Bosquejo PGD Guia 7

Logo de la institución o entidad
PGD (Programa de gestión documental)
Nombre de la institución
Año en que se realizó

Oficina productora
Comité de archivo
República de Colombia
Logo de la entidad PGD (Programa de gestión documental)
Programa de gestión documental PGD

Entidad productora
Fecha de elaboración
Aprobado por
Versión No.
Este documento es vigente hasta

TABLA DE CONTENIDO
Contenido
ASPECTOS GENERALES...............................................................................................4
INTRODUCCIÓN:............................................................................................................4
ALCANCE:.......................................................................................................................5
PUBLICÓ AL CUAL VA DIRIGIDO:.............................................................................6
REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD:........................................6
i. Normativos:............................................................................................................6
ii. Económicos:...........................................................................................................6
iii. Administrativos......................................................................................................6
iv. Tecnológicos:.........................................................................................................6
v. Gestión del cambio:................................................................................................6
LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL..............7
planeación estratégica y documental de la gestión documental....................................7
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA:.............................................................................7
PLANEACIÓN DOCUMENTAL:............................................................................7
2.1 Producción documental:.....................................................................................7
2.2 Gestión y trámite:................................................................................................7
2.3 Organización:......................................................................................................7
2.4 Transferencias.....................................................................................................7
2.5 Disposición de documentos................................................................................7
2.6 Preservación a largo plazo:.................................................................................7
2.7 Valoración documental:......................................................................................7
FASE E IMPLEMENTACIÓN PGD................................................................................7
 Fase de elaboración, ejecución y puesta en marcha...............................................8
 Fase de seguimiento:..............................................................................................8
 Fase de mejora:.......................................................................................................8
PROGRAMAS ESPECÍFICOS.........................................................................................9
 Programa de normalización de formas y formularios electrónicos........................9
 Programa de documentos vitales o esenciales........................................................9
 Programa de gestión de documentos electrónicos:.................................................9
 Programa de archivos descentralizados:.................................................................9
 Programa de reprografía:........................................................................................9
 Programa de documentos especiales:.........................................................................9

 Programa plan institucional de capacitación:.......................................................10
 Inducción/reinducción en gestión documental:....................................................10
 Entrenamiento.......................................................................................................10
 Capacitación:........................................................................................................10
 Programa de auditoría y control:..........................................................................10
ARMONIZACION CON PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN................................11
FICHA TÉCNICA DEL DOCUMENTO.......................................................................12
CONTROL DE CAMBIOS.............................................................................................13
ANEXOS.........................................................................................................................14
ASPECTOS GENERALES
INTRODUCCIÓN:
Es una sección inicial cuyo propósito principal es contextualizar el texto fuente o
reseñado y que está expuesto a continuación, en general en forma de cuerpo o desarrollo
del tema, y posteriormente conclusiones.
En la instrucción normalmente se escribe el tema del documento, y se ofrece un breve
resumen del mismo. También puede explicar algunos antecedentes que se consideren
importantes para el posterior desarrollo del tema central. Un lector al leer la
introducción debería poder hacerse una idea sobre el contenido del texto, antes de
comenzar su lectura propiamente dicha.
ALCANCE:
Es el objetivo al que se quiere llegar cumpliendo con las diferentes etapas,

como lo son la planeación, producción, gestión, trámite, organización,
transferencias, disposición, preservación y valoración, a de más de detallar las
actividades de cada uno de estos procesos.
.
PUBLICÓ AL CUAL VA DIRIGIDO: este documento va dirigido a las

personas que hagan parte de la dirección, oficinas, secretaría General y
subdivisiones de la entidad que lo produce.
REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD: Es
importante tener en cuenta los siguientes procedimientos:
i. Normativos: Son aquellos donde se mencionan todas las normas

y leyes para la ejecución de dicho programa.
ii. Económicos: Este es el encargado de contar con un presupuesto
a corto, mediano y largo plazo.
iii. Administrativos: Este es el que da la estructura orgánico
funcional para cumplir con sus respectivas actividades. En este
podemos encontrar tales como el comité institucional de gestión y
desempeño, el sistema integrado de gestión en la instancia
articuladora, la secretaría General y el grupo de archivo y gestión
documental.
iv. Tecnológicos: son aquellos recursos tecnológicos con los que
cuenta la entidad productora.
v. Gestión del cambio: Es un grupo de gestión humana que
fortalece la cultura de la entidad productora.
LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Son las reglas establecidas por la entidad para llevar cada uno de los procesos de gestión
documental, desarrollándolos desde la planeación hasta la valoración documental.
planeación estratégica y documental de la gestión documental
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA: Son aquellos lineamientos que orientan el desarrollo

de la gestión documental desde el nivel directivo involucrado a todos los niveles de la0
organización.
PLANEACIÓN DOCUMENTAL: Es el seguimiento a los procesos significativos de

creación y diseño de documentos
2.1 Producción documental: comprende los aspectos de la estructura de los

documentos y áreas competentes para el trámite de los mismos.
2.2 Gestión y trámite: se hace cargo de la distribución, acceso y consulta,

control y seguimiento, y los programas específicos con los que se relaciona.
2.3 Organización: En este podemos encontrar la clasificación, ordenación y

descripción de los documentos.
2.4 Transferencias: En este se ubica la preparación de las transferencias y meta

datos.
2.5 Disposición de documentos En este se encuentran las directrices generales

que proceden a la eliminación u otra disposición para el documento.
2.6 Preservación a largo plazo: En lo que concierne a este proceso se

encuentran los sistemas integrados de conservación y los programas
específicos con los que se relacionan.
2.7 Valoración documental: En este se necesitan el procedimiento y las tablas

de retención documental actualizadas, y se siguen las directrices generales y
programas específicos.
FASE E IMPLEMENTACIÓN PGD
La implementación del PGD a la entidad productora está de acuerdo como lo establece

el decreto 1080 de 2015 y se divide en tres grandes fases:
 Fase de elaboración, ejecución y puesta en marcha: los responsables de esta
fase son la dirección, las oficinas, la secretaría General, las subdirecciones y
demás grupos que la entidad disponga, éstos están a cargo de los grupos de
archivo, las oficinas de asesoría de planeación y oficina de control interno. A
demás de aprobar los comités institucionales de gestión y desempeño, y la
divulgación de las mismas.
 Fase de seguimiento: los responsables son el grupo de archivo de gestión
documental, la oficina de asesoría de planeación y la oficina de control interno,
está esta verificada por la secretaría General, y lo aprueba el comité institucional
de gestión y desempeño.
 Fase de mejora: los responsables de esta fase son el grupo de archivo y gestión
documental, los procedimientos de esta fase los revisa la secretaría General y
jefe de la oficina asesora de planeación, y los aprueba el comité institucional de
gestión y desempeño.
PROGRAMAS ESPECÍFICOS
Se utiliza para lograr las metas y objetivos en el presente PGD, para ello se
proponen cinco programas:
 Programa de normalización de formas y formularios electrónicos:
Este programa permite realizar el análisis diplomático de los documentos
independientemente de su soporte, delimitando y fijando sus
características y atributos, con el propósito de crear las formas, formatos
y formularios, denominándolos con nombres propios; permitiendo con
ello establecer: tradición documental, autenticidad y tipología de los
documentos, para facilitar la identificación, clasificación y descripción
de los documentos.
 Programa de documentos vitales o esenciales: Este programa
comprende la identificación, evaluación, selección, protección,
preservación y recuperación de los documentos del AGN para:
▪ Asegurar el funcionamiento de la Entidad

▪ Permitir la continuidad del trabajo institucional en caso de emergencia
▪ Evidenciar las obligaciones legales y financieras
▪ La defensa y restitución de derechos y deberes de personas y entidades
cuya documentación haga parte del fondo documental administrativo del
AGN.
 Programa de gestión de documentos electrónicos: Este programa está

orientado al diseño, la implementación y el seguimiento de estrategias
para gestionar el ciclo de vida de los documentos en el entorno
electrónico junto con los procesos de gestión documental.
 Programa de archivos descentralizados: Dado el alcance del programa
de archivos descentralizados, la entidad productora no requiere
desarrollarlo ya que la Entidad cuenta con depósitos con las
características técnicas requeridas para el almacenamiento y custodia, así
mismo se autoabastece en la prestación de servicios para la organización,
administración, preservación y conservación de sus documentos de
archivo.
 Programa de reprografía: El programa específico de reprografía
comprende desde la evaluación de la necesidad del servicio, pasando por
la formulación de estrategias y requerimientos para la aplicación de las
técnicas reprográficas, captura de metadatos, realizar el seguimiento y
control del producto en el marco de la producción documental del fondo
administrativo de la entidad productora.
 Programa de documentos especiales: El programa documentos

especiales está orientado a la gestión los documentos de archivo que por
sus características no convencionales requieren tratamiento diferente, los
cuales son: cartográficos, fotográficos, planos, sonoros y audiovisuales.
Adicionalmente, este programa establece las actividades técnicas para
clasificar, ordenar, describir, conservar, declarar, difundir y consultar,
con el fin de facilitar el acceso a la información contenida en los mismos.
 Programa plan institucional de capacitación: En lo referido al Plan
Institucional de Capacitación desarrollado por el proceso de Gestión
Humana, deberá enmarcarse de conformidad con los lineamientos
establecidos en el Plan Nacional de Formación y Capacitación y
contemplará los siguientes aspectos en materia de gestión documental de
la Entidad:
Programa de Inducción y Reinducción, que incluya las siguientes

temáticas en gestión documental:
a. Sensibilización sobre el valor patrimonial de los documentos físicos y

electrónicos y la preservación a largo plazo.
b. Explicación de políticas, procesos y procedimientos de la gestión
documental.
c. Comprensión y conocimiento de las funciones archivísticas y sus
beneficios. Entrenamiento y capacitación, incluirá formación básica y
avanzada en gestión documental. Lo anterior, teniendo en cuenta el
diagnóstico de aprendizaje organizacional de Entidad.
Serán beneficiarios de los aspectos de formación en gestión documental

los servidores públicos así:
 Inducción/reinducción en gestión documental: Los servidores

públicos cuya vinculación sea de carrera administrativa, de libre
nombramiento y remoción, servidores con nombramiento provisional,
temporales. Los contratistas podrán recibir inducción general en
materia de gestión documental para llevar a cabo una adecuada
implementación del Programa de Gestión Documental en la Entidad.
 Entrenamiento: Los servidores públicos cuya vinculación sea de
carrera administrativa, de libre nombramiento y remoción, servidores
con nombramiento provisional y temporales.
 Capacitación: Los servidores públicos cuya vinculación sea de carrera
administrativa y de libre nombramiento y remoción.
 Programa de auditoría y control: El programa de Auditoria y
Control tiene como propósito fortalecer la gestión documental de la
entidad productora a través de acciones de evaluación y control.
ARMONIZACION CON PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN
Es aquel que establece los procesos de gestión documental, la aplicación de política de

exigencia administrativa del estado colombiano estableciendo así un modelo integrado
de planeación y gestión, el cual determina la gestión de calidad.
FICHA TÉCNICA DEL DOCUMENTO
En esta se encuentra información del PGD, tales como el título, fecha de elaboración,
fecha de actualización, fecha de publicación, sumarios, palabras claves, formatos,
dependencias, códigos y ubicación,
CONTROL DE CAMBIOS
Con este se puede evidenciar las anteriores versiones del PGD, sus fechas y los
responsables de cada versión.
ANEXOS

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Año en que se realizó

Programa de gestión documental PGD

Este documento es vigente hasta

 Programa de documentos especiales:.........................................................................9

Es el objetivo al que se quiere llegar cumpliendo con las diferentes etapas,

PUBLICÓ AL CUAL VA DIRIGIDO: este documento va dirigido a las

i. Normativos: Son aquellos donde se mencionan todas las normas

LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

planeación estratégica y documental de la gestión documental

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA: Son aquellos lineamientos que orientan el desarrollo

PLANEACIÓN DOCUMENTAL: Es el seguimiento a los procesos significativos de

2.1 Producción documental: comprende los aspectos de la estructura de los

2.2 Gestión y trámite: se hace cargo de la distribución, acceso y consulta,

2.3 Organización: En este podemos encontrar la clasificación, ordenación y

2.4 Transferencias: En este se ubica la preparación de las transferencias y meta

2.5 Disposición de documentos En este se encuentran las directrices generales

2.6 Preservación a largo plazo: En lo que concierne a este proceso se

2.7 Valoración documental: En este se necesitan el procedimiento y las tablas

FASE E IMPLEMENTACIÓN PGD

La implementación del PGD a la entidad productora está de acuerdo como lo establece

▪ Asegurar el funcionamiento de la Entidad

 Programa de gestión de documentos electrónicos: Este programa está

 Programa de documentos especiales: El programa documentos

Programa de Inducción y Reinducción, que incluya las siguientes

a. Sensibilización sobre el valor patrimonial de los documentos físicos y

Serán beneficiarios de los aspectos de formación en gestión documental

 Inducción/reinducción en gestión documental: Los servidores

ARMONIZACION CON PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN

Es aquel que establece los procesos de gestión documental, la aplicación de política de

FICHA TÉCNICA DEL DOCUMENTO

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