UNIVERSIDAD NACIONAL PEDRO RUIZ GALLO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN

LECTURA N° 1

LA FUNCION DE ALMACENES Y SU ORGANIZACION

El Almacén es una de las Funciones que actúa en las dos etapas del flujo de
materiales, el abastecimiento y la distribución fisca, constituyendo una de las
actividades importantes para el funcionamiento de la Empresa; sin embargo,
muchas veces fue olvidada por considerársele como la bodega o depósito
donde se guardaban los materiales que producción o ventas requerían. Su
dependencia de los elementos mencionados, se basaba en la necesidad de
contar con los materiales y por eso se destinaba a trabajar en 'él personal de
confianza de los dirigentes, sin tener en cuenta si la persona designada reunía
los conocimientos necesarios para cumplir con la finalidad que le corresponde
al Almacén dentro de la estructura logística.

La forma como se actuó con el almacén, olvidó la importancia de este elemento

y, sobre todo |a influencia que ejercía en el funcionamiento de la empresa y en
los costos del producto, a través de las existencias o inventarios que
almacenaba.

Actualmente las modernas técnicas de organización de empresas y la reunión

de los elementos logísticos en una sola dependencia, hacen resaltar la enorme
importancia que, en el desarrollo de una empresa tiene el almacenaje en
cualquiera de sus etapas y el efecto que ejerce en los aspectos financiero -
contables y técnico. El sobre stock y el agotamiento de las existencias son los
dos extremos entre los que se debate almacén, el uno conduce con cierta
frecuencia a los obsoletos o artículos en desuso, y el otro a las paralizaciones
de producción o ventas, falta de cumplimiento con los clientes, mayores gastos
de obtención de los artículos, etc. La importancia del Almacén ha resaltado en
los últimos tiempos llegándose a expresar que la organización de una empresa
se inicia en el almacén, por ser el eje o núcleo de las actividades administrativo
contable. De allí que debe dedicarse tiempo y preocupación a la organización y
buen funcionamiento de los almacenes, buscando obtener eficiencia y
rendimiento adecuados en el cumplimiento de sus tareas.
1. ORIGEN DEL ALMACEN
Tratándose de Almacenamiento, es interesante determinar Cómo y Por qué se
origina el Almacén; Cuál es la razón que determina que, en todas las
Organizaciones, sean industriales o Comérciales, existan almacenes, y para
ello hay que recordar que producir es contar con la materia prima conveniente,
para que, elaborada en la fábrica, pueda convertirse en el Producto; y éste
ofrecido o solicitado seré vendido y daré lugar a una nueva producción. De esta
manera se forma un ciclo, que se denomina Ciclo de la Producción,
constituido por los siguientes elementos:
- Materia Prima
- Fábrica
- Producto
- Cliente
Y qué; da origen a los almacenes, en razón de que nunca se podrá confiar con
la materia prima, en el momento preciso y en cantidad suficiente, sino se
adquirido anterioridad como para tenerla como para tenerla a la mano cuando
se necesite (Almacenes industriales) y tampoco una vez elaborado el producto,
se dispondrá del cliente que lo adquiera apenas se termine la elaboración, sino
que es necesario guardarlo después de elaborado y mientras es adquirido
(Almacenes Comerciales).
Profundizando un poco más en el tema, existen factores tales como la
demanda, la escasez, la obtención de buenos precios, la lejanía del lugar de
obtención, etc. que obligan a las organizaciones a abastecer materias primas o
de producto, en cantidad suficiente como para que puedan progresar y seguir
adelante. Estos factores exigen que se controle el abastecimiento, de manera
de estar alertas para evitar el agotamiento o la acumulación de las existencias,
en vista de la influencia que estos dos aspectos tienen en la vida de la
organización. También son estos factores los que obligan a disponer de locales
donde guardar los materiales o productos que se adquieren y que, lógicamente
deben organizarse para dar un buen servicio, saber lo que se tiene v
proporcionarlo en tiempo y oportunamente.

2. ORGANIZACION DEL ALMACEN

2.1. Finalidad

Si se tiene en cuenta que el Almacén es la dependencia logística de la

empresa, que guarda la materia prima, semi-acabados, artículos de consumo o
del producto terminado, para proporcionarlo con oportunidad cuando se
necesite, es lógico que su finalidad será “Realizar las operaciones y
actividades necesarias, para suministrar los materiales o artículos en
condiciones de uso y con oportunidad, de manera de evitar
paralizaciones por falta de ellos o inamovilidad de capitales por sobre-
existencias". Esto significa que el almacén debe disponer de su propio control
sobre lo que
guarda, a fin de asumir la responsabilidad por los materiales en stock, pudiendo
apoyar a Control de inventarios para la renovación e impulsar su movimiento
haciendo presente la acumulación o falta de materiales.

La finalidad mencionada es comprensible, por cuanto el personal de almacén

esté en contacto permanente con los materiales, ya que sus actividades lo
obligan a ello, es el que con mayor razón se dé cuenta del movimiento que
tienen las exigencias; conoce donde se encuentran, quienes lo solicitan, en
que forma sale, en que cantidades, etc. y en resumen su vida dentro de la
empresa gira alrededor de los materiales que esté obligados a cuidar y
mantener para que se encuentre en todo momento en el almacén.

2.2 Actividades y Deberes

A fin de lograr el objetivo o finalidad indicada, hay que desarrollar las

actividades inherentes al cumplimiento de las tareas que constituyen el trabajo
del personal de almacenes y que consisten en:

a) Recibir los materiales que envía el proveedor u otro almacén.

b) Descargarlos, desembalarlos y verificarlos.

c) Entregarlos a los depósitos

d) Guardarlos ubicados.

e) Preocuparse por su mantenimiento, evitando su deterioro o pérdida.

f) Controlar su estado y ubicación

g) Entregarlos cuando los soliciten con autorización

h) Controlar su movimiento físico para solicitarlos en caso necesario.
l) Procurar su renovación a fin de mantener una cantidad definida.
j) Clasificar los materiales en existencia.
Estas actividades se reúnen por su afinidad o similitud y pueden constituir los
deberes del Almacén que se inician con la recepción y terminan con la solicitud
de renovación o reposición, como se puede apreciar a continuación.
- Recibir los materiales
 - Clasificarlos
- Almacenarlos ubicados
- Mantenerlos y cuidarlos
- Entregarlos con autorización
- Controlarlos.
- Solicitar su reposición

Y que constituyen un ciclo, ya que una vez solicitada su renovación se volveré

al primer paso, es decir recibir los materiales, y se continuará con los otros.
Este ciclo es conocido como Ciclo de almacenaje y su realización está
encomendada al personal de almacenes y control de inventarios.
2.3 Elementos del almacén
El cumplimento eficiente de las actividades que se realicen por parte del
personal encargado del almacén permitirán determinar las existencias, facilitar
el control de los materiales y poder solicitar de manera oportuna haciendo que
compras pueda disponer del tiempo suficiente para la renovación de los stocks.

Asimismo, se tiene que recibir, descargar, desembalar y controlar los

materiales que lleguen al almacén esto implica una gran responsabilidad y es
por ello que solo un elemento el que de autorizar el ingreso de los materiales a
la empresa.

En todo almacén deben existir al menos cuatro elementos que son: recepción,
almacenaje y entrega, control y mantenimiento.

2.4 Funciones de los elementos

En el manual de funciones se indican las actividades y deberes a su cargo

correspondientes a cada una:

2.4.1 Jefatura de almacenes

Dirigirá y coordinará la labor de los diferentes elementos que constituyen la
dependencia de almacenes.

2.4.2 Recepción
Recibirá los artículos que lleguen al almacén, comprobando si son los
solicitados, procediendo a entregarlos a las bodegas donde se guardarán.

2.4.3 Almacenamiento propiamente dicho

Recibirá los artículos que le entrega recepción. Luego serán guardados hasta
que sean solicitados a cambio de una orden de salida.

2.4.4 Control
Controlará el movimiento de las existencias, las clasificará y solicitará su
reposición cuando sea conveniente.

2.4.5 Mantenimiento
Se encarga de mantener en buen estado y limpieza de las existencias.

3. CICLO DEL ALMACENAMIENTO

3.1 Recepción
Su labor consiste en: descargar, desembalar, inspeccionar e informar del
ingreso o depósito elaborando un parte o informe de ingreso.

3.1.1 Descarga
Es la labor de trasladar los bultos en los cuales lleguen los artículos, de los
medios en que han sido transportados hasta el lugar en que serán
recepcionados.

3.1.2 Desembalaje
Es la labor manual en la que se tiene que quitar a los artículos el embalaje que
traen.

3.1.3 Inspección, Verificación o chequeo

Consiste en determinar si se trata verdaderamente de los artículos solicitados
si la cantidad concuerda con la perdida y si la calidad de los requisitos técnicos
exigidos en el pedido corresponde con los artículos llegados.
Esta parte de la recepción, es posiblemente la más importante por cuanto de
ella depende el que los artículos llegados puedan ser usados y por ello es que
el encargado de la recepción se preocupara por realizar una inspección
organizada, siguiendo un procedimiento y no tomando lo que se y como sea.
Es conveniente guiarse en este caso por la orden de compra, de manera de ir
verificando los artículos en el orden en el que se encuentran en dicho
documento, evitándose así equivocaciones que posteriormente darán a
lamentaciones que no se podrán remediar.
La inspección o verificación se realiza bajo dos aspectos; una cuantitativa y
otra cualitativa, es decir que se establecerá un resultado en lo referente a la
cantidad pedida y otro en cuanto a la calidad y condiciones técnicas que debe
reunir el artículo.
La primera de estas inspecciones puede ser realizada por personal que solo
sepa contar; la segunda requiere de personas que conozcan los artículos y en
muchos casos de verdaderos técnicos en la materia. por ello muchas veces el
almacén solicita ayuda a las dependencias que usan el material o lo venden, a
fin de que ellos mismos constaten la calidad y condiciones técnicas de los
artículos llegados, evitado así una mala recepción. Si la empresa dispone de
una dependencia de control de calidad, es este elemento el encargado del
control cualitativo.
Es conveniente tener en cuenta que la verificación de los artículos a su llegada
debe ser hecha en forma muy minuciosa, pues los errores que en ellas se
produzcan repercutirán en posteriormente en devoluciones, rendimientos
inferiores, errores de inventarios y de distribución, por la inexacta identificación
y clasificación de los artículos, errores de comprobación por la falta de peso,
volumen, capacidad, etc. Lo que producirá generalmente pérdidas para el
almacén y diferencias entre la situación contable y la física.
Para llevar a cabo una buena verificación o control de los artículos que lleguen
al almacén, es necesario dictar normas o pautas que ayuden al recepcionista y
le faciliten su labor. Ellas se refieren a:
 Igualdad de terminología y clasificación entre compras, almacenes y los
usuarios.
 Modalidad d entrega por los proveedores, referentes a condicionamiento
de los artículos, lotes o forma en que deben llegar, guías.
 Modalidad de recepción para cada tipo de material, estableciendo:

 Criterios de comprobación cuantitativa.

 Criterio de estibaje antes del control.

 Registros a efectuar.

 Métodos y medios a usar en el transporte interno.

 Responsabilidad en cuanto a la recepción en sí, al control de la

calidad, condiciones técnicas, exigibles, cantidad, etc.
En resumen, hay que prever todos los problemas que puedan presentarse en la
verificación y definir la forma de solucionarlos rápidamente, para evitar el
aumento en el costo de la recepción de los artículos y la pérdida de tiempo.
3.1.4 Entrega a los depósitos, ingreso de los artículos, informes o partes
por emitir
Realizada la verificación o control, para dar por terminada la recepción hay que
entregar el o los materiales o artículos a los depósitos que van a almacenarlos,
y comunicar a los interesados y al jefe del almacén de la llegada de la
mercadería, indicando las novedades encontradas y estableciendo las
condiciones en que se ha producido la recepción. Para hacerlo hay que
preparar un parte o informe de recepción, en el cual se consideren todos los
datos correspondientes y necesarios para que compras, producción o ventas,
control y contaduría, además de almacenes tengan los elementos convenientes
para proceder a efectuar el pago, o los reclamos, o la utilización de la
mercadería llegada.
Recepción debe entregar un informe indicando detalladamente los artículos
llegados y que entregan a los depósitos en que deben quedarse , recibiendo a
la vez la conformidad del jefe de dicho depósito de que ha recibido los artículos
en buenas condiciones y donde o en qué lugar se han colocado ; en esta
forma, el informe o parte hecho por recepción es completado en el almacén y
posteriormente enviado al jefe de almacenes para que proceda a informar a su
vez a los elementos interesados de acuerdo a lo expresado anteriormente.
Es necesario insistir en la importancia de la recepción y el ingreso de los
artículos a los depósitos y para ello se debe establecer como norma el no
pagar ninguna factura sino tiene la conformidad del almacén, que comprueba
haber recibido el o los artículos de acuerdo a las especificaciones y cantidades
en que fueron solicitadas y que se han recibido de acuerdo con la orden de
compra y la guía de remisión del proveedor.
3.1.5 Recomendaciones a los encargados de la recepción
Para terminar ese aspecto del almacenaje, se dan a continuación alguna
recomendación que todo recepcionista debe tener presente.
 La desconfianza sirve más en la recepción de materiales que la excesiva
confianza o la indiferencia.
 Se debe firmar el ingreso de los artículos solamente cuando se está
seguro de que es exactamente lo solicitado.
 No se debe aceptar excusas de apuro del proveedor o del usuario para
ingresar los artículos sin una buena revisión y control.
 Hay que pesar todo aquello que deba pesarse, medir lo que debe medirse
y contar lo que debe contarse; no fiarse de facultades innatas para
calcular el ojo, ya que la responsabilidad es muy grande.
 Realizar el control sobre el suelo, nunca sobre el vehículo o medio en que
llega el articulo
 Revisar la documentación que traen los bultos, ella servirá para efectuar
la recepción y los controles correspondientes.
 Revisar los cilindros, damajuanas, botellas, etc., que contengan líquidos,
no sea que se hayan derramado.
 Dar al personal la seguridad necesaria al recibir artículos peligrosos.
 Pedir ayuda cuando los conocimientos no permitan identificar un artículo,
con ellos solamente se está asegurando que lo que se recibe es
conforme.
  Preparar los medios para realizar la identificación, no buscarlos a última
hora.
 Procurar que los artículos permanezcan el menor tiempo posible en
recepción, se debe pensar que pueden ser necesarios con urgencia, pero
no por ello descuidar el control.
3.2 Almacenamiento propiamente dicho
Consiste en guardar los artículos, ubicándolos y cuidándolos de manera que
puedan entregarse en condiciones de ser utilizados, en el momento que los
necesiten los consumidores. Para ello hay que contemplar varios aspectos
relacionados con el espacio de que se dispone y los artículos que se deben
almacenar, de manera de llagar a utilizar dicho espacio en la forma más
adecuada posible, permitiendo que todos los artículos puedan ser alcanzados
fácilmente por el personal de despachadores, o por el personal de
inventariadores para su control.
Es función del personal del almacén ubicar los materiales de acuerdo a lo ya
establecido, ingresarlos a sus registros y dar cuenta de dicho ingreso para que
pueda ser retirado cuando lo necesiten, definiendo el código de ubicación que
indica el lugar en que se encuentran los materiales ingresados.
La forma de almacenar depende del artículo en sí y de las disposiciones que la
jefatura de almacenes haya dictado al respecto, teniendo en cuenta el sistema
de despacho que hay que seguir y que se tratara posteriormente.
Los puntos que hay que contemplar en lo referente al almacenamiento
propiamente dicho son:
 Ubicación de los artículos.
 Distribución de los locales.
 Métodos o procedimientos de almacenaje.
 Control de los artículos.
 Clasificación y simbolización de los artículos.
 Reposición.
3.3. Despacho o Entrega

Consiste en entregar los artículos que guarda el almacén a cambio de una

orden o vale de salida, también denominada Nota de Entrega y que constituye
un comprobante del movimiento efectuado.
El despacho constituye la última parte del almacenamiento y en él hay que
tener en cuenta normas y procedimientos que faciliten y regulen la salida de los
artículos, por cuanto con la entrega se efectúa la rotación de ellos, y ésta debe
ser planificada para evitar la formación de pequeños saldos que generalmente
llegan a constituir existencias sin movimiento, en vista de su pequeña
magnitud. Además, hay que salir de los artículos antes de que hayan
alcanzado el límite de conservabilidad, y por ello es que en todos los artículos
debe adoptarse el método o sistema de que lo que entra primero sale primero,
que se explica a continuación:

3.3.1 Sistema de lo que entra primero sale primero

Se utiliza para evitar que los artículos permanezcan mucho tiempo en almacén
sin ser entregados por cuanto la llegada de nuevas remesas, en muchos casos
al ser ubicadas y acomodadas, condena a las existencias antiguas a continuar
en el depósito mientras las nuevas son despachadas.

Con este sistema se evita el deterioro o envejecimiento de las existencias más

antiguas, o, mejor dicho, que un artículo de gran movimiento permanezca en el
Almacén sin efectuar su rotación.

La forma de realizar lo que se ha explicado puede efectuarse en determinadas

mercaderías, pero en muchos casos en que los artículos son pesados resulta
sumamente costoso por los movimientos que hay que hacer. Por esta razón se
han previsto variaciones de este sistema que eviten el manipuleo innecesario
de las existencias antiguas pero que al mismo tiempo aseguren su salida.

Dichos sistemas son:

a) Sistema a base de cupones: Consiste en utilizar un cupón desglosable

formado de dos partes iguales, que tienen el mismo número y donde se
indica la ubicación del artículo. Al llegar la mercadería se coloca el
cupón desglosando una parte y guardándola en cajones especiales en
orden correlativo y de llegada. Cada vez que el artículo sea solicitado, se
saca el cupón más antiguo y se despacha el artículo que tiene el mismo
número, asegurándose así la rotación de todos los artículos.
b) Sistema de doble área: Este sistema asigna a un artículo doble área de
la que necesita para su almacenamiento, de manera que al llegar una
remesa nueva se almacena en el espacio libre de la ubicación y no se
despacha hasta terminar con la. Que ya existía. Como inconveniente de
este sistema, podemos mencionar la necesidad de contar con el doble
de espacio, lo que muchas veces no es posible tener.
c) Sistema de separación móvil: Es utilizado generalmente con artículos
que pueden apilarse, es decir, colocarse unos encima de otros, y
consiste en despachar siguiendo una dirección, una vez formada la pila
o ruma, por ejemplo, de derecha a izquierda. A la llegada de una nueva
remesa, sé colocan los artículos recién llegados, en el espacio libre
dejado por los sucesivos despachos efectuados, o sea, a la derecha, y
se comienza a despachar del lado contrario es decir de izquierda a
derecha, cambiando en esta forma el sentido o dirección en que se
 toman los artículos para su entrega. Hay que tener especial cuidado en
vigilar los que quedan al centro para evitar que al cambiar de Dirección
no se despachen y se produzca lo que queremos evitar, es decir, su
envejecimiento en el almacén.
d) Sistema de alimentación por gravedad: Consiste en el ordenamiento
de los artículos nuevos en la parte superior del estante o ubicación que
ocupan; e irlos despachando por la parte inferior, de manera que
siempre se despachen los más antiguos y queden los más nuevos. Se
utiliza generalmente con artículos envasados en cilindros o cajas
circulares, pudiendo utilizarse ranflas o estantes inclinados y diseñados
especialmente de manera que los cilindros o cajas se deslicen. En este
caso se colocan los nuevos en la parte alta o superior. Y se despacha de
abajo. Todos estos sistemas son variaciones del denominado "lo que
entra primero sale primero", depende del artículo para adoptarlos, sobre
todo si se tiene en cuenta que permite la renovación o rotación de todas
las mercaderías.

3.3.2 Entrega de Artículos

Los artículos sólo pueden ser entregados por el almacén a cambio de una
orden o nota de salida debidamente autorizada. Por consiguiente, es
conveniente establecer ciertas normas para la entrega, de manera de evitar
tropiezos al personal de almacenes y asegurarse el control de las salidas. Por
ejemplo, es conveniente diseñar las órdenes o notas de salida o entrega de
manera que contengan todos los datos que requiere contaduría y almacenes
para efectuar su control y así se tendrá que colocar el nombre y símbolo del
artículo deseado, la cantidad que se solicita y la unidad de medida o despacho,
quien lo solicita y para qué, etc., está demás decir que dichas órdenes deben
considerar las firmas de las personas que entregan, reciben y autorizan la
salida del artículo.

También resulta muy conveniente que en el almacén exista un catálogo de las

firmas que pueden autorizar la salida de los artículos, para que el despachador
pueda efectuar la confrontación de las firmas que autoriza y que figura en la
orden, evitando así que salga la mercadería con cualquier firma.

3.3.3 Formas de Entrega

La entrega de los artículos puede hacerse en el mismo almacén o puede ser
este el que lo lleve hasta el consumidor, dependiendo la forma de entrega del
volumen de las salidas y sobre todo de la preparación o planeamiento que
realicen en su trabajo los que necesitan los artículos.

En los casos de los almacenes comerciales, se utilizan generalmente ambas

formas, pues se entrega en el propio almacén o se envía al consumidor por
medio del elemento o dependencia Transportes de la entidad.
Lo esencial en ambas formas es que exista la Nota, Vale u Orden de Salida y
que sea firmada por la persona que retira el artículo, por cuanto constituye
comprobante de la salida o entrega-efectuada y representan para el
almacenero lo que los cheques para el Banco, salvo que en vez de entregar
dinero se entrega su equivalente en el artículo que se está despachando.

3.4 Control

Este aspecto del almacenamiento, que hemos considerado en último lugar en

el ciclo que estudiamos, se realiza durante todo el, desde la recepción hasta la
entrega y debe ser hecho por el propio personal del almacén, salvo en los
controles cualitativos en que muchas veces tendrá que intervenir personal
especialista y conocedor de las condiciones técnicas que debe requerir el
artículo, es decir Control de Calidad.

En muchas empresas por la magnitud de artículos y del movimiento de éstos,

existe una dependencia especial separada del almacén que se encarga del
control de las existencias, es decir, del control del movimiento de ellas para así
poder evitar su agotamiento o su inmovilidad. El estudio del Control de
Existencias lo veremos posteriormente.

4. RELACIONES DEL ALMACÉN

Por ser el almacén la dependencia que recibe, guarda y entrega los artículos
que necesitan para su trabajo las otras dependencias de la entidad, debe tener
relaciones con todas ellas y mantenerlas informadas de lo que tienen en su
depósito, así como recibir sus necesidades para poder satisfacerlas. Sin
embargo, estas relaciones son más estrechas con elementos contable, el de
compras y el de producción o venta.
El primero, o sea el contable, ejerce control sobre al almacén,
constituyéndose en un fiscalizador de su funcionamiento.
El segundo proporciona los artículos que adquiere y son solicitados por
el almacén o por quien los usa.
El tercero da movimiento a sus existencias y lo informa de sus
necesidades para que las pueda proporcionar.
4.1. Relaciones del almacén con la contaduría:

Esta es una relación sumamente estrecha, ya que una gran parte del
capital se encuentra invertido en las existencias que el almacén guarda y, por
consiguiente, es Contaduría la dependencia que actuaría como elementos
contralor de ese capital inmovilizado. El control que realiza se refiere
exclusivamente a determinar la exactitud de los riesgos que lleva,
comparándolos con la realidad con realidad, de manera de evitar pérdidas,
sustracciones, deterioros, etc., que atenta el capital invertido. Como la
contaduría lleva un registro valorizado de las existencias del almacén, es lógico
entre sus registros y la realidad, para determinar si los valores están de
acuerdo con las existencias, y por ello es que realiza la toma de inventarios que
le permitan hacer dicha comparación, debiendo almacenes proporcionar todos
los datos necesarios para que pueda llevar sus registros. Estos datos se
refieren a:

 Llegada de los artículos

 Ingresos y salidas efectuadas diariamente
 Distribución de las existencias dentro del almacén
 Pérdidas que se produzcan por deterioro, rotura o envejecimiento
 Ajustes que debe realizar, de acuerdo con las faltantes o excesos

Con la cuales se realiza la contaduría en sus registros el control permanente

del capital que la entidad tiene en sus almacenes. Estos registros se constatan
con la realidad por medio de la toma de inventarios, que le proporciona
fundamentales para el balance y están necesarios para fijar precios de venta o
producción y dirigir y controlar la marcha de sus negocios.
Otro aspecto de las relaciones entre almacén y la contaduría es el referente a
la contabilidad de costos que para la industria y el comercio es sumamente
esencial por cuanto sabiendo cuanto ha costado un producto, se podrá
determinar un mejor precio de venta y hacer frente a la competencia del
mercado, al mismo tiempo que obtener mejores utilidades para los que
inviertan su dinero.
Tanto la industria como el comercio, tienen en sus almacenes los artículos
necesarios para realizar su producción o sus ventas, y ese artículo que se
encuentra guardado, se grava con gastos que se efectúan en el cuidado y
manipuleo, en los salarios del personal encargado de él, en seguros,
inventarios, etc. Que constituye un costo especial “costo de posición y
almacenaje” diferente al costo de adquisición o renovación.
4.2. Relaciones de almacén con compras:

Las compras, es la dependencia lógica que procura que los artículos o materias
primas que el almacén debe guardar. Que permitirá saber cómo, cuándo y
cuánto se adquirirá.

 Determinación de las cantidades por adquirir, teniendo en cuenta el

consumo de las existencias y el volumen de adquisición más bajo.
 Información sobre existencia disponible, rapidez de consumo,
necesidades futuras por parte del almacén para que compras puedan
fijar las cantidades a pedir y los plazos de entrega que deben cumplir los
proveedores.
 Proporcionar registros de las cantidades más económicas de
adquisición, por cada artículo de manera de determinar con exactitud el
 máximo de existencias por mantener y la época de efectuar las
solicitudes procurando establecer cantidades estándares.
 Recabar de almacenes la información sobre los materiales por comprar
antes de efectuar cualquier adquisición.
 Acordar la cantidad y el periodo que abarcarán los compromisos de
adquisición o los contratos futuros que establezca comprar.
 Determinar el espacio disponible en los almacenes para fijar el volumen
de compras y obtener mejores precios.
 Planear las adquisiciones de común acuerdo.

Todos los puntos de contacto son informaciones que se proporcionan

mutuamente almacenes y compras para lograr adquirir el producto en mejores
condiciones de precios.
4.3. Relaciones del almacén con ventas- producción:

Así como las anteriores relaciones son imprescindibles para el

desenvolvimiento de la entidad las que veden establecer almacenes con ventas
(comercio) o producción (industria), son de suma importancia, pues son estas
las que mueven con su consumo los artículos que se encuentran almacenados.
El ciclo de almacenamiento, indicado antes, se completa cuando el almacén da
salida a los artículos que guarda, y esto solo realiza cuando los consumidores
lo solicitan.
El almacén debe conocer los materiales de mayor consumo o de mayor
demanda.
Asimismo, el almacén debe dar a conocer a Ventas o Producción, los datos
referentes a sus existencias.
En esta forma y mediante la reciprocidad de informaciones es que estas
dependencias trabajarán coordinadamente para dar movimiento a las
existencias del almacén, es decir el capital invertido en la entidad.
4.4. Otras relaciones del almacén:

El almacén como toda dependencia tiene relaciones de subordinación y

mando, es decir, que tiene jefes u subordinados y con ellos debe mantener
relaciones tan estrechas como las anteriores. Que veremos a continuación:

 La subordinación son las que debe mantener con sus jefes inmediatos,
recibiendo de ellos las directivas o instrucciones sobre el cumplimiento de
su función, sobre la autoridad que ejerce y la responsabilidad que
corresponde, los medios con que contará
.
  Las de mando se refiere a aquellas que tiene el almacén con elementos
subordinados, y los que debe dirigir en su trabajo, exigiendo el
cumplimiento de sus obligaciones y dándoles las pautas necesarias para
que cumplan con su función en forma coordinada, simplificando los
procedimientos y controlándolos de obtener el cumplimiento de la
finalidad del almacén.
Concluyendo, debemos recordar que una organización reúne a diversos
elementos con una finalidad común y que todos los que participan en ella son
engranajes de su maquinaria, tan importantes unos de otros, ya que, si algo no
funciona bien, hará que los otro tampoco funcione bien, y el buen
funcionamiento se logrará por medio de la coordinación el planeamiento, de
manera de prever los tropiezo y hacerles frente.