4

C A P Í T U L O

Organización
Cuatro hombres valientes que no se conocen entre sí no se atreverán a atacar a un león. Cuatro menos
valientes, pero que se conocen bien, seguros de su confiabilidad y consecuentemente de su mutua ayuda,
atacarán resueltamente. He ahí la ciencia de la organización.

Coronel Charles Ardant Du Picq, 1821-1870

OBJETIVO GENERAL
El lector aplicará las técnicas y etapas del proceso de organización.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Definir el concepto organización.
• Describir en qué consisten cada una de las etapas de la organización.
• Distinguir los distintos tipos de organización.
• Explicar las etapas de la organización.
• Describir en qué consiste la división del trabajo.
• Definir el concepto de coordinación.
• Describir qué son las técnicas de organización.
• Elaborar organigramas verticales, horizontales, circulares, estructurales
y funcionales.
• Elaborar e interpretar un diagrama de flujo.
• Explicar en qué consiste la tipología de la organización, así como los tipos
de organización que existen.
• Enumerar las principales técnicas de organización.
• Describir cuál es la importancia de los valores al diseñar una estructura
organizacional.
• Aplicar los principios de organización.
• Ejercer valores y actitudes de honestidad, compromiso, colaboración
y responsabilidad.

www.FreeLibros.me
60 CAPÍTULO 4 • ORGANIZACIÓN

Mapa conceptual

Organización

Simplificación Definir Establecer Optimizar

del trabajo procesos estructuras recursos

El proceso de organización requiere:

División del
trabajo

Jerarquización Departamentali- Descripción de

zación funciones

Coordinación

Se lleva a cabo a través de:

Técnicas de
organización

Carta de
Análisis de
Manuales Organigramas Diagramas distribución del
puestos
trabajo

Principios

www.FreeLibros.me
 DIVISIÓN DEL TRABAJO 61

4.1 Importancia de la organización

El propósito de la organización es simplificar el trabajo y coordinar y optimizar
funciones y recursos. En otras palabras: lograr que el funcionamiento de la La organización consiste
empresa resulte sencillo y que los procesos sean fluidos para quienes trabajan en en el diseño y
ella, así como para la atención y satisfacción de los clientes. determinación de las
En esta etapa se definen las áreas funcionales, las estructuras, los procesos, estructuras, procesos,
sistemas y jerarquías para lograr los objetivos de la empresa así como los sistemas sistemas, métodos y
y procedimientos para efectuar el trabajo. procedimientos
La organización implica múltiples ventajas que fundamentan la importancia
tendientes a la
de desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
simplificación y
• Reduce los costos e incrementa la productividad. optimización del
• Reduce o elimina la duplicidad. trabajo.
• Establece la arquitectura de la empresa.
• Simplifica el trabajo.

4.2 El proceso de organización

El proceso de organización está constituido por las siguientes etapas:
• División del trabajo.
• Coordinación.

FIGURA 4–1

División del Etapas de la

Coordinación
trabajo organización

ETAPAS DE LA
ORGANIZACIÓN

4.3 División del trabajo

Para dividir el trabajo es necesario llevar a cabo una secuencia que abarca las La división del trabajo
siguientes etapas: consiste en la
1. Describir los procesos es el primer paso para llevar a cabo la organi- delimitación de las
zación; es la descripción de los procesos básicos, macroprocesos, o fun- funciones con el
ciones principales que se desempeñan en la organización. Como ya se fin de realizar las
mencionó, un proceso es la secuencia de etapas para realizar una actividad. actividades con mayor
2. Definir las funciones más importantes. precisión, eficiencia y
3. Clasificar y agrupar funciones de acuerdo con los macroprocesos. especialización para
4. Establecer líneas de comunicación e interrelación. simplificar los procesos
5. Definir los microprocesos; una vez que se han definido los macroprocesos se
y el trabajo.
procede a organizar los procesos de los departamentos o áreas de la empresa.

www.FreeLibros.me
62 CAPÍTULO 4 • ORGANIZACIÓN

4.3.1 Jerarquización
Jerarquización es la
disposición de las La jerarquización implica la definición de la estructura de la empresa estable-
funciones de una ciendo centros de autoridad y comunicación que se relacionen entre sí con pre-
cisión.
organización por grado
de importancia y mando. • Los niveles jerárquicos deben ser los mínimos e indispensables. Se debe
propiciar la creación de organizaciones planas; es decir, con los mínimos
niveles jerárquicos.
• Definir claramente el tipo de autoridad ya sea lineal, funcional y/o staff de
cada nivel.

4.3.2 Departamentalización
Los niveles jerárquicos
son el conjunto de áreas La departamentalización se logra mediante una división orgánica que permite a la
agrupadas de acuerdo
empresa desempeñar con eficiencia sus diversas actividades.
Al realizar la departamentalización es conveniente seguir esta secuencia.
con el grado de
autoridad y • Definir los procesos.
responsabilidad • Listar todas las funciones.
que posean, • Clasificarlas de acuerdo con su similitud.
independientemente de
• Ordenarlas en relación con su jerarquía.
• Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas:
la función que realicen.
departamentos o áreas funcionales.
• Especificar las relaciones de autoridad y responsabilidad
entre las funciones y los puestos.
• Establecer líneas de comunicación e interrelación
entre los departamentos.
El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un área deberán relacionarse
con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa.

4.3.3 Descripción de actividades

Cuando se han definido los niveles jerárquicos y departamentos de la empresa, se
requiere definir con toda claridad las labores y actividades que habrán de desarro-
llarse en cada una de las unidades de trabajo o puestos de los distintos departa-
mentos o áreas de la organización. Esta etapa de la división del trabajo consiste en
determinar y clasificar todos los factores y actividades necesarios para llevar a
cabo, de la mejor manera, un trabajo. La descripción de funciones se realiza, pri-
mordialmente, a través de las técnicas de análisis de puestos y de la carta de dis-
tribución del trabajo o cuadro de distribución de actividades.

La departamentalización
es la división y el
4.4 Estructuras de organización
agrupamiento de las
funciones y actividades Dependiendo de las características y requerimientos de cada empresa, es posible
en unidades específicas, utilizar diversos modelos de organización aplicables a la estructuración de depar-
con base en su similitud.
tamentos o áreas; las más usuales son:
• Funcional. Consiste en agrupar las actividades análogas según su función
primordial para lograr la especialización y, con ello, una mayor eficiencia
del personal. Este es el tipo de organización más usual.

www.FreeLibros.me
 ESTRUCTURAS DE ORGANIZACIÓN DEPARTAMENTAL 63

FIGURA 4–2
Dirección de
finanzas Organización funcional

Contabilidad Tesorería Presupuestos

• Por productos. Es recomendable en empresas que se dedican a la fabri-

cación de diversas líneas de productos. La departamentalización se hace
con base en un producto o grupo de productos relacionados entre sí.

FIGURA 4–3
Gerencia de
planta Organización por
producto

División de División de División de

aceites pastos galletas

• Geográfica o por territorios. En general se utiliza cuando las áreas de la

organización realizan actividades en sectores alejados físicamente, y/o
cuando el tramo de operaciones y de personal es muy extenso y está dis-
perso en áreas muy grandes y diferentes. Se utiliza sobre todo en el área de
ventas. Por ejemplo: organizar la empresa en zonas regionales.

FIGURA 4–4
División
Latinoamérica
Organización
geográfica

México Centroamérica Brasil

• Clientes. Consiste en establecer departamentos cuyo objetivo es servir a

los distintos compradores o clientes. Por lo general se aplica en empresas
comerciales, principalmente en tiendas de autoservicio y almacenes depar-
tamentales, aunque puede también utilizarse en organizaciones de servicio
e industriales.
FIGURA 4–5
Ventas calzado
Organización por
clientes

Caballeros Junior Damas Niños

www.FreeLibros.me
64 CAPÍTULO 4 • ORGANIZACIÓN

• Por procesos o equipo. Al fabricar un producto, cuando el proceso o equipo

es fundamental en la organización, se crean departamentos enfocados al pro-
ceso o equipo (herramientas de producción), sobre todo si reportan ventajas
económicas, de eficiencia y ahorro de tiempo, ya sea por la capacidad del
equipo, manejo especial del mismo o porque el proceso así lo requiera. La
sección de corte en un departamento y la de máquinas de coser en otro, es un
claro ejemplo de la departamentalización por equipos en una fábrica de ropa.
FIGURA 4–6
Producción
Organización por
equipo

Cortadora de Control Proyector

Pulidora
plasma numérico de perfiles

FIGURA 4–7
Proceso
Organización por
procesos

Moldeo Mecanizado Electroerosión Acabado

• Secuencia. Se utiliza por lo general en niveles intermedios u operativos. Es

conveniente cuando por razones técnicas o económicas se requiere hacer la
departamentalización por secuencias alfabéticas, numéricas o de tiempo.
Así, una empresa que trabaja por turnos sin interrupción puede establecer
secciones que controlen cada uno de los turnos. Cuando se trata de áreas que
manejan una gran cantidad de números y/o letras, por ejemplo, un departa-
mento de cobranzas que maneja infinidad de tarjetas de crédito establece
diversas secciones de acuerdo con la numeración de las tarjetas; una institu-
ción bancaria lo hace con los apellidos de los cuentahabientes.
FIGURA 4–8
Producción
Organización por
turnos

Turno Turno Turno

matutino vespertino nocturno

FIGURA 4–9
Departamento
de crédito
Organización por
números

Cliente Cliente Cliente Cliente

0 - 1000 1001 - 2000 2001 - 3000 3001 - 4000

www.FreeLibros.me
 MODELOS DE ORGANIZACIÓN 65

4.5 Coordinación
Es indispensable que la división del trabajo se sustente en la coordinación, la cual
consiste en lograr la unidad de esfuerzos de forma tal que las funciones y los resul- La coordinación es el
tados se desarrollen sin duplicidades, tiempos ociosos y fugas de responsabilidad. proceso de sincronizar
La importancia de la coordinación puede ejemplificarse de una manera sen- y armonizar las
cilla con la organización de un equipo de remo: de nada servirá contar con magní- actividades para
ficos remeros especialistas en su área, y haberles asignado su posición (división del realizarlas con la
trabajo), si no existe sincronización, armonía, comunicación y coordinación entre oportunidad y calidad
los integrantes durante la competencia. Por más hábiles que sean los deportistas requeridas.
individualmente, sus esfuerzos se nulificarán si no existe coordinación.
La eficacia de cualquier sistema organizacional estará en relación directa con
la coordinación, misma que se obtiene a través del establecimiento de líneas de
comunicación y autoridad fluidas.

4.6 Modelos de organización1

Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales
La estructura es la
que se pueden implantar en una empresa.
La determinación de la clase de organización o estructura más adecuada forma de disponer los
depende de factores tales como el giro, magnitud, características, recursos, obje- niveles jerárquicos.
tivos, tipo y volumen de producción de la empresa. Los tipos de estructuras más
comunes son:

Lineal o militar
Se caracteriza porque la autoridad se concentra en una sola persona, que toma
todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando. El superior
asigna y distribuye el trabajo a los subalternos, quienes a su vez reportan a un solo
jefe. Se le conoce como organización lineal o militar porque se originó en institu-
ciones militares, ya que la autoridad y la responsabilidad se transmiten íntegra-
mente por una sola línea.

FIGURA 4–10
Gerente general
Estructura lineal
o militar

Subgerente

Jefe de
departamento

Líneo-funcional
La organización líneo-funcional es la que comúnmente se usa por ser la más práctica. Se
basa en agrupar las funciones de acuerdo con las áreas funcionales de la empresa. Las
más comunes son: mercadotecnia, recursos humanos, finanzas, producción, y sistemas.

1Este apartado fue tomado del libro de Münch, Lourdes, Organización, Trillas, México,
2006.

www.FreeLibros.me
66 CAPÍTULO 4 • ORGANIZACIÓN

FIGURA 4–11
Gerente de
Estructura planta
líneo-funcional
Jefe de
producción

Producto
Compras Proceso
terminado

Staff
Este tipo de estructura surge de la necesidad de las empresas de contar con la
ayuda de especialistas en el manejo de conocimientos, capaces de proporcionar
información experta y asesoría a los departamentos de línea. Es aconsejable en las
empresas medianas o grandes.
La organización Staff carece de autoridad de línea o poder para imponer sus
decisiones. La autoridad se representa por medio de líneas punteadas mientras que
la autoridad lineal se representa con línea continua.
Este tipo de organización no existe por sí sola, se combina con otros tipos de
estructura.

FIGURA 4–12
Director
Estructura staff general

Asesor
jurídico

Subdirección de Subdirección Subdirección

administración de operaciones de producción

Comités
Consiste en asignar funciones o proyectos a un grupo de personas de la empresa
que se reúnen y se comprometen para discutir y decidir en común los asuntos que
se les encomiendan. Los comités generalmente son de carácter temporal y existen
en combinación con otros tipos de estructura. Los comités más usuales son:
r Directivo. Integrado por los accionistas o alta dirección de una empresa
que se encargan de los asuntos estratégicos.
r Ejecutivo. Es nombrado por el comité directivo para que ejecute los acuerdos.
r De vigilancia. Personal de confianza que se encarga de supervisar las
labores de los empleados de la empresa.
r Consultivo. Está formado por especialistas que, por sus conocimientos o
estudios, emiten dictámenes sobre diversos asuntos.

www.FreeLibros.me
 MODELOS DE ORGANIZACIÓN 67

FIGURA 4–13
Director
general
Estructura por comités

Comité de
higiene y Producción Reclutamiento Mercadotecnia Operaciones
seguridad y selección

Multidivisional
Este tipo de estructura es propia de grandes empresas en las que, por la magnitud
de sus operaciones y para lograr una mayor eficiencia, la organización se subdi-
vide en unidades con base en productos, servicios, áreas geográficas o procesos.

FIGURA 4–14
Presidencia
Latinoamérica Estructura
multidivisional

División Refres- División Agua División Bebidas

cos de cola purificada energizantes

Holding
Con el crecimiento de las grandes empresas se crean los holdings. En su forma
más amplia, una compañía holding es una sociedad que está constituida por diver-
sas empresas de giros diferentes con funciones y administración independientes.
Puede ser también una empresa de la que dependan unidades de negocio autóno-
mas que forman parte de la empresa matriz, en la cual, sin embargo, cada unidad
de negocio funciona independientemente y mantiene los nombres originales de
sus empresas, su identidad y sus propias estructuras.

FIGURA 4–15
Corporativo
Estructura holding

Compañía 1 Compañía 2 Compañía 3

25% acciones 50% acciones 25% acciones

Matricial
Esta forma de estructura es propia de grandes empresas. También se conoce como
organización de matriz, de parrilla o de proyectos. Es una combinación de distin-
tos tipos de organización y consiste en combinar la departamentalización por
proyecto con la de funciones. De esta manera, existe un gerente funcional a cargo
de las labores inherentes al departamento, a la vez que un gerente de proyecto es
el responsable de los resultados de los objetivos de un proyecto en el que puede
participar personal de diversos departamentos o áreas. Los involucrados en el

www.FreeLibros.me
68 CAPÍTULO 4 • ORGANIZACIÓN

proyecto reportan al gerente de proyecto, pero para sus funciones normales repor-
tan a los jefes de los departamentos a los que están adscritos.
Se distingue de otros tipos de organización en que se abandona el principio de
la unidad mando en favor del sistema de mando múltiple o de “dos jefes”. El sis-
tema de mando múltiple requiere de una estructura administrativa sólida y de
mecanismos especiales de apoyo basados en una modificación a los esquemas
tradicionales de estructuras organizacionales.
FIGURA 4–16
Director
Estructura matricial ejecutivo

Dirección de Dirección de
ventas servicios

Equipos Ventas de
industriales consumo

Transnacionales o globales
El crecimiento y la expansión de las empresas como resultado de la globalización
ha generado estructuras organizacionales más complejas que varían de acuerdo
con el grado de descentralización. Las más comunes son:
r Divisiones internacionales. Se mantiene la estructura del país de origen y
la división internacional opera de forma similar. Tiene la ventaja de la
transferencia de tecnología y la desventaja de la falta de las adaptaciones
locales de los productos a la situación del país extranjero.
r Sucursales internacionales. Actúan independientemente de la matriz; las
áreas funcionales se estructuran de manera regional. Existe mayor descentra-
lización y la empresa matriz controla a través de los sistemas de información.
r Integrada. La empresa se fracciona en divisiones que se dirigen desde una
base internacional, esto permite promover la eficiencia de información y la
transferencia de tecnología. Las filiales en distintos países pueden fabricar en
un país y ensamblar en otro aprovechando las ventajas competitivas de costo.
r Estructuras mixtas. Se aprovechan las ventajas de las distintas estructuras
anteriores. Cada empresa nacional funciona independiente pero colabora y
comparte capacidades con las otras empresas. La empresa central dirige la
red global, mantiene la cultura organizacional y los sistemas para que
opere eficientemente.

4.7 Herramientas de organización

Las técnicas de organización que se utilizan en el proceso de organización deben
aplicarse de acuerdo con las necesidades de cada empresa. A continuación se
describen las principales técnicas de organización.

4.7.1 Organigramas
Para representar de manera gráfica las áreas funcionales y delimitar funciones,
responsabilidades y jerarquías, se utilizan los organigramas o gráficas de organi-

www.FreeLibros.me
 HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN 69

FIGURA 4–17
Dirección
corporativa
Estructura
transnacional o global

Director general Director general Director general

Latinoamérica USA ASIA

CompañÍa 1 CompañÍa 1 CompañÍa 1

CompañÍa 2 CompañÍa 2 CompañÍa 2

Un organigrama es una
representación gráfica
CompañÍa 3 CompañÍa 3 de la estructura formal
CompañÍa 3
de una organización;
muestra las
interrelaciones, las
zación. A través de un organigrama es posible entender cómo están estructuradas funciones, los niveles
las funciones, así como los niveles de autoridad o jerarquía y las áreas funcionales jerárquicos, las
que conforman a la empresa.
obligaciones y las líneas
También se les denomina gráficas de organización o cartas de organización.
de autoridad.
Los organigramas pueden clasificarse en:

FIGURA 4–18
• Estructurales. Muestran la estructura
administrativa.
Por su Clasificación de los
• Funcionales. Indican las áreas y funciones de los
objeto departamentos. organigramas
ORGANIGRAMAS

• Especiales. Se destaca alguna característica.

• Generales. Representan toda la organización. Se

llaman también cartas maestras.
Por su área • Departamentales. Representan a la organización
de un departamento o sección.

• Esquemáticos. Contienen solo las áreas

Por su principales, se elaboran para el público, no
contienen detalles.
contenido • Analíticos. Más detallados y técnicos.

www.FreeLibros.me
70 CAPÍTULO 4 • ORGANIZACIÓN

Existen cuatro formas para representar organigramas:

1. Vertical. Los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia
abajo.
FIGURA 4–19
Asamblea
Organigrama vertical accionistas

Director

Talento
Mercadotecnia Finanzas Operaciones
humano

2. Horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.

FIGURA 4–20

Organigrama Comercialización
horizontal

Finanzas
Gerente
comercial
Talento
humano

Operaciones

3. Circular. Los niveles jerárquicos se grafican desde el centro hacia la pe-

riferia.
FIGURA 4–21

Organigrama circular
Mercadotecnia Producción

Ge
Gerente
erente
generall

Finanzas Personal

www.FreeLibros.me
 HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN 71

4. Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.

FIGURA 4–22
Director
general Organigrama mixto

Finanzas Talento
humano

Selección

Retribuciones

Higiene y
seguridad

4.7.2 Manuales
Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser de políticas, departamen-
Los manuales son
tales, organizacionales, de procedimientos, específicos, de técnicas y de puestos.
documentos que
contienen en forma
sistemática, información
acerca de la
Organizacionales organización.

Departamentales Técnicas

FIGURA 4–23

MANUALES Clasificación de los

De puestos
manuales de las
Procedimientos
organizaciones

Específicos Políticas

Algunas de las ventajas de los manuales son:

• Son un medio para lograr que se observen y se respeten la estructura formal
y los procesos.

www.FreeLibros.me
72 CAPÍTULO 4 • ORGANIZACIÓN

• Promueven la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que debe

hacerse y cómo debe hacerse.
• Son una fuente de información y capacitación.
• Evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.
• Son una base para el mejoramiento de sistemas, procesos y operaciones.

4.7.3 Diagramas de proceso

Los diagramas de
También se les conoce como flujogramas.
proceso son la Los diagramas de proceso permiten:
representación gráfica
del conjunto de • Simplificar del trabajo.
• Mejorar los procesos.
actividades para realizar
• Eliminar demoras y tiempos ociosos.
una función.
Algunos de los diagramas de proceso más usuales son:
• Flujo de operaciones.
• Ubicación de equipo.
• Procedimientos.

SIMBOLOGÍA
En los diagramas de flujo se utilizan distintos símbolos para indicar ciertos proce-
sos, el siguiente cuadro nos muestra la simbología más usual; otros símbolos
aparecen en la figura 4-26:

Inicio Hay operación cuando algo está siendo

creado, cambiado o añadido, es decir,
cuando se modifican las características
de ese algo.
Operación Cuando algo es revisado, verificado
o inspeccionado, sin ser alterado en
sus características.
Transporte Acto de mover de un lugar a otro.
o traslado
Espera o demora Etapa en que algo permanece ocioso
en espera de que algo acontezca.
También se le llama almacenamiento
o archivo temporal.
Un procedimiento es Actividad o proceso Indica una acción o proceso.
una serie de actividades
de carácter repetitivo Decisión Cuando se toma un curso de acción
que se realiza en forma entre dos o más alternativas.
cronológica y Almacenamiento Cuando se almacena o archiva algo para
secuencial. ser guardado con carácter definitivo.

www.FreeLibros.me
 HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN 73

FIGURA 4–24 Empresa X, S.A.

Fecha:________________________
Descripción de Elaboró:_______________________
procedimiento Aprobó:_______________________

Departamento de compras Descripción del procedimiento Recepción de materiales

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1 Captura pedido y envía a Agente de ventas
contabilidad.
2 Revisa pedido. Crédito y cobranza

3 Crédito y cobranza
Verifica que el cliente reúna los
requisitos de crédito.
- No reúne los requisitos. Anota en
pedido causa de devolución y
regresa el pedido al vendedor.
- Sí está correcto. Pasa a la siguiente
actividad. Envía al almacén.

4 Coloca mercancía, anota en orden Almacenista

de compra la fecha de recepción de
material y registra en kárdex. salida.
5 Comprador
Compras: recibe y registra.

FIGURA 4–25
Empresa Z, S. A.
Diagrama de Diagrama de procedimiento
procedimiento Ventas

Elaboró: _____________________________________________________
Fecha:______________
Revisó:_______________________________________________________
Departamento:________________________________________________

Ventas Crédito y cobranza Almacén

Inicio

Recibe pedido y
Revisa pedido factura. Registra
Captura pedido salida de almacén

Pedido Kárdex
Pedido

No Cliente. Reúne
Corrige especificaciones Fin

Pedido

Si

Pedido
Elabora factura.
.
Registra y envía
al almacén y envía
Recibe facturas copia a contabili-
dad
Factura

Copia factura

www.FreeLibros.me
74 CAPÍTULO 4 • ORGANIZACIÓN

Las etapas para elaborar un diagrama de flujo son:

• Compromiso y autorización de la dirección y de los involucrados.
• Llenar el formato de descripción de actividades con cada de una de las
actividades, secuencias y tiempos en que se realizan.
• Elaborar el diagrama de flujo correspondiente.
• Analizar el procedimiento actual, aplicar los principios de organización,
eliminar duplicidades y simplificar tiempos y actividades.
• Presentar la propuesta con los ahorros de tiempo y costo-beneficio.
• Elaborar la descripción del procedimiento propuesto.
• Elaborar el diagrama de flujo propuesto.
• Obtener la aprobación de quien realiza el procedimiento y de su jefe
inmediato.
• Preparar las instrucciones referentes a los procedimientos.
• Implantar el nuevo procedimiento.

FIGURA 4–26
Inicio
Simbología para el
Operación diagrama de flujo

Traslado

Demora

Decisión

Documentos

Entrada y salida
de información

R Corrección

Final

Los procedimientos se describen en un formato que se llama descripción del pro-

cedimiento, con base en el cual se diseña el diagrama de flujo. A continuación se
A través del cuadro de muestra un ejemplo de ambos.
distribución del trabajo
se analizan las 4.7.4 Cuadro de distribución del trabajo o de actividades
actividades que se Por medio del cuadro de distribución de actividades es posible:
realizan en un • Delimitar las actividades de los puestos y de los departamentos.
departamento o en un • Eliminar la duplicidad e ineficiencia.
área con la finalidad de • Normalizar y estandarizar procedimientos.
mejorar la distribución • Distribuir adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos
de cargas de trabajo. eliminando tiempos ociosos.
• Evitar fugas de responsabilidad y pérdidas de tiempo

www.FreeLibros.me
 PRINCIPIOS 75

FORMULACIÓN
Para elaborar un cuadro de distribución del trabajo se deben realizar los siguientes
pasos:
• Formular una lista de los deberes o actividades que debe realizar cada
persona.
• Elaborar una lista de las grandes funciones que corresponden a ese grupo o
sección.
• Vaciar dichas listas en la forma del cuadro de distribución de actividades.
• Complementar la información con la observación y la entrevista.
• Sumar verticalmente las horas de cada actividad y las que corresponden a
cada persona.
FIGURA 4–27
Empresa X, S.A.
Cuadro de distribución
Fecha: ________________________ Departamento de contabilidad de actividades

Puesto
Auxiliar No. de horas No. de horas Secretaria No. de horas
contable semanales Contador semanales analista semanales Total
Actividad

Elabora
facturas
Captura 40 40
y diversos
documentos

Revisa
Revisión 10 Autoriza 10 20
facturación

Ingresa Ingresa
Ingresa
información al información
información 30 30 60
sistema estado
pólizas
contable financiero

Total 40 40 40 120

• Analizar el cuadro para saber qué puede mejorarse, cambiarse, redis-

tribuirse o eliminarse.
• Someter a consideración del responsable del área.
• Con los cambios sugeridos y actualizados se elabora un nuevo cuadro.
El análisis de puestos
4.7.5 Análisis de puestos es una técnica donde
El análisis de puestos está integrado por los siguientes elementos:
se clasifican
1. Identificación. Datos generales del puesto. pormenorizadamente
2. Descripción genérica. Descripción sintética de las principales funciones
las labores que se
y responsabilidades del puesto.
3. Descripción específica. Descripción detallada de las actividades que se desempeñan en una
realizan en el puesto: actividades diarias y constantes, periódicas y even- unidad de trabajo
tuales y esporádicas. específica e impersonal
4. Perfil del puesto o requisitos. Requisitos físicos, mentales, de personali- (puesto), así como las
dad, habilidades, competencias y responsabilidades que deben cubrirse características,
para desempeñar el puesto. conocimientos y
aptitudes, que debe
4.8 Principios poseer el personal que
En resumen, los principios que deben observarse durante todas y cada una de las lo desempeña.
etapas del proceso de organización son:

www.FreeLibros.me
76 CAPÍTULO 4 • ORGANIZACIÓN

PRINCIPIO POSTULADO

1. De la misión Todas las actividades deben servir para lograr la misión de la organización.

2. Simplificación Al organizar es necesario tener presente simplificar el trabajo y no complicarlo.

El trabajo se realizará más fácilmente si se subdivide en actividades específicas.

3. Especialización A mayor especificación mayor eficiencia y destreza.

Establece que la organización es una jerarqúia. En la empresa se deberán definir

4. Jerarquía claramente los niveles jerárquicos y de autoridad de cada puesto con el fin de
propiciar el orden y la disciplina y evitar las fugas de responsabilidad.

5. Paridad de autori- A cada grado de responsabilidad conferido corresponde el grado de autoridad

dad y responsabilidad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

Los subordinados no deberán reportar a más de un superior ya que ocasiona fugas de

6. Unidad de mando
responsabilidad , confusión e ineficiencia.

La filosofía organizacional y los manuales, procesos y procedimientos deben de

7. Difusión estar a disposicón de todos los empleados que tengan relación con los mismos con el
fin de que se propice la comunicación y coordinación entre las áreas.

8. Amplitud o tramo Un directivo no debe ejercer autoridad directa en más de 5 o 6 áreas. La centralización
de control origina falta de control.

Las áreas y departamentos de la empresa siempre deberán mantenerse en armonía.

9. De la coordinación La empresa eficiente requiere una estructura organizacional que propicie la
sincronización de procesos.

La estructura organizacional requiere adaptarse a las necesidades de la empresa.

y mejorarse. La arquitectura organizacional que es apropiada para una micro empresa
10. Adecuación
en un momento dado puede no serlo cuando ésta crezca. Es indispensable observar
las necesidades de la empresa y efectuar los ajustes para adaptarse al entorno.

FIGURA 4–28

Principios de organización

www.FreeLibros.me
 PRINCIPIOS 77

FIGURA 4–29

– De la misión Herramientas y
– Especialización
– Jerarquía
principios del proceso
– Paridad de autoridad y responsabilidad de Organización
Principios
– Unidad de mando
– Difusión
– Amplitud o tramo de control
– De la coordinación
– Continuidad

– Manuales
Técnicas – Diagramas
cualitativas – Organigramas
– Cuadros de distribución de actividades

– Tiempos y movimientos
Técnicas
– Ingeniería de métodos
cuantitativas
– Muestreo de trabajo

www.FreeLibros.me