Práctica Empresas Chinas

PROTOCOLO EMPRESARIAL CON EMPRESAS CHINAS
Planteamiento
Son las 10:00 h. de la mañana en las oficinas de Industrias Metálicas de Levante (IML)
una de las principales empresas españolas, con sede en Valencia, especializadas en el
diseño, fabricación y montaje de estructuras metálicas. Eduardo Gómez, director
comercial de la empresa acaba de recibir un correo electrónico del arquitecto Juan Ponce,
confirmando que esa misma tarde realizará la visita programada desde hace días a la
empresa, acompañado de los ejecutivos Xu Zheng y Xiong Jiwen, Director General y
Director Técnico respectivamente, de la empresa Shanghai Construction Group (SCG).
Tomarán el tren AVE Madrid-Valencia de las 14:00 h. y estarán en la sede de IML sobre
las 16:00 h.
Los primeros contactos entre las dos empresas se remontan tres meses atrás cuando
Eduardo Gómez recibió una llamada del despacho de arquitectura Juan Ponce y
Asociados, con sede en Madrid. Este despacho había ganado conjuntamente con la
empresa china SCG el proyecto para la construcción del nuevo campus de la Universidad
de Argelia (Argel III) en la capital del país. Juan Ponce estaba buscando empresas
contratistas para participar en la obra. Eduardo se había desplazado varias veces a Madrid
para presentar y negociar con Juan Ponce la contratación de las estructuras metálicas de
los nuevos edificios del campus. Era un proyecto importante para la empresa española ya
que el importe ascendía a cerca de dos millones de euros. Eduardo había ido informando
de los avances de las negociaciones a Alberto Valdés, Director General de la Empresa y
a Verónica Montero, Directora de Operaciones, que además le había estado ayudando a
preparar las diferentes propuestas. Una vez recibido el correo, Eduardo convocó
inmediatamente una reunión para preparar la entrevista de la tarde ya que intuía que el
éxito de la operación dependía del desarrollo de esa entrevista. Tenía buen feeling ya que
la oferta que había hecho era bastante competitiva, pero también sabía que la empresa
china, a través del arquitecto Juan Ponce, estaba negociando con otro fabricante español
de construcciones metálicas y, posiblemente, con una empresa italiana.
A la reunión preparatoria asistieron además de Eduardo, Alberto Valdés (Director

General), Verónica Montero (Directora de Operaciones) y también Rosario del Pino
(Directora de Recursos Humanos) que era la responsable en la empresa de organizar las
visitas de empresas clientes y de autoridades institucionales.
En el último año habían recibido a varias empresas extranjeras —de Arabia Saudí,
Colombia e India—, pero nunca habían recibido a una empresa china. Rosario sabía que
el protocolo era importante en las relaciones con las empresas chinas y, por ello, cómo
era una persona muy rigurosa en su trabajo, realizó una lista de temas a decidir. Por la
premura del tiempo (la reunión tendría lugar apenas cinco horas después) había que tomar
de inmediato las decisiones más adecuadas para cumplir con el protocolo empresarial
chino y favorecer el resultado de la negociación.
Preguntas
A continuación se plantean diez cuestiones relacionados con el protocolo en las relaciones

comerciales con empresas chinas. Si bien la reunión tiene lugar en España, se considera
que es la empresa española la que tiene que adaptarse a las normas de protocolo chinas
ya que, además de ocupar la posición de vendedor —y, por tanto, tener menos poder de
negociación—, en la cultura china el protocolo empresarial es más importante y complejo
que en la cultura occidental y, por lo tanto, son las empresas de Occidente las que tienen
que hacer el esfuerzo de adaptación a los usos y costumbres de las empresas chinas. Para
cada una de las diez cuestiones se ofrecen cuatro posibles respuestas de las cuáles sólo
una es correcta. Las cuestiones se plantean siguiendo una secuencia temporal de
acontecimientos.
1. Forma de vestir
En primer lugar se plantea si es conveniente que Alberto y Eduardo vistan traje y corbata.
Habitualmente, al estar la empresa en un polígono industrial, los directivos de IML no
solían llevar corbata y, por otra parte, Alberto, el director general, que tenía poco más de
40 años, era bastante informal en su forma de vestir. Eduardo comentó que en sus
reuniones en Madrid con el arquitecto Juan Ponce, éste nunca llevaba corbata —los
arquitectos apenas la usan—. Realmente no tenían idea de si los ejecutivos chinos
vestirían o no con corbata.
¿Cuál de las siguientes alternativas es la más correcta?
a) Tanto Alberto como Eduardo deben llevar corbata.

b) Sólo debe llevar corbata Alberto como muestra del máximo nivel de jerarquía en la
empresa.
c) Sólo debe llevar corbata Eduardo ya que es la imagen exterior de la empresa.
d) Ninguno de los dos debe llevar corbata.
2. Lugar de recepción de visitas
La segunda cuestión planteada era ¿dónde recibir a los visitantes? Las instalaciones de la
empresa comprendían un edificio de oficinas y dos grandes naves industriales en las que
se realizaba la fabricación. El edificio de oficinas tenía una recepción en la planta baja,
sala de juntas en la planta primera y despacho del Director General en la planta cuarta.
¿En qué lugar hay que recibir a los miembros de la delegación china?
a) En el exterior de la puerta principal del edificio de oficinas.

b) En la recepción situada en la planta baja del edificio de oficinas.
c) En la sala de juntas de la primera planta.
d) En el despacho del director general en la cuarta planta.
3. Presentaciones
Cada delegación está compuesta de tres personas; además Rosario del Pino (Directora de
Recursos Humanos) también estará presente en el momento de las presentaciones, si bien
no participará en las negociaciones. Por parte española: ¿Quién tiene que hacer las
presentaciones en el primer encuentro?:
a) Alberto Valdés (Director General), presentando primero a Eduardo Gómez (Director

Comercial) y luego a Verónica Montero (Directora de Operaciones) y a Rosario del Pino
(Directora de Recursos Humanos).
b) Eduardo Gómez (Director Comercial), presentando primero a Alberto Valdés (Director
General) y luego a Verónica Montero (Directora de Operaciones) y a Rosario del Pino
c) Verónica Montero (Directora de Operaciones), presentando primero a Alberto Valdés
(Director General) y luego a Eduardo Gómez (Director Comercial) y a Rosario del Pino
d) Rosario del Pino (Directora de Recursos Humanos), presentando primero a Alberto
Valdés (Director General) y luego a Eduardo Gómez (Director Comercial) y a Verónica
Montero (Directora de Operaciones).
4. Forma de saludo (entre hombres)
¿Cuál de las siguientes formas es la más adecuada para saludar a los miembros
de la delegación china?:
a) Tocar con las dos manos los hombros de la otra persona e intercambiar dos besos en
las mejillas.
b) Un apretón de manos con la mano derecha, tocando con la izquierda el antebrazo
derecho de la otra persona.
c) Un apretón de manos acompañado de una ligera inclinación de cabeza.
d) Un apretón de manos acompañado de una reverencia con una inclinación de 30 grados.
5. Forma de saludo (para mujeres)
En el caso de la directora de operaciones, Verónica Montero, cómo debe actuar a la hora

de saludar a la delegación china:
a) Evitar cualquier contacto físico tanto con el arquitecto español como con los ejecutivos
chinos.
b) Dar un beso al arquitecto español y un apretón de manos a los dos ejecutivos chinos.
c) Dar un apretón de manos al arquitecto español y esperar a que los ejecutivos chinos le
tiendan la mano.
d) Igual que sus compañeros masculinos: dar un apretón de manos con una ligera
inclinación de cabeza.
6. Organización de la reunión
A la hora de organizar la reunión en la sala de juntas hay que decidir cómo sentarse. Los
directivos de IML han pensado ceder el lugar de mayor rango al Director General de
SGC, siguiendo la tradición china que habitualmente se utiliza cuando se coloca a los
comensales en un banquete de negocios y se deja el lugar de mayor honor al jefe de la
delegación extranjera. La mesa de juntas de la empresa es rectangular y tiene un total de
doce asientos, cinco en cada lado y uno en cada cabecera. ¿En qué lugar se debe situar
Xu Zheng, director general de la empresa china, para otorgarle el mayor honor?:
a) En la cabecera de la mesa rectangular, en el lado que está de frente a la puerta de

entrada.
b) En la cabecera de la mesa rectangular, en el lado que está de espaldas a la puerta de
entrada.
c) En el lateral de la mesa rectangular, en el lado que está de frente a la puerta de entrada.
Xu Zheng se sitúa en el centro con el Director Técnico a su derecha y el arquitecto a su
izquierda.
d) En el lateral de la mesa rectangular, en el lado que está de espaldas a la puerta de
entrada. Xu Zheng se sitúa en el centro, con el Director Técnico a su izquierda y el
arquitecto a su derecha.
7. Actividades y conversaciones preliminares
Otra cuestión que se plantea es si conviene hacer alguna actividad antes de iniciar las
negociaciones en la sala de juntas. Las alternativas son las siguientes:
a) Hacer un recorrido por la fábrica, de aproximadamente 30 minutos, para enseñarles las

instalaciones.
b) Tomar un café/té/bebida en la sala de juntas durante 5-10 minutos de pie, antes sentarse
a negociar.
c) Sentarse directamente en la sala de juntas, charlar brevemente sobre el viaje y poner
un video corporativo sobre la empresa, de aproximadamente 3 minutos de duración.
d) Sentarse directamente en la sala de juntas y empezar las negociaciones
inmediatamente, sin conversaciones previas, ni proyección de video.
8. Turnos de intervención
También se plantea la cuestión de quién debe llevar el peso de la negociación, es decir,

¿quién debe negociar e intervenir mayor número de veces por parte de la delegación
española?:
a) El Director General, apoyado por el Director Técnico, para cuestiones técnicas, y por
el Director Comercial, para cuestiones relativas al contrato, especialmente el precio y las
condiciones de entrega.
b) El Director Técnico, apoyado por el Director Comercial para cuestiones relativas al
contrato, especialmente el precio y las condiciones de entrega y por el Director General
para contestar a las preguntas más comprometidas.
c) El Director Comercial, apoyado por el Director Técnico en cuestiones técnicas. El
Director General apenas debe intervenir, salvo en la presentación y en la despedida.
d) Los tres indistintamente, dependiendo de los temas que se traten.
9. Comunicación
Durante la negociación ¿cuál de los siguientes comportamientos de comunicación no se

considera apropiado con los miembros de la delegación china?:
a) Utilizar el apellido para dirigirse a ellos, precedido de la palabra ingles Mr.; por
ejemplo Mr. Zheng o Mr. Jiwen.
b) Mirarles directamente a los ojos cuando se conversa con ellos.
c) Alabar el comportamiento de Mr. Jiwen en presencia de su jefe Mr. Zheng.
d) Personalizar en alguno de los dos miembros chinos la delegación (Mr. Jiwen o Mr.
Zheng) alguna crítica en relación a alguno de los temas que se negocian.
10. Regalos
Al finalizar la reunión y, en la despedida, Rosario del Pino (Directora de Recursos
Humanos), ha previsto entregar un regalo a cada uno de los miembros de la delegación.
Por la premura del tiempo no ha podido preparar distintos regalos (uno para el jefe de la
delegación, de mayor valor, y otro para las otras dos personas). Se entregará el mismo
regalo a las tres personas. ¿Cuál de los siguientes regalos es incorrecto entregar?:
a) Una litografía de la playa de la Malvarrosa en Valencia.

b) Una cajita de cerámica de Manises.
c) Una figura de Don Quijote de la Mancha, de la colección Nao que
fabrica la empresa valenciana Lladró.
d) Un kit con 4 piezas que incorporan el logo de la empresa: una pluma, un bolígrafo, un
lápiz y un pendrive
.

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A la reunión preparatoria asistieron además de Eduardo, Alberto Valdés (Director

A continuación se plantean diez cuestiones relacionados con el protocolo en las relaciones

¿Cuál de las siguientes alternativas es la más correcta?

a) Tanto Alberto como Eduardo deben llevar corbata.

2. Lugar de recepción de visitas

a) En el exterior de la puerta principal del edificio de oficinas.

a) Alberto Valdés (Director General), presentando primero a Eduardo Gómez (Director

4. Forma de saludo (entre hombres)

5. Forma de saludo (para mujeres)

En el caso de la directora de operaciones, Verónica Montero, cómo debe actuar a la hora

a) En la cabecera de la mesa rectangular, en el lado que está de frente a la puerta de

7. Actividades y conversaciones preliminares

a) Hacer un recorrido por la fábrica, de aproximadamente 30 minutos, para enseñarles las

También se plantea la cuestión de quién debe llevar el peso de la negociación, es decir,

Durante la negociación ¿cuál de los siguientes comportamientos de comunicación no se

a) Una litografía de la playa de la Malvarrosa en Valencia.

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