidencian

los resultados encontrados en la ejecución de la auditoria. El equipo auditor debe
presentar a más tardar al tercer (3) día después de haber realizado la auditoria el
informe al dueño del proceso para que este lo revise y firme.
Una vez firmado por el Responsable del proceso el Equipo auditor debe remitirlo al
Coordinador del SIG para su consolidación y seguimiento.

Los Responsables de los procesos, deben establecer las acciones correctivas y

preventivas para las no conformidades u observaciones detectadas por los auditores y
de esta forma evitar que se vuelvan a repetir.
Se programará una auditoria de seguimiento para verificar el cierre de las no
conformidades detectadas cerrando las acciones correctivas y/o preventivas
generadas.

5. ACTIVIDADES

N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Se determinará que procesos
Determinar
requieren ser auditados y se
que se debe
solicitara su respectiva Solicitud de
auditar.
aprobación por parte de la Coordinador Auditoria.
1 Gerente y el Coordinador del del SIG Acta de Reunión
Aprobación
SIG. Gerente Asistencia a
de la
También se definirá y aprobaran Reuniones.
necesidad de
los recursos necesarios para
auditoria.
llevar a cabo la auditoría.
Realizar la selección del auditor
líder, auditor(es),
Selección del
acompañante(s) y auditor(es)
equipo
observador(es).
auditor. Constancias
auditor
Se elaborará la propuesta del
Elaboración Auditado
Programa de Auditoría en el
2 del programa Coordinador Acta de reunión
Formato establecido por la
de auditorías. SIG
empresa Jabones Espumoso
Programa de
S.A.S. y se realiza la revisión
Revisión Auditoría
previa de los documentos para
previa de
determinar que si se cuente con
documentos.
los documentos que
necesitamos para la auditoria.
3 Presentar Se revisará el contenido del Auditado Programa de

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Programa de Auditoria por parte

para revisión de las personas encargadas y
Coordinador
y aprobación se realizará su respectiva
SIG Auditoría
el Programas aprobación. En caso de no ser
Gerente
de Auditorias aprobado se deberá crear
nuevamente.
¿Se tienen todos los Fichas de
Documentos
documentos que requiero para indicadores,
necesarios
4 la auditoria? Si: Se continúa con Auditado caracterizaciones,
para la
el siguiente paso. procedimientos,
auditoria.
No: Me devuelvo al punto 1. etc.
Se realizará cuando tenemos
todo nuestros documentos y se
elabora en compañía del auditor.
Se establecerán los parámetros
Elaborar Plan para la auditoria, tales como Auditor líder Plan de Auditoría
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de Auditoria. objetivos, alcances, cronograma, Auditado Actas.
información que se debe
entregar por parte del proceso
auditado y se elaborará un acta
de inicio.
Se debe entregar la información Fichas de
requerida para que el auditor indicadores,
Entrega de
6 pueda elaborar la lista de Auditado caracterizaciones,
información
verificación. procedimientos,
matrices, etc.
El auditor creara la lista de
chequeo para determinar el
Lista de
Elaborar lista guion que se requiere para
7 Auditor Verificación o
de verificación realizar la auditoria y verificar
Chequeo
cumplimiento o no de los
requisitos en la organización.
8 Realización Realizar reunión de apertura de Auditor Informe de
de la Auditoria la auditoría con el líder del Auditado hallazgos,
proceso, el grupo de trabajo fotografías y
designado para atender la demás evidencia,
auditoría y los auditores. listas de
asistencia
Se ejecutará la auditoria reuniones.
realizando el trabajo de campo. Acciones
Se solicitará la información Preventivas
documental y soportes que me
permitan validar mediante la lista
de chequeo si se cumple o no
con los requisitos.

Una vez terminada la ejecución

de la auditoría, el Equipo
Auditor, consolida los hallazgos

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de auditoría y elabora el Informe

Preliminar de Auditoría
realizando un balance general
de los resultados obtenidos y lo
remite al Coordinador del SIG
para su revisión.
Realizar la reunión de cierre con
los auditados, informando los
aspectos más relevantes,
socializando los resultados y
generando recomendaciones.

Se entregará el informe de Informe de

auditoría por parte del auditor en Auditoría,
Entrega del
el tiempo estipulado, en el que Archivos en
9 informa de la Auditor
se deben de generar las medios
auditoria
acciones de mejora. magnético y
físicos
Se establecerán los
compromisos que se deben
cumplir con respecto a los
Programa de Informe de
hallazgos identificados durante
seguimiento. Auditoría.
la auditoria y se asignarán
10 Auditado Acciones
responsables.
Acciones de correctivas y de
Se realizará seguimiento a la
mejora mejora.
implementación de las acciones
correctivas y de mejora.

Se realizará la calificación de
los auditores máximo dentro de
los ocho (8) días hábiles a la
realización de la auditoría. Con
base en los resultados de los
Evaluación aspectos evaluados sobre el Auditado
Evaluación de
11 del proceso desempeño de los auditores. Coordinador
auditores
de auditoria Se solicitará el fortalecimiento del SIG
de las competencias que se
requieran para el mejoramiento
continuo.

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6. FLUJOGRAMA

7. HISTORIAL DE REVISIONES

CÓDIGO FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN

29/05/2021 Creación del Procedimiento de Auditorias. 01

REALIZÓ: APROBÓ:
NOMBRE: NOMBRE:
CARGO: CARGO: