CONTROL DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

*Las Compras.

Siempre que sea necesario el establecimiento debe replantear su política de compras, cuando sea necesario
ya que las inversiones son muy altas y se necesita efectividad en la operación. El proceso se inicia en la
operación cuando se solicita un artículo en el almacén y este existe; entonces se origina un control de
entrega. La alternativa que sigue es cuando un artículo no existe; se origina la solicitud de compra, ésta se
origina por:

a. No existencia del producto

b. Por ser artículo nuevo
c. Por agotamiento de stock.

Debemos definir en este paso la calidad, elección del proveedor, contacto del proveedor.

-La calidad:

Este es el factor primordial a la hora de elegir a un proveedor, pero esto no quiere decir que necesariamente
tengamos que buscar siempre la mejor calidad, pues pueden interesarnos tipos intermedios o superiores,
según los casos y para lo que se vayan a utilizar. No obstante, aclaramos que la imagen de nuestros
proveedores está cifrada en la calidad de sus artículos y, recíprocamente, nuestra imagen comercial puede
depender, en gran parte de la calidad de los mismos.

En el campo de las mercancías consumibles y perecederas, la comparación es muy problemática y los

criterios difieren. Por eso se hace necesario implantar normas de calidad, al alcance de todos los
involucrados, apareciendo la especificación de compra estándar, donde un grupo de personas como el
gerente de alimentos y bebidas, el chef, maitre, barman, almacenista, se reúnen con la jefatura de compras
y digan cómo, cuando quieren su producto.

-El proveedor:

En sentido general, un proveedor es la persona que tiene a su cargo proveer o abastecer de todo lo
necesario. Según esta definición, como podemos suponer, cuando hablamos del proveedor de un
restaurante nos referimos a la persona o grupo a quien se le compra todo lo que sean productos
alimenticios, por lo que será un elemento de referencia imprescindible en el tema de las compras.
Es necesario tener en cuenta que un proveedor puede ser muy eficiente en un principio, pero con el tiempo
podría cambiar sus condiciones o la calidad de los productos que entrega. En ese caso sería conveniente
desestimarlo.

-Elección del proveedor:

Los proveedores deben ser escogidos después de haber analizado el mercado y en consonancia con la
política de compras que haya planificado la empresa de restauración. Cabe la posibilidad de que en
empresas que trabajan en cadena, “la central” suele establecer cuáles son los proveedores que se deben
contratar y de que productos deben ser suministradores; si bien existe la posibilidad de aplicar una
descentralización según los artículos o servicios a realizar.
-Contacto del proveedor:

En el momento de solicitar una información se debe tener a mano la información necesaria.

La efectividad de la operación es conocer cuál es el canal que vamos a utilizar:

. Revistas
. Folletos
. Impresos de proveedores
. Lista de precios
. Registro de proveedores

*Técnicas de compras:

Para adquirir los productos de manera eficaz, hay varias formas de comprar, cada una con unos rasgos
diferentes. La elección de un método u otra está en función de los siguientes puntos:

. Las características del establecimiento

. Las peculiaridades de los productos

. Los tipos de proveedores

Deberá escoger el método que más le convenga en función de las características de su establecimiento. No
es lo mismo un restaurante de carretera que un restaurante vegetariano emplazado en una ciudad. También
se puede emplear a la hora de comprar varios métodos a la vez, puesto que es posible que cada tipo de
producto tenga un método más adecuado. Por ejemplo, la relación de compra que se establece para el
suministrador de pescado fresco no puede ser, lógicamente, la misma que la que se establece para el
distribuidor del agua embotellada. Antes de la compra debe tenerse en cuenta:

. La necesidad de la empresa:

En un gran establecimiento diversos servicios deberán trasmitir el pedido a una oficina central que
reagrupará los pedidos, siendo prioritaria la fecha de necesidad para que se pueda buscar al proveedor
idóneo, y la calidad esperada. En este proceso es importante la asesoría de los especialistas en la materia
para lograr la eficiencia. La Ley de Pareto, clasifica prioridades y tipos de productos:

. Productos clase A: Productos de alto valor y bajo volumen de rotación: representa 10 a 15% de la venta.

. Productos clase B: productos de regular rotación precio promedio valor: representa 25% de la venta.

. Producto clase C: productos de bajo valor y alto volumen de consumo: representa 50% de venta.

.Clase A: define tipo de negocio podremos negociar con el proveedor los

contratos por volúmenes y entregas parciales siendo conservadas en la bodega del propio proveedor.

. Clase B: regula el precio de artículo.

. Clase C: sirve de complemento.

. Conocer las posibilidades de almacenamiento:

La gestión de compra está ligada estrechamente a la gestión de stock y disponibilidad de capital.

Se trabaja con los stocks máximo y mínimo, sobre la rotación de los mismos, sobre el momento en que se
debe realizar el pedido y la cantidad a pedir. Los locales actuales fueron hechos en su momento bajo un
criterio, no los podemos ni agrandar, ni achicar, se dice si el funcionario tiene un local demasiado grande,
tendrá tendencia a almacenar grandes cantidades de mercancía ya que ignora el costo total del capital
invertido. También manutención, alquiler, deterioro, obscelecencia etc.

Se deben escoger productos que escapen a la tendencia de la moda, ya que será muy difícil su consecución
en un futuro.

Al momento de comprar se debe de pensar en almacenamiento, método de conservación y la duración

optima de estos.

. Conocer el mercado:

Significa conocer donde podemos encontrar la calidad, cantidad y precio de los elementos necesarios para
nuestra operación. A pesar de los diversos ofrecimientos de los proveedores, sus continuas promociones,
descuentos, debemos elaborar minuciosamente nuestros cálculos de cuánto cuesta nuestra futura compra.

*Método de compras:

.Solicitud de compras:

Ante la necesidad de uno o varios productos es necesario empezar con una solicitud de compras, elaborada
por el jefe de sección o jefe de almacén según la situación expuesta en la operación. Este documento es
interno y su flujo está entre el solicitante, jefe de compras, y la gerencia que determina y autoriza la
cantidad aprobada.

Cuando se elabora una solicitud de compra es necesario conocer la fecha de la última compra, precio,
proveedor, tiempo que duró la compra y cuál fue su rentabilidad, su existencia, cantidad y fecha requerida,
unidad, cantidad descripción del artículo y uso.

Esta solicitud es firmada por el jefe de sección, jefe de almacén y V.B de la gerencia consta de un original, se
queda en la sección que solicito y una copia a oficina de compras.

Una vez aprobada por la gerencia, el departamento de compra se apresta a elaborar tres cotizaciones por
producto, solicitando información sobre: valor unitario, descuento, impoventas, transporte, y condiciones
de pago.

Después de efectuar la cotización y aprobada las condiciones y garantías por parte del proveedor el
departamento de compras debe realizar inmediatamente la orden de compras o de servicio. Teniendo en
cuenta toda la información obtenida en las cotizaciones. La orden de compra se envía autorizada al
proveedor.
- Original al proveedor
- Copia a recibo de mercancía
- Copia contabilidad a cuentas por pagar
- Copia sección que solicito el servicio
- Copia consecutiva.

La orden de compra tiene flujo con el exterior y origina un sistema de cobro; ya sea que la mercancía llegue
con nota de remisión o factura.

. Tipos de compra:

- Compras autorizadas:

Usadas para mercancías de stock, su monto es alto y necesitan estudio para su ejecución debe almacenarse.

- Compras no autorizadas:

Usadas para mercancías perecederas, de fácil descomposición y de uso inmediato.

Las cantidades que se compren todos los días se deben de planear cuidadosamente según la estimación de
la venta y no con el fin de mantener lleno el almacén del establecimiento. El inventario debe revisarse
cuidadosamente para asegurarse de no bajar al mínimo, por ejemplo la leche, huevos, queso, yogur etc.

- Compras centralizadas:

Son aquellas ejecutadas por una oficina que se relacionan con todas las dependencia de la empresa que se
contacta con los proveedores para llevar a cabo una misión logística.

El objetivo del departamento de compras es asegurar la calidad y suministrar los alimentos en fechas
necesarias, teniendo en cuenta el precio aceptable con las garantías posibles.

*Ventajas:

. Mejor aprovechamiento de dinero:

Con la concentración de fondos destinados a funciones de compras, se coloca al establecimiento en una

buena posición para negociar teniendo en cuenta cantidades, periodo de consumo, ganancias en descuento,
promociones de descontado, descuento financiero por pronto pago.

. Mejor control:

Para la administración de cualquier establecimiento es fácil la situación en un cuadro general de compras,

incluyendo los métodos y procedimientos de compras, teniendo en cuenta el comparativo con meses
anteriores.

. Mejor aprovechamiento del personal:

La centralización de las compras lidera a todo el personal del establecimiento a concentrarse en sus labores
específicas. As el departamento de compras adquiere conocimiento más a fondo de sus operaciones,
haciéndolos eficaces en la consecución de condiciones más favorables de aprovisionamiento.
. Relaciones con el proveedor:

Un proveedor digno de confianza es digno de gran ventaja para el establecimiento, obtener su lealtad es
gran ventaja, agilizando el procedimiento de compras con calidad.

*El transporte y la entrega:

Como ya hemos visto, una buena selección del proveedor o proveedores es necesaria para obtener la mejor
calidad al mejor precio y con el mejor servicio.

Para ello, hay saber evaluar la calidad de los productos alimenticios comprados, lo que significa que la
persona responsable de las compras debe conocer el origen de los productos y visitar, a ser posibles, las
instalaciones donde se manipulan, los medios de fabricación y los almacenes. Así mismo, para que la
evaluación sea efectiva se han de controlar las condiciones de transporte y entrega de las mercancías, y
cuyos requisitos explicaremos a continuación.

. Condiciones de transporte:

En el transporte de los alimentos hasta el establecimiento los productos, a veces sufren alteraciones por
diversas causas. Las más importantes de ellas son:

- El mal estado de limpieza del medio de transporte.

- La falta de limpieza corporal de las personas que transporta la mercancía.
- Los materiales o recipientes sucios que contienen los productos.
- Los productos colocados directamente en el suelo, expuestos a la suciedad.
- Los productos amontonados.
- Las temperaturas no respetadas.
- Las puertas abiertas demasiado a menudo, los malos ajustes o un funcionamiento poco satisfactorio.
- Los productos mal embalados.
- La adquisición de productos congelados al principio de la compra expuestos durante un tiempo más o
menos largo a temperatura ambiente, por lo que se empiezan a descongelar.
- Los productos perecederos que esperan en un vehículo estacionado al sol o a temperatura ambiente. La
duración del transporte de estos productos debe vigilarse mucho: reducir las paradas inútiles y escoger el
recorrido más breve posible.

En ocasiones, el transporte lo efectúa el mismo restaurador o una persona encargada para este fin. Esto
suele ocurrir cuando el peso neto total es normalmente inferior a 200 kg. En estos casos se puede utilizar
varios tipos de vehículos, pero siempre con la condición de mantener las temperaturas exigidas y el estado
higiénico de los productos para conservar la calidad de los mismos. Los tipos furgoneta mínimamente
acondicionados sirven para el transporte de los productos alimenticios. Actualmente algunos están aislados
térmicamente y en cualquier caso es necesario lo siguiente:

- Que el material de su interior sea lavable, especialmente si el vehículo se utiliza para otros transportes.

- Que haya una separación entre los productos de pesca y carnes, con contenedores, cajas o recipientes
herméticos y, por tanto, provistos de una tapa. Estas precauciones evitan la transmisión de olores y el
cruce de contaminaciones.
- Que se mantengan las temperaturas exigidas para los productos más frágiles con las ayudas de cajas
isotérmicas (que no dejan pasar el frió ni el calor), manteniendo así la temperatura constante.

- Si se emplean los vehículos personales, el portaequipaje debe estar correctamente dispuesto y todas las
condiciones precedentes deben respetarse. No olvidemos que los clientes que pasan por el
establecimiento cuando se descarga pueden hacerse una idea bastante precisa de las condiciones de
higiene que reúne el local.

- Tanto si los productos se adquieren directamente como si son entregados en el establecimiento hay que
fijarse bien en la indicación de la fecha de caducidad, que debe ser precisa y clara.

De todas formas, hay una serie de productos alimenticios en los que no es obligado indica la fecha de
caducidad. Son las siguientes:

- Frutos y legumbres frescas y patatas que no hayan sido peladas.

- Bebidas con más de un 10% de alcohol.

- Productos de panadería y de pastelería que, por su naturaleza, se consume en el plazo de 24 horas

después de su fabricación.

- Vinagres.

- Sal de cocina.

- Azúcares en estado sólido.

- Quesos fermentados destinados a madurar total ó parcialmente en su embalaje.

- Ostras, moluscos y otros mariscos vivos destinados a ser consumidos crudos.

NOTA: Las conservas, productos congelados, helados, cremas heladas y sorbetes deben llevar, además de la
fecha de caducidad, la inscripción del lote de fabricación.

*Especificación de compra estándar:

Para cumplir cabalmente con el control de compras el encargado de la sección debe disponer de la siguiente
información:

- Control de proveedores por artículos

- Especificación estándar de cada artículo

Se referencia a la elaboración de un manual de compras de alimentos y bebidas donde se describen las

especificaciones de cada artículo, su uso, su presentación, su dosificación, temporada, medida, peso,
volumen, acompañado de su calidad.
Generalmente se aplica en los grupos con que se trabaja:

. Alimentos
. Bebidas
. Cigarrillos
. Víveres
. Enlatados, etc.

Esta labor se lleva a cabo en un comité de mejoramiento: con ayuda del chef de cocina, maître, barman,
mesero, jefe de compras, gerencia de alimentos y bebidas.

Generalmente, se solicita productos de temporada, frescos y en base a la receta estándar, es muy usual
utilizar la lista de mercado colocando las características.

*Principios generales de compra:

-Conocimiento relacionado con la necesidad de la empresa

-Conocimiento de la especificación estándar

-Conocimiento de los proveedores

- Conseguir convenios sobre pagos

-Coordinación correcta entre los diferentes pasos de la compra, su recibo.

-Disponer de toda la información básica.

-Buenas relaciones con los proveedores.

-Manejar éticamente los procesos.

-Ser leal al proveedor “hotel”.

*Responsabilidad de la persona encargada de compra:

Es recibir solicitudes de compras para luego poner a funcionar toda la logística con objetivo de conseguir los
productos de buena calidad, cantidad con un precio competitivo del mercado donde se desarrolle su
actividad. Deben tener todas las alternativas para suplir emergencias en caso de no contar con transporte ó
sencillamente un pedido de emergencia conocer donde conseguirlo en el tiempo exacto con efectividad y
eficacia, entre sus funciones está:

- Deberá recibir las solicitudes de compra/ lista de mercado

- Deberá elaborar las cotizaciones.
- Deberá elaborar las órdenes de compra.
- Escogerá los proveedores.
- Negociará con los proveedores.
- Entrevistará a los proveedores.
- Analizará las ofertas y comparará precios competitivos.
- Conseguirá toda clase de licencias e importaciones.
- Llevará el seguimiento a las órdenes de compra.
- Dispondrá de sistema de transporte cuando amerite.
- Asegurarse de la necesidad de los productos solicitados.
- Tener toda la información necesaria sobre catálogos revistas, etc.

*Almacenamiento:

Su objetivo principal es controlar, inspeccionar, conservar y despachar todo elemento depositado en el

almacén. Para realizar el control necesitamos los siguientes datos:

1. Tarjeta de Kardex: es un sistema de inventario permanente, implantado como un procedimiento para

controlar el movimiento de las mercancías. Esta tarjeta permite controlar las cantidades de costo de las
entradas y salidas de un artículo y dar la existencia de este sin hacer un inventario físico.
La tarjeta consta de las siguientes partes:

- Encabezamiento: razón social, nombre de la cuenta principal, nombre de 31 artículos con la referencia y el
código.

- Fecha, mes, día y año en que se efectúa la transacción por registrar.

- Detalle: descripción del movimiento, compra, venta o devolución en compra y venta.

- Comprobante diario de contabilidad.

- Entradas: se registran compras y devoluciones de compra de mercancías, registrando el costo y el total de

artículos comprados con los datos de las facturas de compras liquidadas al costo, al final del periodo esta
columna informa el valor total de las mercancías almacenadas durante el periodo:

-Inventario inicial + compras

- devoluciones de compras.

- Salidas

- Saldos

- Costo unitario

- Localización

- Proveedor
2. Bin- Card: registra el movimiento de entrada y salida, en la columna de balance, y se utiliza para el control
e inventario de granos, enlatados, envasados, lácteos, vinos, licores y cigarrillos.

- Nombre del artículo

- Grupo al cual pertenece

- Presentación del producto

- Número que se le adjudica al producto

- Cantidad consumida del producto entre pedidos

- Cantidad de que se cumple el producto mientras se acaba el ciclo del programa.

- En que se hace el movimiento ya sea para entrada o salida.

- Registro de las entradas.

- Resultado del inventario.

3. Meat –Tag (tarjeta de carnes): a través de este se ejerce un control de inventario para las carnes y
salsamentaría, pescados y mariscos, aves y carnes. La elaboración de este concierne a recibo, ya que la
mercancía debe entrar al almacén. Esta relaciona el contenido de dichos paquetes especificando el número
de unidades y el costo unitario; que corresponda al comprobante de recibo de mercancía.

- Grupo de inventario
- Clase de carne de acuerdo al grupo: res, ternera, cerdo.
- Nombre del corte.
- Peso total
- Numero de porciones
- Costo por libra
- Nombre del proveedor.

*Especificaciones del almacén en general:

El almacenista debe ser competente a la conservación de las mercancías, siendo parte de ellos la
organización de los diferentes puestos que integran el almacén de un hotel o club: los alimentos requieren
de un lugar según su temperatura y ambiente.

Los alimentos por su cuidado se subdividen así:

1. Carnes y pescados
2. Comestibles
3. Productos de granja
4. Frutas y verduras
a. Cuartos fríos para carnes: su temperatura está más cerca posible de 0 grados a -10 grados.

b. Cuartos fríos para pescado: su temperatura deberá ser de de 0 grados a -20 grados. Estos no pueden estar
juntos a la carne debido al olor que el despide.

c. Depósito de comestibles: su temperatura debe ser seca ya que se guardan aquí productos enlatados,
condimentos y harinas.

d. Cuartos fríos de productos lácteos: la temperatura debe ser de 4 grados y humedad requerida para la
leche, crema y queso.

e. Cuarto para frutas y verduras: su temperatura debe ser de 4 a 7 grados. Este varía de acuerdo al tipo de
fruta o vegetales.

f. Bebidas: el estante de los licores debe tener buena ventilación, las botellas de vino deben estar en forma
vertical que el líquido tenga contacto con el corcho y no sufra resequedad.

*Clasificación de alimentos y bebidas para diligenciar el almacenamiento:

De acuerdo a la clase de alimento se aplicará un proceso de gestión de almacenaje diferente que altera la
utilización del sistema de información. La clasificación se debe identificar así:

. Carne y salsamentaría

. Pescados y mariscos

. Aves y caza

. Lácteos, huevos, pan frutas y verduras

. Enlatados y envasados

. Granos

Se puede decir que la mayor parte de alimentos pueden ser almacenados satisfactoriamente durante un año
bajo condiciones adecuadas sin tener en cuenta la pérdida de valores.

La temperatura de refrigeración de cuartos fríos debe estar controlada por termómetros y es necesario que
cada uno tenga su propia tablilla.

*Recomendaciones especiales para el almacenamiento:

1. Temperatura adecuada. La alta temperatura produce mohos y bacterias durante periodos prolongados.

2. Los enlatados a temperaturas excesivas acelera la descomposición de alimentos y produce perforaciones

en las latas.

3. La humedad elevada produce bacterias y mohos.

4. La limpieza es un buen factor que elimina polvo y otras impurezas.

5. La duración de la carne dependerá de:

- Calidad original

- Manejo del matadero hasta el procesador

- Si es fresca congelada, salada, ahumada o cocida

- Si viene empacada y envuelta o no

- Tamaño y forma de los cortes

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