Manual de Usuario SIGECOF

REGULARIZACIÓN
DE COMPROMISO

MANUAL DE USUARIO SIGECOF APROBADO POR: JEFA DE LA ONCOP

REGULARIZACIÓN DE COMPROMISO
Punto: DGAT-001/2013
De Fecha: 31/01/13
 CONTROL DE REVISIONES Y ACTUALIZACIONES

Fecha de Sección o
Nº de Punto de Motivo de la
Aprobación y/o Páginas Responsable
Versión Cuenta Actualización
Actualización Modificadas

MANUAL DE USUARIO SIGECOF APROBADO POR: JEFA DE LA ONCOP

REGULARIZACIÓN DE COMPROMISO
Punto: DGAT-001/2013
De Fecha: 31/01/13
CONTENIDO PÁG.

A. OBJETIVO ............................................................................................................................... 1

B. ALCANCE ............................................................................................................................... 1

C. FICHA DEL APLICATIVO ...................................................................................................... 2

D. PROCESO: REGULARIZACIÓN DE COMPROMISO ............................................................ 3

- REGULARIZACIÓN DE COMPROMISO .............................................................................. 3

- PUNTO DE DECISIÓN DE REGULARIZACIÓN DE COMPROMISO ................................ 14

E. PREGUNTAS Y RESPUESTAS FRECUENTES .................................................................. 16

MANUAL DE USUARIO SIGECOF APROBADO POR: JEFA DE LA ONCOP

REGULARIZACIÓN DE COMPROMISO
Punto: DGAT-001/2013
De Fecha: 31/01/13
 MANUAL DE USUARIO
CODIGO: DGAT-MU - 18
SIGECOF:

REGULARIZACIÓN DE
VIGENCIA: 31/01/2013
COMPROMISO

A. OBJETIVO

El objetivo del presente manual es proporcionar una herramienta de apoyo que permita la
orientación, consulta y capacitación de los usuarios del Sistema Integrado de Control y Gestión de
las Finanzas Publicas (SIGECOF), en función de optimizar el registro de las operaciones
económico-financieras, en este caso, del aplicativo Regularización de Compromiso, el cual
permite realizar modificaciones a los datos del registro de la segunda etapa del gasto, es a saber:
N° de documento, tipo de documento, origen presupuestario, incrementos o disminuciones en el
monto.

B. ALCANCE

La responsabilidad del cumplimiento y buen uso del aplicativo, será del funcionario público
que cuente con el rol Analista Administrador II y para el momento de la decisión será del Director de
Línea.

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VIGENCIA: 31/01/2013
COMPROMISO

C. FICHA DEL APLICATIVO

1.- Denominación Regularización de Compromiso
Realiza modificaciones a los datos del Registro del
2.- Definición y Objetivo
Compromiso.
3.- Rol Ejecutor Analista Administrador II.
4.- Rol Decisor Director de Línea.

5.- Requisitos Registro de Compromiso Aprobado y no Causado.

6.- Resultado Compromiso modificado.

7.- Diagramas de Flujo

Analista Administrador II Director de Línea

INICIO

Búsqueda del Compromiso

Listado de Compromisos

Datos del Compromiso

Selección de Documento
Soporte

Fuente de Financiamiento

Modificación de
Imputaciones

Resumen de Regularización
Punto de Decisión
de Compromiso
Aprueba
Compromiso
Aprobado pendiente FIN
por causar

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D. PROCESO: REGULARIZACIÓN DE COMPROMISO.

ROL: ANALISTA ADMINISTRADOR II

Una vez seleccionado el aplicativo “Regularización de Compromiso” y cumpliendo con cada uno
de los pasos del punto “Apertura del Proceso” descrito en el Manual de Usuario “Interfaz
Negociadora”, el sistema le proporcionará la pantalla “Regularización de Compromiso >
Parámetros de Búsqueda” donde comenzará a realizar el registro (Ver Pantalla Nº 1).

Pantalla Nº 1

1. En esta pantalla podrá verificar los siguientes datos:

- “Ejercicio Presupuestario: Mostrará el año del ejercicio en curso.

- “Expediente”: Indica el número asignado por el sistema.

- “Fecha”: Fecha de creación del expediente.

- “Órgano”: Código y denominación del órgano al cual pertenece el grupo de trabajo del
usuario que inicia la sesión.

- “Unidad Administradora”: Código y nombre de la Unidad Administradora a la cual

pertenece el grupo de trabajo del usuario que inicia la sesión.

Una vez, verificada la información descrita anteriormente, proceda a registrar la información en

los campos que se detallan a continuación:

1.1. “Expediente del Compromiso”: Registre el número del expediente asignado por el
sistema al momento de realizar el registro de compromiso.

1.2. “Nº Compromiso” Registre el número del compromiso asignado por el sistema.

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1.3. “Cod. Beneficiario”: Presione el botón el sistema le proporcionará la pantalla

“Lista de Beneficiarios” (Ver Pantalla Nº 2).

Pantalla Nº 2

1.4. En esta pantalla presione el botón del campo “Seleccionar Tipo de Persona”
desplegando así las opciones como se muestra a continuación (Ver Pantalla Nº 3),
usted podrá escoger el tipo de persona ubicando con el cursor del mouse la opción y
haciendo clic sobre la misma.

Pantalla Nº 3

1.5. Seguidamente usted deberá presionar el botón , del campo “Seleccionar Campo
de Búsqueda” desplegando así las opciones como se muestra a continuación (Ver
Pantalla Nº 4), podrá escoger el campo de búsqueda ubicando con el cursor del
mouse la opción y haciendo clic sobre la misma.

Pantalla Nº 4

1.6. Seguidamente usted deberá colocar en el campo que aparece a continuación la

información de referencia que facilite la búsqueda del beneficiario en cuestión (Ver
Pantalla Nº 5).
NOTA

Al agregar mínimo cinco caracteres referentes al beneficiario,

el sistema realizará una busqueda con los datos registrados
.

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Pantalla Nº 5

1.7. Seguidamente presione el botón y el sistema le mostrará al beneficiario en la

pantalla como se muestra a continuación (Ver Pantalla Nº 6).

Pantalla Nº 6

1.8. Proceda a hacer clic en el nombre del beneficiario, de esta manera el sistema traerá a
la pantalla inicial el beneficiario seleccionado, como se muestra a continuación (Ver
Pantalla Nº 7).

Pantalla Nº 7

1.9. A continuación en el campo “Tipo de Pago” presione el botón para desplegar los
tipos de pagos que le permitirán por este parámetro ubicar el compromiso que requiere

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regularizar (recuerde que en esta sección sólo aparecerán los tipos de pagos en que
se tiene disponibilidad presupuestaria), ubique con el cursor del mouse el tipo de pago
que corresponda y haga clic sobre el mismo (Ver Pantalla Nº 8).

Pantalla Nº 8

1.10. Seguidamente en el campo “Nº Doc.” proceda a registrar el número de documento con
el cual realizó el registro de compromiso en el sistema.

1.11. De igual forma en el campo “Tipo Documento” haga clic sobre el botón , para
desplegar los tipos de documentos que le permitirán por este parámetro ubicar el
compromiso que requiere regularizar (recuerde que en esta sección sólo aparecerán
los tipos de documentos aceptados como soportes de compromiso para registrar un
compromiso); ubique con el cursor del mouse el tipo de documento que corresponda y
haga clic sobre el mismo (Ver Pantalla Nº 9).

Pantalla Nº 9

1.12. Presione el botón , a continuación el sistema le proporcionará la pantalla

“Regularización de Compromiso > Lista de Compromisos” (Ver Pantalla Nº 10),
para continuar con la regularización del compromiso.

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Pantalla Nº 10

NOTA

Llenando mínimo uno de los campos anteriores se podrá ejecutar la búsqueda

del compromiso a regularizar.

2. En esta pantalla usted podrá seleccionar en el listado el compromiso que requiere regularizar

presionando el botón correspondiente al expediente que va a regularizar (Ver Pantalla Nº

11).

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Pantalla Nº 11

2.1. A continuación presione el botón y el sistema le proporcionará la pantalla

“Regularización de Compromiso > Datos del Compromiso” (Ver Pantalla Nº 12).

Pantalla Nº 12

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3. Seguidamente, para iniciar el proceso de regularización, si así lo requiere, proceda a cambiar

el origen presupuestario haciendo clic sobre la respectiva casilla (1. Presupuesto de Ley;

2. Crédito Adicional, y 3. rectificación). A continuación haga clic sobre el botón y el

sistema desplegará la pantalla “Regularización de Compromiso > Selección del
Documento Soporte (Ver Pantalla Nº 13), para continuar con el proceso de regularización.

Pantalla Nº 13

3.1. En esta pantalla ingrese los campos “Documento Nº”, “Tipo de Doc.” y modifique el
campo “Observación” si así fuese requerido (Para ello ejecute los pasos del 1.10 al
2.1 del Manual de Usuario Registro de Compromiso), de lo contrario presione el

botón para continuar con el registro de regularización de compromiso el

sistema le proporcionará la pantalla “Regularización de Compromiso > Seleccionar
Fuente de Financiamiento” (Ver Pantalla Nº 14).

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Pantalla Nº 14

3.2. En esta pantalla podrá verificar la Fuente de Financiamiento; los campos “Colocación
de Bonos” y “Tipo de Crédito” estarán activos cuando el registro que está sufriendo
modificaciones sea de tipo de pago 9 ó 10 respectivamente, presione el

botón , para continuar con la regularización de compromiso el sistema le

proporcionará la pantalla “Regularización de Compromiso > Imputaciones”. (Ver
Pantalla Nº 15).

Pantalla Nº 15

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4. En esta pantalla usted podrá verificar los siguientes datos: “UEL”, “CATP”, “FF”, “OBJETO
DEL GASTO”, “DENOMINACIÓN”, “MONTO DISPONIBLE”, relacionados a las imputaciones
realizadas con anterioridad.

4.1. En el campo “Monto” si requiere disminuir el monto comprometido, anteponga el signo

(-) al monto de la disminución, el sistema totalizará el monto que se va a afectar por
partida (Por ejemplo: Si el compromiso es de Bs 100,00 y desea disminuirlo a Bs
90,00. Deberá colocar en el campo monto “-10,00”), pero si requiere aumentar el
mismo registre la suma sin colocar ningún signo aritmético (Ver Pantalla Nº 16).

Pantalla Nº 16

NOTA

Debe repetir este paso tantas veces requiera la Regularización de Compromiso que está
realizando, adicionalmente recuerde regularizar las imputaciones por concepto de
Impuesto al Valor Agregado asociado al registro de compromiso.

4.2. Seguidamente presione el botón para finalizar con la regularización de

compromiso, el sistema le proporcionará la siguiente pantalla “Regularización de
Compromiso > Resumen” (Ver Pantalla Nº 17).

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COMPROMISO

Pantalla Nº 17

5. Usted podrá imprimir el Resumen de la Regularización del Compromiso, presionando el

botón ; luego de verificar que las modificaciones fueron guardadas con éxito presione el

ícono ; el sistema le proporcionará el nombre del usuario al cual fue enviada la tarea
realizada (Ver Pantalla Nº 18).

Pantalla Nº 18

Fin del proceso: Regularización de Compromiso.

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COMPROMISO

PROCESO: PUNTO DE DECISIÓN DE REGULARIZACIÓN DE COMPROMISO

ROL: DIRECTOR DE LÍNEA

Cuando el Director de Línea requiera aprobar una Regularización de Compromiso, este deberá
acceder al expediente requerido, realizando cada uno de los pasos descritos en el punto “Búsqueda
de un proceso iniciado – Tareas Pendientes” del Manual del “Interfaz Negociadora”, de esta manera
el sistema le proporcionará la pantalla “Punto de Decisión de Regularización de Compromiso”
(Ver Pantalla Nº 19).

Pantalla Nº 19

1. En esta pantalla podrá verificar el reporte de Regularización de Compromiso, el cual le

presentará en detalle todas las imputaciones comprometidas y regularizadas con su respectivo
monto, así como también el total de la regularización de compromiso registrado. Se deberá

imprimir dicho reporte para su control interno presionando el botón .

2. Seguidamente proceda a registra el punto de decisión presionando el botón del campo

“Decisión”; el sistema desplegará como única opción “Aprobar” como se muestra a
continuación (Ver Pantalla Nº 20).

Pantalla Nº 20

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REGULARIZACIÓN DE
VIGENCIA: 31/01/2013
COMPROMISO

3. Proceda hacer clic sobre la opción “Aprobar”, seguidamente presione el botón ; el

sistema indicará el mensaje de confirmación como se muestra a continuación (Ver Pantalla Nº
21)

Pantalla Nº 21

Fin de proceso: Punto de Decisión de la Regularización de Compromiso

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F. Preguntas y Respuestas Frecuentes

N° Pregunta Respuesta

Esto se debe a que el compromiso se realiza con el fin de

garantizar la disponibilidad presupuestaria para el pago de
¿Por qué al momento de realizar un
un gasto, es decir, la afectación preventiva de los créditos
1. compromiso la disponibilidad es
presupuestarios. El compromiso debe registrarse al
apartada?
momento en que nace la obligación independientemente
del momento en que ocurran el causado y pago.

¿Por qué si poseo disponibilidad Para realizar cualquier compromiso es necesario que el
presupuestaria el Sistema no Órgano posea disponibilidad de cuota de compromiso
2. permite realizar un compromiso e otorgada por la ONAPRE, ésta es independiente a la
indica el error “no posee cuota de disponibilidad presupuestaria y es requisito indispensable
compromiso”? poseerla para realizar cualquier compromiso.

Cuando esto sucede, el usuario debe verificar si

¿Qué hacer si un ente receptor al
efectivamente seleccionó el ente que posee los créditos
momento de realizar un
asignados y, adicionalmente verificar el reporte
3. compromiso el sistema indica que:
“disponibilidad presupuestaria por ente receptor” para
“No posee fuente de Financia-
constatar que efectivamente los créditos se encuentran
miento”?
disponibles.

Esto se debe a que no se ha realizado la constitución del

¿Por qué al realizar un registro de
fondo que no se lista, el usuario deberá realizar el registro
4. compromiso no se muestra el tipo
de la cuenta por mantenimiento de fondos y en el caso de
de fondo en Avance o Anticipo?
fondo en anticipo realizar la solicitud inicial de dicho fondo
.

Esto se presenta cuando no se ha realizado la distribución

administrativa para desconcentrar los créditos, realice la
¿Por qué al realizar un registro de
consulta a través del reporte “disponibilidad presupues-
compromiso a cualquier bene-
5. taria” para chequear que los créditos se encuentren en la
ficiario muestra “no posee fuentes
unidad administradora central. Posteriormente deberá
de financiamiento?
solicitar a su unidad central la desconcentración de los
créditos presupuestarios.

¿Por qué al realizar la carga de una

Este mensaje se muestra cuando la imputación
imputación el sistema muestra el
presupuestaria que se está cargando no corresponde al
6. siguiente mensaje “Objeto de
tipo de pago seleccionado, consulte el reporte “objeto de
Gasto Inválido”?
gasto por tipo de pago” para chequear la compatibilidad
de la imputación que le permita realizar el correcto registro
del gasto.

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REGISTRO DE REGULARIZACIÓN
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Esto sucede cuando el monto que se está intentando

¿Al guardar el compromiso el
comprometer es superior a la cuota de compromiso
sistema muestra el mensaje
7. disponible, en este caso el usuario debe solicitar a su
“Imputación Presupuestaria no
unidad de presupuesto la solicitud de cuota por medio de
posee cuota de compromiso”?
una reprogramación.

Esto se presenta cuando dentro del grupo de trabajo del

¿El sistema me arroja el siguiente Analista Administrador II no se encuentra un usuario con
mensaje “Error tarea enviada al el rol Supervisor de Transacciones, el usuario deberá
8.
usuario NULL o No se encuentra comunicarse con el Administrador del Flujo de Trabajo de
usuario con rol Dir_Línea “? su órgano para solventar el problema y posteriormente
enviar nuevamente el expediente a la siguiente tarea.

¿El sistema me arroja al momento

Verifique el reporte “Disponibilidad presupuestaria” y en
de realizar la imputación
caso de no poseer disponibilidad, sugiera la realización por
9. presupuestaria el siguiente
parte de su unidad de presupuesto de un traspaso para
mensaje “Objeto de gasto sin
solventar la situación.
disponibilidad presupuestaria”?
Si se presenta este caso debe efectuar lo siguiente:
- Si el expediente del causado se encuentra en Punto de
¿Qué sucede si se aprueba un Decisión, anule el expediente y proceda a regularizar el
10. compromiso que presenta error y compromiso.
posteriormente es causado? - Si el expediente de causado ya fue aprobado, regularice
el causado a cero (0) y luego proceda a realizar la
regularización del compromiso.

Verifique en el reporte “Mayor de Ejecución por Selección”

¿Se realizó la regularización del
que el sistema haya tomado la regularización y que no se
11. compromiso pero no fue devuelta
hayan realizado compromisos posteriores a dicho proceso
la disponibilidad?
que afecten la disponibilidad.

Verifique que el compromiso regularizado corresponda al

¿Se realizó la regularización del
trimestre en que se está realizando la acción, de no ser
12. compromiso pero no fue devuelta
así, la cuota no va a ser devuelta puesto que las cuotas
la cuota de compromiso?
tienen vigencia en el trimestre que fueron aprobadas.

Esto se debe a que los procesos de regularización nacen

¿El sistema no me permite anular aprobados y luego de guardar no pueden ser anulados, en
13.
la Regularización? este caso, el usuario debe proceder a realizar un nuevo
proceso de regularización donde podrán corregir el error.

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SIGECOF:

REGISTRO DE REGULARIZACIÓN
DE COMPROMISO VIGENCIA: ## / ## / 20##

Esto puede presentarse por error en la búsqueda, bien

sea, por la selección del tipo de pago incorrecto o porque
los parámetros no coinciden. Igualmente, podría suceder si
¿Por qué el sistema muestra el
el expediente de compromiso que se busca para causar
14. mensaje de error “No se
está en proceso, anulado, causado o fue regularizado a
encontraron compromisos”?
cero (0), para verificar esta información diríjase al reporte
“detalle del compromiso ó estado del compromiso” a
través del módulo de reportes.

Esto se presenta cuando dentro del grupo de trabajo del

¿Por qué el sistema muestra el Analista Administrador II no se encuentra un usuario con
mensaje de error “tarea enviada al el rol Director de Línea, en este caso, el Administrador del
15.
usuario NULL o No se encuentra Flujo de Trabajo de su órgano podrá solventar el problema
usuario con rol Dir_Línea”? y posteriormente enviar nuevamente el expediente a la
siguiente tarea.

Esto se debe a que los procesos de regularización nacen

aprobados y luego de guardar no pueden ser anulados, en
¿Por qué el sistema no permite
16. este caso el usuario que debe proceder a realizar
anular la regularización?
nuevamente el proceso de regularización y solventar el
error.

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