APLICAR FORMATO A DATOS EN EXCEL

JAIR FELIPPE CHÁVEZ CIFUENTES

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE | CENTRO DE LA CONSTRUCCIÓN REGIONAL VALLE
 1. EDICIÓN EN HOJAS DE CÁLCULO
En informática, por edición de un documento se entiende la modificación de la información que
contiene haciendo uso de las herramientas que ofrecen los programas con los que se crean los
documentos, tales como, mover parte de la información de un lugar a otro dentro del documento,
copiar dicha información, borrarla o sustituirla.

Vamos a ver de qué tipo es la información que MS Excel 2010 permite modificar y diferentes
herramientas que ofrece (principalmente en las fichas de inicio e insertar) para llevar a cabo tales
modificaciones.

1.1 INFORMACIÓN ASOCIADA A LAS CELDAS

Asociada a cada celda tenemos, aparte de su contenido, que dota de valor a la celda, información de
otro tipo: su formato y, posiblemente, un comentario.

El formato de una celda determina con que aspecto se ha de mostrar su valor. Por ejemplo, son
opciones de formato negrita y cursiva. En el caso de que el valor de una celda sea numérico, también
es el formato el que determina con cuantos decimales se muestra, si utilizando o no separador de
miles y el tipo de valor numérico (moneda, numero, porcentaje, contabilidad).

Bordes, colores de fuentes y relleno de celdas, alineación y subrayado son otros ejemplos de
opciones de formato.

2. FORMATO EN HOJAS DE EXCEL

Las distintas herramientas que Excel ofrece para dar formato a las hojas de cálculo permiten
modificar el aspecto y la presentación de los datos, dando a las hojas una apariencia más atractiva.
La asignación de formatos a las celdas puede realizarse, indistintamente, antes o después de
introducir los datos correspondientes.

Los formatos incorporados a las celdas tienen entidad propia, diferenciándose de los datos
contenidos y de los comentarios. Así, es posible copiar los formatos de unas celdas a otras, o bien
eliminarlos, sin perder otra información de las celdas.

La mayoría de las opciones de formato se encuentran disponibles en el cuadro de diálogo Formato

de celdas. Existen varias formas alternativas de llegar a las herramientas que permiten modificar
el formato de una celda: Mediante las herramientas situadas en los grupos lógicos de la ficha
insertar figura 1.
 Figura 1: ficha Inicio MS Excel 2010

Mediante el menú contextual al que se accede al hacer clic con el botón derecho del mouse sobre
una celda, una etiqueta de fila o columna o el botón Seleccionar todo, aparece también la mini barra
de herramientas, Figura 2.

Mini barra de
herramientas

Figura 2: Menú contextual

Mediante el iniciador de cuadros de diálogo presentes en los grupos lógicos: Fuente, alineación y
número figura 3.

Figura 3: Formato de celdas usando el indicador de cuadros de dialogo.

 2.1 DIMENSIONES DE FILAS Y COLUMNAS

Cuando se crea una nueva hoja de cálculo, todas las columnas tienen una anchura estándar y la altura
de las filas se acomoda de forma automática al tamaño de fuente empleado. Sin embargo, estos
valores pueden modificarse de distintas formas:

Puede ajustarse la altura de una fila arrastrando el borde inferior de su etiqueta; para modificar la
anchura de una columna, el borde que hay que utilizar de su etiqueta es el derecho.

Figura 4: dimensiones de filas y columnas opción 1.

Otra forma de ajustar el tamaño de las columnas y filas a unos valores exactos o ajustar las
dimensiones automáticamente al tamaño de lo que haya que mostrar (autoajustar alto de fila y
autoajustar ancho de columna), es usar la herramienta formato la cual se encuentra en la ficha inicio
 grupo lógico formato, figura 5.

Lógicamente, si han sido seleccionadas varias filas o columnas antes de aplicar un cambio a sus
dimensiones, el cambio se producirá en todas esas filas o columnas. Por ejemplo, si deseamos
modificar el ancho de todas las columnas de la hoja, utilizaremos el botón Seleccionar todo.

Figura 5: Dimensión de filas y columna opción 2

 2.2 VALORES NUMÉRICOS

Al utilizar EXCEL o revisar algunos trabajos hechos en Excel usted encontrara

gran variedad de datos numéricos, como pueden ser edades, sueldos,
descuentos, bonificaciones, ventas, precios de materiales y artículos, etc.

Excel trata a los números con totalidad flexibilidad ya que permitan realizar
diferentes operaciones y cálculos numéricos, cuando se introduce un número,
Excel lo alinea a la derecha de la celda, de esta manera se detectara que
valores son números.

2.3 FORMATO DE NÚMERO

El formato de números en Excel es utilizado para cambiar la apariencia de los números que se muestran
como valores de las celdas. Al cambiar o modificar el formato no cambiamos el valor del número sino
solamente su apariencia.

2.3.1 La lista de formatos del grupo Número

Al aplicar un formato a un número mejoramos su apariencia y hacemos que

los números sean más fáciles de entender. Los formatos más comunes para
los números incluyen la adición del signo de porcentaje (%), separador de
miles (.), el símbolo de moneda ($) y la cantidad de decimales a mostrar.
Estos comandos se pueden encontrar en la ficha Inicio en el grupo Número.

De manera predeterminada todas las celdas tienen un formato conocido como

formato General el cual no tiene ningún formato específico y despliega los valores
tal como son, es decir, sin ningún símbolo, coma, etc.

Una manera rápida de cambiar el formato es utilizar la lista de Formatos que se

muestra en el grupo Número. Solamente pulsa la lista desplegable para observar
las opciones disponibles y seleccionar la que mejor se adapte a sus necesidades.

El formato puede ser aplicado a una sola celda o a varias celdas a la vez, solamente
debes hacer la selección previa de las celdas antes de aplicar el formato.
 2.3.2 El cuadro de diálogo Formato de celdas

Otro método de elegir el formato adecuado para los números es a través del cuadro de diálogo
Formato de celdas el cual se muestra con tan solo pulsar el indicador de cuadro de diálogo del grupo
Número.

Figura 6: cuadro de formatos de número.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No 1. Opciones adicionales de los 20 Minutos

formatos de celdas.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD: buscar en internet respuesta a la siguiente pregunta, realice

el mapa conceptual córtelo y péguelo en un archivo de Word donde seguirá consignando la respuestas
a las preguntas plateadas en la siguientes actividades de aprendizaje. ESCRIBIR LAS
FUNCIONES DE LAS FICHAS
1. ¿Cómo modificar las opciones de separador de miles y decimales en Excel 2010
usando opciones avanzadas de Excel 2010 (backstage) y desde configuración
regional del sistema?

2. Realice un pequeño mapa conceptual tomando como referencia el cuadro de

formatos de número (figura 6), donde explique las diferentes opciones de formato si
el dato introducido en una celda es de tipo numérico (entero o fracción).
 2.4 FORMATO DE FECHAS

Las fechas son un tipo de dato muy común dentro de Excel y aprender a darles el formato adecuado
es de suma importancia para poder presentar la información de manera adecuada. De igual manera
el formato de horas es importante.

2.4.1 Formatos de fecha y hora en Excel

De manera predeterminada en la lista de formatos que se encuentra en la ficha

Inicio dentro del grupo Número tenemos un par de formatos para fecha y otro
para hora.

Sin embargo en el cuadro de diálogo Formato de celdas tenemos muchas más

opciones de donde elegir. Asegúrate de elegir la categoría Fecha o la categoría
Hora para tener acceso a los diferentes tipos de formato adicionales:

2.5 OPCIONES DE ALINEACIÓN

En principio, Excel aplica a todas las celdas lo que denomina alineación general, esto es, los valores
numéricos se muestran alineados a la derecha en sus correspondientes celdas y los textos, a la izquierda.

Los comandos de alineación que se encuentran en el grupo lógico Alineación en la ficha Inicio, sirve para
ayudar a darle la orientación adecuada los datos dentro de cada celda así como a combinar celdas
independientes para formar una sola.
 2.5.1 AJUSTAR EL TEXTO DE UNA CELDA

El comando Ajustar texto nos ayuda a que el contenido de una celda se

ajuste de manera que sea visibles sin necesidad de ajustar el ancho
de la columna.

Excel ajustará el texto de la celda insertando saltos de línea de manera que sea visible con el ancho
especificado de la columna. Esto por supuesto afectará el alto de la fila como se puede observar en
la imagen superior.

Se puede ajustar la alineación vertical de las celdas que no se ajustaron

con los comandos Alinear en la parte superior, Alinear en el medio y con
el comando Alinear en la parte inferior.

2.5.2 ORIENTACIÓN DE LOS DATOS.

El comando orientación de texto nos permite

girar el texto en diferentes grados en
orientación vertical o girarlo el texto o dato
hacia arriba o abajo, tal como se muestra en la
figura. Si se desea ajustar el dato dentro de la
celda en un ángulo exacto se puede usar el
comando formato de alineación de celdas y así
obtener otras opciones.

2.5.3 COMBINAR Y CENTRAR EN EXCEL

El comando Combinar y centrar permite seleccionar varias celdas y hacer

una sola de todas ellas. Una vez que se han combinado las celdas se centrará
el texto. Este botón tiene algunas opciones adicionales. Si se pulsa la pequeña
flecha que se muestra a la derecha del botón se mostrarán dichas opciones.

La primera es la opción ya comentada Combinar y centrar. La segunda opción es Combinar

horizontalmente la cual combinará cada una de las filas de las celdas seleccionadas. La tercera opción
es Combinar celdas la cual nos permite unir celdas tanto horizontal como verticalmente. La última
opción nos ayuda a Separar celdas combinadas.
 2.6 BORDES Y RELLENO

Los bordes de celda que aplicamos en una hoja de Excel aparecerán al momento de imprimir nuestro
documento, pero también ayudan a resaltar y dividir adecuadamente los datos de manera que se
pueda visualizar la información correctamente.

2.6.1 BORDES DE CELDAS

Para aplicar un borde podemos utilizar el botón Bordes que se encuentra en el grupo Fuente de la
ficha Inicio.

También se puede configurar los bordes de una celda desde el cuadro de

diálogo Formato de celdas en la pestaña Bordes, la cual ofrece otros
comando adicionales para cambiar el estilo y seleccionar los bordes a los
cuales se le aplicara estos estilos y colores. Para esto seleccione primero el
estilo luego el color y posteriormente seleccione el borde al cual se le
aplicaran estas opciones.

2.6.2 RELLENO DE CELDAS

Además de poder utilizar el botón Color de relleno de la ficha

Inicio, podemos seleccionar un color de relleno para nuestra
celda desde el cuadro de diálogo Formato de celdas dentro de la
pestaña Relleno.

Desde la pestaña Relleno se puede

seleccionar un color sólido así como
Efectos de relleno los cuales nos
permiten aplicar un efecto de color
degradado para 1 o dos colores . De igual
manera podemos elegir un Estilo de
Trama para rellenar las celdas.
 ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No 2. El Formato condicional y opciones 20 Minutos
de borrado.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD: Buscar en internet la respuesta a la siguientes preguntas

LAS FUNCIONES DE LAS FICHAS
3. ¿Qué es el formato condicional, que opciones nos ofrece para aplicar a las celdas
que contienen datos?

4. Explique con un ejemplo claro el uso del formato condicional para las opciones:
Resaltar reglas en celdas, Reglas superiores e inferiores, Barras de datos, escalas
de color y conjunto de iconos, describa que resultados se obtuvieron usando estas
opciones, no tome pantallazos copie y pegue desde Excel los ejemplos al archivo de
Word donde está desarrollando estas actividades (verifique cada una de la opciones
de pegado en Word para obtener el resultado esperado). Enlace para consulta:
http://exceltotal.com/como-cambiar-el-color-de-una-celda-segun-valor/

5. Describa las opciones que presenta el comando borrar del grupo lógico modificar.
¿Es posible borrar el formato aplicado a una celda sin borrar los datos que contiene?

2.7 ESTILOS DE CELDA

Excel nos provee de estilos de celda predefinidos los cuales
podemos utilizar para aplicar un formato a nuestras celdas de
manera rápida y conveniente. Y por si fuera poco también
podemos definir y crear nuestros propios estilos de celda.

2.7.1 CREAR TU PROPIO ESTILO DE CELDA

Una vez que tienes ese estilo de celda que aplicarás continuamente a tus reportes, lo mejor es
guardarlo para que esté disponible en todo momento. Solamente selecciona la celda que contiene el
formato adecuado y pulsa el botón desplegable Estilos de celda y selecciona la opción Nuevo estilo
de celda. Se mostrará el cuadro de diálogo Estilo.
 Pulsa el botón Aceptar y habrás creado un nuevo estilo de celda
personalizado. Una vez creado el estilo podrás acceder a él desde la sección
Personalizada de la galería de estilos de celda. Si por alguna razón necesitas
eliminar un estilo de celda personalizado, debes hacer clic derecho sobre su
nombre y seleccionar la opción Eliminar.

2.7.2 COPIAR FORMATO DE CELDAS

Excel nos facilita la aplicación de formatos de celda al darnos un comando que

hace una copia de un formato y nos permite pegarlo en otra ubicación. Para utilizar
este comando primero debemos seleccionar la celda o rango de celdas que tienen
el formato que deseamos copiar y entonces pulsar el botón Copiar formato que se
encuentra en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio.

Una vez copiado el formato procedemos a seleccionar las celdas destino las cuales adoptarán el
mismo formato que las celdas origen.

2.7.2.1 Copiar ancho de columna

El botón Copiar formato también nos permite copiar los anchos de columna. Solamente selecciona el
título de la columna que tienen al ancho que deseamos copiar, pulsa el botón Copiar formato y
finalmente haz clic en el título de la columna que adoptará el nuevo ancho de columna.

4 Horas
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No 3. Creación de Formatos

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD:

6. Cree los formatos que aparecen en las siguientes hojas de este documento, allí
aplicara usted todos los conceptos tratados en este taller.
7. Concluya acerca de algunas de las herramientas que aplico usted a los formatos.
8. Deberá entregar el archivo de Word en formato PDF e imprimir los formatos de
EXCEL en PDF. Consulte la opción de imprimir de la ficha Backstage en Excel 2010.
Estos formatos deberán ser ajustados en orientación vertical u horizontal según sea
el caso para lograr ajustar cada uno de los formatos (4) en hojas diferentes.