Administración de activos fijos

¿Qué es la Administración de Activos fijos?

Es el área de la contabilidad que trata del buen uso y control adecuado de los Activos fijos de la
empresa con el objeto de evitar pérdidas.

Gracias a la Administración de Activos fijos la empresa puede controlar sus

bienes, programar acciones de mantenimiento, reemplazar maquinarias y hasta evitar robos.

¿Qué comprende la administración de activos fijo?

Existen diversas tareas involucradas en la administración y control de activos, entre las cuales están:

• La actualización de inventarios con todos los datos necesarios y su respectivo código de

identificación.
• La definición de lapsos de mantenimiento para estimar su costo.
• Elaboración de informes mensuales sobre los nuevos activos y las desincorporaciones.
• Determinación del valor de la amortización por activo fijo.
• Elaboración de los cuadros de Activos fijos según la moneda de curso legal y en divisa.

¿Cuál es la importancia de la Gestión de Activos fijos?

Son diversas las razones para llevar a cabo un buen seguimiento de Activos fijos, entre las cuales
están:

• Permite llevar un mejor control sobre los Activos fijos de la compañía facilitando todos los
procesos de ubicación y mantenimiento.
• Ayuda a determinar de manera inmediata Activos fijos inexistentes, que han quedado
inutilizados, que están dañados o incluso que hubieran sido hurtados.
• Asegura el cálculo preciso de la amortización y la depreciación que sufren los Activos fijos
debido al tiempo de uso. Requiere de la identificación de las fechas en que se incorpora
maquinaria, sus costos y tiempo de vida estimado.
• Ayuda a evitar sanciones fiscales y el cálculo correcto de la depreciación de los Activos fijos
disminuirá los impuestos.
• Favorece la reducción de gastos al determinarse los lapsos adecuados para el mantenimiento
preventivo. Así se evitan paradas innecesarias y se alarga la vida útil de los Activos fijos.
• Evita o reduce el robo o hurto de Activos fijos. Al tener mayor control y vigilancia se persuade
a cualquier persona de evitar su apropiación indebida. Y favorece la creación de métodos o
procesos para recuperar tales activos.
• Aunque todo esto pueda parecer complicado, hoy en día existe software y aplicaciones que
facilitará la correcta Administración de Activos fijos.

¿Cómo se lleva a cabo el Control de Activos fijos?

• Para gestionar los Activos fijos de manera eficiente es necesario tener en cuenta los
siguientes elementos:
• Determinar su ubicación y existencia. De esa forma se evita la pérdida de tiempo
buscando por toda la empresa.
• Determinar la cantidad exacta de Activos fijos con los que se cuenta. Esto va a ser de
mucha utilidad en los cálculos.
• Mantener un control periódico del estado y condición en la que se encuentran los Activos
fijos. Con ello se programa el mantenimiento y la sustitución o reemplazo en caso de
haber alcanzado el máximo de su vida útil.
 • Definir los tiempos y labores de mantenimiento preventivo para reducir daños y paradas
innecesarias que disminuyan la producción.
• Estrategias y tácticas
• Da un paso adelante con todo lo que EGA Futura tiene para tu empresa, brindándote la
mejor información sobre la Administración de Activos fijos. Lleva el futuro a tu negocio y
conoce todo lo que hemos preparado para ayudarte.

Depreciación y Amortización de los Activos Fijos y Diferidos

Qué es la depreciación
Siguiendo a la NIF C-6, primero vamos a definir a la depreciación como un procedimiento contable
mediante el cual una empresa reconoce la pérdida del valor económico de un activo fijo a lo largo de
su vida útil.
Esta disminución en el valor del bien puede darse por el ya citado paso del tiempo, por la aparición de
nuevas tecnologías, y por el uso que se le ha dado. Así, la depreciación es la expresión contable del
desgaste que sufren los activos fijos.
Factores que influyen en la depreciación
De esta manera, para calcular la depreciación de un activo fijo las empresas pueden tomar en cuenta
los siguientes factores:

• Valor inicial. Corresponde a la cantidad de dinero que la empresa tuvo que pagar para adquirir
el activo.
• Vida útil. Es la cantidad de tiempo que el bien no circulante puede ser útil para la empresa.
• Valor residual. Es el valor que tendrá el bien al finalizar su vida útil. Por ejemplo, para ser
vendido como chatarra.
• Estas son derivadas de las modificaciones que se le han hecho a un bien, incrementando su
valor.

Pero además, de estos factores, el método que se utilice para hacer la depreciación puede afectar
mucho el monto final de depreciación y con ello, el valor actual del activo.
Ámbitos en los que se registra la depreciación
Además, dichos factores pueden ser relevantes de acuerdo a los fines con los que se utiliza. Así la
depreciación de activos fijos puede ser registrada en dos ámbitos de las empresas:

• En este ámbito la depreciación sirve para deducir los impuestos que deberá pagar la empresa,
como el Impuesto sobre la Renta. En este caso, las compañías suelen utilizar como método de
depreciación los porcentajes establecidos en la LISR y métodos que distribuyen el valor del
activo de manera equitativa entre todos sus años de vida útil.

• Considera la depreciación a partir de varios factores como la producción, la vida útil, monto
depreciable, etc. Sirve para elaborar los estados financieros de la empresa. Así, influye en el
valor patrimonial, el flujo de efectivo y en la estrategia de inversiones de la empresa. Usando
como referencia las directrices establecidas al respecto en la NIF C-6.

Por qué es importante hacerla

Como decíamos al principio, la depreciación de activos fijos es importante para la compañía por tres
razones fundamentales:

1. Porque al actualizar el valor patrimonial de la empresa, disminuyen las utilidades a repartir entre
los accionistas, permitiendo ahorrar para tener un flujo de efectivo necesario para inversiones.
Posibilitando así que la compañía se mantenga operativa a lo largo del tiempo.
2. Además, al establecer un valor patrimonial menor (comparado al que se tendría sin cálculos de
depreciación), las obligaciones tributarias por concepto sobre ISR también se reducen.
 3. Finalmente, si se conoce cuánto es el valor del desgaste de la maquinaria en la producción,
pueden establecerse costos más claros y adecuar los precios finales de los bienes o servicios
a ello.

Si tu empresa, como muchas, todavía limita la gestión de bienes al mantenimiento y los inventarios,
es hora de que te pongas al día. El cálculo y registro contable de la depreciación de activos fijos
también debe estar incluido dentro de los pilares fundamentales de este trabajo. No solo te ayudará a
ahorrar dinero, sino que hará más sostenible sus actividades.
¿Qué es la amortización de los activos fijos de una empresa?
Un término muy relacionado a la depreciación es la amortización. Si ya has leído algo al respecto es
posible que pienses que ambos son sinónimos. Y no es raro. De hecho, en países como España y
Argentina, de acuerdo a su legislación se utilizan indistintamente cuando se habla de los activos de
una empresa. En México, existe una diferencia clara entre las dos definiciones contables. De eso
vamos a hablar en este artículo.
Diferencias entre amortización y depreciación
Para empezar, debemos referirnos a la similitud entre ambos términos y es que los dos se refieren al
reconocimiento de la pérdida de valor de los activos fijos de una empresa. Sin embargo, la principal
diferencia que hay entre depreciación y amortización, es que la primera se refiere a activos fijos
tangibles y la segunda a activos fijos intangibles.
Activos fijos intangibles
A partir de esta primera diferencia, podemos encontrar otras que tienen que ver con las
características propias de los activos fijos intangibles. Si recuerdas nuestro artículo de tipos de
activos fijos, podrás recordar que son aquellos bienes abstractos, que no se pueden tocar, y sin
embargo, generan valor para la empresa. Pero además, esta es una lista de cosas que los
distinguen de otro tipo de bienes:

• Su valor económico está determinado por el consenso entre varios actores que forman parte
de un mismo mercado.
• Por tanto, involucran a otras instituciones en su regulación.
• Pueden tener una vida útil finita o infinita. En este último caso no es posible amortizarlos.
• Su valor residual por regla es cero. Salvo que haya un compromiso de compra cuando al
acabar su vida útil o un mercado en el que pueda venderse.

Algunos bienes intangibles pueden ser marcas, patentes, licencias, el know how de una empresa,
derechos de autor, franquicias, créditos mercantiles, entre otros.
Amortización de activos diferidos
Los activos diferidos deben ser amortizados en la medida en que se van utilizando, en la media en
que se van gastando o consumiendo.
¿En qué consiste la amortización de activos diferidos?
Cuando un gasto pagado por anticipado se trata como activo diferido, es decir, no se lleva al gasto,
sino que se deja en el activo, en la medida en que la empresa lo va consumiendo se va llevando al
gasto.
En consecuencia, en la media en que la empresa va utilizando el activo lo los recursos activados, los
va llevando al resultado como un gasto.
Por ejemplo, si la empresa en octubre de 2020 pagó anticipadamente 12 meses de arriendo, esto es,
hasta noviembre de 2021, no lleva al gasto la totalidad del pago en el 2020, sino lo que corresponda
a los meses del 2020.
En el 2021, cada mes que transcurra saca el arriendo correspondiente del activo y lo lleva al gasto.
Esto va generando una amortización acumulada hasta que la totalidad del activo se amortice o se
gaste.
No existe un método único a seguir para amortizar los activos diferidos, de suerte que en algunos
casos se podrá utilizar un método de línea recta, en otro un método de saldos decrecientes, o
simplemente según se vaya consumiendo el activo diferido.
Por ejemplo, el arrendamiento se amortizará según lo que se pague cada mes. La papelería según lo
que se consuma cada mes, por lo tanto no habrá un patrón definido a seguir, aunque se puede
implementar uno.
En la amortización de activos fijos la empresa tiene mucha flexibilidad para elegir periodo de
amortización y la forma de calcularla, contrario a lo que sucede en la depreciación de activos fijos.
La amortización que se vaya calculando cada mes, se debe reconocer como un gasto al tiempo que
se disminuye el saldo del activo diferido objeto de amortización.

Contabilización de la amortización de activos diferidos.

La amortización de los activos diferidos supone naturalmente la disminución del activo diferido, al
tiempo que se debe reconocer el gasto correspondiente.
Así la cosas, se utilizará una de débito a la cuenta de gastos correspondiente y un crédito a la cuenta
de amortización de activos diferidos, bueno, cuando esta exista.

La depreciación fiscal es una herramienta de deducción en la que se incluye en la declaración de la

renta una depreciación de un activo. Esto se realiza en forma de gastos de dicho periodo y supone
una ventaja fiscal.
Por medio de la depreciación fiscal es posible traducir la depreciación común de activos fijos en
forma de gasto. También es habitual presentar depreciaciones fiscales para inversiones en dichos
bienes, como sucede en vehículos o inmovilizado.

Este ejercicio es habitual a la hora de que todo tipo de empresas o individuos realicen sus
correspondientes declaraciones de renta teniendo en cuenta los mismos.

De este modo, es posible recuperar mediante una vía tributaria parte de los costes asumidos a la
hora de llevar a cabo inversiones en activos de este tipo. En otras palabras, es una forma de ventaja
impositiva en forma de deducción.

Mientras que la depreciación de tipo contable se expresa en los libros contables de cada sociedad
mercantil, la depreciación fiscal tiene como fin su transcripción en declaraciones impositivas.

Funcionamiento básico de la depreciación fiscal

A la hora de plantear una declaración de renta, el propietario del bien depreciado (ya sea una
persona física o jurídica como empresa) debe estimar el importe de depreciación.

Dicho importe suele estar consolidado en un cuadro de depreciación con la estimación de la vida
útil del activo fijo al que nos referimos.

El mismo debe ser considerado como un gasto producido durante ese ejercido e incluirse de este
modo. En ese sentido, no se trata de costes o gastos realizados en el ejercicio, como puedan ser
compras u otras inversiones realizadas.

Al aumentarse de este modo el nivel de gastos, la ganancia obtenida durante el periodo de tiempo
que abarca el impuesto se vería reducido. De este modo, habitualmente el impuesto sobre la
renta gravará un importe menor de ganancia y, por lo tanto, significaría una cantidad de impuesto
menor.

En definitiva, se busca disminuir la carga fiscal ayudándose de la depreciación de los activos

propiedad de la empresa y empleados para su funcionamiento cotidiano.
La mayoría de las veces, al comprar equipo y maquinaria, los empresarios se encuentran en
problemas, al calcular el valor de sus activos año con año, es por esto que para calcularlo mejor, se
usan las tasas de depreciación.
Si no sabes como calcular el valor de tus activos año con año, aquí te decimos qué es la
depreciación contable y 3 formas para calcularla.
¿Pero qué es la depreciación contable?
Bueno, las tasas de depreciación son aquellos porcentajes de valor perdido que cada activo sufre
de manera anual, es decir, el dinero que dejan de valer los bienes de uso.
Sin embargo, en la mayoría de las ocasiones, esa cantidad es calculada de acuerdo a lo que cada
dueño supone que debe valer su activo en cierto momento, sin detenerse a pensar si en realidad es
la cantidad correcta o se encuentra en un error.
Por ese motivo existe la depreciación contable, la cual nos ayuda a encontrar ese valor a través de
ciertos métodos. Éstos nos brindan resultados exactos que toman en cuenta todo lo necesario para
que la cantidad sea la correcta.
“La depreciación es un reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes, distribuido
durante su vida útil estimada, con el fin de obtener los recursos necesarios para la reposición de los
bienes, de manera que se conserve la capacidad operativa o productiva del ente público. “
A continuación te presentamos 3 formas para calcular la depreciación en tu empresa:
Métodos de Depreciación
• Método de depreciación en línea recta: también recibe el nombre de método “lineal”, admite
que la depreciación es una función constante del tiempo y que las causas que la provocan
tienen efectos continuos y homogéneos.
El cálculo que debe efectuarse es el siguiente:
Valor a depreciar / Vida útil estimada = Cuota de depreciación
• Método de depreciación creciente: este método supone que el desgaste que se produce es
inferior en los primeros años y que aumenta progresivamente con el correr del tiempo.
– Creciente por suma de dígitos: este método establece que la cuota de un período es igual a la
proporción del valor a depreciar que surge de relacionar la cantidad de los años que faltan depreciar
con la suma de los números de 1 a n, siendo n el total de años estimados de vida útil.
Si la vida útil se estimó en cinco ( 5 ) años, la suma de los números de “1 a n” es la siguiente:

1 + 2 + 3 + 4 + 5 = 15
y la proporción que corresponde a cada año es:
Año Proporción ( año/15 )
1. 1/15 = 6,67 %
2. 2/15 = 13,33 %
3. 3/15 = 20,00 %
4. 4/15 = 26,67 %
5. 5/15 = 33,33 %

– Creciente por porcentajes anuales progresivos: este método consiste en la elevación creciente del
porcentaje anual sobre el valor a depreciar.
Supongamos que se calculará la depreciación aplicando en el primer año un porcentaje del 18 %
que irá aumentando un punto en cada período sucesivo, hasta llegar al 22 % en el quinto ejercicio.

Año Porcentaje
1. 18 %
2. 19%
3. 20%
4. 21%
5. 22%

• Método de depreciación decreciente: Este método determina cuotas de depreciación con

disminución progresiva hacia los últimos años de la vida útil.
 1. Decreciente por suma de dígitos: la técnica es la misma que en el método de depreciación
creciente, pero se aplica en sentido inverso.
2. Decreciente a porcentaje fijo sobre saldo: para el cálculo de la cuota no se considera el valor
de recupero y el porcentaje, que duplica el que se utiliza con el método de línea recta, se
aplica en cada ejercicio sobre el saldo inicial. El bien no llega a ser depreciado totalmente, si
bien el saldo que permanece se va acercando a cero.

La depreciación es una de las desventajas que se tienen cuando se adquieren bienes como
maquinaria y equipo, cada año valen menos debido a su desgaste y se venden en precios mucho
menores. Es por esto que te recomendamos optar por el arrendamiento financiero, así, puedes tener
la capacidad de renovar tu equipo frecuentemente, conforme surjan innovaciones y nuevos
requerimientos de tu empresa, sin tener que malvender tus activos.